virtuelle platforme Working Virtual 2015

Transkript

1 virtuelle platforme Working Virtual 2015

2 Program Hvad gør de andre virksomheder? VS14 analyse Hvad kan du og din virksomhed gøre? Virtuelle møder og alternativerne Fakta om virtuelle møder og potentialer Virtuelle møder og behovet for ændret adfærd Hvordan realiseres potentialet? Working Virtual

3 Hvad er dit udgangspunkt? Erfaring med virtuelle møder? Din rolle og dine forventninger til i dag? Working Virtual

4 Om Working Virtual Vi tror på, at der findes kæmpe store uudnyttede muligheder for at forbedre organisatorisk samarbejde via virtuelle samarbejdsmåder. Vi tror på at udfordre status quo i den måde, man samarbejder på i dag ved at tilføje virtuelle samarbejdsmåder. Vi mener, at udnyttelse af det virtuelle potentiale er et af de vigtigste parametre for effektivisering og vidensdeling i virksomheder i dag. Virtuelt samarbejde er et område, som kræver dyb teknologisk indsigt og ekspertise inden for adfærd, kommunikation og forandringer. Vi er specialiserede i: Forretningsprocesser Virtuelt samarbejde Forandringsprocesser Uddannelse Monitorering Kommunikation Vi har samlet kompetencerne i én virksomhed. Working Virtual

5 Hvad er potentialet? Det er når man bruger virtuelle medier til at arbejde sammen. Working Virtual

6 VORES METODE Forretningsprocesser Vi virtualiserer de processer, som effektiviserer forretningen. Forandringen Medarbejderne skal være velinformerede og klædt på til opgaven. 1 IDENTIFIKATION AF FORRETNINGS- PROCESSER 3 KOMMUNIKATION, UDDANNELSE & IMPLEMENTERING OPTIMALT VIRTUELT SAMARBEJDE 2 KLARGØRING & BEST PRACTICE 4 MÅLING & OPTIMERING Klar til start Vi sikrer, at teknik, proces og kommunikation spiller sammen. Konkrete resultater Vi måler på indsatsen og optimerer processen. Working Virtual

7 Et eksempel (Vordingborg Kommune) effektiviser VIRTUALISERING sygehuse AF OFFENTLIGT med TVÆRSEKTORIELT virtuelt samarbejde SAMARBEJDE

8 kompetencer ANALYSER KOMMUNIKATION UDDANNELSE SPECIALER Teknisk analyse Manualer & guides Den digitale mødeleder Implementering af UC Samarbejdsanalyse Artikler & nyhedsbreve Den digitale kunderådgiver Virtuelle projekter Kundeanalyse Kampagne & projektsites Virtuelle møder Virtuelt samarbejde Virtuelt potentiale Film Distanceledelse Virtuelle teams Best practice analyse Lederværktøjer Projektledelse på distancen Virtualisering af CallCenter UC politik E-learning Working Virtual

9 Working Virtual 2015

10 Undersøgelsen er gennemført 1. halvår største virksomheder i DK (offentlig + privat) Telefoninterview samt digital survey Working Virtual 2015

18 virtuelle platforme Working Virtual 2015

19 Det virtuelle møde og alternativerne Working Virtual

20 Et eksempel Status Statusbesked Søgefelt - Alle Kontakt grupper Kontakter Egne Kontaktmuligheder Del din skærm Deltag på møder Working Virtual

21 Fakta om virtuelle møder På tværs af platforme Stationære videomødelokaler Mobile video enheder Til forskellige formål Webmødet fokus på deling og samarbejde Videomødet fokus på det at se hinanden Webinaret det virtuelle foredrag Overordnede trends Virtuelle møderum Kan (efterhånden) anvendes på tværs Working Virtual

22 Eksempler på AV midlerne Kommunikation Chat Tale/Konference Video/Konference Udveksling af data Sende filer Polls Interaktion Dele skærm Overdrage styring Annotationer Whiteboards Dokumentation Optagelse af møde Skallering Samme mødeværktøj uanset antal deltagere Working Virtual

