Retningslinjer for indkøb af bygge- og anlægsydelser - en del af Slagelse kommunes indkøbspolitik Drift og Anlæg teknik@slagelse.dk 14. marts 2011 Slagelse Kommune vil med sin styring og fordeling af indkøb understøtte udvikling og vækst i det lokale erhvervsliv. Det skal ske gennem ligeværdig konkurrenceudsættelse, der sikrer kommunen de bedste priser, samtidig med at der sikres mulighed for vækst og udvikling for det lokale erhvervsliv. Målsætningen med nærværende retningslinjer er at skabe åbenhed om rammerne for indkøb af bygge- og anlægsydelser. Retningslinjerne der tager udgangspunkt i Slagelse Kommunes indkøbspolitik skal fungere som ramme for kommunens indkøbere og som information til kommunens leverandører. Slagelse Kommunes indkøbspolitik Slagelse Kommune har en overordnet indkøbspolitik, der har til formål at sikre, at kommunen ved et samlet køb af varer og serviceydelser kan opnå fordele inden for pris, miljø, sundhed, sociale forhold, klima og energi samt at sikre, at indkøb gennemføres effektivt og med vægt på decentrale behov. Den overordnede indkøbspolitik fastsætter, at der som hovedregel skal tages hensyn til: Bedst mulige priser for den bedst mulige kvalitet Bedst mulige leveringsbetingelser og leveringsgaranti Bedst mulige service-, garanti- og betalingsbetingelser Sikre etiske, miljømæssige, sociale og sundhedsmæssige hensyn Indkøb af bygge- og anlægsydelser skal tilrettelægges, så de overordnede mål prioriteres forud for øvrige hensyn med henblik på størst muligt gevinstpotentiale. Det er altså hensynet til pris og kvalitet på de produkter, kommunen leverer til borgerne, der vejer forud for fx hensyn til særlige leverandørønsker og lignende. Lokale virksomheder Det er Slagelse Kommunes målsætning, at kommunens udbud på bygge- og anlægsområdet giver lokale virksomheder en ligeværdig mulighed for at byde ind på de kommunale byggeopgaver. Det er også målsætningen, at de lokale virksomheder understøttes med information, så de løbende er informeret om igangværende kommunale udbud. Retningslinjerne skal derudover skabe fokus på vigtigheden af en god balance mellem lokale og udenbys virksomheder i forbindelse med kommunens udbud. Side 1 af 4
Vurdering af udbud i forhold til lokal beskæftigelse Ved alle udbud over 3 mio. kr. laves en vurdering i forbindelse med valg af udbuds og entrepriseform - med henblik på at klarlægge den mest hensigtsmæssige udbuds- og entrepriseform i den konkrete byggesag, og hvilke alternativer der findes. I vurderingen indgår konsekvenser i forhold til lokal beskæftigelse, og hvilke konsekvenser det har for tid, økonomi og øvrige bygherrerisici. Vurderingen forelægges fagudvalget, som beslutter entreprise- og udbudsform. Evaluering af udbud i samarbejde med det lokale erhvervsliv bilag 3 Der nedsættes et samarbejdsudvalg med repræsentanter fra Slagelse Kommunes administration, det lokale erhvervsliv og repræsentanter fra Økonomiudvalget. Det er med henblik på gensidig læring af kommunale udbud, så såvel kommunen som udbyder og det lokale erhvervsliv kan opbygge de bedst mulige kompetencer til at sikre mest mulig lokal beskæftigelse inden for den aktuelle indkøbspolitik og lovens rammer. Der udarbejdes et kommissorium for Samarbejdsudvalget for kommunale bygge- og anlægsudbud, der forankres i Innovation og Erhvervsudvikling. Kommissoriet tilpasses løbende den aktuelle situation på markedet. Kommissoriet - herunder ændringer godkendes af Økonomiudvalget. Kompetencer ved valg af udbuds- og entrepriseformer, bydende og leverandører Almindelige indkøb op til 300.000 kr. Valg af udbuds- og entrepriseform, bydende og leverandør træffes administrativt af den budgetansvarlige i tæt samarbejdet