REFERAT Møde: Bestyrelsesmøde 04-2016 Dato: Mandag den 9. maj 2016 kl. 15.00 21.00. Sted: Deltagere: Dansk Sejlunion, Idrættens Hus, Brøndby Henrik Voldsgaard, Jesper Andersen, Peter Bjerremand, Line Markert, Hans Natorp, Christina Nielsen, Jørgen Larsen, Christian Hangel (fra punkt 3.2) og Mads Kolte-Olsen (referent) DAGSORDEN 1. Godkende dagsorden Hans Natorp bød velkommen og gennemgik mødets dagsorden. Besøg af klubkonsulenter og orientering om arbejde med klubudvikling blev tilføjet dagsorden. Bestyrelsen godkendte mødets dagsorden for mødet. 2. Godkende referat fra møde 03-2016 Referatet af møde 03-2016 var inden mødet blevet lagt frem på basecamp, kommenteret og justeret. Der var på mødet ikke yderligere kommentarer til referatet. Bestyrelsen godkendte referat fra møde 03-2016 8. 9. april 2016. 3. Ledelsesrapporter 3.1. Formandens rapport Hans Natorp henviste til formandens skriftlige rapport på basecamp. Hans Natorp orienterede om den seneste udvikling World Sailing. World Sailing har netop afholdt Midyear møde, møde i Council og ekstraordinær generalforsamling. Man har vedtaget en række principper for good governance, herunder en arbejdsdeling mellem den politiske ledelse og den administrative ledelse. Efter konsultationer med IOC ønsker World Sailing Executive Committee at åbne for en evaluering af de olympiske sejlsports discipliner og klasser, så der kan implementeres ændringer allerede fra Tokyo 2020. Det er et mål for Executive Committee at få kite repræsenteret i Tokyo. En åbning af denne debat vil kræve en 3/4 beslutning i World Sailing Council, som vil blive spurgt pr. e-mail i den nærmeste fremtid. Hans Natorp orienterede om, at Worlds Sailing Medical Committee har undersøgt sygdomstilfælde over sejlere, som har været i Rio sammenlignet med andre turister i området. Der er ikke blandt sejlere i Rio konstateret højere sygdomsfrekvens. Undersøgelsen er endnu ikke offentliggjort. Man drøftede Dansk Sejlunions rådgivning af klubber om håndtering af formalia i vanskelige personsager. Når et medlem af en sejlklub kontakter Dansk Sejlunion og får rådgivning om vedtægter og formalia, så er det praksis i sekretariatet, at man som hovedregel kontakter klubbens formand og orienterer om henvendelse og sekretariatets svar. 1
Man drøftede IOC s ønske om udvikling af de olympiske sejlsportsdiscipliner til 2020. IOC ønsker hurtigere udvikling i sejlsporten end World Sailing. Der er valg til World Sailing politiske ledelse i november. Den politiske ledelse i World Sailing har de seneste år truffet beslutninger, fx flytning af annual meeting fra Abu Dhabi til Barcelona, som har skabt en del utilfredshed i Asien, Afrika og Mellemøsten. Det får formentlig indflydelse på valget i november. Bestyrelsen besluttede at tage orienteringen fra formanden til efterretning. 3.2. Ledelsens rapport Mads Kolte-Olsen henviste til ledelsens skriftlige rapport på basecamp. Mads Kolte-Olsen opfordrede bestyrelsen til at være til stede på Havnens Dag den 29. maj. Dansk Sejlunion er i god dialog med Søfartsstyrelsen om fritidssejleruddannelsen. Prioritering af arbejdet med branding og ekstern finansiering, aktivitetskalender for sejlklubberne samt produktion af bladet Sejler udfordrer aktuelt Dansk Sejlunions bidrag til Sejlsportsligaens kommunikation i optakten til sæsonen. Udfordringen forventes at være kortfristet. Dansk Sejlunion vil over sæsonen opfylde sin forpligtelse til leverance til Sejlsportsligaen. Man drøftede opgaver og kapacitet på Dansk Sejlunions kommunikation. Der blev givet udtryk for, at det er oplagt at prioritere kommunikationsressourcer således, at ønsket effekt af Sejlsportsligaen og Sejlerlandsholdet bliver opnået. Der blev givet udtryk for, at Dansk Sejlunion bør give større ramme til kommunikationsindsatsen. Arbejdet med branding og ekstern finansiering viser behov for dette. Der blev givet udtryk for, at målet for eventuelt større kapacitet til kommunikation skal være tydeligt, fx hvordan det kan styrke sejlklubbernes egen kommunikation. Finansiering af en øget ramme til kommunikation skal være afklaret, og det skal være tydeligt, hvordan en øget ramme til kommunikation påvirker rammen for andre opgaver. Bestyrelsen besluttede at tage orienteringen fra ledelsen til efterretning. Bestyrelsen besluttede, at man på sit næste møde den 13.