Møde i VUC Aarhus bestyrelse tirsdag den 27. maj 2014 Referat Deltagelse: Til stede: Hans Halvorsen (formand), Claus Christensen (næstformand), Marianne Ping Huang, Sanne Bjørn (pkt. 7-16), Søren Gubi Axelsen og Karin Nørholm. Fra ledelsen: Erik Ernø-Kjølhede, Susanne Dombernowsky, Michael Sandberg og Per Lund. Afbud: Mogens Birkebæk, Maria Simonsen og Amanda Sejr. Referent: Peter Cederstrøm Dagsorden 1. Velkommen til nye bestyrelsesmedlemmer: Sanne Bjørn, udpeget af Aarhus Byråd og medarbejderrepræsentanterne Søren Gubi Axelsen og Karin Ekkelund Nørholm 2. Godkendelse af dagsorden 3. Referat af møde 25/3 2014, inkl. underskrift 4. Kvartalsrapport 1. kvartal 2014 (bilag 1) 5. Orientering om ansættelse af ny studierektor for det gymnasiale område ifm. Susanne Dombernowskys pensionering med udgangen af dette skoleår 6. Orientering om justeringer i skolens organisering (bilag 2) 7. Forventninger til kursusstart august på AVU og HF (mundtlig orientering) 8. Dalgas Avenue 2: Ombygningsproces, overtagelse og finansiering (lukket punkt, mundtlig orientering) 9. Beslutning om nye bestyrelsesmedlemmer udpeget ved selvsupplering (mundtlig orientering og diskussion) 10. Besøg af Arbejdstilsynet den 24. april (bilag 3) 11. Status for og beslutning om skolens aktiviteter på Samsø (bilag 4) 12. International strategi (bilag 5) 13. Tanker om ny samarbejdsstruktur på skolen (mundtlig orientering) 14. Orientering om ny FVU-kontrahent: UCplus 15. Samarbejdsaftale med Aarhus Tech. Aftalen underskrives 22/5 (bilag 6) 16. Eventuelt
Punkt 1.Velkommen til nye bestyrelsesmedlemmer: Sanne Bjørn, udpeget af Aarhus Byråd og 2 medarbejderrepræsentanter valgt af medarbejderne på VUC Sanne Bjørn, Søren Gubi Axelsen (medarbejderrepræsentant med stemmeret) og Karin Nørholm (medarbejderrepræsentant uden stemmeret) blev budt velkommen til bestyrelsen. Punkt 2. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. Punkt 3. Referat af møde 25/3 2014, inkl. underskrift Referat af møde den 25. marts 2014 blev godkendt og underskrevet. Punkt 4. Kvartalsrapport 1. kvartal 2014 (bilag 1) Per Lund gennemgik kvartalsrapporten. Samlet set større overskud end budgetteret. Der er periodiseringer vedr. fx studierejsen der giver periodeforskydninger, men ingen bemærkninger i øvrigt hertil. Der er som altid en vis usikkerhed vedr. merarbejde og flexundervisningen, men ikke markant risiko for større udsving. Der er taget højde for den forventede nedgang i GS, hvor nu kun beståede eksaminer udløser taxameter. Derudover er der sikkerhed for indtægterne. Bestyrelsen tog kvartalsrapporten til efterretning. Punkt 5. Orientering om ansættelse af ny studierektor for det gymnasiale område ifm. Susanne Dombernowskys pensionering med udgangen af dette skoleår Rektor orienterede om, at Studierektor Susanne Dombernowsky fratræder til pension med udgangen af skoleåret. Nuværende uddannelseschef for GS Poul Lautrup, er efter eksternt opslag og konsulentbistand ved Mercuri Urval blevet ansat som kommende Studie- og vicerektor. Der laves en glidende overgang med overlevering mellem afgående og tiltrædende studierektor. Skolen er glad og tilfreds med ansættelsen af en stærk intern kandidat. Punkt 6. Orientering om justeringer i skolens organisering (bilag 2) Rektor gennemgik det udsendte bilag og kommenterede justeringerne i skolens organisation. Skolen har terminologisk hidtil opereret med tre afdelinger og under den ene afdeling tre underafdelinger. Fremover kaldes de hidtidige tre afdelinger for områder og under de tre områder er der fem afdelinger, hvoraf de 3 afdelinger er på det gymnasiale område. Der er et sammenfald mellem område og afdeling på Service og AVU. Ændringen sker for at undgå forvirringen omkring
