INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 17. september 2015 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 24. september 2015, kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Økonomi kl. 17:15 17:55 a. Godkendelse af afdelingsbudgetter (B) * b. Uanmeldt beholdningseftersyn den 2. september 2015 (O) * c. Tilskud byggemodning afdeling 73 Virup Skovvej (B) * d. Finansieret råderet afdeling 38 Visbjerg Hegn (B) * 2. Organisation kl. 17:55 19:15 a. Revision af byggepolitik (B) * b. Bestyrelsesseminar den november (B) * c. Opsamling på bestyrelsesseminar vedr. branding og strategiimplementering (B) * d. Ferieboligudlejning (D) * e. Styringsdialog 2015 (B) * f. Orientering fra udvalgene (O) 3. Afdelinger kl. 19:15 19:30 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Evaluering af afdelingsmøder (B) (*) 4. Administration kl. 19:30 19:50 a. Orientering fra administrationen (O) * b. Revision af vision for tv, internet og telefoni (B) * c. Retningslinjer for repræsentation i grundejerforeninger (B) * d. Strategi ift. el-leverandører (B) * 5. Mødeevaluering kl. 19:50 20:00 a. Evaluering af bestyrelsens arbejde ift. principperne for værdiskabelse (D) * b. Skriv på BKÅ Portalen (B) 6. Kommende møder a. Emner til næste møde, der holdes den 5. november 2015 (B) b. Mødeplan 2015 (O) * c. Uddannelse (O) 7. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde. (*) Bilag følger.

2 NOTAT TIL PKT 1.a Godkendelse af afdelingsbudgetter 2016 DATO 15. september 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Afdeling Leje 2015 kr. pr. m 2 Leje 2016 kr. pr. m 2 Forhøjelse pct. Hjemfald kr. pr. m 2 Forhøjelse vedr. hjemfald kr. pr. m 2 Henlæggelser 2016 Henlæggelser 2015 Tilskud 01 Jens Baggesens Vej , Haugesundsvej m.m , Viggo Stuckenbergs Vej , Chr. Molbechs Vej , Otto Benzons Vej , Risvang Alle , Vestre Ringgade , Vilh.Bergsøes Vej , Trøjborgvej , Nordalsvej m.m , Helge Rodes Vej , Majdalen , Hammershusvej , Aldersrovej , Peter Fabers Vej ,

3 Afdeling Leje 2015 kr. pr. m 2 Leje 2016 kr. pr. m 2 Forhøjelse pct. Hjemfald kr. pr. m 2 Forhøjelse vedr. hjemfald kr. pr. m 2 Henlæggelser 2016 Henlæggelser 2015 Tilskud 16 Hammershusvej , Kongsvang , Trøjborgvej , Tamperdalsvej , Norgesparken , Paludan-Müllers Vej , Illerupvej ,00 20,83 0, Nydamsparken ,00 24,12 14, Kirkedammen ,00 30,83 10, Reginehøj , Vestre Ringgade , Frydenlund ,00 30,83 10, Lindholmparken ,00 24,14 3, Kalmargade ,00 4,17 1, Nørreskovvej , Rydevænget ,00 20,83 0, Nørreskovvej , Vestre Ringgade , Salonikivej , Skelagervej , Hallssti , Istedgade , Visbjerg Hegn , Attikavej , /4

4 Afdeling Leje 2015 kr. pr. m 2 Leje 2016 kr. pr. m 2 Forhøjelse pct. Hjemfald kr. pr. m 2 Forhøjelse vedr. hjemfald kr. pr. m 2 Henlæggelser 2016 Henlæggelser 2015 Tilskud 40 Fredensgade , Viruplund , Hjelmagerparken , Mosevænget , Hjulby Hegn , Torpevænget-Kappelvænget , Vistoftparken , Julsøvej , Skæring Parkvej , Fredensgade , Brendstrupvej , Fredericiagade , Viborgvej , Julsøvej , Norsgade , Skæring Parkvej , Katrinebjergvej , Åvænget , Ranunkelvej , Høegh-Guldbergs Gade , Paludan-Müllers Vej ,00 30,83 10, Chokoladen ,00 30,83 10, Skejbyparken , Skæring Parkvej , /4

5 Afdeling Leje 2015 kr. pr. m 2 Leje 2016 kr. pr. m 2 Forhøjelse pct. Hjemfald kr. pr. m 2 Forhøjelse vedr. hjemfald kr. pr. m 2 Henlæggelser 2016 Henlæggelser 2015 Tilskud 65 Bethesdavej , Hørretløkken , Østergade , Ryttervej , Ranunkelvej , Damgårdstoften , Rønnevangen , Virup Skovvej , Hørretvej 14 B , Herningvej , Finlandsgade , P.M. Møllers Vej , Kornbakke Alle , Lindholmvej 2 A , INDSTILLING Oversigten er til bestyrelsens orientering. Derudover bedes bestyrelsen godkende budget 2014 for afdeling XX, da der ingen mødte frem til dette afdelingsmøde. 1 Bostedet Ellengården 2 Daginstitution 3 Erhvervslejemål 4/4

6 REVISIONSPROTOKOLLAT 1 INDLEDNING Som led i revisionen af årsregnskaberne for 2015 for Boligkontoret Århus og afdelingerne foretog vi den 1. september 2015 et uanmeldt beholdningseftersyn på boligorganisationens kontor. 2 UDFØRT REVISION Formålet med eftersynet var at efterprøve, hvorvidt forretningsgangen omkring de likvide beholdninger fungerer tilfredsstillende, herunder: at der foreligger en korrekt og ajourført registrering af de likvide beholdninger i bogholderiet med tilhørende bilagsdokumentation. at der foretages løbende bogholderimæssige afstemninger af kasse- og bankbeholdninger. Forretningsgangen blev efterprøvet ved følgende afstemninger pr. eftersynsdagen: afstemning af bankkonti med de respektive bankers noteringer med bogholderiet. afstemning af nominel obligationsbeholdning med depoter i Skandinaviska Enskilda Banken. Sydbank, Danske Bank og Nordea. Ovenstående afstemninger gav ikke anledning til bemærkninger. 3 AFSLUTNING Vi skal oplyse, at revisionen af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber for 2015 ikke kan anses for tilendebragt, før årsregnskaberne er revideret og forsynet med vor påtegning. Aarhus, den 3. september 2015 Revisionsinstituttet Statsautoriseret Revisionsaktieselskab Kristian Stenholm Koch statsautoriseret revisor 154

7 Forelagt på bestyrelsesmøde den / 2015 Søren Høgsberg formand Henrik Autzen næstformand Olav Bertelsen Kristine Simonsen Anne Tidemand-Dal Johnny defeuth Eriksen Aske Ryge Holm Rasmus Berlin Chris Mikkelsen 155

