BESKRIVELSE AF ADMINISTARTIONSPRAKSIS VED

Transkript

1 VEJEN KOMMUNE BESKRIVELSE AF ADMINISTARTIONSPRAKSIS VED UDBUD AF BYGGEOPGAVER Ved kommunale bygninger Bygningsservice & Beredskab

2 Indhold Indhold... 2 Indledning... 3 Lovgrundlag... 3 Rådgivning og projekter... 3 Projektmodeller generelt... 3 Projektmodel A (egen rådgivning)... 3 Projektmodel B (egen samt ekstern rådgivning)... 4 Projektmodel C (totalrådgivning)... 4 Projektmodel D (totalentreprise)... 4 Projektmodel E (konkurrencemodel)... 5 Beskrivelse af faseforløb for byggeprojekter... 5 Udbud af byggeopgaver... 6 Udbudsformer i forbindelse med bygnings- vedligeholdelsesarbejder Tilbudsloven... 8 Udbudsdirektivet... 9 Side 2

3 Indledning Beskrivelse af administartionspraksis ved udbud af byggeopgaver Nærværende retningslinjer for udbud af byggeopgaver er udarbejdet i overensstemmelse med bestemmelserne i udbudspolitikken for Vejen Kommune. Retningslinjerne er gældende for kommunale ejendomme uanset om budgetmidlerne er afsat i drifts- eller anlægsbudgettet. Lovgrundlag Indenfor de seneste år er der sket en sammenskrivning af de regler, der regulerer offentlige udbud. Samtidig har de offentlige udbydere fået en række nye og mere fleksible muligheder, når der foretages udbud. De to centrale lovgrundlag for udbud er: Udbudsdirektivet Tilbudsloven I tilknytning hertil er der en række vejledninger, bekendtgørelser m.v., som sætter rammerne for mulighederne i forbindelse med udbud. Af særlig interesse er Konkurrencestyrelsens vejledninger til henholdsvis Udbudsdirektivet og Tilbudsloven. Enkelte bestemmelser fra direktivet og loven kan ses på side 8 og 9 i disse retningslinjer. Rådgivning og projekter Bygherrerådgiveren er bygherrens tillidsmand og rådgiver på den konkrete opgave. I det følgende fremstår bygherren som rekvirenten på opgaven, hvilket er byrådet ved Vejen Kommune og bygherrerådgiver er Bygningsservice & Beredskab. Projektmodeller generelt Projekteringsomfang kan være større eller mindre, og skal til stadighed tilpasses opgavens størrelse (omfang og sværhedsgrad), antal verserende sager og den afsatte resurse for opgaveløsningerne. Projektmodel A (egen rådgivning) Projektet gennemføres i et samarbejde med den pågældende afdeling og brugerne vha. egne medarbejdere i Bygningsservice & Beredskab. Bygningsservice & Beredskab udfører i ovennævnte tilfælde al skitsering, projektering, tilsyn, byggeledelse, økonomistyring, afleveringsforretning, kvalitetssikring m.v.. Løsningsmodellen kan med fordel anvendes ved overkommelige projekteringsopgaver, hvor såvel nybygning som om / og tilbygninger udføres ved egen projektering. Herved opnås et tæt samarbejde med brugerkredsen, udnyttelse af opsamlet ekspertise, god sammenhæng ved udarbejdelse af vedligeholdelses/ og driftsplaner, god resursestyring og er økonomisk attraktivt. Side 3

