Notat Til: Vedrørende: Bilag: Aprilkonferencen Kommunalbestyrelsen Udbudsformer og anvendelsen i Hørsholm Kommune Ingen Udbud af håndværkerydelser i Hørsholm kommune Nærværende notat er udarbejdet med henblik på at kunne danne grundlag for en diskussion af, hvordan Hørsholm Kommune fremadrettet ønsker at udbyde anlægs og vedligeholdelsesopgaver på de offentlige bygninger. 2. april 2013 Side 1/1 Udbud forestås i dag typisk af Team Ejendom med bistand fra eksterne rådgivere i fornødent omfang. Notat beskriver ligeledes eksempler på, hvordan disse opgaver udbydes i dag og hvorfor de forskellige udbudsformer er valgt. Slutteligt er der en kort forklaring af de forskellige entrepriseformer samt fordele og ulemper ved disse. Kontaktperson Nils Kaas Teamleder Tlf: 48492366 Der lægges op til, at Kommunalbestyrelsen drøfter hvorvidt der ønskes igangsat en proces for formulering af en egentlig udbudspolitik for drifts- og vedligeholdelsesopgaver Administrationens overordnede udbudsstrategi I dag anvender Team Ejendom en lang række entreprise- og udbudsformer. Karakteristika samt fordele og ulemper ved de forskellige entrepriseformer er kort beskrevet sidst i notatet. Valg af entrepriseform er typisk baseret på hvilken udbudsform administrationen skønner bedst for gennemførelsen af den givne opgave. Herunder æstetik, brugerønsker, tid, pris, interne ressourcer samt et ønske om at udvikle organisationen og forsøge nye samarbejdsformer. Strategien er således at anvende den udbuds- og entrepriseform der egner sig bedst til den givne opgave og dermed sikre kommunens borgere mest value for money. Når der kigges på totaløkonomien ved opgaven og hvilke faktorer der for bygningernes bruge-
re er væsentlige. Det kan være en eller flere af de ovenstående parametre. Desuden arbejdes der, udover tilbudslovens krav, med interne beløbsgrænser for, hvornår der skal hentes flere tilbud på en opgave f.eks. via underhåndsbud. I det følgende er udvalgte eksempler på opgaver som giver et indtryk af diversiteten i opgaverne og begrundelser for hvorfor en given udbudsform er valgt. Side 2/2 Hvordan udbydes håndværksopgaver i dag? Overordnet kan vore udbud deles op i to kategorier: Anlægsopgaver og de daglige drifts- og vedligeholdelsesopgaver. Udbud af anlægsopgaverne Anlægsopgaverne i kommunen spænder vidt, fra eksempelvis opførelse af en ny institution til renovering af stempler i svømmehallen. Nedenfor er givet nogle eksempler på anlægssager gennemført indenfor de sidste år, samt beskrivelse af, hvorledes de har været udbudt. Solhuset - Breeltevej 3 Ny børneinstitution. Bygningen producerer sin egen energi under konceptet Aktiv House. Huset er opført i samarbejde med VKR holding. Pris ca. 29 mio. kr. Entrepriseform - Der blev afholdt en projekt- og entreprisekonkurrence, som var en totalentreprise med projektering og udførelse i partnerring. Der var prækvalifikation med efterfølgende fem udvalgte tilbudsgivere. Partnerring betyder, at når alle fire partnere har underskrevet, taler man sammen på lige fod. Der blev valgt en udbudsform, som gjorde det muligt for arkitektrådgiver og entreprenør at etablere et partnerskab, fordi de havde kendskab til hinanden, og havde arbejdet sammen før på en lignende opgave. Derved ville der være gode muligheder for et gnidningsløst samarbejde. Der var indbygget en incitamentsaftale og åbne kalkulationer. Da licitationen var afholdt kendte bygherren prisen på huset og dermed også hvilket råderum der var tilgængeligt. Team Ejendom har under denne udbudsform mulighed for, i dialog med de implicerede partnere, at optimere og eventuelt give projektet tilføjelser, inden for prisrammen.
