Resultatkontrakt 2008 Statsforvaltningen Syddanmark
Indledning Denne resultatkontrakt gælder for kalenderåret 2008, og er indgået mellem Statsforvaltningen Syddanmark og Velfærdsministeriet. Resultatkontrakten er opbygget omkring en fælles vision, strategi og målsætninger, som er gældende for alle 5 statsforvaltninger. Resultatkravene i de 5 resultatkontrakter er dog individuelle og afspejler den enkelte statsforvaltnings opgaver og det antal borgere, statsforvaltningen betjener mv. De overordnede retningslinier for mål, resultatkrav og initiativområder i resultatkontrakten er fastlagt efter drøftelser mellem Velfærdsministeriet og de primære hvervgivende myndigheder: Familiestyrelsen, Ankestyrelsen, Direktoratet for FødevareErhverv. Resultatkontrakten vedrører primært eksternt rettede mål, men omfatter også interne forhold, som har væsentlig betydning for statsforvaltningens fremtidige opgavevaretagelse og personale- og organisationsudvikling. De regionale statsforvaltninger De 5 regionale statsforvaltninger er oprettet den 1. januar 2007. Statsforvaltningerne er etableret som den regionale statslige myndighed, der varetager statslige opgaver på områder, hvor det vurderes, at der er fordele ved at lægge sagsbehandling og den derved forbundne myndigheds- og borgerkontakt i de enkelte regioner. Statsforvaltningerne varetager opgaver inden for familie- og personretten, opgaver vedr. udstedelse af registreringsbevis til EU-borgere, opgaver inden for tilsyn og klagesagsbehandling i forhold til kommunerne samt sekretariatsbetjening af en række råd og nævn, herunder inden for socialretten (De Sociale Nævn og Beskæftigelsesankenævnene) Endelig sekretariatsbetjener statsforvaltningerne Jordbrugskommissionerne. 2007 har været præget af etableringen af den nye struktur efter statsamterne, hvor statsforvaltningerne har skullet konsolidere den nye organisation i nye lokaliteter og opnå en stabil drift efter en indkøringsperiode. Oplysninger om statsforvaltningerne kan findes på www.statsforvaltning.dk, hvor der er en præsentation af organisation, opgaver samt de konkrete sagsområder mv. 2
2. Statsforvaltningernes mission og vision Statsforvaltningens mission er fastlagt som: Statsforvaltningen skal give borgere og samfund størst mulig værdi inden for de givne rammer. Missionen opfyldes løbende gennem ydelser til borgerne og myndigheder og gennem erfaringsopsamling, udviklings- og informationsvirksomhed Missionen skal opfyldes gennem følgende visioner: god service til borgere, myndigheder mv. inddragelse af borgeren for at opnå holdbare løsninger korrekte og forståelige afgørelser korte sagsbehandlingstider god faglig kvalitet i opgavevaretagelsen produktiv og effektiv opgavevaretagelse erfaringsopsamling, vidensdeling og -formidling en attraktiv og udviklende arbejdsplads Med udgangspunkt i mission og vision er der formuleret 7 målsætninger og 28 konkrete resultatkrav for 2008. Udgangspunktet er, at de eksterne borgerrettede resultatkrav vægter tungest. De interne resultatkrav synliggør, at statsforvaltningerne skal udvikle den nye organisation såvel organisatorisk som fagligt. Ligeledes signalerer målsætningerne at det er vigtigt at der ydes en indsats for at konsolidere statsforvaltningerne organisatorisk og gøre statsforvaltningerne til en attraktiv og udviklende arbejdsplads. Mission, målsætninger og resultatkrav er opstillet i et opgavehierarki. Herved sammenkobles de overordnede målsætninger med resultatkravene. Den primære målgruppe for statsforvaltningens produktion er borgere og myndigheder. Men også personalet og andre faggrupper er interessenter i denne resultatkonkrakt. Opgavehierarkiet ses i bilag 1. I tilknytning til målsætningerne og resultatkravene er der opstillet Klare Mål for 2008 for løsning af udvalgte opgaver (sagsbehandlingstider). Klare mål skal være tilgængelige på statsforvaltningernes hjemmeside. 3. Mål og resultatkrav i kontraktperioden Mål og visioner for statsforvaltningerne udmøntes i 7 målsætninger og dertil målbare resultatkrav. Hovedparten af resultatkravene er knyttet til den direkte produktion udtrykt ved krav om sagsbehandlingstider og antal verserende sager i statsforvaltningerne. I bilag 3 angives aktivitetskoderne bag resultatkravene for at sikre entydig afrapportering. De øvrige resultatkrav afspejler krav til service, kvalitet og formidling. Statsforvaltningerne skal endvidere arbejde med at udvikle organisationen og sikre statsforvaltningerne som attraktive og udviklende arbejdspladser. 3
