Klubhuset. Bestyrelsesmøde tirsdag den 12.maj 2015 kl 19 i klubhuset Bestyrelsen : Bente Meunier Thomas Schmidt Claus Svenningsen Rasmus Jørgensen Flemming Laursen Niels Martin Larsen Flemming Larsen Per Kolberg Rikke Helstrup Referat : Referent : Flemming Larsen Referat udkast sendes senest 15.5. Referat udsendes senest den 17.5. Afbud : Niels Martin, Rikke 1. Godkendelse af referat fra sidste møde og godkendelse af dagsorden for mødet Intet at bemærke 2. Status på økonomi Efter anbefaling fra revisorer er lavet forslag til budget- og regnskabsprincipper, som tydeliggør ansvar og arbejdsgange for kasserer, bestyrelse og udvalg. Formålet er at at sikre et gennemsigtigt regnskab og interne kontroller jfr DGIs syv gode råd for at undgå svindel. Forslaget vedlægges dagsordenen Orientering om kontingentopkrævning i år og status på indbetalinger. Thomas orienterer om planen for opkrævning for kommende år. Bestyrelsen godkendte et notat med elleve budget- og regnskabsprincipper, som træder i kraft med det samme. Principperne sendes til revisorer og interesserede kan få dem tilsendt. Opkrævning af kontigent via emailbetaling er sat i gang. Der er 112 personer, der mangler at betale kontigent for 2015 En del medlemmer især unge er uafklarede i forhold til om de vil være på hold/ikke hold og flere voksne har ikke besluttet om de fremover er aktive eller passive medlemmer. Alle bedes beslutte sig nu og straks indbetale det rette kontingent. Der udsendes rykker i løbet af en uge. Det har vist sig, at enkelte har været registreret forkert og ikke har modtaget oprkrævning. 245 har betalt kontingent inden for fristen. Fra 2016 indføres automatisk kortindbetaling, da det system fungerer bedre sammen med Conventus end det planlagte NETS betalingsservice.
De første 3 mdrs regnskab er er nu bogført. Der har været et arrangement for en 8. kl. Indtægt 1500,- Der arbejdes pt. på at oprette en konto til kontantbetalinger (Gæsteroning, Nøgler, Skabe og svømmehal) Betalingerne vil kunne gennemføres med mobile Pay/Swipp Kontokort i Kvickly: Det blev besluttet at sløjfe det ene kontokort, da det giver for mange problemer med bogføring, fordi der ikke bliver afleveret bonner fra køb i Kvickly. Grethe har det andet kort til løbende udgifter. Kortet er kun til brug for Grethe. Har man brug for kontanter til indkøb til klubben kan man henvende sig til Thomas, hvis man ikke selv vil lægge penge ud. Thomas 3. Nyt fra udvalgene Instruktørudvalg ved Rikke Der har været afholdt møde i instruktørudvalget. Der arbejdes på førstehjæpskursus Børn og Unge udvalg ved Rasmus Der mangler en træner til nybegynderne i turkajak. Nybegynderne i turkajak bliver tilbudt at sejle med på Kom godt i gang om mandagen. Rasmus formidler. Aktivitetsudvalg ved Niels Martin/Bente intet at bemærke planlægningen af aktiviteter kører Idrætsudvalg ved Claus Der har været tur til Paradisløbet. Claus sørger for, at der bliver gjort mere reklame for de løb som klubben har prioriteret. F.eks. på hjemmeside og rokort Hus og Materieludvalg ved Per Det er godkendt, at der bliver lagt fliser over stien. Der bliver lagt fliser i fuld bredde hele vejen ned til broen. Per finder folk til at lægge fliserne Den nye hejs på broen: Middelfart Kommune har bevilget den fulde udgift til hejsen fra handicappuljen Der er tilfredshed med anvendeligheden. Det virker. Der er lidt utilfredshed med placering af hejset, som dog har været nødvendig af tekniske grunde Bent Quorning modtager gerne tilbagemelding og forslag. Bestyrelsen overvejer at indkøbe et ekstra bromodul. Per undersøger hvor meget et nyt brofag koster Kajakreparationsudvalg ved Flemming Nummerering af bådpladser bliver snart lavet. Bent Quorning er ansvarlig samt Tom og Flemming Laursen Informationsudvalg ved Flemming Sildenyt er på vej i trykken. Deadline for Sildenyt fastlægges med faste årlige datoer. Kommunikation og hjemmeside behandles senere Svagstrømmen ved Bente Møde med rengøringsholdet har været afholdt.
