2. Fødevareministeriet er en koncern

Transkript

1 Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Fødevareministeriets effektiviseringsstrategi 1. Indledning 2. udgave af Fødevareministeriets effektiviseringsstrategi er udarbejdet i Effektiviseringsstrategien er udarbejdet efter Finansministeriets retningslinier. 2. Fødevareministeriet er en koncern Fødevareministeriets Administrative Ledelse (FAL) har besluttet, at Fødevareministeriet skal opfattes som én koncern. Det betyder, at Fødevareministeriet har én mission, én vision og ét værdigrundlag. Formålet fremgår af boks 1. Boks 1: Formålet med koncernstyring Formålet med Fødevareministeriets koncernstyring er, at ministeriet fremstår som et samlet ministerium overfor borgere, brugere og interessenter. Koncernstyringen er tværgående og omfatter departementet, Direktoratet for FødevareErhverv (DFFE), Fiskeridirektoratet (FD) og Plantedirektoratet (PD). Institutionerne kan, inden for koncernens rammer, formulere deres egen mission og vision. Koncernstyringen omfatter regler og principper for styring af statslige institutioner, som er fastlagt fra politisk og administrativ side. Administrative beslutninger på koncernniveau træffes af FAL, og danner den konkrete ramme for den administrative styring af Fødevareministeriet. FAL består af departementschefen, departementets 2 afdelingschefer og institutionernes direktører. Koncernstyringens sammenhæng mellem mission og vision, værdier, effektiviseringsstrategi og koncern strategier i ministeriet fremgår af figur 1. Hensigten er at danne en ramme bestående af de overordnede målsætninger i form af mission, vision og værdier, som udgør det administrative styringsgrundlag, og effektiviseringsstrategien. Ved udarbejdelsen af effektiviseringsstrategien er der taget hensyn til folketingets og regeringens krav og forventninger til udviklingen af Fødevareministeriet. Effektiviseringsstrategiens målsætninger udmøntes gennem koncern strategier inden for udvalgte områder som fx kontraktstyring og digitaliseringsstrategi og gennem direk- 1

2 toraternes egne strategier. Både koncern strategierne og direktoraternes strategier realiseres via initiativer, projekter og handlingsplaner. Hensigten med koncernstyringen er bl.a. at udvikle Fødevareministeriet til en serviceorienteret og attraktiv arbejdsplads. Figur 1: Rammer for Fødevareministeriets koncernstyring Ministeriets mission, vision og værdier Beskriver ministeriets formål, retning og værdier. Ministeriets effektiviseringsstrategi Beskriver ministeriets udvikling af effektivitet og kvalitet. Ministeriets koncernstrategier Institutionernes strategier Beskriver ministeriet og institutionernes strategiske ramme for udvikling. Ministeriets handlingsplaner Institutionernes handlingsplaner Beskriver ministeriet og institutionernes konkrete initiativer og udvikling. Udvikling af effektivitet og kvalitet i Fødevareministeriet skal være baseret på en balance mellem eksterne og interne hensyn, så der foretages en forretningsmæssig prioritering af ressourcer, kapacitet og effekt. Til underbygning af en balanceret udvikling af Fødevareministeriet anvendes principperne fra Balanced Score Card. De 5 perspektiver i Balanced Score Card er: økonomi, produktion, investorer, brugere og udvikling af institution og medarbejdere. 2