4 Eksempler på dette er udskiftning af tage på kommunale bygninger, indretning af flexbørnehaver og indretning af Bostøtten i Brørup. Projektmodel B (egen samt ekstern rådgivning) I et samarbejde med den pågældende afdeling og brugerne gennemføres projektet af medarbejdere i Bygningsservice & Beredskab med tilknyttede eksterne teknikere (gælder såvel arkitekt- som ingeniøropgaverne). Herved kan såvel større som mere komplicerede opgaver løses i eget regi, med samme fordele som skitseret under projektmodel A. Eksempler på dette er tilbygning af to klasseværelser til Grønvangskolen og specialbørnehaven i Brørup. Projektmodel C (totalrådgivning) Bygherren kan vælge at indgå kontrakt med en totalrådgiver, men såfremt de samlede teknikerhonorarer overskrider den i udbudsdirektivet fastsatte tærskelværdi, skal totalrådgiveren udpeges efter en konkurrence eller et udbud. Hvis det samlede teknikerhonorar forventes at overskride kr excl. moms skal ydelsen udbydes nationalt via annoncering i pressen eller et elektronisk medie. Eksempler på dette er Brørup Sundhedscenter, tilbygning til Byagerskolen, tilbygning til Birkely Ældrecenter og ombygningerne til børnecentre i Andst, Gesten og Føvling. Hvis det samlede teknikerhonorar forventes at overskride kr excl. Moms (i 2014) skal ydelsen udbydes via annoncering i EU udbud. Et eksempel på dette er Madservice i Holsted. Opgaven gennemføres i et samarbejde med den pågældende afdeling og brugerne, hvor bygherrerådgiver udarbejder udbudsmateriale, der udbydes i konkurrence blandt indbudte / annoncerede rådgivningsfirmaer på baggrund af det godkendte byggeprogram. Dette giver mulighed for gennem udbud og licitation at fremskaffe et konkurrencegrundlag blandt byggeriets rådgivere, i lighed med byggeriets øvrige parter. En opgavegennemførelse, der er baseret på den absolutte frie konkurrence. Dette giver stor indflydelse på opgaveløsningen såvel brugermæssigt som økonomisk. Projektmodel D (totalentreprise) Bygherren har mulighed for at kontrahere med en totalentreprenør, der får ansvaret for projektering via selvvalgt arkitekt og ingeniør samt alle entreprenørydelser evt. via underentreprenører, oftest en kombination af begge dele. Denne opgaveløsning giver gode muligheder for at have mange bolde i luften samtidigt, men giver mindre indflydelse på selve byggeriet i udførelsesfasen, idet de udførende er de samme som de projekterende. For at bygherren kan få afgørende indflydelse på kvalitet og valg af materialer i byggeriet, skal der udfærdiges et udførligt byggeprogram, der udarbejdes i samarbejde med den pågældende afdeling brugerne og bygherrerådgiver. Her er det vigtigt at bl.a. krav til kvalitet og materialer i byggeriet beskrives indgående. Et eksempel på denne udbudsform er Glejbjerg Børnecenter og etape 2 ved Askov Malt Skole. Side 4

5 Projektmodel E (konkurrencemodel) Bygherren udskriver først en konkurrence og kontraherer på basis af resultatet af denne med de nødvendige rådgivere og teknikere. De økonomiske forhold vedr. honorar skal være indarbejdet på forhånd inden valg af rådgivere. Modellen kan anvendes ved større og / eller mere særprægede projekter, hvor bygherren ønsker at få belyst flere kvalificerede og kreative løsningsmuligheder. Et eksempel på dette er Basen i Vejen. Denne opgaveløsning kræver udarbejdelse af konkurrencevilkår samt opstilling af byggeprogram. Efterfølgende behandles sagen som normal bygherrerådgivning. Beskrivelse af faseforløb for byggeprojekter I beskrivelsen af faseforløbet af byggeprojekter beskrives, hvad der skal udarbejdes, og i hvilken rækkefølge. Der beskrives en generel model, der naturligvis skal tilpasses det konkrete byggeprojekt. Beskrivelsen af faserne tager udgangspunkt i Danske ARK og FRI s ydelsesbeskrivelser for Byggeri og Planlægning. De enkelte faser er følgende: 1. Idéoplæg 2. Byggeprogram 3. Dispostionsforslag 4. Projektforslag 5. Forprojekt (myndighedsprojekt) 6. Hovedprojekt 7. Udførelse af byggeriet 8. Aflevering 9. Afhjælpningsperiode og 1 års eftersyn 10. Drift og 5 års eftersyn Side 5