8 NOTAT TIL PKT 1.c Tilskud byggemodning afdeling 73 Virup Skovvej DATO 16. september 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/CD PROBLEMSTILLING Bestyrelsen er tidligere blevet orienteret om, at det trods et håbløst aftalegrundlag er lykkedes at få dækket en stor del af tabet på byggemodning ifbm. afdeling 73 Virup Skovvej. Det viser sig imidlertid, at en underleverandør i aftalekomplekset ikke reagerer på sine forpligtelser. Derfor fremkommer en ekstra udgift på kr til afslutning af byggemodningen, som Boligkontoret Århus er kontraktligt forpligtet på. Det vurderes at det vil kræve uforholdsmæssigt mange ressourcer til retssag og juridisk bistand, hvis beløbet skal forsøges inddrevet fra underleverandøren. Udgiften bør ikke pålægges afdelingen, da den alene kan henføres til det svage aftalegrundlag vedr. byggemodningen. INDSTILLING Det indstilles derfor, at boligorganisationen dækker de kr. af arbejdskapitalen og dermed endeligt afslutter byggemodningen.

9 NOTAT TIL PKT 1.d Finansieret råderet afdeling 38 DATO MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING I dag må lejen højst stige med 70 kr. pr. m 2 pr. år bortset fra køkken eller bad. Her må lånet højst være på kr. når der er tale om lån af afdelingens egne midler. I forbindelse med en ny køkkenrunde kan vi konstatere priserne er stigende. Når der optages et realkreditlån må lejen højst stige med 700 kr. pr. måned. INDSTILLING Vi indstiller at lejen tilsvarende højst må stige med 700 kr. pr. måned når beløbet lånes af afdelingens egne midler. Her har lånet en løbetid på 15 år mod normalt 20 år ved kreditforeningslån. Det betyder at køkken/bad ikke må koste ligeså meget som hvis der optages et realkreditlån.

10 NOTAT TIL PKT 2.a Justering af byggepolitik DATO 15. september 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING I nedenstående byggepolitik indstilles enkelte justeringer til bestyrelsens vedtagelse fra juni 2015 baseret på faglige input fra rådgivere. I forbindelse med nybyggerier for Boligkontoret Århus stiller vi i forlængelse af stratgiens fokus på attraktive, fremtidssikrede boliger også iht. energi og miljø krav om følgende: Udførelse efter principper fra DGNB-certificering for social, økonomisk og miljømæssig bæredygtighed (se fx 1 Tiltag der skal samle input til byggeriets indretning fra potentielle fremtidige beboere Bygningsklasse 2020 (dvs. det samlede behov for tilført energi til opvarmning, ventilation, køling og varmt brugsvand pr. m² opvarmet etageareal ikke overstiger 20 kwh pr. år) eller bedre 2 Byggeriet skal indeholde teknologier til energiproduktion, herunder fx jordvarme, varmevekslere til spildevandet som minimum orientering og forberedelse til evt. fremtidig udnyttelse af solenergi 3 Byggeriet skal overholde den til enhver gældende tid vejledning fra Aarhus Kommune Miljørigtigt byggeri Der skal etableres mulighed for opladning af elbil ved parkeringsplads samt af andre elkøretøjer Byggeriet skal omfatte løsning ift. lokal afledning og evt. genanvendelse af regnvand (se fx Byggeriet skal omfatte grønne tage samt evt. andre grønne flader til brug for ophold, havebrug, tagbeplantning med miljøeffekt (se fx eller energiproduktion på tag 1 Tilføjet Udførelse efter principper fra da selve certificeringen er omkostningsfuld og man formodentlig kan få samme resultat ved selv at følge de væsentligste af DGNB-principperne uden at lægge sig fast på, at man nødvendigvis skal købe certificeringen 2 Tilføjet eller bedre 3 Sproglig ændring

11 Der skal udføres totaløkonomiske beregninger over driften af byggeriets første 20 år for at kunne mindske den fremtidige driftsomkostning i byggeriet 4 Udformning af byggeriet, så det i videst muligt omfang fremmer dannelse og styrkelsen af fællesskabet mellem beboerne indbyrdes og mellem beboerne og den omkringliggende by 5. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tilslutter sig principperne for byggepolitikken. 4 Præcisering af, at fokus er at minimere driftsomkostningen, og ikke på nødvendigvis at udelukke fx miljømæssige tiltag, som ikke isoleret er totaløkonomisk rentable. 5 Ny pointe som følger tæt af strategien. 2/2

12 NOTAT TIL PKT 2.b Bestyrelsesseminar den november DATO 15. september 2015 PROBLEMSTILLING Bestyrelsen besluttede på sit møde i august at have fokus på kortlægning af bestyrelsens kompetencer på det reserverede seminar i november måned. Der er indhentet tilbud fra konsulent Gitte Hodde, BL, om at forestå en kortlægning af bestyrelsens kompetencer både individuelt og kollektivt og identifikation af, hvad bestyrelsen gerne skulle styrkes i vha. kompetenceudvikling eller suppleres med vha. rekruttering for at leve op til målene beskrevet i arbejdsgrundlaget og principperne for bestyrelsens værdiskabelse. Dette indhold vil vare ca. 4 timer. Der er således to mulige scenarier: A. Seminaret holdes som et eftermiddags/aftenseminar fredag den 13. november fra ca. kl og afsluttes med middag. B. Seminaret holdes som et sædvanligt seminar fra fredag kl til lørdag kl og suppleres med evaluering af bestyrelsens arbejde. I så fald holdes seminaret et egnet sted med overnatning i Århus Kommune. Alternativt kan seminaret evt. udskydes til INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om konceptet for afviklingen af seminaret. Det indstilles derudover, at første- og andensuppleanten inviteres med på seminaret.

13 NOTAT TIL PKT 2.c Opsamling på bestyrelsesseminar om branding og implementering af strategi DATO 15. september 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MV PROBLEMSTILLING Som opsamling på organisationsbestyrelsens seminar den juni 2015 konkluderes der følgende: Fastholdelse frem for tiltrækning Muligheden for at påvirke rekrutteringen af nye beboere er meget begrænset og i det omfang, det kan lade sig gøre, hører det rettelig hjemme i AARHUSbolig-regi. Fokus for strategiperioden er dermed primært på at fastholde beboere, så beboersammensætningen set for boligorganisationen under ét gradvist nærmer sig den gennemsnitlige sammensætning i Aarhus Kommune. I den forbindelse spiller satsningen på at gøre det nemt (primært i relation til servicen), attraktivt (primært i relation til boligen og udearealerne) og fælles (primært i relation til naboerne) en afgørende rolle. Fokus på oplevelsen Det vigtige er her ikke, om vi direkte kommunikerer visionen om at skabe hjem, der samlet Århus, direkte til beboeren, ej heller om vedkommende kender til fokusset på at gøre det nemt, attraktivt og fælles. Det vigtige er, at beboeren oplever, at det er nemt, attraktivt og fælles uanset, hvilke ord vi eller han/hun ville sætte på det. Oplevelsen er et samlet resultat af alle de situationer og elementer, hvor vedkommende har berøringsflade med boligafdelingen og boligorganisationen. Det er summen af, hvad vi siger (vores skriftlige og mundtlige kommunikation), syner (vores og boligernes fysiske fremtræden) og skaber (de handlinger vi udfører hvad vi rent faktisk gør). En særlig udfordring i den forbindelse er, at der er flere forskellige aktører, beboeren oplever som legitime repræsentanter for boligorganisationen bl.a. medarbejderne, organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelsen og at der derfor er nødt til at være en vis rimelig overensstemmelse mellem det billede, der tegnes gennem de forskellige aktører.

