INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Dato 6. maj 2014 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 8. maj 2014, kl. 17.15 på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation a. Økonomisk orientering 1. kvartal 2014 (O) * b. Udvalgsbudgetter (B) * c. Maksimumbeløb vedr. råderet (B) * d. Forslag på afdelingsmøderne om lån i egne midler til råderetsarbejder (B) * e. Rammeudbud af rådgiverydelser (B) * f. Repræsentantskabsmøde den 22. maj (B) * g. Rabataftale på maling til beboerne (B) * h. Informationsfolder om beboerdemokrati (B) * 2. Afdelinger a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Oversigt over udfordringer i afdelingerne (O) * c. Revision af beslutning vedr. tilskud til afdelingerne (B) * 3. Administration a. Orientering fra administrationen (O) * 4. Mødeevaluering 5. Kommende møder a. Emner til næste ordinære møde, der holdes den 14. august 2014 (B) b. Mødeplan 2014 (O) * c. Uddannelse, herunder bestyrelsesseminar den 20.-21. juni (O) 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.

NOTAT TIL PKT 1.b Udvalgsbudgetter DATO 30. april 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann/udvalg PROBLEMSTILLING På bestyrelsens møde den 3. april besluttedes en samlet ramme på 450.000 kr. til kurser, møder for bestyrelsen samt udvalgsaktiviteter (konto 502200). Det blev endvidere besluttet, at fordelingen af budgetposter mellem de enkelte udvalg besluttes endeligt på bestyrelsesmødet i maj på baggrund af høring blandt udvalgene. Budgetterne blev drøftet på udvalgsnetværksmødet den 29. april, og indstillingen herfra var, at den samlede ramme vurderes tilstrækkelig og fastholdes, men at der ikke besluttes en egentlig fordelingen mellem udvalgene, da der efter alt at dømme vil være budget til at realisere de beskrevne aktivitetsønsker fra udvalgene i 2015. INDSTILLING Det indstilles, at beslutningen fra 3. april fastholdes, og at der fremover ikke besluttes en fast fordeling mellem udvalgene her indenfor.

NOTAT TIL PKT 1.c Maksimal lejeforhøjelse og lånebeløb ved lån af afdelingens egne midler DATO 30. april 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Hvis en afdeling vil benytte sig af den finansierede råderet skal det vedtages på et afdelingsmøde hvilke arbejder der kan lånes til. Der ydes lån med en løbetid på max. 15 år. Renten svarer til mellemregningsrenten. Organisationsbestyrelsen besluttede første gang på sit møde den 21. juni 2012 et maksimalt lånebeløb pr. afdeling samt en maksimal lejeforhøjelse pr. m 2 pr. afdeling til brug for, hvis afdelingen på afdelingsmødet ønsker at træffe beslutning om at tilbyde lån af afdelingens egne midler ift. finansierede råderetsarbejder. På mødet den 7. november 2013 besluttede bestyrelsen endvidere, at der opstilles en kolonne med maksimumhusleje inkl. lån på oversigten over finansieret råderet i afdelingerne, sammen med en definition på, hvad maksimumhuslejen omfatter. Eksempel: I afdeling 1 med en lejlighed på 80 m 2 vil den maksimale lejeforhøjelse være 100 80 = 8.000 kr. pr. år = 667 kr. pr. måned. Det kan forrente et lån på ca. 95.000 kr. (667 0,7%). Den månedlige forhøjelse udgør 0,7% af lånebeløbet. Det er beregnet med en rente på ca. 3,5%. Forudsætningen er, at afdelingsmødet tilslutter sig muligheden for lån i egne midler og sætter en grænse inden for de af bestyrelsen satte rammer. Det sker af hensyn til at fastholde et lejeniveau, der ikke giver udlejningsvanskeligheder samt at undgå, at den enkelte afdelings mellemregning belastes unødigt. Finansieret råderet benyttes som udgangspunkt ikke i ungdomsboliger 1. Det vil normalt heller ikke være nødvendigt i afdelinger, der er under 10 år gamle. INDSTILLING I forhold til de grænser, der blev vedtaget for kun ét år siden, indstilles der kun mindre justeringer af det maksimale udlån i tre afdelinger af hensyn til bevægelserne på mellemregningskontoen: 1 Undtaget dog afdeling 45 Kappelvænget/Torpevænget

Afdeling Grænse 2013 Grænse 2014 23 Nydamsparken 1.300.000 1.800.000 2 32 Nørreskovvej 1.300.000 1.700.000 43 Mosevænget 200.000 300.000 Det betyder samlet at følgende grænser er gældende som rammer for evt. beslutninger på afdelingsmøderne om at give adgang til lån i afdelingens egne midler: Afdeling B 3 Maksimal merleje pr. m 2 Maksimalt udlån 1 Jens Baggesens Vej 100 2.000.000 2 Haugesundsvej m.m. 100 700.000 3 Viggo Stuckenbergs Vej 4 ( ) 80 800.000 4 Chr. Molbechs Vej 100 1.000.000 5 Otto Benzons Vej 4 ( ) 100 800.000 6 Risvang Allé 80 500.000 7 Vestre Ringgade 80 1.000.000 8 Vilhelm Bergsøes Vej 70 500.000 9 Trøjborgvej 100 200.000 10 Dalstien m.m. 100 500.000 11 Fej l! er ikke Helge Rodes Vej 80 700.000 12 Majdalen 100 1.200.000 13 Fej l! er ikke Bogmærke defineret. Bogmærke defineret. Hammershusvej 100 800.000 14 Aldersrovej 70 400.000 15 Peter Fabers Vej m.m. 100 1.500.000 16 Fej Hammershusvej 80 1.500.000 2 Samtidig sænkes den mulige forhøjelse fra 100 til 80 kr. pr. m 2 pga. renoveringen. 3 Afdelingsmødet har allerede besluttet adgang til lån i egne midler, evt. med begrænsninger i, hvad der ydes lån til, eller begrænsninger i den samlede låneramme. 4 Beslutningen i afdeling 3-5 er midlertidigt suspenderet. 2/6

