Dato 22. september 2016 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 29. september 2016 kl. 17.15 på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Økonomi kl. 17:15 17:45 a. Godkendelse af afdelingernes budgetter for 2017 (B) * b. Godkendelse af byggeregnskab nye boliger afdeling 20 Norgesparken (B) * c. Uanmeldt beholdningseftersyn (O) * 2. Organisation kl. 17:45 18:30 a. Opfølgning på dialog med afdelingsbestyrelserne i boligområderne (D) * b. Bestyrelsesmedlemmernes uddannelse (B) * c. Bestyrelsesseminar (B) * d. Principdiskussion fælles (D) * e. Styringsdialog 2016 (B) * f. Orientering fra arbejdsgruppe vedr. beboerdemokratiske fora (O) * g. Orientering fra udvalgene (O) 3. Afdelinger kl. 18:30 18:50 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Evaluering af afdelingsmøder 2016 (D) (*) c. Digitale afdelingsmøder (B) * d. Plan for fleksibilitet og individuel tilpasning af boligen (O) * 4. Administration kl. 18:50 19:30 a. Orientering fra administrationen (O) * 5. Mødeevaluering kl. 19:30 19:40 a. Evaluering af bestyrelsens arbejde ift. principperne for værdiskabelse (D) * b. Skriv på BKÅ Portalen (B) 6. Kommende møder kl. 19:40 19:50 a. Emner til næste møde, der holdes den 3. november 2016 (B) b. Mødeplan 2016-17 (B) * c. Uddannelse (O) 7. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.
NOTAT TIL PKT 1.a Godkendelse af afdelingsbudgetter 2017 DATO 22. september 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Afdeling Leje i år pr. m 2 Leje næste år pr. m 2 Pct. stigning Hjemfald Henlæggelser i år Henlæggelser næste år Tilskud 01 Jens Baggesens Vej 757 774 2,13% 4.475.000 5.000.000 02 Haugesundsvej m.m. 536 568 6,00% 519.200 553.400 03 Viggo Stuckenbergs Vej 845 853 1,01% 890.000 910.000 04 Chr. Molbechs Vej 836 836 0,00% 1.986.000 2.072.000 05 Otto Benzons Vej 868 877 1,01% 871.000 892.000 06 Risvang Alle 858 858 0,00% 393.000 414.000 07 Vestre Ringgade 753 768 2,02% 924.000 973.000 08 Vilh.Bergsøes Vej 896 907 1,23% 800.000 857.000 09 Trøjborgvej 609 621 2,00% 203.000 221.450 10 Nordalsvej m.m. 562 595 6,00% 707.000 749.000 11 Helge Rodes Vej 860 912 6,00% 1.316.000 1.357.000 12 Majdalen 652 671 2,92% 1.193.000 1.236.000 13 Hammershusvej 740 755 1,96% 2.100.000 2.200.000 14 Aldersrovej 760 778 2,45% 423.000 459.380 15 Peter Fabers Vej 671 699 4,11% 2.775.000 2.900.000 16 Hammershusvej 725 734 1,29% 2.514.000 2.592.000 17 Kongsvang 779 876 12,41% 2.784.000 3.043.000 18 Trøjborgvej 607 642 5,78% 843.000 912.580 19 Tamperdalsvej 710 732 3,12% 945.000 990.000
Afdeling Leje i år pr. m 2 Leje næste år pr. m 2 Pct. stigning Hjemfald Henlæggelser i år Henlæggelser næste år Tilskud 20 Norgesparken 692 710 2,66% 2.017.000 2.084.000 21 Paludan-Müllers Vej 395 395 0,00% 90.000 90.000 22 Illerupvej 814 847 4,14% 20,83 2.419.000 2.578.000 23 Nydamsparken 485 485 0,00% 24,12 3.204.000 3.204.000 24 Kirkedammen 721 734 1,81% 31,14 1.076.000 1.157.000 29.653 25 Reginehøj 588 624 6,00% 6.889.000 7.501.000 26 Vestre Ringgade 700 716 2,27% 686.000 712.000 27 Frydenlund 774 784 1,20% 31,14 5.202.000 5.361.000 1.867 28 Lindholmparken 697 724 3,86% 24,14 3.173.000 3.599.000 29 Kalmargade 739 739 0,00% 4,17 5.068.000 5.500.000 1.024.360 30 Nørreskovvej 794 794 0,00% 1.203.000 1.426.000 31 Rydevænget 752 752 0,00% 20,83 3.696.000 4.223.000 32 Nørreskovvej 843 858 1,75% 1.777.000 1.915.000 33 Vestre Ringgade 696 743 6,75% 617.000 720.661 34 Salonikivej 810 834 3,00% 600.000 625.000 95.000 35 Skelagervej 779 798 2,50% 1.228.000 1.385.000 36 Hallssti 1.087 1.108 2,00% 277.000 296.000 37 Istedgade 1.050 1.050 0,00% 163.000 163.000 38 Visbjerg Hegn 932 1.044 12,00% 1.750.000 1.783.000 39 Attikavej 884 917 3,75% 573.000 596.000 248.000 40 Fredensgade 937 974 4,00% 208.000 232.000 41 Viruplund 864 890 3,00% 296.000 329.000 180.000 42 Hjelmagerparken 924 942 2,00% 687.000 766.000 265.000 44 Hjulby Hegn 900 900 0,00% 475.000 475.000 247.000 45 Torpe-Kappelvænget 797 817 2,50% 480.000 545.000 46 Vistoftparken 843 854 1,25% 711.000 820.000 47 Julsøvej 1.094 1.105 1,00% 217.000 234.000 48 Skæring Parkvej 933 944 1,25% 1.085.000 1.145.000 49 Fredensgade 1.122 1.122 0,00% 90.000 95.000 50 Brendstrupvej 897 897 0,00% 69.000 81.000 2/4
Afdeling Leje i år pr. m 2 Leje næste år pr. m 2 Pct. stigning Hjemfald Henlæggelser i år Henlæggelser næste år Tilskud 51 Fredericiagade 1.061 1.061 0,00% 79.000 83.000 52 Viborgvej 926 926 0,00% 133.000 141.000 53 Julsøvej 762 776 1,85% 358.000 376.000 54 Norsgade 590 590 0,00% 200.000 200.000 990.000 55 Skæring Parkvej 858 858 0,00% 804.000 848.000 56 Katrinebjergvej 844 844 0,00% 230.000 240.000 57 Åvænget 925 960 3,70% 403.000 426.000 58 Ranunkelvej 779 806 3,50% 644.000 753.000 59 Høegh-Guldbergs Gade 983 983 0,00% 267.000 279.000 60 Paludan-Müllers Vej 1.128 1.179 4,50% 31,14 232.000 234.000 48.716 61 Chokoladen 974 1.030 5,81% 31,14 458.000 491.000 31.567 62 Skejbyparken 851 877 3,00% 405.000 435.000 63 Skæring Parkvej 947 947 0,00% 140.000 150.000 65 Bethesdavej 1.321 1.334 1,00% 55.000 60.000 67 Hørretløkken 778 793 2,00% 568.000 575.000 68 Østergade 871 899 3,25% 193.000 212.000 70 Ranunkelvej 874 918 5,00% 300.000 356.000 71 Damgårdstoften 901 901 0,00% 333.000 251.000 72 Rønnevangen 919 953 3,75% 219.000 252.000 73 Virup Skovvej 890 914 2,75% 500.000 500.000 75 Herningvej 1.021 1.051 3,00% 500.000 535.000 74 Hørretvej 1.323 1.297-2,00% 65.000 72.000 89 P.M. Møllers Vej 20 167 186 11,50% 99.000 99.000 90 Kornbakke Alle 56-60 184 201 9,00% 287.000 287.000 91 Lindholmvej 2 A 213 234 10,00% 50.000 50.000 80.209.200 85.877.471 3.161.163 INDSTILLING Oversigten er til bestyrelsens orientering. 3/4
Derudover bedes bestyrelsen godkende budget 2014 for afdeling XX, da der ingen mødte frem til dette afdelingsmøde. 4/4
Boligkontoret Århus CVR-nr. 30 96 83 01 Revisionsprotokollat af 30. august 2016, side 196-197 vedrørende uanmeldt beholdningseftersyn for 2016 Revisionsinstituttet Stenvej 21 B, 1. DK-8270 Højbjerg Tel: +45 43 50 50 50 CVR-nr. 53 37 19 14 www.ri.dk
