Kort vejledning til Digital Post

Transkript

1 Kort vejledning til Digital Post Kort vejledning til Digital Post... 1 Sådan sender du et brev med Digital Post-løsningen... 2 Retursvar (udfyldes kun første gang)... 3 Dokument Titel... 4 CPR eller CVR nr. Til digital post... 4 Retursvar muligt... 5 Kvitteringstype... 5 Afsendelsesdato... 5 Søgning efter CPR og/eller adr. i tekst... 6 Forsendelsesomkostninger afholdes af... 6 Når du har trykket Udfør... 6 Udskriv... 7 Kanalvalg... 8 Digital Post... 9 Send... 9 Når du har trykket Send - Den decentrale forsendelseslog... 9 Sådan tilføjer du bilag Sådan sender du direkte til et CPR-nummer, hvor modtager HAR en eboks Sådan sender du direkte til en adresse, når modtager IKKE har en eboks Version maj 2016 admihjh admihbr

2 Sådan sender du et brev med Digital Post-løsningen Løsningen er meget nem at anvende. Når du sender et brev afsted, finder løsningen selv ud af, om modtager har en eboks, eller om der skal sendes et fysisk brev. Hvis der skal sendes et fysisk brev, bliver det automatisk printet og pakket hos vores leverandør og leveret som A-post. Som udgangspunkt skal du derfor have både CPR-nummer og folkeregisteradresse på modtager. Har du det, behøver du altså ikke gøre ret meget andet end at skrive brevet og trykke på print. Det er muligt at lave sine egne skabeloner, men den nemmeste måde at benytte løsningen på, er ved at benytte AU-skabelonen Digitalt brev. Den finder du sammen med de andre AU-Skabeloner i Word. Når du har valgt skabelonen udfylder du de relevante felter og trykker ok, så oplysningerne bliver indsat i dit brev. Der er udførlig vejledning til de enkelte felter, men for en god ordens skyld bliver de også gennemgået i denne vejledning. Det er grundlæggende den dialogboks du kender fra de almindelige brevskabeloner, blot tilføjet enkelte felter, der er specifikke for Digital Post. Dialogboksen, der åbner, når du vælger skabelonen ser ud som nedenfor: 2

3 Retursvar (udfyldes kun første gang) For at kunne benytte tilbagesvar - dvs. at modtager kan svare direkte fra eboks er det nødvendigt at du redigerer din profil og tilføjer en tilbagesvarskode. Koden er 5-cifret og du får den af din superbruger. For at modificere profilen skal du trykke på knappen med de tre punktummer udfor din Dokumentprofil. Ret profil. 3

4 Dernæst skal du skrive din 5-cifrede kode i feltet Retursvar modtager. Når du har gemt oplysningerne, vil du nu kunne modtage svar, hvis du giver mulighed for at svare, når du opretter dit brev. Alle besvarelser fra eboks sendes til den funktionspostkasse, enheden benytter i forbindelse med Digital Post. Spørg din superbruger, hvis du er i tvivl om hvilken det er. Hvis en bruger svarer på en henvendelse fra AU, og der ikke er angivet et korrekt 5-cifret nummer i feltet Retursvar modtager, vil beskeden i stedet ryge i AU s hovedpostkasse og vil skulle forwardes herfra. Du kan godt have flere profiler med forskellige retursvar-koder. Dokument Titel Feltet Dokument titel svarer lidt til emne-linien i en . Det er, sammen med afsender, det første modtageren ser i eboks. Sørg for at den er beskrivende for emnet. CPR eller CVR nr. Til digital post 4

