CENTER FOR MILJØ OG TEKNIK Dato: 13. juni 2012 Tlf. dir.: 4477 2000 E-mail: balkom@balk.dk Sagsnr.: 2012-13684 Dok. nr.: 2012-95323 Forretningsorden for Grønt Råd i Ballerup Kommune Formål 1 Grønt Råd har til formål at være forum for dialog og øget samarbejde mellem borgere, interessegrupper, politikere og administration i Ballerup Kommune, om drøftelse af miljøopgaver og bæredygtig udvikling i Ballerup Kommune. Kompetence Grønt Råd har høringsret vedrørende forhold, der gælder kommunens indsats på miljøområdet. 2 Grønt Råd skal derfor inddrages i udarbejdelsen af kommunens planer og politikker på miljøområdet. Grønt Råd forestår valg af 2 medlemmer til dommerkomiteen for Ballerup Kommunes Miljøpris. Grønt Råd har mulighed for at udgive et halvårligt nyhedsbrev sammen med sekretariatet for Grønt Råd.
Grønt Råd har mulighed for at afholde miljøarrangementer sammen med sekretariatet for Grønt Råd. Grønt Råd kan i øvrigt tage alle væsentlige miljøemner op til drøftelse. Der etableres årligt en pulje på 50.000 kr. til miljøprojekter blandt borgere og foreninger. Rådet fordeler pengene efter nærmere fastsatte kriterier, fastsat i samråd med kommunen. Repræsentantskabets sammensætning 3 Der nedsættes et repræsentantskab. Repræsentantskabet skal bestå af alle interesserede fra nedennævnte grupper, hjemmehørende i Ballerup Kommune. 1. Alle boligforeninger, såvel private som almene 2. Alle grundejerforeninger 3. Alle koloni- og nyttehaveforeninger 4. Grønne interesseorganisationer/foreninger, så som Danmarks Naturfredningsforening, Bjørnebanderne, Dansk Cyklistforbund og Dansk Ornitologisk Forening 5. Alle idrætsforeninger, der er godkendt af Ballerup Kommune og omfattet af foreningsvejviseren 6. Øvrige foreninger, godkendt af Ballerup Kommune, og som er omfattet af foreningsvejviseren under punkterne: Aftenskoler, børn og unge, frivillige, musiske og øvrige foreninger 7. Borgere fra kommunen, der ikke er omfattet af de ovenfor anførte foreninger, og som måtte være interesserede i at deltage 8. Ungdomsrådet 9. Seniorrådet 10. Integrationsrådet Repræsentantskabet afholder møde hvert andet år i ulige år, og afholder samtidig valg til Grønt Råd. Formanden for Grønt Råd tager initiativ til møder i repræsentantskabet. Grønt Råds sammensætning 4 Grønt Råds sammensætning skal bredt repræsentere miljøinteresserne i Ballerup Kommune. Grønt Råd kan maksimalt bestå af 19 medlemmer, hvoraf 16 medlemmer vælges af repræsentantskabet, og 3 udpeges af og blandt Kommunalbestyrelsens medlemmer. Det ene medlem skal være formanden for Teknik- og Miljøudvalget mens de to andre skal være medlem af Teknik- og Miljøudvalget. Side 2
5 Grønt Råd vælges således: Fra hver af de i 3, nr. 1-7 anførte grupper vælges 2 medlemmer og 2 suppleanter. De i 3, nr. 8-10 anførte grupper kan hver udpege 1 medlem og 1 suppleant. Alle, der ønsker at være stemmeberettiget, skal være bosiddende i Ballerup Kommune. En undtagelse er kolonihaveejere, der ikke er bosiddende i Ballerup Kommune. Disse skal dokumentere et ejerskab til en kolonihave i Ballerup Kommune for at opnå stemmeret. Alle tilstedeværende medlemmer af repræsentantskabet kan stemme på en kandidat fra hver af de i forretningsordenens 3 nr. 1-7 anførte grupper. Der er ikke mulighed for at anvende fuldmagt i forbindelse med valg til Grønt Råd. Medlemmerne vælges for en 4-årig