Bilag 2 FOTdanmark Weidekampsgade 10 2300 København S tlf: 33 70 33 70 www.fot.dk Referat af FOTdanmarks repræsentantskabsmøde Direkte: <direkte nummer> e-mail: sse@kl.dk ref: sse 1. Velkomst Formanden bød velkommen til FOTdanmarks ordinære repræsentantskabsmøde. 9. juli 2009 Arne Kirt Hansen fra Frederikssund Kommune blev valgt til ordstyrer. Ordstyreren konstaterede, at repræsentantskabet var lovligt indkaldt, og at det var beslutningsdygtigt (over halvdelen af medlemmerne var til stede, herunder også ved fuldmagt). 2. Formandens mundtlige beretning. Formanden, Torben Nøhr afholdt sin mundtlige beretning: Velkommen til FOTdanmarks repræsentantskabsmøde. Jeg er glad for at se så mange fremmødte her i dag. Medlemmernes deltagelse FOTdanmark havde ved sidste års repræsentantskabsmøde 71 medlemmer. I løbet af det forgangne år er medlemstallet steget til 88, og FOTdanmark mangler nu blot tilslutning fra 11 kommuner for at være landsdækkende. Medlemsfremgangen vidner om, at FOTdanmarks målsætning om et fælles geografisk administrationsgrundlag er af stor betydning, og det styrker troen på, at vi når vores mål om at have en landsdækkende FOT-database inden år 2011. Medlemmernes engagement er vigtigt, fordi foreningen trækker på forskellige ressourcepersoner blandt medlemmerne, når arbejdsgrupper nedsættes og vanskelige sager skal undersøges og drøftes.
FOTdanmark er bygget op omkring stor medlemsinddragelse i forskellige arbejdsgrupper og fora, samt et specifikationssekretariat og betjeningen af FOT2007-maskinen, som varetages af KMS. Der er i år gennemført en rekonstruktion af Specifikationsgruppen således at der nu er et Specifikationsforum med en mere fokuseret opgave og bredere repræsentation fra kommunerne og Geoforum. Medlemmerne af FOTdanmarks Specifikationsforum er: Inge Flensted (Herning kommune) Hanne Christensen (Hillerød kommune) Brian Hansen Damsgaard (Faaborg-Midtfyn kommune) Per Johannsen (Kolding kommune) Svend Elgaard (Vejdirektoratet) Karen Skjelbo (Erhvervs- og Byggestyrelsen) Ian Berg Sonne (KMS - Miljøcenter Aalborg) Kurt Toft (Kort og Matrikelstyrelsen) Søren Buch (Blom-Info) Dorte Krøyer (HNG) Specifikationsforum arbejder med videreudvikling og kvalitetssikring af specifikationen, samt drøfter alle de sager, der vedrører selve specifikationen. Som jeg vil komme tilbage til har aktiviteterne og dynamikken i specifikationsforum været høj, og resultaterne i form af en ny specifikation er et tydeligt resultat fra gruppen. Foreningen har ligeledes nedsat et regionalt kontaktudvalg, som skal styrke det samlede FOT samarbejde og kontakten til medlemmerne. Medlemmerne af FOTdanmarks Regionale Kontaktudvalg er: Lennart Christoffersen (HRKS) Ole Dittmer Andersen (Guldborgsund kommune) Per Hammerholt (Silkeborg kommune) Bente Neerup (Hjørring kommune) Anne Grete Rasmussen (Kolding kommune) Lee Pointing (Odense kommune) Katarina Ritz (Kort og Matrikelstyrelsen) Det regionale kontaktudvalg har foreløbig holdt et møde i år og regner med 1-2 flere møder resten af året. Derudover skal gruppen inddrages i drøftelser og problemstillinger på mail. Der er planer om inden længe at nedsætte et FOT2007-forum, der skal arbejde med alle de aspekter af foreningen, som vedrører FOT2007-2
maskinen. Tanken bag dette forum er, at det skal støtte bestyrelsen i spørgsmål vedrørende videreudvikling af FOT2007. Med disse 3 grupper: Specifikationsforum, Det Regionale Kontaktudvalg og Fot2007-forum håber vi i bestyrelsen at have skabt platformene for et godt samarbejde om udviklingen af FOT. Jeg vil gerne knytte nogle kommentarer til det med samarbejde. Det er jo ikke altid den letteste arbejdsform. Vi har indimellem internt i bestyrelsen og i foreningen som helhed uenigheder om, hvordan foreningen skal bevæge sig fremad. Det afgørende er at huske, at vi vil det samme, og at vi tror på FOTdanmark som projekt. Vi tror på, at vi sammen kan skabe de mest holdbare løsninger. Det er det, et samarbejde gør. Det går langsomt, men det fører til løsninger, alle kan stå inde for, og som i sidste ende gavner os alle. Så i stedet for at fokusere på uenigheder og forskelligheder, så lad os i stedet sætte fuldt fokus på foreningens udfordringer og de svar, vi sammen kan komme med på dem. Dét er tanken bag foreningen og kun sådan bevæger vi os fremad. Aktiviteter FOTdanmark har i løbet af det sidste år arbejdet på indsatsområderne i arbejdsprogrammet. Og vi er kommet i mål med langt de fleste af områderne. 