I højsæsonen bliver der gjort rent på toiletterne 2 gange pr. uge. 4. Afholdte og kommende aktiviteter - Standerhejsning 11.4. og standerhejsningsfest God dag. God fest. Der var meget styr på det. Det var dejligt. Stor ros til aktivitets- og festudvalget. - Fænø Rundt 31.5. Der er d.d. 7 deltagere et lavt antal. Claus rykker de andre klubben og klubbens medlemmer opfordres til at tilmelde sig. - Le Mans 13.-14.6. Aktivitetsudvalget arbejder på sagen. Kl. 10:30 bliver der aktion på de glemte sager. Der er navngivning af både kl 11 - Planlægning af Naturens Dag den 13.9. Intet nyt. Klubmesterskabet Gennemføres den 29. august Idrætsudvalget står for arrangementet og henter ideer til konkurrencer fra udvalgene. Diverse arrangementer: 27/5 arrangement for Produktionsskolen 2/6 arrangement for Projekt UngNU Der er indtægter v. begge arrangementer. 5. Forslag til nye sikkerhedsbestemmelser En arbejdsgruppe har lavet forslag til nye sikkerhedsbestemmelser. Bestemmelserne ligger i forlængelse af DKFs sikkerhedsbestemmelser. Der er arbejdet med en tydeligere formulering, der foreslås nogle opstramninger og ansvaret for sikkerheden er præciseret. Bilag: Forslag til Sikkerhedsbestemmelser Ved Bente Forslaget blev godkendt med få rettelser. Ros til arbejdsgruppen(sikkerhedsgruppen), der også skal medvirke i implementeringen, som er meget vigtig. Sikkerhedsbestemmelserne udsendes via nyhedsmail og skal være klar til begynderne. Bente 6. Nye regler for gæsteroning På generalforsamlingen varslede bestyrelsen, at den vil arbejde med nye bestemmelser om gæsteroning. På generalforsamlingen var der stemning for, at klubben skal være rummelig ift gæsteroning, og at det skal vurderes, om der skal være forskellige bestemmelser for vinter- og sommerhalvår. Der er nu udarbejdet forslag om gæsteroning og ændring af ordensreglerne pkt 2.8 og forslag til afregningsform Bilag : Forslag til ændring af ordensregler Mail fra Thomas om betaling ved Rikke og Thomas Forslaget godkendt med få rettelser. Ansvarlig : Thomas og Rikke
7. Klubtøj med logo Der er lavet forslag til en aftale med tøjfirma om levering af rotøj med logo. Der skal tages stilling til sortimentet i det tilbud, som medlemmerne kan bestille og købe. Envidere skal der tages stilling til hvad klubben skal stille til rådighed af klubtøj til instruktører. Bilag: Præsentation af indkøbsmuligheder af klubtøj Administration af klubtøjsordning Ved Rasmus Jette Jørgensen vil gerne stå afviklingen af salg af klubtøj.. Rasmus udarbejder en præsentation, der sendes rundt. Vedr. tøj til instruktørerne bliver udvalgene spurgt til, hvor mange instruktører, trænere og hjælpere, der er på holdene. Bestyrelsen opretter retningslinjer for hvem der skal have klubtøj. Rasmus og Jette Tiden løber Der blev ikke behandlet flere punkter på dagsorden. 8. Kommunikation og hjemmeside Som en del af at realisere Vision Strategi har Bestyrelsen valgt at arbejde med synlig kommunikation. Første skridt er at få en mere klar linie om, hvad der informeres om hvor. Hvad skal på hjemmesiden, på rokortet, i nyhedsmail, i Sildenyt osv. På næste bestyrelsesmøde drøftes udvikling af hjemmesiden. Bilag : Forslag til brug af kommunikationskanaler ved Flemming Larsen Beslutning; 9. Status på køb af trailer Der orienteres om køb af ny trailer, levering, forsikring m.v. Der skal tages stilling til, hvad der skal ske med den gamle trailer. Ved Per 10. Orientering og diverse sager - Bente orienterer om Brugerrådets møde med Middelfart Kommune om Vision for marinaen og lokalplan - Der skal findes ny kontaktperson til koordineringsgruppen med andre kajakklubber (turpas, uddannnelse mv) 11. Bestyrelsens prioritering af planer til realisering af Vision og Strategi udsættes evt til mødet i juni Bestyrelsen besluttede på sidste møde at prioritere følgende 5 visioner og strategier i den kommende periode: Klubånden: 1. Der skal på alle planer stadig arbejdes på at styrke den gensidige respekt blandt andet
gennem fælles aktiviteter for nybegyndere og fælles aktiviteter socialt og sportsligt for tur-, kap- og havkajak. Aktiviteter 2. Der skal arbejdes på at få flere instruktører blandt andet til ungearbejdet, ligesom forældrene skal inddrages mere i arbejdet. 3. Der skal i årene fremover være fokus på at fastholde nye medlemmer og få dem til at tage ejerskab til klubben. Økonomi og organisering 4. Der skal løbende arbejdes med en synlig kommunikation og en endnu bedre brug af de kommunikationskanaler, vi har, og vi skal udvikle dem i takt med den teknologiske udvikling Klubhus 5. Der arbejdes på en udvidelse af det eksisterende klubhus På mødet laves en konkret handlingsplan for arbejdet med mål og indsatsområder. 12. Eventuelt Næste møde den 22.6. Kommende punkter: - Udsatte punkter - Udvikling af hjemmeside - Behov for nye kajakker - Revision af ordensregler