REGERINGENS ARBEJDSMILJØSTRATEGI 2020 HR-PLAN REGION NORDJYLLANDS ARBEJDSMILJØPLAN 2013-2015 FORMÅL Region Nordjylland forandrer sig hele tiden. Nogle gange langsomt andre gange i ryk. Arbejdsmiljøplanen holder fast i synlighed og prioritering af det gode arbejdsmiljø, mens forandringerne sker MÅL Vi vil styrke forebyggelseskulturen Vi vil styrke det systematiske arbejdsmiljøarbejde VED SÆRLIG FOKUS PÅ Stressforebyggelse Social kapital MED-organisationen Arbejdsmiljøhåndbogen DRIFT
Region Nordjyllands Arbejdsmiljøplan 2013-2015 Indledning Region Nordjyllands Arbejdsmiljøplan 2013-2015 har afsæt i Regeringens Arbejdsmiljøstrategi 2020. Den er en integreret del af Region Nordjyllands HR-Plan. Regeringens Arbejdsmiljøstrategi 2020 indeholder en lang række initiativer, som har følgende fælles mål: færre alvorlige arbejdsulykker færre psykisk overbelastede færre med overbelastninger af muskel og skelet Vi har i Region Nordjylland arbejdet med disse mål for øje de seneste år og vil fortsat gøre det. Regions Nordjyllands Arbejdsmiljøplan 2013-15 samler op på indsatserne fra Arbejdsmiljøplan 2011-13 og sætter nye aktiviteter i gang. Den understøtter og imødekommer de konkrete udfordringer vi står overfor i perioden. Udover Arbejdsmiljøplanens indsatser vil der i perioden være lang række af konkrete daglige og forebyggende indsatser i hver sektor og i koncern HR. Indsatser som knytter an til kerneopgaverne i Regionen. Arbejdsmiljøplanen danner grundlag for Hovedudvalgets årlige arbejdsmiljødrøftelse. Den udtrykker Hovedudvalgets overordnede strategiske mål og handlinger for arbejdsmiljøindsatsen i MED-organisationen. Formål I Region Nordjylland er der en række organisatoriske forandringer samtidig med at hverdagen på vores arbejdspladser hele tiden er i udvikling. Nye strukturer, ledelser, medarbejdere samt nye opgaver er nogle af de forandringer, der har stor betydning for arbejdsmiljøet. Arbejdsmiljøplan 2013-2015 har til formål at holde fast i det gode arbejdsmiljø, mens forandringerne sker. Derfor skal Arbejdsmiljøplanen: sikre en prioriteret udvikling af det gode arbejdsmiljø- og Medarbejde initiere konkrete fokuserede indsatser indenfor Arbejdsmiljø og MED området, understøtte det daglige arbejde og den nødvendige udvikling på arbejdspladserne. Arbejdsmiljøplanens mål gennem konkrete indsatser Vi har i dag et rigtig godt fundament for det gode arbejdsmiljø. Dette kræver at vi kontinuerligt arbejder fokuseret med udvikling og implementering. For at holde fast i det gode arbejdsmiljø, mens forandringerne sker, har vi sat os de mål at vi de kommende 2 år vil: styrke vores forebyggelseskultur styrke det systematiske arbejdsmiljøarbejde.
Disse 2 mål knytter an til Arbejdsmiljøplanens 4 indsatser: Stressforebyggelse Social Kapital MED-organisationen Arbejdsmiljøhåndbogen Detaljeret beskrivelse af indsatserne kan læses på de følgende sider. Beskrivelserne er rammesættende og retningsgivende for indsatserne. Den konkrete udmøntning varetages efterfølgende af arbejdsgrupper, der samles omkring indsatserne. Forankring Arbejdsmiljøplanen danner grundlag for den årlige Arbejdsmiljødrøftelse i 2014 i Hovedudvalget, således forankres ejerskabet til Arbejdsmiljøplanen i MED-organisationen. Afrapportering incl. evaluering sker til Hovedudvalget i 2015. Jævnfør vedlagte tidsplan for arbejdsmiljøarbejdet i henholdsvis Hovedudvalget og Sektor MED-udvalgene. Arbejdsmiljøplanen vil sammen med lokale forhold, danne baggrund for de enkeltes sektors indsatser i perioden. Arbejdsmiljøplanen sætter derfor ikke kun gang i overordnet aktiviteter med sikrer også en lokal forankring i hver sektor. Arbejdsmiljøplanen 2013-15 er udarbejdet af og forankret i Arbejdsmiljøforum. Ansvaret for arbejdsmiljøplanens gennemførelse er placeret hos Arbejdsmiljøchefen.