1. Indledning Som led i revisionen af årsregnskaberne for 2016 for Boligkontoret Århus, boligorganisationen og afdelingerne foretog vi den 23. august 2016 et uanmeldt beholdningseftersyn på boligorganisationens kontor. 2. Den udførte revision Formålet med eftersynet var at efterprøve, hvorvidt forretningsgangen omkring de likvide beholdninger fungerer tilfredsstillende, herunder: at der foreligger en korrekt og ajourført registrering af de likvide beholdninger i bogholderiet med tilhørende bilagsdokumentation at der foretages løbende bogholderimæssige afstemninger af kasse- og bankbeholdninger. Forretningsgangen blev efterprøvet ved følgende afstemninger pr. eftersynsdagen: optælling af fysisk kassebeholdning og sammenholdelse med det foreliggende bogholderi afstemning af bankkonti med de respektive bankers noteringer med bogholderiet afstemning af nominel obligationsbeholdning med depoter i Skandinaviska Enskilda Banken, Sydbank, Danske Bank og Nordea. Beholdningseftersynet gav ikke anledning til bemærkninger. 3. Afslutning Vi kan oplyse, at revisionen af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber for 2016 ikke kan anses for tilendebragt, før årsregnskaberne er revideret og forsynet med vor påtegning. Aarhus, den 30. august 2016 Revisionsinstituttet Statsautoriseret Revisionsaktieselskab CVR-nr. 53 37 19 14 Kristian Stenholm Koch statsautoriseret revisor 196
4. Bestyrelsens underskrift Fremlagt på bestyrelsesmødet, den / 2016 Søren Høgsberg Henrik Autzen Olav Bertelsen formand næstformand Aske Ryge Holm Rasmus Berlin Kristine Simonsen Johnny defeuth Eriksen Peter Lykke Nielsen Chris Mikkelsen 8408-16807555 197
NOTAT TIL PKT 2.a Opfølgning på dialog med afdelingsbestyrelserne i boligområderne DATO 14. september 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MV PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen besluttede på sit møde den 7. april 2016, at man på mødet i september ønskede en midtvejsstatus på dialogen med afdelingsbestyrelserne i boligområderne. De væsentligste input er sammenfattet nedenfor. Bestyrelsen besluttede samtidig, at man ville samle endeligt op på diskussionen på bestyrelsesmødet den 3. november 2016. Der foreligger fortsat ikke bilag fra dialogen i flg. områder: Møllevangen Charlottehøj Herredsvang Vandtårnsområdet Skejby Risskov-Egå Skæring Hårup-Spørring Hinnerup Midtbyen Nøgleord: Den centrale beliggenhed og ungdomsboliger Beboernes oplevelse af at bo her Man er heldig svært at få bolig så centralt Man bor tæt men det følger med Ingen have men nogle gode gårdmiljøer Derfor er det attraktivt at bo her Alt i gå-afstand fx Kulturlivet, Indkøb, Banegård og havnen Fælles Forskellige og sporadiske fællesarrangementer lokalt i afdelingerne
Kongsvang Nøgleord: Beliggenheden Beboernes oplevelse af at bo her Hyggeligt, velplejet, grønt, roligt og socialt Derfor er det attraktivt at bo her Tæt på: Motorvej, strand, skov, midtby og transport Fællesskab og samhørighed Fælles Mange fællesarrangementer fester, udflugter, banko, fællesspisning. Nyt aktivitetsudvalg Christiansbjerg Nøgleord: Centralt og bynært! Beboernes oplevelse af at bo her Hyggeligt, velplejet, grønt, roligt og socialt På en gang urbant og mange grønne områder med plads til socialt udeliv Derfor er det attraktivt at bo her Bynært. Indkøb og skoler. IT-byen Infrastrukturen: Randersvej, Ringvejen og Letbanen Minimalt hærværk og sociale problemer Fælles Der er plads til alle på Bjerget man vil gerne mangfoldigheden Afdelingerne udtrykker ønsker om mere solidaritet og beboerdemokrati Ideer til fællesråd for bydelen og mere nabohjælp. Trøjborg Nøgleord: Tæt ved by, skov og strand by i byen Beboernes oplevelse af at bo her Børn giver liv i afdelingen til glæde for beboerne En by i byen eget forretningsliv Stærk samhørighed med Trøjborg som boligområde Derfor er det attraktivt at bo her Igen: Nærheden by, skov, strand Gode indkøbsmuligheder (Tordenskjoldsgade og Løvbjerg) Mange børnefamilier og man mødes på tværs man bruger hinanden Fælles 9-14-18 opfatter sig som en afdeling. Fælles have og legeplads 2/5
Udendørs bordtennis, fælles udearealer og fællesrum Sammenhold mellem børnefamilier bruger hinanden som barnepiger God tilslutning til arrangementer Facebook-gruppe Afdelingsbestyrelsen udtaler De tre afdelinger er et miniaturesamfund, hvor man bliver mere eller mindre afhængige af hinanden Frydenlund Nøgleord: Stærk tilhørsforhold stærk Frydenlund-identitet Beboernes oplevelse af at bo her Særlig Frydenlund-identitet man er tæt knyttet til området. Derfor er det attraktivt at bo her Beboerhuset med de mange aktiviteter Indkøbsmuligheder i Frydenlundcenteret Store grønne områder Fælles Man er stærkt knyttet til Frydenlund-området Fællesadministration for afdelingerne i området Beboerhuset er meget vigtigt for det sociale liv Behov for flere rammer til fællesaktiviteter i forhold til efterspørgslen. Viborgvej Nøgleord: Oase midt i byen Beboernes oplevelse af at bo her Betragter sig selv som en del af Aarhus centrum Mangfoldigt boligområde mange boligformer Derfor er det attraktivt at bo her Relativt tæt på byen Store grønne områder Hyggelig og idyllisk afdeling med meget grønt Fælles Haverne giver muligheder for at mødes Fælles drivhus, grillplads og legeplads Fælles arbejdsdage og sommerfest Lille afdeling Tingene fungerer godt indbyrdes Mårslet Nøgleord: Et sted man bliver boende Beboernes oplevelse af at bo her 3/5
Ikke en forstad egen by-identitet Man hører til i Mårslet mange boede fx i villa i byen før afdelingerne. Gæt: 80% er fra Mårslet Derfor er det attraktivt at bo her Tæt på skov og strand og ikke langt fra Aarhus Gode indkøbsmuligheder men handler også på vej hjem i Aarhus Mange fraflyttere vælger også at blive i Mårslet (fx villa) Fælles Byen har et fællesråd et minibyråd samt borgerhus Mange muligheder for fællesarrangementer: Byfest, grundlovsfest, koncerter mv. En anelse fællesskab på tværs af afdelinger, men mest internt i afdelingen (ikke et behov) Løgten-Hjortshøj Nøgleord: Tryghed og familievenligt Beboernes oplevelse af at bo her Mange kender hinanden indbyrdes mindre fællesskaber Man tager vare på hinanden og viser hensyn til hinanden Familievenligt område med gode boliger og imødekommende beboere Her er roligt og hyggeligt Derfor er det attraktivt at bo her Fællesrum, grillpladser og fine grønne områder Muligheder for egen have + tilladt med husdyr Børn kan færdes trygt og sikkert nem adgang til skoler, institutioner, idræt mv. Gode indkøbsmuligheder Nemt at komme til og fra Aarhus god offentlig transport Fælles Aktive og holder jævnligt beboer-arrangementer Grobund for fællesskaber og arrangementer på tværs af afd. Plads til mangfoldighed respekt og hensyn Sabro Nøgleord: Et bysamfund tæt på Aarhus Beboernes oplevelse af at bo her Mange kender hinanden indbyrdes mindre fællesskaber Attraktiv lille bysamfund meget tæt på Aarhus Familievenligt og trygt område Flinke og imødekommende beboere Derfor er det attraktivt at bo her Selskabslokaler og gode legepladser Grønne områder og fine gårdmiljøer 4/5