begrebet underafdelinger på det gymnasiale område. Derudover er der foretaget små justeringer internt på det gymnasiale område, hvor Flex flyttes fra enkeltfagsafdelingen til GS-afdelingen. Dette af hensyn til balancen mellem de tre afdelinger. Endelig er der etableret fire tværgående funktioner for studievejledning, flex, pædagogisk udvikling og internationalisering. Der er lagt ledelsesmæssig kompetence ind i de fire tværgående funktioner. Bestyrelsen tog orienteringen om justeringer i skolens organisering til efterretning. Punkt 7. Forventninger til kursusstart august på AVU og HF/GS (mundtlig orientering) Michael Sandberg orienterede om optaget på AVU, der indtil videre er forløbet som forventet. Søgemønstret er lidt anderledes end de foregående år, men samlet set ser det ud til at søgningen p.t. matcher det budgetterede. Susanne Dombernowsky orienterede om søgningen til HF, der er noget under det forventede. Indtil videre etableres fem klasser ud af de budgetterede syv, men vi håber, at der kan nå at komme seks klasser i alt. På landsplan er der en nedgang som er større end det, vi oplever på VUC Aarhus, men tendensen med mindre søgning er tydelig. Enkeltfag er ca. 15 pct. bagud i forhold til samme tidspunkt sidste år og flex ca. 10 pct. bagud. GS er svær at forudsige, da mange traditionelt tilmelder sig helt op til 2 dage før kursusstart. En mulig forklaring på den vigende søgning kunne være, at flere søger ind på erhvervsuddannelserne, men der kan også være tale om et ændret søgemønster, hvor ansøgere kommer senere på banen. Umiddelbart synes der ikke at være behov for tilpasning af fastansat personale, men der vil efter alt at dømme være midlertidigt ansatte, hvis ansættelse ikke bliver forlænget. Det er de kreative fag og øvrige fremmedsprog end engelsk og tysk der har markant mindre søgning end tidligere. Udviklingen i optaget følges tæt af skolens ledelse. Bestyrelsen tog orienteringen om forventninger til kursusstart i august på AVU og HF/GS til efterretning. Punkt 8. Dalgas Avenue 2: Ombygningsproces, overtagelse og finansiering (lukket punkt, mundtlig orientering) Ledelsen orienterede Bestyrelsen om status jf. dagsorden. Det blev aftalt, at ledelsen følger op jf. den gennemførte drøftelse. Punkt 9. Beslutning om nye bestyrelsesmedlemmer udpeget ved selvsupplering (mundtlig orientering og diskussion) Rektor indledte drøftelsen med orientering om status i processen med udpegning til bestyrelsen ved selvsupplering. Der er 3 pladser som kan udpeges ved selvsupplering. Medlemmer udpeget ved selvsupplering kan højst sidde i 2 perioder, hvorfor genudpegning kun kan finde sted én gang. Alle
hidtidige bestyrelsesmedlemmer udpeget ved selvsupplering har siddet to perioder, hvorfor deres mandat udløb den 1. maj i år. Det foreslås, at uddannelseschef Inger-Margrethe Jensen fra Professionshøjskolen VIA udpeges til selvsuppleringspladsen for kulturinstitutionerne. Derudover kan der udpeges et medlem fra Samsø samt et personligt udpeget medlem. Udpegningen for Samsø afventer nærmere stillingtagen indtil der er en afklaring vedr. VUC på Samsø jf. punkt 11 nedenfor. Der er en kandidat fra Aarhus Kommune i kikkerten til pladsen som personligt udpeget