3.1 Inddragelse af borgerne Mål 1: Borgerne skal inddrages i at sikre holdbare løsninger ved deltagelse i møder om tvistsager på det familieretslige område. Der indkaldes til og afholdes møde indenfor fastsatte tidsfrister. I 80 pct. af tvistsager om forældremyndighed eller samvær skal ansøgerne indkaldes inden 15 dage fra modtagelsen af sagen. I 70 pct. af tvistsager om forældremyndighed eller samvær skal ansøgerne være tilbudt møde senest 30 dage fra modtagelsen af ansøgningen. Mindst 60 pct. af alle sager om forældremyndighed, hvor parterne er uenige ved fremsendelse af sagen til statsforvaltningerne, skal afsluttes i statsforvaltningerne. Der fastsættes ikke fristmål for indkaldelse til og tilbud om møder i forbindelse med fastsættelse af bopæl. Det forudsættes dog, at tvistsager om fastsætte af bopæl behandles efter samme tidsramme, som tvistsager vedrørende forældremyndighed eller samvær. Sager, som ikke afsluttes i statsforvaltningen, skal som udgangspunkt videresendes til domstolen senest én uge efter at parterne har anmodet herom. Dette måles i forbindelse med kvalitetsmålingen, jf. afsnit 3.4. 3.2 Sagsbehandlingstider Statsforvaltningen varetager mange forskellige typer af sager, og derfor opstilles der alene konkrete målsætninger for sagsbehandlingstider på udvalgte områder. De udvalgte sagstyper omfatter som udgangspunkt hovedområderne inden for Statsforvaltningens opgavevaretagelse. Resultatkravene er fastsat i samarbejde med hvervgiverne og er enslydende for de 5 statsforvaltninger. 4
Mål 2: Korte sagsbehandlingstider skal tilstræbes. På udvalgte sagsområder fastsættes derfor krav til den gennemsnitlige sagsbehandlingsbehandlingstid. Det familieretslige område Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for opnåelse af løsning i sager om 13 uger separation og skilsmisse, hvor der afholdes møde/r Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i sager vedrørende fastsættelse af børnebidrag Det personretslige område Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i fase 1 adoptionssager Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i fase 3 adoptionssager Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i på værgemålsager Det Kommunale tilsyn Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for alle sager vedr. kommunalt tilsyn Det Psykiatriske patientklagenævn Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for alle sager i det psykiatriske patientklagenævn De sociale Nævn og Beskæftigelsesankenævn (under ét) Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for alle afgørelser i begge nævn under ét Minimum andel af nævnsafgørelser for de to nævn under ét 9 uger 10 uger 16 uger 8 uger 20 uger 2 uger 13 uger 40 pct. Ved fastsættelsen af sagsbehandlingstiden i sager om børnebidrag er der taget hensyn til den store variation i sagsbehandlingstiden 2007 mellem de enkelte statsforvaltninger. Sagsbehandlingstiden vil blive fulgt tæt i 2008. Ved fastsættelsen af resultatkravet for sagsbehandlingstiden i Det Sociale Nævn og Beskæftigelsesankenævnet er det væsentligt at tage højde for antallet af nævnsafgørelser (afgørelse truffet i forbindelse med nævnsmøde). Nævnsandelen skal afspejle, hvad statsforvaltningen anser for en rimelig nævnsafgørelsesandel for de to nævn under ét. Andelen af nævnsafgørelser skal dog under alle omstændigheder være væsentlig og som minimum udgøre 40 pct. for de to nævn under ét 5
