Vejledning i at oprette postkasser i Digital Post Juli 2016
Hvem skal anvende vejledningen? Vejledningen er relevant for dig, hvis du skal oprette en postkasse og/eller mapper til postkasser. Du skal have én af følgende roller i systemet: Administrator Superadministrator Hvad kan du læse om i vejledningen? Du kan få vejledning i, hvordan du trin for trin opretter postkasser og mapper til postkasser i Digital Post. Du får en kort introduktion til, hvad postkasser og mapper er i Digital Post. Hvad skal være på plads, inden du går i gang? Før du begynder at oprette en postkasse, skal myndigheden beslutte, hvordan myndighedens kontakthierarki skal være. Du skal fx tage stilling til, hvor mange postkasser I ønsker at benytte samt, om der skal være kontaktflader målrettet hhv. borger og virksomhed, eller om der skal være et fælles kontakthierarki. Hvis du ikke har oprettet postkasser og mapper før, bør du læse vejledning om myndighedens kontakthierarkier i Digital Post. Side 2 af 31
Indhold 1. Introduktion til at oprette postkasser 4 1.1 Hvad er et kontakthierarki og en postkasse i Digital Post 4 1.2 Hvad er en mappe i Digital Post 4 1.3 Hvad kan du oprette 4 2. Overblik over, hvordan du opretter postkasser og mapper 5 3. Opret en postkasse 6 3.1 Trin 1 Log ind på Administrationsportalen og vælg faneblad 6 3.2 Trin 2 Opret postkasse 7 3.3 Trin 3 Opret information om postkassen 8 3.4 Trin 4 Vælg, hvor post skal leveres 10 3.5 Trin 5 Tilknyt emner (frivilligt) 13 3.6 Trin 6 Tilknyt fritekstfelter (frivilligt) 15 3.7 Trin 7 Godkendelse 18 4. Opret en mappe 19 5. Hvor kan du læse mere? 20 6. Hvornår er dokumentet sidst opdateret? 21 7. Bilag - Eksempler på visning af postkasser, emner og fritekstfelter 22 7.1 Eksempler på postkasser, emner og fritekstfelter 22 7.2 Meddelelse fra Digital Post til en sikker e-mail adresse 30 Side 3 af 31
1. Introduktion til at oprette postkasser Nedenfor får du en kort introduktion til at oprette postkasser og mapper i Digital Post. 1.1 Hvad er et kontakthierarki og en postkasse i Digital Post Myndighedens kontakthierarki består af myndighedens postkasser og postkassemapper (mapper). Ét kontakthierarki kan bestå af én eller flere postkasser samt én eller flere mapper. Hvis du opretter myndighedens første postkasse, bør du sikre dig, at I som myndighed har truffet beslutning om, hvordan I ønsker, at borgere og virksomheder skal kontakte jer hvordan skal jeres, kontakthierarki opbygges. Hvis du er ved at oprette en ny postkasse i et eksisterende kontakthierarki, bør du orientere dig om kontakthierarkiet, fx om I har et kontakthierarki til hhv. borgere og virksomheder og derfor har postkasser rettet mod hhv. borgere og virksomheder. Postkasser i Digital Post er et postkassenavn (et kontaktpunkt), som borgere og virksomheder får vist, når de vil skrive til myndigheden. OBS! Postkasser har fra starten en max kapacitet på 10 Mb. Hvis I har brug for øget kapacitet, fx fordi borgere eller virksomheder sender større filer til jer, skal du kontakte e-boks leverandøren. 1.2 Hvad er en mappe i Digital Post Hver myndighed kan bygge sin egen mappestruktur for at skabe overblik over postkasser og post, der kommer ind via Digital Post. Postkassemapper er synlige for borgere og virksomheder og er en del af kontakthierarkiet. 1.3 Hvad kan du oprette I Administrationsportalen kan du oprette: Postkasser evt. med tilknyttede emner og fritekstfelter Én eller flere mapper til postkasser Hvis du opretter den første postkasse i myndigheden, er der ingen mapper, du kan vælge mellem. Hvis postkassen skal placeres i en mappestruktur, skal du derfor oprette én eller flere mapper. Side 4 af 31