Rungsted Skole Renovering af visse dele af den eksisterende skolebygning jævnfør helhedsplan - Masterplan 2007 for skolen, samt etablering af en ny sportshal. Pris ca. 19 mio. kr. Entrepriseform - Rådgiverydelsen blev udbudt som totalrådgivning. Udbudt med prækvalifikation. Håndværkerydelsen blev udbudt i hovedentreprise. Alle kunne byde på opgaven med prækvalifikation, hvor 5-7 blev udvalgt til at afgive tilbud. Side 3/3 Projektmaterialet blev udarbejdet af et arkitektfirma i totalrådgivning, således at al kommunikation og alle ønsker fra skolens ledelse, brugere og bygherren blev indbygget i udbudsmaterialet. Al rådgivning, herunder; arkitekt og ingeniørberegninger, jordbundsundersøgelser mm var indeholdt i totalrådgivningen. Hovedentreprise blev benyttet som udbudsform fordi der herved kun er en entreprenør som tager sig af styringen af alle fag. Team Ejendom havde herved kun to kontakter, totalrådgiveren og entreprenøren, hvilket medfører lavere omkostninger til totalrådgiveren. Energirenovering af Hørsholm Idrætspark Energirenovering af de to haller; Skøjtehallen og Svømmehallen. Skøjtehallens dækkonstruktion og rørsystem til køling blev totaludskiftet og hallen fik ny belysning. Ny IT-styring af de tekniske anlæg blev samtidig etableret. Energirenovering af Svømmehallen med udskiftning af vandbehandlingsanlæg og ventilationsanlæg. Der blev etableret ny IT-styring af de tekniske anlæg. Pris ca. 34 mio. Udbudsform - Totalentreprise med Konkurrence på projekt og entreprise pris. Projektet havde fra frigivelsestidspunktet af økonomien, en meget kort tidshorisont frem til de to idrætshallers sommerferielukning. Alle håndværksarbejder skulle udføres i lukkeperioden, for at de to haller kunne benyttes normalt i sæsonen, samt for at undgå eventuelle økonomiske driftstab for brugerne af hallerne. Der blev derfor valgt en udbudsform som var meget kort og som muliggjorde at man kunne igangsætte håndværksarbejderne meget hurtigt. Entreprenøren var grundet udbudsformen tidligt med i planlægningsprocessen, med mulighed for at præge bygbarhed, valg af produkter, materialer og systemer. Desuden betød det, at der hurtigt var klarhed over sagens samlede økonomi.
Tennishallen Amokkahallen Projektet omhandlede erstatning af elvarme med tilslutning til fjernvarme og etablering af strålevarme. Pris 800.000 kr. Entrepriseform - Fagentreprise, med udvalgte tilbudsgivere. Der blev udarbejdet projektmateriale og beskrivelse af ingeniørfirma, i samarbejde med bygherren, med udsendelses af udbudsmateriale og afholdt licitation i fagentreprise. Flere lokale firmaer blev inviteret, men enkelte valgte ikke at aflevere tilbud. Side 4/4 Anneksbygningen ved møllen Ny fugtmembran mod fundament i hele bygningens omkreds. Pris 250.000 kr. Fagentreprise - Betonarbejder - med udvalgte tilbudsgivere. Projektmateriale, beskrivelse blev udført af ingeniørfirma og udsendt til udbud i fagentreprise. Anneksbygningen ved møllen Energisag, udskiftning af el-varme og indføring af gas og etablering af radiatoranlæg. Pris 250.000 kr. Fagentreprise - VVS arbejder - med udvalgte tilbudsgivere. Projektmateriale og beskrivelse blev udarbejdet at ingeniørfirma og udsendt i fagentreprise til, Rungsted VVS, Hillestrøm VVS, Wagner VVS, KM VVS, og Håndværkerringen. Fuglsanghus Energisag med konvertering af elvarme til fjernvarme med nyt radiatoranlæg Pris 350.000 kr. Fagentreprise - VVS arbejder - med udvalgte tilbudsgivere. Projektmateriale er udført af ingeniørfirma i samarbejde med Bygherren og udsendt i fagentreprise til Rungsted VVS og W. Johansen. Trommen - Tagrenovering og Energisag Hovedentreprise - Tagpaparbejder inkl. solceller Pris 5 mio. kr. Projektmateriale inkl. beskrivelse blev udført af arkitektrådgiver og sendt i udbud som hovedentreprise. Udbudsformen blev valgt for at bygherren således har få kontaktflader og lavere omkostninger til rådgiverhonorarer og derved flere penge til at bygge for.