medlem. Bestyrelsen drøftede orienteringen og tog udpegningen af Inger Margrethe Jensen til efterretning samt bemyndigede formand og rektor til at arbejde videre med den nævnte kandidat fra Aarhus Kommune. Samtidig bemyndigedes formand og rektor til, at finde et alternativ, hvis det ikke bliver den foreslåede kandidat fra Aarhus Kommune. Punkt 10. Besøg af Arbejdstilsynet den 24. april (bilag 3) Sagsfremstilling På baggrund af strakspåbudet fra december 2012 har vi vidst, at vi ville få et nyt besøg af AT i dette forår. Det foregik den 24. april. Da AT på forhånd kendte til skolens flytteplaner, var bygningerne ikke i fokus ved dette besøg, al den stund der ikke konstateredes akutte problemer her. Fokus var derfor entydigt på arbejdsmiljøet. AT afholdt planlagte møder med rengøringen, med arbejdsmiljøudvalget (AMU) og tillidsrepræsentanterne og med repræsentanter for studievejlederne, hvor efter de foretog en rundgang og talte med en række medarbejdere. Til slut orienterede de ledelsen og AMU om dagens observationer. Resultatet er, at vi har fået en grøn smiley på AT s hjemmeside, hvilket er et signal til omverdenen om, at skolen har styr på sit arbejdsmiljø. Der var dog en række forhold, som AT havde bemærkninger til, og vi fik to vejledninger: HF- studievejledningen: stor arbejdsmængde, uklare krav og manglende støtte og opbakning Traumatiske oplevelser i forbindelse med en arbejdsmiljøsag i rengøringen Et yderligere forhold, som blev påpeget, er at vi skal registrere samtlige hændelser af voldelig eller truende karakter også sådanne som medarbejderne og ledelse får klaret ved en øjeblikkelig indsats. Vi får nyt besøg kort efter indflytningen på den nye skole. Vi tager omgående fat på at forbedre de forhold, som er påpeget i de to vejledninger samt øvrige forhold og glæder os over den grønne smiley. Indstilling Ledelsen indstiller, at Bestyrelsen tager sagen til efterretning
Drøftelse Susanne Dombernowsky (formand for AMU) gennemgik sagsfremstillingen, og orienterede efter spørgsmål fra bestyrelsen om, at Arbejdstilsynet de seneste år har erfaret, at studievejledergrupperne generelt er under pres. Skolen har i den forbindelse udarbejdet et udkast til en plan til imødegåelse af de nævnte forhold vedr. studievejledningen. Beslutning Bestyrelsen tog indstillingen til efterretning. Punkt 11. Status for og beslutning om skolens aktiviteter på Samsø (bilag 4) Sagsfremstilling Siden skolen i 2007 ved amternes nedlæggelse overtog driften af VUC Samsø har vi hvert år måttet konstatere et betragteligt underskud på vores aktivitet. Dette skyldes, at vi pga. Samsøs begrænsede indbyggertal aldrig har mulighed for at oprette hold af en størrelse, der reelt kan dække udgifterne til lærere og deres rejser til og fra øen, husleje, daglig drift med tilstedeværende personale etc. Inden genopretningspakken lå underskuddet typisk på mellem 300 og 400.000 kr. om året. Og siden den blev indført, er underskuddet vokset år for år hvilket samtidig skyldes et vigende befolkningsunderlag på Samsø. I 2013 var underskuddet 600.000, og selvom vi havde frygtet, at det ville blive større, er det stadig et uacceptabelt stort beløb. Samtidig kan vi se tendenser i retning af færre faste kursister på HFholdene og en meget beskeden AVU/FVU/OBU-aktivitet. Ledelsen har således, jf. sidste møde i bestyrelsen, vurderet, at der kræves en radikal omlægning af aktiviteten på Samsø for at forhindre en lukning og for at begrænse det økonomiske tab. Igennem