Afdeling B 3 Maksimal merleje pr. m 2 Maksimalt udlån 17 Fej l! er ikke Kongsvang 100 900.000 18 Trøjborgvej 100 500.000 19 Tamperdalsvej 80 1.000.000 20 Norgesparken 100 1.000.000 21 Paludan-Müllers Vej 0 0 22 Illerupvej 100 1.500.000 23 Fej l! er ikke Nydamsparken 80 1.800.000 24 Kirkedammen 100 1.000.000 25 Fej l! er ikke Reginehøj 100 2.000.000 26 Vestre Ringgade 100 700.000 27 Fej l! er ikke Frydenlund 80 1.000.000 28 Fej l! l! Bogmærke er ikke defineret. Bogmærke defineret. Bogmærke defineret. Bogmærke defineret. Bogmærke defineret. Bog- Lindholmparken 100 2.500.000 3/6

Afdeling B 3 Maksimal merleje pr. m 2 Maksimalt udlån mærke er ikke 29 Kalmargade 80 1.000.000 30 Fej l! er ikke Nørreskovvej 80 700.000 31 Fej l! er ikke 32 Fej l! er ikke Rydevænget 80 500.000 Nørreskovvej 80 1.700.000 33 Vestre Ringgade 100 500.000 34 Salonikivej 70 400.000 35 Fej l! er ikke defineret. Bogmærke defineret. Bogmærke defineret. Bogmærke defineret. Bogmærke defineret. Skelagervej 90 1.500.000 36 Hallssti 80 200.000 38 Visbjerg Hegn 70 700.000 39 Attikavej 70 300.000 40 Fredensgade 70 300.000 42 Hjelmagerparken 70 300.000 43 Mosevænget 70 300.000 44 Hjulby Hegn 60 200.000 4/6

Afdeling B 3 Maksimal merleje pr. m 2 Maksimalt udlån 45 Kappelvænget/Torpevænget 360/260 5 200.000 46 Fej l! er ikke Vistoftparken 80 500.000 48 Skæring Parkvej 70 500.000 52 Viborgvej 60 200.000 53 Julsøvej 80 400.000 55 Skæring Parkvej 70 400.000 57 Åvænget 60 250.000 58 Ranunkelvej 80 500.000 62 Fej l! er ikke Bogmærke defineret. Bogmærke defineret. Skejbyparken 80 400.000 63 Skæring Parkvej 60 200.000 65 Bethesdavej 6 0 0 67 Hørretløkken 70 800.000 68 Østergade 0 0 69 Ryttervej 80 400.000 70 Ranunkelvej 80 300.000 71 Damgårdstoften 0 0 72 Rønnevangen 0 0 73 Virup Skovvej 0 0 Den angivne maksimale samlede merleje beregnes af følgende elementer: a) Huslejeforhøjelser som følge af individuelle råderetsarbejder b) Huslejeforhøjelser som følge af kollektive råderetsarbejder 7 c) Hvis lejeren har fået godkendt og selv finansieret et råderetsarbejde (typisk køkken) og lejeren ønsker at få et andet arbejde finansieret via punkt a eller b laves en konkret bereg- 5 Samlet beløb pr. måned. 6 Boliger i samarbejde med Jysk Børneforsorg 7 Forstået som arbejder, hvor ikke alle lejemål i afdelingen deltager, og hvor den enkelte lejer kan beslutte at deltage eller lade være. 5/6

ning på godtgørelse og dermed lejeforhøjelse som om lejeren flyttede og det var en ny lejer der flyttede ind og samtidig ønskede f. eks nyt bad. Den maksimale lejeforhøjelse må ikke overskrides. Der kan således kun bevilges lån i egne midler til råderetsarbejder, indtil merlejen jf. pkt. a)-c) for det pågældende lejemål når det angivne loft pr. m 2. Man kan ikke nægte en lejer selv at betale for f. eks et nyt køkken og opnå godtgørelse ved fraflytning forudsat arbejdet er ansøgt og godkendt. 6/6

