Rapport om revisionen ved MedCom September 2011
RAPPORT OM REVISIONEN VED MEDCOM 1 Forvaltningsrevision i august 2011 Kontor: D7 J.nr.: 2010-6070-2 1. Rigsrevisionen har udvalgt to fokusområder til forvaltningsrevision hos MedCom: MedComs forvaltning af likvider. MedComs projektstyring. I. Likvide midler 2. Rigsrevisionen har som et af fokusområderne for forvaltningsrevision udvalgt MedComs forvaltning af likvide midler. I den forbindelse har vi vurderet, om MedComs forvaltning af likvide midler er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. 3. Vi har undersøgt de likvide bevægelser i 2010 og MedComs sikkerhed for den likvide beholdning. MedCom havde ifølge årsrapporten 2009 en likvid beholdning ultimo 2009 på 18,9 mio. kr. MedCom har i 2010 oplevet store udsving i den likvide beholdning. Ultimo september 2010 var den likvide beholdning på ca. -1,0 mio. kr., mens beholdningen ultimo 2010 var på ca. 18,1 mio. kr. Revisionen viste, at den negative likvide beholdning hovedsagligt skyldtes to store debitorer i form af Indenrigs- og Sundhedsministeriet og ABT-fonden. MedCom oplyste, at den negative likviditet i september 2010 havde ført til en ændring af procedurerne for opkrævning af debitorer, så risikoen minimeres for negativ likviditet. 4. MedCom har ultimo 2009 og 2010 haft en likvid beholdning på sin bankkonto, som ligger væsentligt over bankgarantien på 750.000 kr. i Bankpakke 3. Rigsrevisionen anbefaler, at MedCom følger gennemførelsen af Bankpakke 4 og som følge heraf undersøger behovet for at øge sikkerheden for sine likvider. 5. Rigsrevisionen er ved den udførte forvaltningsrevision ikke blevet bekendt med forhold, der giver anledning til at konkludere, at forvaltningen af likvider ikke er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. II. Projektstyring 6. Rigsrevisionen har i forvaltningsrevisionen også undersøgt MedComs projektstyring. I den forbindelse har vi vurderet, om MedComs forretningsgange medvirker til at sikre tilfredsstillende overholdelse af tidsplaner og opfyldelse af faglige mål for de enkelte projekter. 7. Vi gennemgik projektlinjerne: Kommuneprojekter og Praksis- og laboratorieprojekter, der indgår i MedCom7 i perioden 2010-2011. Revisionen blev foretaget ved interview af direk-
2 tøren og projektlederne samt gennemgang af modtaget dokumentation og dokumentation fra www.medcom.dk. 8. Kommuneprojekter består i MedCom7 af fire projekter, som vedrører implementeringen af hjemmepleje-sygehus-kommunikation, udbredelsesaktiviteter på genoptræningsområdet, understøttelse af kommune-lægepraksis-kommunikationen og udbredelse af fødselsanmeldelsen til kommunal sundhedstjeneste. Kommuneprojekter har en budgetramme på ca. 2,5 mio. kr. i MedCom7. I projektperioden er projektet: udbredelse af fødselsanmeldelsen til kommunal sundhedstjeneste, blevet ændret som følge af manglende økonomi. Ændringen er godkendt af MedComs styregruppe. 9. Praksis- og laboratorieprojekter består af i alt 7 projekter, som er en fortsættelse af projekter i MedCom 5/6. Aktiviteterne i MedCom7 er rettet mod den daglige kommunikation mellem primærsektoren, laboratorierne og sygehusene. Budgetrammen for Praksis- og laboratorieprojekter er i MedCom7 på ca. 2,5 mio. kr. Projekterne har oplevet mindre justeringer herunder optagelse af et nyt projekt samt lukning af deleelementer på projekterne. Styregruppen er blevet orienteret herom og har godkendt optagelsen af et nyt projekt. Opbygning af MedComs projektlinjer og herunder projekter 10. Vi har gennemgået MedComs opbygning af projekter i MedCom7 for de udvalgte projektlinjer for at vurdere, om opbygningen medvirker til at sikre at de ønskede faglige mål opnås indenfor den opstillede tidsramme. 