Årsberetning 2015/2016 Midtjysk Boligselskab
Indledning I 2015 kom Midtjysk Boligselskab tilbage til den gamle model med egen forretningsfører i samarbejde med Boligkontoret Danmark. Den ny forretningsfører har selvfølgelig brugt tid og kræfter på at lære selskabet og dets afdelinger samt samarbejdspartnere at kende. Men i godt samarbejde med personalet, bestyrelsen og forretningsudvalget er arbejdet blevet løst til alles tilfredshed. Nu ser vi frem til en periode uden de store ændringer i administrationen. Det er også godt, for vi har rigeligt med andre spændende ting i gang i selskabet. Samtidig med, at vi opsagde samarbejdet med SAB viste det sig hurtigt, at det ikke var optimalt, at bo i samme hus, bl.a. fordi vi sad på to etager. Boligkontoret Danmark besluttede derfor i 2015 at flytte administrationskontoret fra Skanderborg til Silkeborg. I 2018 lander vi i nye lokaler på Borgergade 8-10, men indtil da har vi indrettet os i Ved Skrænten 4 sammen med Byg Vest, Boligkontoret Danmarks bygegafdeling i Jylland. Selv om administrationens lokaler er flyttet fra Skanderborg til Silkeborg, har Midtjysk Boligselskab fortsat Skanderborg Kommune som hjemstedskommune. Denne tilknytning for boligselskabet er nemlig uafhængig af, hvor Boligkontoret har sine lokaler. Bestyrelsens arbejde Det løbende arbejde med Midtjysk Boligselskab bliver varetaget af organisationsbestyrelsen. Bestyrelsen holder løbende møder over året, hvor forretningsføreren og forvaltningskonsulenten deltager. Bestyrelsen har også i 2015 afholdt et todages seminar med temaer om målsætninger, materiale til nyindflyttere samt revidering af selskabets politikker for repræsentation. Dertil kommer en temadag sammen med det adminitrative personale i marts 2015 om afdelingernes kommende større renoveringsopgaver og henlæggelser. Da Midtjysk Boligselskab er en del af Boligkontoret Danmark, deltager bestyrelsens medlemmer også i de udvalg, der er nedsat i BDK. Samtidig sidder formanden for selskabet i BDK s forretningsudvalg og bestyrelse. For at kunne følge med i de mange opgaver, som bestyrelsen skal arbejde med i løbet af et år, har selskabet nedsat et udvalg, der koncentrerer sig om forskellige emner. Du kan se hvordan bestyrelsen har konstitueret sig og sammensætningen af de arbejdende udvalg sidst i beretningen. Forretningsudvalget Mødes løbende gennem året og forbereder møderne i organisationsbestyrelsen. Derudover behandler udvalget mindre emner af mere driftsmæssig karakter, der således ikke behøver at blive behandlet i bestyrelsen. Byggeudvalget Udvalget har meget på dagsordenen og mødes efterhånden oftere end bestyrelsen. I 2015 er der arbejdet med følgende projekter: 2
Projekt Sted Start/Projektbeskrivelse Antal boliger Rødtjørnen II Horsens De første 20 boliger blev taget i brug december 2015, 20 i marts 2016 og desidste er klar til indflytning juli 2016. 60 boliger. Henvendelse fra Horsens kommune Hovedgård, Horsens Projektet afventer Horsens Kommune. Ca. 12 boliger. Henvenselse fra Horsens Kommune Lund, Horsens Projekt hvor der i foråret 2016 forhandles om grundkøb. Ca. 60 boliger Nørreport Hammel Grundkøb er på plads, og projektet er ved at blive beskrevet. 18 boliger Hammel Overtagelse af to afdelinger fra Boligkontoret Aarhus Hammel Midtjysk Boligselskab har pr. 1. januar 2016 overtaget 2 afdleinger fra Boligkontoret Århus. 