INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 6. august 2015 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 13. august 2015 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Økonomi kl. 17:15 18:05 a. Økonomisk orientering 2. kvartal (O) * b. Fordeling af udgifter ved ejendomsfunktionærers efteruddannelse (B) * c. Tilskud afdeling 26 Vestre Ringgade (B) * d. Tilskud solceller afdeling 8 Vilh. Bergsøes Vej (B) * 2. Organisation kl. 18:15 19:05 a. Status på målopfyldelse 1. halvår 2015 (O) * b. Opsamling på bestyrelsesseminar vedr. bestyrelsens værdiskabelse (B) * c. Opsamling på bestyrelsesseminar vedr. branding og strategiimplementering (D) * d. Kontaktpersoner til afdelinger og udvalg (O) * e. Status indikatorer strategi (O) * f. Byggepolitik (B) * g. Berostillelse af tilvalgsordningen (B) * h. Orientering fra udvalgene (O) 3. Afdelinger kl. 19:15 19:55 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Afdelingsmøder 2015 (O) * c. Endeligt projekt renovering afdeling 23 Nydamsparken (O) * d. Digitale afdelingsmøder (B) * 4. Administration kl. 19:55 20:05 a. Orientering fra administrationen (O) * 5. Kommende aktiviteter kl. 20:05 20:15 a. Emner til næste møde, der holdes den 24. september 2015 (B) b. Mødeplan (B) * c. Uddannelse (O) d. Skriv på BKÅ Portalen (B) 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.

2 NOTAT TIL PKT 1.a Økonomisk orientering 2. kvartal DATO 6. august 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING UDGIFTER 1/1-30/ Budget Bestyrelsesvederlag Mødeudgifter Repræsentantskabsmøde Bestyrelsesmøder Kurser og møder bestyrelsen Repræsentation, gaver m.v Diæter og arbejdstab * Kørsel bestyrelse Mødeudgifter i alt Personaleudgifter Kontorholdsudgifter Juridisk assistance Forsikringer Telefon+internet Kontorholdsudgifter Tryksager Mindre nyanskaffelser Kopiservice og kopipapir Porto Edb udgifter

3 Bankgebyrer Annoncer Kontorhusholdning Beboerblad Andre udgifter Kontorholdsudgifter i alt Lokaleudgifter Lokaleleje Ejendomsskat El Varme Alarm Rengøring Vedligeholdelse Mindre nyanskaffelser Fællesudgifter Øvrige driftsudgifter Lokaleudgifter i alt Afskrivning inventar og edb Revision Bruttoadministrationsudgifter Renteudgifter Afdelinger Pengeinstitutter Kreditorer Kurstab obligationer Porteføljegebyr Renter trækningsret Renteudgifter i alt Udamortiseret ydelse disp. fond Udamortiseret ydelse - LBF Pligtmæssige bidrag I alt /4

4 541 Ekstraordinære udgifter Overskud henlagt arbejdskapital 0 0 Udgifter i alt INDTÆGTER 601 Administrationsbidrag Gebyrer Påkrav leje Ventelistegebyr Antenneregnskab Øvrige Gebyrer i alt Renteindtægter Udlån afdelinger Pengeinstitutter Obligationer Kursgevinster obligationer Udbytte Trækningsret Renter i alt Udamortiseret ydelse disp.fond Udamortiseret ydelse LBF Pligtmæssige bidrag I alt Byggesagshonorar nybyggeri Byggesagshonorar forb. arb Rabatter, bonus m.v Ekstraordinære indtægter 0 0 Indtægter i alt /4

5 * Hans Jørgen Krickhahn og Heidi Bindløv Kurstab og kursgevinster ved udtrækning pr. 1/ er medtaget. Renter obligationer er periodiseret. Der var et nettokurstab på ikke udtrukne obligationer på kr. og realiserede kurstab ved udtræknings pr. 1/7 på kr. INDSTILLING Afkast obl. jan.+april kvt. Nordea -1,81 Sydbank -0,77 Danske Bank -1,56 SEB (fra 9/4) -2,96 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/4

6 NOTAT TIL PKT 1.b Fordeling af udgifter ved ejendomsfunktionærers efteruddannelse DATO 6. august 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Når en ejendomsfunktionær uddannes som ejendomsservicetekniker er der lange perioder, hvor vedkommende er på skoleophold og således ikke kan passe afdelingen. Her dækkes opgaverne af afløsere, hvilket giver en væsentlig merudgift for afdelingen. Over de senere år har stort set alle ejendomsfunktionærer i Boligkontoret Århus gennemført uddannelsen, og derfor er udgiften hertil også med få undtagelser nogenlunde jævnt fordelt ud over afdelingerne. Samtidig ansættes der så vidt muligt kun medarbejdere, der allerede er uddannet som ejendomsserviceteknikere. Det betyder samlet set, at der fremover må forudses at være ganske få medarbejdere, der fremover vil skulle gennemgå uddannelsen. Det gør til gengæld belastningen for de afdelinger, der beskæftiger de pågældende under uddannelsen relativt større. INDSTILLING Det indstilles derfor, at udgifterne til afløsning i forbindelse med ejendomsserviceteknikeruddannelsen fra og med regnskabsåret 2015 fordeles forholdsmæssigt imellem afdelingerne.

7 NOTAT TIL PKT 1.c Tilskud trækningsret afdeling 26 Vestre Ringgade DATO MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Afdeling 26 Vestre Ringgade 188 og 190 samt Gustav Wieds Vej 11 bestående af 32 boliger fik i forbindelse med fusionen bevilget et tilskud fra trækningsretten på kr. til nyt tag. Forslaget om udskiftning af tag og vinduer blev vedtaget på afdelingsmødet sidste år. Der var regnet med en samlet forhøjelse på ca. 8 %. Licitationen viste især udgiften til vinduer blev væsentlig dyrere end forventet. Det skyldes en udvidelse af projektet med udskiftning af kviste samt efterisolering af lette ydervægge med eternit og højere priser end der var afsat i vedligeholdelsesplanen. Der er afholdt ekstraordinært afdelingsmøde den 24. juni 2015 hvor de 10 fremmødte husstande kunne vælge mellem udskiftning af tag og vinduer eller kun vinduer (de trænger mere end taget). Der var 13 stemmer for kun at udskifte vinduer, 5 for både vinduer og tag og 2 ugyldige. Det vil medføre en forhøjelse på ca. 10 %. INDSTILLING Det indstilles tilskuddet på kr. fra trækningsretten gives til nye vinduer i stedet for nyt tag da de trænger mere til udskiftning end taget. Afdelingen vil så ikke få tilskud til nyt tag når det skal udskiftes men udgiften hertil er p.t. kun halvt så stor som til vinduerne.

8 NOTAT TIL PKT 1.d Tilskud fra trækningsret afdeling 8 Vilh. Bergsøes Vej DATO MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Carl Danielsen PROBLEMSTILLING Afdeling 8, Vilhelm Bergsøes Vej og Peter Fabers Vej stiller forslag på afdelingsmødet om etablering af 2 solcelleanlæg på garagebygningens tag. Udgiften udgør ca kr. for de to anlæg. Da der er tale om en forbedring kan afdelingen ikke benytte henlæggelserne til finansiering af udgiften. Der afholdes et møde med Bolind for en nærmere afklaring af projektet, herunder økonomien. INDSTILLING Bestyrelsen har ønsket at prioritere tilskud til energibesparende arbejder højt. Der ansøges om et tilskud på kr. mens afdelingen selv betaler den resterende del. Der optages et banklån til finansiering af udgiften. Den årlige leje er 886 kr. pr. m 2 hvilket er højere end de øvrige afdelinger i området.

9 NOTAT TIL PKT 2.a Status på målopfyldelse 1. halvår 2015 DATO 6. august 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Jf. konceptet for forvaltningsrevision skal bestyrelsen på mødet i august have en status på målopfyldelsen ift. forvaltningsrevisionen. Det er kun et fåtal af målepunkterne, hvor der faktisk findes en status på nuværende tidspunkt: Målepunkt Status Mål 2015 Kundetilfredshed med gennemførte råderetssager ,3-3,0 Varmeforbrug i afdelingerne Fælles elforbrug i afdelingerne Kundetilfredshed ved indflytning - 3,2 3,2 3,3 3,3 3,0 Kundetilfredshed ved fraflytning - 3,3 3,2 3,2 3,2 3,0 Hurtig genudlejning 39,5 40,0 34,9 33,2 35,1 33,0 Hurtig ekspedition af flytteopgørelser 62% 62% 70% 60% 78% 67% Sygefravær på årsbasis 9,1 7,5 7,1 7,4 7,0 8,0 Der er tilsyneladende en del vanskeligheder ved at få evalueringer fra de, der har fået gennemført råderetsarbejder. Der arbejdes pt. på en ny rykkerprocedure ift. disse.

10 Der er muligvis en datafejl ift. målingen om genudlejning, som pt. undersøges nærmere. Der er dog fokus på at få nedbragt antallet af dage. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2

11 NOTAT TIL PKT 2.b Principper for bestyrelsens værdiskabelse samt arbejdsgrundlag for bestyrelsen DATO 6. august 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Principperne for bestyrelsens værdiskabelse der blev defineret på bestyrelsesseminaret i juni 2014 blev revideret på seminaret den juni 2015, så de fremover ser således ud. Bestyrelsen skaber værdi ved at: a) Sætte klare mål og rammer for direktionen b) Se, opsamle, analysere, løfte op og medbringe input fra beboerne til bestyrelsens strategi c) Se og opsamle input og inspiration udefra til angivelse af organisationens retning d) Følge op på mål og aktiviteter e) Sikre at lovgivning, økonomi m.m. overholdes f) Ajourføre virksomhedskodeks g) Sætte rigtig daglig ledelse og give konstruktivt modspil, der skaber dynamik h) Reflektere løbende over og udvikle bestyrelsens egen værdiskabelse Værdiskabelsen implementeres ved at: a) sikre klare mål og rammer, når bestyrelsen træffer beslutninger samt at drøfte målsætningen forud for udviklingssamtalen med direktøren sidst på året b) samle input fra diverse undersøgelser samt beboerpanel og gennem dialog med beboere fx på kurser, afdelingsmøder osv. c) så vidt muligt deltage aktivt i andre relevante sammenhænge udenfor Boligkontoret Århus og uden for almene boligorganisationer d) sikre at der ved hver beslutning om et mål eller en aktivitet besluttes en form og et tidspunkt for opfølgning på dette e) følge op på budgetter og rekvirere passende ekstern rådgivning i tvivlsspørgsmål vedr. lovgivning og økonomi f) med mellemrum følge op på virksomhedskodeks og evt. tilpasse formuleringen heraf g) være opmærksom på at give den daglige ledelse kvalificeret modspil og i øvrigt evaluere på samarbejdet og ledelsens resultater med passende mellemrum, særligt som forberedelse til udviklingssamtalen med direktøren sidst på året h) drøfte og evaluere værdiskabelsen hvert år i april måned samt efter behov, herunder at inddrage værdiskabelsen i evalueringen på det hvert andet bestyrelsesmøde

12 I den kommende bestyrelsesperiode arbejdet bestyrelsen på flg. grundlag: a) At alle bestyrelsesmedlemmer skal kende og have ejerskab til strategi og mål b) Klare rammer for bestyrelsens møder c) Bevidsthed om og refleksion over kompetenceniveau, arbejdsgrundlag og værdiskabelse d) Ledelseskommunikation og dialog e) At sikre at alle (forskellige) perspektiver kommer i spil f) At blive et stærkere hold g) Opfølgning på strategiske aktiviteter, retning og økonomi Arbejdsgrundlaget implementeredes ved at: a) have fokus på strategi og mål særligt op til diskussionen af strategirevision 2015 b) vurdere forretningsorden for bestyrelsen en gang om året samt ved at forretningsudvalget i sin forberedelse af bestyrelsesmaterialet gengiver sin vurdering af, hvor høj grad af konsensus eller konflikt, der vil være om det enkelte punkt c) inddrage arbejdsgrundlaget i evalueringen på det hvert andet bestyrelsesmøde d) prioritere dialogen med og informationen til afdelingsbestyrelser og udvalg, herunder at bestyrelsens medlemmer deltager aktivt i dialogmøder, organisationskonferencer, møder for kredsdelegerede osv. e) have fokus på mødeledelsen f) anerkende hinandens styrker og bruge disse aktivt disse kortlægges på bestyrelsens seminar sidst på året g) sikre at der ved hver beslutning om et mål eller en aktivitet besluttes en form og et tidspunkt for opfølgning på dette Bestyrelsen besluttede i øvrigt flg. principper om samarbejde i bestyrelsen: at respektere mødetid, være nærværende og være forberedt at udvise loyalitet ift. beslutninger, møder, bestyrelsens medlemmer samt direktionen at afvikle møderne i en god tone INDSTILLING Det indstilles at bestyrelsen tilslutter sig principper for værdiskabelse, arbejdsgrundlag og samarbejde i bestyrelsen. 2/2