2. Overblik over, hvordan du opretter postkasser og mapper I tabellen nedenfor får du en kort beskrivelse af, hvilke trin der er i processen, når du skal oprette postkasser og mapper. Hvis du har brug for at læse mere om de enkelte trin, kan du læse mere i de følgende kapitler. Trin Hvad skal du gøre? Hvad er resultatet? Hvor kan du læse mere? 1 Log ind på Administrationsportalen og vælg fanebladet Kontaktmuligheder Opret en postkasse Du kan nu vælge at oprette en postkasse 2 Opret postkasse Du kan nu oprette information til postkassen 3 Opret information om postkassen Du har nu navngivet og beskrevet postkassen samt angivet aktiveringsdato Du kan her beslutte, om du vil placere postkassen i en mappe. Spring til Opret en Mappe, hvis der ikke er oprettet mapper - eller du skal bruge en ny mappe. 4 Vælg hvor post skal leveres Du har nu valgt, hvordan meddelelser til postkassen skal leveres til myndigheden 5 Tilknyt emner (valgfrit) Du har nu tilknyttet emneord til postkassen, for at kunne sortere posten yderligere 6 Tilknyt fritekstfelter (valgfrit) Du har nu oprettet et tekstfelt, der er tilknyttet et emne eller en postkasse 7 Godkendelse Du har nu oprettet en postkasse og kan se postkassen i Digital Post Kapitel 3.1 Kapitel 3.2 Kapitel 3.3 Kapitel 3.4 Kapitel 3.5 Kapitel 3.6 Kapitel 3.7 Opret en mappe 1 Opret en mappe Du har nu oprettet en mappe Kapitel 4 Side 5 af 31
3. Opret en postkasse Du skal oprette postkasser på Administrationsportalen. Nedenfor bliver du, trin for trin, guidet igennem, hvordan du opretter en postkasse og eventuelt tilknytter emner og fritekstfelter. 3.1 Trin 1 Log ind på Administrationsportalen og vælg faneblad Du skal logge på Administrationsportalen med rollen: Administrator eller Superadministrator. Du finder Administrationsportalen her: https://ekstranet.e-boks.dk Vælg fanebladet Kontaktmuligheder Klik på linket Vis postkasser Side 6 af 31
3.2 Trin 2 Opret postkasse Hvis din myndighed har slået virksomhedskontakthierarki til, skal du vælge, om postkassen skal vises for både borgere og virksomheder. Du kan se i fanebladet Flere kontakthierarkier, om virksomhedshierarki er slået til. Klik på Opret postkasse. Du kommer nu ind på siden Ny postkasse, hvor du kan tilføje en ny postkasse til myndighedens kontakthierarki i Digital Post. Side 7 af 31
3.3 Trin 3 Opret information om postkassen I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer ovenfor henviser til en kasse nedenfor. Indtast det navn på postkassen, som borgere og virksomheder får vist, når de vil skrive til myndigheden. Husk at navnet skal give mening for borgere og virksomheder. Indtast en beskrivelse af postkassen med information til borgere og virksomheder om, hvornår de bør skrive til jer via postkassen. Beskrivelsestekster bliver vist for borgere og virksomheder, hvis de klikker på Information. Du kan se et eksempel i bilaget under Brug af beskrivelser i postkasser. Side 8 af 31
Du kan indsætte en vejledning til borgere og virksomheder, der vil skrive til postkassen. Vejledningstekster bliver vist for borgere og virksomheder, når de åbner brugergrænsefladen til en postkasse. Du kan vælge at lægge et link ind i vejledningsteksten. Links skal skrives som: [link="url"]vist TEKST[/link]. Teksten URL skal du erstatte med URL og VIST TEKST med den cover tekst der beskriver, hvad der linkes til. Du kan se eksempel på vejledningstekst og link i bilaget under Brug af vejledninger, link og tekstfelter. Du kan vælge at placere postkassen i en bestemt mappe i valgmenuen. Hvis du ikke vælger en mappe, bliver postkassen placeret i roden på mappestrukturen. Mapperne virker på samme måde som en fold-ud-menu på en webside. I bilaget, under Brug af mappestruktur, kan du se et eksempel