Børn kan færdes trygt og sikkert nem adgang til skoler, institutioner, idræt mv. Nemt at komme til og fra Aarhus og handle i Tilst Mulighed for egen have og husdyr Fælles Man kender hinanden og tager hensyn til hinanden Afdelingerne ligger tæt på hinanden mulighed for større fællesskaber Plads til forskelligartethed Vestre Ringgade Nøgleord: Central beliggenhed, tryghed og godt sammenhold Beboernes oplevelse af at bo her Det er centralt tæt på Botanisk have, UNI, skov og strand, fitnesscenter Et godt sted at bo med god udsigt Tryghed i hverdagen og i boligen Tilhørsforhold til området (ikke kun afdelingen) Derfor er det attraktivt at bo her Bygningerne skaber oaser i gårdene afskærmet fra Ringgaden Gode parkeringsforhold samt nem offentlig transport Fine og velholdte boliger elevatorer og handicapvenlige boliger Gode faciliteter: Genbrugscentral, nye store vaskemaskiner, multibane og legepladser, grillpladser, frugttræer og højbede Tæt på indkøb (Storcenter Nord) Fælles Man opdrager de andre beboere, hilser på hianden tegn på fællesskab Årlig udflugt og fastelavn Afdelingerne har et stort telt med borde og stole, sluch ice maskine, hoppeborg til arrangementer Facebook-gruppe Bestyrelser holder fællesmøder hvert kvartal Nabohjælp INDSTILLING Oversigten er til bestyrelsens orientering forud for de endelige drøftelser på bestyrelsesmødet den 3. november 2016. 5/5
NOTAT TIL PKT 2.b Bestyrelsesmedlemmernes uddannelse DATO 19. september 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING På baggrund af bestyrelsens besvarelse af den undersøgelse, der blev besluttet på mødet den 18. august, kan der laves flg. kortlægning af bestyrelsens kompetenceniveau:...beboerdemokrati...økonomi...boligsocialt arbejde...udearealer...fællesskab...strategi...innovation Kompetence Interesse Betydning...renovering...kommunikation...politisk lederskab...lovgivning...nybyggeri Overordnet afspejler undersøgelsen, at selv om kompetenceniveauet alle steder (selv)vurderes som lavere end betydningen, er der dog et godt kompetenceniveau med et rimeligt sammenfald med behovene. Undersøgelsen afdækker nemlig samtidig de kompetencer, hvor der er det største spænd mellem betydning og kompetence: Lovgivning Kommunikation
Strategi Politisk lederskab Her er altså tale om områder, hvor man ud fra undersøgelsen må pege på, at der er behov for at udvikle bestyrelsens kompetencer, enten kollektivt eller individuelt. I forhold til den overordnede udviklingsplan, bestyrelsen drøftede på sit møde i august, vil der under alle omstændigheder skulle laves et fælles kursus om strategi, samt på et senere tidspunkt et arrangement om den del af lovgivningen, der har med bestyrelsens ansvar at gøre. Ud over dette vil der være en række emner, hvor lovgivning er en del af hovedtemaet fx renoveringer, boligsocialt arbejde og økonomi. Tilbage står, at der er et behov for at hele eller dele af bestyrelsen skærper sine kompetencer ift. kommunikation og politisk lederskab. [Forslag til konklusion?] Tilsvarende peger undersøgelsen på de områder, hvor der er det største spænd mellem betydning og interesse altså områder, der er vigtige, men som ingen rigtig har den fornødne lyst til at tage sig af: Økonomi Kommunikation Lovgivning Det skal indledningsvis konkluderes, at der for alle områders vedkommende er bestyrelsesmedlemmer, der er virkelig interesseret i området: Virkelig interesseret Ikke interesseret 2/3
Det eneste område, hvor der ikke er nogen, der virkelig interesseret, er sjovt nok fællesskab Det kunne tale for, at der primært kan være behov for at styrke de pågældendes kompetencer på området. Sekundært kan man overveje, om der målrettet skal søges rekrutteret nye bestyrelsesmedlemmer med disse interesseområder, når der byder sig ledige pladser i bestyrelsen. INDSTILLING På baggrund af ovenstående indstilles det, at forretningsudvalget er ansvarlig for, at der i samarbejde med den enkelte lægges en individuel uddannelsesplan for det enkelte bestyrelsesmedlem baseret på kurser i BL-regi samt evt. andre kurser. Planerne udveksles mellem forretningsudvalget og det enkelte bestyrelsesmedlem pr. e-mail, fremlægges foreløbigt på bestyrelsesmødet i november 2016 og godkendes endeligt på bestyrelsesseminaret i november. Uddannelsesplanen lægges fremover ved et bestyrelsesmedlems nyvalg til organisationsbestyrelsen samt revideres hvert år, fx på det konstituerende bestyrelsesmøde. Indledningsvis udarbejdes planen, så den kan fremlægges på bestyrelsens møde i november 2016. For nyvalgte bestyrelsesmedlemmer bør planen under alle omstændigheder inden for det første år indeholde to relevante kurser i BL-regi med organisationsbestyrelsen som målgruppe. Udover det individuelle perspektiv er der behov for, at organisationsbestyrelsen får fælles viden og referenceramme på en række områder. På den baggrund bør der med ca. tre års mellemrum gennemføres interne kurser indenfor flg. områder: Bestyrelsens strategiske rolle og ansvar (gennemføres næste gang den 11.-12. november 2016) Bestyrelsens juridiske rolle og ansvar (gennemføres næste gang 1. halvår 2017) Bestyrelsens økonomiske rolle og ansvar (gennemføres næste gang 2. halvår 2017) Der er følgende relevante BL-kurser i den kommende tid: Ny i ledelsen, 4.-5. november 2016, alternativt 31. marts-1. april 2017 Økonomi og nøgletal, 18.-19. november 2016 Beboerkommunikation, 18.-20. november 2016 3/3