13 NOTAT TIL PKT 2.c Opsamling på bestyrelsesseminar om branding og implementering af strategi DATO 3. august 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MV PROBLEMSTILLING Som opsamling på organisationsbestyrelsens seminar den juni 2015 konkluderes der følgende: Fastholdelse frem for tiltrækning Muligheden for at påvirke rekrutteringen af nye beboere er meget begrænset og i det omfang, det kan lade sig gøre, hører det rettelig hjemme i AARHUSbolig-regi. Fokus for strategiperioden er dermed primært på at fastholde beboere, så beboersammensætningen set for boligorganisationen under ét gradvist nærmer sig den gennemsnitlige sammensætning i Aarhus Kommune. I den forbindelse spiller satsningen på at gøre det nemt (primært i relation til servicen), attraktivt (primært i relation til boligen og udearealerne) og fælles (primært i relation til naboerne) en afgørende rolle. Fokus på oplevelsen Det vigtige er her ikke, om vi direkte kommunikerer visionen om at skabe hjem, der samlet Århus, direkte til beboeren, ej heller om vedkommende kender til fokusset på at gøre det nemt, attraktivt og fælles. Det vigtige er, at beboeren oplever, at det er nemt, attraktivt og fælles uanset, hvilke ord vi eller han/hun ville sætte på det. Oplevelsen er et samlet resultat af alle de situationer og elementer, hvor vedkommende har berøringsflade med boligafdelingen og boligorganisationen. Det er summen af, hvad vi siger (vores skriftlige og mundtlige kommunikation), syner (vores og boligernes fysiske fremtræden) og skaber (de handlinger vi udfører hvad vi rent faktisk gør). En særlig udfordring i den forbindelse er, at der er flere forskellige aktører, beboeren oplever som legitime repræsentanter for boligorganisationen bl.a. medarbejderne, organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelsen og at der derfor er nødt til at være en vis rimelig overensstemmelse mellem det billede, der tegnes gennem de forskellige aktører.

14 Fokus på det fælles Ønsker vi at skabe tydelige oplevelser hos beboeren har fokus på nemt et begrænset potentiale, fordi det oftest er, når det ikke er nemt, at oplevelsen bliver stærkt. Det er langt henad vejen et aspekt, som beboeren bare forventer er til stede, og hvor det er svært for alvor at skabe en oplevelse, der skiller sig afgørende ud fra mængden. På visse måder gælder det samme for fokus på det attraktive. Det spiller en stor rolle ift. boligvalget, men har man først set boligen og området og har valgt at flytte ind, mister det formodentlig en god del af sin betydning. I boperioden er fokus nok mere på vedligeholdelse og på, at boligen kan udvikles i takt med udviklingen i beboerens egen livssituation. Der er mest sprængstof i det fælles. Skabelsen af fællesskaber kan have en stor fastholdende kraft og kan være en parameter, hvor boligområdet for alvor kan skille sig ud ikke bare fra andre boligformer men også fra andre boligorganisationer. Det fælles er et element, der skiller sig ud og kalder på holdninger noget man kan være uenig i, begejstret for og som kalder på stillingtagen fra beboeren. Det kunne tale for, at vi i særlig grad har fokus på, hvordan vi fremhæver fællesskabet i det vi siger, syner og gør i både de enkelte boligafdelinger og i boligorganisationen som helhed. Men det skal selvfølgelig være i dialog med afdelingsbestyrelserne og i erkendelse af den enkelte afdelings styrker og svagheder. Er der en afdeling eller et boligområde helt uden fællesskab, kunne det være det var bedre at arbejde med attraktiviteten det pågældende sted Boligområdet Omdrejningspunktet for de fleste beboeres oplevelser og dermed beslutning om at lade sig fastholde er boligområdet hverken boligafdelingen eller boligorganisationen. For de færreste mennesker har boligorganisationen en væsentlig plads i bevidstheden. Det er derfor vanskeligt at opnå et stærkt brand som boligorganisation eller for den sags skyld som afdeling. Hvordan skiller afdeling 5 sig egentlig afgørende ud fra resten af Møllevangen? Det betyder, at vi med fordel kan fokusere langt mere af vores kommunikation og arbejde på at skabe helheder i boligområderne at beskrive og kommunikere kvaliteterne i hele kvarterer og boligområder, at samle beboere og afdelingsbestyrelser og samarbejde om fælles udfordringer osv. På den baggrund bør der udarbejdes en plan for hvert enkelt boligområde for, hvordan man med få, enkle, stærkt prioriterede initiativer kan styrke boligområdets brand mht. det fælles men også det nemme og attraktive. Branding af hele boligorganisationen Det skarpe fokus på boligområdet betyder også, at det kun i ringe omfang giver mening at arbejde med branding af hele boligorganisationen. Der er dog særlig én situation, hvor det alligevel kan være fornuftigt, nemlig ift. beboere, der pga. familiesituation, job eller lignende vokser ud af et boligområde og har behov for at flytte til et andet kvarter. Her kan man måske til dels forebygge, at beboerne køber parcelhus i Hadsten af hensyn til børnene, flytter i privat udlejning i Beder på grund af jobbet e.l. ved at have et stærkere fokus på, hvad der er af muligheder for at flytte internt i boligorganisationen. Det er det, der allerede foregår ved vores proaktive kontakt til de beboere i ungdomsboligafdelingerne, der snart afslutter deres uddannelse. Men man kunne gøre noget lignende ved at kommu- 2/3

15 nikere tydeligere på web, i Kvarteret og evt. også på fx varmemesterkontorerne om, hvad Boligkontoret Århus ellers kan tilbyde. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen kort drøfter notatet på sit møde i august og tager den grundige drøftelse og konklusion på mødet ultimo september. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen i september konkret beslutter: Organisationsbestyrelsens kontaktperson holder et fælles møde med afdelingsbestyrelserne i hvert af boligområderne for at drøfte nærmere, hvad der er og skal være områdets særkende særligt ift. fælles men også nemt og attraktivt. På baggrund heraf laver kontaktpersonen bistået af administrationen en profil af boligområdets karakteristika og en plan for, hvilke initiativer der skal sættes i værk. Administrationen arbejder på den baggrund med at beskrive boligområderne tydeligere på web og i Kvarteret og der produceres materiale til varmemesterkontorerne, som beskriver mangfoldigheden af muligheder på tværs af Boligkontoret Århus. De allerede besluttede initiativer for at styrke det fælles i afdelinger, boligområder og i hele boligorganisationen gennemføres og følges nøje af organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen træffes beslutning om, hvorvidt der skal afsættes ressourcer til at lave ét stort arrangement for beboerne som startskud til den nye strategiperiode, som i særlig grad sætter fokus på det fælles. Organisationsbestyrelsen følger op på initiativerne på sit møde i november og laver her en nøjere opfølgningsplan for området. 3/3

16 NOTAT TIL PKT 2.d Kontaktpersoner til afdelinger og udvalg DATO 6. august 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Mette Kjær Larsson PROBLEMSTILLING Afdeling Kontaktperson 01 Jens Baggesens Vej Anne Tidemand-Dal 02 Haugesundsvej osv. Søren Høgsberg 03 V.Stuckenbergs Vej/05 Otto Benzons Vej Anne Tidemand-Dal 04 Chr. Molbechs Vej Aske Ryge Holm 06 Risvang Allé Johnny Eriksen 07 Vestre Ringgade Søren Høgsberg 08 Vilhelm Bergsøes Vej Anne Tidemand-Dal 09 Trøjborgvej/14 Aldersrovej/18 Trøjborgvej Aske Ryge Holm 10 Dalstien osv. Søren Høgsberg 11 Helge Rodes Vej Kristine Simonsen 12 Majdalen/19 Tamperdalsvej Henrik Autzen 13 Hammershusvej Henrik Autzen 15 Peter Fabersvej osv. Anne Tidemand-Dal 16 Hammershusvej Henrik Autzen 17 Kongsvang Aske Ryge Holm 20 Norgesparken Søren Høgsberg 21 Finlandsgade 22 Illerupvej Olav Bertelsen 23 Nydamsparken Johnny Eriksen 24 Kirkedammen Johnny Eriksen 25 Reginehøj Henrik Autzen 26 Vestre Ringgade Søren Høgsberg 27 Frydenlund Aske Ryge Holm 28 Lindholmparken Henrik Autzen 29 Kalmargade Søren Høgsberg 30 Nørreskovvej Olav Bertelsen 31 Rydevænget Olav Bertelsen

17 32 Nørreskovvej Olav Bertelsen 33 Vestre Ringgade Søren Høgsberg 34 Salonikivej/39 Attikavej Olav Bertelsen 35 Skelagervej Olav Bertelsen 36 Hallssti Kristine Simonsen 37 Istedgade Aske Ryge Holm 38 Visbjerg Hegn Johnny Eriksen 40 Fredensgade 41 Virupvej Rasmus Berlin 42 Hjelmagerparken Kristine Simonsen 43 Mosevænget Anne Tidemand-Dal 44 Hjulby Hegn Anne Tidemand-Dal 45 Kappelvænget/Torpevænget Rasmus Berlin 46 Vistoftparken Kristine Simonsen 47 Julsøvej Aske Ryge Holm 48 Skæring Parkvej Henrik Autzen 49 Fredensgade Aske Ryge Holm 50 Brendstrupvej Rasmus Berlin 51 Fredericiagade Kristine Simonsen 52 Viborgvej Kristine Simonsen 53 Julsøvej Johnny Eriksen 54 Norsgade Rasmus Berlin 55 Skæring Parkvej Henrik Autzen 56 Katrinebjergvej Aske Ryge Holm 57 Åvænget Johnny Eriksen 58 Ranunkelvej Kristine Simonsen 59 Høegh-Guldbergs Gade Rasmus Berlin 60 Paludan-Müllers Vej Rasmus Berlin 61 Chokoladen Rasmus Berlin 62 Skejbyparken Olav Bertelsen 63 Skæring Parkvej Henrik Autzen 65 Bethesdavej 67 Hørretløkken Johnny Eriksen 68 Østergade 69 Ryttervej Anne Tidemand-Dal 70 Ranunkelvej Kristine Simonsen 71 Damgårdstoften Johnny Eriksen 72 Rønnevangen Anne Tidemand-Dal 73 Virup Skovvej Olav Bertelsen 75 Herningvej Rasmus Berlin 2/3

18 Udvalg Kontaktperson Redaktionsudvalg Søren Høgsberg Demokratiudvalg Olav Bertelsen IT- og Multimedieudvalg Johnny defeuth Eriksen Kommunikationsudvalg Kristine Simonsen Kursusudvalg Henrik Autzen Miljø, energi- og klimaudvalg Aske Ryge Holm Nybyggeri - og renoveringsudvalg Henrik Autzen Råderetsudvalg Anne Tidemand-Dal Ungdomsboligudvalg Rasmus Berlin INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager oversigten til efterretning. 3/3

19 NOTAT TIL PKT 2.e Status på indikatorer for strategisk mål DATO 6. august 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen behandlede sidst på sit møde den 9. april 2015 indikatorerne for det overordnede strategiske mål og definerede et indeks, der i helt uprioriteret rækkefølge samler væsentlige (men ikke ukontroversielle) aspekter af diversiteten samlet set i alle Boligkontoret Århus afdelinger i Aarhus Kommune: Herkomst: Andelen af beboere af etnisk dansk herkomst (her ligger vi under Aarhus Kommunes gennemsnit i dag) 1 Husstandssammensætning: Andelen af husstande med to voksne med eller uden børn (her ligger vi klart under Aarhus Kommunes gennemsnit i dag) 2 Uddannelse: Andel med en erhvervsuddannelse eller videregående uddannelse (her ligger vi klart under Aarhus Kommunes gennemsnit i dag) 3 Beskæftigelse: Andel i job eller uddannelse (her ligger vi klart under Aarhus Kommunes gennemsnit i dag) 4 Indkomst: Gennemsnitsindkomst (her ligger vi klart under Aarhus Kommunes gennemsnit i dag) 5 Alder: Andel i aldersgruppen år (her ligger vi en anelse under Aarhus Kommunes gennemsnit i dag) 6 Der er en vis og forskellig forsinkelse på opgørelsen af variablene (se fodnoter), men det må alligevel forventes, at hvis de strategiske indsatser er effektive, vil det alt andet lige give sig udslag i tallene. Der er nu i juni 2015 kommet tal for endnu et år, hvorfor vi kan fremskrive indekset et år: Beregner man et ligeligt indeks med de seks variable ift. Aarhus Kommune, får vi pr. 1. maj 2015 et indeks 80,1 (hvor Aarhus Kommunes gennemsnit altså er 100). Der er tale om en lille stigning fra 2014, hvor indekset var 79,9 7 1 Indekset maj 2015 bygger på sammensætningen af herkomst for pr. 1. januar 2015 og så fremdeles. 2 Indekset maj 2015 bygger på sammensætningen af husstandene pr. 1. januar 2014 og så fremdeles. 3 Indekset maj 2015 bygger på sammensætningen af uddannelsesniveauer pr. 1. januar 2014 og så fremdeles. 4 Indekset maj 2015 bygger på sammensætningen af beskæftigelsesgraden pr. 1. januar 2014 og så fremdeles. 5 Indekset maj 2015 bygger på gennemsnitsindkomsten i 2013 og så fremdeles. 6 Indekset maj 2015 bygger på alderssammensætningen pr. 1. januar 2015 og så fremdeles. 7 Bemærk, at der er sket en lille justering i Danmarks Statistiks kategorier, så indekset er en anelse lavere værdien blev i april 2015 opgjort til 80,2, men er nu faldet til 79,9. Det vurderes dog ikke, at justeringen samlet set har nogen betydning for målet på 82,0 i Justeringen betyder dog, at der ikke længere kan opgøres en indeksværdi for 2010.