6 Udbud af byggeopgaver Vejen Kommunes retningsliner ved udbud af byggeopgaver er følgende iht: Retningslinjer for kontrahering med virksomheder i forbindelse med bygningsdriftsopgaver på eksisterende kommunale ejendomme, vedtaget på byrådsmødet 11. september 2007: Op til kr. excl. moms Byggeopgaven kan udføres efter regning/ underhåndsbud, evt. begrænset licitation iht. tilbudsloven. Ved underhåndsbud indhentes der 3 underhåndsbud. Fra kr. excl. moms Begrænset licitation med eller uden prækvalifikation iht. tilbudsloven. Udbyder kan ved begrænset licitation uden prækvalifikation henvende sig direkte til et antal tilbudsgivere, hvor der indhentes 5-7 licitationsbud. Udbyderen skal ved valg af antal bud i en begrænset licitation afveje hensynet til at skaffe tilstrækkelig konkurrence med hensynet til at begrænse ressourceforbruget til tilbudsgivning. Indhentning af flere tilbud, end opgaven tilsiger, påfører virksomheden unødige omkostninger. Udbyderen kan derfor invitere færre end 5 tilbudsgivere, hvis antallet konkret vurderes at være tilstrækkeligt til at skabe effektiv konkurrence. Det skal dog minimum inviteres 3 tilbudsgivere, mindst 1 af tilbudsgiverne skal være udenfor lokalområdet. Fra kr. excl. moms og opefter Offentlig licitation eller begrænset licitation med prækvalifikation iht. tilbudsloven. Udbyder skal ved offentlig licitation og begrænset licitation med prækvalifikation indlede med at annoncere efter potentielle tilbudsgivere, der skal tilkendegive deres interesse. Annoncen skal offentliggøres i et trykt eller elektronisk medie (Vejen Kommunes hjemmeside). Ved begrænset licitation prækvalificeres 5-7 tilbudsgivere, men i øvrigt gælder de samme regler som ovenstående. For de 2 sidstnævnte beløbsgrænsers vedkommende kan hovedreglen fraviges, når der er tale om specielle/ særlige opgaver eller leverancer. Reglerne for Vejen Kommunes indkøbspolitik skal følges mht. leverancer og indkøbsaftaler i alle tilfælde. Side 6

7 Udbudsformer i forbindelse med bygningsvedligeholdelsesarbejder. Vedligeholdelsesarbejder skal udføres til lavest eller økonomisk mest fordelagtig pris til en foruddefineret kvalitet. Principperne for udbud giver nogle overordnede rammer. Indenfor rammerne har kommunen dog et stort råderum til selv at bestemme fremgangsmåden. Følgende termer anvendes: Ved opgave forstås leverance, servicearbejde og vedligeholdelse. Ved firma menes leverandør, entreprenør eller håndværksvirksomhed. 1. Det skal tilstræbes, at alle opgaver udføres med en optimering af kvalitet og økonomi for øje. 2. For de ejendomme, hvor det er formålstjenligt at have en fast håndværkerstab udvælger Bygningsservice & Beredskab de firmaer, der normalt vil skulle udføre disse opgaver. Udvælgelsen af disse firmaer foretages på grundlag af et skøn over firmaets faglige ekspertise, kapacitet, erfarede prisniveau og effektuering af pålagte opgaver, evt. efter tur princip. 3. For ejendomme, hvor det ikke er formålstjenligt at have en fast firmastab, udøver Bygningsservice & Beredskab et skøn over, hvem opgaverne skal overdrages ud fra faglig ekspertise, kapacitet og erfarede prisniveau evt. efter tur princip og under hensyntagen til de anførte retningslinjer i nedenstående afsnit. 4. Selv om der er udpeget en fast firmastab for nogle ejendomme, kan Bygningsservice & Beredskab fratage et firma dets sædvanlige arbejds- og leveranceopgaver og udvælge et andet. 5. Opgaver, der er vurderet til at ligge i størrelsesordenen op til kr., kan gennemføres som regningsarbejde eller underhåndsbud. Finder Bygningsservice & Beredskab det formålstjenligt kan opgaven udbydes i begrænset licitation. 6. Opgaver, der er vurderet til at ligge i størrelsesordenen kr. til 1 mill. kr., udbydes som hovedregel i begrænset licitation uanset om opgaven ligger på en ejendom, der i forvejen har udpeget en fast firmastab. Finder Bygningsservice & Beredskab det formålstjenligt kan opgaven udbydes i offentlig licitation. 7. Opgaver, der er vurderet til at ligge i størrelsesordenen over 1 mill. kr., udbydes som hovedregel i offentlig licitation. Side 7