NOTAT TIL PKT 2.c Bestyrelsesseminar november 2016 DATO 19. september 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING I forlængelse af bestyrelsens drøftelser om udvikling af egne kompetencer, kan bestyrelsesseminaret i november 2016 udformes som et kursus i bestyrelsens strategiske rolle. Seminaret kan med fordel afholdes som en opfølgning på bestyrelsens seminar i juni 2016 i Silkeborg, hvor grundlaget for bestyrelsens værdiskabelse og dens arbejdsgrundlag første gang blev formuleret i samarbejde med Carsten Stenrøjl. Fokus kunne denne gang i højere grad være på læringsdelen frem for på udvikling af arbejdsgrundlag, da det netop er blevet revideret oven på bestyrelsesseminaret i juni 2016. I forlængelse af afklaringen af bestyrelsens kompetencer og udviklingsønsker bør disse også inddrages, således at udviklingsplanerne kan godkendes endeligt sidst på seminaret. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsesseminaret holdes den 11.-12. november i omegnen af Århus, tilsvarende Sabro Kro, med start fredag ca. kl. 16 og slut lørdag med frokost. Forretningsudvalget udarbejder endeligt forslag til program.
NOTAT TIL PKT 2.d Principdiskussion fælles DATO 20. september 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen besluttede på sit møde den 18. august, at der på mødet den 29. september skulle fremlægges et overordnet notat, der kunne hjælpe til at strukturere det videre arbejde med fællesskabsbegrebet. Fællesskaber er teoretisk defineret ved at være grupper, der deler fx normer, værdier, identitet og evt. er knyttet til et bestemt geografisk sted. Fællesskaber er kendetegnet ved gensidighed, tillid og samarbejde. Fællesskaber er mere eller mindre varige relationer, der kan være betinget af fælles betingelser, behov, risici eller krav. Ændrer disse sig, er det også sandsynligt, at fællesskabet ændrer sig. Der findes utallige teoretiske tilgange til fællesskabsbegrebet, men gennemgående er fællesskaber kategoriseret ved en eller flere af følgende: Lokation hvor befinder fællesskabets medlemmer sig, fx Vorrevangen Identitet hvordan ser fællesskabets medlemmer sig selv, fx 55+-beboere der laver håndværksarbejde sammen i Mårslet Organisation hvordan er fællesskabet praktisk og institutionelt opbygget, fx afdeling i en boligorganisation Tilsvarende kan man sige, at de mest robuste fællesskaber opstår, hvor der både er en fælles lokation, en fælles identitet og en organisation, der kan strukturere fællesskabet og dets relationer. En afdeling, der ligger fysisk samlet, har en stærk fælles identitet og bygger på en organisering med afdelingsmøde, bestyrelse osv. vil være et meget robust og stærkt fællesskab 1. Hvis bestyrelsens fokus er på, hvilke tiltag man kan iværksætte for at styrke fællesskabet, vil det være afgørende at kunne definere, hvad man forstår som den væsentligste dimension i fællesskab. Skal man operationelt se på, hvilke former for fællesskaber, der kunne udspille sig i og omkring beboerne, kan nedenstående opstilling forhåbentlig være nyttig. 1 Det er i den forbindelse værd at bemærke, at et stærkt fællesskab i hvert fald for en tid godt kan være præget af stærk indre konflikt og uoverensstemmelse, så længe oplevelse af tilhørsforhold ind i fællesskabet er stærkere end tilhørsforholdet ud af det. Man kan godt leve som hund og kat uden at kunne undvære hinanden
Udgangspunktet for analysen er individet beboeren hos Boligkontoret Århus og hvilke fællesskaber, han/hun kan tænkes at indgå i. Fællesskabets størrelse Opgang Opgangen (eller gården etc. for tæt/lav-bebyggelse) er den mindste fællesskabsenhed. Her er der mulighed for, at man kan danne relativt tætte relationer med folk. Forskning peger på, at den tætteste relation og største gensidige forpligtelse i fællesskabet opnås hvis ikke antallet af medlemmer overstiger 15-20 personer. På den måde er der tale om et meget eksklusivt fællesskab, men også et fællesskab, hvor der i hvert fald potentielt kan være en meget høj grad af forbundethed mellem fællesskabets medlemmer. Omvendt er interessefælleskabet sårbart i en opgang. Med så få mennesker, er det ikke sikkert, man føler, man har noget til fælles Opgangsfællesskabet er som udgangspunkt ikke udtryk for en organisation, men visse steder afholdes opgangs- (eller fx blok-)møder eller lignende for at styrke båndende og organiseringen på dette niveau. Afdeling Afdelingen er mange steder fortsat en overskuelig enhed, hvor man om ikke kender, så kender til hovedparten af beboerne, og her er der næppe den store forskel på afdelings- og opgangsniveauet. Det gælder dog næppe de største afdelinger, hvor der bor så mange mennesker, at man ikke kan have relation til ret mange af dem. I så tilfælde orienterer mange sig mod enten interessefællesskaber eller fællesskaber med mindre udstrækning, som fx opgangs- eller måske blokfællesskaber. Afdelingsfællesskabet har den klare fordel, at der er et sammenfald mellem det geografiske fællesskab og en organisering. Men det er langt fra sikkert, at der følger et identitetsfællesskab med. Her vil det formodentlig oftere være det hele nære opgangsniveau eller det lidt bredere boligområdeniveau, man vil fokusere på. Boligområde Boligområderne har i vid udstrækning fælles betingelser fx indkøb, skoler/daginstitutioner, transportvilkår etc. som både kan skabe et interessefællesskab og skabe behov for et beslutningsfællesskab. Boligområdet kan bestå af flere almene afdelinger men også alle mulige andre boligformer. Boligområdet er oftest et knapt så stærkt fællesskab, men til gengæld er der større chance for, at den enkelte kender til det det er ikke et eksklusivt fællesskab, så alle kan tage del i at være fra fx Charlottehøj. Boligområderne har som udgangspunkt sjældent en organisering, men det kan dog ske enten gennem fx boligsociale helhedsplaner (som fx Frydenlund), gennem tilsvarende organiseringer (som fx Møllevangen) eller gennem grundejerforeninger (som fx omkring Boligkontoret Århus afdelinger i Skæring eller Sabro). 2/4