med de decentrale enheder. Mellemstore bygge- og anlægssager op til 3 mio. kr. I forbindelse med vedligeholdelses- og anlægsopgaver op til 3 mio. kr. træffes valg af udbudsog entrepriseform, bydende og leverandører administrativt, af den budgetansvarlige - dog kan fagudvalget altid bede om at få udbuds- og entrepriseform forelagt til politisk behandling. Større bygge- og anlægsopgaver over 3 mio. kr. I forbindelse med større anlægsopgaver forelægges udbuds- og entrepriseform til politisk behandling i det respektive fagudvalg - som regel i forbindelse med frigivelse af anlægsbevilling. Fagudvalget forelægges administrationens indstilling til udbuds- og entrepriseform og alternativer, herunder konsekvenser i forhold til lokal beskæftigelse og tid, økonomi og øvrige bygherrerisici. Fagudvalget træffer valg om udbuds- og entrepriseform. Valg af bydende og ordretildeling varetages almindeligvis administrativt iht. nærværende retningslinjer. Side 2 af 4
Kodeks for valg af leverandører (håndværkere, rådgivere mv.) Det påhviler alle, der træffer beslutninger om valg af leverandører, at det sker på fair vilkår. Ved fair vilkår forstås, at der informeres tydeligt og ensartet om kommende udbud, og at der er åbenhed om leverandørvalg og ikke nødvendigvis at alle mulige leverandører får lov at byde på alle opgaver! Den eller de, der træffer beslutning om leverandørvalg, må ikke have økonomiske eller personlige interesser til den valgte leverandør. Ingen virksomheder favoriseres og alle gives en fair chance for at indgå som leverandør. En god tommelfingerregel for leverandørvalg til bygge- og anlægsydelser er: Underhåndsbud og fagentrepriser under 300.000 kr. 1-3 lokale forudsat at der kan skabes tilstrækkelig konkurrence på det aktuelle udbud. Underhåndsbud eller licitation 300.000 til 3 mio. kr. 2-3 lokale samt eventuel 1-2 udenbys såfremt det skønnes nødvendigt for at skabe tilstrækkelig konkurrence. Fag-, stor-, hoved eller totalentrepriser op til EU-tærskel (ca. 36 mio.kr.) 3-4 lokale og 1-2 udenbys maksimalt 5 bydende. Større byggeopgaver over EU-tærskel (ca. 36 mio.kr.) Udbydes i EU-licitation og udbuds- og entrepriseform besluttes politisk. Særlige fagområder eksempelvis større vejanlæg, asfalt mv. Indenfor visse fagområder, hvor der kun er begrænsede lokale leverandører, der vurderes at have de fornødne kompetencer og kapacitet, vil valg af bydende blive tilpasset den enkelte sag. Ovenstående forudsætter, at det vurderes, at der er de fornødne kompetencer blandt de bydende og skabt tilstrækkelig konkurrence. Ovenstående er udelukkende en generel tommelfingerregel og ikke et endegyldigt regelsæt. Anvendelse af sociale klausuler ved udbud bilag 4 Slagelse Kommune ønsker at bruge sociale klausuler i forbindelse med indkøb, herunder forebyggelse af social dumping. Der laves et regelsæt, der løbende evalueres og tilpasses i samarbejde med arbejdsmarkedets parter. Information om udbud og synlighed af leverandørvalg Det er Slagelse Kommunes målsætning at have stor synlighed omkring indkøb i særdeleshed indkøb af bygge- og anlægsydelser. Det er målsætningen, at der annonceres på Slagelse Side 3 af 4
Kommunes hjemmeside forud for alle større udbud, og der efterfølgende informeres om, hvem der er inviteret/har budt, og hvem ordren er tildelt. Undtagelser Nærværende retningslinjer er godkendt af Slagelse Kommunes Økonomiudvalg som retningslinjer for fagudvalg, medarbejdere og leverandører, og bør som hovedregel kun afviges i særlige tilfælde. Særlige tilfælde defineres som projekter, hvor det vil få uforholdsmæssige økonomiske, tidsmæssige eller brugermæssige konsekvenser at følge retningslinjerne, eksempelvis ved akut opståede sager som brand, akut mangel på pasningskapacitet og lignende. Afviges retningslinjerne, bør der som minimum orienteres politisk om årsagen (orienteringen kan evt. gives via Udbudsportalen ). Lovkrav kan aldrig fraviges. Bilag der knytter sig til retningslinjerne Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Entrepriseformer Udbudsformer Kommissorium for Samarbejdsudvalget for kommunale bygge- og anlægsudbud Sociale klausuler i forbindelse med udbud af bygge- og anlægsopgaver Side 4 af 4