23 Hvilke møder er egnede for det virtuelle? Kilde: IT styrelsen

24 Virtuelle møder kræver ændret adfærd Nye omstændigheder Nye vaner i mødets faser Kropssprog og øjenkontakt Mødets flow Nye tekniker fx turtagning og spørgsmål Nye udfordringer fx tekniske problemer Mødeleder roller før mødet Er mødet egnet til at blive holdt virtuelt? Mødets karakter og deltagere Behov for værktøjer under mødet Hvordan kan deltagerne forberede sig til mødet? Mødeleder roller under mødet Vær den første deltager på mødet Skab tryghed Fortæl når nogen støjer Opsummer alle beslutninger til sidst Evaluer og lær af mødet Send referat straks efter mødet Working Virtual

25 Værdi og potentiale Sparet transport Rejsetid bliver til arbejdstid Møde når der er behov Kortere og mere konkrete møder Dynamisk mødedeltagelse giver større nytte af ressourcepersoner Hurtigere løsninger på problemer Bedre samarbejde på tværs af enheder Lettere tilgængelighed overfor interne og eksterne samarbejdspartnere Mødets pris (kr/time/deltager) Kilde: KMD Analyse, aug. 2013

26 5-10 minutter Tal kort med din sidemand om følgende med udgangspunkt i jeres respektive organisationer Hvilke tekniske muligheder findes der for virtuelle møder i dag? I hvor høj grad afholder I virtuelle møder i dag? Hvor stort er det virtuelle potentiale? Working Virtual

27 Sådan kommer du i gang

28 Fase 1 Identifikation af potentiale Fase 2 Forudsætninger og klargøring Fase 3 Uddannelse og implementering Fase 4 Monitorering og best practice Working Virtual undersøger, hvordan regionens eller kommunens medarbejdere samarbejder i dag og kortlægger, hvor der med fordel kan tilføjes en virtuel dimension. Potentialet vurderes ud fra, hvor der kan spares tid og skabes bedre tilgængelighed mellem kollegaer med det eksisterende IT-udstyr. Forudsætningerne for at udnytte det virtuelle potentiale identificeres. Working Virtual vælger de nødvendige ITværktøjer og udarbejder en kravsspecifikation for, at det nye samarbejde kan lykkedes. I en rapport anbefaler Working Virtual, hvordan kunden bedst udnytter de eksisterende ITværktøjer samt hvilke justeringer, der evt. bør foretages. Working Virtual producerer skræddersyede og lettilgængelige brugerguides, retningslinjer, e-learning m.m., som understøtter den enkelte i at arbejde virtuelt uden problemer. Relevante medarbejdere uddannes til at håndtere deres respektive roller i den virtuelle samarbejdsmodel, som nu implementeres. Den første tid efter implementeringen monitorerer, evaluerer og optimerer Working Virtual de nye virtuelle samarbejdsprocesser. Monitoreringen danner grundlag for en rapport om brugen af det virtuelle samarbejde og best practice, som udbredes via nyhedsbreve. Working Virtual

29 Opsummering Virtuelle samarbejdsværktøjer er derude. Vi tager bare ikke ansvar for, at medarbejderne skal have hjælp til at bruge dem rigtigt. Skab en god brugeroplevelse første gang det er alfa og omega. Uddannelse er med til at optimere udnyttelsen få det med ind i udrulningsbudgetterne. IT. Skab det samarbejde med direktion, mellemledere, Kommunikation og HR. Ellers bliver investeringen ikke brugt optimalt. Gå hjem og tænk over, hvor meget tid, kvalitet og økonomi, der kan komme ud af jeres virtuelle samarbejde. Working Virtual 2015

30 Spørgsmål? Working Virtual Vimmelskaftet 41F, DK-1161 København K Danmark Thorvaldsensgade 19 DK-8000 Aarhus C Danmark Michael Rønde Thomsen Tel