Arkivering af Digital Post på Virk. Vejledning til Digital Post for virksomheder

Transkript

1 Arkivering af Digital Post på Virk Vejledning til Digital Post for virksomheder

2 Arkivering af Digital Post på Virk Virksomheden kan give forskellige personer eller enheder ansvar for at håndtere bestemte meddelelser. Det kræver, at posten automatisk bliver sorteret og arkiveret i mapper. Arkivering af meddelelser i Digital Post Med Digital Post på Virk kan din virksomhed sortere og arkivere sine digitale meddelelser. Som udgangspunkt lander de i indbakken, men de kan nemt flyttes til mapper. I kan enten arkivere jeres digitale postmeddelelser manuelt ved at oprette mapper og flytte den digitale post til disse mapper. Eller I kan definere regler, der automatisk flytter og arkiverer meddelelser for jer. Hvorfor arkivere meddelelser automatisk? Den store fordel ved automatisk arkivering er, at de enkelte brugere kan gå direkte til håndteringen af bestemte digitale meddelelser, som de er ansvarlige for. Det er med andre ord ikke nødvendigt, at en administrator bruger tid på at fordele den digitale post videre fra indbakken. Du kan sætte den automatiske arkivering op på flere måder. Du kan fx sortere ud fra virksomhedens P-numre, så alle meddelelser fra det offentlige, hvor der er tilknyttet et specifikt P-nummer, automatisk vil havne i en ønsket mappe. Andre muligheder er at sortere efter afsender, så alle meddelelser fra fx SKAT ryger i én mappe, eller at sortere efter typer af meddelelser, så alt, der eksempelvis handler om momsindberetninger, havner i samme mappe. Arkivering i standard og udvidet funktionalitet Der er som sådan ikke forskel på mulighederne for arkivering af Digital Post for brugere med henholdsvis standard og udvidet funktionalitet. Men der er til gengæld stor forskel på behovet hos de forskellige brugere. Standard funktionalitet er nemlig oftest for virksomheder med én eller meget få brugere. Derfor er der typisk ikke det samme behov for at arkivere. Virksomheder med udvidet funktionalitet har derimod oftest flere brugere tilknyttet Digital Post, og hver af disse brugere har deres egne mapper med fx Sendt post, Slettet post og Kladder. Men endnu vigtigere er muligheden for at sortere særlige typer af meddelelser, så de havner hos de rigtige brugere i første omgang fx i henholdsvis en virksomheds administrations- eller indkøbsafdeling. Du kan læse mere om forskellen på standard og udvidet funktionalitet i Opsætning af din digitale postkasse på Virk. 02

3 Sådan arkiverer du Digital Post Der er grundlæggende to metoder at arkivere Digital Post på: Du kan selv flytte enkelte meddelelser, eller du kan benytte dig af arkiveringsregler, der flytter meddelelserne for dig. Disse regler kan du desuden sætte op på to forskellige måder, hvor den afgørende forskel er, om selve flytningen til andre mapper sker automatisk eller manuelt. Det hele bliver gennemgået på de næste sider: Hvis du selv vil flytte meddelelser til andre mapper Denne mulighed er kun tilgængelig for meddelelser, der ikke allerede er omfattet af en arkiveringsregel, hvor de automatiske bliver flyttet til andre mapper. Når du har læst eller behandlet en digital postmeddelelse i din indbakke, kan du nemt og hurtigt flytte den til en anden mappe. Du kan enten gøre det med funktionen Flyt eller ved hjælp af Drag and drop : Flyt Marker de dokumenter og meddelelser, du vil flytte, og klik så på Flyt. Drag and drop Brug musen til at trække meddelelserne hen til den mappe, du vil flytte dem til. Når du bevæger musen hen over de forskellige mapper, kan du samtidig se, hvor mange meddelelser du flytter. Automatisk arkivering af Digital Post Du kan indstille din digitale postkasse til at arkivere meddelelser automatisk, når de bliver modtaget. Det gør du ved at formulere regler, som du kan basere på to forskellige kriterier: Tilmeldingsgruppe eller P-nummer. Tilmeldingsgruppe Den enkelte digitale meddelelse er knyttet til en tilmeldingsgruppe. Du kan se i undermenuen Tilmeldinger i Digital Post, hvilke tilmeldingsgrupper de enkelte myndigheder har opsat. P-nummer Myndighederne kan adressere specifikke enheder i virksomheden med et P-nummer, der angives i meddelelsen, og din digitale postkasse kan så automatisk placere de enkelte meddelelser der, hvor du foretrækker. P-numre angiver en virksomheds produktionsenheder, og en virksomhed kan godt have flere P-numre. Du kan læse mere på Manuel arkivering af Digital Post Manuel arkivering af en meddelelse betyder, at du har lavet en arkiveringsregel for en særlig type meddelelser, men at selve flytningen til den specifikke mappe først sker, når du ønsker det. Lad os tage et eksempel: Du har lavet en regel om, at alle meddelelser fra SKAT skal arkiveres i en særskilt mappe, men du har valgt manuel arkivering. Derfor bliver enhver meddelelse fra SKAT liggende i din indbakke i Digital Post, indtil du selv aktiverer arkiveringen. Du skal blot markere meddelelsen og trykke på Arkiver. Så bliver meddelelsen flyttet direkte til den mappe, du har valgt i arkiveringsreglen. 03