48 boliger Renovering Poul La Cours Vej Skanderborg Helhedsplanen. Udbudsmaterialet er klar inden sommeren 2016, forventet projektstart primo 2017. 140 lejligheder Bredhøj Silkeborg 4 punkthuse a 30 boliger i 2 etaper. kommunen har givet tilsagn til 1. etape start 2019. 120 boliger Ved Skrænten/Borgergade Silkeborg Byggeriet kommer til at starte i primo 2017 25 boliger og administrationslokaler Imageudvalget Selskabet deltog for anden gang i 2015 på forårsmessen i Hammel, og på messe i Horsens efteråret 2015. I 2016 har selskabet været på forårsmessen i Silkeborg. Udvalget planlægger deltagelse på messer efter, hvornår selskabet har nybyggeri til udlejning. Udvalget sørger for at synliggøre boligselskabet i trykte reklamer og biografreklamer for at udbrede kendskab til selskabets forskellige botilbud. Imageudvalget følger udlejningen af selskabets boliger nøje. Sammenlægningsudvalget Udvalget er blevet aktiveret igen i 2015 og arbejder på muligheder for at sammenlægge afdelinger, hvor det giver mening. 3
Udlejning Udlejningen af ledige boliger i Midtjysk Boligselskab går fortsat godt. I 2015 var fraflytningsprocenten på 15,1 %, det vil sige at ca. 15 ud af 100 boliger blev fraflyttet i løbet af året. For familieboligerne var fraflytningsprocenten 12,2%. Det ligger fint i sammenligning med gennemsnittet for regionen, der er på 16,5 %. Bestyrelsen har arbejdet med løsninger for de afdelinger, hvor for mange boliger har været vanskelige eller umuilge at leje ud. Og arbejdet begynder at bære frugt: Silkeborg Sportscollege: Der blev i efteråret 2014 indgået aftale med Silkeborg Kommune om, at kommunen kan anvise flygtninge til 20 af afdelingens 60 boliger. De resterende boliger kan stadig bruges til unge under uddannelse, der samtidig er aktive sportsudøvere. Derudover bliver de restende boliger lejet ud som ungdomsboliger. Det betyder, at der ikke længere er tomme boliger på Ansvej. Skovbakken, Nr. Snede: Her er der fundet en løsning i tæt samarbejde med Ikast-Brande Kommune. Der har gennem flere år været ledige boliger i afdelingen, og på den baggrund har vi fået ministeriets tilladelse til at rive bygningen ned og sælge grunden til Ikast-Brande Kommune. Landsbyggefonden og kommunen er med til at betale for afvikling af afdelingen. Hampen: Her står 2 boliger tomme, og her arbejder vi fortsat sammen med Ikast-Brande Kommune og Landsbyggefonden om at finde en løsning, så afdelingen kan nedlægges og grunden sælges. Brundby Hovedgade, Samsø: Her har Samsø Kommune godkendt, at vi sælger ejendommen med de 7 boliger til en interesseret køber. Der er skrevet købsaftale, og vi afventer ministeriets godkendelse. Nødvendige renoveringsprojekter og henlæggelser til disse Bestyrelsen holdt i marts 2015 en temadag sammen med det administrive personale, hvor vi havde en grundig genenmgang af afdelingernes kommende, større renoveringsprojekter, som fx nye tage og vinduer. Samtidig så vi på afdelingernes huslejeniveau og hvor stor opsparing (henlæggelser) afdelingerne har. På den måde har vi fået et godt overblik over, hvilke afdelinger, der har brug for at optage lån eller modtage anden støtte til arbejderne. Da mange afdelinger står overfor større projekter, har bestyrelsen besluttet, at afdelinger som hovedregel først kan få tilskud fra selskabet, hvis lejen kommer over 850 kr. pr. m 2. 4