på en mappestruktur i Digital Post. OBS! Hvis du opretter myndighedens første postkasse, er der ikke nogle mapper at vælge imellem. Du kan læse om, hvordan du opretter mapper i kapitel 4. Indtast den dato, hvor postkassen skal aktiveres. Hvis du skriver dags dato, vil postkassen kunne benyttes af borgere og virksomheder, så snart den er oprettet. Du kan vælge at gøre postkassen skjult under Indstillinger. Du kan vælge at knytte en kode til den enkelte postkasse. Koden benyttes ved systemkald fra afsendersystemer, der henter en kopi af alle postkasser. Det er typisk relevant for fjernprintsystemer eller sikker e-mail systemer med add-on funktionalitet til forsendelse til Digital Post. Ved hjælp af koden kan afsendersystemer trække en bestemt postkasse ud af den totale mængde af postkasser. Sæt flueben ved én eller flere af følgende indstillinger: Skal postkassen bruges som standard til modtagelse af post, hvor slutbrugerne henvender sig direkte? Skal en kopi af alt modtaget post i postkassen gemmes? Skal postkassen være synlig for slutbrugerne? I tekstboksen nedenfor kan du se, hvornår du bør sætte flueben. Klik på Næste. Du kommer nu ind på siden Levering. Side 9 af 31
Hvornår bør du sætte flueben ved nedenstående tre indstillinger: Indstillingen: Denne postkasse skal bruges som standard til modtagelse af post, hvor slutbrugerne henvender sig direkte Sæt kun flueben, hvis postkassen skal indsættes som svarpostkasse i myndighedens meddelelser til borgere og virksomheder. Det er kun relevant, hvis I har angivet under materialer i Administrationsportalen, at borgere eller virksomheder kan svare på materialet. Indstillingen: Gem kopi af alt modtaget post i postkassen Sæt flueben, hvis I vil gemme en kopi af al post, der sendes til postkassen. Det er en forudsætning for, at I kan fremsøge en meddelelse i Administrationsportalen i Digital Post. Indstillingen: Postkassen skal være synlig for slutbrugerne Sæt flueben, hvis postkassen skal være synlig for borgere og virksomheder på hhv. borger.dk og virk.dk, så de kan initiere henvendelser til myndigheden gennem postkassen. Overvej, om adgang til postkassen gør det lettere for borgere og virksomheder at vurdere, hvilke dele af myndigheden, de kan henvende sig til og, om det gør det enklere for jer at fordele den post, I modtager via Digital Post. 3.4 Trin 4 Vælg, hvor post skal leveres Du skal vælge om myndigheden skal modtage post: Via et system, fx myndighedens ESDH system Via en sikker e-mail adresse Hvis I vil afhente digital post til et af jeres systemer, kan du i skærmbilledet Rediger Postkasse (se nedenfor) vælge at knytte afhentningssystemet til postkassen. Du får kun mulighed for at vælge et afhentningssystem her, hvis det er oprettet i Administrationsportalen. De fleste myndigheder modtager post via en sikker e-mail adresse Trin 4 viser dig, hvordan du kobler en postkasse og en eksisterende sikker e-mail adresse. Myndighederne skal selv oprette de sikre e-mail adresser, der skal kunne modtage post via Digital Post. Hvis I ikke har oprettet en sikker e-mail adresse, skal du oprette denne, inden du går i gang med trin 4. Hvis du har brug for hjælp, kan du læse vejledning i at oprette sikker e-mail adresse. Side 10 af 31
Nedenfor kan du se, hvordan du opsætter postkasser, der skal modtage post via sikre e-mail adresser. I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer ovenfor henviser til en kasse nedenfor. Vælg den sikre e-mail adresse, I vil modtage post på fra en borger eller virksomhed. OBS! Hvis det er første gang, I opretter en postkasse, skal du oprette mindst én sikker e-mail adresse. Klik på linket Opret ny e-mail adresse. Side 11 af 31
