Skive Boligselskab Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde, tirsdag den 13. december 2011 kl. 16.00, på Højslev Kro, Viborgvej 220, 7840 Højslev. Dagsorden: side 1 Godkendelse af referat... 2 2 Skive Boligselskab... 2 2.1 Orientering fra formanden... 2 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 2.3 Bestyrelseshonorar... 2 2.4 Årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger... 3 2.5 Revisionsprotokol... 3 2.6 Budget for boligorganisationen og afdelinger... 3 2.7 Styringsrapport og styringsdialog... 4 2.8 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 4 2.9 Udlejningsforhold... 4 2.10 Køb af varevogn... 5 2.11 Ansættelse af ekstra mandetimer... 5 2.12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 5 2.13 Valg af kredsdelegerede til BL 6. kreds... 6 2.14 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder... 6 3 Nybyggeri... 6 3.1 36-05 Gefionsvej... 6 4 Boligselskabets afdelinger... 7 4.1 Orientering fra afdelinger... 7 5 Renovering... 7 6 Næste møde... 7 7 Eventuelt... 8 I mødet deltog fra bestyrelsen: Ejler Sønderriis, formand Yvonne Pedersen, næstformand Inga Bruun Madsen Diana B. Sørensen Bente Østergaard Øvrige deltagere: Fra Domea, regionschef Pia Hesselvig. Der var afbud fra: Ole Christensen Anni Thomsen
1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 30. maj 2011. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Diana efterlyste bedre information om organisationsbestyrelsens beslutninger. Hun føler, den øvrige bestyrelse ind i mellem har truffet beslutninger uden om hende. På baggrund af dette, var der en god drøftelse af, hvilke beslutninger der kan træffes af formandsskabet, og hvilke der skal involvere den samlede bestyrelse. Referatet blev godkendt og protokollen underskrevet. 2 Skive Boligselskab 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Ejler orienterede om følgende: - Han havde deltaget i Domeas årlige repræsentantskabsmøde i Nyborg. - Der havde været byrådsmøde, hvor Pia og repræsentanter fra to andre boligselskaber var indbudt til dialog omkring regler og muligheder i den almene sektor. Ejler deltog som tilhører. - Der havde været flere bygherremøder, hvor byggesagen på Gefionsvej er planlagt. Nu har vi endelig fået byggetilladelse, og byggeriet er igangsat. 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet af Anni Thomsen. Referat: Punktet udgik, da Anni var fraværende. 2.3 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2010 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 71,49 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 42,89 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Side 2 af 8
Honoraret udbetales p.t. således: 3 andele til formanden, 1½ andel til næstformanden og 1 andel til øvrige bestyrelsesmedlemmer. Beløbet indeksreguleres Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Godkendt som indstillet. 2.4 Årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger Årsregnskab for perioden 01.07.2010 30.06.2011 var fremsendt inden mødet. Boligorganisationens årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens årsregnskab forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Pia fremlagde hovedpunkterne i regnskaberne. Herefter blev årsregnskabet godkendt som indstillet. 2.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01.07.2010 30.06.2011 var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen. Referat: Godkendt som indstillet. 2.6 Budget for boligorganisationen og afdelinger Boligorganisationens budget godkendes endeligt af repræsentantskabet, efter forudgående godkendelse af organisationsbestyrelsen. Forslag til budget for perioden 01.07.2012 30.06.2013 indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital, var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens budget forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Pia fremlagde budgetterne. De blev herefter godkendt som indstillet. Side 3 af 8
2.7 Styringsrapport og styringsdialog Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapport for boligorganisation og afdelinger var fremsendt inden mødet. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen skal endvidere træffe beslutning om hvem der skal deltage i dialogmøderne med kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne samt beslutter hvem der deltager i dialogmøderne med kommunen. Referat: Styringsrapporterne blev gennemgået og tilrettet. Ejler deltager sammen med Pia i dialogmøde med kommunen. 2.8 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse var uddrag af Domeas Mål & Resultater fremsendt inden mødet. Tidligere godkendte målsætninger var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Referat: Svar på spørgeskemaer fra fraflyttere blev drøftet, sammen med målsætningerne i forvaltningsrevisionen. Der var ønske om, at kontortid for ejendomsfunktionær bliver udvidet. Det blev derfor besluttet, at kontortiden udvides med en halv time om middagen, så der samlet er en times kontortid. Ejendomsfunktionæren vurderer selv, om der tillige er behov for en udvidet kontortid torsdag eftermiddag. Evalueringen blev taget til efterretning og det blev godkendt, at de fastsatte målsætninger fortsætter. 2.9 Udlejningsforhold Udlejningssituationen pr. 3. november 2011 Jættestuerne I 36-01 Der er ingen ledige boliger. Jættestuerne II 36-02 Der er en ledig 3-værelses bolig. Den giver ikke lejetab for afdelingen. Er ude i tilbud. Side 4 af 8