Bydel Bydelene er endnu større enheder fx Mårslet eller Christiansbjerg som man med endnu større sandsynlighed føler sig knyttet til, men til gengæld er det formodentlig en endnu mindre intens tilknytning. Organiseringen er svag, men kan fx komme til udtryk i fællesråd, borgermøder e.l. By Vi er alle århusianere (eller hinnerupborgere). Organiseringen er stærk kommunalvalg med ⅔ deltagelse osv. men identiteten har ikke konsekvenser i et tæt fællesskab. Vi føler os ikke nært forbundne med hinanden. Det er således ikke et eksklusivt fællesskab, men til gengæld et fællesskab med en meget lav grad af forbundethed. Man kan sammenfatte bevægelsen i styrken af fællesskabernes identitet eller intensiteten af de sociale relationer organisering og eksklusivitet på tværs af niveauerne således: Opgang Afdeling Boligområde Bydel By Identitet Organisering Eksklusivitet Fællesskabets fokus Fællesskaberne, der udspiller sig på de ovenstående niveauer, kan have vidt forskellig karakter eller fokus, eksempelvis: Beslutningsfællesskab fokus på at træffe fælles beslutninger om renoveringer, aktiviteter og økonomi. Fritidsaktiviteter vi mødes til petanque om lørdagen og i syklub tirsdag aften. Socialt netværk vi holder positivt øje med hinandens trivsel, passer børn for hinanden og spiser sammen, grænsende til et familiefællesskab. 3/4
Identitetsfællesskab vi har en fælles identitet som seniorer, havefolk, natteravne eller universitetsstuderende. Mulige strategier Baseret på ovenstående taler meget for, at Boligkontoret Århus strategisk bør fokusere på boligområde-niveauet, sekundært afdelingsniveauet. For de fleste beboere, er det formentlig lettere at relatere sig til boligområdet end til afdelingen. Men afdelingen vil ofte være en betydelig stærkere organisering. Det nære opgangsniveau kan også give mening, men er så tæt på, at det kan være overordentlig vanskeligt at opstille mere generelle strategier og indsatser, der understøtter det. Med dette fokus rejser der sig en række spørgsmål: Vil vi være indforstået med at dele fx faciliteter, aktiviteter etc. på tværs af afdelingens (og boligorganisationens grænser) også med andre almene afdelinger, ejerboliger m.m. i boligområdet? Skal vi styrke organiseringen af boligområderne, fx ved i højere grad at prioritere ressourcer i grundejerforeninger etc.? I hvilket omfang skal boligorganisationen støtte initiativer, der styrker fællesskaber i afdelingen hhv. i boligområderne økonomisk hhv. med personaleressourcer, som det fx er sket med delebilsprojekter, projekter vedr. udearealer og fællesfaciliteter, inspirationskatalog til fællesaktiviteter m.m. Er organisationsbestyrelsen indforstået med i højere grad at etablere nye afdelinger, så de deler deres styrker og faciliteter med boligområderne uafhængigt af de omkringliggende ejerformer, og bidrager til en fælles beslutningsstruktur ud over afdelingens grænser? Derudover kan man overveje spørgsmål Kan vi dyrke flere interessefællesskaber, fx håndværk eller havearbejde? Og i så fald hvordan? Kan deleøkonomi hjælpe til at styrke fællesskaber eller ej? Og i så fald hvordan? INDSTILLING Notatet er til bestyrelsens inspiration og drøftelse. 4/4
NOTAT TIL PKT 2.e Styringsdialog 2016 DATO 19. september 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Der er aftalt møde med Aarhus Kommune om styringsdialog for 2016 den 12. oktober 2016. For Aarhus Kommunes vedkommende behandles spørgsmål om konkret sagsbehandling, udlejningsaftaler, boligsociale helhedsplaner samt nybyggeri og renovering generelt og konkret i andre fora. Der kan imidlertid forventes en fortsættelse af de seneste års relevante drøftelser om særligt effektivisering, men også niveauet for henlæggelser samt behovet for små, billige boliger. Herudover vil der formodentlig være et helt særlig fokus på udmøntningen af de mange nye almene ungdoms- og familieboliger, byrådet har budgetteret med de kommende år. Favrskov Kommune har ikke henvendt sig på nuværende tidspunkt om behov for styringsdialog. Der blev sidst afholdt styringsdialog her i 2014. INDSTILLING Hvis bestyrelsen har emner af stor vigtighed, som bør regnes i styringsdialogen med Aarhus Kommune, bedes det afklaret. Det indstilles, at direktør og administrationschef, formand og evt. næstformand deltager i mødet i lighed med de senere år.
Vi har forskellige fora i BKÅ. Nogle er fastsat af vedtægterne. Andre er etableret i kraft af den kultur, vi har oparbejdet i BKÅ gennem årene. På de følgende sider er en aktuel gennemgang af fora og en kort beskrivelse af det enkelte forums roller og opgaver.
Afdelingsbestyrelse: Budget, vedligeholdelsesplan og afdelingsmøde, årsgennemgang, regnskab. Jf. BKÅ-portalen /Værktøjskassen/Praktisk Info. Bl.a. nedenstående:
Til afdelingsbestyrelsens opgaver hører: Regnskab: Administrationen sender regnskab til AB midt i marts. AB melder tilbage primo april. Årsgennemgang: AB inviteres til den vigtige årsgennemgang i april og selve gennemgangen af afdelingens tilstand afholdes i april eller maj. Det er en god mulighed for at få ønsker på bordet og planlægge aktiviteter i dialog med inspektøren og evt. ejendomsfunktionær. Gennemgangen er også vigtig for tilpasningen af vedligeholdelsesplanen. Budget: Administrationen sender budgetudkast til AB sidst i maj. AB melder tilbage midt i juni. Det er vigtigt, at AB forstår og kan formidle indholdet i budgettet. Vedligeholdelsesplan: Administrationen sender vedligeholdelsesplan til AB sidst i juni. AB melder tilbage først i august. Afdelingsmøde: AB har ansvar for at indkalde, afvikle og følge op på årets afdelingsmøde, der ligger i sidst i august eller september. Administrationen er behjælpelig med at planlægge mødet, herunder udsende dagsorden, formulere forslag, booke eksterne deltagere, finde dirigent mv. AB sender faktaark med beslutninger til administrationen straks efter mødet og offentliggør referat senest 4 uger efter mødet. Repræsentantskab: Organisationens øverste myndighed Overordnede politiske retningslinjer Valg af organisationsbestyrelse Repræsentantskabet tager stilling til: 1) Hvorvidt organisationen helt eller delvist skal administreres af en forretningsfører, herunder af en almen administrationsorganisation. 2) Godkendelse af revisor. 3) Organisationens byggepolitik. 4) Grundkøb. 5) Iværksættelse af nyt byggeri. 6) Erhvervelse eller salg af organisationens ejendomme. 7) Væsentlig forandring af organisationens ejendomme. 8) Ændring af vedtægterne 9) Godkend regnskab Jf. i øvrigt vedtægterne Kapitel 3, 5.