Sæt flueben ved Vores postsystem returnerer en kvittering ved modtagelse af post fra denne postkasse, hvis myndighedens modtagersystem sender kvittering for modtagelse ved kommunikation til postkassen. OBS! Hvis e-mailkvitteringen sendes krypteret og uden nødvendige metadata (DKAL-metadatafil eller -dialogtråd), bliver mailen afvist, når den sendes til Digital Post. Sæt flueben ved Indsæt automatisk en dialogtråd i e-mailen, hvis: I vil kunne styre et svar fra myndigheden hen til den borger/virksomhed, der har sendt beskeden I vil binde relateret post sammen i Digital Post Du bør sætte flueben her, med mindre I har besluttet, at I ikke medsender dialogtråde i klartekst. Klik på Næste og fortsæt med at oprette postkassen. Kort om dialogtråde Dialogtråden følger altid med i DKAL-metadatafilen. Hvis du sætter flueben ved Indsæt automatisk en dialogtråd i e-mailen, vil dialogtråden også blive skrevet med tekst i selve teksten i mailen. Hvis DKAL-metadatafilen går tabt ved et retursvar (fx fordi sagsbehandlerne benytter standard retursvarknappen i Outlook), kan Digital Post returnere et svar til rette modtager ud fra dialogtråden i mailteksten. I bilaget, under Meddelelser fra Digital Post til en sikker e-mail adresse, kan du se et eksempel på, hvordan en e-mail sendt fra Digital Post ser ud i Outlook samt eksempel på en dialogtråd. Side 12 af 31
3.5 Trin 5 Tilknyt emner (frivilligt) Kort om emner Du kan oprette et uendeligt antal emner eller emneord til postkasser. Hvis du ikke vil oprette et emne, skal du springe videre til godkendelse i trin 7. Emner er en mulighed for, at I kan lave en yderligere sortering af post, der sendes via Digital Post. Borgere og virksomheder vælger emner i den brevskabelon, som de skriver beskeden i på samme måde, som hvis der var knyttet emner til en mailskabelon i fx Outlook. Du kan også tilføje en formular til emne. Se vejledning til at anvende besvarelsesformular Du kan se eksempler på emner og en udfoldet emne-valgliste i bilaget under Brug af emner i I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer ovenfor henviser til en kasse nedenfor. Indtast navn på hvert nyt emne, du vil oprette og klik på Opret emne, for hvert emne du vil oprette. Side 13 af 31
Du kan tilføje en Formular til et emne. (se vejledning i at anvende besvarelsesformular) Klik på Opret emne og tilføj yderligere information. I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer ovenfor henviser til en kasse nedenfor. I feltet Oprettede emner kan du se emner, der er oprettet. Sæt evt. flueben ved Slutbrugeren skal vælge et af ovenstående emner ved henvendelse til denne postkasse. Når du har sat flueben, skal borgere og virksomheder vælge et emne for at kunne sende en meddelelse til postkassen. Du kan se et eksempel på en emneliste i bilaget under Brug af emner i postkas- Side 14 af 31
ser. Tilføj evt. nye emner: Indtast navn på emnet og klik på Opret emne. Klik på Næste 3.6 Trin 6 Tilknyt fritekstfelter (frivilligt) Felter er fritekst indtastningsfelter, som du kan knytte til postkasser eller emner. Du kan tilknytte op til to felter til hvert emne/postkasse. Det er valgfrit, om du vil tilknytte fritekstfelter til en postkasse eller emner. Hvis du ikke vil oprette et felt, skal du springe videre til godkendelse i trin 7. Du kan enten knytte et felt til en postkasse eller et emne: Hvis du vil knytte feltet til postkassen: Vælg [Standard emne] Feltet er synligt for borgere og virksomheder, uanset om de vælger et emne. Du kan også knytte felter til postkassen, selvom du ikke har oprettet emner til postkassen. Hvis du vil knytte feltet til et emne: Vælg emnet, du vil knytte ét eller flere felter til Feltet er synligt for borgere og virksomheder, hvis de vælger emnet. I bilaget, under Brug af fritekstfelter knyttet til emner, kan du se et eksempel på, hvordan et fritekstfelt ser ud, når det er knyttet til en postkasse eller til et emne. Side 15 af 31