14 Fokus på det fælles Ønsker vi at skabe tydelige oplevelser hos beboeren har fokus på nemt et begrænset potentiale, fordi det oftest er, når det ikke er nemt, at oplevelsen bliver stærkt. Det er langt henad vejen et aspekt, som beboeren bare forventer er til stede, og hvor det er svært for alvor at skabe en oplevelse, der skiller sig afgørende ud fra mængden. Fælles og attraktiv: Elektrisk delebil En delebilordning kan være en ekstra fælles, konkurrenceparameter for boligområder, der ligger relativt dårligt ift. kollektiv transport. Det kunne fx være aktuelt i Skæring, Mårslet eller Sabro måske også mere bynært. På visse måder gælder det samme for fokus på det attraktive. Det spiller en stor rolle ift. boligvalget, men har man først set boligen og området og har valgt at flytte ind, mister det formodentlig en god del af sin betydning. I boperioden er fokus nok mere på vedligeholdelse og på, at boligen kan udvikles i takt med udviklingen i beboerens egen livssituation. Der er mest sprængstof i det fælles. Skabelsen af fællesskaber kan have en stor fastholdende kraft og kan være en parameter, hvor boligområdet for alvor kan skille sig ud ikke bare fra andre boligformer men også fra andre boligorganisationer. Det fælles er et element, der skiller sig ud og kalder på holdninger noget man kan være uenig i, begejstret for og som kalder på stillingtagen fra beboeren. Konceptet Insero TaDaaCar er udviklet i samarbejde med bl.a. Østerbo i Vejle og er skræddersyet til almene boligorganisationer. Her stilles en moderne elbil til rådighed for de beboere, der ønsker at tilslutte sig. Så kan de dække kørselsbehov til alt fra indkøb over lægebesøg til kontakt med familie uden at have udgiften (og CO 2 - belastningen) ved egen bil. Afdelingen (eller evt. også boligorganisationen) betaler etableringsomkostning på kr. til opsætning af ladestander. Driften af bilen og systemet er betalt af abonnement ( kr. pr. måned) fra de minimum 20 tilsluttede beboere, betaling for kørsel (afhængig af abonnementstype) samt salg af reklamer på bilen. Det kunne tale for, at vi i særlig grad har fokus på, hvordan vi fremhæver fællesskabet i det vi siger, syner og gør i både de enkelte boligafdelinger og i boligorganisationen som helhed. Men det skal selvfølgelig være i dialog med afdelingsbestyrelserne og i erkendelse af den enkelte afdelings styrker og svagheder. Er der en afdeling eller et boligområde helt uden fællesskab, kunne det være det var bedre at arbejde med attraktiviteten det pågældende sted Fælles og attraktiv: Byhaver Mange almene boligafdelinger har arbejdet med byhaver. De sikrer en vis selvforsyning, de skaber et bedre lokalt klima og det er en fantastisk aktivitet til at skabe fællesskab mellem beboerne og ejerskab til boligområdet. Bl.a. det boligsociale sekretariat Imagine Horsens har i samarbejde med Miljøministeriet og Økologiens Have gjort projekterne til virkelighed, og Boligsocialnet har samlet sammen på erfaringer landet over. Boligområdet Omdrejningspunktet for de fleste beboeres oplevelser og dermed beslutning om at lade sig fastholde er boligområdet hverken boligafdelingen eller boligorganisationen 1. For de færreste mennesker har boligorganisationen en væsentlig plads i bevidstheden. Det er derfor vanskeligt at opnå et stærkt brand som boligorganisation eller for den sags skyld som afdeling. Hvordan skiller afdeling 5 sig egentlig afgørende ud fra resten af Møllevangen? Det betyder, at vi med fordel kan fokusere langt mere af vores kommunikation og arbejde på at skabe helheder i boligområderne at beskrive og kommunikere 1 Som bilag er oplistet en mulig opdeling af boligområderne i Boligkontoret Århus 2/5

15 kvaliteterne i hele kvarterer og boligområder, at samle beboere og afdelingsbestyrelser og samarbejde om fælles udfordringer osv. På den baggrund bør der udarbejdes en plan for hvert enkelt boligområde for, hvordan man med få, enkle, stærkt prioriterede initiativer kan styrke boligområdets brand mht. det fælles men også det nemme og attraktive. Branding af hele boligorganisationen Det skarpe fokus på boligområdet betyder også, at det kun i ringe omfang giver mening at arbejde med branding af hele boligorganisationen. Der er dog særlig én situation, hvor det alligevel kan være fornuftigt, nemlig ift. beboere, der pga. familiesituation, job eller lignende vokser ud af et boligområde og har behov for at flytte til et andet kvarter. Her kan man måske til dels forebygge, at beboerne køber parcelhus i Hadsten af hensyn til børnene, flytter i privat udlejning i Beder på grund af jobbet e.l. ved at have et stærkere fokus på, hvad der er af muligheder for at flytte internt i boligorganisationen. Det er det, der allerede foregår ved vores proaktive kontakt til de beboere i ungdomsboligafdelingerne, der snart afslutter deres uddannelse. Men man kunne gøre noget lignende ved at kommunikere tydeligere på web, i Kvarteret og evt. også på fx varmemesterkontorerne om, hvad Boligkontoret Århus ellers kan tilbyde. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter: At det videre arbejde tager udgangspunkt i definitionen af områder som skitseret i bilaget til denne indstilling herunder bedes bestyrelsen drøfte, om det foreslåede inddeling bør justeres. At initiativerne i denne indstilling præsenteres på dialogmødet den 19. oktober 2015, og at der ved samme lejlighed laves idégenerering vedr. fælles i grupper baseret på områdeinddelingen. At organisationsbestyrelsens kontaktperson holder et fælles møde med afdelingsbestyrelserne i hvert af boligområderne for at drøfte nærmere, hvad der er og skal være områdets særkende særligt ift. fælles, men evt. også nemt og attraktivt. Møderne afvikles inden udgangen af februar På baggrund heraf laver kontaktpersonen bistået af administrationen en kortfattet og simpel profil af boligområdets karakteristika og en plan for 1-2 initiativer, der skal sættes i værk. At administrationen arbejder på den baggrund med at beskrive boligområderne tydeligere på web og i Kvarteret og der produceres materiale til varmemesterkontorerne, som beskriver mangfoldigheden af muligheder på tværs af Boligkontoret Århus. At de allerede besluttede initiativer for at styrke det fælles i afdelinger, boligområder og i hele boligorganisationen gennemføres og følges nøje af organisationsbestyrelsen. At organisationsbestyrelsen følger op på initiativerne på sit møde i marts 2016 og laver her en nøjere opfølgningsplan for området. 3/5

