Strategi for sygefravær

Transkript

1 Personalepolitik Strategi for sygefravær September 2012 Formål Esbjerg Kommunes sygefraværsstrategi har som formål at understøtte den overordnede personalepolitiks mål om at tage vare på kommunens vigtigste ressource, medarbejderne, således at kommunen fortsat kan løse sine opgaver professionelt og med god service. Sygefraværsstrategien viser derfor en vej til at få nedsat sygefraværet, hvor der tages mest muligt hensyn til den sygdomsramte medarbejder, samtidig med at arbejdspladsens tarv tilgodeses. Arbejdet med sygefraværsstrategien skal forankres i MED-systemet. Sygefravær er i denne strategi defineret som almindeligt sygefravær, 56-fravær (kronisk sygdom) og fravær som følge af en arbejdsskade. Sygefraværsstrategien og de to tilknyttede retningslinjer om henholdsvis håndtering af individuelt sygefravær og sygefravær på arbejdspladsniveau gælder for alle ansatte ved Esbjerg Kommune og hører under den overordnede personalepolitik. Ud over værdier og beskrivelse af de niveauer, indsatsen skal finde sted på, indeholder strategien også mål og succeskriterier for nedbringelse af sygefraværet. Strategien revideres senest i Værdier og nøgleord Der er mange forhold, der spiller ind, når det handler om at reducere fraværet og øge tilstedeværelsen på en arbejdsplads. Faktorerne kan groft deles ind i to kategorier: Fraværsfaktorer og nærværsfaktorer. Fraværsfaktorer er forhold, der holder medarbejderne væk fra arbejde (fx et dårligt psykisk arbejdsmiljø) eller forhold, der motiverer medarbejderen til at være et andet sted end på arbejde (fx et sygt familiemedlem). Nærværsfaktorer er forhold, der gør det tiltrækkende at være på arbejdspladsen (fx et spændende og udviklende arbejde), eller forhold, der virker afskrækkende mod at være fraværende (fx tæt kontrol). Nærværs- og fraværsfaktorer er kort sagt forhold, der gør det mere attraktivt at være på arbejde end ikke at være det. Nærværs- og fraværsfaktorerne sættes i denne strategi i spil gennem: Ledelsesmæssigt fokus Lokalt ansvar

2 Attraktivt arbejdsmiljø og forebyggelse af fravær Hurtig afklaring To sæt retningslinjer Strategien understøttes af to sæt retningslinjer og tilhørende redskaber. Retningslinjerne har til formål at skabe fokus og definere en indsats på hhv. individuelt og arbejdspladsniveau. Idet det er erfaringen, at øget fokus i sig selv har en positiv effekt, understøttes strategien også helt overordnet af en række værktøjer, der har til formål at give de øverste ledelsesniveauer mulighed for at følge op på sygefraværet ned igennem organisationen. Sygefraværsstrategien er således bygget op sådan: Sygefraværsstrategi - opbygning Formål: At understøtte den overordnede personalepolitiks mål om at tage vare på kommunens vigtigste ressource, medarbejderne, således at kommunen fortsat kan løse sine opgaver professionelt og med god service. Mål: At det samlede sygefravær i Esbjerg Kommune i 2016 gennemsnitligt ikke overstiger 15,5 dage pr. medarbejder. Tværgående, overordnede værktøjer: LIS, 120-dages-lister, årsagsstatistik m.v. Retningslinjer for håndtering af individuelt sygefravær Retningslinjer for håndtering af sygefravær på arbejdspladsniveau Mål: At få den sygemeldte medarbejder hurtigst muligt tilbage på arbejde eller få afklaring på det videre forløb. Mål: At fremme medarbejdernes tilstedeværelse på arbejdspladserne gennem en fælles indsats og en fælles forpligtelse. Indhold: Retningslinjer om, hvordan lederen skal håndtere konkrete sygeforløb, bl.a. tidsfrister for afholdelse af sygefraværssamtaler og beskrivelser af løsningsmuligheder. Indhold: Beskriver hvordan der skal arbejdes med sygefravær på arbejdspladsen. Bl.a. ved at anvende APV og trivselsmålinger strategisk og ved brug af handleplaner og fastsættelse af måltal for sygefraværet. Værktøjer: Redskaber til at holde styr på antal sygedage: Advis'er fra SD, fraværsmodulet i SD, 120-dages lister. Redskaber til afholdelse af sygefraværssamtaler og beskrivelser af handlemuligheder: Oversigt over samtaleforløb, interviewguide til lederen ved sygemelding, samtale- og referatskemaer til sygesamtaler, vejledninger om lægeerklæringer, fastholdelsesplan, sygedagpengerefusion. Værktøjer: Statistikredskaber: Trivselsmålinger, APV er, fraværsmodulet i SD, statistik over sygefraværsårsager. Redskaber til udformning af handleplaner på arbejdspladsen: Katalog over ideer til handleplaner, folder om hvordan man laver en sygefraværshandleplan, beskrivelse af hvordan man inddrager sygefravær i APV, eksempel på handleplan