Bilag 1 til Retningslinjer for indkøb af bygge- og anlægsydelser Drift og Anlæg teknik@slagelse.dk 14. marts 2010 Entrepriseformer Entrepriseformen vælges som hovedregel ud fra opgavens karakter og størrelse med henblik på at sikre de bedste kompetencer til den konkrete opgave. Der opereres som udgangspunkt - med følgende udbudsformer: Fagentreprise Hovedentreprise Totalentreprise Funktionsudbud Servicekontrakter Partnering, OPP og entrepriseformer Fagentreprise Fagentrepriser udbydes på baggrund af et udførligt detailprojekt. Alle entrepriser (fx betonarbejder, tømrerarbejder, VVS-arbejder, ventilationsarbejder) udbydes særskilt, og den enkelte fagentreprenør har kun ansvar for sin egen entreprise. Styringen af byggeopgaven varetages af en byggeleder, der er ansat og betales af bygherren. Ved eventuelle forsinkelser i en enkelt fagentreprise har de efterfølgende entreprenører krav på en forlængelse af tidsfristen, der svarer til forsinkelsen. Fagentreprise herunder storentreprise anvendes ved mindre opgaver, hvor det vurderes, at det ikke vil være fordelagtigt at anvende andre entrepriseformer som eksempelvis hovedentreprise eller funktionsudbud. Hovedentrepriser Hovedentrepriser udbydes som fagentrepriser ligeledes på baggrund af et detailprojekt. Styringen og dermed koordineringen af de enkelte (under)entrepriser varetages af hovedentreprenøren, der over for bygherren har ansvaret for at overholde den samlede tidsplan, økonomien samt den udbudte kvalitet. Såfremt en enkelt af under-entreprenørerne bliver forsinket, er det hovedentreprenørens ansvar, at forsinkelsen bliver indhentet uden udgifter for bygherren. Hovedentrepriser anvendes ved større byggeopgaver, hvor kommunen vurderer, at det er mest fordelagtigt at ansvaret for pris, tid og kvalitet er samlet hos én leverandør. Hovedentreprise anvendes eksempelvis ved nybyggerier, som børnehaver, sportshaller eller større om- eller tilbygningopgaver. Side 1 af 9
Totalentrepriser Totalentreprisen udbydes normalt på baggrund af et byggeprogram, som bygherren har udarbejdet. På basis af byggeprogrammet udarbejder og opfører totalentreprenøren byggeriet og har under projekterings- og byggefasen, indtil aflevering, det fulde ansvar for at både pris, tid og kvalitet bliver overholdt. Totalentreprise anvendes ved større byggeopgaver, hvor kommunen vurderer, at det er mest fordelagtigt at ansvaret for pris, tid og kvalitet er samlet hos én leverandør. Totalentreprise anvendes eksempelvis ved nybyggerier, som ældreboliger, større administrationsbyggerier eller andre meget store byggerier. Funktionsudbud Funktionsudbud udbydes på baggrund af en række nærmere beskrevne funktionskrav. Denne udbudsform kræver ofte en præcis tilstandsvurdering samt en detaljeret beskrevet af det ønskede funktionsniveau. Funktionsudbud giver ofte leverandøren stor metodefrihed til at leverer det ønskede funktionsniveau. Funktionsudbud anvendes, hvor det vurderes at være en økonomisk fordel eller praktisk fordel. Større funktionskontrakter, der løber over flere år, eksempelvis asfaltkontrakter, forudsættes politisk behandlet. Servicekontrakter Servicekontrakter udbydes på baggrund af en række nærmere beskrevne