20 Nøglevariable 95 Herkomst Husstandssammensætning -1 Uddannelse -1 Beskæftigelse -1 Indkomst -2 Alder Indeks ,7 79,6 79,5 79,9 80, Ift. husstandssammensætning (andel husstanden med to voksne og uddannelsesniveau er der sket en positiv udvikling. Det kan formodes, at fx brugen af fleksibel udlejning har en positiv indvirkning her. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2

21 NOTAT TIL PKT 2.g Berostillelse af tilvalgsordningen DATO 6. august 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/Råderetsudvalget PROBLEMSTILLING I begyndelsen af 00 erne indførte et repræsentantskabsmøde i det daværende VesterBo den såkaldte tilvalgsordning, som muliggjorde at man kunne låne af afdelingen til udførelse af en række på forhånd definerede arbejder i lejemålet. Det var i tiden før råderetten blev lovfæstet og før muligheden for finansiering af råderetsarbejder ved lån i egne midler som i dag gælder i langt de fleste familieboligafdelinger blev indført. I dag benyttes tilvalgsordningen stort set ikke der er ca. én sag hvert andet år. Men det er nødvendigt både at informere om og kunne sagsbehandle ordningen. Det tager fokus og ressourcer fra den primære vej til individuelle arbejder i lejemålet råderetten. INDSTILLING Derfor indstiller udvalget og administrationen, at ordningen stilles i bero, dvs. at der ikke længere informeres om den, og at der stilles forslag på repræsentantskabsmødet 2016 om helt at afvikle ordningen. Eksisterende låneaftaler løber naturligvis indtil de er tilbagebetalt.

22 NOTAT TIL PKT 3.a Orientering vedr. afdelinger DATO 6. august 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 4 Chr Molbechs Vej Afdeling 6 Risvang Alle Notat udarbejdet som grundlag for at udarbejde forslag til afdelingsmødet om renovering af kviste, udskiftning af tag og kvistvinduer. Herunder maling af altaner og partiel betonrenovering af samme. Kviste males kvistvinduer og tagvinduer udskiftes. Øvrige vinduer males. Altaner males. 1-årsgennemgang vedr. den store renovering er afholdt få mangler skal udbedres. Mangeludbedring aftalt til uge 34 Afdeling 17 Kongsvang Det er med afdelingsbestyrelsen aftalt, at den garageblok som er ustabil afstives midlertidig. Notat udarbejdet som grundlag for at udarbejde forslag til afdelingsmødet om etableringer af nye vinduer, omfugning af facader, maling af altaner og efterisolering af facader (med hule vægge) Vi har problemer med rotter i afdelingen vi får udarbejdet en bekæmpelses plan, så vi kan holde bestanden i ave, indtil vi får renoveret afløbssystemet Afdeling Majdalen m.fl. Afdeling 13 Hammershusvej Afdeling 19 Tamperdalsvej Afdeling 20 Norgesparken Fælles udbudsmateriale på maling af altaner og vinduer er udsendt. Fibia er færdige med fiberinstallationen. Køkkenudskiftning færdig. Nedbrydning og ændre institution til tre lejligheder starter primo august. Træfældning i børnehavens område samt etablering af legeplads og ny parkbelysning opstarter ultimo august.

23 Afdeling. 22 Illerupvej Tidsplan på udskiftning af vinduer/terrassedøre, radiatorer og stigestrenge er rykket ca. 1 måned, og forventes afsluttet i november måned August/september bliver der trukket nye cotex og fibernet til lejlighederne de steder, vi har renoveret lejlighederne. Der iværksættes sikring mod rotter samt bekæmpelse i afdelingen primo august. Afdeling 23 Nydamsparken Entrepriseaftale på renovering af afdelingen er indgået med hovedentreprenør arbejdet er så småt begyndt. Byggeplads etableres lige efter sommerferien og arbejdet i lejligheder og på facader m.v. starter henholdsvis den 1. og 14. september. Der afholdes infomøde for beboerne den 20. august på Koldkærgård. Der er tilbud på etablering af nedgravet affaldsløsning behandles på næste afdelingsmøde. Dog skal vi have kommunes tillades til at etablere beholderne ved/i Nydamsvej og Vorregårds Alle det kan måske give problemer. I dag transporterer vi affaldscontainerne til en komprimator på Illerupvej. Den løsning kan ikke forsætte, når byggeriet / renoveringen går i gang. Der er indgået en social partnerskabsaftale mellem Boligkontoret Århus og hovedentreprenør Poul Pedersen ifbm. renoveringen af afdeling 23 Nydamsparken Etableringen af praktikforløb til lokale unge, der er eller skal i gang med en erhvervsuddannelse, herunder virksomhedspraktikker, løntilskud og andre tilbud, der skal føre til en afklaring af, om der tilbydes en læreplads/uddannelsesaftale eller ordinært arbejde. Ansættelse af lokale til at være vagter, holde orden i skurbyen m.v. Afdeling 25 Reginehøj Afdeling 26 Vestre Ringgade m.fl. Afdeling 27 Frydenlund Projekt Den gamle varmehal er færdiggjort og hallen er taget i brug. Ekstraordinært afdelingsmøde om udskiftning af tag og/eller vinduer afholdt d. 24. juni. Der skiftes vinduer og kviste. Forslag om etablering af solceller på taget af afdelingens 3 blokke stilles til ordinært afdelingsmøde i september. Hvis dette godkendes på afdelingsmødet, skal solcellerne etableres sideløbende med at der renoveres tag og ventilationssystem i afdelingen i /4

24 Afdeling 28 Lindholmparken Rotteplage i afdelingen skadedyrsbekæmper er på sagen der bliver udarbejdet en bekæmpelsesplan for hele afdelingens kloaknet. Der er udarbejdet plan for fornyelse af haveanlægget i samarbejde mellem afdelingsbestyrelen og afdelingens 3 ejendomsfunktionærer. Planen bliver udført. De går så småt i gang her efter sommerferien. Afdeling 29 Kalmargade Afdeling 30 Nørreskovvej Afdeling 31 Rydevænget Afdeling 33 Vestre Ringgade m.fl. Afdeling 34/39 Salonikivej m.fl. Afdeling 38 Visbjerg Hegn Udskiftning af entredøre opstarter primo i september. Delvis renovering af et enkelt badeværelse efter vandskade. Skaden var ikke dækningsberettiget. Stadig partiel udskiftning af vinduer. Desuden arbejdes der med opstart af rørudskiftning i kælder samt udarbejdelse af en oplæg til veksler units i hver lejlighed og overdragelse af rør til AffaldVarme så hver lejer tilsluttes direkte til AffaldVarme. Ekstraordinært afdelingsmøde om udskiftning af stigestrenge og renovering af badeværelser afholdt d. 22. juni. Godkendt. Legeplads og bålhytte er færdige Udskiftning af køkkener forventes at opstarte i september måned, dog skal økonomien lige afklares endeligt fra de indkommende tilbud. Udskiftning af termostater til radiator i etape 1 forventes opstartet i september. Afdeling Hammel Afdeling 45 Torpe-/Kappelv. Afdeling 52 Viborgvej Afdelingerne har besluttet af overgå til Midtjysk Boligselskab pr. 1/1 16. Køkkenudskiftning startet. Alt kører planmæssigt. Bede og tørregård fornyes snarest. 3/4

25 Afdeling 54 Norsgade I forbindelse med nedrivningen af bygningerne i Norsgade, er der taget 7 stk. prøver af de gamle ydervægge, som alle var gemt af forsatsvægge. Der blev fundet PCB over grænseværdien i en af prøverne, Zink og bly over grænseværdierne i flere af prøverne. Dette medførte krav om afrensning af disse stoffer inden nedrivningen. Den ekstra håndværkerudgift og ekstra håndtering fra rådgivere beløb sig til ca. kr inkl. moms. I planlægningsfasen blev der foretaget miljøscreeninger på de mure, som vi havde adgang til samt på de fælles hegnsmure, og her fandtes ingen stoffer over grænseværdierne. Der blev også foretaget 7 prøveboringer i terræn og 2 inde i en af bygningerne, hvor der var mistanke om forurening. Der var spor efter olie i en af boringerne, og i den gamle historik fra tidligere Århus Amt, fremgik det at man anslog mængden af kraftig forurenet jord til ca. 5 m³, hvilket blev medtaget i udbudsmaterialet. Efter bygningerne er fjernet, er der foretaget yderligere prøvetagninger de steder, hvor bygningerne er fjernet, og i to områder er der fundet tegn på kraftig forurenet jord. Det ene område er et af områderne, som er kortlagt på forhånd. Der er i skrivende stund ikke endelig afklaring af økonomiske forhold på forureningen fra totalentreprenørs og rådgiveres side. Til orientering er der rettet henvendelse til Oliebranchens Miljøgruppe, som i 1995 foretog oprensning af den kraftige forurenede grund, som i årene husede en Esso station, og hvor de efter rådgiver Carl Bro s anvisning efterlod en forsvarlig restforurening på ca. 5 m³. Mængden af den yderligere kraftig forurenede jord kendes endnu ikke, men vores henvendelse til dem, er med et forventet krav om økonomisk dækning af de ekstra omkostninger til oprensning af den yderligere forurening. Afdeling 56 Katrinebjergvej Afdeling 70 Ranunkelvej Afdeling 75 Herningvej Ny adgangskontrol og overvågning er afsluttet. Udskiftning af ovenlys over baderum udført. Undersøgelse af klimaskærm er afsluttet, afventer svar fra BSF om de vil give tilskud. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/4