3 Indsatser på flere niveauer Tværgående indsatser Det er vigtigt, at sygefraværsstrategien anskues i sammenhæng med kommunens øvrige politikker og strategier, når den enkelte arbejdsplads arbejder med sygefravær. Bl.a. er der en helt naturlig kobling mellem sygefraværsstrategien og de politikker/strategier, som omhandler områder, hvor der kan arbejdes forebyggende i forhold til sygefravær. Det gælder bl.a. kommunens politikker/strategier om arbejdsmiljø, sundhedsfremme, stress, misbrug, kompetenceudvikling og PLUS-samtaler m.v. En række indsatser og redskaber har herudover til formål at understøtte det overordnede ledelsesmæssige fokus såvel som det ledelsesmæssige fokus på den enkelte arbejdsplads og i forhold til den enkelte sygemelding: Årsstatistik over medarbejdernes sygefravær Månedlige fraværsrapporter i LIS Kvartalvis udsendelse til direktørområderne af lister over medarbejdere med mere end 120 dages sygefravær Trivselsmålinger hvert 3. år Ledelsesevaluering hvert Tværgående indsatser 3. år Understøtter indsatser i det enkelte direktørområde og lokalt Udsendelse af advis er fra Lønservice, når det er tid til at holde sygefraværssamtale Indsatser i det enkelte direktørområde Statistik over fraværsårsager Overordnet fokus på sygefravær Silkeborg Datas fraværsmodul Disse værktøjer bliver løbende videreudviklet. Lokale indsatser Fokus på håndtering af den enkelte sygemelding Strategisk fokus på at nedbringe sygefraværet på den enkelte arbejdsplads Indsatser i det enkelte direktørområde Der udarbejdes hver måned ajourført fraværsrapport i LIS. Det er den enkelte direktør og chefgruppes ansvar at følge op i forhold til denne rapport. På samme måde gælder det, at det er direktørens ansvar at videreformidle data fra de lister over medarbejdere med mere end 120 dages fravær, som udarbejdes fire gange om året. Herudover kan der inden for det enkelte direktørområde være andre, overordnede indsatser. Det er således det enkelte direktørområde, der på et overordnet niveau beslutter, hvordan der skal arbejdes med sygefraværet

4 Lokale indsatser Den daglige leder på arbejdspladsen spiller en stor rolle i forhold til implementering af Retningslinjer for håndtering af individuelt sygefravær, idet det er den enkelte leders ansvar at sørge for at afholde de forskellige samtaler og følge op i forhold til den enkelte medarbejders sygefravær. Det kan aftales på den enkelte arbejdsplads, hvordan rammerne for håndtering af sygefravær i øvrigt skal udfyldes. I forhold til implementering af Retningslinjer for håndtering af sygefravær på arbejdspladsniveau vil det være naturligt for det lokale MEDudvalg eller personalemøde at gå ind i dette arbejde. Det anbefales, at der på lokal-med- eller personalemøde-niveau udarbejdes handleplaner for nedsættelse af sygefraværet på den pågældende arbejdsplads. Der ligger en række værktøjer under Retningslinjer for håndtering af sygefravær på arbejdspladsniveau, som den enkelte arbejdsplads kan lade sig inspirere af, men det er tanken, at handleplanen skal være tilpasset lokale forhold, og derfor står det arbejdspladsen frit for at benytte andre metoder end de foreslåede. Målet er, at det samlede sygefravær i kommunen i 2016 gennemsnitligt ikke overstiger 15,5 dage pr. medarbejder Mål og succeskriterier Med henblik på at tilskynde til en øget indsats anviser strategien pejlemærker i form af konkrete mål og succeskriterier. Det betyder, at fraværet i alle direktørområder skal reduceres med 8 % i forhold til 2011, hvilket giver følgende måltal for de enkelte direktørområder: 2011-niveau Måltal 2016 Borger & Arbejdsmarked 15,3 14,1 Børn & Kultur 15,9 14,6 Fællesforvaltningen 12,0 11,0 Sundhed & Omsorg 19,5 17,9 Teknik & Miljø 13,9 12,8 I alt 16,8 15,5 Der følges op en gang årligt i direktionen i forbindelse med de eksisterende redegørelser. Derudover foretages en evaluering af de opnåede mål midtvejs med henblik på eventuelt at korrigere de fastsatte måltal. Udmøntning af målene Da langtidssygefravær (sygefravær over 29 dage) tegner sig for ca. halvdelen af alt sygefravær i Esbjerg Kommune, er det målet, at en stor del af reduktionen hentes ved at afkorte sygemeldingernes længde ved en hurtigere afklaring af sagen. Langtidssygefravær har derfor et særligt fokus i Strategi for sygefravær

5 Derudover skal målene indfris gennem de tværgående og lokale indsatser, der bl.a. er beskrevet i de to sæt retningslinjer. Herudover igangsættes der løbende nye initiativer via bl.a. arbejdsmiljøstrategien. Kommunikation og implementering Sygefraværsstrategien er udformet i dialog med Hoved-MED, og strategien formidles og kommunikeres gennem MED-systemet samt Ledelsessystemet. MED-systemet spiller endvidere en væsentlig rolle ved implementeringen af strategien og de tilhørende retningslinjer, bl.a. ved udarbejdelse af handleplaner for nedbringelse af sygefraværet og højne tilstedeværelsen. Herved skal det sikres, at de fastlagte årlige måltal opnås. Succeskriterier Strategiens succeskriterier er: De opstillede mål realiseres De overordnede redskaber er kendt og benyttes i direktørområderne Hvert direktørområde har en plan for, hvordan der skal arbejdes med at reducere sygefraværet inden for eget regi inden Alle arbejdspladser har udarbejdet en handleplan for arbejdet med sygefravær inden Der følges op på dette i forbindelse med arbejdsmiljøregnskab Alle arbejdspladser kender og følger Retningslinjer for håndtering af individuelt sygefravær Strategien er godkendt af Hoved-MED den