5 Feltet CPR eller CVR nr. til digital post skal ligeledes udfyldes. Som nævnt finder løsningen selv ud af om modtager har en eboks eller om der skal sendes et fysisk brev. Og her er CPR-nummeret nøglen. CPRnummeret er altid uden bindestreg! F.eks Har du udfyldt titel og CPR-felterne kan du i princippet gå videre. Men du har yderligere nogle muligheder. Retursvar muligt Når du sender vil modtageren som udgangspunkt kunne svare på din henvendelse fra sin eboks. Ønsker du ikke at modtage svar fra eboks, kan du vælge ikkemuligt. Det er relevant, hvis du ønsker at dirigere evt. henvendeler over på en anden kommunikationskanal, fx telefon. Men som udgangspunkt kan modtageren svare på en henvendelse via eboks. Kvitteringstype Når du sender, bestemmer du yderligere selv, i hvilket omfang du ønsker kvitteringer for det du sender. Som udgangpunkt får du kun besked, hvis der er fejl i din forsendelse. Det er i de fleste tilfælde godt nok, da du for hver forsendelse yderligere får adgang til en log med detaljerede oplysninger om din forsendelse. Evt. kvitteringer sendes til din personlige mail. Afsendelsesdato Det er muligt at udskyde afsendelsen op til 5 dage, hvis man f.eks. arbejder op til en weekend og brevet først skal være tilgængelig fra om mandagen. Men vær opmærksom på, at breve til modtagere, der ikke har eboks, bliver sendt med det samme og som A-post. Med de nye regler for udlevering, ser det dog ud til at almindelige papirbreve dog under alle omstændigheder kommer til at være flere dage undervejs. Brevene bliver sendt umiddelbar efter midnat, når man skifter til den angive dag og er i modtagerens eboks stort set med det samme. Evt. mail- / sms-advideringer vil dog typisk først nå frem et par timer senere. Hvis du angiver dags dato, vil brevet blive afsendt straks efter, at du har sagt ok til afsendelsen. 5

6 Søgning efter CPR og/eller adr. i tekst Default er ja, og det betyder at løsningen altid vil kigge efter CPR-numre og adresse bestemte steder i de dokumenter, du sender. Ift. CPR-nummer så benyt muligheden der er nævnt ovenfor, da det sikrer en korrekt indsættelse af CPR-nummer og dermed modtager. Adresse bør altid medtages, da det er en forudsætning for at dit brev kan nå frem, hvis modtager ikke har en eboks. Ved du at modtager har en eboks, kan du evt. udelade fysisk adresse. Forsendelsesomkostninger afholdes af Forsendelsesomkostninger for Centraladminsitrationen og administrationscentrene afholdes af Fællesadministrationen. Andre enheders forsendelsesudgifter afholdes af fakulteterne. Når du har udfyldt De relevante felter så tryk Udfør. Når du har trykket Udfør Dit dokument åbner i word og du kan nu skrive dit brev / kopiere indhold ind fra en skabelon. Der er to ting, der er anderledes, hvis du kigger på brevet. Dels er sidenummereringen lavet således at den sidste side aldrig tæller med i det samlede antal, dels er der på den sidste side en række koder, der sætter 6

7 løsningen i stand til at sende dit brev alt efter, hvordan du har udfyldt ovenstående felter. Det er ikke noget brugeren kommer til at se koderne bliver skrællet af og det er ikke noget, du behøver at have delatjeret vide om, med mindre du er superbruger. Her er de bare medtaget, så du ikke bliver overrasket første gang du sender et brev. Udskriv Når du har skrevet dit brev og vil sende det, trykker du på Udskrivning (CTRL+P) og vælger den printer, der hedder Fjernprint og trykker på Udskriv. Det starter din default browser (benyt helst Firefox eller Chrome), og hvis alt er i orden dukker nedenstående side op. 7

8 Hvis der kommer en login-boks, så skal du bruge dit UNI\AUxxxxx login. Umiddelbart vil du bare kunne trykke på Send og så er dit brev på vej. Hvis du har behov for det, kan du yderligere bladre dit brev i gennem og ved selvsyn konstatere, om alt er korrekt. Du har dertil mulighed for at lave en række tilpasninger, tilføje bilag mv. som vi gennemgår nedenfor. Kanalvalg Løsningen er sat op til altid at forsøge at sende til eboks først, og hvis den ikke kan finde en eboks i den anden ende, så at sende et brev med A-post. Under kanalvalg kan du altid se både modtager (er det korrekt CPR-nummer?) og hvilken kanal, der benyttes. I dette tilfælde Digital post = eboks. 8

