YDELSESKATALOG Driftsoptimering
Fokus på driftsoptimering Driftsoptimering drejer sig om at udnytte tiden og ressourcerne bedst muligt til aktiviteter, der skaber værdi for patienter, medarbejdere og ledelse
I Region Syddanmark har vi fokus på brugerinddragende processer. I er eksperterne på jeres hverdag, og SDSI stiller derfor i samarbejde med jer skarpt på driften, og hjælper jer med at skabe klarhed og overblik over udviklingspotentialet. Gennem jeres engagement, erfaringer og indsigt bidrager SDSI til, at i får maksimalt udbytte af at optimere driften, og kan plukke de lavthængende frugter. I samarbejde med jer støtter og rådgiver vi jer, og de konkrete resultater opnås ved at: Skabe mere hensigtsmæssige arbejdsgange og reducere spild, samtidig med større medarbejdertilfredshed. Optimere processer med fokus på at skabe værdi for patienterne og pårørende og driften. Teste nye idéer, teknologier og produkter eller services. Udarbejde et solidt beslutningsgrundlag i forbindelse med implementering af nye services eller produkter. Implementere med lokal forankring for øje. For at opnå disse målsætninger tilbyder SDSI at facilitere og understøtte driftsoptimering med udgangspunkt i: en arbejdsgangsanalyse en business case på gode idéer at teste de gode idéer implementere nye teknologier, produkter og optimeret logistik med effekt Opfølgning og justering af implementerede metoder og arbejdsgange
Opdag arbejdsgangsanalysens potientiale Få mere tid til patienterne med en arbejdsgangsanalyse Når vi gør, som vi plejer, så er vi på den sikre side. Vi har erfaring og kender rutinerne og ved, hvordan opgaverne skal løses. Men løser vi altid opgaverne på den bedste måde?
Få identificeret mulighederne for at øge den patientoplevede kvalitet, optimering af tidsforbrug og mere hensigtsmæssige arbejdsgange DET OPNÅR I Indsigt i egne arbejdsganges udviklingspotentiale Optimering af og hensigtsmæssig opgaveløsning Et solidt fundament for at arbejde med optimering af eksisterende arbejdsgange En arbejdsgangsanalyse stiller skarpt på jeres arbejdsdag Arbejdsgangsanalysen har sit primære fokus på arbejdets indhold og organisering og på relationerne mellem forskellige medarbejdere og medarbejdergrupper. I samarbejde med jer identificerer vi, hvor der er et potentiale for at optimere den enkelte arbejdsgang eller proces. Vi understøtter jer i at skabe nye arbejdsgange og sætte fokus på uhensigtsmæssige arbejdsgange, så der kan igangsættes en fokuseret indsats. Med arbejdsgangsanalysen identificeres mulighederne for at øge den patientoplevede kvalitet, optimere tidsforbruget og tilrettelægge arbejdsgange mere hensigtsmæssigt. Vi trækker på erfaring fra tidligere projekter med at tilpasse arbejdsgange. Selv små ændringer kan give mærkbare resultater og berørte faggrupper og afdelinger får ejerskab til den nye arbejdsgang og ikke mindst bliver implementeret i praksis og dokumenteret. DET TILBYDER VI Arbejdsgangsanalyse kan for eksempel indeholde: Antropologisk feltarbejde i form af observationer på afdelingen, samt kvalitative interview med relevant personale, ledelse og patienter. Fotodagbøger giver adgang til information om konkrete hverdagssituationer og aktiviteter. Design og facilitering af workshops Bruger/patientrejse kortlægger brugeres opfattelse af fordele og ulemper ved konkrete berøringspunkter med en service. Service Blueprint er en kortlæggelse og skitsering af brugernes/medarbejdernes aktiviteter og handlinger, der er med til at identificere hvilke understøttende processer, der er afgørende for at levere den ønskede behandling, service eller oplevelse. Functionel Resonans Analyse metode (FRAM) som metode til hændelses og aktivitetsanalyser og et redskab til at skitsere et forløb og tilknytte udfordringer, der har indflydelse på hvert skridt i processen. Rapid prototyping er en fysisk opbygning af idéen ved hjælp af diverse materialer, mens mock-up er en optimeret udgave af idéen og ofte bygget i 1:1. Samlet giver det både brugere og medarbejdere mulighed for tidligt at vurdere potentiale og omkostninger ved tilpasning af uhensigtsmæssige arbejdsgange.