-14. juni følger op på brandingforløb og drøfter prioritering og ramme for kommunikation. Mads Kolte-Olsen og Henrik Blakskjær udarbejder oplæg. 3.3. Besøg klubkonsulenter Dansk Sejlunions klubkonsulenter Leon Träger, Henrik Tang Kristensen, Mads Flyger og Nicolas Brandt Hansen gav eksempler på den brede vifte af opgaver som klubkonsulenterne møder. Mangfoldigheden af opgaver afspejler sejlklubbernes forskellighed: Formidle værdi af kontingent, hjælp til at skaffe penge, skabe opmærksomhed på, hvem klubbens nye medlemmer er, hjælp med udstyr til udlån, uddannelse, mentortrænere på klubbesøg, diplomsejler.dk, sportslige udviklingsmiljøer for unge, kurser i enkel kapsejlads, orienteringssejlads og holdsejlads, stand up paddle, kite-instruktør kurser, liga som løftestang for klubudvikling, sommeraktiviteter, adgangen til vandet, sejlsportens synlighed, overdragelse af viden og metode i sejlklubben, skabe attraktive tilbud til unge mennesker, vejledning om aktiviteter og regler. Kontingent: Er utilfredshed over kontingentbetaling til Dansk Sejlunion et udtryk for frustration i klubben over, at klubben ikke selv kan levere et attraktivt tilbud til sine medlemmer? Generelt opfattes kontingentet som rimeligt for den enkelte, men klubben ser det samlede kontingentbeløb (98,50 kr. * medlemmer). Oplæg om værdien af kontingentet til Dansk Sejlunion 2
giver ofte en aha-oplevelse og forståelse for, at kontingentet står i et rimeligt forhold til ydelsen til klubben og klubbens muligheder. Kontakt-omfang. Hvor mange klubber kender klubkonsulenterne? Klubkonsulenterne er i god kontakt med 2/3 af alle klubberne, ca. 180 klubber. Hvem er klubkonsulenterne i kontakt med? Klubkonsulenterne tager i 9 ud af 10 gange udgangspunkt i en dialog med bestyrelsen. I øvrige tilfælde opstår kontakten via en aktivitet i klubben eller via et medlem af sejlklubben. Bestyrelsen bliver altid involveret. Bestyrelserne arbejder sjældent med strategi eller handlingsplan. 10% af klubberne arbejder med skriftlig formuleret strategi. Skolesamarbejde: Skolereformen har ikke påvirket udbuddet af aktivitet. Få skoler er klar til at betale omkostningerne ved, at sejlklubben skal stå til rådighed i skoletiden. Hvordan arbejder klubkonsulenterne med organisering af sejlklubbens arbejde, således at aktiviteter knyttes til organisationen frem for personer. Ungdomsvenlig Sejlklub er et godt redskab. Frivilligtjek er et andet godt værktøj. Modellen er vigtig, men det er i høj grad personerne, som er samlet omkring bordet i klubben og som er klar til at skabe forandringen i klubben. Bestyrelsen besluttede at tage orienteringen fra klubkonsulenterne til efterretning. 3.4. Økonomirapport Line Markert henviste til skriftlig økonomirapport på basecamp for 1. kvartal 2016. Man drøftede skabelon for afrapportering af økonomi for Sejlerlandsholdet og talentarbejdet. Man er tilfreds med den seneste uddybning af beskrivelsen for Sejlerlandsholdet og talentarbejder. Bestyrelsen ønsker dog en yderligere specificering af fordelingen af de relativt store poster. Bestyrelsen besluttede at tage orienteringen om Dansk Sejlunions økonomi til efterretning. 4. Mødets hovedpunkter 4.1. Bestyrelsens konstituering Hans Natorp orienterede om drøftelser siden generalforsamlingen med bestyrelsens medlemmer om bestyrelsen konstituering. Henrik Voldsgaard og Line Markert ønsker begge at fortsætte som hhv. næstformand og politisk økonomiansvarlig. Hans Natorp blev på Dansk Sejlunions generalforsamling 9. april valgt som formand for Dansk Sejlunion. Valget gælder frem til april 2018. Efter Dansk Sejlunions generalforsamling blev Hans Natorp valgt som næstformand for Danmarks Idrætsforbund. Hans Natorp finder det ikke hensigtsmæssigt for hverken Dansk Sejlunion, Danmarks Idrætsforbund eller sig selv, at han varetager begge poster i to år. En periode på et år vil give mulighed for, at sejlunionens medlemmer kan opstille og vælge Dansk Sejlunions næste formand efter demokratisk proces på den ordinære generalforsamling i 2017. Hans Natorp har desuden mulighed for at forberede og overdrage formandsopgaverne til en ny formand. Mads Kolte-Olsen og Line Markert præsenterede forslag til bestyrelsens forretningsorden. 3