årene har rigtig mange Samsø-kursister taget og forsøgt at tage fag på Flex hos os. Men vi må erkende at Flex-arbejdsformen forudsætter en evne til og interesse for at arbejde selvstændigt på nettet, og det er kompetencer, som ikke alle kursister besidder. Vi ser derfor snarere en vej fremad i form af undervisning via videokonference transmitteret fra Aarhus. For at kunne få det til at fungere, skal vi stadig have et fysisk, delvist bemandet sted på Samsø, som kan udgøre et undervisningsmiljø og en social ramme om læringen for kursisterne. På et møde med Samsø Kommune i oktober 2013 tog vi fat på drøftelserne om muligheden af at oprette et virtuelt uddannelsescenter i regi af Samsø Kommune. Centret skal danne rammen omkring alle de forskellige uddannelsesaktiviteter for unge og voksne som foregår på øen; vel at mærke aktiviteter som hver især har for ringe et volumen til at kunne oprettes som almindelig tilstedeværelsesundervisning. En bred kreds på Samsø har forstået vores budskab, og kommunen har sat en projektmedarbejder på sagen. Senest har vi herfra for nylig deltaget i et møde på Samsø om mulighederne for at oprette et sådant, bredtfavnende center. Planen er nu at sætte alle gode kræfter ind på at skaffe eksterne midler til selve oprettelsen af centret, at finde en varig finansieringsmodel, samt at have hele konceptet klar pr.1. januar 2015; hvilket i praksis vil sige, at det realistisk set kan være klar til at modtage kursister pr.1. august 2015. Vi skønner, at den igangsatte proces er fornuftig og tillidvækkende.
I næste skoleår iværksætter vi derfor selv videokonferenceundervisning i 4-5 fag på Samsø, og vi kan dermed imødekomme de forventninger, som de nuværende kursister har til at fuldføre deres HF. Vi optager nye kursister under de nye forudsætninger. Dette medfører en investering i videokonferenceudstyr, efteruddannelse af lærere etc. Men vi forventer at vi fra 2015 vil få et betragteligt mindre underskud end i 2013. På mødet forelægges mundtligt en prognose for indeværende års resultat. Indstilling Ledelsen indstiller, at Bestyrelsen tager den foreløbige køreplan for Samsø-aktiviteten til efterretning og at emnet drøftes på december-mødet, hvor vi vil vide om det lykkes at gennemføre planerne om et fælles virtuelt uddannelsescenter. Drøftelse Susanne Dombernowsky gennemgik sagsfremstillingen. Underskuddet bliver i år forventeligt ca. halvdelen af underskuddet sidste år (også når der indregnes investering i udstyr til videokonference). Skolen vil alligevel skulle investere i udstyr til videokonference i Aarhus, så med denne sag kan vi slå to fluer med et smæk. Næstformanden støttede investeringen, men bemærkede, at det bliver svært at se en fremtid for fortsat undervisning på Samsø, hvis ikke der er søgning til dette tilbud. På baggrund af spørgsmål fra Søren Gubi Axelsen fortalte Susanne Dombernowsky kort om set-up med undervisning via videolink. Tanken er, at udvide klasseværelset i Aarhus med kursister fra Samsø via linket. Der var enighed om, at den valgte løsning er den optimale i forhold til alternativet, som ville være ingenting. RegionMidt har pointeret, at der er en forpligtelse til at udbyde FVU og OBU også selvom HF lukker ned på Samsø. Formanden orienterede om, at den nye Samsøborgmester virker meget interesseret i projektet og vil gøre hvad der er muligt fra hans stol. Beslutning Bestyrelsen godkendte, at der anvendes midler til udstyr til Videokonference og godkendte endvidere, at