periode. Halvdelen følger den kommunale valgperiode mens den anden halvdel vælges to år forskudt i forhold til denne. Der afholdes valg i ulige år. Rådet træder i funktion den 1. januar det følgende år. Genvalg af medlemmer kan finde sted. Konstituering 6 Grønt Råd afholder sit konstituerende møde snarest efter, at Kommunalbestyrelsen har godkendt valget. Grønt Råd vælger en formand og en næstformand blandt sine medlemmer. Hvis formanden vælges blandt de af Kommunalbestyrelsen udpegede medlemmer skal næstformanden vælges blandt medlemmerne fra de i 3, nr. 1-10 anførte grupper. Hvis formanden vælges blandt medlemmerne fra de i 3, nr. 1-10 anførte grupper, skal næstformanden vælges blandt de af Kommunalbestyrelsen udpegede medlemmer. Møder 7 Der afholdes møde i Grønt Råd mindst 5 gange årligt. Formanden indkalder til møde ved fremsendelse af dagsorden, senest 1 uge før mødets afholdelse. Side 3
Såfremt det måtte være påkrævet, kan indkaldelse til ekstraordinære møder ske med kortere varsel end 1 uge. 8 Grønt Råds møder er ikke offentlige. Dog kan rådet bestemme, at andre personer end rådets medlemmer kan deltage i, eller overvære møder. Grønt Råds møder ledes af formanden og i dennes fravær af næstformanden. 9 10 Grønt Råd er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af rådets medlemmer er til stede. Grønt Råds medlemmer kan kun deltage i afstemninger, når de er til stede under disse. 11 Grønt Råds beslutninger træffes ved stemmeflertal, hvor intet andet særligt er bestemt. Ved stemmelighed er formandens eller mødelederens stemme afgørende. Et mindretal kan kræve sin opfattelse tilført rådets udtalelser. 12 Suppleanter deltager ved afbud. Det enkelte medlem skal selv sørge for at informere suppleanten. Hvis et rådsmedlem udebliver på tre på hinanden følgende møder, indtræder suppleanten for den pågældende gruppe som nyt rådsmedlem. Sekretariatsbetjening 13 Center for Miljø og Teknik varetager sekretariatsfunktionen for Grønt Råd, herunder udarbejdelse og udsendelse af dagsorden, referat og evt. nyhedsbreve. Sekretariatet forestår regnskabsmæssige forhold, herunder opfølgning på bevillinger og øvrige budgetforhold. Side 4
Arbejdsgrupper 14 Grønt Råd kan efter behov nedsætte arbejdsgrupper, der i en begrænset periode kan arbejde med konkrete miljørelaterede emner. I en arbejdsgruppe kan alle deltage, uanset om disse er medlemmer af rådet. Arbejdsgruppen afholder selvstændige møder, hvor de selv fastsætter arbejdsform. Arbejdsgruppen refererer alene til Grønt Råd, som de undervejs i forløbet meddeler status for arbejdet. Efter indstilling fra arbejdsgruppen selv, nedlægger Grønt Råd gruppen, når det planlagte arbejde er afsluttet. Evaluering 15 Ballerup Kommunes forventninger til medlemmerne af Grønt Råd sammenfattes således: Interesse for lokale miljøforhold Indstillet på at deltage i møderne Indstillet på at bidrage til evt. nyhedsbrevet Indstillet på at deltage i lokale miljøarrangementer Grønt Råds aktivitet evalueres 1½ år efter hvert nyvalg. Ændringer i forretningsordenen 16 Denne forretningsorden er vedtaget af Ballerup Kommunalbestyrelse den 27. august 2012, med ændringer godkendt af Grønt Råd den 13. juni 2012 og af Teknikog Miljøudvalget den 7. august 2012. Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal godkendes af Grønt Råd og godkendes af Kommunalbestyrelsen. Side 5