26 Afdeling Afdelingsnavn Faktisk Mødetids mødedato punkt Mødested Faktisk ORG Faktisk ADM 1 01 Jens Baggesens Vej 16-sep 19:00 Hobbyklubben, Jens Baggesensvej 82, kld. Dirigent? Elin Thorvaldsen 2 02 Haugesundsvej/Kristiansu 29-aug 10:00 Beboerhuset Norgesparken, Randersvej Søren Høgsberg Viggo Stuckenbergs Vej 15-sep 18:30 Beboerlokalet Elin Thorvaldsen 4 04 Chr. Molbechs Vej 14-sep 19:00 Selskabslokalet Chr. Molbechs Vej 9 Dirigent Jette Bøttern Laursen 6 06 Risvang Alle 22-sep 19:00 Ellengården, Bethesdavej 81 Johnny defeuth Eriksen 7 07 Vestre Ringgade 15-sep 19:00 Selskabslokalet Vestre Ringgade 178, gavlen Søren Høgsberg 8 08 Vilh.Bergsøes Vej 24-sep 18:30 Beboerlokalet Elin Thorvaldsen Trøjborgvej 09-sep 19:00 Beboerlokalet Elin Thorvaldsen Nordalsvej/Sæterstien/Opd 10-sep 19:00 Beboerhuset, Norgesparken, Randersvej Carl Danielsen Helge Rodes Vej 01-sep 19:00 Beboerlokalet, Helge Rodesvej 31, kld. Johnny defeuth Eriksen Majdalen 08-sep 19:00 Beboerlokalet/selskabslokalet Tamperdalsvej 1, kld. Elin Thorvaldsen/Morten Homann Hammershusvej 09-sep 19:00 Frøen, Paludan Müllersvej 46, Århus N Henrik Autzen Peter Fabers Vej 22-sep 19:00 Hobbyklubben, Peter Fabersvej 1, kld. Anne Tidemand-Dal Hammershusvej 15-sep 18:30 Bildbjergparkens Selskabslokaler, Pal. Müllersvej 92 Carl Danielsen Kongsvang 14-sep 19:00 Bowl n Fun, Skanderborgvej 226 i Viby Christian Jessen Norgesparken 10-sep 19:00 Fælleshuset, Norgesparken, Randersvej Elin Thorvaldsen Illerupvej 17-sep 19:00 Cafe Smilet, Vorregårds Allé 115 Olav Bertelsen Jonas Lind Kølbæk Nydamsparken 14-sep 19:00 Koldkærgård, Agro Food Park 10, Århus N Michael Andersen/Carl Danielsen Kirkedammen 25-aug 18:00 Langenæs Kirken, Kirkedammen 2 Jonas Lind Kølbæk Reginehøj 10-sep 19:00 Preben Hornum Stuen, Frederik Nielsen Vej 2 Henrik Autzen Vestre Ringgade 08-sep 19:00 FRK 75, Gustav Wieds Vej 11, kælderen Aksel Jensen Frydenlund 15-sep 18:00 Frydenlund beboerhus Dirigent Christian Jessen Lindholmparken 03-sep 19:00 Selskabslokalet Lindholmvej 19 Henrik Autzen Christian Jessen Kalmargade 24-sep 19:00 Beboerhuset, Kalmargade Dirigent Carl Danielsen Nørreskovvej 07-sep 19:00 Fælleshuset på Nørreskovvej Olav Bertelsen Johnny Lillethorup Rydevænget 27-aug 19:00 Fælleshuset, Rydevænget 73 Johnny Lillethorup Nørreskovvej 01-sep 19:00 Brogården, Søndergade 26 i Hinnerup Johnny Lillethorup Vestre Ringgade 22-sep 19:00 Selskabslokalet, Vestre Ringgade 178, gavlen Aksel Jensen Salonikivej 03-sep 19:00 Fælleshuset Morten Homann Skelagervej 16-sep 19:00 Fælleshuset, Skelagervej 208 Jette Bøttern Laursen Hallssti 21-sep 19:00 Fælleshuset, Jægergårdsgade 29 Kristine Simonsen Istedgade 01-sep 19:00 Fælleshuset, Jægergårdsgade 29 Carl Danielsen Visbjerg Hegn 23-sep 19:00 Fælleshuset Jonas Lind Kølbæk Fredensgade 27-aug 14:00 Fælleslokalet Fredensgade 1, kld. Johnny Lillethorup Viruplund 10-sep 19:00 Fælleslokalet, Virupvej 61 D Rasmus Berlin Hjelmagerparken 08-sep 18:00 Fælleshuset, Hjelmagerparken 410 Spørg Mosevænget 16-sep 19:00 Fælleshuset, Mosevænget 2 Johnny Lillethorup

27 44 44 Hjulby Hegn 23-sep 18:00 Fælleslokalet Hjulby Hegn Anne Tidemand-Dal Torpevænget/Kappelvæng 25-aug 19:00 Fællesrummet, Rydevænget 73 Rasmus Berlin Vistoftparken 07-sep 19:00 Fælleshuset Vistoftparken 106 Robert Thorsen Julsøvej 09-sep 19:00 Fælleshuset, Åvænget Aske Ryge Holm Skæring Parkvej 25-aug 19:00 Fælleshuset Henrik Autzen Fredensgade 16-sep 19:00 hos Rasmus Simonsen, Fredensgade 30C, st. tv. Aske Ryge Holm Brendstrupvej 18-sep 19:00 hos Cecilie Mørk Brandsborg, Brendstrupvej 6, 1. mf. Rasmus Berlin Fredericiagade 01-sep 19:00 hos Julija og Karl, Fredericiagade 18, st. tv. Kristine Simonsen Viborgvej 25-aug 19:00 hos Kirsten Overgaard, Viborgvej 49K Johnny Lillethorup Julsøvej 27-aug 19:00 Fælleshuset på Åvænget, Egå Johnny defeuth Eriksen Norsgade 09-sep 19:00 hos Lars Koue Mogensen, Norsgade 7E Michael Andersen Skæring Parkvej 16-sep 19:00 Fælleshuset Skæring Parkvej Jonas Lind Kølbæk Katrinebjergvej 10-sep 19:00 Aarhus Minigolf, Åboulevarden 52, 2. Jette Bøttern Laursen Åvænget 22-sep 19:00 Fælleshuset Chris Mikkelsen Ranunkelvej 10-sep 19:00 Fælleshuset, Vistoftparken 106 Kristine Simonsen Høegh-Guldbergs Gade 25-aug 19:00 Cykelkælderen Olav Bertelsen Paludan-Müllers Vej 09-sep 19:00 Chokoladen på 1. sal, Paludan Müllersvej 44 Jette Bøttern Laursen Chokoladen 16-sep 19:00 Chokoladen på 1. sal, Paludan Müllersvej 44 Michael Andersen Skejbyparken 17-sep 19:00 Fælleshuset, Skelagervej 208 Jette Bøttern Laursen Skæring Parkvej 08-sep 19:00 Fælleshuset, Skæring Parkvej Henrik Autzen Hørretløkken 21-sep 19:00 Fælleshuset Johnny defeuth Eriksen Østergade 27-aug 14:00 Fælleslokalet Fredensgade 1, kld. Johnny Lillethorup Ryttervej 07-sep 19:00 Fælleshuset Mosevænget 2 Carl Danielsen Ranunkelvej 27-aug 19:00 Fælleshuset Ranunkelvej 99 Kristine Simonsen Damgårdstoften 09-sep 19:00 Fælleshuset på Visbjerg Hegn (afdeling 38) Jonas Lind Kølbæk Rønnevangen 07-sep 19:00 Sabro Lokalcenter, Sabro Kirkevej 151 Anne Tidemand-Dal Virup Skovvej 16-sep 19:00 Caféen på Hjortshøj Lokalcenter Henrik Autzen Carl Danielsen Herningvej 08-sep 19:00 Fælleslokalet Rasmus Berlin

28 Afdeling Afdelingsnavn Faktisk Mødetids mødedato punkt Mødested Faktisk ORG Faktisk ADM Viborgvej 25-aug 19:00 hos Kirsten Overgaard, Viborgvej 49K Johnny Lillethorup Kirkedammen 25-aug 18:00 Langenæs Kirken, Kirkedammen 2 Jonas Lind Kølbæk Torpevænget/Kappelvæng 25-aug 19:00 Fællesrummet, Rydevænget 73 Rasmus Berlin Skæring Parkvej 25-aug 19:00 Fælleshuset Henrik Autzen Høegh-Guldbergs Gade 25-aug 19:00 Cykelkælderen Olav Bertelsen Rydevænget 27-aug 19:00 Fælleshuset, Rydevænget 73 Johnny Lillethorup Fredensgade 27-aug 14:00 Fælleslokalet Fredensgade 1, kld. Johnny Lillethorup Østergade 27-aug 14:00 Fælleslokalet Fredensgade 1, kld. Johnny Lillethorup Julsøvej 27-aug 19:00 Fælleshuset på Åvænget, Egå Johnny defeuth Eriksen Ranunkelvej 27-aug 19:00 Fælleshuset Ranunkelvej 99 Kristine Simonsen 2 02 Haugesundsvej/Kristiansu 29-aug 10:00 Beboerhuset Norgesparken, Randersvej Søren Høgsberg Istedgade 01-sep 19:00 Fælleshuset, Jægergårdsgade 29 Carl Danielsen Nørreskovvej 01-sep 19:00 Brogården, Søndergade 26 i Hinnerup Johnny Lillethorup Helge Rodes Vej 01-sep 19:00 Beboerlokalet, Helge Rodesvej 31, kld. Johnny defeuth Eriksen Fredericiagade 01-sep 19:00 hos Julija og Karl, Fredericiagade 18, st. tv. Kristine Simonsen Lindholmparken 03-sep 19:00 Selskabslokalet Lindholmvej 19 Henrik Autzen Christian Jessen Salonikivej 03-sep 19:00 Fælleshuset Morten Homann Ryttervej 07-sep 19:00 Fælleshuset Mosevænget 2 Carl Danielsen Nørreskovvej 07-sep 19:00 Fælleshuset på Nørreskovvej Olav Bertelsen Johnny Lillethorup Vistoftparken 07-sep 19:00 Fælleshuset Vistoftparken 106 Robert Thorsen Rønnevangen 07-sep 19:00 Sabro Lokalcenter, Sabro Kirkevej 151 Anne Tidemand-Dal Vestre Ringgade 08-sep 19:00 FRK 75, Gustav Wieds Vej 11, kælderen Aksel Jensen Majdalen 08-sep 19:00 Beboerlokalet/selskabslokalet Tamperdalsvej 1, kld. Elin Thorvaldsen/Morten Homann Hjelmagerparken 08-sep 18:00 Fælleshuset, Hjelmagerparken 410 Spørg Skæring Parkvej 08-sep 19:00 Fælleshuset, Skæring Parkvej Henrik Autzen Herningvej 08-sep 19:00 Fælleslokalet Rasmus Berlin Trøjborgvej 09-sep 19:00 Beboerlokalet Elin Thorvaldsen Paludan-Müllers Vej 09-sep 19:00 Chokoladen på 1. sal, Paludan Müllersvej 44 Jette Bøttern Laursen Damgårdstoften 09-sep 19:00 Fælleshuset på Visbjerg Hegn (afdeling 38) Jonas Lind Kølbæk Norsgade 09-sep 19:00 hos Lars Koue Mogensen, Norsgade 7E Michael Andersen Hammershusvej 09-sep 19:00 Frøen, Paludan Müllersvej 46, Århus N Henrik Autzen Julsøvej 09-sep 19:00 Fælleshuset, Åvænget Aske Ryge Holm Nordalsvej/Sæterstien/Opd 10-sep 19:00 Beboerhuset, Norgesparken, Randersvej Carl Danielsen Norgesparken 10-sep 19:00 Fælleshuset, Norgesparken, Randersvej Elin Thorvaldsen Katrinebjergvej 10-sep 19:00 Aarhus Minigolf, Åboulevarden 52, 2. Jette Bøttern Laursen Reginehøj 10-sep 19:00 Preben Hornum Stuen, Frederik Nielsen Vej 2 Henrik Autzen Viruplund 10-sep 19:00 Fælleslokalet, Virupvej 61 D Rasmus Berlin

29 58 58 Ranunkelvej 10-sep 19:00 Fælleshuset, Vistoftparken 106 Kristine Simonsen Kongsvang 14-sep 19:00 Bowl n Fun, Skanderborgvej 226 i Viby Christian Jessen 4 04 Chr. Molbechs Vej 14-sep 19:00 Selskabslokalet Chr. Molbechs Vej 9 Dirigent Jette Bøttern Laursen Nydamsparken 14-sep 19:00 Koldkærgård, Agro Food Park 10, Århus N Michael Andersen/Carl Danielsen Hammershusvej 15-sep 18:30 Bildbjergparkens Selskabslokaler, Pal. Müllersvej 92 Carl Danielsen Frydenlund 15-sep 18:00 Frydenlund beboerhus Dirigent Christian Jessen Viggo Stuckenbergs Vej 15-sep 18:30 Beboerlokalet Elin Thorvaldsen 7 07 Vestre Ringgade 15-sep 19:00 Selskabslokalet Vestre Ringgade 178, gavlen Søren Høgsberg Virup Skovvej 16-sep 19:00 Caféen på Hjortshøj Lokalcenter Henrik Autzen Carl Danielsen 1 01 Jens Baggesens Vej 16-sep 19:00 Hobbyklubben, Jens Baggesensvej 82, kld. Dirigent? Elin Thorvaldsen Skelagervej 16-sep 19:00 Fælleshuset, Skelagervej 208 Jette Bøttern Laursen Mosevænget 16-sep 19:00 Fælleshuset, Mosevænget 2 Johnny Lillethorup Skæring Parkvej 16-sep 19:00 Fælleshuset Skæring Parkvej Jonas Lind Kølbæk Chokoladen 16-sep 19:00 Chokoladen på 1. sal, Paludan Müllersvej 44 Michael Andersen Fredensgade 16-sep 19:00 hos Rasmus Simonsen, Fredensgade 30C, st. tv. Aske Ryge Holm Skejbyparken 17-sep 19:00 Fælleshuset, Skelagervej 208 Jette Bøttern Laursen Illerupvej 17-sep 19:00 Cafe Smilet, Vorregårds Allé 115 Olav Bertelsen Jonas Lind Kølbæk Brendstrupvej 18-sep 19:00 hos Cecilie Mørk Brandsborg, Brendstrupvej 6, 1. mf. Rasmus Berlin Hallssti 21-sep 19:00 Fælleshuset, Jægergårdsgade 29 Kristine Simonsen Hørretløkken 21-sep 19:00 Fælleshuset Johnny defeuth Eriksen Vestre Ringgade 22-sep 19:00 Selskabslokalet, Vestre Ringgade 178, gavlen Aksel Jensen Åvænget 22-sep 19:00 Fælleshuset Chris Mikkelsen 6 06 Risvang Alle 22-sep 19:00 Ellengården, Bethesdavej 81 Johnny defeuth Eriksen Peter Fabers Vej 22-sep 19:00 Hobbyklubben, Peter Fabersvej 1, kld. Anne Tidemand-Dal Visbjerg Hegn 23-sep 19:00 Fælleshuset Jonas Lind Kølbæk Hjulby Hegn 23-sep 18:00 Fælleslokalet Hjulby Hegn Anne Tidemand-Dal Kalmargade 24-sep 19:00 Beboerhuset, Kalmargade Dirigent Carl Danielsen 8 08 Vilh.Bergsøes Vej 24-sep 18:30 Beboerlokalet Elin Thorvaldsen