Klik på Næste. Du er nu klar til at oprette feltet. I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer ovenfor henviser til en kasse nedenfor. Indtast den tekst, som borgerne ser ud for fritekstfeltet. Indtast evt. en fast kode, der er knyttet til fritekstfeltet. Feltet ESDH-kode er skjult for borgere og virksomheder. Se nærmere i tekstboksen nedenfor. Sæt flueben, hvis indtastningsfeltet skal være obligatorisk. Side 16 af 31
OBS! Når feltet er obligatorisk, kan borgere og virksomheder ikke sende meddelelse uden at udfylde feltet. Klik på Opret indtastningsfelt Du har nu oprettet feltet. Klik på Næste. I det næste skærmbillede, skal du ikke gøre noget. Klik på Næste ESDH-kode Det kan være en fordel at bruge ESDH-kode, fordi borgerne kan taste forkert i et fritekstfelt. ESDH-koden betyder, at indholdet i feltet er det samme, uanset hvad borgeren indtaster. ESDHkoden kan fx rumme et KLE, FORM-koder eller et selvopfundet navn. Feltet kan også benyttes til distribution via myndighedens automatiske distributionssystem (input management) eller til straksjournalisering ved integration til et ESDH-system. Side 17 af 31
3.7 Trin 7 Godkendelse Du får vist et resume af det, du er ved at oprette. Hvis du vil rette noget: Klik på Tilbage Hvis du ikke vil rette noget: Klik på Godkend Nu er postkassen oprettet. Du kan se postkassen i listen over postkasser og mapper. Du kan senere redigere i den/de oprettede postkasser. Fx hvis du vil bruge et andet afhentningssystem, sende til en anden sikker e-mail adresse eller nedlægge en postkasse. Side 18 af 31
4. Opret en mappe Du kan oprette en eller flere mapper. Postkassemapper er med til, at I nemmere kan få et overblik over den post, I modtager via Digital Post. I kasserne under skærmbilledet kan du se, hvad du skal gøre i hvert felt. Hvert nummer ovenfor henviser til en kasse nedenfor. Klik på Opret ny mappe. Du får herefter vist dialogboksen Opret mappe. Indtast navnet på mappen i feltet Navn. Indtast evt. en beskrivelse til mappen. Beskrivelsen er til internt brug og bliver ikke vist for borgere eller virksomheder. Vælg, hvor mappen skal placeres. Du kan oprette lige så mange mapper og undermapper, som du har brug for. Klik på OK. Mappen er nu oprettet. Hvis du vil oprette flere mapper med det samme, skal du gentage ovenstående trin for hver mappe, du vil oprette. Side 19 af 31
5. Hvor kan du læse mere? Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet en række andre vejledninger om anvendelsen af Digital Post. I tabellen nedenfor kan du se, hvad du ellers kan få information om. Hvis du skal vide noget om Hvordan I kan opbygge myndighedens kontakthierarki Hvordan du opretter sikker e-mail adresse Hvor finder du informationen? Introduktion til at opbygge myndighedens kontakthierarki på www.digst.dk/digitalpostvejledninger Vejledning i at oprette sikker e-mail adresse på www.digst.dk/digitalpostvejledninger Hvordan du opbygger dybe links fra bunden Hvordan du linker til en borgers digitale postkasse Vejledning om dybe links i Digital Post på www.digst.dk/digitalpostvejledninger Hvordan du linker til en myndigheds postkasse Hvordan du fremsøger sendte og modtagne meddelelser Hvordan du knytter en svarpostkasse (id-nr.) til et materiale Vejledning i at fremsøge sendte og modtagne meddelelser på www.digst.dk/digitalpostvejledninger Vejledning i at oprette afsendersystemer i Digital Post på www.digst.dk/digitalpostvejledninger Hvordan Digital Post er opbygget Introduktion til Digital Post på www.digst.dk/digitalpostvejledninger Roller og rettigheder i Administrationsportalen Brugerstyring i Digital Post på www.digst.dk/digitalpostvejledninger Hvordan opretter du besvarelsesformular til anvendelse på postkasser og materiale Vejledning i at anvende besvarelsesformular www.digst.dk/digitalpostvejledninger Side 20 af 31