16 Boligområder i Boligkontoret Århus Område Afdelinger Ansvarlig Møllevangen Vestre Ringgade Charlottehøj Frydenlund-Viborgvej Herredsvang Sabro Trøjborg Christiansbjerg Vandtårnsområdet Skejby 01 Jens Baggesens Vej 03 Viggo Stuckenbergs Vej 05 Otto Benzons Vej 08 Vilh. Bergsøes Vej 11 Helge Rodes Vej 15 Peter Fabers Vej 04 Chr. Molbechs Vej 07 Vestre Ringgade 21 Paludan-Müllers Vej 26 Vestre Ringgade 33 Vestre Ringgade 12 Majdalen 13 Hammershusvej 16 Hammershusvej 19 Tamperdalsvej 56 Katrinebjergvej 60 Paludan-Müllers Vej 61 Chokoladen 27 Frydenlund 52 Viborgvej 31 Rydevænget 45 Torpevænget-Kappelvænget 46 Vistoftparken 58 Ranunkelvej 70 Ranunkelvej 72 Rønnevangen 09 Trøjborgvej 14 Aldersrovej 18 Trøjborgvej 02 Haugesundsvej mm. 06 Risvang Alle 10 Nordalsvej m.m. 20 Norgesparken 50 Brendstrupvej 65 Bethesdavej 22 Illerupvej 23 Nydamsparken 25 Reginehøj 28 Lindholmparken 29 Kalmargade 35 Skelagervej 62 Skejbyparken Anne Søren Henrik Aske Olav Kristine Aske Søren Henrik Olav 4/5

17 Område Afdelinger Ansvarlig Århus C Kongsvang-Langenæs Mårslet Risskov-Egå Skæring 36 Hallssti 37 Istedgade 49 Fredensgade 51 Fredericiagade 54 Norsgade 59 Høegh-Guldbergs Gade 75 Herningvej 17 Kongsvang 24 Kirkedammen 38 Visbjerg Hegn 67 Hørretløkken 71 Damgårdstoften 47 Julsøvej 53 Julsøvej 57 Åvænget 48 Skæring Parkvej 55 Skæring Parkvej 63 Skæring Parkvej Rasmus Johnny Johnny Johnny Henrik Løgten 42 Hjelmagerparken Kristine Hjortshøj Hårup 41 Viruplund 73 Virup Skovvej 34 Salonikivej 39 Attikavej Olav Olav Spørring 44 Hjulby Hegn Anne Hinnerup 30 Nørreskovvej 32 Nørreskovvej 40 Fredensgade 68 Østergade Olav 5/5

18 NOTAT TIL PKT 2.d Opfølgning vedr. ferieboligudlejning DATO 15. september 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING På bestyrelsesmødet den 13. august 2015 bad bestyrelsen om en drøftelse på dette møde om opfølgningen på lejeres ferieboligudlejning. På bestyrelsesmødet den 4. juni 2015 besluttede bestyrelsen retningslinjer for, hvorledes lejere kan tilmelde sig ferieboligudlejning via airbnb.com og lignende services. Blandt retningslinjerne var et krav om, at der kun opkræves en leje svarende til den forholdsmæssige del af huslejen, at udlejningen maksimalt andrager seks uger årligt samt i øvrigt, at lejer hæfter ift. økonomi, husorden m.m. for korttidsudlejen. Der er indtil nu én lejer, der har tilmeldt sig ordningen. I forbindelse med bestyrelsens behandling den 4. juni kunne det konstateres, at et betydeligt antal af Boligkontoret Århus lejemål allerede var tilmeldt på airbnb.com. Der har ikke kunnet konstateres nogen ændring heri hverken i den ene eller anden retning efter beslutningen. Omfanget af udlejning af Boligkontoret Århus lejemål som ferieboliger har altså ikke nogen sammenhæng med den vedtagne ordning (om end der nu er en enkelt lejer, der har et klart grundlag at foretage udlejningen på). Administrationen har modtaget to klager over ferieboligudlejning ingen af disse har været tilmeldt ordningen, og der er skrevet til begge lejere med krav om at stoppe udlejningen, alternativt at tilslutte sig ordningen. Der er fra bestyrelsesmedlemmers side rejst spørgsmål om, hvorvidt der kan ske en mere aktiv håndhævelse af, at der udelukkende kan ske udlejning som feriebolig efter den beskrevne aftale. Det er vigtigt at vide, at det er en meget kompliceret opgave. Det kan ikke fra airbnb.com og lignende sider ses, præcis hvilket lejemål, det drejer sig om. Lejers identitet kan heller ikke ses direkte dels kan der være mange Tina fra Reginehøj, dels kan der være tale om en ikkeregistreret samlever, kæreste e.l., ligesom der kendes eksempler på, at det er venner, forældre eller børn, der varetager udlejningen. Medmindre der fra klager foreligger en positiv identifikation ud fra foto af bolig eller lejer, kan det altså som oftest ikke lade sig gøre at identificere lejeren uden at kontakte vedkommende, hvilket for airbnb.com s vedkommende kun kan ske ved at oprette en forespørgsel om at leje boligen som feriebolig. Det vil selvsagt være et meget stort ressourceforbrug at følge op på registreringer på airbnb.com på denne måde. Det vil være ressourcer, der vil skulle findes ved at øge administrationsbidraget eller nedprioritere andre opgaver i boligorganisationen.