3 Det grundlæggende princip i Balanced Score Card er, at de 5 perspektiver prioriteres, så der foregår en balanceret udvikling af institutionen. På den måde dannes en beslutningsramme som søger at tilgodese så mange hensyn i de 5 perspektiver som muligt. 3. Principper for styring Principperne for koncernstyring omfatter de opgaver Fødevareministeriet varetager og er baseret på følgende principper: At departementet og institutionerne efterlever beslutninger truffet af FAL. At der sikres en sammenhængende styring af relaterede opgaver. At der foregår en tæt dialog mellem institution og departementet om styring og løsning af politiske opgaver. At varetagelse af opgaver omfatter anvendelse af nye metoder og værktøjer. At opgaver tilrettelægges og harmoniseres, så der med fordel kan benyttes standarder, skabeloner og koncepter til udførelsen. At fremme chefer og medarbejderes motivation for at efterleve strategier og værdier, bl.a. gennem efteruddannelse og erfaringsudveksling. Hensigten med koncernstyringen er at understøtte opgavevaretagelsen internt og understøtte brandingen af Fødevareministeriet eksternt. 4. Effektiviseringsstrategiens formål Effektiviseringsstrategiens formål fremgår af boks 2. Boks 2: Fødevareministeriets effektiviseringsstrategi Effektiviseringsstrategien har til formål at øge effektiviteten og kvaliteten i Fødevareministeriet og omfatter alle opgaver i ministeriet. Effektiviseringsstrategien danner grundlag for varetagelse af opgaverne med henblik på at foretage en forretningsmæssig prioritering af ressourcer, kapacitet og effekt i koncernen. Udviklingen af opgavevaretagelsen skal sikre en mere effektiv drift og en højere kvalitet. Effektiviseringsstrategien har fokus på: At varetagelse af opgaverne bliver mere effektiv, fx i form af øget omkostningsbevidsthed og lavere omkostninger. At kvaliteten af løsningen af opgaverne øges, fx i form af en bedre service og større gennemsigtighed i varetagelse af opgaverne. 3

4 Indholdet er effektiviseringsstrategiens 2 fokusområder, effektivitet og kvalitet, er nærmere angivet og består af: Fokusområde 1: Udvikling af effektivitet Tilrettelæggelse af opgavevaretagelsen så den bliver mere effektiv, bl.a. ved brug af nye metoder, værktøjer, teknologier og organisatoriske tilpasninger. Fx udarbejdes en business case forud for en større investering. Fremme effektivitet og omkostningsbevidst adfærd, bl.a. gennem anvendelse af statslige indkøbsaftaler og udbudsregler samt udarbejdelse af forretningsgange, resultatkontrakter og analyser. Udarbejde opgørelse af enhedsomkostninger og opgørelse af effektivitet ved varetagelse af opgaver. Udvikle og forbedre IT-understøtningen i opgavevaretagelsen, bl.a. med henblik på at opnå større integration mellem IT-systemer og hjemmesiden, så relevante oplysninger genanvendes og brugerne opnår større indsigt i sagsbehandlingen. Øge samarbejdet og udvikle vidensdelingen med henblik på en bedre ressourceanvendelse. Det omfatter både samarbejdet inden for ministeriet og samarbejdet med relevante parter. Det omfatter også udvikling af værktøjer til udarbejdelse af beslutningsgrundlag, planlægning og udførelse af opgaver. Fokusområde 2: Udvikling af kvalitet Fastholde en høj troværdighed i udførelsen af opgaverne. Tilliden til Fødevareministeriets opgavevaretagelse er knyttet til kvaliteten i arbejdet, herunder at der arbejdes ud fra et klart retsgrundlag og er klare argumenter ved udarbejdelse af en afgørelse. Forbedre brugernes gennemsigtighed ved varetagelse af opgaverne, fx gennem udvikling af kommunikationen mellem ministeriet og brugerne, informere om principper og praksis for opgavevaretagelsen og opgøre ministeriets Klare mål 1. Anvende IT-løsninger og fvm.dk til udvikling af en fortsat bedre dialog med brugerne, bl.a. ved at gøre brug af nye værktøjer og metoder. Styrke medarbejdernes kompetencer og fortsat udvikle ministeriet som en attraktiv arbejdsplads bl.a. gennem ledelsesudvikling, udvikling af den interne efteruddannelse, brug af erfa-grupper og udvikling af personalepolitikken. Opgøre brugernes tilfredshed med ministeriets opgavevaretagelse, bl.a. ved målinger af tilfredsheden med hjemmesiden og en løbende dialog med erhvervene. 1 Fødevareministeriet har som andre ministerier udarbejdet Klare mål i bestræbelserne på at opnå mere åbenhed og gennemsigtighed i forvaltningen. Klare mål er tilgængelig på 4