30 NOTAT TIL PKT 3.c Endeligt projekt renovering afdeling 23 Nydamsparken DATO 6. august 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Michael Andersen PROBLEMSTILLING Den 26. februar afholdtes licitation på renoveringen af Nydamsparken, hvor hovedentreprenør Poul Pedersen A/S fra Brabrand afgav det billigste tilbud på kr ,75 inkl. moms. Udgangspunktet for renoveringen er det godkendte skema A inkl. indeksering frem til 3. kvartal 2014 på kr ,83. Foranlediget af den højere licitationspris indledtes forhandlinger med hovedentreprenøren, og her er en oplistning af de forhold, som blev sparet væk/ændret udførelsesmæssigt: Beskrivelse Besparelse inkl. moms Låsesystemer håndteres af BKÅ ,00 Justering af midlertidig opvarmning og udtørring ,00 Ny proces pga. valg af Cembrit tag og en anden og bedre mørtel ,00 Ændring af sokkelisolering og udvendig puds ,00 Ændring af afskærmning i terræn mellem altaner ,00 Branddøre i kældre udgør (opfylder stadig BR2015) ,50 Halvering af skure i terræn ,00 Total overdækning udgår afdækning på normalvis under arbejder ,50 Rådighedsbeløb hos malerentreprenør udgår ,50 Ændring af konstruktion med riste foran udvendige døre ,00 Noget vedligeholdelse afholdes af ejendomsfunktionær under renov ,50 Fradrag for udtaget 30 lbm dræn og 200 lbm spildevandsledning ,00 Diverse justeringer under ventilationsarbejderne ,25 Fremtidig tomrørinstallation til boliger i ydervægge udgår ,50 Justering indenfor stålarbejder ,75 Inddækning af ventilationskanaler over skabe reduceres ,00 Stakitter/hegn i terræn udføres på anden måde ,00 Arbejder der afholdes af konto ,50 Samlede besparelser ,00 Den 25. juni 2015 blev entreprisekontrakt på kr ,25 inkl. moms underskrevet, og arbejdet opstarter mandag den 14. september 2015, og forventes afsluttet medio december afdelingen.

31 INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2

32 NOTAT TIL PKT 3.d Digitale afdelingsmøder PROBLEMSTILLING Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet (tidl. Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter) har sendt en bekendtgørelse i høring, som muliggør afvikling af digitale afdelingsmøder. Hovedlinjerne i forslaget er, at afdelingsbestyrelsen kan beslutte, at digitale værktøjer inddrages i afviklingen af afdelingsmødet, herunder at: 1. Forslag til behandling på afdelingsmødet kan fremsættes digitalt 2. Forslag kan debatteres digitalt 3. Opstilling af kandidater kan ske digitalt 4. Afstemninger under anvendelse af et betryggende afstemningssystem kan foretages digitalt inden for en frist på højst 7 dage efter afholdelse af fysisk afdelingsmøde. Se mere i BL Informerer fra den 23. juni. Den endelige bekendtgørelse og den konkrete udmøntning heraf kendes endnu ikke, og der er endnu for store uklarheder til, at det meningsfuldt vil kunne drøftes, hvorledes ordningen vil skulle implementeres. Men administrationen, organisationen og organisationsbestyrelsen bør indlede overvejelser om, hvorledes implementeringen kan foregå, og hvilke mål der kan søges realiseret. Det kan i den forbindelse overvejes, om der skal tilbydes pakker som gør det nemt for afdelingsbestyrelser at gennemføre digitaliseringen i deres afdelingen. Det bør også drøftes, hvilken support der skal ydes til afdelingerne fra udvalg og administration. Det skal understreges, at en bekendtgørelse er bindende, og med mindre den eksplicit tillægger organisationsbestyrelsen en kompetence hertil, vil bestyrelsen ikke kunne træffe beslutning om, i hvilket omgang digitale afdelingsmøder skal eller ikke skal finde anvendelse. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen afventer den endelige bekendtgørelse. Administrationen kan allerede nu nærmere undersøge markedet for mulige softwareprodukter til understøttelse af de digitale afdelingsmøder. Beslutning om indkøb og fordeling af omkostningerne træffes på et senere bestyrelsesmøde.

33 NOTAT TIL PKT 4.a Orientering fra administrationen DATO 6. august 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Strategi A. Organisationsbestyrelsens beslutning om at give mulighed for at korttidsudleje eller bytte sin bolig gav anledning til en artikel i JP Århus samt en positiv omtale på Twitter. B. Administrationen har iværksat Fælles-stafetten på BKÅ Portalen, hvor afdelingsbestyrelser på skift skriver om, hvordan de styrker fællesskabet i deres afdeling. Indtil videre har der været bidrag fra afdeling 27 Frydenlund og 67 Hørretløkken.

34 C. Chefgruppen har iværksat et arbejde med at identificere et enkelt grundlag for at udmønte det strategiske indsatsområde nemt blandt medarbejderne. Personale D. Great Place to Work (Danmarks Bedste Arbejdsplads) gennemfører en anonym spørgeskemaundersøgelse blandt alle medarbejdere fra 24. august til 4. september. Den vil danne grundlag for deres bedømmelse og anbefalinger til, hvordan Boligkontoret Århus arbejder videre med at blive en endnu bedre arbejdsplads. Bedømmelsen og anbefalingerne bygger udover undersøgelsen på en profilpublikation om Boligkontoret Århus virksomhedskultur, som er udarbejdet af virksomhedsnævnet (vedlagt). Bedømmelsen fra Great Place to Work omregnes og benyttes som tidligere nævnt som resultat i stedet for den interne medarbejdertilfredshedsmåling ifbm. organisationsbestyrelsens strategiske målopfølgning. E. Den 2. juni begyndte Shaker Ahmed som elev som ejendomsservicetekniker. Han starter i afdeling 23 Nydamsparken, hvor varmemester René Wolf også vil fungere som mentor gennem uddannelsesforløbet. F. Melisa Zeliha Arslan begyndte 28. juli som voksenelev i administrationen. Hun vil over de næste to år skulle rundt i alle afdelinger i administrationen. Udlejningsmedarbejder Anne Kastrup fungerer som uddannelseskoordinator. Afdelinger G. Afdeling 43 Mosevænget og 69 Ryttervej i Hammel besluttede på et ekstraordinært afdelingsmøde den 11. juni næsten enstemmigt at overgå til Midtjysk Boligselskab pr. 1. januar Arbejdet med implementering er påbegyndt, og det betyder bl.a. at Midtjysk Boligselskab er dybt involveret i budget, vedligeholdelsesplan og afdelingsmøder i de to afdelinger. 2/3

35 H. Dialogen med Aarhus Kommune om ældreboligerne ved Marselis Boulevard fortsætter. Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg har besluttet at lave en helhedsplan for området, herunder at vurdere, om der evt. er dele af byggeriet, der skal afhændes eller drives af en partner. Det forventes at der kendes mere til processen midt på efteråret. Administration I. Det lokale på 2. sal på Brendstrupgårdsvej 7, der har stået ledig i flere år er nu udlejet til Region Midt. Det må påregnes, at der kan opstå trængsel på parkeringspladsen i den anledning, hvilket administrationen er i dialog med udlejer om. J. Pr. 18. juni overførtes alle IP- og mobiltelefoner til Telia. Overgangen er gået relativt uproblematisk, opgavens størrelse taget i betragtning. Der indledes nu arbejde med at gennemgå ejendomsfunktionærkontorerne med henblik på at sikre de bedst,mulige dækning her (omfattet af den eksisterende aftale med Telia). K. Det forventes, at en række standardskrivelser til beboerne snarest vil overgå til mailform, afhængig af hvilken kommunikationsform den pågældende beboer har valgt. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3/3

36 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2015

37 Forord Generel information...2 En fælles rejse...2 Vores kultur...2 Butleren Bo...3 Vores marked Ansættelse og velkomst... 4 Velkomst...5 Nye elever Inspiration... 6 De gode historier Information... 8 Vores intranet...8 Informationsmøder...8 Direkte kommunikation Involvering Dialogen skaber mening...10 Medarbejderdage...10 Studieture Virksomhedsnævnet Lederseminarer Task forces Ankemuligheder Påskønnelse af det gode arbejde Tillid og fleksibilitet Tillid og ansvar Udvikling Omsorg...16 Balance mellem arbejdsliv og privatliv Støtte i svære tider Mangfoldighed Fejring Lighed og socialt ansvar...19 Forfremmelser og omplaceringer...19 Socialt ansvar...19 Et sundt arbejdsmiljø Energi og miljø Ledelsesgrundlag Forord Hvad skal Boligkontoret Århus dog bruge Great Place to Work til? Det skal vi bruge til at få professionelt input og gode ideer til at blive en endnu bedre arbejdsplads. Vi mener, at vi har en fantastisk arbejdsplads i dag som de seneste års medarbejdertilfredsmålinger også stærkt underbygger. Men vi er simpelthen ikke gode nok selv til at gå de sidste skridt fra rigtig gode til den allerbedste. Men vi ryster ikke på hånden om, hvorfor det er vigtigt at være en fantastisk arbejdsplads. Boligkontoret Århus bestyrelse har siden starten i 2012 haft som strategisk mål, at vi skal være en attraktiv arbejdsplads. Hvorfor? Fordi en god arbejdsplads tiltrækker og fastholder gode medarbejdere. Og fordi glade og stolte medarbejdere giver et bedre stykke arbejde, gode resultater og tilfredse kunder. Vi lever af at levere service til boligsøgende og beboere. Menneske til menneske. Og den begejstring og det overskud, man oplever som medarbejder, går direkte videre til vores kunder. Derfor sætter vi barren for medarbejdertilfredshed højt. Ja faktisk har bestyrelsen gennem alle årene sat målet for medarbejdertilfredshed højere end for kundetilfredsheden fordi det er hele forudsætningen for vores succes. Det hele starter her. Vi tror kort sagt på, at tillid, ansvar og åbenhed giver arbejdsglæde. Og arbejdsglæde giver god kundeservice. Det er vores X-faktor! Vi kan lide hinanden, vi kan lide vores arbejde og vi er gode til at samarbejde! Boligkontoret Århus Kulturprofil