NOTAT TIL PKT 1.d Beslutning på afdelingsmøderne om finansieret råderet DATO 30. april 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Råderetsudvalget PROBLEMSTILLING Kun halvdelen af de 60 afdelinger, der iflg. organisationsbestyrelsens beslutning fra den 20. juni 2013 har mulighed for at tilbyde lån i egne midler, har faktisk besluttet at gøre dette på et afdelingsmøde. Råderetsudvalget ønsker at muligheden for at låne i egne midler udbredes så meget som muligt. Udvalget og administrationen har i fællesskab udarbejdet en skabelon for denne beslutning. En række afdelinger har besluttet at tilbyde lån i egne midler, men kun til visse arbejder. Det er efter råderetsudvalgets opfattelse både forvirrende for beboerne og med til at hindre den fulde fordel ved den fri råderet. Råderetsudvalget er parat til at bistå de afdelingsbestyrelser som evt. ikke selv ønsker at fremlægge forslaget for deres beboere. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen opfordrer afdelingsbestyrelserne i de afdelinger som endnu ikke har indført den finansieret råderet, til at fremsætte forslaget på deres afdelingsmøde i august-september 2014. at organisationsbestyrelsen opfordrer afdelingsbestyrelserne til at fjerne begrænsningerne i adgangen til lån i egne midler, således at der kan lånes til alle forbedringsarbejder at såfremt afdelingsbestyrelsen i en afdeling giver udtryk for, at de ikke ønsker det fremsat, sætter organisationsbestyrelsen forslaget på dagsordenen til det pågældende afdelingsmøde for at sikre, at der bliver truffet en beslutning herunder selvfølgelig muligheden for en aktiv beslutning om ikke at tilbyde lån in egne midler.

NOTAT TIL PKT 1.e Rammeudbud af rådgiverydelser DATO 30. april 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen har i efteråret 2013 fået en orientering om status på rammeaftaler om rådgiverydelser. Det vil være en fordel at gennemføre et samlet rammeudbud af rådgiverydelser for en årrække. Blandt fordelene bør nævnes: Med et rammeudbud kendes priser og vilkår for fx fire rådgivende ingeniørfirmaer, hvilket både vil være en økonomisk og tidsmæssig besparelse. Med et rammeudbud afløftes forpligtelsen til at udbyde rådgiveropgaven på større nybygnings- og renoveringsopgaver. Der vil således alligevel skulle gennemføres en række EUudbud i perioden. Der kan desuden afvikles et særskilt udbud indenfor rammeaftalen af større opgaver for at sikre den helt rigtige prissætning af disse. Samlet set vil et udbud erfaringsmæssigt betyde en væsentlig besparelse. Omkostningen ved gennemførsel af et EU-udbud forventes at være op mod 250.000 kr.., som afholdes af organisationen. Denne omkostning søges naturligvis minimeret i det videre forløb. Boligkontoret Århus har fra 2009 haft rammeaftale med fire rådgivende ingeniører på lignende vilkår. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at der gennemføres et EU-udbud af rådgiverydelsen, og at udgiften hertil afholdes af organisationen.

NOTAT TIL PKT 1.f Repræsentantskabsmøde den 22. maj 2014 DATO 30. april 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Dagsorden Dagsordenen for repræsentantskabsmødet ser således ud. I lighed med tidligere møder bør der være en klar tilkendegivelse mellem bestyrelsens medlemmer om, hvem der har ansvar for de enkelte punkter. 1. Valg af dirigent og referent samt godkendelse af forretningsorden 2. Bestyrelsens årsberetning samt udvalgenes årsberetning 3. Godkendelse af årsregnskab 2013 med tilhørende revisionsberetning for Boligkontoret Århus samt afdelingerne 4. Forelæggelse af budget 2015 for Boligkontoret Århus 5. Vedtægtsændringer 6. Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom 7. Behandling af eventuelt indkomne forslag 8. Kåring af årets afdeling 9. Valg a. Valg af næstformand (på valg er Henrik Autzen) b. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer (på valg er: Johnny defeuth Eriksen, Lars Hansen og Torben Kjølhede Lars og Torben modtager ikke genvalg) c. Valg af to suppleanter for ét år (på valg er: Per Hasager og Martin Løvendahl) d. Valg af 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede e. Valg af medlemmer af organisationens udvalg f. Godkendelse af revisor - Revisionsinstituttet indstilles 10. Eventuelt Stemmeudvalg Der skal nedsættes et stemmeudvalg til evt. stemmeoptælling på repræsentantskabsmødet. Bestyrelsesmøde umiddelbart før repræsentantskabsmødet Der indkaldes til bestyrelsesmøde den 22. maj kl. 16 på Scandic Århus C. På dagsordenen for mødet, hvor Søren Madsen som dirigent også deltager, gennemgås alene mødets afvikling og ansvar for de enkelte punkter.

Konstituerende bestyrelsesmøde umiddelbart efter repræsentantskabsmødet Der indkaldes til konstituerende bestyrelsesmøde umiddelbart efter repræsentantskabsmødets afslutning. Der indkaldes med flg. dagsorden: 1) Forretningsorden 2) Konstituering a) Forretningsudvalg b) AARHUSbolig repræsentantskab c) Repræsentantskabet i BL s 5. kreds d) Kontaktpersoner til afdelingerne e) Kontaktpersoner til udvalgene f) Varmecentralen Århus Vest g) Styregruppen for den boligsociale helhedsplan i Frydenlund h) Styregruppen for den boligsociale helhedsplan i Vandtårnsområdet i) Styregruppen for aarhusvest.dk 3) Dato for introduktion for nyvalgte bestyrelsesmedlemmer 4) Eventuelt INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen drøfter mødets afvikling og udpeger ansvarlige for de enkelte punkter på dagsordenen. Det indstilles, at bestyrelsen på baggrund af de tilmeldte til repræsentantskabsmødet laver en indstilling til stemmeudvalg. Det indstilles, at bestyrelsen indstiller Mette Kjær Larsson som referent til repræsentantskabsmødet. 2/2