Organisationsbestyrelse: Formulering af og opfølgning på strategi og mål Budget og økonomi Ansættelse af og sparring med direktør Overordnet koordinering i beboerdemokratiet Bestyrelsen har den overordnede ledelse af boligorganisationen og dens afdelinger. Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for at udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og den daglige administration sker i overensstemmelse med de gældende regler. Bestyrelsen er desuden ansvarlig for at udarbejde og indsende dokumentationsmateriale til brug for styringsdialogen med kommunalbestyrelsen til kommunalbestyrelsen. Hvert år godkender bestyrelsen årsregnskaber for organisationen og for dens enkelte afdelinger efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen og eventuelt afdelingsmødet, jf. 14 stk. 4. Herudover foretager bestyrelsen inden regnskabsårets udløb den endelige godkendelse af afdelingernes budgetter for det følgende regnskabsår efter forudgående godkendelse på de ordinære afdelingsmøder, jf. 14 stk. 1. Endelig vedtager bestyrelsen hvert år inden regnskabsårets udløb budget for organisationen. Udvalg: Politik- og idéudvikling samt aktiviteter på det fagpolitiske område. Udvalg refererer til bestyrelsen og administrationen. Bestyrelse og administration koordinerer mellem udvalg. Udvalg er forpligtet til at byde ind med løsninger på spørgsmål fra bestyrelse og administration. Udvalg kan indstille til bestyrelsen og administration. Udvalgs kommissorium godkendes på repræsentantskabsmøde. Udvalg aflægger beretning til repræsentantskabet.
Kvartalsmøde: Fortrinsvis for formænd, udvalg, bestyrelser og lignende frivillige i organisationen Aktuel information fra organisationsbestyrelse og administration til afdelingsbestyrelser Aktuel debat om på forhånd udpegede emner Lejlighed til at afdelingsbestyrelser kan rejse spørgsmål Kvartalsmøder afvikles som: 1. Formandsmøde (forventet deltagelse fra alle formænd). Målet er at nå ud til ideelt alle afdelinger face to face. Med facitliste. 2. Debatmøde. (Politik-)udviklende. Forudsætningen for deltagelse er interesse for emnet (ex digitalt beboerdemokrati). 3. Informationsmøde. Med facitliste. Møder afvikles med fast kadence og indkaldes med uddybet dagsorden til hhv. 1, 2 og 3. Stram styring forventes. (Lav en BKÅ facebook til politisk debat med deltagelse af bestyrelser. Hvis vi ønsker det! ) Organisationskonference: Indgår i kvartalsmøde-mængden som et dagmøde eller 12-12 møde Kompetenceudvikling for afdelingsbestyrelser og udvalg Politikudvikling Debat om organisationens retning og strategi Netværksdannelse og socialt samvær Diverse kurser: Kompetenceudvikling for afdelingsbestyrelser og udvalg. Eksempelvis: Formands-, Budget og regnskab-, Dirigent-, Langtidsplan-, referent- og kasser-kursus, samt Introkursus til afdelingsbestyrelser.
Bestyrelsesnetværk: Idé- og erfaringsudveksling mellem afdelingsbestyrelser Koordinering mellem afdelingsbestyrelser Demokratiudvalget er katalysator for netværket Forum for kredsdelegerede: Information og debat vedr. kreds og BL relaterede emner 1 2 gange årligt. Der kan etableres interessegrupper på tværs af afdelinger. For eksempel en Fritidsforening.
NOTAT TIL PKT 3.a Orientering vedr. afdelinger DATO 22. september 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 4 Chr Molbechs Vej Kviste males kvistvinduer og tagvinduer udskiftes. Udført Vinduer og altaner m.v. - males. Udført De gamle stofledninger i kælderen skal skiftes. I gang Afdeling 9/14/18 Trøjborg Afdeling 12-19 Majdalen m.fl. Afdeling 13 Hammershusvej Afdeling 16 Hammershusvej Afdeling 17 Kongsvang Tag på pergola er færdig Elektronisk reservation på vaskemaskiner i afdeling 18 sat i ordre hos Miele. Nyt asfalt på fortove i uge 42 1 års gennemgang på køkkener afholdt. HTH rykket 2 gange for udbedring. Div. haveprojekter er udført. Nyt legepladsudstyr opsættes i uge 42. Altanbunde epoxybehandlet. Vinduesudskiftning og hulmursisolering. Arbejdet er i gang. Altaner, vindskeder, sokkel - males. Arbejdet er påbegyndt Vi har problemer med rotter i afdelingen vi får udarbejdet en bekæmpelses plan, så vi kan holde bestanden i ave, indtil vi får renoveret afløbssystemet. Afventer. Afdeling 20 Norgesparken Kloakrenoveringen er i fuld gang og følger tidsplanen. Rottebekæmpelsen blev afsluttet inden kloak renoveringen blev igangsat.