11. MedCom oplyste, at projekterne i MedCom7 tager udgangspunkt i en eller to af i alt tre faser, hvor fokus er rettet mod forskellige faglige mål. I fase 1 er der fokus på design af MedCom-standarder, fase 2 arbejder med implementering af MedCom-standarder i itsystemerne, mens fase 3 sikrer udbredelsen og anvendelsen af MedCom-standarder. 12. I MedCom7 har MedCom under Kommuneprojekter arbejdet med fase 1 og 2 i forhold til projektet hjemmepleje-sygehus-kommunikation. De faglige mål har været rettet mod at designe MedCom-standarder i samarbejde med kommuner, sygehuse og leverandører. Derefter har MedCom arbejdet med at få leverandørerne til at programmere standarderne ind i it-systemer og få igangsat pilotprojekter i forsøgskommunerne. Det endelige mål for hjemmepleje-sygehus-kommunikation i MedCom7 er, at it-systemer skal testes og certificeres af MedComs testcenter. En række af de øvrige kommuneprojekter og praksis- og laboratorieprojekter har i Med- Com7 arbejdet med fase 3, hvor udbredelsesaktiviteterne i kommuner, regioner og primærsektoren har været i centrum. 13. Ved opstarten af MedCom7 har MedCom i forbindelse med projekterne opstillet milepæle, som forventes opfyldt løbende gennem projektperioden. Det giver projekterne både faglige og tidsmæssige delmål. 14. Vi vurderer, at MedCom med udgangspunktet i de 3 faser opnår god sammenhæng mellem de faglige mål mellem MedComs projektperioder, og at opstillingen af milepæle for projekterne giver en god opbygning af projekterne indenfor MedCom7. Samarbejde med eksterne parter 15. MedCom er koordinator for mange projekter, hvor der er involveret forskellige samarbejdspartnere. Vi har set på MedComs samarbejde med regioner, kommuner og itleverandører for at vurdere samarbejdets betydning for at opnå de faglige mål og overholde tidsplanerne.
3 16. Revisionen viste, at de faglige mål styrkes, når MedComs projekter bygger på eksternt indgåede aftaler mellem regioner, kommuner eller faggrupper. Fx har sundhedsaftalerne mellem regioner og kommuner samt overenskomster mellem regioner og enkelte faggrupper haft fokus på øget brug af elektronisk kommunikation. MedCom forsøger i forbindelse med sundhedsaftalerne at få regioner og kommuner til at tage aktivt stilling til deres kommunikationsform. 17. MedCom oplyste, at den indgår samarbejdsaftaler med regioner og kommuner i forbindelse med de enkelte projekter. Aftalerne er frivillige og bygger på gensidighed i forhold til at opnå faglige mål og overholdelse af de opstillede tidsplaner. 18. MedCom indgår ikke kontrakter med leverandørerne, da MedCom ikke betaler itleverandørerne de fulde udviklingsomkostninger til programmering af MedComstandarderne. MedCom afholder i stedet leverandørmøder og forsøger at styre udvikling af programmerne gennem versionsstyring. Det skal sikre, at MedCom-standarderne bliver implementeret i it-systemerne, samt at kunderne (primærsektoren, regioner og kommuner) benytter de rigtige versioner. MedCom godkender implementering af standarderne i it-systemerne gennem MedComs certificeringsordning, hvor MedCom tester it-systemerne. Det sikrer, at kunderne kan finde frem til, om et givet system indeholder en given MedCom-standard, og om disse er godkendt. 