1. Seks kommuner har nu data i FOT, og foreningen har udarbejdet mulighed for, at disse kan læses af de lokale GIS-systemer. En datamodel er netop færdig, så udtrækningen og læsningen af data forhåbentligt kommer til at glide problemfrit. Flere kommuner forventes at have data i FOT2007- maskinen meget snart. 2. Specifikationen foreligger nu i version 4.0 og er en forenkling af den tidligere specifikation, og derudover er den styrket med mange eksempler. En registreringsinstruks på engelsk er under udarbejdelse og vil være klar til anvendelse i de igangværende udbud. 3. Specifikationssekretariatet arbejder hele tiden på at holde specifikationen ajourført og på at sikre kvaliteten, og en manual for kvalitetssikring forventes færdig her midt i 2009. Der er altså omfangsrig aktivitet omkring specifikationen. 4. Vi har i foreningen fået en ny flot hjemmeside og bedre mulighed for at udsende regelmæssige nyhedsmails, og det er derfor blevet nemmere for medlemmerne at følge foreningens løbende arbejde. 5. En arbejdsgruppe udarbejdede i løbet af efteråret 2008 en rapport der samlede erfaringerne fra de forskellige igangværende lokale FOT- 3
samarbejder. Rapporten er tilgængelig på foreningens hjemmeside. Det anbefales, at kommuner, der skal i gang med dannelse af et lokalt FOTsamarbejde eller er midt i processen med etablering af data, tager ved lære af de erfaringer som arbejdsgruppen har samlet sammen. Rapporten er suppleret med en bilagsdel, hvor anbefalingerne er uddybet nærmere med konkrete eksempler som enkelt kan genbruges. 6. Foreningen har udarbejdet en foranalyse af 3D-modeller i relation til FOT specifikationen og har i samarbejde med Geoforum afholdt en workshop om emnet i marts måned. Anbefalingerne fra foranalysen peger på, at der skal ske en kobling mellem 2D og 3D således, at der kun skal vedligeholdes et kortværk. Derfor vil FOTdanmark arbejde for, at der kan etableres denne kobling. Derudover vil FOTdanmark følge Geoforums arbejde hen imod en standard for 3D-bygninger. 7. Bygningsgruppens arbejde har ført til nye initiativer i foreningen. I december 2008 afholdt FOTdanmark en temadag om FOT bygninger. Temadagen satte fokus på bl.a. bygningsgeokodning. FOTsekretariatet er herudover i løbende dialog med Erhvervs- og Byggestyrelsen (EBST) og afventer nyt vedr. Ny BBR. 8. FOTsekretariatet er i løbende dialog med Vejdirektoratet (VD) om evt. etablering af pilot/stifinder projekt på vejområdet på baggrund af vejgruppens anbefalinger. Udfordringer Meget er således lykkedes, men FOTdanmark står stadig overfor en række udfordringer. Derfor er jeg glad for, at vi i dag står med et ambitiøst arbejdsprogram for det kommende år. Arbejdsprogrammet er bestyrelsens prioriteringer og et bud på, hvordan FOTdanmark skal tackle det kommende års udfordringer. Detaljerne i arbejdsprogrammet vil blive præsenteret som det næste punkt på dagsordenen. FOTdanmark står overfor en række udfordringer både på den korte og den lange bane, og dette skal vi naturligvis tage hånd om. Et af de langsigtede formål med FOT-projektet er, at FOT data skal vedligeholdes og ajourføres i forbindelse med den administration, som medlemmerne udfører lokalt i forbindelse med deres myndighedsopgaver. Løbende sagsorienteret ajourføring (LSA) vil bidrage til at sikre at data fra FOT2007 anvendes og opdateres løbende i den daglige administration. Kun ved en løbende anvendelse af data vil der kunne sikres en aktualitet og nøjagtighed i de fælles kortdata, der eksisterer i FOT2007. 4
