Jobindex QuickApply Brugerguide
Indhold Hvad er Jobindex QuickApply?... 3 Sådan kommer du i gang... 4 Åbne sager... 5 Kandidatlisten: overblik over ansøgningerne... 6 Kandidatbladet: selve ansøgningen og korrespondancen... 7 Vurdering af ansøgninger... 8 Beskedfunktionen: send til én ansøger... 9 Beskedfunktionen: send til flere ansøgere på én gang... 10 Skabeloner... 12 Oversigt over skabeloner... 13 Opret skabelon... 14 Ret skabelon... 15 Brugeradgang... 16 Spørgsmål og support... 17 2
Hvad er Jobindex QuickApply? Jobindex QuickApply er et system, som hjælper dig med at styre dine rekrutteringer på en smartere, enklere og mere professionel måde. Du siger farvel til en uoverskuelig mailboks og rodede Excel-ark, fordi du kan: Få et simpelt overblik over alle indkomne ansøgninger, også hvis der er mange ansøgere Bekræfte modtagelse af ansøgning, indkalde til interview og sende afslag med nogle få klik Vurdere og bedømme ansøgere på en overskuelig måde Skrive noter, som du også kan give dine kolleger adgang til Udover at Jobindex QuickApply er nemt at navigere i, giver det et godt førstehåndsindtryk af din virksomhed et indtryk, som er guld værd i kampen om at tiltrække de bedste kandidater. 3
Sådan kommer du i gang For at kunne bruge systemet skal du logge ind på din Jobindex kundeside. På jobindex.dk skal du klikke på For virksomheder til højre i menubaren. Når du har logget dig ind, skal du klikke på menupunktet Din kundeside. Der logger du ind via Log ind som virksomhed øverst i højre hjørne. 4
Åbne sager På din kundeside er der et felt kaldet Jobindex QuickApply. Her vises den/de jobannoncer, hvor du har tilknyttet Jobindex QuickApply. Klik på jobtitlen for at se den specifikke sag. Eller på Se alle sager for at komme til Jobindex QuickApply-forsiden med en liste over alle dine sager. 5
Kandidatlisten: overblik over ansøgningerne Når du går ind på en specifik sag, kan du få et overblik over ansøgningerne. Du kan se hvilke kollegaer, der har adgang til sagen, og hvordan du eller dine kollegaer har vurderet de forskellige ansøgninger. Ved at gøre brug af filtrene i Oversigt -kassen kan du nemt skifte mellem visninger. Vælg fx Ansøgninger i alt for at få en liste over alle ansøgninger eller Ulæste beskeder for at se ansøgninger, hvor ansøger har skrevet en besked, og beskeden ikke er læst. I øverste højre hjørne kan du derudover se hvem, der har adgang til sagen. Hvis der står et "?" ved ansøgningens status, betyder det, at kandidaten ikke har bekræftet sin e-mailadresse. For at se ansøgerens kontaktoplysninger kan du enten holde musen over navnet for en hurtig visning, eller du kan trykke på ansøgerens navn for at komme til kandidatbladet med alle informationer. 6
Kandidatbladet: selve ansøgningen og korrespondancen På kandidatbladet har du et samlet overblik over historikken, og du kan løbende evaluere ansøgningen. Her finder du selve ansøgningen, CV'et, eventuelle korrespondancer samt dine eller din kollegas noter og ændringer i rating/stjernemarkeringer. Nederst på siden har du også mulighed for at kommunikere med ansøgeren. Ansøgerens historik. Øverst finder du ansøgerens CV og ansøgning. I højre side finder du ansøgerens kontaktinformation. Hvis ansøgeren tidligere har søgt job hos jer via Jobindex QuickApply, kan du her se de tidligere ansøgninger. Her kan du skrive dine interne noter. Noterne er kun synlige for kollegaer med adgang til sagen. Send besked til ansøgeren enten ved brug af en skabelon eller fritekst. Her kan du vurdere den enkelte ansøgning med 0-3 stjerner. Her kan du tildele den enkelte ansøgning en status. 7
Vurdering af ansøgninger Du kan vurdere og behandle flere ansøgninger på én gang via kandidatlisten. Du ændrer en ansøgnings status med et flueben og efterfølgende vælge en passende status. Markerer du flere ansøgninger, vil statussen ændres for alle på én gang. Du kan også vurdere ansøgningerne ved hjælp stjernerne under "Rating". Hvis du vurderer ansøgningerne ved brug af stjernemarkeringen eller tildeler dem en passende status under "Status", kan du efterfølgende nemt sortere ud fra disse kriterier. Du sorterer i ansøgningerne ved at vælge, hvad der skal vises: Alle ansøgninger med fx 1, 2 eller 3 stjerner eller alle ansøgninger med statussen "Venter: skal have afslag". Med flueben ud for de ønskede ansøgninger kan du skrive en besked til alle på en gang enten ved brug af en skabelon eller fritekst (se mere på s. 10). 8