Jættestuerne III 36-03 Der er ingen ledige boliger. Ungdomsboligerne Østergade 36-04 Der er tre ledige 2-værelses boliger. To af dem giver lejetab for afdelingen. Vi har haft 2 henvendelser om nogle som skal ned og se boligerne, men derudover er der i øjeblikket ikke flere på ventelisten, foruden dem som har fået tilbudt boligerne. Der annonceres i ugeavisen Midt på Ugen. Kopi af opgørelse over svar fra fraflytninger var fremsendt inden mødet. Referat: Situationen med tiltagende problemer i ungdomsboligerne blev drøftet. Nogle af de beboere, der er problemer med, er sandsynligvis ikke studerende længere, så det blev besluttet, at vi fremover håndhæver studiekontrollen, også selv om det har den konsekvens, at der bliver flere tomgangslejemål. 2.10 Køb af varevogn Bestyrelsen skal drøfte og beslutte, om afdelingerne skal investere i en fælles varevogn, som ejendomsfunktionærerne kan bruge i den daglige drift, bl.a. er der relativ lang afstand mellem ejendomskontoret og ungdomsboligerne. Det indstilles, at bestyrelsen godkender køb af varevogn. Referat: Godkendt som indstillet. Der kan købes en brugt varevogn. 2.11 Ansættelse af ekstra mandetimer I forbindelse med den forestående byggesag afdeling 36-05 skal bestyrelsen drøfte og beslutte, hvorvidt der skal ansættes ekstra mandetimer i forår, sommer og vinterperioden. Det indstilles, at bestyrelsen godkender ekstra mandetimer i forår, sommer og vinterperioden. Referat: Bestyrelsen er indforstået med, at det kræver ekstra mandetimer at betjene de nye boliger, men ønsker at det undersøges, om det kan opfyldes via hjælp fra personer i jobtræning eller lignende. 2.12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Skive Boligselskab kan vælge en repræsentant. Side 5 af 8
P.t. er formanden udpeget. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger 1 medlem til Domeas repræsentantskab for 1 år. Referat: Formanden blev udpeget. 2.13 Valg af kredsdelegerede til BL 6. kreds BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Skives Boligselskab kan vælge op til 2 delegerede for 1 år. 1 vælges af repræsentantskabet. 1 vælges af organisationsbestyrelsen. Formanden er p.t. udpeget. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger op til 1 kredsdelegerede for 1 år. Referat: Formanden blev udpeget. 2.14 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to (hvis der er tilmeldinger nok) regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Referat: Formanden blev udpeget. 3 Nybyggeri 3.1 36-05 Gefionsvej Orientering gives på mødet. Referat: Ejler fremviste skitsetegninger af bebyggelsen. Side 6 af 8
Det blev drøftet, om der skal være forbud mod husdyr og/eller rygning i de nye boliger. Dette bliver drøftet som selvstændigt punkt til næste møde. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Orientering fra afdelinger Orientering gives på mødet. Referat: Afdelingerne havde ikke noget særskilt at berette. 4.2 Ændring af tidspunkt for afdelingsmøder Boligcenter Hjørring ønsker at have muligheden for at kunne trække den periode, hvor de ordinære afdelingsmøder holdes. Regnskaberne er som regel færdige ca. 3 måneder efter regnskabsskæring. I forhold til lovgivningen, skal repræsentantskab og organisationsbestyrelse have godkendt regnskaberne inden 6 måneder efter regnskabsskæring, således at de godkendte regnskaber kan indsendes til kommunen. Som det er nu, afholder vi alle afdelingsmøderne inden regnskaberne forelægges for organisationsbestyrelsen til endelig godkendelse. For at skabe lidt mere luft omkring planlægning af møderne, og for at få mulighed for at korrigere kommende års budget så lang tid som mulig, ønsker vi at have muligheden for at strække den periode, hvor afdelingsmøderne holdes. Det vil samtidig give organisationsbestyrelsen mulighed for at påvirke de budgetter, der forelægges for afdelingsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender ovenstående. Referat: Godkendt som indstillet. 5 Renovering Orientering gives på mødet. Referat: Der var intet til dette punkt. 6 Næste møde Referat: Næste møde blev aftalt til den 6. marts 2012 kl. 16.30. Side 7 af 8
7 Eventuelt Referat: Brug af Domeas indkøbsafdeling blev drøftet. Ejler fortalte, at ejendomsmesteren ønsker at have valgfrihed om, hvor der handles, herunder om indkøbsordningen benyttes, eller der handles lokalt. Pia fortalte, at indkøbsordningen var etableret for at sikre, at selskaberne kunne handle ind til konkurrencedygtige priser, uden at skulle bruge ejendomspersonale-tid på at indhente priser. Bestyrelsen besluttede, at ejendomsmesteren selv vælger, i hvilket omfang han benytter indkøbsordningen. Domea Boligcenter Hjørring, den 22. december 2011 Jane Frandsen/Pia Hesselvig Godkendt, den Formand Ejler Sønderriis Side 8 af 8