Referat generalforsamling i Svømmeklubben SYD Torsdag den 17. marts 2016 kl. 19.00 Svømmecenter Falster 1. Valg af dirigent Lene Madegaard valgt. Valg af referent - Marie-Louise L. Lange valgt. Lene Madegaard konstaterede, at generalforsamlingen var indkaldt rettidigt via relevante medier, og at der - ligeledes rettidigt - var indkommet et forslag v. bestyrelsen. 2. a. Bestyrelsens beretning for 2015 v. formand Jakob Aner Jakob berettede om teamstrukturen i Svømmeklubben. Der er for nuværende et økonomiteam, et konkurrenceteam, et administrationsteam, et undervisningsteam og et sponsorteam. Det er bestyrelsens tanke, at økonomi- og administrationsteamet slås sammen til ét. Jakob opfordrede til, at forældre, som ikke er i bestyrelsen, indgår i de forskellige teams. Medlemstallet er faldet fra sidste års cirka 700 medlemmer til dette års cirka 640 medlemmer til trods for reklameindsats. Holdstrukturen i K-afdelingen er blevet ændret fra at have K1, K2, K3, K4 og Aspirant til at have K1, K2, K3 og Talent (i alle tre haller). Dette fungerer ikke optimalt i den forstand, at Talent i Nr. Alslev og i særdeleshed i Sakskøbing ikke har den ønskede tilslutning. Primo december var SYD og NSK - tilsammen LF SWIM - værter ved de danske holdmesterskaber i 2. division. Som arrangører har vi modtaget stor ros for mesterskabet. Samarbejdet med NSK fungerede forbilledligt. ARENA Jonathan har fået en aftale i stand med ARENA om klubtøj. I uge 27 afviklede vi AquaCamp. Tilslutningen var stor, vejret var perfekt og arrangementet spillede. Stor succes. Den 5. marts blev der afholdt sponsorstævne. Desværre må vi konstatere et lille fald i indtjeningen. I den forgange periode har vi afholdt to børnestævner; julestævnet og forårsstævnet. Begge stævner fungerede rigtig godt. Bestyrelsen har været i dialog med DGI om et fremtidigt samarbejde blandt andet med henblik på at øge medlemstallet. DGI-konceptet løber over en fireårig periode for den enkelte svømmer. Bestyrelsen har besluttet at indmelde Svømmeklubben i DGI og initiere projektet. Medlemsskabet giver tillige andre muligheder såsom deltagelse i DGI s svømmestævner for de mindre rutinerede svømmere. 1
b. Sportslig beretning v. cheftræner Bo Røse fremgår af www.sydswim.dk under Referater. 3. Regnskab 2015 v. Lars Gram Lars fremlagde regnskab 2015. Budget 2015 blev lagt på baggrund af et lidt kaotisk 2014, hvor kassebeholdningen primo året var lav. Budget 2015 blev således dannet primært ud fra forventninger til året. Der har i 2015 været indtægter for 1,144 mio. kr. og udgifter for 1,058 mio. kr. svarende til et samlet driftsresultat på 85.414 kr. Klubben har i 2015 kørt en stram indtægtsstyring. På udgiftssiden har de to største poster naturligt nok været trænerlønninger og omkostningsgodtgørelse i alt 0,653 mio. kr. Administrationsudgifterne har været væsentligt højere end forventet. Budget 2015 svarede til knapt 61.000 kr. De faktiske udgifter har været 0,107 mio. kr. Højdespringerne er øget annoncering, kursusudgifter til trænere/instruktører samt en forudbetalt opgradering af hjemmesidedelen hos Klubmodul. Klubbens totale likvide beholdning svarer til 0,478 mio. kr. Der gøres opmærksom på, at der er en systemfejl i opgørelsen af egenkapitalen primo året. Klubben er i dialog med Klubmodul (som er systemejere) med henblik på at få rettet op på fejlen i regnskab 2016. Rune Rübner-Pedersen konstaterede, at bogføring af indtægter og udgifter relateret til DM for hold er foretaget henover