19 Man kan dernæst spørge, om der ikke også er andre forhold, der skulle gøres til genstand for udfarende kontrol man kunne nævne hel og delvis fremleje, husdyrhold og installationer i boligen for ikke at tale om samlivsforhold m.m. Og man kan så spørge, om det er boligorganisationens personale eller måske afdelingsbestyrelserne, der skal agere kontrollanter i den forbindelse. Mere principielt bør bestyrelsen forholde sig til, om man ønsker at bygge boligorganisationens virke på aktiv kontrol eller på en grundlæggende tillid til, at beboerne efterlever klare regler, kombineret med en nem klageadgang og en så effektiv som mulig opfølgning på de indkomne klager. I sidstnævnte tilfælde er man så også sikker på, at man kun agerer på de overtrædelser af spilleregler, som rent faktisk er til gene for andre beboere. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og evt. træffer beslutning i relation til ferieboligudlejning. 2/2

20 NOTAT TIL PKT 2.e Styringsdialog 2015 DATO 16. september 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Aarhus Kommune har ikke indkaldt til styringsdialog for 2015 endnu. Men hvis bestyrelsen har spørgsmål, den ønsker rejst overfor kommunen, vil det være fornuftigt at melde dette ud på forhånd. For Århus vedkommende behandles spørgsmål om konkret sagsbehandling, udlejningsaftaler, boligsociale helhedsplaner samt nybyggeri og renovering generelt og konkret i andre fora. Der kan imidlertid forventes en fortsættelse af de seneste års relevante drøftelser om niveauet for henlæggelser samt behovet for små, billige boliger. Favrskov Kommune har forespurgt til, om Boligkontoret Århus ser grund til at afholde styringsdialog. Da de eneste udfordringer, der ses i samarbejdet handler om renovation samt kommunens integrationsindsats, har administrationen i samarbejde med bestyrelsens kontaktperson vurderet, at den dialog i stedet bedst tages med den relevante fagforvaltning i kommunen. INDSTILLING Hvis bestyrelsen har emner af stor vigtighed, som bør regnes i styringsdialogen med Aarhus Kommune, bedes det afklaret. Det indstilles, at direktør og administrationschef, formand og evt. næstformand deltager i mødet i lighed med sidste år. Det indstilles, at der ikke afholdes styringsdialog med Favrskov Kommune.

21 NOTAT TIL PKT 3.a Orientering vedr. afdelinger DATO 17. september 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling Majdalen m.fl. Afdeling 13 Hammershusvej Afdeling 16 Hammershusvej Afdeling 20 Norgesparken Maling af altaner og brystninger er opstartet og forventes afsluttet i uge Køkkener i afd. 19 er langt om længe færdiggjort. Første etape af en haveplan er igangsat Maling af altaner, brystninger og vinduer forventes igangsat i uge 37 Renovering af institutionens til at blive til 3 lejligheder, er igangsat og forventes afsluttet primo i marts måned. Der kommer ny LED-udebelysning i området, med opstart primo oktober og afsluttet i oktober. Afdeling 22 Illerupvej Projekt med vinduer og radiator, er kun lidt efter den oprindelige tidsplan og forventes færdigt i november måned. Indførelse af ny tv og internet udbyder TDC og YouSee, hvor der bliver fremtidssikret med Fiber samt nyt trukket nyt cotex kabel, er ved at blive klargjort, og bliver klart til skiftet fra Stofa d.1/ Afdeling 25 Reginehøj Afdeling 28 Lindholmparken Gæsteværelse forventes afsluttet hurtigst muligt. Nye cykelstativer og stier ved blok A og B afventer tidsplan fra entreprenør Udskiftning af parklamper: Tilskud fra NRGI er ansøgt og der mangler kun tidsplan for udførelsen. Bevilling til bålhytte fra Friluftsrådet

22 Afdeling 29 Kalmargade Der er blevet åbnet op i en kvist, da der var tegn på fugt gennem tapet. Det viste sig da vi åbnede op i loft og væg i kvisten, at der var en del mere fugt, og også nedbrydning af træet. Da vi fik åbnet, kunne man konstatere at dampspærren var lagt forkert i konstruktionen i kvisten. Der åbnes 2-3 steder mere når der kommer en fraflytning for at få bekræftet om det kun er i denne ene kvist, eller det er en generel konstruktions fejl. De blev opført i 1992, og vi kan derfor ikke komme efter nogen i forbindelse med ansvar. Udskiftning af entredørene i stue, 1 og 2 sal, starter i uge 39 og forventes afsluttet i uge 46. Der bliver samtidig også udskiftet låsesystem i dør og postkasser. Afdeling 36 Hallssti Afdeling 38 Visbjerg Hegn Afdeling 44 Hjulby Hegn Afdeling 45 Torpevænget m.fl. Afdeling 52 Viborgvej Opgaven med at udskifte vandrør og delvis renovering af badeværelser er påbegyndt mandag i uge Arbejdet forventes afsluttet i med udgangen af uge runde af køkken udskiftningen på begyndes i uge 41 og omhandler 6 køkkener. Afsluttes i uge 47 Anlæg af ekstra parkeringspladser på græsarealet foran indgangen opstartet. Udskiftning af køkkener kører planmæssigt og forventes færdig i uge 37 Omforandring af bede og tørregård færdigt INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2

23 NOTAT TIL PKT 3.b Evaluering af afdelingsmøder 2015 DATO 8. oktober 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Hovedlinjerne i afviklingen af afdelingsmøderne 2015 kan sammenfattes således: Deltagelse og tidsplan Der er afviklet i alt 65 afdelingsmøder i perioden 25. august til 24. september med i alt godt deltagere (repræsenterende ca husstande) mod knap i Flest deltog i afdeling 25 Reginehøj, men ift. antallet af boliger, var det afdeling 50 Brendstrupvej og 67 Hørretløkken, der havde det største fremmøde. Også i afdeling 32 Nørreskovvej, 43 Mosevænget, 52 Viborgvej og 63 Skæring Parkvej havde meget stort relativt fremmøde. Lige som sidste år har tidsplanen været rykket ca. to måneder senere end førhen. Det har ikke givet anledning til problemer, og har givet afdelingsbestyrelserne væsentlig længere tid til overvejelserne. Forskydningen gør det dog så meget desto vigtigere, at deadlines overholdes. Forslag Også i år har processen med bistand til og fremrykket dialog med afdelingsbestyrelserne betydet, at der er stillet og behandlet et stort antal forslag. År Antal forslag Der mangler stadig data fra seks afdeling inkl. to, der har møde den 24. september. For disse afdelinger er der brugt data fra 2014.