Indsatsbeskrivelse Stressforebyggelse Baggrund Der tales meget om stress på regionens arbejdspladser. Dels fordi der nok reelt er flere stressramte. Dels fordi vi skelner dårligt mellem stress og travlhed. Eller mellem stress som belastningstilstand og stress som jeg har travlt i dag. Stress er blevet et populært overbegreb for psykiske belastninger og det kan være værd at fokusere på, hvornår vi taler om hvad. I en situation, hvor forandringer er i højsædet bliver det endnu mere aktuelt at tale om. Vi står overfor organisatoriske forandringer/tilpasninger mange steder i organisationen (omstrukturering og fusioner, resurseknaphed). Vi skal forebygge stress i de situationer så godt som muligt. Også politisk er der fokus på sammenhængen mellem flere stressede og høj tilfredshed. To historier, der fortælles parallelt i vores organisation og som kan virke modstridende. Formål Vi vil nedbringe stressoplevelsen. Vi vil nedbringe sygefraværet koblet på stress. Vi vil skærpe opmærksomheden på forskelligheden mellem stress og travlhed og uoverskuelighed. Vi vil undersøge de to parallelle historier om stress og tilfredshed. Vi vil arbejde med at gennemføre organisatoriske forandringer/tilpasninger, så de udløser så lidt psykisk belastning som muligt. Vi vil understøtte organisationen i sine bestræbelser på at sætte rammer og prioritere, så oplevelsen af stress, travlhed og uoverskuelighed minimeres. Det er en ledelsesopgave at tage ansvar for rammerne og skabe højest opnåelige grad af vished i organisationen i forbindelse med forandringer. Succeskriterier og forventninger Vi taler mere nuanceret om begreberne stress og travlhed - og koblingen på Tilfredshed. I det daglige arbejde på arbejdspladserne. I MED og AMG. Blandt ledere. Fx gennem understøttelse af, at der lokalt udarbejdes guidelines for forebyggelse og håndtering af stress. Vi håndterer stress professionelt, når det opstår. I forhold til den enkelte, opgaven og organisationen. Både lokalt, hvor den største del af indsatsen ligger og centralt, når der er behov for det. Vi vil støtte ledelsessystemet og AMG/MED i at være mere opmærksomme på sammenhængen mellem forandringstiltag og betydningen for det psykiske arbejdsmiljø.
Løsningsmuligheder Arbejdsvilkårsundersøgelse kvalitativ undersøgelse af sammenhængen mellem stress, travlhed og tilfredshed (efter samme mønster som mellemledervilkårsundersøgelsen). Herunder afdække det private livs betydning i forhold til oplevelsen af stress. Undersøgelsens resultater skal kunne anvendes til at igangsætte en dialog i arbejdsmiljøgrupper og LMU er både i relation til stress og regionens livsfasepolitik. Understøttelse af, at der i organisationen holdes fokus på kerneopgaven og fagligheden. Når arbejdet løses rationelt mindskes risikoen for uhensigtsmæssige gruppedynamikker, der kan medføre psykiske belastninger. Mange aktiviteter i vores organisation bidrager til at sætte fokus på kerneopgaver og faglighed fx indenfor projektet om relationel koordinering, LEAN-tiltagene og tiltag vedr. arbejdstilrettelæggelse. Arbejdsmiljøgrupper og LMU er inddrages i forbindelse med disse projekter for at sikre en kobling til psykisk arbejdsmiljø, herunder stressforebyggelse. Derudover igangsættes/fastholdes en række centrale tilbud: Fortsættelse af arbejdspsykologiske samtaler med stressramte, potentielt stressramte. Konkret mulighed for coaching/støtte til leder, TR, AMR og andre relevante kollager med fokus på forebyggelse på arbejdspladsniveau. Udbredelse af mindfulness m.m. som forebyggende. Udbredelse af værktøjer til den stressede selv, leder, kollegaer, medarbejdere (ift. leder) hvordan griber man det an individuelt og fælles/organisatorisk. Brug af forandringsledelsesværktøjet mhp. forebyggelse af stress i forbindelse med forandringer. Dette værktøj medtages i kompetenceudviklingen af lederne. Fortsat fokus på stressforståelse, stressforebyggelse og stresshåndtering på kursus i psykisk arbejdsmiljø. Udbredelse af værktøjer til arbejdstilrettelæggelse og LEAN-processer under hensyntagen til tilstedeværende resurser (rød, gul, grøn-trappen)