Business case på gode idéer
De gode idéer kræver en stærk lokal forankring, der bygger på et solidt beslutningsgrundlag Udviklingen af nye materialer, teknologier og systemer betyder, at mange gode idéer står i kø, når vi ser på potentialet for optimering af økonomi, arbejdsmiljø eller patientforløb. De gode ideer kræver en stærk lokal forankring, der bygger på et solidt beslutningsgrundlag. En business case giver jer et solidt beslutningsgrundlag. Vi sikrer, at beregninger af nye løsningers potentiale er på baggrund af en grundig dataindsamling. Omkostninger og gevinster bliver tydeligt beskrevet og sammenholdes med risici og usikkerheder. Business casen giver således troværdighed og gennemsigtighed over dit projekt, og skaber overblik over potentielle gevinster og konsekvenser. Et operationelt og dynamisk beslutningsgrundlag, der afklarer, om det kan betale sig at gå videre med idéen under de forhold og forudsætninger, man har på det pågældende tidspunkt. Ligeledes et effektivt instrument i ledelsen af projektet - fra start til slut. DET OPNÅR I Estimater over de samlede økonomiske konsekvenser Muligheden for at fange de gode ideer, før de forsvinder igen Et indblik i, hvad nye løsninger betyder for patienter, pårørende, medarbejdere og ledere baseret på kvalitative data Et kvalificeret, veldokumenteret og operationelt beslutningsgrundlag DET TILBYDER VI En Business Case kan for eksempel indeholde: Indledende scoping og afgrænsning af fokus for businesscasen Systematisk indsamling af relevante kvantitative og kvalitative data Etablering af baseline og business case kalkulering Dokumentation med anbefalinger og forslag til næste skridt Løbende opdateringer undervejs i projektforløbet og ved faseovergangene
Test de gode idéer
Få mest mulig effekt med et struktureret testforløb Hvordan fungerer ny teknologi på jeres afdeling? Hvad kan et nyt produkt betyde for patienternes oplevelse på sygehuset? Hvornår er det optimalt at integrere robotter i jeres arbejdsgange? Nye teknologier, produkter og idéer er spændende, fordi det rummer et potentiale for at løse kerneopgaverne bedre. Vi hjælper jer med et struktureret testforløb, så I får mest mulig effekt. Test kan udføres på forskellige måder. Der er fx semistrukturerede tests, hvor brugerne anvender en prototype, og der blot observeres på brugen og adfærden heromkring. En anden måde er at udføre strukturerede tests, hvor brugerne skal gennemleve forskellige nøje udtænkte scenarier i relation til test af et nyt produkt eller service eller en kombination heraf. Fælles for alle tests er imidlertid, at der både er fokus på de erkendte og ikke-erkendte behov, såvel som man efter hver test taler med brugerne om deres oplevelser og indsigter. Vi er således både opmærksomme på det velfungerende og det dysfunktionelle, og alt dokumenteres af researchteamet. Det sikrer løsninger, der passer ind i jeres virkelighed, hvor der er tænkt på jeres specifikke arbejdsgange og patientgruppens særlige forhold. DET OPNÅR I Indsigt i erkendte og ikke-erkendte behov Løsninger, der fungerer lokalt Anbefalinger til valg af ny teknologi DET TILBYDER VI Test de gode idéer kan for eksempel indeholde: Desk research, der sikrer udnyttelsen af eksisterende viden og skaber overblik inden for et givent emnefelt. Ekspertinterviews, der kan skabe et dybere overblik over en problemstilling og giver input til, hvor udviklingspotentialet for idéen ligger. Rapid prototyping er en fysisk opbygning af idéen ved hjælp af diverse materialer, mens mock-up er en optimeret udgave af idéen og ofte bygget i 1:1. Samlet giver det både brugere og medarbejdere mulighed for tidligt at vurdere potentiale og omkostninger ved tilpasning af uhensigtsmæssige arbejdsgange. Bodystorming er en metode til at opnå et dybdegående kontekstuelt indblik i, hvordan et produkt eller en serviceydelse fungerer og opleves af brugerne ved at researchere selv afprøver det. Business case Faciliterende testforløb Living lab tester muligheder og brugerreaktioner for en prototype i brugernes naturlige omgivelser, samt afslører anvendelsesproblemer og justeringsønsker, som minimerer fejl i udviklingen af det færdige produkt, service eller behandling.