standardydelser eller funktionskrav. Denne udbudsform er særlig anvendelig ved mindre, men gentagende eller regelmæssige ydelser. Servicekontrakter anvendes, hvor det vurderes at være en økonomisk fordel eller praktisk fordel. Det kan eksempelvis være områder, hvor der indkøbes mange mindre ydelser af samme karakter, fx akut bygningsvedligeholdelse mv. Partnering, OPP og andre entrepriseformer Som en del af den overordnede indkøbsstrategi overvejes løbende om andre udbudsformer end de mest almindelige, kan være fordelagtige i en konkret sag. Det kan være OPP, partnering eller andre entrepriseformer. Side 2 af 9
Bilag 2 til Retningslinjer for indkøb af bygge- og anlægsydelser Udbudsformer Udbudsformen vælges som hovedregel ud fra opgavens karakter og størrelse. Der opereres som udgangspunkt - med følgende udbudsformer: Indkøb uden udbud eller indhentning af kontrolpris Underhåndsbud Indbudt licitation Indbudt licitation med prækvalifikation Offentlig licitation EU-udbud med/uden prækvalifikation Annoncering i forbindelse med rådgivning (vare- og tjenesteydelser) Valgs af udbudsform afhænger i høj grad af opgavens størrelse og karakter, og der skal altid være et fornuftigt forhold mellem de resurser, en udbudsform kræver, og opgavens størrelse. Indkøb uden udbud eller indhentning af kontrolpris Der indhentes pris fra en enkelt leverandør, eller arbejdet udføres i regning. Denne udbudsform anvendes til de fleste akutte vedligeholdelsesopgaver, hvor opgaven ikke på forhånd kan defineres, eller hvor indsatsen ved yderligere prisindhentning er uforholdsmæssig stor i forhold til et forventet besparelsespotentiale. Vejledende maksimumgrænse for indkøb uden udbud er 200.000 kr. - dog kan der være akutte opgaver, eller opgaver hvor omfanget ikke er kendt på forhånd, der kan overstige den vejledende grænse. Det tilstræbes, at der indhentes kontrolpriser i alle tilfælde, hvor det vurderes økonomisk fordelagtigt. Underhåndsbud Der indhentes pris fra 2-3 leverandører uden afholdelse af licitation. Tilbudsmaterialet begrænses til det mest nødvendige. Denne udbudsform anvendes til de fleste håndværkeropgaver mellem 100.000 og 2.000.000 kr. og rådgivningsopgaver op til 500.000 kr. Vejledende maksimumgrænse for indhentning af underhåndsbud for håndværkerydelser er 3.000.000 kr. og 500.000 kr. for rådgivningsydelser uden annoncering, og 1.400.000 kr. med annoncering. Som udgangspunkt anvendes laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige tilbud som tildelingskriterier, og der kan forhandles med alle bydende. Side 3 af 9
Indbudt licitation Indbudt licitation er en af de mest anvendt udbudsformer og anvendes til de fleste mellemstore vedligeholdelses- og renoveringsopgaver samt nybyggeri. Der inviteres 3 til 7 (normalt 5) leverandører, som afleverer deres bud på et fastsat tidspunkt (licitation). Denne udbudsform kræver udarbejdelse af et udbudsmateriale, hvorfor den primært anvendes ved større og mellemstore byggeopgaver. Indbudt licitation kan anvendes på alle håndværksopgaver op til ca. 35 mio. kr. (EU-udbud), hvor det skønnes økonomisk fordelagtigt at udarbejde det nødvendige udbudsmateriale. Vejledende maksimumgrænse for anvendelse af indbudt licitation uden prækvalifikation er 5.000.000 kr. for håndværkerydelser. Som udgangspunkt anvendes laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige tilbud som tildelingskriterier, og der kan ved det økonomisk mest fordelagtige tilbud forhandles med de 3 lavestbydende. Indbudt licitation med prækvalifikation Der kan afholdes en prækvalifikation forud for en udbudt licitation. Den udbudsform er mere ressourcekrævende end ved almindelig indbudt licitation- både for udbyder (kommunen) og leverandørerne - og anvendes derfor primært ved større projekter. Eller hvis udbyder ønsker at afsøge markedet, eksempelvis ved flere forestående ensartede opgaver. Der afholdes prækvalifikation ved alle håndværkeropgaver over 5.000.000 kr., med mindre der er overvejende sandsynlighed for, at alle interesserede bydende kan inviteres til at afgive bud. Som udgangspunkt anvendes laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige tilbud som tildelingskriterier. Offentlig licitation Offentlig licitation hvor der annonceres og alle kan byde stiller store krav til udbudsmaterialet og er ofte meget ressourcekrævende for udbyder. Offentlig licitation anvendes kun til projekter, hvor det vurderes, at den ekstra indsats forventes at være en fordel i den konkrete sag. Ved offentlig licitation anvendes gerne andre parametre end prisen EU-udbud EU-udbud anvendes som hovedregel kun ved projekter, der er over tærskelværdierne (pt. ca. 35 mio. kr. for bygge- og anlægsopgaver og 1,5 mio. kr. for rådgivning mv.). I forbindelse med EUudbud anvendes som hovedregel indbudt licitation med prækvalifikation. Som udgangspunkt anvendes laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige tilbud som tildelingskriterier. Side 4 af 9
Annoncering i forbindelse med rådgivning (vare- og tjenesteydelser) Alle rådgivningsopgaver over 500.000 kr. annonceres på Slagelse Kommunes hjemmeside ( Bygge- og anlægsudbud ). Der udvælges blandt de interesserede. Blandt kriterierne for udvælgelse er erfaring med lignende opgaver og erfaringer med samarbejdet fra tidligere opgaver og tilbud. Antallet af bydende tilpasses opgavens karakter og størrelse, ligesom der ved rådgivningsopgaver kan indgå en vurdering af de bydendes evne til at løse opgaven på en tilfredsstillende måde. Side 5 af 9
Bilag 3 til Retningslinjer for indkøb af bygge- og anlægsydelser Kommissorium for Samarbejdsudvalget for kommunale byggeog anlægsudbud Udvalgets formål er at skabe et forum, hvor kommunen som udbyder og det lokale erhvervsliv som bydende i fællesskab kan evaluere og drage erfaringer i forbindelse med såvel kommunale udbud som andre offentlige udbud - med henblik på at det lokale erhvervsliv er bedst muligt rustet i konkurrencen om offentlige udbud. Målsætningen er at kommunen som udbyder kan drage erfaringer og få tilbagemeldinger på den måde, der udbydes på - med henblik på at udbud i Slagelse Kommune udformes hensigtsmæssigt, og at det lokale erhvervsliv kan lære at opbygge erfaringer med de offentlige udbud. Samarbejdsudvalget for kommunale bygge- og anlægsudbud forankres i Innovation og Erhvervsudvikling og mødes 2 gange årligt. På hvert møde gennemgår udvalget udbud fra den forudgående periode, så parterne gensidigt kan drage lære, erfaringer og få elimineret uhensigtsmæssigheder. Faste medlemmer Erhvervschefen Drifts- og anlægschefen Direktionsmedlem fra Slagelse Kommune 3 repræsentanter fra det lokale erhvervsliv (udpeget af Slagelse Erhvervsråd) 2 repræsentanter fra Økonomiudvalget. Side 6 af 9
Bilag 4 til Retningslinjer for indkøb af bygge- og anlægsydelser Principper for sociale klausuler ved større bygge- og anlægsopgaver i Slagelse Kommune Formål Slagelse Kommune ønsker via sin indkøbspolitik at sikre at løn og ansættelse sker på forsvarlige vilkår. Kommunen ønsker samtidig at tage aktiv del i indsatsen for, at unge får en uddannelse og at opfordre kommunens leverandører til at tage ansvar i forbindelse med aktivering af ledige. Nærværende klausuler er godkendt af Slagelse Kommunes Økonomiudvalg efter et oplæg, der er udarbejdet i samarbejde med arbejdsmarkedets parter. Hovedelementer Overholdelse af ILO-konventionen (løn og ansættelsesvilkår) Uddannelsesklausuler