Effektiv drift løbende fokus på sund fornuft I 2015 har bestyrelsen og et en styregruppe for projektet arbejdet videre med emnet sammen med personalet. Det handler om, at vi løbende sikrer os, at den drift og service, som selskabets medarbejdere og tilkøbte håndværkere udfører, bliver gjort så godt og så billigt som muligt. Projekt Maskinpark Problemstilling Ud fra en oversigt over den samlede maskinpark af større maskiner arbejder vi mod at sikre, at vi ikke har flere maskiner i selskabet samlet set end højst nødvendigt. Snerydning Kørsel Her er det ikke oplagt at lave de større ændringer på nuværende tidspunkt. Vi har foretaget mindre justeringer, fx er der enkelte afdelinger, der puljer deres arbejde, så ejendomsfunktionæren ikke bruger tid på kørsel hver uge. Arbejdet fortsætter løbende, og vi vil inddrage jer når det er nødvendigt. Det elektroniske syn både ved ind- og fraflytning startede i 2015. Dette giver mere automatiske arbejdsgange for dokumentationen i hver flyttesag og letter arkiveringen betydeligt. Ejendomsfunktionærerne er blevet fortrolige med arbejdet med Ipads, og vi bruger dem ved alle syn. Efter udbud har vi fået nogle nye håndværkere ind ved flyttelejligheder. Resultatet af udbuddet betyder gode besparelser for både boligafdelinger og fraflyttere. Vi har ikke det store overblik endnu, men venter på en oversigt fra Boligkontoret Danmark. Der har været nogle startvanskeligheder, specielt i Silkeborg- og Hammelområdet. Derfor er det nu et andet rengøringsfirma end det, som malerfirmaet brugte til at begynde med. Samarbejdet med kommunerne Midtjysk Boligselskab har et godt og aktivt samarbejde med de kommuner, hvor vi har boligafdelinger. Vi har i 2015 været til styringsdialogmøder med Favrskov, Hedensted, Horsens, Silkeborg, Samsø og Silkeborg Kommuner. På møderne deltager forretningsudvalget og forretningsføreren, mens kommunen oftest er præsenteret ved ledende embedsmænd fra de forskellige fagområder. På møderne drøfter vi den obligatoriske dokumentationspakke, som vi inden mødet har indsendt til kommunen for hver boligafdeling samt selskabet. Også i 2015 har fokus i alle kommuner været kommunens opgave med at finde boliger til flygtninge. Derudover har alle kommuner fokus på, om de enkelte afdelinger sparer tilstrækkeligt med midler op til at kunne vedligeholde ejendommene. Specielt for Samsø Kommune talte vi om mulighederne for, at Samsø Boligselskab med 24 boliger kan blive en del af Midtjysk Boligselskab. Dette arbejder vi videre med. 5
Beboerdemokrati Bestyrelsen synes det er vigtigt, at de beboervalgte, der ønsker det kan komme på kursus. Efter afdelingsmøderne i september vil vi udbyde et start-kursus for nyvalgte i afdelingsbestyrelsen. Samtidig sikrer vi, at der i alle afdelingsbudgetter bliver afsat midler til at komme på kursus. Og hvis en afdeling har brug for yderligere midler til kursus er det muligt at søge organisationsbestyrelsen om tilskud. Forvaltningsrevision, målsætninger og egenkontrol Regnskabet 2015 for Midtjysk Boligselskab viser et lile underskud på 75.315 kr. Resultatet kommer af højere udgifter til elevlønninger end budgetteret. Underskuddet overføres til selskabets arbejdskapital, der herefter udgør 3.870.247 kr. Midtjysk Boligselskabs dispositionsfond beløber sig ved regnskabets afslutning til 22.908.451 kr. Her af er 11.237.933 kr. disponible. Den samlede