38 1. Generel information Medarbejderne i Boligkontoret Århus ER Boligkontoret Århus. De skaber vores image med en venlig og hjælpsom adfærd, der også smitter internt. Vi er stolte over vores organisation og arbejdsplads og vi vil kendes og anerkendes for at vi giver byens bedste service. Boligkontoret Århus er en almen boligorganisation. Vi driver ca boliger i og omkring Århus og servicerer samtidig en stor mangfoldighed af beboere. Vores vision er at skabe hjem, der samler Århus. Derfor arbejder vi for, at vores boliger er et aktivt tilvalg for repræsentanter for alle typer og samfundslag - og ikke kun en sidste udvej for at få tag over hovedet. Som middel til at realisere det mål fokuserer vi på at gøre det nemt, attraktivt og fælles at bo hos os. Nemt fordi vi vil yde den bedste service ikke bare ved at tilbyde mange valgmuligheder, men ved at bruge vores faglighed til at gøre dagligdagen nem for beboeren. Attraktivt fordi bevæggrunden til at flytte ind og blive boende hos os er en attraktiv bolig med hensyn til udseende, indretning, fremtidssikring, udearealer, energiforbrug, beliggenhed osv. og samtidig en bolig, der kan tilpasses og gøres til ens helt eget hjem. Fælles fordi muligheden for fællesskaber er noget af det, der gør almene boligorganisationer og -afdelinger attraktive. En fælles rejse Boligkontoret Århus blev skabt i 2012 som en fusion af tre boligorganisationer, hvis rødder går tilbage til 1940 erne. Fusionen var både en anledning til at starte på en frisk og til at bygge på det bedste fra de tre verdener, vi kom fra. Og gennem fusionen har vi skabt en stærk og professionel organisation, hvor vi bruger vores mange forskellige fagligheder til at gøre det nemt, attraktivt og fælles at bo hos os. Fra at være tre boligorganisationer tre grupper ejendomsfunktionærer, administrative medarbejdere med tre forskellige ansvarsområder samt et par boligsociale medarbejdere helt uden tilknytning til resten af organisationen er vi i dag én organisation med fælles værdier og mål. Der er ikke længere dem og os, men en klar fælles kultur og identitet, hvor alle kender og hjælper hinanden på kryds og tværs til trods for en stor geografisk spredning i arbejdspladser. Vores kultur Vi er en meget flad organisation. Alle kan tale direkte med alle, og det vigtigste er, hvem du er, og hvad du kan hjælpe med. Vi forventer, at alle giver en hånd med, at alle giver deres mening og ideer til kende og at alle tager imod dem i den bedste ånd, så vi sammen kan bevæge os endnu tættere vores fælles mål. Boligkontoret Århus har ca. 100 medarbejdere, men er spredt på mange adresser. 30 medarbejdere er samlet i administrationen i Skejby, mens ca. 65 ejendomsfunktionærer har deres faste arbejdspladser rundt om i vores 72 boligafdelinger. Her udgår arbejdet fra 37 ejendomsfunktionærkontorer primært i Århus N, V og C men også i bl.a. Skæring, Hjortshøj, Egå, Hårup, Hammel, Hinnerup, Mårslet og Sabro. Desuden har vi ca. 10 boligsociale medarbejdere med base i fem lokaler i udsatte boligområder i Århus V og Århus N. Vi har en uhøjtidelig og ligefrem omgangstone med plads til forskellige meninger, en god portion humor og selvironi og masser af kærligt drilleri. Samtidig er der rum til nytænkning og gode muligheder for personlig indflydelse. Vi har utrolig forandringsparate medarbejdere, som fra første færd har tjekket ind på en rejse, hvor udvikling og forandring er en fast bestanddel af hverdagen. I vores organisation er forandring en tilstand ikke noget, der går over. Vi trives med det og medarbejderne spiller løbende aktivt ind med ideer og input til positive forandringer af vores arbejdsplads. Vi arbejder alle i Boligkontoret Århus fordi vi er kompetente på hver vores område. Men ingen af os er perfekte. Vi begår allesammen fejl tit og ofte. Men vi kaster os ikke kritisk over hinanden, når en kollega laver en fejl. I stedet ser vi det som en mulighed for at lære internt og komme klogere videre. Og når vi begår en fejl over for vores interessenter fx en beboer ja, så sætter vi fokus på at rette hurtigt op på den og genoprette en god relation. Confucious rammer hovedet på sømmet med citatet: Vores vigtigste mål er ikke aldrig at fejle, men at rejse os hver gang vi fejler. Butleren Bo Vi har fra begyndelsen lagt en ære i at tænke og handle serviceorienteret. Vi vil ikke være en støvet, gammeldags boligforening med skranker og blanketter. Vi vil være en kundeorienteret servicevirksomhed med engagerede mennesker, og vi udlever den ambition på alle niveauer i organisationen. For at vise, hvad vi mener, har vi valgt vores Butler Bo som symbol på, hvilke forventninger man som beboer og boligsøgende kan have til os. Og i lige så høj grad som en påmindelse til os selv om, hvilke ambitioner, vi gerne vil leve op til. Vi tror ikke på manualer og servicekoncepter. Men vi tror på tillid, sund fornuft og den enkeltes ansvar og dømmekraft. Derfor er vores eneste servicepolitik: Gør, som Bo vil gøre som en eftertænksom og problemløsende butler, der sætter en ære i, at du føler dig hjemme og tilfreds. Og den er vi sikre på, at alle medarbejdere efter bedste evne lever ud i praksis. Vi tror på, at initiativrige mennesker, der er til stede og tager ansvar i situationen, giver bedre resultater, end tykke ringbind med stive procedurer. Vores forskellige tilfredshedsundersøgelser og de mange tilbagemeldinger fra vores forskellige kunder bekræfter, at vi netop arbejder på den rigtige måde. 2 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2015 Boligkontoret Århus Kulturprofil

39 Vores marked Vi udbyder almene boliger i Århus i samarbejde og konkurrence med ti andre almene boligorganisationer. Samarbejdet er præget at en udstrakt graf af tillid og samarbejdsånd bl.a. fordi der er en langt større efterspørgsel end udbud af almene lejeboliger i byen. Derfor er vi ikke umiddelbart i konkurrence om vores lejere men der er selvfølgelig stadig konkurrence om at få en god, afbalanceret beboersammensætning. Derudover er vi i en konkurrencesituation med både private udlejere og med ejerboligmarkedet. Samtidig er vi i konkurrence med de øvrige almene boligorganisationer i byen om at få tildelt 2. Ansættelse og velkomst støtte til fx renoveringer fra kommunen og fra Landsbyggefonden samt om de gode muligheder for at bygge nyt. Og så er vi selvfølgelig i konkurrence om de gode medarbejdere en konkurrence, vi kan se på ansøgninger og høre på vandrørene, at vi fører klart... Men vi er meget opmærksomme på, at selv om vi principielt kunne læne os tilbage og klare os på markedet pga. den store efterspørgsel efter vores boliger, så ønsker vi alle sammen at holde fast i konkurrenceelementet. Vi vil ikke bare være med. Vi vil være de bedste! I Boligkontoret Århus ansætter vi butlere. Personer, der som vores figur Bo kan tænke selv og forud og altid har den imødekommende og problemløsende bowlerhat på i mødet med beboere og kolleger. Desuden har virksomhedsnævnet besluttet, at medarbejdere som er i mulig kontakt med børn, skal give samtykke til, at vi indhenter børneattest ved ansættelse på 3 måneder eller mere. Hvert tredje år indhenter vi børneattester igen. Det skaber både tryghed for vores kunder og fritager medarbejderne for mistænkeliggørelse og anklager. Velkomst Vi sørger altid for at tage godt i mod nye medarbejdere. Og lige her har vi faktisk faste procedurer, der sikrer, at vi husker alle detaljer omkring en god modtagelse på tværs af organisationen. Velkomsten varierer afhængig af medarbejdergruppe. Men alle kommer rundt og hilser på i administrationen, får morgenmad i sammen med nærmeste kolleger, ligesom vi holder en halv dags introduktionsforløb, hvor man får en masse praktisk og nyttig viden ligesom vi fortæller om vores kultur, mål og branche. Nye elever Når vi tager nye elever ind, ligger der også planer for dem, så vi i fællesskab sikrer, at de kommer rundt i alle hjørner og igennem forløbet med størst mulig læring. Vi vægter især højt, at man kommer meget på tværs og stifter bekendtskab med mange facetter, så eleven også bliver inspireret til at fordybe sig i et felt. Elever i administrationen følges tæt af en vejleder, som netop sørger for elevens udvikling og oplæring. For ejendomsfunktionærelever har vi en særlig mentorordning, som sikrer, at både man får de relevante faglige kompetencer samtidig med, at man får personlige og sociale færdigheder. Rent praktisk får eleven en fast mentor, der følger ham/hende tæt i hele læretiden i alt fra trivsel til faglig udfordring. Herudover har vi en rotationsordning, hvor eleven kommer rundt til fire meget forskellige afdelinger både i forhold til beboere og bygninger. Og i hver afdeling har man en mentor, som sikrer elevens fortsatte læring. På den måde sikrer vi, at eleven opbygger en bred faglig viden om forskellige beboermæssige sammensætninger og bygninger. Vi ansætter ikke ret ofte i Boligkontoret Århus dels fordi vi ikke vækster (mere end vi kan få lov til mht. nybyggeri mv.), dels og primært fordi vi har en meget høj medarbejdertilfredshed er derfor også en meget lav medarbejderudskiftning. I al beskedenhed oplever vi ofte, at medarbejdere fra andre boligorganisationer søger uopfordret hos os, fordi de er bekendt med vores kultur. Vi oplever sjældent, at en medarbejder siger op. Men når det sker eller der ved en naturlig afgang bliver en ledig stilling, så kigger vi i første omgang efter en person internt. For hvis en medarbejder har lyst til at prøve noget nyt, og vi kan tilbyde de rette nye udfordringer er det jo helt oplagt for både arbejdsplads og medarbejder. For at arbejde i Boligkontoret Århus skal man som udgangspunkt være serviceminded, omstillingsparat, indlevende og initiativrig. Som antydet skal man ikke arbejde hos os, hvis man kun kan handle ud fra fastlåste procedurer og specifikke retningslinjer. For det har vi ikke meget af. Til gengæld er det allervigtigste, at man på det personlige plan kan tænke og handle på egen hånd. At man kan leve sig ind i fx beboerens situation og på den måde finde den helt rette og individuelle løsning. Det er vigtigere end de rent faglige kompetencer og branchekendskab. Det kan man altid tillære sig, mens den personlige indstilling skal være der fra start. Fælles for ansættelserne er, at de varetages umiddelbart af den nærmeste leder, eventuelt i samarbejde med overordnet chef. Når vi har ansættelsessamtaler med ejendomsfunktionærer, kontorpersonale og teknisk personale, så deltager den relevante tillidsrepræsentant også. 4 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2015 Boligkontoret Århus Kulturprofil

40 I 2014 blev Boligkontoret Århus kåret til Årets Læreplads i Århus på baggrund af en indstilling fra en af vores elever. Han forklarer blandt andet: Jeg er rigtig glad for at være der, hvor jeg er, fordi der bliver stillet opgaver, som passer til mig. Samtidig gør Boligkontoret Århus utroligt meget for, at alle har det godt, uanset hvem man er. Om man er fejedreng, kontormedarbejder eller direktør, så skal alle have det godt. Jeg ved udmærket godt, at det er noget, alle virksomheder praler af. Men det er langt fra alle, der kan leve op til det. Og netop her skiller Boligkontoret Århus sig markant ud. den aktuelle strategi og værdierne præsenteres første gang for medarbejderne i forbindelse med ansættelsen, men værdierne og strategierne er også herefter noget, der følges op på fx i form af de forvaltningsrevisionsmål, ind- og fraflytterundersøgelser, beboerundersøgelser og medarbejderundersøgelser, som der løbende følges op på imellem ledelse og medarbejdere. Her spørger vi med andre ord helt konkret både omverden og os selv: Hvordan går det? Er vi på rette vej? En målrettet indsats for at klæde medarbejdere på til at håndtere konfliktsituationer blev anerkendt med nominering til ArbejdsmiljøPrisen 2013 sammen med fagforeningen og en anden boligorganisation. Projektet har været en stor succes, og de nye tiltag har betydet en væsentlig reduktion i antallet af oplevede vold og trusler. Og vores erfaringer er i færd med at blive bredt ud til alle landets almene boligorganisationer. 3. Inspiration Vi har et fast fokuspunkt: Medarbejdere skal have klare svar på, hvorfor de arbejder hos Boligkontoret Århus. For når vi skaber mening for den enkelte får hun et tydeligt spillerum, som hun selvstændigt kan handle i og udvikle på. Boligkontoret Århus arbejder bevidst med at styrke medarbejdernes følelse af, at deres arbejde er meningsfuldt. Det sker blandt andet ved, at vi klart og åbent udtrykker anerkendelse for det arbejde og den position, hver enkelt medarbejder udfylder i virksomheden. Vi skaber synlighed på virksomhedens værdier, og vi inddrager medarbejderne, så værdierne er nærværende i dagligdagen. Det er bl.a. grunden til, at vi er gået imod strømmen og ikke har samlet ejendomsfunktionærer i store, fælles driftscentre med specialiserede opgaver. Vi tror på, at den enkelte medarbejders ejerskab og engagement i sin egen afdeling giver langt større fordele for både beboere og medarbejdere. Og der er ikke noget, der tyder på, at det betyder dårligere effektivitet. Tillid, ansvar og ejerskab er vores vigtigste omdrejningspunkt. Og vi vil både bruge ledelsesressourcer og -kompetencer på at støtte og udvikle medarbejderne i at få det bedste ud af modellen. Vi gør løbende et stort informations- og inddragelsesarbejde i forhold til udviklingen af nye strategier og procedurer i virksomheden., Og vi inviterer medarbejderne til at komme med forslag til, hvordan de strategiske tiltag kan implementeres og gøres operationelle. Og vi tager alle input og forslag og alvorlige, da vi er meget fokuseret på hele tiden at blive bedre. Mange nye initiativer og tiltag har således deres udspring direkte hos medarbejderne. Et par ejendomsfunktionærer tog initiativ til elektronisk syn, som de nu også underviser andre i. En medarbejder har fået vores torsdagscafe på benene og holder den sociale gryde i kog ved fast at samle alle medarbejdere til kaffe og kage hver måned. Og medarbejdere i udlejningen har selv stået for en ny indretning af vores reception, så den fremstår mere imødekommende. Virksomhedens værdier og strategi er i velbeskrevet og tilgængelig for medarbejderne. Både Og svarene bliver kommunikeret åbent ud i hele organisationen og brugt konstruktivt til at justere vores virke. I den forbindelse kommer der også mange personlige kommentarer om tilfredsheden med medarbejdere, som netop illustrerer en indsats og inspirerer kolleger. Fx siger en beboer om afdelingens ejendomsfunktionærer: Hvis man skal have hjælp, står de altid klar med en hjælpende hånd. Dem kunne vi ikke undvære, og ikke mindst min søn, der hver morgen skal ned og sige godmorgen til dem, inden skolen starter. Mange medarbejdere tilkendegiver, at de føler sig stolte af arbejdspladsen, fordi den har et godt ry i branchen. Det kommer også til udtryk, når medarbejdere mødes med kolleger fra andre boligorganisationer. Her får vi en direkte og oprigtig feedback, der bekræfter, at vi er foran på mange områder især omkring involvering og trivsel. Derfor modtager vi også mange uopfordrede ansøgninger og henvendelser om jobmuligheder. De gode historier Internt er vi meget opmærksomme på at sprede de gode historier. Fx deler vi aktivt viden og gode eksempler, der kan inspirere på tværs. Og både ris og ros fra vores omverden bliver dirigeret relevante steder hen og brugt konstruktivt. Herudover har vi opnået så gode resultater på flere områder, at historierne har givet genlyd i omverden i form af priser, presseomtale mv. Her et udpluk af de større historier, som medarbejderne har været med til at forme: Healthy Workplaces Boligkontoret Aarhus, AAB Aarhus AAB and ESL Commended entry Healthy Workplaces Good Practice Awards in the area of Managing stress and psychosocial risks at work Christa Sedlatschek Director, European Agency for Safety and Health at Work Károly György Chairperson of the Governing Board Ovenstående historie gav genlyd i EU, da vi i april 2015 fik endnu en anerkendelse for indsatsen denne gang i form af en særlig positiv omtale fra Det Europæiske Arbejdsmiljøagentur og mere formelt i form af et certifikat på, der fremhæver os som et særligt godt eksempel til efterfølgelse herunder vores evne inddrage medarbejderne i projektet. Efter vores fusion i 2012 introducerede vi vores maskot: Butleren Bo. Den nye medarbejder blev grundigt introduceret internt fx ved at direktøren i Butler kostume serverede hjemmelavede boller til alle medarbejdere. Samtidig udtrykker han vores værdisæt herunder især vores hjælpsomhed og kompromisløse fokus på service. For at markerer ham eksternt som forventning og forpligtelse stod 70 medarbejdere tidligt op en søndag for at dele rundstykker ud i til vores beboere en historie, der også fik stor bevågenhed i medierne. 6 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2015 Boligkontoret Århus Kulturprofil