Implementering med effekt
Implementering med fokus på effekt og gevinstrealisering DET OPNÅR I Nye teknologier, optimeret logistik og produkter, der skal implementeres, betyder forandringer i arbejdsdagen. Vi understøtter implementeringen med fokus på effekt og gevinstrealisering. Det handler om at skabe en proces, hvor vi i samarbejde sikrer, at vi går fra idé til virkelighed med størst mulig effekt. Implementering har en større succesrate, hvis den planlægges på baggrund af indsigt i de lokale forhold. Hvis en implementeringsproces skal have effekt, er det dermed en fordel at udføre en analyse af lokale faktorer, der kan være henholdsvis fremmende og hæmmende for en implementeringsproces. SDSI understøtter og hjælper jer med dette, så der er grundlag for at foretage et situationsbestemt valg af implementeringstiltag og metode. Efterfølgende kan implementeringstiltag indarbejdes i praksis med SDSI som sparringspartner. Lokal forankring Effekt af forandringsprocesser Et konkret indblik i gevinsterne af driftsoptimering Viden om og støtte til gevinstrealisering DET TILBYDER VI Implementering med effekt kan for eksempel indeholde: Antropologisk feltarbejde i form af observationer på afdelingen, samt kvalitative interviews med relevant personale, ledelse og patienter. Design og facilitering af workshops
Opfølgning og justering af implementerede metoder og arbejdsgange
Opfølgning og justering så lokal forankring sikres Nye metoder og arbejdsgange, der skal implementeres i praksis betyder forandringer i hverdagen DET OPNÅR I Fortsat lokal forankring Viden om nye indsatsområder, mulige barrierer og opmærksomhedspunkter Vi understøtter implementeringen med fokus på effekt og gevinstrealisering. I en verden, der er i konstant forandring, kan der i forløbet efter implementering af nye metoder og arbejdsgange opstå et behov for yderligere finjustering for at sikre fortsat effekt og gevinstrealisering. Med udgangspunkt i erfaringer fra tidligere projekter støtter vi ledelsen og understøtter en opfølgning og justering af implementerede metoder og arbejdsgange, så eventuelle opståede udfordringer ryddes af vejen og lokal forankring fortsat sikres. DET TILBYDER VI Opfølgning og justering af implementerede metoder og arbejdsgange kan for eksempel indeholde: Antropologisk feltarbejde Workshops
CASES
CASE: Sygehus Sønderjyllands nye Akutcenter FAM Arbejdsgangsanalyse og tests som udgangspunkt for bedst mulig sammenhæng mellem fysiske rammer og organisering af arbejdsgange for at sikre optimal behandling af patienterne.
Efter test af patientforløbene i nogle givne fysiske rammer har vi fundet den bedst mulige arbejdsgang til gavn for både patienter og personale. - Centerledelsen, Akutcenter FAM, Sygehus Sønderjylland. Vi har gennem test af patientforløb fået afgørende viden om, hvordan vi bedst kan organisere modtagelsen af akutte patienter (og hvad vi skal undgå), f.eks. placering af flowmaster, læger og hvilke rum, som er bedst placeret i forhold til de forskellige opgaver. - Centerledelsen, Akutcenter FAM, Sygehus Sønderjylland. UDFORDRING Et nyt Akutcenter FAM blev indviet i efteråret 2014 på Sygehus Sønderjylland (SHS) i Aabenraa. For at sikre patienter og pårørende den bedst mulige oplevelse, og medarbejderne de mest optimale arbejdsforhold i de nye omgivelser tog centerledelsen initiativ til et projekt om test af fremtidige arbejdsgange i de endnu ufærdige lokaler. Ved inddragelse af vores personale og deres evne til at omsætte kreativt, har vi fået genereret ny viden, så vi kan udnytte de fysiske rammer bedst muligt. METODE Med udgangspunkt i brugerinddragelse, arbejdsgangsanalyse, tests og antropologiske feltstudier afdækkede Syddansk Sundhedsinnovation i samarbejde med medarbejdere og ledelse knudepunkter i de nye lokaler, og de planlagte arbejdsflows i modtagelsen af akutte patienter. Nye arbejdsgange og organisationsformer blev identificeret, og det hele blev så testet