3.3. Verserende sager Mål 3: Det er væsentligt, at statsforvaltningens aktivitetsstyring overvåger udviklingen i mængden af verserende sager, dvs. indkomne, men ikke afsluttede sager. Formålet er at sikre, at der ikke sker en ophobning af ikke afsluttede sager, som vil kunne resultere i stigninger i sagsbehandlingstiden. Med udgangspunkt i antallet af verserende sager i statsforvaltningerne ultimo 2007 fastsættes måltal for antallet af verserende sager fordelt efter udvalgte sagsområder ultimo 2008. Sagområderne omfatter familieretten, jordbrugsområdet, nævnsområdet samt det kommunale tilsyn som hovedområder, der sammenfatter alle sagskategorier inden for området. Derudover måles antallet af verserende sager på adoptionsområdet samt værgemålsområdet Det forudsættes, at der i løbet af året sker en nedgang i antallet af verserende sager, hvis antallet af verserende sager udgør et problem. Hvis mængden af verserende sager udgør et problem, forventes statsforvaltningen at tage initiativ til at få nedbragt sagsbunken. Antal verserende sager i Statsforvaltningen Syddanmark Primo 2008 Ultimo 2008 Familieretten Jordbrugsområdet Beskæftigelsesankenævn og De Sociale nævn Det kommunale tilsyn Adoptionsområdet 4649 624 1285 184 655 4649 624 1285 184 655 Værgemålsområdet Note: primotallet på adoptions- og værgemålområdet er estimeret. 443 443 Der følges op på opfyldelsen af målsætninger ved rammeredegørelserne. 3.4 Høj kvalitet i opgaveløsningen Mål 4: Høj faglig kvalitet i opgaveløsningen og korrekte afgørelser skal være et kendetegn for statsforvaltningerne Statsforvaltningerne gennemfører i foråret 2008 en kvalitetsmåling af oversendelsesskrivelserne og de vedlagte akter til retten vedrørende forældremyndighed, separation og skilsmisse. Statsforvaltningerne nedsætter en fælles kvali- 6
tetsmålingsgruppe. Resultatet forelægges og videresendes til Familiestyrelsen senest 1. august 2008. 3.5 Service overfor borgerne Mål 5: God betjening af borgere og myndigheder står i centrum af statsforvaltningernes produktion. Det gælder både når borgere henvender sig generelt og i den konkrete sagsbehandling. Statsforvaltningen foretager 2. halvår 2008 en måling af brugernes oplevelse af servicekvaliteten. Retningslinierne for undersøgelsen fastsættes i ØSD gruppen Tilrettelæggelse af god telefonbetjening er vigtig for borgernes umiddelbare oplevelse af statsforvaltningernes serviceniveau. Statsforvaltningerne udarbejder i foråret 2008 individuelle telefonpolitikker, som klargør telefonflowet mellem telefonbetjening/ reception og sagsbehandlere. Den interne organisation i de enkelte statsforvaltninger tilpasses den overordnede telefonpolitik. I telefonpolitikken fastsættes servicemål i forhold til kvalitet af telefonbetjening. I forlængelse af, at statsforvaltningerne har udarbejdet en telefonpolitik tages åbningstiderne op til debat. Der gennemføres en undersøgelser af brugertilfredsheden med telefonbetjeningen i 4. kvartal 2008. 3.6 Statsforvaltningerne som arbejdsplads Statsforvaltningerne er hver for sig relativt store arbejdspladser og beskæftiger samlet knap 800 årsværk. De 5 statsforvaltninger er organiseret i henholdsvis hovedkontorer og afdelingskontorer og er lokaliseret i 10 forskellige byer for bl.a. at imødekomme regionale behov for borgerbetjening. Udvikling, fastholdelse og rekruttering af gode medarbejdere er en forudsætning for at kunne levere ydelser af høj kvalitet. Mål 6: Statsforvaltningerne skal være en attraktiv arbejdsplads med et fagligt udviklende miljø Der gennemføres årligt medarbejdersamtaler for alle medarbejdere. Der gennemføres en trivselsundersøgelse blandt medarbejderne i 4. kvartal 2008. Der afholdes 2-4 supervisionsmøder årligt for det personale, som har gennemgået et uddannelsesforløb vedr. det tværfaglige møde med det formål at sikre kvalitet og kompetenceudvikling på området. Foruden de konkrete ovennævnte resultatkrav, skal statsforvaltningerne løbende have fokus på medarbejdernes kompetenceudvikling, og tilbyde efteruddannelse i overens- 7