NOTAT TIL PKT 1.g Rabataftale på maling til beboerne DATO 30. april 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING MC Malerforretning og Flügger Farver tilbyder begge anselige rabatter på indkøb af maling til beboere i Boligkontoret Århus og har i øvrigt gjort dette i en længere årrække. På sit møde den 10. januar 2013 traf bestyrelsen imidlertid beslutning om ikke at formidle rabataftaler til beboerne på baggrund af et konkret tilbud fra et flyttefirma. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til: om de pågældende leverandører skal bedes stoppe deres rabataftaler om der skal oplyses konkret om disse rabataftaler til beboere, der fraflytter deres lejemål, evt. også ved indflytning om disse rabataftaler eller rabataftaler generelt skal annonceres til beboerne fx gennem Kvarteret

NOTAT TIL PKT 1.h Informationsfolder om beboerdemokrati DATO 6. maj 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Demokratiudvalget PROBLEMSTILLING Demokratiudvalget har i samarbejde med administrationen udarbejdet vedlagte folder om beboerdemokrati. Folderen er tiltænkt som information til beboerne op til afdelingsmøderne, og som appetitvækker for evt. at stille flere kandidater til afdelingsbestyrelserne. Organisationsbestyrelsen besluttede på sit møde den 6. marts 2014 at sende materiale ud med indkaldelse til afdelingsmøde med information om, hvad afdelingsbestyrelsens rolle er, samt evt. hvordan man stiller forslag. INDSTILLING Udvalget indstiller, at pjecen omdeles sammen med dagsorden til alle afdelingsmøderne.

Du har indflydelse! Som beboer i en almen bolig er du en del af et beboerdemokrati. Det betyder, at du har indflydelse. Du er med til at bestemme. Men du bestemmer selv, om du vil være med til at bestemme. Du kan bruge din indflydelse på mange måder og på mange niveauer. For nemheds skyld kan man skelne mellem to niveauer, du kan præge med din beboerindflydelse: Din boligafdeling- det nære og konkrete niveau Din boligorganisation- det overordnede og politiske niveau Vil du lade din naboer bestemme, hvordan du skal bo?

DIN AFDELING Du er både lejer og medejer Sådan er din boligorganisation! Du og dine naboer er på èn gang lejere og en slags medejere. I får det, I vælger og betaler for. Din boligafdeling er nemlig en økonomisk enhed, der skal hvile i sig selv. Udgifter (til drift og vedligeholdelse, fx nye vinduer) skal dækkes af afdelingens indtægter (dvs. huslejen). Så deltag i beboerdemokratiet og vær med til at forme DIN afdeling. Hvordan skal DIN afdeling være? Du vælger selv, om du vil bruge din indflydelse og hvordan du vil bruge den. Du behøver ikke bruge al din fritid på frivilligt arbejde for at påvirke dit nærmiljø. Og du behøver ikke sidde i afdelingsbestyrelsen. Du kan deltage på mange forskellige måder afhængigt af interesser og tid. Beboerne bestemmer Det årlige afdelingsmøde er den øverste myndighed i din boligafdeling. Det er her, du skal deltage, hvis du vil påvirke de store beslutninger om afdelingen fx Hvad skal huslejen være? Hvordan skal afdelingen vedligeholdes? Hvilke forbedringer og fornyelser skal der laves? Hvilke regler skal gælde i afdelingen? Hvad skal der sættes penge af til i budgettet? Hvis du ikke deltager i afdelingsmødet, ja så træffer dine naboer alle de vigtige beslutninger for dig Kom ud med din idé Det behøver ikke altid at være så formelt at få sin idé gjort til virkelighed. Generelt kan man sige: Hvis dit forslag påvirker afdelingens økonomi, huslejen eller de fælles regler (husorden, husdyr mv.), så skal beslutningen træffes på afdelingsmødet. Herudover kan mange andre ideer realiseres løbende, hvis lysten er der. Hvis du fx synes, at der skal holdes en fest i afdelingen så tag en snak med din afdelingsbestyrelse. De allerfleste afdelinger har afsat penge i budgettet til beboeraktiviteter. Du behøver ikke vente til næste afdelingsmøde meget kan lade sig gøre, hvis initiativet, lysten og energien er der. Hvad brænder du for? Hvad synes du, kan blive bedre for dig og dine naboer?