så realistisk så muligt ved hjælp af et bredt udsnit af medarbejdere, blandt andet direktør, læger og sygeplejersker, patienter, pårørende og øvrigt personale. Syddansk Sundhedsinnovation faciliterede workshops og udarbejdede en rapport over forløbet med en række anbefalinger til forbedringer, der medvirkede til at skabe bedre sammenhæng mellem rammer og organisering til gavn for behandlingen. OUTCOME Projektet har været katalysator for at tænke nye løsninger ind i etableringen af det nye Akutcenter FAM. Konkret har projektet været med til at skabe strukturer, der har minimeret problemerne i overgangen fra den gamle FAM og skadestue til det nye Akutcenter FAM, så patientoplevelsen blev optimeret fra første færd, og produktiviteten blev opretholdt. Det har vist sig som en unik mulighed for ledelsen til at optimere og effektivisere driften. Særligt har nye samarbejdsformer med nye arbejdsprocesser og nye måder at tilrettelægge patientforløb været i fokus, og projektet viser, at den brugerinddragende tilgang er et nøgleord, da det er medarbejderne, der kommer med de gode løsninger. Gevinsten er effektive og mere hensigtsmæssige arbejdsgange til gavn for patienter, pårørende og medarbejdere.
CASE: Håndfrit bad Hospitalserhvervede infektioner skal nedbringes med håndfrit bademiljø
UDFORDRING Årligt rammes ca. 100.000 patienter af infektioner, mens de er indlagt på landets sygehuse. Omtrent 3.000 dør som følge af infektionen, og omkostningerne af disse hospitalsinfektioner er enorme. METODE En bred partnerskabskreds af offentlige og private partnere, herunder Syddansk Sundhedsinnovation samt Sygehus Sønderjylland og Odense Universitetshospital er gået sammen om at udvikle et baderum med total håndfri betjening, der skal minimere smitterisikoen på sygehuse. Med udgangspunkt i blandt andet test af baderum og nudging metoder skal intelligent sensorteknologi, installationsvæg og håndhygiejneautomat være med til at mindske smittefaren, facilitere toilet- samt badoplevelsen for patienten og spare penge samt ressourcer. Syddansk Sundhedsinnovation har i processen stået i spidsen for research og analyse af eksisterende løsninger, workshops, konceptudvikling samt test og tilpasning. OUTCOME Et håndfrit bad skal bidrage til at undgå smittefare ved berøring og nedbringe antallet af personer, der bliver ramt af infektioner på hospitaler. Ligeledes skal det bidrage til at give patienten en god toilet- og badoplevelse, at lette sundhedspersonalets hverdag og mindske udgifterne til rengøring af hospitalers baderum samt brug af ressourcer på rengøring. En yderligere gevinst er, at der er benyttet præfabrikerede elementer, så elementerne er produceret inden, de skal benyttes på afdelingerne. Byggestøv og lukning af afdelinger på grund af renovering undgås således, da elementerne allerede er bygget op. Nej tak til hospitalserhvervede infektioner starter i baderummene Martin Skov, innovationskonsulent, Syddansk Sundhedsinnovation
CASE: OPP Vejle Brugerinddragelse og tests skal sikre optimering af patientoplevelsen og arbejdsgangene på det nye Psykiatriske Sygehus i Vejle
UDFORDRING Fremover vil man i psykiatrien fremskynde flere accelererede forløb og flere ambulante indlæggelser, så lokalpsykiatrien vil få ansvar for endnu flere patienter end i dag. Det betyder, at den patientsammensætning, man ser i dag på de psykiatriske afdelinger ikke vil være den samme. I forlængelse heraf skal et nyt psykiatrisk hospital i Vejle opføres. Både brugernes nuværende erfaringer fra det psykiatriske hospital og fremtidige behov som følge af bl.a. nye strukturelle og teknologiske udviklingstendenser skal afdækkes. Ligeledes skal der skabes rum for udviklingen af nye idéer og tanker, som kan højne innovationsniveauet og fremtidssikre hospitalet. METODE Med udgangspunkt i antropologiske feltstudier, desk research og idéudvikling sammen med medarbejdere og patienter har Syddansk Sundhedsinnovation afdækket