der søges eksterne midler. Der gives en opfølgning på BS mødet i december 2014. Punkt 12. International strategi (bilag 5) Rektor gennemgik den udsendte strategi. Der er fokus på det der kan lade sig gøre og dermed en reelt operationel strategi. Skolen er efter studierejsen til Amsterdam etableret som partnerskole for ROC Amsterdam, der er en meget stor uddannelsesinstitution med et meget bredt uddannelsestilbud inden for primært ungdomsuddannelserne. VUC findes som institutionsform kun i Danmark og Sverige, og i andre lande er VUC s uddannelsesopgaver spredt mellem mange forskellige institutionstyper. Det er derfor en udfordring
at finde relevante partnere og der skal en del benarbejde til. VUC Aarhus sigter særligt på at finde samarbejdspartnere i Europa. Samarbejdet vil primært være med henblik på udveksling af medarbejdere og etablering af kursistsamarbejde. Skolens internationale koordinator er uddannelsesleder i HF-enkeltfagsafdelingen, Anja Skibdal Brinkler. Susanne Dombernowsky afsluttede orienteringen med kort at opsummere de tidligere internationale relationer mellem VUC Aarhus og andre skoler rundt i udlandet. Punkt 13. Tanker om ny samarbejdsstruktur på skolen (mundtlig orientering) Rektor orienterede om tankerne om en ny samarbejdsstruktur. Ledelsen foreslår skolens SU, at den nuværende komplekse struktur med mange faste udvalg ændres til en simplere og mere fleksibel struktur. Der arbejdes i ledelsens forslag fortsat med ét SU og så fem afdelingsudvalg, et udvalg for pædagogisk udvikling samt et skole- og aktivitetsudvalg. Der ønskes ikke en struktur med et HSU (Hovedsamarbejdsudvalg og mindre lokale SU er) da skolen efter ledelsens opfattelse ikke har behov for så stor en samarbejdsorganisation. Processen startes op før sommerferien i forhold til skolens samarbejdsudvalg. Punkt 14. Orientering om ny FVU-kontrahent: UCplus UCplus henvendte sig i efteråret med henblik på at få en driftsoverenskomst. UCplus har specialiseret sig i FVU til transportbranchen. De har en kontrakt med VUC i Lyngby og har god succes med den. Regionsrådet er blevet hørt og der er indhentet udtalelse fra Uddannelsesudvalget. Der er på den baggrund indgået driftsoverenskomst pr. 1. august 2014. Punkt 15. Samarbejdsaftale med Aarhus Tech. Aftalen underskrives 22/5 (bilag 6) VUC Aarhus har indgået en samarbejdsaftale med Aarhus Tech. Det er bl.a. aftalt, at VUC Aarhus overtager FVU/OBU undervisningen på Aarhus Tech. Som tilsynsførende myndighed har skolens gennemførelse af FVU/OBU indtil videre haft et relativt lille omfang, men det styrkes nu, og det vil være med til at kvalificere os i det videre arbejde. Punkt 16. Eventuelt Ingen punkter til eventuelt.
Underskriftsblad for møde i VUC Aarhus bestyrelse tirsdag den 27. maj 2014 til brug på førstkommende møde i bestyrelsen berammet til den 23. september 2014: I bestyrelsen: Hans Halvorsen Claus Christensen Mogens Birkebæk Formand Næstformand Erhverv Aarhus Aarhus Kommune - B&U Erhvervsskolerne/Uddannelsessamarbejdet Sanne Bjørn Marianne Ping Huang Ikke udpeget Aarhus Byråd Aarhus Universitet Personligt udpeget Selvsupplering Ikke udpeget Ikke udpeget Karin Nørlund Selvsupplering Selvsupplering Medarbejderrepræsentant Kulturinstitionerne Repræsentant for samsø uden stemmeret i Aarhus Søren Gubi Axelsen Maria Simonsen Amanda Schack Sejr Medarbejderrepræsentant Kursistrepræsentant Kursistrepræsentant med stemmeret med stemmeret uden stemmeret Erik Ernø-Kjølhede Rektor