5 Indsatsområderne under de 2 fokusområder vil blive udmøntet i koncern strategierne. Relationerne mellem effektiviseringsstrategiens 2 ben, effektivitet og kvalitet, og koncern strategierne beskrives kort i det følgende afsnit. 5. Effektiviseringsstrategiens styringshierarki Effektiviseringsstrategien udgør sammen med mission, vision og værdier en overordnet ramme for Fødevareministeriets arbejde. Effektiviseringsstrategien udmøntes gennem 8 koncern strategier. Hver strategi er ledsaget af et eller flere indsatsområder, der rummer en række initiativer inden for strategiens område. Der er opstillet et styringshierarki, jf. figur 2. Figur 2: Fødevareministeriets styringshierarki Mission, vision og værdier Effektiviseringsstrategi Strategi for personaleområdet Strategi for indkøb og udbud Økonomistyringsstrategi Digitaliseringsstrategi Strategi for retssikkerhed Kommunikationsstrategi Borger- og erhvervsstrategi Strategi for kontraktstyring Eksternt rettet Internt rettet 5

6 1. niveau Styringshierarkiets 1. niveau består af mission, vision og værdier. 2. niveau Det 2. niveau består af effektiviseringsstrategien, som omfatter hele ministeriet. Formålet er at beskrive rammen for udvikling af effektivitet og kvalitet. Effektiviseringsstrategien vil særligt have fokus på: At varetagelse af opgaverne bliver mere effektiv, fx i form af øget omkostningsbevidsthed og lavere omkostninger. At kvaliteten af løsningen af opgaverne øges, fx i form af en bedre service og større gennemsigtighed i varetagelse af opgaverne. Med effektiviseringsstrategiens fokusområder er der etableret en styring af Fødevareministeriets opgaver i retning af at forøge effekten og forbedre kvaliteten. 3. niveau Tredje niveau består af 8 konkrete strategier på koncernniveau, som er: Kontraktstyringsområdet Borger- og erhvervsområdet med klare mål Kommunikationsområdet Retssikkerhedsområdet Digitaliseringsområdet Økonomistyringsområdet Indkøbs- og udbudsområdet Personaleområdet Fødevareministeriet har taget hensyn til at Finansministeriet i sin vejledning har lagt op til, at visse strategier er obligatoriske 2. Fx omfatter Fødevareministeriet initiativer og praksis inden for området Klare mål og mere åbenhed flere initiativer end opstilling og opgørelse af Klare Mål. På den baggrund er Klare mål indarbejdet i borger og erhvervsstrategien. Koncern strategierne kan opdeles i en fortrinsvis borger og erhvervsrettet led og en fortrinsvis intern rettet del. Ved formuleringen af koncernstrategierne er der taget hensyn til politiske og faglige krav og forventninger og til et ønske om at synliggøre og legitimere ministeriets arbejde. De 5 første strategier er fortrinsvis eksternt rettet 2 De 4 obligatoriske strategier er Kontraktstyring, Klare mål, Indkøb og Udbud, jf. Effektiv opgavevaretagelse i staten (2003), p

7 mod borgere og erhvervslivet, hvorimod de 3 sidste strategier er fortrinsvis internt rettede i forhold til at sikre forskellige forhold omkring varetagelsen af opgaverne. Til udmøntning af strategierne er der udarbejdet forskellige initiativer og handlingsplaner, som på det operationelle plan medvirker til at sikre at strategierne gennemføres. Initiativerne og handlingsplanerne vil ofte række flere år frem i tiden og vil løbende blive opdateret, så de tager hensyn til de aktuelle forventninger fra politisk og administrativ side. Som eksempel kan nævnes, at institutionernes strategi og resultatkontrakt er 4-årige, men at resultatkontrakten justeres årligt ved en forhandling for at tage hensyn til de udfordringer og forventninger, der er til institutionerne. Ved den årlige justering af handlingsplaner og resultatkontrakter bliver der taget hensyn til at nye udfordringer og opgaver indarbejdes. 7