Rungstedvej 23 - indretning af 1. sal til undervisning Pris 1,5 mio. kr. Hovedentreprise - Udbudsmateriale blev udarbejdet af Team Ejendom (bygherren) og udsendt til udvalgte tilbudsgivere. På grund af en meget kort tidsperiode fra bevilling til udførelse i sommerferieperioden, blev projektet udført som hovedentreprise. Bygherren havde kun en kontaktperson, som var hovedentreprenøren, der styrede alle underentreprenører. Der var ingen honoraromkostninger fordi Team Ejendoms projektleder selv stod for sagen. Side 5/5 Udbud af drift og vedligeholdelsesopgaverne Drifts- og vedligeholdelsesopgaverne omhandler de daglige nedbrud, hærværk, service og mindre planlagte opgaver på ejendommene. Det er eksempelvis opgaver som rensning af tagrender, udskiftning af ventiler, maling af vinduer eller fugning af murværk. I Hørsholm Kommune er det besluttet at samtlige vedligeholdelsesopgaver skal konkurrenceudsættes via udbud. Dette betyder, at hvis der eksempelvis skal skiftes en vandhane på en institution, er administrationen nødt til at indhente to til tre priser på dette stykke arbejde. For at kunne håndtere dette krav og dermed løfte udbudspligten, er der etableret to typer rammeaftaler for kommunens bygninger. Hhv. en klassisk rammeaftale, der dækker ca. 2/3 af vores bygningsmasse og et driftspartnerskab, der håndterer den sidste 1/3. I budget 2013 er der afsat 5,5 mio. kr., til driftspartnerskabet og 9 mio. kr. til rammeaftalerne. Dette betyder ikke, at der ikke samtidig bliver foretaget udbud på flere af opgaverne indenfor disse midler. Større opgaver udbydes, og driftspartnerskabet eller rammehåndværkeren får mulighed for at give bud. Det skal nævnes, at det fra sag til sag vurderes, om det er hensigtsmæssigt at udbyde vedligeholdelsesopgaven (afhænger typisk af størrelsen). Rammeaftalerne er udformet således, at dette er muligt, dog med den klausul at rammeaftalehåndværkeren skal have lov til at byde. Rammeaftalerne er beskrevet nedenfor.
Rammeaftaler (fagentreprise) Team Ejendom udbød første gang vedligeholdelsesopgaver i fagentreprise i år 2002. Der er rammeaftaler med seks håndværksfirmaer. Den nuværende aftale blev indgået i 2010 og er blevet forlænget til udgangen af 2014. Håndværkerydelserne er udbudt i fagentreprise på hhv. seks fag: tømrer, murer, maler, vvs, el, glarmester. Side 6/6 I forbindelse med udbuddet blev der anvendt prækvalifikation hvor 4-6 firmaer blev udvalgt pr. fag. Tildeling af aftalen skete med tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud. - Tildeling kriterier 70/30 (pris/cv). Ved udbud blev de lokale håndværkere orienteret, og flere lokale håndværkere var med til at afgive pris på opgaven. De Vindende håndværkere kan ses i nedenstående tabel. Fag Entreprenør Adresse Tilbudt timepris Tømrer Botica Entreprise Ballerup 310 kr A/S Murer HHM A/S Hillerød 385 kr Maler Sander og Dam Værløse 230 kr A/S VVS Wagner VVS Hørsholm 338 kr El W. Johansen El København NV 330 kr Glarmester Schlæger, Skovlunde, (tidl. K. Bruun, Hørsholm) 324 kr Hørsholm kommunes brug af driftspartnerskaber Baggrund for beslutningen om etablering af det første driftspartnerskab i 2009, fremgår af referat fra Teknik- og miljøudvalget, onsdag den 28.05.2008 under punktet "Nye måder at organisere bygningsvedligehold på", punkt 67, side 48-53. I forbindelse med udbud af driftspartnerskaberne har den lokale håndværkerforening og andre interesserede bydende/virksomheder været inviteret til informationsmøder om de forestående driftspartnerskaber, herunder hvilke krav og formalia der blev stillet i forbindelse med prækvalifikation og udvælgelse af egnede ansøgere.