24 Det er forsøgt at fremrykke processen yderligere og tilbyde hjælp til udarbejdelse af forslag for beboere, men kun få har benyttet sig heraf. Lidt flere har fået hjælp via ændringsforslag til forslag altså præciseringer, herunder også supplement med økonomi osv. Det har også været ambitionen at tilbyde en redaktionel behandling af de indkomne forslag, således at ikke-egentlige forslag vil kunne trækkes, enslydende forslag sammenskrives mv., med det formål at alle forslag vil kunne behandles. Det er lykkedes i en vis udstrækning særligt ved at undgå spørgsmål, kommentarer mv., hvilket også har bevirket et fald i det samlede antal forslag men vi har også måttet sande, at langt de fleste forslag først er indkommet umiddelbart før deadline og derfor ikke har kunnet underlægges behandling. Budget, vedligeholdelsesplan og fremtidssikringsstrategi I alle afdelinger er budgettet og vedligeholdelsesplanen vedtaget. Se særskilt punkt herom. De mere uddybende budgetter bør fremover lægges på den enkelte afdelings hjemmeside i et mere tilgængeligt layout. Fremtidssikringsstrategierne, der blev vedtaget i 2014, har dannet grundlag for budget og vedligeholdelsesplan 2016 med ganske få justeringer. Der udestår fortsat at få vedtaget strategier i afdeling 23 Nydamsparken, 37 Istedgade, 44 Hjulby Hegn, 49 Fredensgade, 54 Norsgade, 62 Skejbyparken 2 og 67 Hørretløkken. Afdelingsbestyrelser Der er valgt afdelingsbestyrelser i alle afdelinger på nær afdeling 37 Istedgade 3, 40 Fredensgade 4, 56 Katrinebjergvej 3, 58 Ranunkelvej 5 og 68 Østergade 4. Der er valgt en kontaktperson i afdeling 37, 40 og 58. I afdeling 45 Torpevænget/Kappelvænget er afdelingsbestyrelsen helt nyvalgt, og der afholdes særlig introduktion for disse på administrationen. Afdeling 3 Viggo Stuckenbergs Vej og 5 Otto Benzons Vej, der tidligere har været beboerdemokratisk sammenlagte, besluttede en egentlig sammenlægning af de to afdelinger med virkning fra årsskiftet 2016/17. Beslutningen skal godkendes af repræsentantskabet i Boligkontoret Århus i maj Afdeling 48 og 63 Skæring Parkvej besluttede beboerdemokratisk sammenlægning, således at de fremover har fælles afdelingsbestyrelse og fælles medlemmer af repræsentantskabet. Beslutningen skal godkendes af repræsentantskabet i Boligkontoret Århus i maj Den kan således først endelig træde i kraft til afdelingsmødet i august/september Der holdes i øvrigt kursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer den 7. oktober. 2 Økonomidelen blev igen behandlet men forkastet som i Ungdomsboligafdeling. 4 Ældreboligafdeling. 5 Familieboligafdeling havde heller ikke bestyrelse i det forgangne år. 2/3

25 Deltagelse fra administration og organisationsbestyrelse Af de 65 møder blev 23 afholdt med deltagelse af bestyrelsesmedlem(mer), 29 med deltagelse af medarbejder(e) og 11 afholdt med deltagelse af både bestyrelsesmedlem(mer) og medarbejder(e). Det vil sige, at 2 møder blev afholdt uden deltagelse udefra. Der blev i enkelte tilfælde benyttet dirigenter fra andre afdelinger Ingen eksterne Organisationsbestyrelse Medarbejder Både bestyrelse og medarbejder Organisationsbestyrelsen har hidtil arbejdet efter den strategi, at afdelingsbestyrelserne skulle have mulighed for at tage størst muligt ejerskab til møderne, og at deltagelse udefra derfor skulle minimeres. Fra i år besluttede organisationsbestyrelsen dog at ændre denne strategi, så alle afdelinger som udgangspunkt fik tilknyttet en ekstern deltager. I år er det forsøgt at afstemme forventningerne til, om deltageren udefra skulle være dirigent og/eller fremlægge budget og vedligeholdelsesplan. Der er fortsat behov for at få en bedre koordinering af deltagelsen i møderne, ligesom det er meget væsentligt, at faktaark returneres umiddelbart efter mødet aht. varsling, valg, urafstemninger, implementering af forslag mv. Materiale Der har gennemgående kunnet konstateres tilfredshed med det mere læsevenlige budget og opstillingen af vedligeholdelsesplanen. I år har der været udsendt et særskilt bilag med det følgende års vedligeholdelsesplan, og det er erfaringen at denne fokusering har givet anledning til flere spørgsmål og mere debat end tidligere. Der har også været udsendt forkortet og læsevenlig opsætning af regnskabet, ligesom forslagene gennemgående har været sat ensartet og læsevenligt op. Der har i vid udstrækning været tilknyttet eksempler på, hvad forslag betyder for den månedlige husleje i konkrete boligtyper i stedet for blot procent eller kr. pr. m 2. Der har ved første indkaldelse været lavet en særlig appetitvækkende forside, der motiver afdelingsmødets emner og kompetence, og som forklarer med færre indforståede begreber, hvad der skal ske ved mødet. Indkaldelsen er blevet overvejende positivt modtaget. Derudover er der udsendt SMS ifbm. 22 afdelingsmøder mod 15 i INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og tager evalueringen til efterretning. 3/3

26 NOTAT TIL PKT 4.a Orientering fra administrationen DATO 15. september 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING A. 5. kreds har jf. drøftelsen på bestyrelsesmødet og bestyrelsesseminaret i juni indgået aftale med Aarhus Kommune om forøget anvisningsret koblet med en forøgelsen af kvoten til nybyggeri af almene familieboliger. Aftalen indebærer, at hver 3. ét-rums bolig går til anvisning i stedet for hver 4. ligesom hver 7. ungdomsbolig frem for hver 10. går til anvisning. Ordningen vil kun gælde i de år, hvor familieboligkvoten er af en vis størrelse. Der vil ligeledes fortsat være mulighed for at helt eller delvist at friholde særligt udfordrede afdelinger. B. I forlængelse af digitaliseringsstrategien er der indgået aftale med EG DataInform og Nets om levering af løsning til digital signering af bl.a. lejekontrakter via e-boks. Det forventes at systemet er i drift inden årets udgang. C. Som et led i energistrategien, er der i en periode arbejdet med at reducere energiforbruget på administrationskontoret på Brendstrupgårdsvej 7. Blandt de gennemførte initiativer er: Udskiftning af lyskilder til LED/energisparepærer Installation af elspareskinner Indkøb af cykler til brug for personalets deltagelse i møder i nærområdet Reduktion i brugen af kildevand på flaske til fordel for postevand Indkøb af kopimaskiner og hvidevarer til lavere energiforbrug, når disse skiftes Selve bygningen som Boligkontoret Århus som bekendt ikke ejer og dens installationer giver nogen begrænsninger i, hvor langt energiforbruget kan reduceres meningsfuldt på Boligkontoret Århus initiativ. D. Der er arbejdet med at gøre særligt det strategiske indsatsområde vedr. nemt nærværende og operationelt for medarbejderne. Omdrejningspunktet herfor er, at bruge indgående viden om kunden/beboeren/den boligsøgende og hans/hendes situation samt medarbejderens faglige viden til at anbefale vedkommende den bedste løsning på problemet frem for at opstille en lang række valgmuligheder. Et initiativ for at sikre en fælles horisont på dette fokus vil blive udrullet i oktober måned.