Afdeling 22 Illerupvej Vaskemaskiner inkl. booking system er tæt på at være færdig etableret. De sidste mangler/udsatte arbejder vedr. vindues udskiftning er nu afsluttet, nu arbejdes der hen i mod 1 årsgennemgangen. Der bliver etableret ny LED belysning på fælles arealerne her i efteråret. Alle kældrene bliver malet her i vinterhalvåret hvor det er billigst. Rottebekæmpelsen er i gang og forventes afsluttet inden kloak renoveringen igangsættes i januar år 2017. Der er aftalt med bestyrelsen at der bliver sammensat et have udvalg til at varetage pilot projektet vedr. udearealerne. Det er også aftalt at koble Alex vores bolig sociale medarbejder på, for at få bedre fat i beboerne og opfordre dem til at tage del i haveudvalget samt udearealerne, så vi får så god og bred tilslutning til projektet. Det er aftalt at vi arbejde hen i mod at få et projekt klar til afstemning til næste års afdelingsmøde. Der er allerede koblet en havearkitekt på, som vi har haft det indledende møde sammen med bestyrelsen. Han vil være den vejledende part i at få projektet og økonomien til at hænge sammen. Afdeling 24 Kirkedammen Afdeling 25 Reginehøj Afdeling 27 Frydenlund Der blev stem for på afdelingsmødet til næste års renoveringer (tag, facader, vinduer og altan renovering) her laver vi de indledende møder med rådgiveren her i efteråret så vi er klar med opstart sidst i 1 kvartal år 2017. Der var også et sidste punkt på afdelingsmødet, som omhandlede ombygning af boligerne i tageetagen, men da der var en del spørgsmål de gerne vil have afklaret, blev det aftalt at afholde et ekstra ordinær afdelingsmøde sidst i oktober, hvor vi så vil have undersøgt deres spørgsmål og fremlægge hvilke muligheder de har. Udsmykning af træstammer færdiggjort Maling af trappeopgange igangsat Etablering af solceller på taget af afdelingens 3 blokke + efterisolering af tagkonstruktioner samt ny tagbelægninger. Fornyelse og renovering af ventilationsanlæg samt emhætter i lejlighederne. Arbejdet udført i blok 15 0g 16 og er kommet godt i gang i blok 1 på Høgevej Adgangsarealerne foran blok 15 og 16 skal renoveres incl belysning. Arbejdet påbegyndes i uge 32. Elastiske fuger ved altaninddækninger skal udskiftes. Arbejdet påbegyndes snarest. Afdeling 28 Lindholmparken Rotteplage i afdelingen skadedyrsbekæmper er på sagen der bliver udarbejdet en bekæmpelsesplan for hele afdelingens kloaknet. Afventer Facadepuds på Rockwool på gavle og nedfaldstårne på facader males. Arbejdet er udført 2/5
Afdeling 29 Kalmargade Indvielse af TADAAcar den 28. september. Der har desværre de seneste måneder været en øget hærværk af afdelingens døre, ruder og indbrud i depotrum. Der bliver på afdelingsmødet stillet forslag om at etablere videoovervågning i afdelingen. Inspektør og konsulent Simon fra Willis har vejledt bestyrelsen i orientering og udformning af deres forslag. Der bliver stillet forslag om at asfalt og nedgravet affald beholder, bliver skudt til år 2017, pga. den nye affaldsbekendtgørelse som bliver godkendt her i efteråret. Derfor vil man ikke igangsætte nogle af arbejderne, da de hænger sammen rent udførelsesmæssigt. Afdeling 30 Nørreskovvej Projektbeskrivelse til Rør og faldstamme udskiftning igangsat. Licitation primo 2017. Grillpladser, fællesarealer og højbede færdiggjort. Afdeling 31 Rydevænget Rørudskiftning og tilslutning af lejere direkte til Aarhus vand og affaldvarme. Starter ca. uge 45. licitation 6.10.16 Første oplæg til Helhedsplan lavet. Procesgruppe samt beboerinddragelse under udarbejdelse. Vinduesudskiftning og facaderens færdig. Afdeling 32 Nørreskovvej Afdeling 34/39 Salonikivej m.fl. Afdeling 35 Skelagervej Afdeling 38 Visbjerg Hegn Afdeling 40 Fredensgade Afdeling 41 Virupvej Afdeling 42 Hjelmagerparken Gårdforskønnelse i 3 gårde starter den 26.09.16 Maling og gennemgang af skure færdiggjort Gennemgang af sokler og murværk færdiggjort Opgradering af målere færdiggjort Udskiftning af tagpap er kontraheret og forventes udført i nov/dec Bekæmpelse af rotterne er afsluttet, afdelingens kloakledninger er nu rotte fri. Det blev besluttet på afdelingsmødet at den eksterne gartner hjælp frem af rettet fra år 2017 varetages af ejendomsfunktionærerne. AG Gulvservice har skiftet et helt gulv som erstatning for fejlagtig afslibning Udskiftning af gummifuger ved vinduer er færdiggjort Tilstandsvurdering af kloaker er færdiggjort, men mangler tilbagemelding fra Aarsleff Udskiftning af vinduer i ungdomsboliger er færdiggjort, dog mangler udbedring af en transportskadet rude i nr. 400 B. Forventet udbedring i uge 41. Udskiftning af trinetter er færdiggjort 3/5
Afdeling 44 Hjulby Hegn Afdeling 47 Julsøvej Afdeling 48 Skæring Parkvej Afdeling 48-55 Skæring Parkvej Afdeling 50 Brendstrupvej Afdeling 51 Fredericiagade Afdeling 53 Julsøvej Afdeling 57 Åvænget Afdeling 60 Pal. Müllersvej Afdeling 61 Pal. Müllersvej Afdeling 67 Hørretløkken Afdeling 71 Damgårdstoften Afdeling 73 Virup Skovvej Der er ansøgt om at deltage i Aarhus Kommunes Kunsteksperimentarium 2016, men afdelingen har desværre fået afslag. Renoveringen kører efter planen, halvdelen af tagene er skiftet og der er 40 % af vinduerne. Udskiftning af postkasser er færdiggjort Maling af trapper er igangsat Udskiftning af køkkener er færdiggjort, ekstraarbejder og mangelgennemgang mangler Maling af vinduer i afd. 48 er i gang sat. Køkken udskiftning blev trukket, men der blev tildelt bestyrelsen i samarbejde med inspektør, at arbejde videre med andre løsnings forslag ift. den kollektiv udskiftning. Indvielse af TADAAcar den 22. august. Der er afholdt et møde med bestyrelserne i afd. 48 og 55 samt deres sprøjteudvalg. For at drøfte hvilke muligheder de har for at mindske brugen af sprøjte midler i afdelingerne. Der arbejdes hen i mod et forslag der skal stemmes om på afdelingsmødet år 2017. Køkkenudskiftning færdig Maling af mur til nabo samt vinduer i gang Cykeloverdækning opsættes i uge 45 Maling af vinduer er igangsat Afløbssag afventer byggeskadefonden Grill er færdiggjort Ny belægning ved tørrestativ og cykelskur er sat i ordre Udskiftning af tag er igangsat og projektet skrider frem efter planen Bestyrelsen har valgt at de ikke længer internt vil varetage håndværkertiltag, så alt drift arbejde og koordinering varetages frem af rettet af varmemesteren. Der afholdes 5 årsgennemgang med entreprenører en gang i oktober måned, hvor der er noget der skal afklares vedr. ventilationen, ellers er det små ting der er ifl. BSF 5. års rapport. Plads til haveaffald afventer grundejerforening og AAB 4/5
Afdeling 75 Herningvej Afdelingsbestyrelsen har søgt og vundet Jyske Banks legat Ansigtsløft til Smilets By om et nyt fællesområde på Herningvej 1 med fokus på social optimering af gårdspladsen. Juryen som bestod af en arkitekt, en designer og en farveekspert valgte projektet fordi det kunne være en frontløber for andre etageboliger med gamle affaldsområder. Præmien består af 50.000 kr. og 4 timers konsultation med Jyske Bank og en arkitekt. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 5/5
