Demonstration og udbredelse af telepsykiatri 1. afrapportering januar 2013
Indhold Forandringsteori... 3 Resultat målinger... 3 Program til resultatmåling... 6 Effekter for udbredelse projektet... 6 Effekter for pilotprojektet... 6 Nulpunktsmålinger... 9 Udbredelsesprojektet... 9 Nulpunktsmåling for demonstrationsprojektet... 10 Arbejdsgangsanalyse... 11 Genberegning af projektets potentiale i fondens skabeloner... 12
Forandringsteori For at udbredelsesprojektet kan opnå den forventede arbejdskraftbesparende effekt, skal 50 % af udskrivnings-konferencerne foregå via videokonference på 40 % af de afdelinger, som er relevante, dvs. har en transporttid på mere end 30 minutter mellem sengeafdelingen og de tilhørende distriktspsykiatrier. I demonstrationsprojektet mellem sygehusafdelinger og kommunale Bosteder skal det afdækkes, hvor videokonference kan give en effekt. Det vil medføre en ændret arbejdsgang for mange klinikere. Ved at afholde udskrivningskonferencer som videokonference, sparer klinikeren transporttid, men samtidig styrkes netværket omkring patienten i en overgangsfase, hvor der er risiko for tab af information. Den arbejdskraftbesparende effekt går udelukkende på transportbesparelser i projektet og omhandler følgende indsatser: Antal udskrivningskonferencer, der konverteres til videokonferencer Antal deltagere, der er til hver udskrivningskonference Transporttid, der har været brugt Resultat målinger Tidsplanen er beskrevet i projektplanen. For udbredelsesprojektet. Indsatser i projektet En relevant psykiatrisk afdeling er identificeret og de psykiatriske afdelinger og samarbejdende distriktspsykiatrier kortlagt Identifikation af potentielle risici Projektets vision skal være tydelig og kendt af alle deltagere i projektet Spydspidsafprøvning Evaluering af spydspidsafdelingerne Resultater Have et klart billede af hvor mange relevante afdelinger, der er og derudfra beregne transporttiden mellem sengeafdelinger og distriktspsykiatrierne mere præcist Der er udarbejdet plan, som viser projektets risici, samt en handlingsplan ved indtrædelse. Denne plan skal opdateres hver måned Visionen er udarbejdet første kvartal 2013 og skal medvirke til at styre, koordinere og inspirere til handling i de enkelte afdelinger undervejs i projektet og efterfølgende. Spydspidsafprøvning med tilhørende evaluering gennemføres for at løsningen kan justeres inden national udbredelse. Spydspidsafdelingerne skal inden pilotopstart komme med følgende input til projektet: Antal deltagere i en udskrivningskonference, som har transport Antal udskrivningskonferencer, der i gennemsnit afholdes Er der udskrivningskonferencer, der ikke når at
Indsatser i projektet Tilpasning af løsning inden udbredelse af udskrivningskonferencer via video til alle relevante afdelinger Information om projektet løbende til både sygehusledelser og brugerne. Der skal skrives nyhedsbreve, som informerer om projektet og hvem der er i gang med de nye tiltag Projektet har en implementeringsgruppe som består af de regionale projektledere. Hver region skal etablere egen implementeringsgruppe, hvor de udpegede implementeringsansvarlige fra hvert hospital er repræsenterede. Hver afdeling udpeger en kontaktperson. Alle skal undervises i anvendelse af videokonferenceudstyr og kende projektets vision Projektet skal beskrive de kortsigtede gevinster og gøre opnåelse af gevinster synlig for ledelser og brugere Projektet skal informere på flere ledelsesniveauer, fx direktionen, sygehusledelser og afdelingsledelser Resultater blive afholdt? Får alle patienter en udskrivningskonference, hvis de skal efterfølgende skal følges ambulant? Hver afdeling i udbredelsesforløbet skal have: Implementeret den tekniske løsning Modtaget undervisning Udpeget en kontaktperson Informeret ledelsen om projektet Adgang til support Adgang til vejledninger Kende ny arbejdsgang Kende visionen Alle kender projektet og visionen. Ledelserne kan afsætte ressourcer til projektet og brugerne ved at der kommer en forandring og hvorfor, så de også kan afsætte ressourcer til at modtage forandringen. Ved at hver afdeling har en person/ambassadør, som kender projektet og videoudstyret, bliver det lettere for afdelingens medarbejdere at komme i gang med at have udskrivningskonferencer via video. Der er altid én kollega at spørge til råds. Derudover skal der være support tilgængelig. Ved at have kortsigtede mål sikres brugeren hurtigere glæde ved at nå dem. Sikrer