Kursus i handel med Sorø og Ringsted Kommune. 19. November Velkommen

Transkript

1 Kursus i handel med Sorø og Ringsted Kommune 19. November 2014 Velkommen

2 Dagsorden Velkomst (Thomas) Præsentation af Indkøbssamarbejdet Sorø/ Ringsted (Thomas) Generelt om indkøb og udbud (Leon) Udbud og Indkøb varer og tjenesteydelser (Leon) Udbud og Indkøb bygge og anlæg (Marie) Dialog og kommunikation

3 Oplægsholdere er: Thomas Harfot Centerchef ØPU Sorø Leon K. Johansen Ressourcecenterchef Ringsted (Daglig ansvarlig) Marie Caspersen Udbudsjurist Vej- og Ejendomscenter Ringsted

4 Lidt om Sorø Kommune Indkøbsvolumen

5 Lidt om Sorø Kommune Strategisk udbud i form af egne udbud i sammenhæng med SKI og FUS Står nu overfor et skift Samarbejde med Ringsted

6 Samarbejde Ringsted/Sorø Hvorfor samarbejde Faglighed & kompetencer Undgå dobbeltarbejde Større volumen Mål med samarbejde Forbedret økonomi Bedre udbud Højere compliance Standardisering

7 Samarbejde Ringsted/Sorø Hvordan samarbejde i praksis Samling af udbuds og indkøbsmedarbejdere i Ringsted Daglig ledelse i Ringsted Fælles koordinering og prioritering af udbudsplan Fælles brugersupport omkring indkøb Fælles FUS bidrag

8 Spørgsmål vedr. indkøb Indkøbsteamet - [email protected] - Tlf.: mandag torsdag fra kl til fredag fra kl til Vej- og Ejendomscenter - Ringsted - [email protected] - Tlf.: Fagcenter Teknik, Miljø og Drift - Sorø - [email protected] - Tlf.: Skriv og/ eller ring alle spørgsmål er velkomne :0))

9 Introduktion til Indkøb og udbud i Sorø og Ringsted Kommuner Ressourcecenterchef Leon K. Johansen Økonomi, IT, Digitalisering og Indkøb

10 Sorø og Ringsted Kommuner som indkøber Der indkøbes årligt for ca. 800 mio. kr. af varer og tjenesteydelser samt anlæg, i hver af kommunerne Der indkøbes fra ca. 100 forskellige indkøbssteder, i hver af kommunerne Der koordineres fra 3 hovedområder: Teknik, Miljø og Drift (Sorø) Teknik- og Miljøcenter og Vej- og Ejendomscenter (Ringsted) Ressourcecenter, Team Indkøb (Fælles) Team Indkøb (Ressourcecenter) Indkøb (support) Udbud Controller

11 Hvor køber Sorø og Ringsted Kommuner ind? Egne konkurrenceudsættelser Egne udbud Samhandelsaftaler Samarbejde med andre SKI FUS (K17) Staten (FM) Indkøbet sker på: Frivillige aftaler Obligatoriske aftaler

12 Oplysninger om indkøb ud udbud Udbudspolitik- og Indkøbspolitik Betalingsfrister Udbudsplan/ udbudsstrategi Kursusmateriale Opdateres i 2014 Udbudsstrategi Udbuds- og Indkøbspolitik

13 Offentlige udbud love og regler

14 Lovgivning EU lovgivning Forsyningsdirektivet Bygge- og anlægsdirektivet Varer- og tjenesteydelsesdirektivet Tilbudsloven og Forvaltningsloven Annonceringspligten Økonomisk ansvarlighed Gennemskuelighed

15 Tærskelværdier for kommuner Hvornår skal vi i EU udbud? Forsyningsvirksomhed Varer- og tjenesteydelser: Bygge- og anlægsarbejder: Udbudsdirektivet Varer- og tjenesteydelser: Bygge- og anlæg: Tærskelværdien beregnes som summen af anskaffelsessummen inkl. 3-4 års drift. Hvad er varer/tjenesteydelser og hvad er anlæg?

16 Under tærskelværdien hvad så? Tilbudsloven Alle indkøb på mellem kr. og tærskelværdien skal annonceres Konkurrenceudsættelse Alle indkøb på mellem 1 kr. og konkurrenceudsættes Reguleret aftale eller f.eks. 3 tilbud

17 Udbud hvordan gør man? Varer- og tjenesteydelser

18 Når der gennemføres et udbud Annoncering (forskelligt efter udbud - dog altid på Ringsted Kommunes hjemmeside) Dialog? Nej! Information/spørgsmål: Skriftligt eller på informationsmøder Egnethed generelle krav Tro- og loveerklæring (evt. serviceattest eller bankoplysninger) Accept af betalingsbetingelser Elektronisk fakturering Ingen gebyrer

19 Kriterier Udvælgelseskriterier Overholder generelle krav Fyldestgørende og rettidigt tilbud Tildelingskriterier Vægtning af delkriterier F.eks. Økonomi 60%, faglighed/kvalitet 40%

