Invitér kandidater til samtale

Transkript

1 Invitér kandidater til samtale Når du har fundet og udvalgt de kandidater, du gerne vil tale nærmere med, kan du via Emply invitere dem til en personlig samtale. Systemet giver dig forskellige muligheder for dette - du kan vælge at invitere én kandidat ad gangen eller flere på samme tid, således at du kun skal oprette én begivenhed, men med forskellige tidspunkter til kandidaterne. Du kan tildele kandidaterne et tidspunkt hvor de skal møde til samtale, eller du kan give kandidaterne mulighed for, selv at vælge det tidspunkt, der passer dem bedst ud fra en liste af tidspunkter, som du har oprettet. Gør således: Marker de kandidater du ønsker at invitere til samtale. Klik på ikonet for "Begivenhed".

2 Opret en begivenhed få en gennemgang af elementerne under billedet. Privat: Vælg om begivenheden skal være privat eller ikke - hvis begivenheden er privat, er den kun synlig for deltagere, der tilknyttet begivenheden. Titel: Giv begivenheden en titel f.eks. 1. samtale (Kandidaterne kan se denne overskrift). Intern beskrivelse: Her er det muligt at skrive en intern besked til deltagerne, da denne beskrivelse vil blive medtaget i invitationen til samtale til deltagerne (ikke kandidaterne). Deltagere: Alle deltagerne på projektet vil automatisk blive hentet ind. Du kan fravælge deltagere ved at trykke på det røde kryds til højre for deltagerens navn.

3 Flere deltagere kan tilføjes ved at skrive deres mailadresse eller navn i det tomme felt under deltagerlisten og derefter klikke på brugeren (deltagerne skal være oprettet som brugere i systemet for at kunne hentes frem her). Påmindelse: Hvis du ønsker det, er det muligt at oprette en påmindelse omkring begivenheden, f.eks. dagen før. Denne påmindelse vil både blive sendt til deltagerne og kandidaterne. Dato, tidspunkt og lokation: Angiv en dato, et tidspunkt (fra / til) og en lokation, hvor samtalen finder sted. Kandidater: Klik på ikonet for "Kandidater" og vælg mellem et "Åbent tidsvindue" eller vælg en kandidat til det specifikke tidspunkt. Hvis du vælger "Åbent tidsvindue", vil kandidaterne få mulighed for at vælge imellem alle de ledige tidspunkter på listen til en samtale. I så fald skal du oprette mere end ét tidspunkt med "Åbent tidsvindue". Bemærk, at det er muligt at oprette så mange tidspunkter, som du måtte ønske. Kandidaterne vil ikke kunne se, hvor mange kandidater, der er inviteret til samtale, da tidspunkterne vil forsvinde fra listen, så snart det er valgt af en kandidat. Deltagere: Klik på ikonet for "Deltagere" og vælg, om det er alle involverede deltagere eller kun nogle af deltagerne, der skal inviteres til den enkelte samtale/begivenhed. Send herefter besked til kandidaterne ved at klikke på fanen "Besked" øverst i billedet.

4 Sprog: Her skal du sikre dig, at det er det korrekte sprog, som er valgt til beskeden. Skabelon: Vælg skabelonen Samtaler -> Indkaldelse til samtale m. kalenderfunktion Emne: Det er muligt at ændre teksten i emnefeltet, hvis dette ønskes. Du skal blot overskrive den eksisterende tekst med din egen. Tekstfelt: Beskedskabelonerne ligger allerede i Emply. Hvis du ønsker at tilføje noget til beskedteksten, kan du gøre dette direkte i tekstfeltet. Cc og Bcc: Det er muligt at sætte en bruger Cc eller Bcc på beskeden, men vær opmærksom på at brugeren vil få den samme besked flere gange, hvis du sender en invitation til flere kandidater på samme tid.

5 Vedhæft filer: Det er muligt at vedhæfte en fil i beskeden, såfremt du ønsker at medsende et dokument til kandidaterne, f.eks. et interviewskema. Bemærk, at det er muligt at få vist en demo af beskeden inden den sendes, ved at klikke på knappen "Demo" nederst til højre. Klik herefter på fanen "Status" og opdater kandidaterne til status Samtale > Indkaldt til samtale. Klik på "Udfør". Når du har klikket på "Udfør", sender systemet en invitation til deltagerne og en invitation til kandidaterne. Kandidaterne bliver bedt om enten at vælge et tidspunkt (hvis du har valgt Åbent tidsvindue ) eller at bekræfte det tidspunkt de er blevet inviteret til. Når en kandidat accepterer eller afviser en invitation, får projektlederen automatisk besked om dette. Hvis du klikker på fanen "Kalender", kan du se, hvilke kandidater der har accepteret, afvist eller ikke besvaret invitationen til din begivenhed/samtale.

6