ledelsesopbakning til projektet For demonstrationsprojektet Indsatser i projektet Minimum fem kommunale bosteder er udpeget til at deltage i projektet. Det er et krav, at de har et samarbejde med en / flere psykiatriske afdelinger og at der som minimum er et bosted repræsenteret fra hver region Kortlægge de kommunale og regionale bosteder Inden opstart af pilotprojekt, afdække behovet for videokonference mellem psykiatriske afdelinger og bosteder, samt en vurdering af det generelle behov for anvendelse af videokonference Resultater Ved, hvem de enkelte bosteder samarbejder med og derudfra kan beregne transporttiden mellem sengeafdelinger og bostederne mere præcist Kortlægningen skal bruges i udarbejdelse af business case Oplysningerne skal bruges fremadrettet i business casen
Indsatser i projektet Identifikation af potentielle risici Projektets vision skal være tydelig og kendt af alle deltagere i projektet Pilotprojekter og efterfølgende evaluering Information om projektet løbende til både Bostedledelser og brugere. Der skal skrives nyhedsbreve, som informerer om projektet og hvem der er i gang med de nye tiltag Projektet har en implementeringsgruppe som består af de regionale projektledere og fem repræsentanter fra bosteder. Hvert bosted udpeger en kontaktperson. Alle skal undervises i anvendelse af videokonferenceudstyr og kende projektets vision Projektet skal beskrive de kortsigtede gevinster og gøre opnåelse af gevinster synlig for ledelser og brugere Projektet skal informere på flere ledelsesniveauer Resultater Der er udarbejdet plan, som viser projektets risici, samt en handlingsplan ved indtrædelse. Opdateres hver måned Visionen skal foreligge i første kvartal af 2013 og medvirke til at styre, koordinere og inspirere til handling i de enkelte afdelinger undervejs i projektet og efterfølgende. Pilotprojekterne med tilhørende evaluering gennemføres for at løsningen kan justeres inden evt. national udbredelse, så potentialet for anvendelse af videokonference i de kommunale bosteder er afdækket i en business case Pilotprojekterne skal vurdere følgende: Identificere møder, som er egnede til videokonference og hvor der spares transport Antal deltagere, der sparer transport Er der udskrivningskonferencer, der ikke når at blive afholdt? Kan videokonference anvendes til at styrke netværket omkring patienten? Sparet transporttid i forbindelse med møde afholdt via videokonference Alle kender projektet og visionen. Ledelserne kan afsætte ressourcer til projektet og brugerne ved at der kommer en forandring og hvorfor, så de også kan afsætte ressourcer til at modtage forandringen. Ved at hvert bosted og hver afdeling har en person/ambassadør, som kender projektet og videoudstyret, bliver det lettere for det enkelte Bosteds medarbejdere at komme i gang med at have udskrivningskonferencer via video. Der er altid én kollega at spørge til råds. Hvert Bosted skal have: Implementeret den tekniske løsning Modtaget undervisning Udpeget en kontaktperson Informeret ledelsen om projektet Adgang til support Adgang til vejledninger Kende ny arbejdsgang Kende visionen Ved at have kortsigtede mål sikres brugeren hurtigere glæde ved at nå dem. Sikrer ledelsesopbakning til projektet
Program til resultatmåling Den logiske model Effekter for udbredelse projektet Brugerrettede effekter Kortsigtede effekter Mellemlang effekt Langsigtet effekt Frigjort tid til andre opgaver Fortrolighed med at anvende videokonference Netværket omkring patienten styrkes i overgangsfasen, hvor der er risiko for tab af information Afdelingerne bruger videokonference til flere mødetyper Samfundseffekter Kortsigtede effekter Mellemlang effekt Langsigtet effekt Frigjort medarbejdertid Effektiviseret arbejdsgang med videokonference Sparet kørselsgodtgørelse Færre genindlæggelser Flere møder kan konverteres til videokonference og frigøre medarbejdertid Effekter for pilotprojektet Beskrives, når der er gennemført nulpunktsmålinger