20 Klage! Konkurrencestyrelsen Klagenævnet for udbud Sø- og Handelsretten Byretten

21 Kontrakt - samarbejdsdokumentet Kontrakt eller aftalepapir ved hver aftale Kontraktforhandling i det omfang det er muligt 2-7 års varighed Vedligehold af kontrakt i forhold til udviklingen Controlling Er kontrakten god nok hvis samarbejdet slår revner? Evaluering før evt. forlængelse Leverandørens deltagelse i nyt udbudsgrundlag

22 Så er vi i gang!

23 Når samarbejdet er etableret Kontrakten er tilgængelig på Indkøbssamarbejdet Sorø/Ringsteds fælles Indkøbsportal Alle institutioner skal benytte aftalerne Team Indkøb kontrollerer om aftalerne benyttes Leverandøren må kun levere de aftalte varer/ydelser Team Indkøb foretager priskontrol og afholder evalueringsmøder Team Indkøb rapporterer til FUS, SI, SKI m.fl.

24 Spørgsmål og kommentarer

25 Udbud og Kontrahering Bygge- og Anlægsopgaver Tjenesteydelser/ Rådgiveropgaver Udbudsjurist Marie Caspersen Vej- og Ejendomscenter, Ringsted

26 Udbudspligt og valg af udbudsform

27 Valg af udbudsform Bygge og Anlæg: Underhåndsbud Entreprisesum < kr ,- vi kan nøjes med 1 tilbudsgiver. Entreprisesum kr. 0,3 mio. kr. 3,0 mio. max. 3 tilbudsgivere, dog 4 hvis denne hentes udenfor lokalområdet.

28 Valg af udbudsform Bygge og Anlæg: - Entreprisesum >= kr. 3,0 mio. Licitation: - Offentlig licitation - Indbudt licitation / Begrænset udbud

29 Valg af udbudsform Rådgiveraftaler: - Underhåndsbud - Offentlig licitation - Indbudt licitation / Begrænset udbud For aftalebeløb >= kr ,- er der annonceringspligt før udbud

30 Valg af entrepriseform Totalentreprise Hovedentreprise Fagentreprise Andet: Rammeaftaler Partnering

31 Valg af rådgiverform Totalrådgivning Delt rådgivning

32 Før tilbud Gennemsigtighed Ligebehandling Proportionalitet

33 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal afgives iht. udbudsmaterialet: Tilbudsliste Forsikringsoplysninger Tro og love-erklæring Forbehold Alternative tilbud

34 Vurdering af tilbud Tildelingskriterier Laveste pris Økonomisk mest fordelagtige tilbud Eksempel på kriterier: Kvalitet, pris, byggetid, driftsomkostninger, teknisk værdi, arkitektur, miljø- og arbejdsforhold m.m.

35 Særlige muligheder for SMV er Konsortier Definition: Et aftalebaseret samarbejde ml. 2 eller flere virksomheder m.h.p. at afgive tilbud på en offentlig kontrakt. Fordele for små og mellemstore virksomheder : Flere virksomheder han gå sammen om en opgave, der ellers ville være for stor at byde på (teknisk, faglig, økonomisk) Omkostningsbesparelse Fælles udnyttelse af knowhow Effektivitetsfordele (ex. Stordriftsfordel) Konkurrencedygtige tilbud, større udvalg af produkter/tjst.ydelser NB! Konkurrenceretligt forbud mod Karteldannelse : Hvis virksomhederne hver især vil kunne byde på opgaven som konkurrenter, kan det være konkurrencebegrænsende, og dermed forbudt. Fordele ved konsortiedannelse skal opveje begrænsninger. Vurderingsparametre: Kapacitet, økonomiske ressourcer, knowhow.

36 Konsortier vs. konkurrenter

37 Fordele ved konsortier Fordele for tilbudsgiver (virksomheder) Der kan gives tilbud på opgaver der fordeler sig over flere fagområder Rådgiverudbud der omfatter flere faglige discipliner, f.eks. Arkitekt- & ingeniørydelser Håndværkerudbud ex. Ejendomsvedligeholdelse Hoved- og delentrepriser i bygge- og anlægsopgaver Fordele for ordregiver (kommunen - borgerne) Styrker konkurrencen Understøtter små og mellemstore virksomheder Opnår løsninger, der er bedst til prisen

38 Konsortieaftaler En konsortieaftale regulerer de indbyrdes rettigheder og pligter mellem deltagere i konsortiet i forbindelse med deltagelse i udbudsproces og i forbindelse med den egentlige udførelse af opgaven. Krav i udbud Hæftelse (solidarisk eller proratarisk) Forskellige hæftelsesformer for forskellige dele af opgaven eller for forskellige ansvarstyper, f.eks.: Proratarisk hæftelse for mangler, solidarisk hæftelse for forsinkelse Solidarisk hæftelse i byggeperiode, proratarisk for ansvarsperiode Sikkerhedsstillelse (% ift total/delopgave eller for særlige risici) Konsortieaftale indgås før ansøgning om prækvalifikation eller før afgivelse af tilbud i off. udbud.

39 Spørgsmål og kommentarer