6. Hvornår er dokumentet sidst opdateret? Digitaliseringsstyrelsen gennemgår halvårligt alle vejledninger til anvendelse af Digital Post. I tabellen nedenfor kan du læse kort om, hvad der er redigeret i denne vejledning og hvornår. Dato Version Kort beskrivelse af opdateringen Februar 2016 1.0 Vejledningen er opdateret og flyttet til ny skabelon 12. juli 2016 1.1 Vejledning er opdateret med skærmbilleder til besvarelsesformular Side 21 af 31
7. Bilag - Eksempler på visning af postkasser, emner og fritekstfelter I bilaget kan du se eksempler på, hvordan en postkasse, emner og fritekstfelter vil se ud for borgere og virksomheder. 7.1 Eksempler på postkasser, emner og fritekstfelter Nedenfor kan du se eksempler på: Brug af beskrivelser i postkasser Brug af vejledninger, link og fritekstfelter Brug af mappestruktur Brug af emner i postkasser Brug af fritekstfelter knyttet til emner Side 22 af 31
Brug af beskrivelser i postkasser Du kan se, hvordan en beskrivelse ser ud i postkassen Aarhus Universitetshospital. Beskrivelsen kommer frem, hvis borgeren klikker på Information. Side 23 af 31
Brug af vejledninger, link og fritekstfelter Du kan se, hvordan en vejledningstekst kan bruges i en postkasse. I eksemplet er vejledningen en kombination af vejledning og et link til den kontaktkanal, som Næstved Kommune ønsker, at borgerne skal benytte ved meddelelse om flytning. Du kan også se, hvordan et fritekstfelt kan se ud. I eksemplet er fritekstfeltet brugt til, at borgeren kan indtaste et kontakttelefonnummer. Side 24 af 31
Nedenfor kan du se en postskabelon, som den kan se ud uden vejledningstekst, emner og fritekstfelter. Side 25 af 31
Brug af mappestruktur Du kan se et eksempel på en mappestruktur, som Bornholms Regionskommune har oprettet. Mappen Arbejde, dagpenge og orlov er foldet ud og viser de postkasser, der er placeret i mappen. Side 26 af 31
Nedenfor kan du se et eksempel på en postkasse, hvor der ikke er oprettet postkassemapper. Side 27 af 31
Brug af emner i postkasser Du kan se et eksempel på emner. Side 28 af 31
Brug af fritekstfelter knyttet til emner Du kan se, hvordan et fritekstfelt vises for en borger, når det er tilknyttet et emne. Ved oprettelse af meddelsen har borgeren valgt emne 1. Derfor er de felter, der er knyttet til emnet, blevet synlige for borgeren. Side 29 af 31
7.2 Meddelelse fra Digital Post til en sikker e-mail adresse Du kan se eksempel på en meddelelse sendt fra Digital Post til en sikker e-mail adresse i Næstved Kommune - Skriv til Næstved Kommune. I DKAL-metadatafilen er der lagret en række metadata i xml. Digital Post benytter disse metadata til at styre et evt. retursvar til rette modtager og til, hvilken postkasse ID og evt. emneid, som skal følge med svaret. DKAL-dialogtråden er skrevet ud med tekst i brødteksten på mailen. Side 30 af 31
Digital Post er en fællesoffentlig teknisk infrastrukturløsning, som giver mulighed for sikker digital kommunikation mellem myndigheder og borgere/virksomheder. Myndigheder, som er offentlige afsendere af Digital Post, skal kunne modtage og besvare Digital Post fra både borgere, virksomheder og myndigheder. Derudover bør myndigheder så vidt muligt sende breve til borgere eller virksomheder digitalt, herunder som Digital Post. Vejledninger er udarbejdet og vedligeholdes af Digitaliseringsstyrelsen. digst.dk Side 31 af 31