Retningslinjer ved indberetning til PlansystemDK - Korrekt registrering af planer omfattet af PlanDK2 Dette dokument er lavet på baggrund af række tvivlspørgsmål i forhold til korrekt registrering af planer der ændres efter den endelige vedtagelse. Intentionen er at skabe en fælles forståelsesramme for hvordan specielt geografien skal registreres, samt hvordan man skalk forholde sig til supplerende høringer. Dokumentet er udarbejdet i samarbejde med jurister. Indhold Datofelterne bestemmer planens status og synlighed 2 Ændring af allerede indberettede planer og planforslag 3 Delvis ophævelse af vedtagne, gældende planer 4 Forlænget offentlighedsperiode / Supplerende høring 6 Side 1 af 6
Datofelterne bestemmer planens status og synlighed Det er kommunens ansvar at indberette planer rettidigt, og at datoerne er korrekte, jf. cirkulære nr. 68 af 6. september 2006 3. En plan har status efter hvilke datofelter, der er udfyldt henholdsvis felterne DatoForsl, DatoVedt og DatoAflyst. Er ingen af de tre felter udfyldt har planen status som kladde. Ex på indberettede datoer DatoForsl DatoVedt DatoAflyst Planens Status Synlig Plan 1 20070921 20080113 Vedtaget Ja Plan 2 19900422 Vedtaget Ja Plan 3 20070921 20080113 Aflyst Ja Plan 4 20070921 20080113 20091021 Aflyst Ja Plan 5 Kladde Nej* Plan 6 20090928 Forslag Ja * Kladden er dog synlig for kommunen i Plansystemets indberetningssider. PlansystemDK tjekker ikke de indberettede datoer. Det betyder, at en plan, der er indberettet (med angivet datoforsl ) før offentlighedsperiodens start, vil være synlig for offentligheden. I forhold til offentlighedsperioden efter planloven er det ikke et problem, at et planforslag er synligt, før offentlighedsperiodens begyndelse. Det må dog forudsættes, at planforslaget har status som forslag i planlovens forstand, således at det er vedtaget af kommunalbestyrelsen, jf. planlovens 24, stk. 1. Side 2 af 6
Ændring af allerede indberettede planer og planforslag Når en plan i PlansystemDK har status af enten forslag eller vedtaget må den som altovervejende udgangspunkt ikke ændres. Dette gælder for både geografi, plandokumentet og attributtabellen. Såfremt kommunen ønsker at rette i geografien, plandokumentet og/eller attributtabellen, kan det kun ske uden forlængelse af offentlighedsperioden og uden fremsættelse af nyt forslag hvis der tale om oplysninger, som efter sammenhængen er åbenlyst forkerte. Sådanne korrektioner meddeles af kommunen til de personer og myndigheder, der i første omgang blev orienteret om forslaget. Rent teknisk er det altså muligt for kommunen at rette oplysninger om planen og geografien bortset fra de 3 datofelter DatoForsl, DatoVedt og DatoAflyst. Men kommunen er forpligtet til at informere om rettelserne. Større ændringer kræver efter planloven en ny plan - eller forlængelse af et planforslags igangværende offentlighedsperiode. Derudover gælder den i Naturklagenævnet udviklede praksis for ændringer af planforslag og endeligt vedtagne planer. OBS! Angående planforslag skal kommunen være opmærksom på at det altid er den først indberettede version, der er synlig for offentligheden i Plansystemet. Laver kommunen rettelser i et planforslag, skal der derfor rettes henvendelse til plansystemet om at gøre rettelserne synlige. Side 3 af 6