disponible egenkapital er 15.108.180 kr. og selskabets målsætning er 17.267.7419. Det for skal der fortsat henlægges til selskabets dispositionsfon og arbejdskapital. Boligorganisationen har 193.239 kr. på kontoen for egen trækningsret i Landsbyggefonden. Bestyrelsen disponerer aktiv brug af midlerne for at give tilskud til tidssvarende boliger. Afdelinger under Midtjysk Boligselskab Regnskabsresultatet for 2015 for afdelinger under Midtjysk Boligselskab ser ud som følger: 24 afdelinger har et underskud på samlet ca. kr. 939.377 40 afdelinger har et overskud på samlet kr. 1.953.898 9 afdelinger har resultat i balance, et 0-resultat 40 afdelingers henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse er under kr. 250 pr. kvadratmeter. Der bør som minimumskrav anbefales henlæggelser på kr. 250 pr. kvadratmeter i langt de fleste boligafdelinger, med mindre boligafdelingen er helt ny, eller har fået lavet en gennemgribende renovering. 13 afdelinger har brug for at låne mere end 500.000 kr. hver, i alt midler 23 mio. kr. til de kommende års planlagte aktiviteter. Bestyrelsen har som sidste år skarpt fokus på afdelingernes behov for at spare tilstrækkeligt op til planlagt vedligeholdelse og foretage grundige vurderinger af afdelingernes muligheder for finansiering af planlagte arbejder. Boligselskabets bestyrelse og udvalg 6
Efter repræsentantskabsmødet i maj 2015 konstituerede bestyrelsen sig som følger: Hverv Navn Bosiddende Område Formand Bjarne Almind Johansen Afdeling 70 Silkeborg Næstformand Knud Erik Helbo Afdeling 55 Skanderborg Bestyrelsesmedlem Gunnar Henriksen Afdeling 29 Hammel Bestyrelsesmedlem John Pedersen Afdeling 1 Hørning Bestyrelsesmedlem Erik Christensen Afdeling 70 Silkeborg Bestyrelsesmedlem Hanne Østergård Afdeling 12 Silkeborg Bestyrelsesmedlem Bente Søndergaard Afdeling 69 Silkeborg Bestyrelsesmedlem Torben Larsen Afdeling 4 Skanderborg Eksternt medlem Bjarne Lundgaard Derudover er der nedsat følgende udvalg i Midtjysk Boligselskab Forretningsudvalget Bjarne Almind Johansen, Knud Erik Helbo og Gunnar Henriksen Byggeudvalget Bjarne Almind Johansen, Bjarne Lundgaard og Torben Larsen Ud over de faste medlemmer deltager også enkelte andre bestyrelsesmedlemmer i specifikke byggesager. Gunnar Henriksen deltager i byggesager for Hammel og Samsø, Knud Erik Helbo deltager i byggeudvalgsmøder for Skanderborg og Erik Christensen deltager på projektet Ved Skrænten/ Borgergade, Silkeborg. Imageudvalget Bente Søndergaard, Erik Christensen og Knud Erik Helbo Målsætningsudvalget Gunnar Henriksen, Knud Erik Helbo, Torben Larsen og Hanne Østergaard Bladudvalg Bjarne Almind Johansen, Gunnar Henriksen og Knud Erik Helbo Sammenlægningsudvalg Hanne Østergaard, Bente Søndergaard, John Pedersen og Torben Larsen Udvalget undersøger mulighederne for at lægge boligafdelinger sammen Midtjysk Boligselskab deltager desuden i følgende udvalg under Boligkontoret Danmark Boligkontoret DK s bestyrelse Boligkontoret DK s forretningsudvalg Strategi- og målsætningsudvalget Kommunikationsudvalget Byg, Miljø og Energi Fokusgrupper Marketing Beboerdemokratiudvalget Bjarne Almind Johansen ordinært medlem Bjarne Almind Johansen ordinært medlem Erik Christensen Gunnar Henriksen og Bjarne Almind Johansen Bjarne Lundgaard og Bjarne A. Johansen Erik Christensen og John Pedersen Torben Larsen og Erik Christensen 7