41 4. Information Informationen flyder frit og ubesværet i Boligkontoret Århus. Samtidig er der stor fokus på, at relevant og nyttig information dirigeres de rigtige steder hen, hvis den ikke automatisk finder vej både fra ledelsens side og vores kommunikationsafdeling. Vores intranet Intranettet er en central informationskanal i Boligkontoret Århus. Alle medarbejdere har adgang til at læse med og har egen profil, der gør, at man selv kan skrive og kommentere. Hvert chefmøde følges helt formelt op af et referat, der lægges på intranettet hver uge samtidig med en besked om, at der er nyt. Her kan alle medarbejdere få indblik i ledergruppens beslutninger. På samme måde lægges referater ud fra møder i vores arbejdsmiljøorganisation og virksomhedsnævn så alle kan følge med. Vores intranet var relativt banebrydende, da det i 2009 gik i luften som et socialt intranet. Der er naturligvis mere eller mindre statiske sider med informationer og viden relateret til arbejdsprocesser mv. Men de ligger som lag omkring den dynamiske kerne, som er en form for dialogforum: Alle medarbejdere kan skrive et indlæg på forsiden, og alle kan kommentere på indlæg. På samme måde bruger ledelsen indlægsfunktionen til at fremhæve relevante beslutninger og udbrede nyttige informationer. Vores intranet er i dag blevet så godt forankret i hele organisationen, at vi fx har aflivet det månedlige nyhedsbrev til ejendomsfunktionærer et nyhedsbrev der havde stor værdi i en periode, hvor det var svært at få informationer helt ud til ejendomsfunktionærkontorerne spredt ud over Århus. I dag er alle ejendomsfunktionærer koblet på intranettet og bruger det aktivt. Så nu kommer nyheder ud, mens de er nye og ikke nødvendigvis fra en central kommunikationsafdeling, men fra den, der har noget på hjertet. På den måde bruger vi også intranettet til samarbejde, videndeling og hjælp på tværs: Er der nogen, som kender en god fugemand? Og et kvarter senere er der flere anbefalinger fra hjælpsomme kolleger som alle medarbejdere kan bruge. Effekten styrkes af, at der er foto på den enkelte medarbejder, så man ser hinanden på trods af afstanden. Og systemet hjælper med til at huske fødselsdage, eksamener osv., så personlige beskeder og lykønskninger kan flyve på kryds og tværs. Medarbejderen styrer langt hen selv, hvor meget information hun vil have herunder hvornår og hvordan. Således kan man abonnerer på intranettet og få omgående besked om ny information. Eller man kan med jævne mellemrum kigge ind til den altid tilgængelig information. Informationsmøder Ved siden af det digitale intranet er informationsmøder en vigtig kanal i vores organisation især fordi de ofte er dialogmøder, hvor vi sammen får afklaret spørgsmål og usikkerheder. Relevante emner fra chefmøder eller andre beslutninger tages op på et ugentligt morgenmøde i administrationen, hvor direktøren samler op på alle aktuelle emner. Her er der både god mulighed for at spørge ind eller selv bringe emner op. På samme måde er der afdelingsmøder rundt i huset, hvor man igen bryder relevante emner ned i forhold til den enkelte arbejdssituation, så han/hun kan handle ud fra dem. I forhold til ejendomsfunktionærer samler vi løbende informationer sammen til større informationsmøder med relevante faglige punkter på programmet. Ejendomsfunktionærer er desuden organiseret i lokale netværk, hvor ca. ti medarbejdere mødes med kolleger fire gange om året. Her udveksler man erfaringer, viden, og låner hinandens kompetencer mm. Direkte kommunikation Endelig har vi en åben og direkte 1 til 1 kommunikation mellem medarbejder og nærmeste leder. Det er fx her, at den enkelte medarbejder får videregivet feedback i form af kommentarer fra beboerundersøgelser. Eller en mellemleder får en personlig respons fra en medarbejderundersøgelse. Meget dialog foregår naturligvis via mail eller telefonen. Men inspektører, der er distanceledere for ejendomsfunktionærer, har også fokus på at komme rundt til medarbejderne i afdelingerne så meget som tiden tillader. På samme måde har direktøren og den tekniske chef taget turen rundt til samtlige ejendomsfunktionærer for en personlig snak og de prioriterer fortsat løbende samtaler på tomandshånd med medarbejdere på deres arbejdspladser rundt omkring i byen. 8 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2015 Boligkontoret Århus Kulturprofil

42 Medarbejderdage På vores årlige medarbejderdag samler vi samtlige medarbejdere til en dag, der står 100% i involveringens tegn. Det veksler mellem faglige seancer og forløb med mere fokus på kommunikation, samarbejde og vores værdier. Rammerne for dagen er naturligvis designet, så der kommer 5. Involvering Ordet er frit og alle døre står åbne i Boligkontoret Århus. Vi ser det som et tværgående ansvar, at man kommer ud med sine ideer og input til, hvordan vi gør tingene bedre både udadtil overfor kunder og indadtil i forhold til arbejdsmiljø, trivsel mv. Dialogen skaber mening Som nævnt oven for er det vigtigt at give plads til dialogen. Den er et essentielt værktøj til at skabe mening og afstemme forventninger. Det er også derfor, at vores intranet er bygget op som et forum, hvor alle kan skrive fuldt åbent til hele organisationen. Eller fx stille spørgsmål til en kollegas indlæg. nogle brugbare resultater ud af dagen. Men det er medarbejderne, der i samarbejde fylder indhold i. Medarbejderdage arrangeres altid af en gruppe medarbejdere, der får helt frie hænder inden for det tema, som virksomhedsnævnet sætter for dagen. Det har været en længere proces, at få folk til at gøre brug af den mulighed. Men vi ser, at flere og flere tager ordet og aktivt bruger især intranettets muligheder for at stille spørgsmål, hjælpe på tværs, give feedback osv. Det gælder også på informationsmøder, der naturligt giver medarbejdere mulighed for at spørge ind og komme med feedback til ledere og beslutninger. På den mere uformelle scene holder vi månedlige cafeer for alle medarbejdere, som primært har en social dimension. Men også her er der gode muligheder for, at man kan gå i dialog med ledelsen især oplagt for ejendomsfunktionærer, der arbejder spredt i byen. Studieture Vores indsats med at trække ejendomsfunktionærer tættere på administrationen i form af nyhedsbreve, et levende intranet, informationsmøder, månedlige cafe-arrangementer i administrationen, nøglebrik og dermed fri adgang til administrationskontoret, medarbejderdage mv. har virket godt. Men vi kan også konstatere, at der er et behov for en bevægelse den anden veje at medarbejdere i den centrale administration kommer ud og besøger de mange boligafdelinger og hilser på ejendomsfunktionær-kollegerne i deres omgivelser. Derfor rykker vi halve dage ud og arrangerer studieture for de administrative medarbejdere, som dermed kommer ud og ser vores boliger og får en mere personlig relation med ejendomsfunktionærerne. Virksomhedsnævnet Vores virksomhedsnævn er sammensat af medarbejdere fra alle afdelinger og organisatoriske niveauer. Og nævnet bliver taget med på råd i alle beslutninger, der påvirker organisationen og medarbejdere. Det er fx virksomhedsnævnet, der har besluttet, at vi skal deltage i Great Place to Work. Virksomhedsnævnet følger også op på alle tilfredshedsmålinger og har konstant fokus på at sikre en god arbejdsplads. Alle medarbejdere kan foreslå emner, der skal på dagsordenen enten direkte eller via en repræsentant. Endelig er der to ledige pladser på hvert møde, så interesserede medarbejdere kan deltage og snuse til nævnets virke. Lederseminarer To gange om året tager alle ledere en halv dag ud af kalenderen for at diskutere ledelse i fællesskab med leder-kolleger. Der har været indlæg fra eksterne firmaer og der er stor fokus på, hvordan man udfylder rollen som nærværende og lyttende leder til trods for, at flere leder fra distancen. Der er også fokus på samarbejde, videndeling og erfaringsudveksling på tværs af organisationen. Det har bl.a. udmøntet sig i, at vi har etableret seks lokale ERFA netværksgrupper for ejendomsfunktionærer. Her kan de drøfte punkter, låne hinanden i diverse situationer som fx til fraflytningssyn og indflytningssyn, stille telefonen om ved fravær, låne maskiner i mindre omfang mv. Task forces Ved alle nye og større projekter samt implementering af nye systemer nedsætter vi task forces. Vi samler en gruppe af interesserede medarbejdere ud fra en ambition om, at alle relevante medarbejdergrupper skal være repræsenteret og på den måde varetage faggruppens interesser herunder hejse flaget, hvis vi ikke har tænkt alt godt igennem. Samtidig knytter vi øvrige relevante medarbejdere på, så gruppen fungerer optimalt fagligt og har en god projektledelse. Der har således været en bred medarbejderinvolvering i fx implementering af nyt telefonsystem, rekvisitionssystem, elektronisk syn og meget mere. Ankemuligheder Alle kan stille op som tillidsrepræsentant og/ eller arbejdsmiljørepræsentant. Og det er naturligvis vejen ind for en anke, hvis man mod forventning ikke kan nå til enighed med sin leder om en given sag. Der er stor opbakning fra ledelsen til at vi har tillidsrepræsentant-systemet både som en sikkerhedsventil for medarbejderen og som sparringspartner for ledelsen. Men man kan altid gå direkte til sin leder, der tager alle henvendelser alvorligt. 10 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2015 Boligkontoret Århus Kulturprofil