Man drøftede, hvordan bestyrelsen kan arrangere en åben proces for valg af den næste formand og debat i klubberne om sejlunionens ledelse. Man drøftede forslag til forretningsorden. Den foreslåede tekst er i store træk i orden. Den endelige godkendelse af forretningsorden sker på mødet 13. -14. juni. Code of Conduct har brug en grundig gennemgang. Man drøftede offentlighed på bilag. Bestyrelsens beslutningsgrundlag skal være skriftlige og tilgængelige på basecamp. Bestyrelsen ønsker at være transparent og skal kunne dokumentere grundlaget for sin beslutning. Man kunne følge Team Danmarks måde at håndtere offentlighed til bilag. Bestyrelsen konstituerede sig med Henrik Voldsgaard som næstformand og Line Markert som politisk økonomiansvarlig. Hans Natorp fortsætter som formand frem til Dansk Sejlunions generalforsamling i 2017, hvor han træder tilbage. Valg af formand bliver derfor et punkt på generalforsamlingen foråret 2017. Henrik Voldsgaard er tovholder på forløb. Bestyrelsen besluttede at udskyde beslutning om forretningsorden til møde i juni. Oplæg til forretningsorden, herunder code of conduct og offentlighed om bilag fra Mads Kolte-Olsen og Line Markert. 4.2. Bestyrelsens prioritering og opgavefordeling 2016-17 Mads Kolte-Olsen redegjorde for prioritet 2016, og hvordan notatet styrer sekretariatets virksomhed i 2016. Mads Kolte-Olsen henviste desuden til redegørelse for koblingen mellem DS Strategi 2018, Prioritet 2016 og Case Eliten 2014. Hans Natorp fremlagde forslag til bestyrelsens prioritering for perioden 2016-17. Dialog med klubber, kredse og DS Netværk har høj prioritet for bestyrelsen, som ønsker at lytte til klubbernes behov for forventninger til realiseringen af DS Strategi 2018. Det har høj prioritet for bestyrelsen, at man kommunikerer og implementerer DS' strategiske budskaber. Gennemgående emner i bestyrelsens dialog med klubber kan være klubbens selvbestemmelse, kontingentstruktur i Dansk Sejlunion, samarbejde mellem klub og Dansk Sejlunion, Dansk Sejlunions opfølgning på Havets Motionister. Man gennemgik forslag til fordeling af opgaver i bestyrelsen. Bestyrelsen besluttede følgende fordeling af opgaver i bestyrelsen: Kontakt til klubber gennem kredse og DS Kredsnetværk (hele året). Jørgen Larsen tovholder for bestyrelsens kontakt og besøg. Ny konstruktion for Ligaforening (maj juni) og medlem af Ligaforeningens forretningsudvalg (hele året). Line Markert. Ungdomsnetværk. Dannelse af et ungdomsnetværk. Støtte initiativtagergruppe med at stille skarp på mål, indsats og involvering af andre unge (maj-juni og septembernovember). Christian Hangel. 4
Elitesejlere. Beskrive elitesejlerens behov for eksponeringsplads. Kampagne elitesejler. Beskrive de handlinger som sejlklubben og DS kan udføre for at støtte elitesejlernes kampagne (maj-juni). Peter Bjerremand og Henrik Voldsgaard. Ekstern finansiering. Byd med forslag til leads til ekstern finansiering. Beskriv værdimatch mellem virksomhed og DS. Beskriv mulig indgang (maj). Hans Natorp Kaskoafgift. Få ministeren i tale om omlægning af kaskoafgiften. Vejen går via DIF. Afventer afklaring af justering af spillelovgivningen (juni og hele året). Jørgen Larsen og Christina Nielsen. International politik. Formulere Dansk Sejlunions internationale politik: mål, indsats og budget. Styrke sammenhængen mellem Dansk Sejlunions strategi og den internationale politik (maj-medio juni). Hans Natorp. Kapsejladsledelse. Dynamik og kapacitet i kapsejladsledelse i Danmark, så vi kan løfte baneaktiviteterne i Worlds 2018. Jesper Andersen og Christina Nielsen. Talentstrategi. Deltage i møder med