Forventningerne til samarbejdsformen driftspartnerskaber har fra Hørsholm Kommune side været på følgende: Langsigtet planlægning og fokus på totaløkonomi Fokus på nedbringelse af akutte vedligeholdsopgaver ved langsigtet vedligeholdsplanlægning. Fokus på tilfredse brugere/kunder Bedre udnyttelse af ressourcer Mindre administration hos Hørsholm Kommune Større gennemsigtighed og synliggørelse af omkostninger Fastholde og sikre bygningstilstanden Lave priser ved udbud af et stort volumen Hensynet til brugerne af ejendommene samme kendte håndværkere Brugernes mulighed for at tilpasse vedligeholdsopgaver mv. i forhold til institutionens øvrige aktiviteter Entreprenørens mulighed for fordeling af arbejdet hen over året Entreprenørens mulighed for et langsigtet engagement Løbende videns- og kompetanceudvikling blandt alle parter i driftspartnerskabet Side 7/7 Driftspartnerskab 2009 Det første driftspartnerskab blev udbudt i efteråret 2008, med et samlet skønnet omsætningspotentiale over en 4-årig periode på ca. 18,7 mio. kr. ekskl. moms. Udbuddet blev gennemført i henhold til tilbudsloven som en begrænset licitation med forudgående prækvalifikation. Tildelingskriteriet var det økonomisk mest fordelagtige bud hvor pris vægtede 40% og opgavens løsning 60%. 21 virksomheder anmodede om prækvalifikation. 8 virksomheder afleverede en ikke-konditionsmæssig ansøgning. 13 virksomheder afleverede en kondtionsmæssig ansøgning. På baggrund af en evaluering af de 13 virksomheders ansøgninger blev 5 virksomheder udvalgt til at afgive tilbud på driftspartnerskab 2009. På baggrund af en tilbudsevaluering af de indkomne tilbud blev Canbyg ApS blev valgt som det økonomisk mest fordelagtige
bud. Canbyg er et lille firma, der for at dække alle fagene i opgaven havde allieret sig med andre små håndværksfirmaer, hvoraf et af disse var Rungsted VVS. Der blev indgået kontrakt med firmaet CanByg ApS, januar 2009 for en 3 årig periode med option på forlængelse af driftspartnerskabet for yderligere 1 år. Aftalen ophørte 31. december 2012. Driftspartnerskab 2013 Det andet driftspartnerskab i Hørsholm blev udbudt i efteråret 2012, med et samlet skønnet omsætningspotentiale over en 4-årig periode på ca. 20 mio. kr. ekskl. moms. Side 8/8 Udbuddet blev ligeledes gennemført i henhold til tilbudsloven som en begrænset licitation med forudgående prækvalifikation. Tildelingskriteriet var det økonomisk mest fordelagtige bud hvor pris vægtede 40% og opgavens løsning 60%. 17 virksomheder anmodede om prækvalifikation. 6 virksomheder afleverede en ikke-konditionsmæssig ansøgning 11 virksomheder afleverede en kondtionsmæssig ansøgning På baggrund af en evaluering af de 11 virksomheders ansøgninger blev 5 virksomheder udvalgt til at afgive tilbud på driftspartnerskab 2013: - Skou Gruppen A/S - HHM A/S - Karlebo Tømeren A/S - Canbyg ApS - E&P Service A/S På baggrund af en tilbudsevaluering af de indkomne tilbud blev E&P Service A/S valgt som det økonomisk mest fordelagtige bud. Der blev indgået kontrakt med firmaet E&P service A/S, februar 2013 for en 3 årig periode med option på forlængelse af driftspartnerskabet for yderligere 1 år. Den samlede varighed af driftspartnerskabet er maksimalt 4 år.