Effekter Effektmål Relevante indikatorer Målemetode Frigjort tid til andre opgaver Tidsforbrug for en udskrivningskonference Tidsforbrug for transport og parkering forud for udskrivningskonferencen Tidsforbrug på modtagelse af eksterne mødedeltagere Antal deltagere, som bruger tid på transport Antal km mellem sengeafdeling og distriktspsykiatri, tid beregnes via krak.dk Er der udskrivningskonferencer, som ikke afholdes og hvorfor? Kører klinikeren ind til andre møder omkring patienten eller med sengeafsnittene? Spørgsmål ved nulpunkts måling Spydspidsafdelinger spørges Pilotafdelinger spørges Spørges til ved midtvejsmåling Spørges til ved slutevaluering Brugerrettet effekter Fortrolighed med at anvende videokonference Afdelingens anvendelse af videokonference inden implementering af udskrivningskonferencer via video Netværket omkring patienten styrkes i overgangsfasen, hvor der er risiko for tab af information Afdelingerne bruger videokonference til flere mødetyper Patientens oplevelse Klinikerens oplevelse både på sengeafsnit, distriktspsykiatri og Bosted Hvilke møder afholdes via videokonference? Spørgsmål ved spydspidsafprøvnings evaluering Spørgsmål ved nulpunkts måling Spydspidsafdelinger spørges Pilotafdelinger spørges Spørges til ved midtvejsmåling Spørges til ved slutevaluering
Effekter Effektmål Relevante indikatorer Målemetode Frigjort medarbejdertid Målingerne under frigjort tid til andre opgaver bruges som udgangspunkt for estimat Spørgsmål ved nulpunkts måling Spydspidsafdelinger spørges Pilotafdelinger spørges Spørges til ved midtvejsmåling Spørges til ved slutevaluering Nuværende arbejdsgang kortlægges BBH tilgangen ved Nulpunktsmåling Samfundseffekter Effektiviseret arbejdsgang med videokonference Fremtidige arbejdsgang kortlægges Analyse af nuværende og fremtidig arbejdsgang BBH tilgangen ved midtvejsevaluering Registrering af tidsforbrug på udskrivningskonferencerne med og uden brug af video? Sparet kørselsgodtgørelse Antal km og takst for kørselsgodtgørelse pr. måned pr. Bosted /Distriktspsykiatri kilometertakst, gældende for perioden Kilometer, der er sparet beregnes ud fra Krak.dk Færre genindlæggelser Sammenligne spydspidsperiode med tal fra samme periode året før Statistik, trukket fra patientadministrative systemer? Flere møder kan konverteres til videokonference og frigøre medarbejdertid Afdække potentielle møder Kortlægge sparet km Kortlægge deltagerantal Kortlægge mødehyppighed Spydspidsafdelinger spørges i evalueringen
Nulpunktsmålinger Der foretages nulpunktsmålinger for dels udbredelsesprojektet og demonstrationsprojektet. Udbredelsesprojektets nulpunktsmålinger gennemføres i januar 2013, mens de for demonstrationsprojektet gennemføres inden opstart af pilotprojekterne. Udbredelsesprojektet Business casen for udbredelse af udskrivningskonference mellem psykiatriske sengeafdelinger og tilhørende distriktspsykiatrier bygger på en antagelse af, at der er 72 distriktspsykiatrier på landsbasis. I projektets baseline er det forudsat: At 40 % af 72 identificerede distriktspsykiatrier vil have besparelser på transporttid. At disse distriktspsykiatrier indgår i 5000 udskrivningskonferencer årligt At der typisk deltager 1 sygeplejerske fra distriktspsykiatrien i hver af disse udskrivningskonferencer Baseline er behæftet med usikkerhed og skal kvalificeres i projektet. Der gennemføres derfor nulpunktsmålinger i projektets opstart. Projektet kortlægger antallet af sengeafdelinger og antallet af distriktspsykiatrier. Det må forventes at være dynamiske tal, da der løbende sker organisatoriske forandringer i sygehusvæsenet. Ud fra denne kortlægning udvælges de relevante afdelinger, dvs. afdelinger, hvor der er en transporttid på 30 minutter eller mere mellem sengeafsnit og tilhørende distriktspsykiatri. Dette vil kortlægges 1. kvartal 2013 i samarbejde med de regionale projektledere. Antallet af afholdte udskrivningskonferencer er estimeret til 5000. Dette tal skal verificeres, hvorfor projektet vil trække statistik fra de fem regioner i 1. kvartal 2013, når projektgruppen er startet op. Ved konventionel udskrivningskonference anvendes tid til Transport og parkering for eksterne mødedeltagere Modtagelse af eksterne mødedeltagere Gennemførelse af konferencen (mødetid) Ved telemedicinsk udskrivningskonference anvendes tid til Klargøring af videokonferenceudstyr Gennemførelse af konferencen (mødetid) Projektet antager, at mødetiden er den samme i konventionel udskrivningskonference og telemedicinske udskrivningskonference og at den sparede tid til parkering og modtagelse af eksterne mødedeltagere ved brug af telemedicin, opvejes af tidsforbrug til klargøring af videokonferenceudstyr. Nulpunktsmålingerne skal derfor afdække: Tidsforbrug for en udskrivningskonference. Tidsforbrug for transport og parkering forud for udskrivningskonferencen. Tidsforbrug på modtagelse af eksterne mødedeltagere Antal deltagere, som bruger tid på transport.