Hvem skal så gøre det? Afdelingsmødet vælger også en bestyrelse og dens vigtigste opgave er at varetage beboernes interesser og sikre, at afdelingsmødets beslutninger bliver ført ud i livet. Men den behøver ikke lave alting selv. Bestyrelsen eller afdelingsmødet kan med fordel uddele opgaver til beboere, der har interesse, lyst og energi til at udføre dem. Måske findes der en beboer med flair for og lyst til at vedligeholde afdelingens hjemmeside. Det gælder om at få det bedste ud af hinanden og bruge forskellighederne til fælles gavn. Initiativet kan også gå den anden vej: Snak med din afdelingsbestyrelse, hvis du fx har en god idé til en ny aktivitet eller et initiativ, der kan styrke afdelingens sociale liv. få din idé GJORT Til ViRKeliGHed I vores organisation har vi også et netværk for afdelingsbestyrelsesmedlemmer, der mødes på tværs af afdelingerne for at dele erfaringer og udveksle gode ideer dog altid: Få dit punkt på dagsorden senest 14 dage før mødets afholdelse ellers kan I ikke tage stilling til dit forslag. På mødet skal beboerne i fællesskab tage stilling til de overordnede linjer for afdelingen med fokus på næste år. Budgettet bliver fremlagt og skal vedtages. Det er vigtigt: Bliver der sat penge nok af til at dække udgifterne? Man bør også se længere frem: Hvornår er det fx nødvendigt at lægge nyt tag? Sommerfest V BEBOERNE I AFDELINGEN Ny legeplads Medlem af afdelingsbestyrelsen Hvis du gerne vil ind i din egen afdelingsbestyrelse, så stil op til valg på afdelingsmødet. Hvis du bliver valgt ind, så er din og de øvrige bestyrelsesmedlemmers fornemste opgave at varetage beboernes interesser og trivsel især ved at følge op på de beslutninger, som I træffer på afdelingsmødet. Samtidig er du det vigtige bindeled mellem afdelingen, administrationen og ejendomsfunktionæren (varmemesteren). Forslag AFDELINGSMØDET Nøgleordet er samarbejde! AFDELINGSBESTYRELSEN Afdelingsmødet V V Hvad med en syklub, fotoklub, dartklub, løbeklub, julefrokost, bankoaften, arbejdsdag, udflugt...? Det årlige afdelingsmøde der også kaldes beboermøde er den øverste myndighed i din boligafdeling. Det er derfor også din umiddelbare indgang til at få indflydelse både lokalt i din egen afdeling og i boligorganisationen. Husk V Afdelingsbestyrelsens rolle og ansvar kan koges ned til fem punkter: I er planlæggere og følger op på beslutninger I er tillidsmænd for alle beboere og deres holdninger I er kontaktled mellem beboere, administration og organisationsbestyrelse I er igangsættere men I behøver ikke udføre alle opgaver selv I er indlevende, lyttende og viser, at andre beboeres meninger er lige så meget værd som jeres Du er måske mere en planlægger-type end en igangsætter. Det er kun en fordel, at I er forskellige i bestyrelsen, så I kan udnytte jeres forskelligheder konstruktivt. Dit brændstof er dit engagement. Så det er vigtigt, at I afklarer, hvad i hver især brænder for. Hvad har din særlige interesse og hvad kan du bidrage med?

DIN BOLIGORGANISATION Repræsentantskabet Repræsentantskabet er den øverste myndighed i boligorganisationen Boligkontoret Århus. Det er her, man formulerer den overordnede politik og visionerne for hele organisationen. Det er fx repræsentantskabet, der står bag organisationens vedtægter og dens strategi, visioner og værdier. Disse overordnede rammer er organisationsbestyrelsens arbejdsgrundlag. For repræsentantskabet vælger en organisationsbestyrelse, som skal sikre, at repræsentantskabets beslutninger og visioner føres ud i livet. Repræsentantskabet udgøres af beboere. Hver afdeling har én repræsentant plus yderligere èn for hver påbegyndt 100 lejemål udover de første 50. Repræsentanterne vælges på afdelingsmødet eller de kan udpeges af afdelingsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen Organisationsbestyrelsen vælges af repræsentantskabet på det årlige repræsentantskabsmøde. Den har ansvar for den overordnede ledelse af boligorganisationen. Dvs. at den har ansvar for boligorganisationens drift, økonomi og udvikling herunder, at det forløber i tråd med repræsentantskabets beslutninger og gældende love. Organisationsbestyrelsen ansætter en direktør og udstikker mål, retning og hastighed, som direktøren skal arbejde efter i den daglige ledelse af administrationen og medarbejdere. Hvordan skal DIN boligorganisation være? Din afdeling er en del af boligorganisationen. Hvis du også er interesseret i det mere organisatoriske og politiske niveau, ja, så er der også forskellige muligheder for at deltage og øve indflydelse her. Du kan fx blive repræsentant i repræsentantskabet. Og på repræsentantskabsmødet kan du stille op som kandidat til organisationsbestyrelsen. Du kan som nævnt også blive medlem af et eller flere udvalg, som interesserer dig. Derfra kan du også præge din organisation - uden nødvendigvis at være medlem af repræsentantskabet eller din afdelingsbestyrelse. det ORGAnisATORisKe niveau Repræsentantskab Afdelingsmøde En organisationsbestyrelse beskæftiger sig bla. med: Afdelingers regnskaber og budgetter Køb, salg og byggeri af fast ejendom Strategiske indsatsområder Overordnede forretningsgange for boligorganisationen Politikker for boligorganisationen Udvalg Udvalg Udvalg Afdelingsbestyrelse Organisationens udvalg I Boligkontoret Århus har vi en række udvalg under repræsentantskabet, der hver især arbejder med et bestemt fokusområde fx råderet, beboerdemokrati, IT, kurser mv. Find dem alle på BKÅ Portalen. Udvalgenes arbejder ud fra nogle retningslinjer, som er vedtaget på repræsentantskabsmødet og løbende justeres. Alle beboere kan stille op til et udvalg forhør dig hos din afdelingsbestyrelse. Organisationsbestyrelse

