Strategi for konkurrenceudsættelse af driftsområder Ringkøbing-Skjern Kommune Viden & Strategi

Transkript

1 R A P P O R T Strategi for konkurrenceudsættelse af driftsområder Ringkøbing-Skjern Kommune Viden & Strategi Juni 2014

2 S i d e 2 1. Baggrund og formål med strategien for konkurrenceudsættelse Økonomi- og Erhvervsudvalget i Ringkøbing-Skjern Kommune besluttede den 9. december 2013, at kommunen skal udarbejde en ny strategi og handlingsplan for konkurrenceudsættelse af driftsområder for funktionsperioden Formålet med strategien er, at konkurrenceudsættelse fortsat bliver sat højt på den politiske dagsorden på en tydelig og systematisk måde, samt at forbedre vilkårene for dialog mellem politikere, borgere og private leverandører om byrådets arbejde med konkurrenceudsættelse. Strategien for konkurrenceudsættelse af driftsområder samt den tilhørende handlingsplan kan også give private leverandører en tidlig mulighed for at overveje, hvorvidt de ønsker at byde på en opgave som eventuelt bliver konkurrenceudsat. Strategien og den tilhørende handlingsplan er dermed med til at skabe klarhed over byrådets mål for konkurrenceudsættelse, og hvilke initiativer der vil blive anvendt for at nå disse mål. Strategien og den tilhørende handlingsplan gælder for hele funktionsperioden, men byrådet kan til enhver tid revidere strategien og handlingsplanen. Nærværende strategi omfatter udelukkende konkurrenceudsættelse af kommunale driftsopgaver, mens udbud af varer- og tjenesteydelser er en del af kommunens indkøbspolitik. I fjerde kvartal 2017 bliver der foretaget en opfølgning på handlingsplanen. Opfølgningen vil dels indeholde en status på driftsområderne i handlingsplanen, og dels en faglig og økonomisk vurdering af de konkurrenceudsatte driftsområder. 1.1 Mål for konkurrenceudsættelse Graden af konkurrenceudsættelse bliver målt gennem det overordnede måltal - Indikator for konkurrenceudsættelse (IKU). IKU måler summen af de faktiske konkurrenceudsatte udgifter i kommunen som andel af summen af udgifter, som det er muligt at konkurrenceudsætte. IKU svarer til Privat-leverandør- indikator (PLI) justeret for kommunernes egne vundne udbud. Dermed tages der højde for, at nogle kommuner selv varetager opgaver, der har været konkurrenceudsat. Ringkøbing-Skjern Kommunes IKU var 24,4 i 2013, mens landsgennemsnittet samme år var 25,9. Med en IKU på 24,4 ligger vi blandt den nederste halvdel af landets kommuner.

3 S i d e 3 Tabel 1 IKU Ringkøbing-Skjern Kommune 22,6 23,8 24,4 Landsgennemsnittet 25,0 25,4 25,9 Nabokommuner: Billund 25,8 26,1 25,5 Varde 23,9 25,2 26,6 Holstebro 28,8 30,0 31,8 Herning 23,4 23,9 24,8 Kilde: Økonomi og Indenrigsministeriet Der er fra regeringens side ikke længere et mål for kommunernes IKU, men regeringen og KL er enige om at understøtte og udbrede kommunernes samarbejde med private aktører. Ringkøbing-Skjern Kommune har opstillet et overordnet mål for konkurrenceudsættelse som er: Det er Ringkøbing-Skjern Kommunes overordnede mål at hæve kommunens IKU ud fra princippet bedst og billigst. 1.2 Handlingsplan for konkurrenceudsættelse Handlingsplanen til nærværende strategi for konkurrenceudsættelse indeholder driftsområder som Ringkøbing-Skjern Kommune påtænker at udbyde. Med dette menes, at handlingsplanen dels indeholder driftsområder, hvor der er truffet beslutning om konkurrenceudsættelse, samt driftsområder som kræver nærmere analyse inden en eventuel konkurrenceudsættelse bliver aktuel. I handlingsplanen er det ligeledes angivet, hvornår det påtænkes, at analysen eller konkurrenceudsættelsen skal foretages.