stemmelse med statsforvaltningernes efteruddannelsespolitik, som blev udarbejdet i 2007. Ligeledes skal statsforvaltningerne skal arbejde på at have en førende profil inden for familieretten og socialretten, således det faglige miljø er stærkt og udviklende for den enkelte medarbejder.. 3.7 Formidling af viden Synlighed og formidling af faglig viden er vigtig for omverdenens opfattelse af statsforvaltningerne. Faglig information skal gøres tilgængelig for den enkelte borger. Ligeledes skal faglig viden og praksis kommunikeres til andre faglige miljøer. Mål 7: Statsforvaltningerne skal have en selvstændig profil og være synlige over for såvel borgere som andre faglige miljøer. Statsforvaltningerne skal styrke formidlingen af faglig information. Dette kan bl.a. ske ved udarbejdelse af artikler til fagblade, ved afholdelse af seminarer, konferencer eller temadage. Der gennemføres 4 formidlingsaktiviteter i 2008. Statsforvaltningen gennemfører i løbet af kontraktperioden to praksisundersøgelser med udgangspunkt i en praksisundersøgelse for Det Sociale Nævn og for Beskæftigelsesankenævnet. Undersøgelsen gennemføres efter nærmere aftale med Ankestyrelsen herunder aftale om undersøgelsesomfang og tidsplan. Succeskriteriet for undersøgelserne er, at de er gennemført, afrapporteret og stillet til rådighed for målgruppen inden udgangen af 2008. I første halvår af 2008 udarbejder Statsforvaltningerne en presse- og kommunikationsstrategi. Her er fokus særligt rettet mod formidling til ikke faglige personer. 4. Initiativområder 2008-2011 For at sikre, at statsforvaltningerne løbende udvikles og konsolideres organisatorisk, opstilles initiativområder, som kan være (er) retningsgivende på et længere sigte. Der knyttes ikke resultatkrav til disse initiativer. I kalenderåret 2008 skal der i Statsforvaltningen Syddanmark særligt fokuseres på følgende indsatsområder: 1. Ordning med hjemmearbejdspladser Hjemmearbejdspladsers indvirkning på det daglige arbejde og statsforvaltningens kultur, herunder muligheden for at skabe en attraktiv arbejdsplads og fastholdelse af medarbejder 8
2. Brobygning Udbygning af personlige og faglige bånd mellem hovedkontoret og afdelingerne og afdelingerne imellem og etablering af interne netværk, der kan give støtte i den daglige opgaveløsning og ikke mindst styrke den kultur, som statsforvaltningen vil værne om. 5. Beregning af målopfyldelsesgraden For at sikre en simpel og overskuelig afrapportering på kontrakten, vil der i forbindelse med afrapporteringen blive beregnet en målopfyldelsesgrad for hvert enkelt resultatkrav, hvorefter disse delresultater vil indgå i beregningen af en samlet målopfyldelsesgrad. Vægtningen af de enkelte resultatkrav er vist i bilag 2. For alle resultatkrav gælder, at målopfyldelsesgraden maksimalt kan være 100 procent. For resultatkravene vedrørende målsætningerne 1, 2 og 3 gælder, at målopfyldelsesgraden er ligefrem proportional med opfyldelsen af kravet. Hvis f.eks. målet for sagsbehandlingstiden er 10 uger, og årsresultatet er 12 uger, så er målopfyldelsesgraden 80 pct., og hvis årsresultatet er 20 uger eller højere, så er målopfyldelsesgraden 0 pct.. Målopfyldelsesgraden er 100 pct., hvis årsresultatet er 10 uger eller bedre. For resultatkravene på de øvrige områder, kan de være ikke opfyldt, på begyndt, delvist opfyldt og fuldt opfyldt, hvor målopfyldelsen vil være hhv. 0, 33, 66 og 100 pct.. 6. Kontraktperiode, afrapportering og mulighed for genforhandling Kontrakten træder i kraft 1. januar 2008 og er gældende i 1 år. Der afrapporteres 3 gange årligt på resultatkontrakten, primo april, august og november. I årsrapporten foretages afrapportering på samtlige mål/resultatkrav samt initiativområder. Genforhandling eller justering af kontrakten kan finde sted ved væsentlige ændringer af det grundlag, hvorpå kontrakten er indgået. Forhandlinger om resultatkontrakten for 2009 indledes i efteråret 2008. Der indgås 5 resultatkontrakter, én for hver Statsforvaltning. Der indgås samtidig en direktørkontrakt med hver af de fem statsforvaltningsdirektører. København den. april 2008 Departementschef Kristian Wendelboe Velfærdsministeriet Direktør Ninna Würtzen Statsforvaltningen Syddanmark 9