Boligkontoret Århus Brendstrupgårdsvej 7 8200 Aarhus N Tlf: 87 39 39 39 www.bk-aarhus.dk post@bk-aarhus.dk

NOTAT TIL PKT 2.a Orientering vedr. afdelinger DATO 6. maj 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 1 Pal.Müllersvej Jens Baggesensvej Garage: Udbudsmaterialet er sendt ud til entreprenørerne og der afholdes licitation fredag den 9. maj 2014, kl. 10.45 på Boligkontoret Århus. Altaner: Udbudsmaterialet er sendt ud til entreprenørerne og der afholdes licitation fredag den 9. maj 2014, kl. 10.00 på Boligkontoret Århus. PS. Der tales om at udsætte licitationen en uges tid, men er ikke afgjort. Afdeling 3-5 V.Stuckenbergsvej Afdeling 8 Vilh. Bergsøesvej Peter Fabersvej Afdeling 9/14/18 Trøjborg Afdeling 10 Norddalsvej Dalstien Opdalsvej Sæterstien Afdeling 11 Helge Rodesvej Udbudsmaterialet vedr. kloak renovering er hos rådgiver, med forventet opstart i August måned, inden opstart skal bekæmpelse af rotter færdig gøres. Udbudsmaterialet vedr. kloak renovering er hos rådgiver, med forventet opstart i August måned, inden opstart skal bekæmpelse af rotter færdig gøres. Forespørgsel om udtagelse af lejemål til brug for ejendomsfunktionærkontor sent til det kommunale tilsyn. Afventer svar. Der er afholdt møde med afdelingsbestyrelsen, når alle punkter er gennemgået og afklaret, bliver udbudsmaterialet til nye hoveddøre lavet, forventet opstart, august måned. Entreprenøren er ved at udarbejde en tidsplan. I hovedtræk forventes arbejdet med udskiftning af varmeanlægget påbegyndt i starten af maj og det forventes at pågå til slutningen af oktober.

Afdeling 12-19 Majdalen/Tamperdalsvej Der er udarbejdelse af udbud til køkkenudskiftning i afd 19. udskiftningen forventes at blive august/september. Afdeling 12-13-16-19 Majdalen Hammershusvej Tamperdalsvej Afdeling 15 Møllevangen Afdeling 16 Hammershusvej Afdeling 22 Illerupvej Afdeling 25 Reginehøj Afdeling 27 Høgevej Afdeling 28 Lindholmvej Afdeling 30 Nørreskovvej Rottebekæmpelsen er slået fejl. Derfor skiftes der bekæmper fra Wise- Tec til Pestguard. Afdelingerne skal være rottefri inden kloakrenoveringen i 2015. Afleveringsforretning på velux vinduerne er afsluttet, og de sidste mangler er udbedret. Udbudsmaterialet vedr. opfyldning af kulkældrene er i gang og man forventet opstart på arbejdet i August måned. 22. april starter vi op med udskiftningen af 1 strengs anlægget. Foreløbig kører alt planmæssigt. Udbudsmaterialet er op startet i februar måned vedr. vindue og radiator udskiftning, men der er stadig en del punkter der er ved at blive afklaret, der forventes opstart i august måned. Strømpeforing af kloak i blok E er i gang Montering af varmemålere og udskiftning af radiatorventiler i samtlige lejemål er i gang 1-årsgennemgang af service bygning er udført der var et par punkter som entreprenøren udbedre i april måned 2014 Ny servicebygning til ejendomsfunktionærerne er afleveret og mangeludbedringen er ved at være færdig. Genbrugsstation er opført og kører. 1 års gennemgang på vinduer er under udbedring sammen med en kuldebrossikring over vinduerne. Ny servicebygning til ejendomsfunktionærerne er afleveret og mangeludbedringen er ved at være færdig. Afdeling 32 Nørreskovvej Afdeling 42 Hjelmagerparken Afdeling 44 Hjulby Hegn Beklædning af skure: gård 1 er snart færdig og tømrerne går videre til gård 4, som er den sidste i år. De 2 sidste laves næste år. Ekstraordinært afdelingsmøde tirsdag den 20. maj kl. 19:00 i fælleshuset om udskiftning af vandrør på grund af for højt indhold af kobber i vandet. Pris på udskiftning af tag over nummer 80, 82 og 84 er modtaget. 329.612,50,- inkl. moms 2/3

Afdeling 57 Åvænget Afdeling 61 Choko-Laden Afdeling 73 Virup Skovvej Der er afholdt 1. års mangelgennemgang og håndværkerne er i gang med udbedring af mangler. Montering af cykelstativer i to etager. Alle vinduer og sålbænke skal gennemgås af tømrer og nogle vinduer skal fuges om og andre skal fuges, sålbænke skal være fastlimet til underlag. Arbejdet opstartes den 19. maj 2014, og forventes at tage ca. 2 uger. I uge 19 og 20 vil der blive lagt asfalt på stierne og sidste slidlag på vejene med undtagelse af vejen foran blok B og foran parcel C, da der skal køre tung trafik under byggeriet på parcel C. Herefter vil resterende jordregulering og beplantning blive udført, således at byggemodningen kan afsluttes med undtagelse af det manglende asfaltarbejde. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3