NOTAT TIL PKT 3.c Digitale afdelingsmøder DATO 15. september 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Som bestyrelsen drøftede på sit møde den 18. august, er der indført nye regler, som giver enhver afdeling mulighed for at beslutte, at fremtidige afdelingsmøder skal gennemføres helt eller delvist digitalt. Økonomi Det følger af vejledningsbrevet fra Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet om de nye regler, at udgifterne til indkøb og drift af systemer til de digitale afdelingsmøder skal afholdes af den eller de afdelinger, der ønsker at benytte sig af ordningen. Som det fremgår nedenfor, er systemet ganske bekosteligt både i etablering og drift, og der vil derfor påhvile den første afdeling, der går i gang med digitale afdelingsmøder en uforholdsmæssig stor udgift. Organisationsbestyrelsen kan derfor overveje at lægge ud for etablering og drift således, at fx de første fem afdelinger, der implementerer digitale afdelingsmøder, deler udgiften imellem sig. IT-systemer Bekendtgørelsen og ministeriets vejledning stiller en række nærmere krav til de it-systemer, der kan ligge til grund for de digitale afdelingsmøder. Pt. er det alene Assembly Voting, der har et produkt på markedet, der lever op til disse kriterier, og på bestyrelsens møde i august blev økonomien i disse opridset nærmere: Debat og forslag Afstemning Etableringsomkostning 1 81.250 81.250 Årlig driftsomkostning 28.750 28.750 Omkostning pr. møde 3.125 3.125 Administrationen er dialog med Bleau A/S, som udvikler bestyrelsesweb, og som har en tilsvarende løsning på beboerweb. De vil formodentlig udvikle en løsning over det kommende år, som er integreret med deres øvrige produkter. 1 Samlet for boligorganisationen ved minimum én afdeling
Det kan heller ikke udelukkes, at EG A/S vil udvikle en løsning. Man kan også formode, at der vil komme andre produkter på banen dog med det forbehold, at det samlede marked formodentlig er meget lille, og at der næppe vil være mange virksomheder, der vil kunne se en forretningsmæssig begrundelse for at udvikle et sådant produkt. Det indstilles på den baggrund, at det anbefales, at afdelinger først tager beslutning om evt. brug af digitale afdelingsmøder i andet halvår 2017. På den baggrund kan der trækkes på andre boligorganisationens erfaringer, ligesom markedet for it-platforme må formodes at være mere afklaret. Information På bestyrelsesmødet i august besluttede organisationsbestyrelsen sig for at afvikle et informationsmøde for afdelingsbestyrelser i løbet af efteråret. Dette arrangement kan oplagt integreres på organisationskonferencen den 4.-5. november. Her præsenteres: Lovgrundlaget og praktisk afvikling af digitale afdelingsmøder (administrationen) It-platform og økonomi for afdelingen (administrationen) Overvejelser om muligheder, fordele og ulemper ved digitale afdelingsmøder ift. demokratiforståelse, deltagelse mv. Herunder inddrages evalueringer af de forskellige gennemførte forsøg (demokratiudvalget, understøttet af administrationen) INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager stilling til de ovenstående problemstillinger, herunder en økonomisk model for afdelinger, der måtte benytte sig af løsningerne. 2/2
NOTAT TIL PKT 3.d Plan for fleksibilitet og individuel tilpasning af boligerne DATO 19. september 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/råderetsudvalget PROBLEMSTILLING Som en indsats under det strategiske fokus Attraktivt, har råderetsudvalget og administrationen i fællesskab udarbejdet et inspirationskatalog til, hvad beboeren kan gøre for at gøre boligen til sin egen vha. råderet, installationsret m.m. Kataloget lægges på www.bk-aarhus.dk og anvendes ifbm. inspirationsarrangementer o.l. i råderetsudvalgets regi. Gør boligen til din egen En almen bolig er dit hjem og skal indrettes efter dit hoved. Og der er uanede muligheder for at gøre boligen til din egen. Du kan blandt meget andet: Male dit hjem i de farver, du vil Få slebet eller lagt nye gulve Indrette nyt køkken eller bad Fjerne eller opsætte skillevægge Flytte radiatorer Indsætte eller ombygge skabe eller ombygge boligen med fx hems Udskifte armaturer Få nye elinstallationer Udskifte greb og håndtag, døre, skabslåger, køkkenvask, bordplader eller sanitet Udskifte og opsætte faste hylder eller nye dør- eller vindueskarme og fodlister Installere styring af varme, ventilation og lys Opsætte eller udskifte hårde hvidevarer Installere el- eller vandgulvvarme i boliger med egen afregning til forsyningsselskabet Male vinduer indvendigt Udskifte eller opsætte fastmonterede rullegardiner Etablere skridsikre trapper Afhængig af i hvilken afdeling du bor, kan du Indrette en evt. have til boligen Opsætte eller inddække en altan Bygge udestue eller carport
Husk blot at anmelde kontakte din inspektør, inden du går i gang. Han kan også hjælpe med gode råd til processen. INDSTILLING Kataloget er til bestyrelsens orientering. Det indstilles i den forbindelse, at indsatsområdet Attraktivt for dig betragtes som afsluttet. 2/2
NOTAT TIL PKT 4.a Orientering fra administrationen DATO 22. september 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING A. Der arbejdes fortsat i arbejdsgruppen blandt medarbejdere om smartere drift, herunder overvejelser om mere effektiv udnyttelse af maskinparken, formelt samarbejdsgrundlag med vores leverandører, tættere samarbejde i ERFA-grupperne samt rammeaftaler om indkøb. B. En kort status på projektet med delebiler: Skæring: Delebilsprojektet er lanceret og i drift i Skæring. Vi følger udviklingen herunder, hvor mange der bruger bilerne. Charlottehøj: Vi afventer pris fra NRGI på tilkøb af ampere m.v., for at vi kan have et samlet overblik over omkostningerne. Kalmargade: Invitation husstandsomdele s i Kalmargade 22.-23. september til kick off-arrangement den 28. september Hinnerup: Vi har accepteret tilbud på ladestander, der sættes op i uge 38. Vi afventer brolægning før lancering. Visbjerg Hegn: Tadaa! har meldt tilbage, at man ikke vil engagere sig i Mårslet pga. for få lejemål Reginehøj: Der holdes informationsmøde i varmehallen den 21. september. Lindholmparken: Alex har skrevet til afdelingsbestyrelsen med tilbud om at afholde informationsmøde. Afventer svar.
Møllevangen: Alex har skrevet til afdelingsbestyrelser med tilbud om at afholde informationsmøde. Der har ikke været interesse for dette (bl.a. med henvisning til pres på parkeringspladser) Som tidligere nævnt ender omkostningerne pga. behov for opgradering af elinfrastruktur ofte lidt højere end forventet, op til 65.000. Dog er en del lokationer også væsentlig billigere. C. Efter ansættelsen af Erik Frehr er teknisk afdeling for at opnå entydige ansvarsforhold opdelt i en driftsafdeling ledet af Michael Andersen der i den forbindelse ændrer titel til driftschef og en projektafdeling ledet af Erik Frehr. De to afdelinger arbejder tæt sammen og holder fortsat fælles personalemøder hver anden uge. D. Aarhus Kommune har som en del af projekt logiværtserklæringer på ny opgjort antallet af lejemål med mere end én voksen pr. beboelsesrum: Boligorganisation Mere end 1 voksen ekskl. børn pr. rum 1 Andel Boliger total 10. marts 1943 1 0,10% 1.020 Al2Bolig 11 0,34% 3.227 Alboa 6 0,10% 5.715 Almenbo 13 0,39% 3.340 Boligkontoret Århus 16 0,31% 5.082 Brabrand Boligforening 60 1,28% 4.685 Ringgården 19 0,55% 3.465 Østjysk Bolig 20 0,98% 1.845 AAB 25 0,33% 7.582 Århus Omegn 11 0,42% 2.610 INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 1 Ved 1 rum dog min. 3 2/2