9 Digital Post Under dette afsnit kan du se Titel mv. og evt. kontrollere om det hele er korrekt. Send Når du er klar, trykker du Send og så er brevet på vej til modtageren. Når du har trykket Send - Den decentrale forsendelseslog Alle breve får et unikt ID og du har mulighed for at slå dine egne forsendelser op og se status på dem. Du skal bare trykke på linket. 9

10 Forsendelses-loggen giver dig en lang række fremsøgnings- og sorteringsmuligheder. Sørg for at bogmærke denne side, så du nemt kan gå til den, hvis du får behov for det. Hvis dit brev har status en Modtaget Digital Post, så er det allerede nået frem til modtagerens eboks. Det sker oftest i løbet af et par minutter. I princippet er det muligt at bremse en fejlforsendelse. I praksis er det dog ikke muligt. Dels er posten fremme stor set med det samme (men undtagelse af de fysiske breve), dels koster det ca. 500 kr. pr. brev. Hvis du har behov for yderligere oplysninger om din forsendelse, trykker du på linket. Billedet giver uddybende oplysninger om din forsendelse og kan f.eks. bruges til arkivering sammen med brevet. 10

11 Sådan tilføjer du bilag Det er muligt med enkelte begrænsninger - at tilføje indtil flere bilag på en forsendelse. Dels er det kun PDF er, der kan vedhæftes, dels må den samlede forsendelse ikke være større end 10 MB. De fleste af vores multifunktionsmaskiner har en scanningsindstilling, der egner sig til arkivering og som gør at selv meget store dokumenter kan scannes uden at fylde ret meget. Start med at trykke på fanen Bilag og tryk så på knappen Tilføj/sorter bilag. Både i Chrome og Firefox skal du nu tillade siden at køre usikre scripts. Se efter et skjold i adresse-linjen. Den tilsvarende funktion virker pt. IKKE i Internet Explorer. Det arbejder vi på at få den til at gøre. Tryk på Upload bilag. 11

12 Naviger til det eller de dokumenter du ønsker at vedhæfte som bilag og tryk på Åbn. Husk det er kun PDF er, der kan medsendes. Når bilaget er vedhæftet korrekt, får du et grønt hak under Status. På Resume er der nu sket nogle opdateringer. 12

13 Der er dukket et nyt punkt Bilag op, og under dette kan du se antallet af vedhæftede bilag på din forsendelse. Du kan nu sende. Sådan sender du direkte til et CPR-nummer, hvor modtager HAR en eboks Nogle gange kan man have behov for at sende et bilag direkte til en modtager, man ved har en eboks, og hvor det ikke er nødvendigt med et følgebrev. Det kan også lade sig gøre. Man finder sit dokument frem, hvad enten det nu er et word-dokument eller en PDF, og printer direkte til Fjernprint. 13

14 Da løsningen skal have en valid adresse, bliver du nødt til at skrive modtagers CPR-nummer for at komme videre. Så snart du har skrevet et korrekt CPR-nummer forsvinder den gule kasse og det røde udråbstegn, og du kan trykke videre på Resume og sende dit brev. Sådan sender du direkte til en adresse, når modtager IKKE har en eboks. Udenlandske studerende har f.eks. ikke altid et CPR-nummer og en eboks. Derfor kan du stadig godt benytte løsningen. Det kræver bare at du i dit brev har skrevet den adresse, der skal sendes til. 14

15 Du skriver dit brev og sørger for at adressen står i adressefeltet. Når du er klar printer du til Fjernprint. Da løsningen skal have en valid adresse og du ikke har et CPR-nummer, bliver du nødt til manuelt at skifte kanal til Brev. 15

16 Du kan kontrollere modtagers adresse under fanen Post og Print. Den kan ikke ændres her! Tryk derefter på Resume Dit brev kan nu sendes og vil nå frem som et fysisk brev til modtager. 16