8 8. Visse opgaver kan i enkelte tilfælde være meget svære og måske endda næsten umulige at give et realistisk tilbud på. Såfremt Bygningsservice & Beredskab vurderer, at sådanne opgaver vil være uhensigtsmæssige at udbyde som underhåndstilbud eller i licitation kan disse udføres som regningsarbejde. F.eks. svampeskader, rørskader m.v. 9. Opgaver der fagligt kan udføres af kommunens egen håndværker- eller entreprenørafdeling, kan udføres af disse, når Bygningsservice & Beredskab skønner det formålstjenligt. 10. Generelt gælder, at såfremt Bygningsservice & Beredskab vurderer en økonomisk fordel ved at slå flere opgaver sammen til en samlet entreprise indenfor samme fagområde for flere ejendomme, kan dette ske. I sådanne tilfælde udbydes opgaven som underhåndsbud eller i licitation. Ovennævnte retningslinjer kan fraviges ved politisk beslutning inden et arbejde overdrages Bygningsservice & Beredskab til udførelse. Tilbudsloven Tilbudsloven gælder for alle udbud af bygge- og anlægsopgaver, hvor opgavens kontraktværdi ligger under tærskelværdien i Udbudsdirektivet (se nedenfor). Tilbudsloven har imidlertid en bagatelgrænse på kr. Det vil sige, at opgaver med en forventet pris på mindre end kr. ikke er omfattet af loven. Tilbudsloven indeholder en pligt for offentlige myndigheder til at annoncere indkøb af varer og tjenesteydelser mellem kr. og EU's tærskelværdi. Annonceringspligten indebærer, at myndigheden som minimum offentliggør en annonce, der indeholder følgende: En beskrivelse af opgaven Tildelingskriterier (ikke krav om vægtning eller prioritering) Evt. krav til tilbudsgiveren Kontaktperson Tidsfrist Side 8

9 Udbudsdirektivet Udbudsdirektivet er en sammenskrivning af tre tidligere direktiver for henholdsvis varekøb, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. Udbudsdirektivet fastsætter følgende tærskelværdier ekskl. moms: Varekøb Tjenesteydelser/teknikerydelser Bygge- og anlægsopgaver kr kr kr. Tærskelværdier 2014 Tærskelværdien er den grænse, der afgør, om en opgave skal udbydes efter reglerne i Udbudsdirektivet. Såfremt opgaven har en samlet kontraktværdi i hele kontraktperioden, der ligger over tærskelværdien, skal direktivets regler anvendes. På udbudsområdet er der således en generel forpligtelse for offentlige myndigheder til at sikre ligebehandling, gennemsigtighed og ikke-diskrimination. Kommuner vælger typisk at tolke disse principper således, at opgaver som hovedregel skal udbydes i en eller anden form, også selvom de ligger under Udbudsdirektivets tærskelværdier og tilbudslovens bagatelgrænse. Bygningsservice og Beredskab, marts Side 9