4 S i d e 4 Den efterfølgende figur er en visuel illustration af den proces og de faser, som driftsområderne i handlingsplanen skal gennemgå. En beskrivelse af processen følger efter figuren. Figur 1 Faser i forbindelse med konkurrenceudsættelse Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Foranalyse Analyse Kravspecifikation Udbud/kontrolbud Leverandørvalg Kontrakt Start HovedMEd inddrages HovedMEd inddrages Start Beslutning Beslutning ØEU ØEU Fase 1 Analyse: Driftsområder, som ifølge handlingsplanen skal analyseres nærmere inden en beslutning om konkurrenceudsættelse træffes, vil påbegynde fase 1. Analysen foretages internt i Ringkøbing-Skjern Kommune. Analysen vil blandt andet indeholde erfaringer fra andre kommuner, som har konkurrenceudsat driftsområdet samt udgifter i forbindelse med yderligere analyse/konkurrenceudsættelse. Inden Økonomi- og Erhvervsudvalget skal behandle foranalysen skal HovedMED have mulighed for at udarbejde et høringssvar hertil. På baggrund af foranalysen, og et eventuelt høringssvar, træffer Økonomi- og Erhvervsudvalget beslutning om, hvorvidt yderligere analyse skal foretages, eller hvorvidt de ønsker at konkurrenceudsætte driftsområdet eller ej. De driftsområder som Økonomi- og Erhvervsudvalget hverken ønsker at analysere yderligere eller konkurrenceudsætte kommer ikke videre efter fase 1, og opgaven forbliver i kommunalt regi. Hvis Økonomi og Erhvervsudvalget, på baggrund af foranalysen, beslutter at driftsområdet skal konkurrenceudsættes, springer driftsområdet direkte til fase 3.

5 S i d e 5 Fase 2 Analyse: Ønsker Økonomi- og Erhvervsudvalget, at der skal foretages yderligere analyse inden en beslutning om konkurrenceudsættelse kan træffes, påbegyndes fase 2. Den nærmere analyse kan udarbejdes i samarbejde med en ekstern konsulent med erfaring indenfor området. Inden Økonomi- og Erhvervsudvalget skal behandle analysen skal HovedMED have mulighed for at udarbejde et høringssvar. Økonomi- og Erhvervsudvalget skal på baggrund af analysen, samt et eventuelt høringssvar, træffe beslutning om konkurrenceudsættelse eller ej. Ønsker Økonomi- og Erhvervsudvalget ikke at konkurrenceudsætte driftsområdet stopper processen her, og opgaven forbliver i kommunalt regi. Fase 3 - Kravspecifikation: De driftsområder, der jævnfør handlingsplanen skal konkurrenceudsættes, vil påbegynde processen i fase 3, mens driftsområder der på baggrund af analyser skal konkurrenceudsættes fortsætter processen i fase 3. Der udarbejdes en kravspecifikation som præcist beskriver, hvilket driftsområde kommunen ønsker tilbud på, og hvilke krav kommunen stiller til opgaveløsningen. Der skal her ligeledes træffes beslutning om, hvilken form for konkurrenceudsættelse kommunen ønsker at anvende. De forskellige former beskrives senere. Kravspecifikationen kan indebære inddragelse af ekstern bistand. Fase 4 Konkurrenceudsættelse: Konkurrenceudsættelsen annonceres, og er der tale om et EU-udbud, skal konkurrenceudsættelsen leve op til de gældende EU-regler. I udbudsfasen skal kommunen blandt andet stå til rådighed for spørgsmål fra eventuelle tilbudsgivere. Det er i denne fase, at kommunen kan udarbejde et kontrolbud på opgaven. Der kan inddrages ekstern konsulentbistand til denne opgave.