ved større udbud Samarbejde og dialog om aktivering af ledige Anvendelse Overholdelse af ILO-konventionen (løn og ansættelsesvilkår) Gælder i princippet ved alle opgaver, men skrives eksplicit ind i udbudsmaterialet ved alle opgaver hvor der udarbejdes et formelt udbudsgrundlag. Uddannelsesklausuler Gælder ved alle bygge- og anlægssager over 10 mio. kr. (samlet totalsum). Samarbejde og dialog omkring aktivering af ledige Sker af frivillighedens vej, men der stilles krav til at deltage i et orienteringsmøde med Jobcenter Slagelse ved alle bygge- og anlægsopgaver over 10. mio. kr. ILO-konvention (løn og ansættelsesvilkår) I overensstemmelse med ILO-konventionen nr. 94 om arbejdsvilkår i offentlige kontrakter skal leverandøren sikre, at de ansatte, som leverandøren og leverandørens underleverandører beskæftiger med henblik på kontraktens opfyldelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesforhold, som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejdet af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Kommunen kan til enhver tid udbede sig dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for leverandøren lever op til ovennævnte krav. Leverandøren skal efter påkrav fremskaffe relevant doku- Side 7 af 9
mentation for såvel egen som eventuelle underleverandørers arbejdstageres løn- og ansættelsesforhold. Relevant dokumentation kan for eksempel være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakt eller ansættelsesbevis. Dokumentation skal være kommunen i hænde senest 7 arbejdsdage efter, påkravet er modtaget. Hvis leverandøren ikke senest 7 dage efter anmodningen har dokumenteret de ovennævnte krav, kan kommunen vælge at tilbageholde alle betalinger, uden entreprenøren har ret til at standse arbejdet, til dokumentation er tilvejebragt, og/eller forholdet er bragt i orden. Uddannelsesklausuler a) Uddannelsesbestemmelser kan indføres i kontrakter for alle typer af længerevarende bygge- og anlægsopgaver (herunder også større driftskontrakter), som Slagelse Kommune udbyder, hvor den samlede byggesum overstiger 10 mio. kr., og hvor opgaven forventes at løbe over mindst ½ år. b) Leverandøren skal tilstræbe, at 15% af de stillinger, dog minimum 10%, der anvendes til opfyldelse af kontrakten, besættes med personer i praktikstillinger, herunder lærlinge. c) Ved personer i praktikstillinger forstås personer, der påbegynder eller er begyndt på en erhvervsuddannelse (herunder GVU/EGU 1 ) og i den forbindelse skal gennemføre en del af uddannelsen som praktik i en virksomhed. d) Leverandøren skal på kommunens anmodning dokumentere, at kravet om ansættelse af personer i praktikstillinger er opfyldt. e) Hvis leverandøren ikke senest 7 dage efter anmodningen har dokumenteret, at det aftalte antal personer er ansat i praktikstillinger, kan kommunen vælge at tilbageholde alle betalinger, uden entreprenøren har ret til at standsearbejdet, til dokumentation er tilvejebragt og/eller forholdet er bragt i orden. 1 GVU: Grunduddannelse for voksne - EGU: Erhvervsgrunduddannelse Side 8 af 9
Samarbejde og dialog omkring aktivering af ledige Slagelse kommune ønsker, at kommunens leverandører deltager aktivt i forbindelse med aktivering af ledige. Alle leverandører opfordres derfor til at indgå en partnerskabsaftale med Jobcenter Slagelse. Partnerskabsaftalen er frivillig og er ikke juridisk bindende. At indgå en partnerskabsaftale er frivilligt, men der stilles krav om, at de primære leverandører til bygge- og anlægsprojekter over 10 mio. kr. deltager i et orienteringsmøde med Jobcenter Slagelse med henblik på at afklare muligheden for, at virksomheden kan og vil indgå en partnerskabsaftale. Side 9 af 9