Udbudsprocedurer generelt I dette afsnit listes kort de udbudsformer, som finder anvendelse ved bygge- og anlægssager samt deres fordele og ulemper. De udbudsformer som beskrives er: Hovedentreprise, Storentreprise, Fagentreprise, Totalentreprise og Rammeaftaler. Hovedentreprise Fordele: a) Stor mulighed for at præge valg af løsninger i projekteringsfasen. b) Stor indflydelse på projektudsætninger/grundlag. c) Én udførende aftalepart. d) Minimalt styring og koordinering fra bygherreside. Ulemper: a) Der kan være usikkerhed om rette fagspecifikke kompetencer hos hovedentreprenørens underentreprenører. b) Risiko for manglende bygbarhed, da entreprenøren først inddrages relativt sent. c) Mindre konkurrence end ved udbud i fagentreprise. Side 9/9 Storentreprise Fordele: a) Øget grad af konkurrence (flere aktører i markedet). b) Mulighed for inddragelse af faglige spidskompetancer. c) Beslægtede fag kan samles under én storentreprenør. Ulemper: a) Bygherren har flere aftaleparter. b) Snitflader mellem de enkelte storentreprenører. c) Koordinerings- og styringsansvar af de enkelte storentreprenører påhviler bygherren. d) Risiko for manglende bygbarhed, da entreprenøren først inddrages relativt sent. Fagentreprise Fordele: a) Optimal konkurrence (mange aktører) b) Størst mulighed for inddragelse af faglige spidskompetancer.
Ulemper: a) Mange snitflader mellem de enkelte fagentreprenører. b) Styrings- og koordineringsansvar ligger hos bygherren. c) Risiko for manglende bygbarhed, da entreprenøren først inddrages relativt sent. Totalentreprise Fordele: a) Som følge af totalentreprenøren har ansvaret for såvel projektering som udførelsen, kan der drages nytte af den praktiske erfaring. b) Hvor bygherren ikke har behov for at beslutte alle detaljer. c) Tidligt overblik over byggeopgavernes økonomi og tidsmæssige fordele ved hurtigere gennemførelse, idet projekteringen kan foregå under udførelsen. d) Giver ved udbuddet mulighed for at vælge mellem forskellige projekter blandt de bydende. Udførelsen kan påbegyndes tidligt og forløber parallelt med projekteringen. Side 10/10 Ulemper: a) Evt. mangler i byggeprogrammet kan ikke i samme omfang rettes op under projekteringen som når bygherren selv er ansvarlig. b) Vurdering af totalentreprenørens ændrings- og tillægspriser kan være vanskelig c) Giver totalentreprenøren en ramme at udfylde = detailløsningerne forventes tilvalgt i den prisbillige ende. d) Projektets kvalitetsniveau kan blive udfordret. Rammeaftaler og Partnerskaber En rammeaftale eller et partnerskab er en kontrakttype og ikke en udbudsform. Ved disse holdes et eller flere konktraktvilkår åbne, fx. mængder.
Ved at udbyde en rammeaftale afløfter den ordregivende myndighed udbudspligten for alle indkøb inden for rammeaftalen, således hver enkelt opgave ikke nødvendigvis skal udbydes. Rammeaftaler må som hovedregel kun løbe i 4 år. Såfremt ordregiver ønsker en længere periode, skal dette begrundes. Rammeaftaler kan indgås for både varekøb, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver. Side 11/11