NOTAT TIL PKT 2.b Udfordringer i afdelingerne DATO 30. april 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING På bestyrelsesmødet den 7. november 2013 blev det som opfølgning på bestyrelsesseminaret den 27.-28. september besluttet, at der skulle udarbejdes en oversigt over udfordringer i afdelingerne. Udfordringerne rubriceres i følgende kategorier: A. Utilstrækkelige henlæggelser B. Uensartet boligstandard C. Udfordring med høj fraflytningsandel D. Udlejningsmæssige udfordringer E. Beboerdemokratiske udfordringer Det er desuden undersøgt, om der kan siges at være tværgående problemstillinger med bestemte bygningsdele på tværs af afdelingerne, men det synes dog ikke at være tilfældet. Det er ikke sådan, at fx kloakker generelt er i dårlig stand, og efter den seneste gennemgang af bygningsmassen og fremtidige aktiviteter, som inspektørerne har gennemgået i 1. kvartal 2014, kan der ikke siges at være systematiske problemstillinger. A. Utilstrækkelige henlæggelser Der er et gennemgående problem med niveauet for henlæggelser, som det også er dokumenteret i arbejdet med fremtidssikringsstrategier. Ingen afdelinger henlægger i dag på et niveau, der svarer til den forventede gennemsnitlige udgift til vedligeholdelsesarbejder. Dog er fx afdeling 6 Risvangs Allé, 11 Helge Rodes Vej, 16 Hammershusvej og 37 Istedgade tæt på, dog for de flestes vedkommende med et stort efterslæb med både henlæggelser og vedligeholdelse, der skal indhentes. Der er således stort set ingen afdelinger som har tilstrækkeligt med henlæggelser til ad den vej at realisere arbejderne i vedligeholdelsesplanen. B. Uensartet boligstandard I de tre gamle villaafdelinger afdeling 2 Haugesundsvej m.m., 6 Risvangs Allé og 10 Nordalsvej m.m er udfordringen, at vedligeholdelsesstandarden er meget forskellig. Nogle har investeret store summer i moderniseringen af deres bolig, mens andre fremstår stort set som ved opførelsen i 1940 erne.

Det betyder både et stort efterslæb, men også den beboerdemokratiske udfordring, at ikke alle beboere er lige interesserede i kollektive løsninger og opdatering af boligerne. C. Udfordring med høj fraflytningsandel En række afdelinger er ramt af en relativt høj fraflytningsandel. Det betyder en høj udgift til istandsættelse og evt. tab, som dog med de seneste lovændringer i alt væsentligt finansieres af boligorganisationen. Afdelingen belastes imidlertid samtidig af slid, uro, beslaglæggelse af en uforholdsmæssig stor del af ejendomsfunktionærens tid og dårligere muligheder for at opbygge et stabilt socialt og beboerdemokratisk miljø. Det er særligt 62 Skejbyparken, 23 Nydamsparken, 45 Torpevænget/Kappelvænget, 29 Kalmargade, 19 Tamperdalsvej, 14 Aldersovej, 46 Vistoftparken, 34 Salonikivej, 22 Illerupvej, 41 Virupvej, 8 Vilh. Bergsøes Vej, 3 Viggo Stuckenbergs Vej, 44 Hjulby Hegn, 69 Ryttervej og 39 Attikavej, der har uforholdsmæssigt høj fraflytning. D. Udlejningsmæssige udfordringer Parallelt hermed er der afdelinger, hvor udlejning er mere vanskelig end generelt, og hvor der undertiden er tomgang. Det drejer sig især om afdeling 44 Hjulby Hegn, 34 Salonikivej og 39 Attikavej samt afdelingerne 43 Mosevænget og 69 Ryttervej i Hammel. Man skal dog ofte også et stykke ned på ventelisten i afdelingerne i Sabro (særlig 46 Vistoftparken) samt afdeling 29 Kalmargade. Disse forhold forværres selvsagt med problemstillingen under pkt. C. En del af disse udfordringer har med beliggenhed at gøre det drejer sig særligt om afdeling 44 Hjulby Hegn samt i et vist omfang afdeling 34 og 39 i Hårup. Afdelingerne i Hammel ligger på sin vis centralt nok i Hammel, men er vanskeligere at håndtere i lyset af, at boligorganisationens og AARHUSboligs fokus på Århus, herunder Hinnerup som det nærmeste opland. E. Beboerdemokratiske udfordringer Endelig er der udfordringer for beboerdemokratiet i en række afdelinger: Afdeling 44 Hjulby Hegn har tilsyneladende omsider fået en stabil bestyrelse efter en lang periode med stor udskiftning og højt konfliktniveau om bestyrelsen. Afdeling 30-32 Ådalsparken står pt. uden bestyrelse, men der kan muligvis være perspektiv i at skabe en fælles bestyrelse som parallel til den fælles drift i afdelingerne. Afdeling 21 Paludan-Müllers Vej (2 boliger), 40 Fredensgade (ældreboliger), 65 Bethesdavej (akutboliger til Jysk Børneforsorg) og 68 Østergade (ældreboliger) har af nævnte grunde ingen afdelingsbestyrelse. Der er ofte, men ikke altid et problem med stabiliteten af afdelingsbestyrelser i ungdomsboligafdelinger. Der er både afdelinger uden bestyrelse og demokratisk aktivitet og afdelinger med meget højt aktivitetsniveau. En række steder er der ikke i dag fælles bestyrelser, selv om afdelingerne arbejder tæt sammen fx afdeling 7-26-33 Vestre Ringgade og 48-55-63 Skæring Parkvej. Det kunne med fordel overvejes. 2/3