4 Sådan gør du trin for trin Her giver vi dig et eksempel på, hvordan du sætter Digital Post op til automatisk at arkivere meddelelser. Hele pointen med arkivering er at flytte meddelelser fra indbakke til mappe. Så før du kan lave regler for automatisk arkivering, skal du oprette en eller flere mapper i din digitale postkasse. Inden du begynder at oprette en masse regler og mapper, er det en god ide at overveje din virksomheds behov. Jeres mappestruktur, brugerrettigheder og regler for automatisk sortering bør nemlig afspejle jeres behov. Vær opmærksom på, at alle regler følger mappen. Det betyder, at dine regler ikke ændrer sig, hvis du fx flytter en mappe. Reglen følger derimod med, så meddelelser stadig bliver arkiveret i den samme mappe. Sådan opretter du en mappe 1. Log ind på Virk, og klik på Opret mappe nederst i menuen i venstre side. Første gang du skal oprette en mappe, kan du også gå direkte til at oprette en arkiveringsregel (se nedenstående vejledning). Er der ikke oprettet mapper i forvejen, vil du nemlig automatisk blive bedt om at oprette en. 2. Giv mappen et navn, og vælg dens placering. Som udgangspunkt vil din mappe blive placeret i det såkaldte Øverste niveau. Det betyder, at mappen bliver en slags hovedmappe, som du senere kan oprette undermapper i. Næste gang du opretter en mappe, kan du dermed vælge at placere den inden i en af dine eksisterende mapper. 3. Klik på OK. Din mappe er nu oprettet og synlig i menuen i venstre side. Sådan opretter du en arkiveringsregel Du kan oprette arkiveringsregler på tre forskellige måder: Arkivere efter meddelelsestype (så fx alle meddelelser med et specifikt P-nummer havner i samme mappe) Arkivere efter afsender (så fx alle meddelelser fra SKAT havner i samme mappe) Flytte alle meddelelser til samme mappe. 04

5 Uanset hvilken type regel du vil oprette, skal du starte med at logge ind på Virk og vælge Arkiveringsregler fra menuen øverst til højre i skærmbilledet: Hvis du vil oprette en arkiveringsregel baseret på meddelelsestype 1. Log ind på Virk, og vælg Arkiveringsregler i menuen. 2. Vælg Opret generel regel. 3. Udfyld felterne i næste skærmbillede: Attentiontype : Dette er arkiveringskriteriet; her kan du fx vælge P-nummer. Attentionværdi : Her skriver du fx P-nummeret. Flyt post til mappen : Her vælger du den mappe, du vil arkivere meddelelserne i. 4. Klik på Gem. 05

6 Hvis du vil oprette en arkiveringsregel baseret på afsender 1. Log ind på Virk, og vælg Arkiveringsregler i menuen. 2. Vælg Opret regel baseret på afsenderen. 3. Søg og vælg afsender i søgefeltet. 4. Udfyld felterne i næste skærmbillede: Angående : Vælg det relevante emne fra dropdown-menuen. Attentiontype : Dette er arkiveringskriteriet; her kan du fx vælge P-nummer. Attentionværdi : Her skriver du fx P-nummeret. Flyt post til mappen : Her vælger du den mappe, du vil arkivere meddelelserne i. Dette felt skal udfyldes. 5. Klik på Gem. Hvis du vil automatisk vil arkivere alle meddelelser i samme mappe 1. Log ind på Virk, og vælg Arkiveringsregler i menuen. 2. Vælg Opret generel regel. 3. Vælg kun ønsket mappe i feltet med Flyt post til mappen. 4. Klik på Gem. Værd at vide om udvidet funktionalitet Bruger du Digital Post i udvidet funktionalitet, er der et par ting, du skal være opmærksom på, når du opretter arkiveringsregler: Hvis du flytter et dokument til indbakken eller til øverste niveau i en anden mappe, bliver dokumentets status samtidig ændret til ulæst. Dette sker også, selvom systemet er sat op til at udsende advisering. Hvis du flytter et dokument fra én placering til øverste niveau i en mappe, bliver der sendt en advisering, hvis der er tilmeldt adresser til advisering i mappen. 06

7 Udarbejdet af Digitaliseringsstyrelsen, 2016 Digitaliseringsstyrelsen Landgreven 4, Postboks København K T: E: digst@digst.dk