19. Vi vurderer, at MedComs samarbejde med de eksterne parter og MedComs påvirkning af aftaler mellem de eksterne parter medvirker til at opfylde MedComs faglige mål. Med- Com kan dog ikke undgå, at manglende resurser i regioner og kommuner kan påvirke indholdet og tidsplanen for et projekt. Opfølgning og status på projekterne 20. Vi har undersøgt, om MedCom har faste procedurer for opfølgning og status på de faglige mål og tidsplanerne for de enkelte projekter. Derudover har vi set på ledelsens kontroller i forhold til at sikre, at projekterne opnår de ønskede faglige mål indenfor tidsplanen. 21. MedCom har ændret sine procedurer for opfølgning på projekterne ved, at rapporten Siden Sidst er udskiftet med Projektmonitorering: MedCom7 Status. I projektmonitoreringerne følger MedCom op på projektstatus, nuværende strategi, faglig/teknisk status, nuværende risici og de opstillede milepæle i forhold til hvert enkelt projekt. Derudover viser projektmonitoreringerne relevante oversigter og statistiske opgørelser i forhold til projekterne. 22. Monitoreringen på projekterne sker løbende gennem statistikker, opgørelser over implementering af MedCom-standarder i it-systemerne og projektdeltagernes status i forhold til de opstillede milepæle. Det giver mulighed for at sammenligne status på et projekt mellem regioner, kommuner, itleverandører eller andre relevante deltagere. 23. MedCom afholder også en række møder med deltagere på de enkelte projekter. På møderne drøfter MedCom status med de lokale projektledere i regioner og kommuner eller it-leverandørerne. Derudover giver MedCom også mulighed for individuel sparring med specielt regioner og kommuner. 24. MedCom ønsker gennem sin centrale placering som koordinator på projekterne at skabe videndeling mellem regioner og kommuner samt yde service og opbakning i forhold til projektdeltagerne.
4 Videndelingen skabes fx ved, at MedCom i forbindelse med Kommuneprojekter arbejder på at lave en kommunedatabase. I databasen kan de kommunale og regionale projektledere orientere sig om opgaver, der skal løses i et projekts underfaser, samt relevante forhold i andre kommuner, som kan have indflydelse på kommunens eget projekt. 25. Den tidsmæssige opfølgning sker primært gennem Projektmonitorering: MedCom7 status, hvor MedCom følger op på, om milepæle er opnået indenfor tidsplanen. MedCom oplyste, at der også foretages opfølgning overfor de lokale projektledere i regioner og kommuner, hvis aftalte mål ikke opfyldes indenfor tidsplanen. 26. Ledelsen i MedCom foretager løbende kontroller for at sikre, at projekterne opfylder de faglige mål og overholder tidsplanerne. Det sker ved, at MedCom forsøger at gøre projekterne objektivt målbare gennem monitoreringen. Ledelsen arbejder også ud fra en tradition om, at MedCom-standarder gerne skal opnå stor udbredelse på landsplan. Det medfører, at MedCom også foretager opfølgning på anvendelsen af MedCom-standarderne efter projekternes afslutning. 27. Vi vurderer, at MedCom har gode procedurer for opfølgning på de enkelte projekter og stort fokus på, om de faglige mål opfyldes i projekterne. MedCom forsøger også at fastholde tidsplanerne overfor projektdeltagerne, men det er vanskeligt som følge af faktorer som fx manglende resurser, som MedCom ikke har indflydelse på. Vi vurderer desuden, at ledelsen i MedCom via bl.a. projektmonitoreringen har tilstrækkelige kontroller til sikring af, at MedCom opnår de ønskede faglige mål. Konklusion 28. Rigsrevisionen er ved gennemgangen af MedComs procedurer for projektstyring ikke blevet bekendt med forhold, der giver anledning til at konkludere, at MedComs forretningsgange og interne kontroller ikke er tilstrækkelige til at sikre tilfredsstillende overholdelse af tidsplaner og opfyldelse af faglige mål for de enkelte projekter. Katrine Ellitsgaard Specialkonsulent, COR-revisor Nikolaj Rævdal Fuldmægtig