I første omgang er det dog vigtigt, at der er fokus på at FOT-data bliver landsdækkende. Det vil sige, at medlemmerne støttes i arbejdet med at etablere FOT-data, således at disse kan lagres i det fælles databasesystem og gøres tilgængeligt for medlemmerne. FOTdanmarks vigtigste udfordring er at få dataflowet til at glide bedre og i større mængder, end det har været tilfældet hidtil derfor arbejder foreningen for at sikre, at produktionen af FOT data forløber glat. FOTdanmark vil også i det kommende år arbejde for et øget samspil mellem FOTdata og andre administrative registre og andre relevante myndigheder. Dette er en afgørende forudsætning for nyttiggørelse af FOT-data i digital forvaltning og for det langsigtede mål om løbende sagsorienteret ajourføring. Afslutning Med FOTdanmark som en etableret og velfungerende forening, er jeg ikke et øjeblik i tvivl om, at fremtidens udfordringer vil blive mødt med løsningsforslag, og at de gennem det konstruktive samarbejde vil blive løst. Bestyrelsen har siden sidste års repræsentantskabsmøde mødtes 6 gange - vi har haft mange drøftelser og meget lange dagsordener. Vi har både arbejdet internt, men også haft møder med eksterne parter, eksempelvis Geoforums bestyrelse. Bestyrelsen havde også fornøjelsen af en meget velbesøgt debat med producenterne på kortdage om produktionen af FOTdata. Jeg vil gerne takke de øvrige bestyrelsesmedlemmer for deres indsats i FOTdanmark: Eske Groes fra KL, Flemming Christensen fra Silkeborg, samt de tre bestyrelsesmedlemmer fra KMS: Nikolaj Veje, Thorben Hansen og Jan Thorsen. Jeg vil takke Olaf Anderson fra KMS som pga. et nyt job i KMS forlod bestyrelsen i løbet af året. FOTdanmarks sekretariat er nu fuldt bemandet og består af tre fuldtidsansatte og en student. Sekretariatets opgave er at varetage den daglige drift af FOTdanmark, betjene medlemmerne, samt repræsentere FOTdanmark udadtil. Jeg vil også gerne takke Thomas W. Møller og det øvrige sekretariat for deres daglige arbejde. En tak skal også lyde til alle de ressourcepersoner, som stiller sig til rådighed for FOTdanmarks arbejdsgrupper og arbejdsfora. Uden jer var foreningen ikke meget værd. Endeligt vil jeg takke alle jer, der er mødt op her i dag til FOTdanmarks ordinære repræsentantskabsmøde. Velkommen! 5
Beretningen blev godkendt af repræsentantskabet. 3. Præsentation af arbejdsprogrammet 2009/2010. Foreningens næstformand, Nikolaj Veje fra KMS, introducerede arbejdsprogrammet. Indledningsvis vil jeg benytte lejligheden til at komme med nogle statslige perspektiver på udviklingen i samarbejdet. Og jeg vil springe direkte til konklusionen: FOTdanmark er ikke længere et eksperiment vi er nu et vellykket eksperiment. Vi har ca. 1½ år på bagen, men reelt har samarbejdet som et bredt forankret fællesoffentligt projekt eksisteret i en årrække. Vi har passeret det punkt, hvor der var usikkerhed, om samarbejdet kunne opnå kritisk masse. Selv om vi ikke skal læne os tilbage og tage noget for givet, er landsækkende FOT-data formentlig nu alene et spørgsmål om tid. Vi har også overstået børnesygdommene i etableringsfasen og fjernet tvivlen om, hvorvidt samarbejdskonstruktionen i praksis kunne bringes til at fungere. Jeg vil kort fokusere på samarbejdskonstruktionen. Den er utvivlsomt unik, både når det gælder samarbejdets centrale del, dvs. FOTdanmark, og når det gælder den decentrale del, dvs. de lokale FOT-samarbejder. Det er mildest talt usædvanligt at gennemføre standardiseringstiltag, som FOT vel i virkeligheden er udtryk for, ved at etablere en formel forening med bestyrelse og repræsentantskab. Den ville normalt være opnået gennem mere håndfast regulering. Med de åbenlyse fordele ved et fælles geografisk administrationsgrundlag ville standardisering ved regulering formentlig have været som at sparke en åben dør ind. Ligeledes finder man næppe fortilfælde, hvor staten i det øverste besluttende organ som vi sidder i i dag indskrænker sin egen rolle til én procent. Her vil jeg dog gerne med det samme understrege, at vi, dvs. staten og KMS, føler os som halvdelen af foreningen og ønsker at have indflydelse svarende hertil. Når staten og KMS helhjertet er gået efter en mere blød og langstrakt form at opnå gevinsterne ved standardisering på, skyldes det selvfølgelig, at vi mener, at der er fordele forbundet hermed. 6