patienternes rejse fra indlæggelse til udskrivelse. Der er ligeledes udviklet idéer i samarbejde med brugergrupper gennem workshops. I forbindelse hermed blev et visionskatalog udarbejdet, hvor byggeriets vision blev præsenteret med principper for, hvordan denne kan operationaliseres. Fx gennem inddragelse og aktivering af patienter, den positive og håbefulde tilgang, sammenhængende patientforløb med patienten i centrum samt nudging og aktiverende arkitektur. Det har været retningsgivende i udbuds- og bedømmelsesfasen. Efterfølgende har Syddansk Sundhedsinnovation faciliteret testforløb, hvor dele af byggeriet har været bygget op i 1:1 skala. Således har personalet haft mulighed for at udspille scenarier og afprøve blandt andet vagtværelse og medicinrum inden byggeriet står færdigt. OUTCOME Brugerinddragelsen og 1:1 tests af det fremtidige byggeri har blandt andet medført, at tegninger over det nye sygehus i Vejle er ændret, så både patientoplevelsen og medarbejdertrivslen højnes, og arbejdsgangene samt sikkerheden optimeres. Visionsprocessen har udfordret vores vanetænkning - Gert Frost, projektleder, Psykiatriens Anlægssekretariat, Region Syddanmark. Testforløbene har derfor medvirket til, at vi har fået et bedre projekt, fordi vi alle er blevet tvunget til at være endnu skarpere i forhold til at tænke nye løsninger ind i projektet Anlægschef om testforløb, OPP Vejle
CASE: Optimeringstjek og justering af implementerede metoder og arbejdsgange eliminerer fejl
UDFORDRING Central Operationsafdelingen på Sydvestjysk Sygehus havde behov for at få et overblik over og få tjekket, hvor det kunne betale sig at sætte ind med nye løsninger og effektiviseringer. METODE Med udgangspunkt i antropologiske feltstudier og inddragelse af brugere blev det besluttet at information både skriftligt og mundtligt vil optimere arbejdsgangene omkring rengøring af en anordning til ventilation af børn. Efter et par dage var en illustrativ, lamineret udgave af instruktionen klar med visuel information og i et klart billedsprog med korte tester. OUTCOME Optimeringstjekket bidrog til illustrative instruktioner som optimerede arbejdsgangene og eliminerede fejl. Den løbende medarbejderinvolvering under optimeringstjekket, har skabt engagement i processen og forståelse for de udfordringer, som vi står med. Faggrupper har flyttet sig fra modspillere til medspillere. Arne Brem Høj, ledende oversygeplejerske og Morten Lund Christiansen, ledende overlæge, central op, Sydvestjysk sygehus
Kort om SDSI Syddansk Sundhedsinnovation (SDSI) er Region Syddanmarks innovationsstab. Vores vision er at være katalysator for offentlig og privat samarbejde om sundhedsinnovation. Enheden for innovativt byggeri og drift tilbyder innovative udviklingsforløb inden for kerneområderne: Patient- og pårørendeperspektiv Logistik driftsoptimering Innovation og brugerinddragelse i byggerier Vi arbejder ud fra fem vidensspecialer: Projektstyring Brugercentreret design Offentlig-privat innovation Funding Gevinstrealisering Med projektstyring skræddersyr og planlægger vi jeres projekt efter jeres behov samt udvikler og skaber beslutningsgrundlag, så projektets mål forøges inden for den aftalte tid, pris og kvalitet. Vi inddrager aktivt brugere og deres behov i co-creation processer, så produkter og leverancer bliver mere målrettet og giver et større ejerskab. SDSI kan være med til skaffe midler til igangværende og kommende projekter fra internationale og nationale fonde. Vi rådgiver inden for offentlig-private innovationspartnerskaber. Endelig fokuserer vi på gevinstrealisering, hvor metoder og værktøjer benyttes til evaluering af projekter med henblik på at finde og dokumentere gevinsterne.
Litteratur 1) Rasmussen, L.T. (2008): Introduktion til Lean. Businesssumup 2) journalen (2015): Sygehuse i Region Syddanmark vil lære af Virginia Mason
Syddansk Sundhedsinnovation Forskerparken 10, 5230 Odense M www.syddansksundhedsinnovation.dk