årsskiftet. Det vil sige, at indtægter og udgifter relateret til DM for hold 2015 figurerer i både regnskab 2015 og i regnskab 2016. Dette giver anledning til en periodiseringsudfordring. Dette skal man være opmærksom på i.fb.m. regnskab 2016. Lisbeth Jørgensen stillede spørgsmål til det relativt store tilbagebetalingsbeløb vedrørende kontingenter. Jakob Aner forklarede, at dette primært bunder i, at der hidtil har været relativt mange gratister. For at imødegå denne gratistproblemstilling har praksis således i 2015 været, at alle som udgangspunkt betalte kontingent, men at klubben i et vist omfang har tilbagebetalt kontingentet, hvis man ikke længere ønskede at være medlem. Regnskab 2015 blev enstemmigt godkendt. 4. Indkomne forslag Bestyrelsen havde stillet forslag om vedtægtsændringer. Anders Müller gennemgik forslagene. 2
Til paragraf 1 tilføjes, at foreningen er tilsluttet: Danske Gymnastik- og Idrætsforeninger (DGI). I paragraf 8 slettes passagen samt annoncering i dagspressen. I paragraf 12 ændres når mindst 5 af dens medlemmer, herunder formand eller næstformand er til stede til når mindst 4 af dens medlemmer, herunder formand eller næstformand er til stede. Samtidig tilføjes Bestyrelsen består af 7 personer og konstituerer sig senest 14 dage efter generalforsamlingen med næstformand og sekretær. Herudover ændres Formanden og 3 bestyrelsesmedlemmer er på valg i lige år, mens kasserer og 4 bestyrelsesmedlemmer er på valg i ulige år til Formanden og 2 bestyrelsesmedlemmer er på valg i lige år, mens kasserer og 3 bestyrelsesmedlemmer er på valg i ulige år. I paragraf 15 ændres Ved økonomiske dispositioner over 25.000 kr. kræves dog underskrift af formand og kasserer i foreningen til Ved økonomiske dispositioner over 50.000 kr. kræves dog underskrift af formand/næstformand og kasserer i foreningen. Samt Foreningen tegnes af formanden ændres til Foreningen tegnes af formanden/næstformanden. Warley Thomsen spurgte om, hvorvidt to bestyrelsesmedlemmer kan vedtage en beslutning (når kun fire medlemmer er til stede), hvis et medlem stemmer blank (jf. vedtægtsændring paragraf 12). Svaret var, at to medlemmer i den tænkte situation i princippet kan vedtage en beslutning der forventes dog en pragmatisk løsning i den nævnte situation. Det skal i den nye bestyrelse drøftes, hvorvidt der skal tilføjes en passus til vedtægternes paragraf 12. Vedtægtsændringerne blev af forsamlingen enstemmigt vedtaget. 5. Fastlæggelse af kontingent v. Jakob Aner Bestyrelsen foreslog, at kontingentsatserne fastholdes. Forslaget blev vedtaget. 6. Budget 2016 v. Lars Gram Lars gennemgik budget 2016. Budget 2016 er lagt på baggrund af regnskab 2015 og 2014. Tilgangen til budgetlægningen har været konservativ. Umiddelbart forventes ikke en væsentlig medlemsfremgang i 2016. Den største ændring fra budget 2015 til budget 2016 er budgetteringen af bruttoudgiften til DGI-projektet svarende til 57.000 kr. Samtidig figurerer en udgift i regnskab 2015 svarende til de 10.000 til opgradering af hjemmesiden ikke i budget 2016, da dette er en engangsudgift. 3