Dels anerkender vi værdien af, at samarbejdsmodellen bygger på, at vi kombinerer vores ressourcer og kompetencer. Dels har kommunerne traditionelt jo også været blandt storbrugerne af KMS s data, og FOTdanmark giver en meget direkte kontakt til kommunerne og kommunernes behov. Dels at vi tror på, at denne model vil skabe en bedre sammenhæng og bedre funderet grundlag for den kommunale og statslige opgaveløsning. Endelig ville en mere håndfast standardisering via centralisering ikke kunne tage hensyn til, at kommunerne reelt har forskellige behov, og selv ønsker at prioritere kvaliteten på området. Som formanden også fremhævende i sin beretning er samarbejdet båret af, at vi kan blive enige. Heri ligger også, at man er villig til at gå på kompromis og viser forståelse for modpartens særlige behov og prioriteter. Det er vel som i et ægteskab, hvor man har fået fælles økonomi. Går det skidt blokerer parterne for alle aktiviteter, som ikke tilgodeser begge parter, med henvisning til at man ikke vil betale halvdelen af den andens frås. Går det godt vises hensyn til den anden parts individuelle behov, samtidig med at man udnytter de stordriftsfordele, der ligger i en fælles økonomi. Jeg synes, at vi er godt på vej til et fornuftigt ægteskab. Det er i stigende grad båret af en gensidig tillid og forståelse for hinandens synspunkter. Det oplever vi både i det løbende arbejde i bestyrelsen og i det daglige arbejde i de lokale FOT-samarbejder. For KMS og staten er det i sagens natur afgørende, at FOT-data hurtigst muligt bliver landsdækkende. FOT i en emmentaler udgave har reelt kun meget begrænset værdi for staten, hvor de fleste myndigheder primært bruger landsdækkende datasæt. Det er for os derfor væsentligt, at foreningen, når det kommer dertil, viser sig i stand til at træffe beslutning om, hvordan eventuelle udestående huller skal lukkes. Som nævnt tidligere er det dog vores klare forventning, at FOTdanmark via en landsdækkende medlemskreds også inden for en overskuelig tidshorisont vil tilvejebringe et landsdækkende FOT-datasæt. Arbejdsprogrammet er kommet til verden i en proces, hvor alle medlemmer har haft mulighed for at stille forslag. Bistået af sekretariatet har vi så i bestyrelsen foretaget en samlet prioritering af hvilke aktiviteter, vi mener der er nødvendige og relevante at gennemføre i det kommende år. Heri indgår en vurdering af hvor mange ressourcer, FOTdanmark samlet kan råde over til arbejdsprogrammets gennemførsel. Det er væsentligt at være opmærksom på, at medlemmernes bidrag til foreningens projekter i form af arbejdskraft er en særdeles væsentlig forudsætning for en tilstrækkelig ambitiøs fremdrift. 7
Vi er i bestyrelsen af den opfattelse, at vi i dag kan fremlægge et balanceret forslag til arbejdsprogram. Der er på den ene side lagt vægt på at sikre en løbende, stabil drift af såvel sekretariatsydelser til medlemmerne, støtte til FOTproduktionen, systemydelser og vedligeholdelse af FOTspecifikationen. Ligeledes er der fundet pæn plads til mere fremadrettede og visionære projekter om fx udviklingen af LSA, 3D bymodeller og etablering af landsdækkende temaer. Vi betragter nedsættelsen af et FOT2007-forum som et meget væsentligt tiltag. Vi håber, at det ligesom det er tilfældet med Specifikationsforum vil blive en hjørnesten i foreningen, som vil kunne støtte bestyrelsen med forslag og synspunkter vedr. drift og videreudvikling af FOT2007. Et velfungerende FOT2007 er en helt afgørende forudsætning for, at vi i de