Beskedfunktionen: send til én ansøger Du kan sende beskeder til én eller flere ansøgere på én gang. Hvis du vil skrive en besked til én ansøger, kan du vælge at: Enten bruge en skabelon. Eller skrive din egen besked. Skal ansøgningen samtidig have ny status, vælger du det her. Nogle skabeloner er sat til automatisk at ændre status for ansøgeren. Fx ved brug af "Afslag"-skabelonen ændres status automatisk til "Afslag" efterfølgende. 9
Beskedfunktionen: send til flere ansøgere på én gang For at kunne sende besked til flere ansøgere på én gang skal du først vælge, hvem du vil kontakte. Du sorterer nemt i ansøgerne ved brug af "Rating", "Status" eller flueben (som beskrevet under Vurdering af ansøgninger side 8). Hvis du vælger at sortere med flueben, markerer du her, hvem du vil kontakte. Ellers vælger du her, om vil sortere efter "Rating" eller "Status". Når du har sorteret efter "Rating" eller "Status", vælger du alle ansøgere ved at sætte flueben i denne boks. 10
Beskedfunktionen: send til flere ansøgere på én gang (fortsat) Med flueben ud for de ønskede ansøgere kan du skrive en besked til alle på én gang. Vælg skabelon. Skabelonerne bruger variabler, der fletter de rette informationer ind i skabelonteksten. Her fx "[% personname %]" for ansøgerens navn. Vælg ny status. 11
Skabeloner I Jobindex QuickApply er der beskedskabeloner, som du kan bruge til bekræftelse, statusmeddelelser og afslag til ansøgerne. Skabelonerne findes både på dansk og engelsk og kan tilpasses efter dine ønsker. Du kan desuden oprette en ny skabelon for en specifik sag. På kandidatlisten i hver af dine sager finder du Skabeloner til dialog med ansøgere i bunden af siden. Klik på "Opret/rediger skabeloner" for at komme til skabelonoversigten, hvor du kan oprette eller redigere skabeloner både for den specifikke sag og for alle sager. Du kan også finde skabelonoversigten via Jobindex QuickApply-forsiden, hvis du klikker på knappen Håndtér skabeloner. Finder du skabelonoversigten på denne måde, kan du kun oprette eller redigere skabeloner for alle sager, ikke for en specifik sag. 12
Oversigt over skabeloner Her kan du se en oversigt over samtlige skabeloner i alle sager. Du kan oprette nye, redigere i eksisterende eller slette skabeloner. Du kan oprette en ny skabelon ved at trykke på knappen Opret skabelon (se mere på s. 14). Skabeloner kan sættes til automatisk at ændre status for ansøgningen. Her kan du se, hvilken status ansøgningen vil få ved brug af den pågældende skabelon. Her kan du se, om skabelonen er tilgængelig i en specifik sag eller i alle sager. Klik på navnet for at rette i en skabelon. Klik "Preview" for at se, hvordan skabelonen ser ud. Hvis du vil lave en variation af en eksisterende skabelon, vælger du Kopier og gemmer den med et nyt navn. For at slette en skabelonen trykker du på Slet. 13
Opret en skabelon Når du har valgt at oprette en skabelon, skal du vælge tilstand. Tilstand er den status, ansøgningen får på kandidatlisten efter brug af den pågældende skabelon. Vælger du "Almindelig", vil statussen forblive uændret. Vælger du "Afslag", vil ansøgningen få statussen "Afslag", efter du har sendt beskeden. Navngiv skabelonen. Her kan du vælge, om det skal være en skabelon, der skal kunne bruges på alle sager eller udelukkende på en specifik sag. Brug listen over variabler til at oprette en skabelon, der fletter de rette informationer ind i skabelonteksten. OBS: Hvis du er kommet ind på skabelonerne fra forsiden af Jobindex QuickApply, kan du kun oprette skabeloner for alle sager her. 14
Ret skabelon Sådan retter du i en skabelon: Du kan rette i navnet på skabelonen og i selve teksten. Brug listen over variabler til at flette de rette informationer ind i skabelonteksten. 15
Brugeradgang Fra kandidatlisten kan du se, hvem der har adgang til sagen. Brugere markeret Ansættende leder eller Ansvarlig kan give andre brugere adgang. Det gøres ved at trykke på Administrer adgang. Du giver kollegaer adgang ved at sætte flueben ud for deres navn. Hvis den person, du ønsker at tilføje, ikke fremgår af listen, kontakt Jobindex på support@jobindex.dk eller telefon 3832 3355. 16
Spørgsmål og support Hvis du har spørgsmål eller har brug for support, så kontakt Jobindex på support@jobindex.dk eller telefon 3832 3355. 17
Helt rigtige forbindelser