Ligeledes kan det drøftes, hvilke forudsætninger der skal være opfyldt for, at afdelinger med fælles afdelingsbestyrelser 3-5 i Møllevangen, 9-14-18 på Trøjborg, 12-19 på Charlottehøj samt 34-39 i Hårup med fordel kunne gå ind i en egentlig sammenlægning af afdelingerne. Generelt kan der med fordel arbejdes med en klarere forventningsafstemning omkring afdelingsbestyrelsens rolle og støtte til afdelingsbestyrelsen om denne. INDSTILLING Oversigten er til bestyrelsens orientering. 3/3

NOTAT TIL PKT 2.b Tilskud til afdelinger - revideret DATO 08.05.2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Der er forslag om tre ændringer mere i forhold til bilaget der tidligere er udsendt. Afdeling 24, Kirkedammen fik bevilget et tilskud på 1.000.000 kr. til badeværelser i forbindelse med fusionen. Afdelingen har fremsat ønske om dette tilskud i stedet lægges oven på tilskuddet på 1.500.000 kr. til tag og vinduer. Tilskuddet til badeværelser bortfalder dermed. Afdeling 27 blev indstillet til tilskud til nyt tagpap på 1.125.000 kr. Det har vist sig der er 4 indekslån til byggeskader der udløber ved udgangen af 2015. Det giver en besparelse på ca. 1 mio. kr. i budgettet for 2016. Ydelsen på det nye lån udgør ca. 750.000 kr. Afdelingen kan derfor selv betale ydelsen på lånet til taget uden lejeforhøjelse. Afdeling 42, Hjelmagerparken i Løgten er pålagt at udskiftet koldt brugsvandsrør for at reducere indholdet af kobber til under en ny og lavere grænseværdi. De har krævet det udføres for familieboligerne men ikke ungdomsboliger. Vi mener dog ikke vi kan tillade os at se bort fra dem. Det er ikke sikkert denne løsning sikrer grænseværdien overholdes. Vi foreslår det ekstraordinære afdelingsmøde vælger mellem minimumsløsningen og totalløsningen med udskiftning af varmt brugsvands rør, de lodrette stigstrenge. Minimumsløsningen er vurderet til 830.000 kr. og totalløsningen til 2.100.000 kr. INDSTILLING Vi foreslår tilskuddet til badeværelser på 1.000.000 kr. overføres til tag og vinduer under forudsætning af afdelingen øger henlæggelserne og badeværelserne udskiftes senest i 2022 uden tilskud. Administrationen bemyndigedes til at indgå en aftale med afdelingen. Vi indstiller tilskud til taget på 1.125.000 kr. bortfalder da afdelingen selv kan finansiere ydelsen på det nye lån ved besparelsen i ydelsen på de 4 lån til byggeskader. Vi indstiller der bevilges et tilskud på 700.000 kr. til totalløsningen. Det vil reducere lejeforhøjelsen fra ca. 4,75 % til ca. 3,25 % mod 2 % ved minimumsløsningen (uden tilskud).

NOTAT TIL PKT 3.a Orientering fra administrationen DATO 30. april 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING A. Som opfølgning på energistrategien pågår drøftelser mellem administrationen og Klimasekretariatet, Aarhus Kommune om indgåelse af en klimapartnerskabsaftale. Det forventes, at aftalen er forhandlet på plads indenfor den næste måned. B. BL har forhandlet overenskomster på plads med AC (akademikere), ESL (ejendomsfunktionærer) og Faglig Puls (inspektører), som nu skal godkendes i de respektive organisationer samt i BL s bestyrelse. Aftalerne indebærer alle flg. lønreguleringer: 2014 2015 2016 I alt Lønregulering i % 1,70 1,90 1,90 5,50 C. Siden sidste bestyrelsesmøde er teknisk sekretær Margrethe Skou og økonomiassistent Birgit Mow fratrådt. Der søges pt. en medarbejder til en midlertidig stilling i teknisk sekretariat frem til primo 2015. D. Som opfølgning på drøftelserne på lederseminaret i januar er det nu af hensyn til engagement og ejerskab konkluderet ikke at forfølge driftscentre som generel strategi, men i stedet anspore maksimalt til samarbejde og kompetencedeling. E. Renoveringen i Nydamsparken er omtalt i Århus Stiftstidende den 15. april:

2/3

INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3

NOTAT TIL PKT 5.b Mødeplan for Boligkontoret Århus DATO 6. maj 2014 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MKL PROBLEMSTILLING Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen m.m. i 2014. Dato Arrangement Indhold 22. maj kl. 16 Bestyrelsesmøde Sidste forberedelse af repræsentantskabsmøde 22. maj Repræsentantskabsmøde 22. maj kl. 22 Bestyrelsesmøde Konstituering umiddelbart efter repræsentantskabsmødet 20-21. juni Bestyrelsesseminar Evt. opfølgning på repræsentantskabsmøde Bestyrelsens arbejdsform 14. august Bestyrelsesmøde Strategiske mål 19. august Dialogmøde 4. september Bestyrelsesmøde 25. september Bestyrelsesmøde 21. oktober Dialogmøde 6. november Bestyrelsesmøde 4. december Bestyrelsesmøde INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens orientering.