kommende år kan indfri ambitionerne i FOT-samarbejdet. Dataproduktionen har været en akilleshæl. Vi har været ramt af uheld dårligt flyvevejr og konkurs hos en central leverandør. Samtidig har de fotogrammetriske firmaer været alt for længe om at nå til en tilfredsstillende kvalitet i kortudtegningen. Vi tror, at børnesygdommene også her er ved at være overstået, og at vi derfor i det kommende år vil se en dramatisk vækst i de færdigetablerede data. En strømlining på dette felt er også nødvendig. Vi står nu i den situation, at de første FOT-samarbejder skal til at gennemføre den systematiske 3-årige ajourføring. Det stiller krav til udvikling af såvel arbejdsprocesser som værktøjer. Ligeledes skal vi til at gøre os grundige overvejelser om, hvordan ajourføringen bedst gennemføres rent geografisk. Sluttelig vil jeg nævne, at vi har sat en analyse af Løbende Sagsorienteret Ajourføring på arbejdsprogrammet. LSA er nøglen til på sigt at kunne indfri foreningens hovedmål om et fælles offentligt geografisk administrationsgrundlag, hvor kort er fuldt integreret i den løbende sagsbehandling. Det vil vi ikke kunne realisere i år, men vi har som ambition at nå et stykke af vejen og få skabt et solidt afsæt. Thomas Møller præsenterede arbejdsprogrammet og åbnede op for spørgsmål fra salen. Barbara Frentzel fra Haderslev Kommune spurgte til om alle indsatsområder i arbejdsprogrammet har samme prioritet? 8
Formanden svarede, at arbejdsprogrammets indsatsområder er prioriteret således at der fremgår i arbejdsprogrammet om indsatsområdet skal igangsættes eller afsluttes i programmets periode. Erling Kristensen, Helsingør Kommune fremhævede at LSA-delen efter hans opfattelse ikke er prioriteret højt nok. Han ser et behov for at de kommunale sagsbehandlingstemaer og de kommunale eksisterende data genbruges til kvalitetssikring af FOTdata. Brian Damsgaard, Faaborg.-Midtfyn Kommune gjorde opmærksom på at vi skal huske ledningsejerne. Det der er vigtigt ved LSA er, at det skal skabe ejerskab blandt medlemmerne - ellers bliver ajourføring ligegyldigt. Barbara Frentzel, Haderslev Kommune: Ejerskab er en ting. Opprioritering af LSA er en anden. Det bør opprioriteres at det er vigtigt at data hænger sammen. Mie Mølbak fra Randers Kommune fremhævede at snitfladerne i forhold til Miljøportalen skal defineres og at det skal være klart, hvor grænserne går, og at der skal tænkes i datasnitfladerne og datakvaliteten. Anne Grete Rasmussen, Kolding Kommune så et behov for, at der kan etableres en FOT-light model, hvis kommunens økonomi ikke kan bære et fuldt medlemskab. Fritz Frandsen, Grundkort Fyn (via Fuldmagt fra Nyborg) fremhævede at DSFL er noget tredjeparter efterspørger, og derfor bør dette efter hans opfattelse indgå i FOT. Vedrørende LSA bør det konkretiseres, at der ikke skal etableres mere, end man har en plan for at vedligeholde. Flemming Christensen fra bestyrelsen svarede, at vi i foreningen har brug for en klar definition på begrebet LSA, inden vi kan sætte pejlemærkerne for LSA. Vi vil derfor starte med at få definitionerne på plads. Formanden afsluttede og fremhævede, at bestyrelsen er opmærksom på medlemmernes bemærkninger og løbende vurderer, hvordan vi kan udvikle samarbejdet og foreningen bedst muligt. Bestyrelsen tager således bemærkningerne til efterretning. Ordstyrer spurgte til, om repræsentantskabet kunne godkende arbejdsprogrammet - Arbejdsprogrammet blev godkendt. 4. Godkendelse af årsrapporten 2008. Ordstyreren spurgte, om der var spørgsmål til årsrapporten. Dette var ikke tilfældet, og årsrapporten blev godkendt. 9
5. Godkendelse af budget 2009/2010. Thomas Møller fremlagde kort det reviderede budget for 2009 og budgettet for 2010. Der var ingen spørgsmål til budgetterne. Repræsentantskabet godkendte budgetterne. 6. Valg af revisor. BDO kommunernes Revision blev igen i år valgt som FOTdanmarks revisor. 7. Afslutning. Ordstyreren afsluttede mødet med tak for god ro og orden. 10