Indsatsbeskrivelse Social kapital Baggrund I Region Nordjylland måler vi den sociale kapital på arbejdspladserne. Forskning viser, at arbejdspladser med en høj social kapital har høj trivsel og lavt fravær, leverer høj kvalitet og har nemmere ved at rekruttere og fastholde medarbejdere og oven i købet har gode resultater på bundlinjen. Vi vil derfor understøtte arbejdspladserne i at skabe eller fastholde en høj social kapital. Nogle arbejdspladser i regionen oplever et skisma: både højt sygefravær og høj social kapital altså det modsatte af, hvad forskningen indtil nu har vist. Siden første tilfredshedsmåling i 2011 for hele Region Nordjylland har social kapital været på dagsordenen i MEDsammenhænge. MED-organisationen spiller en væsentlig rolle som kulturbærer af elementerne fra social kapital. Den nye ledelsesmæssige organisering og dermed ny MED-struktur giver fortsat udfordringer i forhold til MED-niveauet og begreberne fra social kapital. Samtidig viser vores tilfredsmålinger fortsat et behov for en fokuseret indsats omkring social kapital. Formål Vi vil have særligt fokus på før og efter den nye ledelsesmæssige organisering og Støtte op med efterfølgende handlinger i regi af MED-organisationen og til øvrige ledere. understøtte organisationen i at holde fokus på kerneopgaven og fagligheden. kommunikere kobling mellem social kapital og relationel koordinering. Når arbejdet løses rationelt mindskes risikoen for uhensigtsmæssige gruppedynamik, der kan medføre lav social kapital. undersøge sammenhæng mellem social kapital og fravær, mobning og vold. Succeskriterier og forventninger MED-organisationen har fokus på social kapital før under - og efter tilfredshedsmålinger. MED-organisationen og den øvrige ledelse sikrer de bedste rammer for løsning af kerneopgaven på vores arbejdspladser i forandring via et målrettet og analytisk arbejde. MED-organisationen og den øvrige ledelse taler om kerneopgaven i sammenhæng med begreberne fra social kapital. Eventuelle nye undersøgelsesresultater om sammenhæng mellem social kapital og fravær, mobning og vold foreligger og sættes i spil på Region Nordjyllands arbejdspladser bl.a. når der arbejdes med resultater af Tilfredshedsundersøgelsen. Løsningsmuligheder Fortsat måling af Social Kapital med efterfølgende handlinger. Fortsat kursustilbud (eventuelt obligatorisk) til MED-udvalg med fokus på social kapital Kursus tilbud til øvrige ledere med fokus på social kapital Udbrede og implementere erfaringer med Projekt relationel koordinering jf. AM-plan 2011-2013. Hvordan ses sammenhænge mellem relationel koordinering og social kapital? Særligt fokus på kommunikation om dette i MED-udvalg og ledelsessystem.
Brug af forandringsledelsesværktøjet med henblik på skabelse/fastholdelse af høj social kapital i forbindelse med forandringer. Medtages i kompetenceudviklingen af lederne. Undersøge sund ledelse i RN efter Region Syddanmarks forbillede. Evt. koblet på arbejdsvilkårsundersøgelse jf. BC om stressforebyggelse. Iværksætte en forskningsbaseret undersøgelse af sammenhænge mellem social kapital og fravær, mobning og vold via Tilfredshed 2013.