6 S i d e 6 Fase 5 Leverandørvalg: På baggrund af de indkomne tilbud udvælges en leverandør. Fase 6 Kontrakt: Administrationen udarbejder kontrakt med den valgte leverandør. 2. Konkurrenceudsættelse i Ringkøbing-Skjern Kommune Foruden konkurrenceudsættelse af driftsopgaver er der også mulighed for at udbyde opgaven gennem andre former for offentlig-privat samarbejde som for eksempel offentlig-private partnerskaber (OPP) og servicepartnerskaber. De vigtigste former for udbud vil blive beskrevet herunder. Konkurrenceudsættelse 1 Konkurrenceudsættelse betyder, at man skaber konkurrence om udførelsen af en opgave ved at udbyde opgaven. Ved udbud testes, hvorvidt den offentlige myndighed eller en privat aktør kan levere opgaven bedst til prisen. Formålet med at sende opgaver i udbud er at skabe konkurrence om opgaveløsningen og herigennem sikre den bedste opgaveløsning til den bedste pris. Offentlig-privat partnerskab (OPP) 2 Et offentlig-privat partnerskab (OPP) er en type offentlig-privat samarbejde, der er kendetegnet ved at designe, projektering, etablering, drift og vedligeholdelse er samlet i én kontrakt mellem en offentlig udbyder og en privat leverandør. Ofte indgår finansieringen af projektet også. I et OPP om nyanlæg er der således tale om, at en offentlig myndighed gennem et udbud overlader det til en privat virksomhed at designe, projektere, anlægge og varetage driften af anlægget af for eksempel et hospital, en skole eller et kontoranlæg over en længere periode typisk år. Et OPP adskiller sig altså fra andre former for offentlig-privat samarbejde på bygge- og anlægsområdet ved at koble flere opgaver sammen i et enkelt udbud. 1 vrd_at_vide_om_udbud_og_offentligtprivat_samarbejde.pdf 2 Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen:

7 S i d e 7 Servicepartnerskaber 3 Servicepartnerskab er en samarbejdsmodel mellem en kommune og en privat driftsentreprenør, der åbner for større fleksibilitet og samarbejde, end der kendes fra et klassisk udbud. Servicepartnerskab vil typisk være velegnet for drifts- og serviceområder af mere kompleks karakter og/eller områder, hvor der er behov for innovation og udvikling. Det overordnede mål er at inddrage leverandøren i et forpligtende samarbejde om at levere, effektivisere og udvikle en eller flere kommunale opgaver. Ofte kan det være en fordel at samle en række enslydende opgaver eller opgaver, der gensidigt påvirker hinanden i samme partnerskab, eksempelvis samtlige drifts- og vedligeholdelsesopgaver på en skole. Det skaber en vis opgavevolumen, der er nødvendig for, at den private leverandør reelt har mulighed for at prioritere, sammentænke og effektivisere opgaveløsningen. Et servicepartnerskab bygger på en åben kravspecifikation, der fastlægger de overordnede krav til ydelser og resultater. Det giver rum for, at parterne sammen kan udvikle fælles mål og metoder til at løse den konkrete opgave. En økonomisk incitamentsstruktur skal gøre det attraktivt for parterne løbende at udvikle og effektivisere opgaveløsningen. Servicepartnerskab tager således afsæt i en filosofi om gensidig tillid, fæles værdier og en ambition om at blive klogere i fællesskab. Partnering 4 Partnering er en fleksibel samarbejdsform på anlægsområdet, hvor parterne bliver enige om en række fælles målsætninger, der nedfældes i en partneringsaftale som supplement til den almindelige entreprisekontrakt. Partneringsaftalen har blandt andet til formål at fastlægge rammerne for samarbejdet og beskrive de værktøjer, parterne er blevet enige om skal understøtte samarbejdet. Partneringsaftalen er således en aftale om samarbejdet, mens entreprisekontrakten er aftalen om selve byggeriets udførelse. Målet med partnering i anlægsprojekter er at skabe et konstruktivt samspil mellem kommunen som bygherre, rådgiver og entreprenør. En væsentlig pointe er at tilstræbe en samarbejdsform, hvor parterne i fællesskab kan udvikle den for projektet mest optimale løsning. Udbuddet af et partneringsamarbejde vil, 3 Udbudsportalen: 4 Udbudsportalen:

8 S i d e 8 ligesom servicepartnerskaber, typisk ske i begrænset udbud med det økonomisk mest fordelagtige bud som tildelingskriterium. 2.1 Kontrolbud Ringkøbing-Skjern Kommune vil i de tilfælde det er muligt og hensigtsmæssigt selv afgive et kontrolbud på de driftsopgaver, der konkurrenceudsættes. Med kontrolbud menes kommunens eget bud på udførelse af opgaven. Det skal fremgå af annonceringen og udbudsmaterialet, hvis kommunen vælger at afgive et kontrolbud, mens kontrolbuddet skal foretages på samme vilkår som de eksterne bud. Derudover skal der ske en personalemæssig adskillelse mellem udarbejdelsen af kontrolbuddet og vurderingen af de indkomne tilbud.