27 E. Der er foranlediget af virksomhedsnævnet iværksat et arbejde med løbende at optimere driften på en række områder. Virksomhedsnævnet forventer at følge op på sit møde i november. F. Medarbejderundersøgelsen foretaget af Great Place to Work blev afsluttet i uge 37. Resultaterne og opfølgningsplanen præsenteres for virksomhedsnævnet den 19. oktober. G. Beslutningen fra afdeling 43 Mosevænget og afdeling 69 Ryttervej i Hammel om at overgå til Midtjysk Boligselskab pr. 1. januar 2016 er under implementering, og det forløber planmæssigt. Overgangen blev omtalt i september måneds udgave af Boligen: 2/3

28 INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3

29 NOTAT TIL PKT 4.b Revision af vision for tv, internet og telefoni DATO 15. september 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER IT- og multimedieudvalget PROBLEMSTILLING På sit møde i marts 2013 vedtog organisationsbestyrelsen en vision for tv, internet og telefoni med følgende indhold: Boligkontoret Århus langsigtede mål er: Beboeren har frit valg af TV, internet, telefoni og andre ydelser Ét stik i boligen ejet af afdelingen fra gaden, så beboerne frit kan vælge produkter og tjenester Vejen derhen: Alle boliger i Boligkontoret Århus bør udlejes med en bredbåndsforbindelse af høj kvalitet på lige fod med fx vand- og elinstallationer. Rådgivning af afdelinger om behovet for ikke at indgå aftaler med så lang binding, at det forhindrer realiseringen af de langsigtede mål, også selvom dette medfører afdelingerne ikke kan udnytte leverandørrabatter. Etablering af ensartet fremtidssikret netværksplatform i de enkelte afdelinger. Overtagelse af ejerskabet af den interne installation i afdelingerne, ligestillet med vandrør, elinstallationer etc. Så vidt muligt adskillelse af leverance af infrastruktur fra leverance af indhold. Imidlertid er tiden på flere punkter løbet fra visionen, bl.a.: Muligheden for teknologisk at udnytte eksisterende teknologi til stadig større båndbredder I visse tilfælde økonomiske fordele ved ikke at eje og dermed vedligeholde installationerne Efterspørgsel og politisk fokus på endnu mere vidtgående valgmuligheder for den enkelte beboere, herunder muligheden for helt at fravælge tv, internet og telefoni

30 INDSTILLING Derfor indstiller udvalget, at visionen ændres på flg. områder: Nuværende tekst Ét stik i boligen ejet af afdelingen fra gaden, så beboerne frit kan vælge produkter og tjenester Ændres til Ét stik i boligen, så beboerne frit kan vælge produkter og tjenester Og: Nuværende tekst Alle boliger i Boligkontoret Århus bør udlejes med en bredbåndsforbindelse af høj kvalitet på lige fod med fx vand- og elinstallationer. Rådgivning af afdelinger om behovet for ikke at indgå aftaler med så lang binding, at det forhindrer realiseringen af de langsigtede mål, også selvom dette medfører afdelingerne ikke kan udnytte leverandørrabatter. Etablering af ensartet fremtidssikret netværksplatform i de enkelte afdelinger. Overtagelse af ejerskabet af den interne installation i afdelingerne, ligestillet med vandrør, elinstallationer etc. Ændres til Alle boliger i Boligkontoret Århus bør have mulighed for en bredbåndsforbindelse af høj kvalitet på lige fod med fx vand- og elinstallationer. Rådgivning af afdelinger om behovet for ikke at indgå aftaler med så lang binding, at det forhindrer realiseringen af de langsigtede mål, også selvom dette medfører afdelingerne ikke kan udnytte leverandørrabatter. Så vidt muligt adskillelse af leverance af infrastruktur fra leverance af indhold. Så vidt muligt adskillelse af leverance af infrastruktur fra leverance af indhold. 2/2

31 NOTAT TIL PKT 4.c Retningslinjer for repræsentation i ejer- og grundejerforeninger DATO 15. september 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Boligkontoret Århus afdelinger er repræsenteret i en række grundejerforeninger og ejerforeninger: Afdeling 34 og 39 Hårup Afdeling 42 Hjelmagerparken Afdeling 44 Hjulby Hegn Afdeling 46, 58 og 70 Sabro Afdeling 47 og 53 Julsøvej Afdeling 48, 55 og 63 Skæring Parkvej 1 Afdeling 49 (ejerforening) Afdeling 57 Åvænget Afdeling 62 Skejbyparken Afdeling 67 Hørretløkken Afdeling 69 Ryttervej Afdeling 71 Damgårdstoften Afdeling 72 Rønnevangen 2 Afdeling 73 Virup Skovvej Grundejerforeningen varetager grundejernes interesser, fx i forhold til kommunen i relation til vedligeholdelse af veje, ændringer i byplanen osv. Grundejerforeningen kan også stå for drift og vedligeholdelse af eventuelle private fællesveje, fællesarealer og fællesanlæg. Ift. lokalkendskabet og naboskabet er det sædvanligvis medlemmer af afdelingsbestyrelsen, der repræsenterer afdelingen i grundejerforeningen på dens generalforsamling og evt. i bestyrelsen hvilket der er rigtig mange fordele ved. Imidlertid er der en udfordring både ift. koordineringen af drift og økonomi med den professionelle organisation og ift. den lovmæssige, at medlemmer af afdelingsbestyrelsen hverken kan forpligte afdelingen juridisk eller økonomisk. Der er således heller ingen ansvarsforsikring af medlemmerne af grundejerforeningen. Det er fortsat hensigtsmæssigt, at afdelingsbestyrelsesmedlemmer som udgangspunkt repræsenterer afdelingen i grundejerforeningen. Der bør dog præciseres et arbejdsgrundlag, som alle berørte afdelingsbestyrelser gøres bekendt med: 1 Grundejerforeningen administreres af Boligkontoret Århus 2 Grundejerforeningen administreres fremover af Boligkontoret Århus

32 Alle indkaldelser til og referater af generalforsamlinger, regnskaber m.m. skal sendes i kopi til Boligkontoret Århus administration (kan aftales med administrator af den enkelte grundejerforening). Disse gennemgås af inspektør og evt. også økonomimedarbejder Inspektørens samtykke skal indhentes, inden der træffes beslutninger med økonomiske, driftsmæssige eller juridiske konsekvenser for afdelingen. Administrationen har indhentet tilbud på ansvarsforsikring af boligorganisationens medlemmer af grundejerforeningernes bestyrelse, herunder afdelingsbestyrelsesmedlemmer, og det er lykkedes at få en dækning op til kr. uden merpræmie. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender retningslinjerne for Boligkontoret Århus repræsentation i grundejerforeninger. 2/2