Antal km mellem sengeafdeling og distriktspsykiatri. Registreres udskrivningskonferencer og hvor? Er der udskrivningskonferencer, som ikke afholdes og hvorfor? Kører distriktssygeplejersken/lægen ind til andre møder omkring patienten eller med sengeafsnittene? Arbejdsgange Netværk kan styrkes ved udskrivningskonference via video? Patient og kliniker. o Hvad vil det bibringe? Antal genindlæggelser? Data tilgængelige? De gennemførte nulpunktsmålinger giver ikke anledning til ændre de indhentede oplysninger på nuværende tidspunkt. Der skal gennemføres flere nulpunktsmålinger og mere kortlægning til. Dele af gennemført Nulpunktsmåling 2 Almen voksen psykiatrisk afdeling - åben 1 Retspsykiatrisk afdeling - lukket Mødevarighed 1 time 1½-2 timer Antal udskrivningskonferencer pr. afsnit 3-4 pr. måned, næsten alle 2 pr. år, alle Antal kilomenter mellem sengeafsnit og ambulant psykiatri hver vej 30-40 km 35 91 km Tidsforbrug hver vej 35-43 min. 33 83 min. Den retspsykiatriske afdeling, som deltog i nulpunktsmålingen har et større optageområde end den almindelige voksenpsykiatriske afdeling, og meget få udskrivelseskonferencer. Nulpunktsmåling for demonstrationsprojektet Baseline Denne del vil først blive beskrevet, når Bostederne er udvalgte.
Arbejdsgangsanalyse Arbejdsgangsanalysen deles op i planlægning og afholdelse af udskrivningskonference. Den overordnede arbejdsgang er skitseret og forelagt afdelingerne for nulpunktsmålingerne, samt forelægges afdelingerne i spydspidsafprøvning til justering inden opstart. Den nuværende arbejdsgang på almen voksenpsykiatrisk afdeling
Den forventede fremtidige arbejdsgang Den røde ring viser en ændring i arbejdsgangen. Når dato og klokkeslæt for udskrivningskonferencen aftales, skal der også bookes videoudstyr og lokale. Når samarbejdspartere indkaldes, skal de have oplyst videonummer og et telefonnummer, bare hvis de skulle have brug for at kontakte afdelingen. Ændrede arbejdsgange: Ikke alle deltagere behøver at køre til mødet. De samarbejdspartnere, som har videoudstyr kan kalde op til det virtuelle møderum, inklusiv afdelingen, markeret med rød ring. De samarbejdspartnere, som ikke har videoudstyr, møder ind på afdelingen. Genberegning af projektets potentiale i fondens skabeloner Der er ikke tilkommet nye tal i forhold til antallet af udskrivningskonferencer i nulpunktsmålingerne, ej heller i afstandene mellem sengeafsnit og ambulante psykiatriske enheder. Det er tydeligt, at retspsykiatrien ikke har det store antal udskrivningskonferencer. For at genberegne potentialet skal antallet af udskrivningskonferencer, samt oplysninger omkring afstande mellem enheder, indhentes i samarbejde med de regionale projektledere og bostedernes kontaktpersoner.