klasser og klubber og varetage det politiske værtsskab i implementering af talentstrategien. Dannelse af DS Talentnetværk. Skabe rummet for en kontinuerlig dialog med klasser og klubber (maj-juni og hele året). Peter Bjerremand og Christian Hangel. Vild med Vand: Deltage i Havnens Dag og varetage det politiske værtsskab (maj og hele året). Jørgen Larsen. Havets Motionister. Deltager i møder om færdiggørelsen af rapporten. Bidrage til formidle resultatet af undersøgelsen (maj-oktober). Henrik Voldsgaard. Ambassadører for den gode udvikling i dansk sejlsport. Bidrage til sociale medier ud fra en liste over fælles budskaber. Fx med fast vagt for kommentering (hele året). Afklaring på møde i juni af rammen for bestyrelsens kommunikation. Hans Natorp. Bestyrelsen vil på mødet i september 2016 vil gøre status og formulere nye opgaver. 4.3. Sejlsportsligaen Line Markert præsenterede oplæg fra Ligaforeningens forretningsudvalg om ny struktur for Ligaforeningen. Forslaget er at etablere en selvstændig forening, hvor medlemmerne er ligaklubberne og Dansk Sejlunion. Ligaforeningens forretningsudvalg forventer, at det kan styrke grundlaget for at tiltrække ekstern finansiering til Sejlsportsligaen. Man ønsker et større selvstændigt råderum for Sejlsportsligaen. Håndbold, fodbold og basketball har lignende konstruktioner. Man drøftede grundlaget for forslaget, koblingen til Dansk Sejlunions strategi og ressourcer, risici, håndtering af økonomisk resultat og behovet for en skriftlig aftale mellem Dansk Sejlunion og den fremtidige Ligaforening. En aftale kan danne grundlag for et godt samarbejde om at skabe aktivitet og udvikling af sejlklubber. Bestyrelse besluttede, at den er positiv over for, at Forretningsudvalget arbejder videre med en organisatorisk ramme, som kan give Sejlsportsligaen bedre udviklingsmuligheder konceptet, herunder et bedre økonomisk grundlag for ligaen. Bestyrelsen besluttede at lægge afgørende vægt på, at Sejlsportsligaen uanset hvorledes den er organiseret har klubudvikling og udvikling af sejlsportsmiljøet i Danmark som et grundlæggende formål. Derudover er det afgørende for bestyrelsen, at Dansk Sejlunion og den nye Ligaforening indgår en aftale om ligaens brug af Dansk Sejlunions rettigheder til ligakonceptet, navn og logo. Aftalen skal bl.a. forholde sig til: 5
Dansk Sejlunions og Ligaens bidrag (art og omfang) til hinanden. Ligaens brug af Dansk Sejlunions rettigheder til sejladskoncept, navn og logo. Overskud i ligaen skal gå til klubudvikling. Kommercielle investorer i forening eller selskab kan ikke stille krav om udbytte. Dansk Sejlunion har kompetencen til at indgå aftaler med Sailing Champions League. Genforhandling af aftale. Dansk Sejlunion vil have mulighed for at opsige kontrakten, hvis foreningen eller selskabet ikke driver Sejlsportsligaen i overensstemmelse med de oprindelige forudsætninger, fx hvis ligaen ikke videreføres på grund af økonomiske vanskeligheder, hvis ligaens kommercialisering ikke er i overensstemmelse med aftalens forudsætninger, hvis Sejlsportsligaen ikke fortsat er åben for alle klubber i Dansk Sejlunion. 4.4. Ekstern finansiering Mads Kolte-Olsen redegjorde for status for arbejdet med at tiltrække ekstern finansiering til Dansk Sejlunion 2017-2020. Bestyrelsen havde modtaget skriftlig rapport på basecamp og videoer med afrapportering fra hver fase i brandingforløbet. To af tre faser i brandingforløb er afsluttet. Tredje fase kører i ugen efter bestyrelsesmøde. Bestyrelsen er blevet orienteret efter hver fase. Fokus er nu rettet mod at identificere potentielle sponsorer, koncept for sponsorpakker, tiltrække udvalgte sponsorer til tilbud om samarbejde. Mads Kolte-Olsen bad bestyrelsen om forslag til potentielle kommercielle samarbejdspartnere (match og indgang), som man kunne arbejde videre med i sekretariatet. Bestyrelsen besluttede at tage orienteringen om arbejdet med Dansk Sejlunions eksterne finansiering til efterretning. 5. Eventuelt Der var ikke emner til eventuelt. Næste møder 13.- 14. juni, Middelfart Park Hotel. 6