Udgiften til Klubmodul på 18.000 kr. kan være underbudgetteret. Budget 2016 viser et marginalt driftsoverskud på 7.302 kr. Et forventet driftsresultat, som gør egenkapitalen sårbar. Det er forhåbningen, at DGI-projektet vil være med til at fastholde og øge medlemstallet på lidt længere sigt. Bo Rasmussen tilføjede, at der må forventes afledte reklameindtægter i.fb.m. indførelse af det nye DGI-koncept. Lars Gram supplerede, at der kan forventes sponsorindtægter i øvrigt. Det er imidlertid for usikkert at budgetlægge med sådanne indtægter. Budget 2016 blev godkendt uden spørgsmål. 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter På valg var: Jakob Aner, Lars Gram, Mette Friis Røse Christiansen. Jakob Aner valgt. Lars Gram valgt. Mette Friis Røse Christiansen ønskede ikke genvalg. Warley Thomsen, kasserer Bo Rasmussen, Mette Neumann og næstformand Anders Müller var ikke på valg. Warley Thomsen og Mette Neumann ønskede imidlertid at udtræde af bestyrelsen. Suppleant Sandra Cobussen Hovmand indtrådte i stedet for Warley Thomsen. Anders M. Kurtzmann og Tina Sander-Bjerge var villige til valg. Begge blev valgt. Valgt som suppleanter blev Flemming Bjørnsteen (1. suppleant) og Lisbeth Jørgensen (2. suppleant). Bestyrelsen konstituerede sig efterfølgende således: Jakob Aner, formand Anders Müller, næstformand Bo Rasmussen, kasserer Lars Gram Sandra Hovmand Anders Kurtzmann Tina Sander-Bjerge Flemming Bjørnsteen, suppleant Lisbeth Jørgensen, suppleant. Bestyrelsen skal efterfølgende nedfælde, hvem der er valgt for et år og hvem, der er valgt for to år. Lars fortalte herefter kort om, hvad bestyrelsen laver. Jakob supplerede, at de forskellige teams kører videre uagtet, at der er udskiftninger i bestyrelsen. Der sidder også ikke-bestyrelsesmedlemmer i de forskellige teams. 4
8. Valg af revisor Rune Rübner-Petersen valgt. Warley Thomsen valgt som revisorsuppleant. 9. Eventuelt Katrine Bagge Møller kom med forslag til fastholdelse af svømmere i Undervisningsafdelingen, som er ved at miste lysten til svømning. Eventuelt andre aktiviteter i undervisningstiden udover svømning fx vandpolo. I.fh.t. de små k- svømmere foreslog Katrine tillige supplerende aktiviteter som fitness fx. Forslag fra Alex Troelsen om at afholde bestyrelsesmøderne et mere inspirerende sted end kælderlokaler. Lene Madegaard støttede op omkring dette forslag og supplerede, at det er vigtigt at værdsætte de frivillige kræfter. Lars Gram gav Katrine medhold i, at svømmeundervisning ikke altid er nok, og at denne kan suppleres med legeaktiviteter, livredningsaktiviteter og så videre. Mette Røse foreslog, at vi kunne anvende de aktiviteter, som er forbundet med Dansk Svømmeunions mærker i synkro, livredning, vandpolo og udspring. Alex Troelsen supplerede, at han håber, at DGI kan være med til at igangsætte aktiviteter, som vi ikke har for vane at lave; sætte skub i nye tiltag. Anders Kurtzmann spurgte, om der var kendskab til fitnesscentre, der kunne tilbyde hold udelukkende for SYD med målrettede programmer. Her blev nævnt Latiff til eksempel. Lars Gram tilføjede, at det netop er vigtigt at etablere fællesskab, venskaber, sammenhold og et socialt rum omkring sin svømning specielt på konkurrenceholdene før K1 og K2. Flemming Bjørnsteen kunne heldigvis fortælle, at han oplevede, at fællesskabet er godt på K3. Bo Rasmussen sagde, at invitationsstævnerne (fx Triton Open, Ringsted Cup, Køge Open) netop er gode til at skabe sammenhold - også på tværs af K-holdene. DGI vil tillige give mulighed for at deltage i nogle nye stævner for de mere urutinerede k- svømmere. Lisbeth Jørgensen kom med forslag om at lave et 24 timers-event for Talentholdene med de ældre svømmere. Jakob Aner sluttede af med at takke Mette Røse og Warley Thomsen for deres bestyrelsesarbejde samt Rune Rübner-Pedersen for genvalg. Herudover takkede Jakob Lene Madegaard for altid at ville hjælpe klubben 5