Delvis ophævelse af vedtagne, gældende planer Når en ny plan delvist ophæver en gammel plan er det vigtigt, at det i Plansystemet dels tydeligt fremgår hvad der er gældende, dels at det er muligt at hente oplysninger om, hvad der var gældende tidligere. Når en ny plan ophæver og erstatter bestemmelser for en del af en eksisterende plan, skal kommunen gøre følgende: 1. Den nye plan indberettes på normal vis planen tildeles automatisk nyt PlanID, fx. 2. Geografien til den gamle plan rettes men PlanID, fx, og andre attributværdier ændres ikke. 3. Der tilføjes en side i den gamle plans pdf-dokument, som forklarer de ændringer, der er sket (at dele af planen er erstattet af en anden, navn og PlanID på den nye plan, hvornår det er sket m.v.). 4. Der sendes en supplerende e-mail til de personer og myndigheder, der i sin tid modtog meddelelse planens vedtagelse. Modtageren har fx journaliseret den oprindelige e-mail men link til den gamle pdf-dokument. Den nye e-mail kan journaliseres på samme sag. Det vil være en fordel hvis den nye e-mail indeholder link til det nye pdf-dokument i PlansystemDK. NB: I tilfælde, hvor en plan er så gammel, at det ikke er muligt at genskabe modtagerne (som nævnt i pkt 4), bør man i sin orientering af personer og myndigheder om det nye planforslag og dennes vedtagelse, være opmærksom på at anføre hvilke ændringer af en vedtaget plan, vedtagelsen af planforslaget vil medføre. Derudover bør personer og myndigheder, der er berørt af den gamle plan og de forslåede ændringer af denne, også orienteres. I Plansystemet vil det være muligt at se planens tidligere geografi (under udvikling). I systemets database gemmes således alle oplysninger om planernes geografiske udstrækning, og det kan derfor lade sig gøre at få vist den geografi, som var gældende på et bestemt tidspunkt. Eksempel på hvordan man korrekt registrerer en ny plan, der ophæver dele af en anden plan: Eksisterende ( gammel ) plan: Geografi Juridisk dokument for gammel Side 4 af 6
Ny plan: Geografi Juridisk dokument for ny Gammel plan ændres i forhold til den nye: Geografi Geografien af gammel plan ændres Forklarende side tilføjes til pdfdokumentet for gammel plan Ny side med forklaring om ændringer + for gammel for ny Da kommuneplaner ofte vil indeholde mange flere ændringer end fx enkelte lokalplaner. Vil det for denne plantype være tilstrækkeligt at lave et fortløbende dokument, der fx kan ligge før forsiden, hvor ændringer af kommuneplanrammer, som følge af vedtagelse af kommuneplantillæg, løbende tilføjes. Side 5 af 6
Forlænget offentlighedsperiode / Supplerende høring Der kan efter planlovens 27, stk. 2, foretages ændring af planforslaget i forbindelse med planens endelige vedtagelse. Hvis ændringen på væsentlig måde berører andre myndigheder eller borgere mfl. end dem, der er kommet med indsigelse på dette punkt, kan endelig vedtagelse ikke ske, før de pågældende inden for en frist kommunalbestyrelsen har fastsat har haft lejlighed til at udtale sig. Har en kommune vurderet, at en ændring af et planforslag nødvendiggør en sådan supplerende høringsperiode, følges nedenstående procedure: 1. Pdf-filen med planforslaget vedhæftes et brev, hvori forløbet med planforslaget er beskrevet: den oprindelige høringsperiode, den supplerende høringsperiode og hvilke ændringer, der er foretaget i planforslaget. 2. Pdf-filen med brevet uploades til PlansystemDK 3. Kommunen anmoder PlansystemDK om en ændring af sluthøringsdatoen til datoen for den supplerende hørings afslutning og om at lade det nye planforslag være synligt for offentligheden. 4. Kommunen orienterer selv den kreds af myndigheder og borgere, der bliver berørt af den forlængende høringsperiode. Med orienteringen fremsendes tillige linket til det nye planforslag. 5. Når planforslaget er endeligt vedtaget, vedlægges plandokumentet et tillæg, der beskriver hele høringsforløbet og hvilke ændringer, der eventuelt er foretaget som følge heraf. Dette er vigtigt, da det er kommunens dokumentation for hvordan høringsperioden er afviklet. Side 6 af 6