Indsatsbeskrivelse MED organisationen Baggrund Region Nordjylland får i foråret 2013 ny MED-struktur og MED-aftale. Erfaringer med den nuværende MED organisation viser, at der flere steder er usikkerhed og uklarhed over hvad MED har af opgaver, hvilket ansvar de har og hvordan man på en god måde kan samarbejde i hverdagen. Formål Vi vil gennem konkrete indsatser og værktøjer hjælpe MED organisationen med at bliver bevist om deres rolle, opgaver og ansvar. at få en god og gennemarbejdet struktur på deres arbejde, der sikre at man når alle relevante opgaver. Succeskriterier og forventninger Alle MED niveauer har indarbejdet en systematik, der sikre de får behandlet obligatoriske og relevante emner i tide. MED har fokus på personaleforhold, arbejdsforhold, samarbejde og arbejdsmiljø. MED planlægger og koordinerer arbejdsmiljøarbejdet i området. MED s medlemmer er systematisk klædt på til at tænke arbejdsmiljø ind i kerneopgaven. MED arbejder med modellen for forandringsledelse og MED er facilitator for forandringer. Løsningsmuligheder Den nye ledelsesmæssige struktur på sygehusene medfører at vi får nye MED-struktur. Indsatserne vil hovedsageligt fokusere på det. Løsningsmulighederne er: Udarbejdelse af et generisk årshjul for MED udvalgene indeholdende obligatoriske emner og tilpasset de regionale forhold. mål er struktur og substans i MED Tilbyde MED-udvalgene relevante tilpasset uddannelse jf. rammeaftalen om medindflydelse og medbestemmelse bilag 11. Det betyder en regional tilpasset uddannelse der modsvarer: Grundmodul, samarbejdsuddannelse og medindflydelses- og medbestemmelsesmodul samt et antal opfølgningsuddannelser. Den regionale tilpassede uddannelse indeholder bl.a. opgaver beskrevet i vores personalepolitisker. Opfølgningskurserne kan indeholde MED som facilitator for forandringer, social kapital o.lign. mål er viden og substans i MED. Den obligatoriske management pakkes HR-modul indeholder lederens ansvar og opgaver i MED. mål er viden og substans i MED.
Indsatsbeskrivelse Arbejdsmiljøhåndbogen Baggrund Der har i Arbejdsmiljøplan 2011-2013 været fokus på udvikling af Arbejdsmiljøhåndbogen, som et elektronisk værktøj til MED-organisationen. Håndbogen er tænkt som det vigtigste opslagsværk for hele MED-organisationen i deres daglige arbejde med forebyggelse og fremme af det gode arbejdsmiljø. Nu skal den fortsatte udvikling, vedligeholdelse og implementering styrkes. Formål Sigtet er at håndbogen understøtte det systematiske MED-arbejde og den ønskede sikkerhedskultur på arbejdspladserne ved at håndbogen i endnu højere grad bliver anvendt som medie for videndeling og videnspredning. håndbogen i sin formidlingsform gradvis tager nutidige formidlingsmæssige muligheder i brug. håndbogen indeholder anvendelige værktøjer at MED-organisationen bliver i stand til selv at løse en række arbejdsmiljøproblemer. Succeskriterier og forventninger Håndbogen er et dynamisk værktøj, hvor det bestræbes, at fokusområder på Regionalt niveau, der drejer sig om MED, er beskrevet og understøttet med relevante værktøjer og/eller links. Arbejdsmiljøgrupperne er faste abonnenter på nyheder fra håndbogen Arbejdsmiljøgrupperne bliver i stand til selv at finde frem til de væsentlige løsninger via håndbogen. Løsningsmuligheder Sil og AM-konsulenter skal ved enhver given lejlighed guide brugerne til at bruge håndbogen, fx ved tlf. guide, link, som svar på mail, introduktion af nyansatte, årlige møder o.lign. Der er rutiner, der sikre opdatering og udvikling af indholdet i håndbogen Formidling af emner på en ny og nutid måde eksempelvis via video(-guides) og apps. Udvikling og implementering af risikovurderingsredskab Kobling mellem APV handleplansmodulet og A-skade i SafetyNet Udvikling af en model for arbejdspladsrundering i samarbejde Patientsikkerhedsrundering.
TIDSPLAN FOR REGION NORDJYLLANDS ARBEJDSMILJØPLAN Hovedudvalg ÅR Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December AM 2013-15 2013 Forberedelse i HU + status* Start 2014 Status** 2015 Slut AM 2015-17 2015 Forberedelse i HU + status* Start 2016 Status** 2017 Slut Sektor-MED udvalg ÅR Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December AM 2013-15 2013 Forberedelse i SMU + status*** Start 2014 Status** 2015 Slut AM 2015-17 2015 Forberedelse i SMU + status*** Start 2016 Status** 2017 Slut *) Forberedelse i HU + status: Arbejdsmiljøplanen for kommende periode drøftes og vedtages. Status indeholder drøftelse af eksisterende Arbejdsmiljøplan og indeholder derigennem "den årlige Arbejdsmiljødrøftelse". **) Status: Status indeholder drøftelse af eksisterende Arbejdsmiljøplan og indeholder derigennem "den årlige Arbejdsmiljødrøftelse". ***) Forberedelse i SMU + status: Med udgangspunkt i Regionens Arbejdsmiljøplan drøftes og vedtages Arbejdsmiljøplanen for kommende periode i sektoren. Status indeholder drøftelse af eksisterende Arbejdsmiljøplan og indeholder derigennem "den årlige Arbejdsmiljødrøftelse".