33 NOTAT TIL PKT 4.d Strategi ift. el-leverandører DATO 15. september 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Siden lovændringen, der trådte i kraft den 1. marts 2013 har Boligkontoret Århus fulgt BL s anbefaling og har ikke varetaget nogen opgaver ifbm. til- og framelding til leverandører under henvisning til det frie elvalg. Boligorganisationen har derimod rådgivet både ind- og fraflyttere om, hvordan de bedst varetager det frie elvalg. Erfaringerne med ordningen har været, at der fortsat er en god del beboere, der ikke får til- og frameldt elleverancen korrekt. Samtidig har ingen af netselskaberne i Boligkontoret Århus område efter seneste fusion er det alene NRGi og Aura bidraget til at gøre administrationen smidig hverken for lejere eller boligorganisation. Samlet set må man sige, at ordningen ikke gør det nemt for beboerne imod, hvad der er boligorganisationens og bestyrelsens strategiske fokus. INDSTILLING Det indstilles derfor, at administrationen bemyndiges til at indgå administrationsaftaler med NRGi og Aura, således at Boligkontoret Århus varetager til- og afmelding af beboere. Beboeren kan efterfølgende benytte sig af sit frie elvalg (dog med 14 dages karenstid). Uanset at der imod BL s anbefaling er tale om en indskrænkning af det frie elvalg og en yderligere administrativ opgave, vurderes det samlet, at der vil være tale om en forbedring for beboerne.

34 NOTAT TIL PKT 5.a Principper for bestyrelsens værdiskabelse DATO 14. september 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen besluttede den 15. august 2015, at man på hver andet møde ville evaluere bestyrelsens arbejde iht. principperne for værdiskabelse. Bestyrelsen skaber værdi ved at: a) Sætte klare mål og rammer for direktionen b) Se, opsamle, analysere, løfte op og medbringe input fra beboerne til bestyrelsens strategi c) Se og opsamle input og inspiration udefra til angivelse af organisationens retning d) Følge op på mål og aktiviteter e) Sikre at lovgivning, økonomi m.m. overholdes f) Ajourføre virksomhedskodeks g) Sætte rigtig daglig ledelse og give konstruktivt modspil, der skaber dynamik h) Reflektere løbende over og udvikle bestyrelsens egen værdiskabelse Værdiskabelsen implementeres ved at: a) sikre klare mål og rammer, når bestyrelsen træffer beslutninger samt at drøfte målsætningen forud for udviklingssamtalen med direktøren sidst på året b) samle input fra diverse undersøgelser samt beboerpanel og gennem dialog med beboere fx på kurser, afdelingsmøder osv. c) så vidt muligt deltage aktivt i andre relevante sammenhænge udenfor Boligkontoret Århus og uden for almene boligorganisationer d) sikre at der ved hver beslutning om et mål eller en aktivitet besluttes en form og et tidspunkt for opfølgning på dette e) følge op på budgetter og rekvirere passende ekstern rådgivning i tvivlsspørgsmål vedr. lovgivning og økonomi f) med mellemrum følge op på virksomhedskodeks og evt. tilpasse formuleringen heraf g) være opmærksom på at give den daglige ledelse kvalificeret modspil og i øvrigt evaluere på samarbejdet og ledelsens resultater med passende mellemrum, særligt som forberedelse til udviklingssamtalen med direktøren sidst på året h) drøfte og evaluere værdiskabelsen hvert år i april måned samt efter behov, herunder at inddrage værdiskabelsen i evalueringen på det hvert andet bestyrelsesmøde I den kommende bestyrelsesperiode arbejdet bestyrelsen på flg. grundlag: a) At alle bestyrelsesmedlemmer skal kende og have ejerskab til strategi og mål

35 b) Klare rammer for bestyrelsens møder c) Bevidsthed om og refleksion over kompetenceniveau, arbejdsgrundlag og værdiskabelse d) Ledelseskommunikation og dialog e) At sikre at alle (forskellige) perspektiver kommer i spil f) At blive et stærkere hold g) Opfølgning på strategiske aktiviteter, retning og økonomi Arbejdsgrundlaget implementeredes ved at: a) have fokus på strategi og mål særligt op til diskussionen af strategirevision 2015 b) vurdere forretningsorden for bestyrelsen en gang om året samt ved at forretningsudvalget i sin forberedelse af bestyrelsesmaterialet gengiver sin vurdering af, hvor høj grad af konsensus eller konflikt, der vil være om det enkelte punkt c) inddrage arbejdsgrundlaget i evalueringen på det hvert andet bestyrelsesmøde d) prioritere dialogen med og informationen til afdelingsbestyrelser og udvalg, herunder at bestyrelsens medlemmer deltager aktivt i dialogmøder, organisationskonferencer, møder for kredsdelegerede osv. e) have fokus på mødeledelsen f) anerkende hinandens styrker og bruge disse aktivt disse kortlægges på bestyrelsens seminar sidst på året g) sikre at der ved hver beslutning om et mål eller en aktivitet besluttes en form og et tidspunkt for opfølgning på dette Bestyrelsen har flg. principper om samarbejde i bestyrelsen: at respektere mødetid, være nærværende og være forberedt at udvise loyalitet ift. beslutninger, møder, bestyrelsens medlemmer samt direktionen at afvikle møderne i en god tone INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen evaluerer arbejdet ud fra de ovenfor beskrevne principper. 2/2

36 NOTAT TIL PKT 6.b Mødeplan for Boligkontoret Århus DATO 15. september 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MKL PROBLEMSTILLING Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen m.m. i 2015 samt i første halvår af Dato Arrangement Indhold 19. oktober Dialogmøde Fremtidsværksted om Fælles branding af boligområder? 7. oktober Introduktionskursus Nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer 5. november Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 3. kvartal Bestyrelsesvederlag Analyse af flytteprocessen og fremlæggelse af initiativkatalog for organisationsbestyrelsen 7. november Organisationskonference Facebook, XXXX november Bestyrelsesseminar Samarbejde og bestyrelsens kompetencer 3. december Bestyrelsesmøde Realisering af årlige strategiske mål januar Bestyrelsesmøde Status på realiseringen af mål 2015 Evt. justering af mål 4. februar Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 4. kvartal 3. marts Bestyrelsesmøde Repræsentantskabsmøde april Bestyrelsesmøde Regnskab 2015 Budget 2017 Afdelingsmøder maj Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 1. kvartal Evaluering af bestyrelsesarbejde ift. mål for værdiskabelse

37 Dato Arrangement Indhold 19. maj Repræsentantskabsmøde 2. juni Bestyrelsesmøde Konstituering XX.-XX. juni Bestyrelsesseminar??? INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens orientering. 2/2