43 6. Påskønnelse Når én medarbejder gør det fantastisk, så bygger det på en holdindsats som bærende fundament. Så selv om en medarbejder velfortjent stjæler rampelyset forsøger vi også anerkende holdet bag. Som medarbejder i Boligkontoret Århus får man en god løn og har rigtig gode ansættelsesvilkår, lige som vi overalt i organisationen udviser stor rummelighed overfor individuelle behov. Men en særlig indsats eller speciel viden giver ikke automatisk flere penge i lønningsposen. For spredningen i lønninger inden for de enkelte faggrupper er ikke og skal ikke være ret stor. Derfor benytter vi heller ikke bonusordninger og lignende. Det skyldes både de overenskomster, som vi følger, og at vi selv har valgt at implementere en meget ensartet lønpolitik - ikke mindst på baggrund af medarbejdernes ønsker. Det betyder ikke, at der ikke kan forekomme individuelle lønreguleringer og det sker da også, hvis en medarbejder er indplaceret forkert i forhold til kompetencer og opgaver. Men lønforskelle er ikke vores måde at udtrykke anerkendelse på. Vi tror ikke på, at det er de økonomiske incitamenter, der skaber gode medarbejdere, kolleger og gode arbejdspladser. Tværtimod tror vi på, at den bedste kultur nås, hvis vi sammen fokuserer på kundernes tilfredshed, innovation og udvikling samt den faglige ambition. Derfor ønsker vi, at alle medarbejder får en god og rimelig løn og vi ligger da også pænt i forhold til det øvrige arbejdsmarked. Men når man gør en særlig indsats eller når særlige resultater, vil vi gerne vise påskønnelsen og anerkendelsen på andre måder. Vi er ikke bange for at rose og fremhæve en særlig god indsats hverken fra ledere eller kolleger. Når vi får ros fra vores kunder, er vi hurtige til at give anerkendelsen videre til den rette mand eller kvinde. Vi ved, at når man gør et godt stykke arbejde, så er der også gode muligheder for at udvikle sig, dygtiggøre sig og prøve kræfter med flere nye og spændende opgaver. Og vi husker på, at den enkelte medarbejder kan gøre en stor forskel, men at det kun er igennem det stærke hold, vi alle sammen er en del af, at vi når vores unikke resultater og vores ganske særlige arbejdsplads. Påskønnelse af det gode arbejde Nogle gange er det kun det meget synlige og ekstraordinære, der bliver anerkendt og påskønnet. Men for os er det vigtigt, at vi også husker at se og anerkende den store indsats, der ligger i at få hverdagen til at fungere og hele tiden gøre det bare lidt bedre, hurtigere, smartere, nemmere for vores kunder. Derfor er påskønnelse fx i form af efteruddannelse noget, der kommer alle medarbejdere til gode. Vi prioriterer efteruddannelse højt og har mangedoblet budgettet over de senere år. Og så bruger vi et væld af forskellige former eksterne kurser hos forskellige udbydere, interne kurser for relevante faggrupper med gode undervisere udefra, minikurser med undervisning fra kolleger osv. Derudover deltager vi aktivt i kvalitetsudviklingen i uddannelsesudvalget på Århus Tech, der står for uddannelsen til ejendomsservicetekniker. Den uddannelse har vi tilbudt alle ejendomsfunktionærer, og alle på nær en håndfuld har taget imod det. Arbejdsredskaber skal være i orden for alle medarbejdere. Derfor har alle medarbejdere, der ikke sidder fast på kontor, adgang til smartphones af høj standard og kvalitet samt ipads. De vigtigste arbejdsredskaber skal bare være i orden. Vi tilbyder herudover mange goder ved siden af løn frugtordning, sundhedsordning, vaccination, mulighed for at købe privat over lønnen med boligorganisationens rabatter osv. Vi tilbyder også løbende fælles pensionsrådgivning og individuelle rådgivningssamtaler. Og vi har seniorordning, hvor ældre medarbejdere fx kan gå ned i tid, hvis de ønsker. Tillid og fleksibilitet Det er også en vigtig værdi for os, at vi udviser stor tillid og fleksibilitet over for medarbejderne. Arbejds- og privatliv skal hænge sammen. Har man behov for at gå tidligere eller møde senere, er det næppe et problem. Vi strækker os langt for at støtte og hjælpe medarbejdere, hvor fx de selv eller deres ægtefælle bliver ramt af sygdom, også selv om de ikke kan yde 100 pct. på arbejdspladsen i den periode. Det vigtigste er, at vi har ansat hele mennesker, som kan yde meget i perioder og mindre i andre. Og at vi har tillid til, at medarbejderen får løst opgaven. Og vi ved, at fleksibilitet går begge veje. Når vi som arbejdsplads udviser stor fleksibilitet, ja, så har vi også medarbejdere, der gerne giver lidt mere af sig selv for virksomheden og dens kunder. Tillid og ansvar Den gensidige tillid betyder også, at vi gerne inddrager og uddelegerer opgaver til de medarbejdere, der har viden og interesse for området. Fx har to ejendomsfunktionærer sammen med en inspektør haft frie hænder til at undersøge, eksperimentere med og implementere elektronisk fraflytningssyn. Beslutning og implementering om mange IT-projekter, nye arbejdsgange osv. er også født og udviklet af arbejdsgrupper blandt medarbejderne. Det gælder bl.a. dokumenthåndteringssystem, sagsstyring, telefonsystem m.m. Vi benytter os også ivrigt af medarbejdere med særlige kompetencer fx har vi lavet et korps af IT-superbrugere, som underviser og hjælper kollegerne både i det daglige, og når vi implementerer nye IT-systemer. 12 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2015 Boligkontoret Århus Kulturprofil

44 7. Udvikling Det er meget vanskeligt at gro fast i Boligkontoret Århus. Vi bevæger os i en verden, der bevæger sig. Og vi klæder løbende hinanden på, så vi både følger med og til tider viser vejen. Vi lægger stor vægt på at fastholde og motivere vores kvalificerede medarbejdere. Og en hjørnesten i den ambition er, at vi giver mange muligheder for individuel kompetenceudvikling og karriereplanlægning. Det er et selvskrevet punkt i den årlige medarbejderudviklingssamtale, men der er løbende mulighed for at gå i dialog med leder om ønsker til videreuddannelse og kompetenceudvikling. Det kan enten udspringe af en personlig interesse eller et ønske om at specialisere sig. Eller det kan opstå som et tilbud fra ledelsen, når organisationen har brug for at styrke kompetencer eller udvikle nye. Samtidig er der muligheder for at rokere i organisationen, og vi har flere eksempler på, at medarbejdere har skiftet afdeling enten permanent eller i perioder, hvor en afdeling låner en medarbejder ud til en anden. Det er ikke kun med til at udvikle den enkeltes kompetencer det fjerner de formelle skel, styrker samaarbejdet, giver nye perspektiver på vores processer og gør os mindre sårbare, hvis vi pludselig mister en medarbejder. Udover de individuelle initiativer nævner vi her en række muligheder for udvikling, som medarbejdere kan gå ind i afhængig i større faggrupper eller efter interesse. På den måde styrker og udvikler vi vedvarende vores faglighed og dermed service. Fx har vi haft Interne task forces, hvor medarbejdere kan melde sig ind, når noget nyt skal implementeres (telefonsystem, it-programmer mv.), og som reelt beslutter, hvordan initiativerne skal se ud. Kompetencegrupper, hvor medarbejdere med flair for eller interesse i et bestemt felt kan byde ind med assistance for resten af organisationen. Fx har vi forskellige IT-grupper, der kan yde intern support. Interne kursustilbud, hvor enten en medarbejder med en spidskompetence eller en ekstern konsulent underviser. Vi har fx holdt interne kurser i boligengelsk, skimmel, vores samtalekultur, skrivekursus, råderet, diverse IT-værktøjer mv. Ekstern efteruddannelse, hvor medarbejder i dialog med leder finder en relevant uddannelse, der kombinerer medarbejderens interesse og udviklingsønsker med organisationens behov. Den årlige medarbejderdag rummer også altid mulighed for faglig eller personlig udvikling. Vi har haft dage med fokus på udviklingen af vores service, og andre dage har temaet været samarbejde, kommunikation og teambuilding. Ligesom vi har individuelle MUS med dedikeret opmærksomhed på en enkeltes udvikling, så har vi også TUS Teamudviklingssamtaler, hvor ejendomsfunktionærer i flermandsafdelinger drøfter samarbejde, udnyttelse af kompetencer mv. De omtalte ERFA-netværk for ejendomsfunktionærer har i en lidt større kontekst samme funktion: At sikre at vi har og optimalt udnytter de rette kompetencer blandt medarbejdere i et givet område. 14 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2015 Boligkontoret Århus Kulturprofil

45 8. Omsorg Klicheen: Medarbejderne er vores vigtigste resurse gælder også i Boligkontoret Århus. Men vi er meget opmærksomme på, at det ikke er ubegrænsede og konstante resurser. Vi giver plads til det hele menneske med mange forskellige faser i livet. Vores medarbejdere er vores ansigt udadtil. Og vi har naturligvis ingen interesse i, at Boligkontoret Århus fremstår som trist, uopmærksom eller uoplagt. Vi har derimod en fælles interesse i, at medarbejderen oplever det som rart at gå på arbejde også selv om ydre omstændigheder kan påvirke det negativt. Derfor gør vi proaktivt meget for at sikre de rette og fleksible rammer, der giver plads til udsving i en medarbejders livssituation. Og hvis situationen bliver for alvorlig for den enkelte medarbejder, så handler vi omgående på det, når vi typisk nærmeste leder eller kollega registrer større udsving i en medarbejders trivsel. Derudover ønsker Boligkontoret Århus i videst muligt omfang at udvise fleksibilitet i forhold til omfang og tilrettelæggelse af arbejdstiden for medarbejdere, der selv ønsker en reduceret arbejdstid. Balance mellem arbejdsliv og privatliv Medarbejderne har flekstid og i vid udstrækning frihed til at tilrettelægge, hvornår man møder ind, og hvornår man går hjem. Dermed kan arbejdslivet tilpasses familiens rytme, evt. ægtefælles arbejdstider, aflevering og afhentning af børn i institutioner mv. Der forekommer meget sjældent uforudset overarbejde, og dermed udsættes privatlivet ikke for unødvendigt og uventet pres. Der kan dog være akut brug for en ejendomsfunktionær eller inspektør i en boligafdeling. I et mere holistisk perspektiv kigger chefgruppen på ugebasis på resursesituationen i administrationen: Hvordan matcher resurserne den aktuelle mængde opgaver i en given afdeling? Er der fravær i en afdeling pga. sygdom eller kursus og kan der i så fald være hjælp at hente i en anden afdeling? Det giver på en gang den før nævnte variation og medarbejderudvikling og sikrer samtidig, at resurserne flyder derhen, hvor der er størst brug for dem. I forhold til ejendomsfunktionærer så har to inspektører det overordnede og tværgående ansvar for fordeling af resurser samt planlægning af ferier og uddannelse, hvor medarbejdere er fraværende naturligvis i tæt samarbejde med den enkelte leder. Her trækker vi også på faste afløsere, der kan dække ind for en medarbejder, der fx er på kursus så der ikke hober sig en masse arbejde op, mens han er væk. Vi har desuden en seniorordning, som giver ældre medarbejdere en række muligheder for tilpasning af arbejdstid, ekstra fridage mm. Støtte i svære tider Der er fra både leder og kolleger enorm stor forståelse, opbakning og støtte, hvis en medarbejder havner i en svær situation. Når den nærmeste leder bliver opmærksom på en medarbejder, der udviser tegn på det, så tager han/hun en personlig samtale med medarbejderen for at afdække, hvilke behov medarbejderen har i den konkrete situation. Alle ledere har deltaget på et seminar med netop temaet: Hvordan spotter man en medarbejder, der ikke af sig selv udtrykker stress, mistrivsel eller andet. Og hvordan stiller man evt. en diagnose, hvis medarbejderen ikke selv erkender sin krise. Samtidig fik ledere værktøjer til at tackle situationer, som ofte kan være svære at håndtere. Mere formelt har vi en række politiker, der netop skal sikre, at vi griber ind på den rette måde og drager den fornødne omsorg for medarbejderne. Vi har bl.a. en trivsels- og mobbepolitik med helt klare anvisninger til medarbejder, kollega, leder og tillidsrepræsentant, hvis der eksempelvis opstår mobning. På samme måde er vores tryghedspolitik med til at sikre, dels at medarbejdere er i stand til at håndtere fx truende beboere, dels at vi straks iværksætter konsekvent handling i forlængelse af vores nultolerance. Truende eller voldelig adfærd over medarbejdere accepteres ikke og fører til, at boligorganisationen forsøger at opsige lejemålet. Mangfoldighed Boligkontoret Århus er åben for at tage medarbejdere i fleksjob. Og vi vil til enhver tid gøre alt for at fastholde en medarbejder, der måtte få nedsat arbejdsevne ligesom nogle af vores seniorer har ordninger med nedsat arbejdstid. Vi har ansatte af forskellig etnisk oprindelse, i alle aldre, af begge køn, og seksuelt tilhørsforhold spiller ingen rolle. Vi forsøger desuden at rekruttere unge beboere til lærlingepladser fra byens udsatte boligområder. Og i forbindelse med en forestående renovering i en stor afdeling i et udsat boligområde vil vi tilbyde unge beboere lommepengejob som også kan give et ejerskab til projektet. Og udadtil forhandler vi med entreprenøren om praktikpladser. 16 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2015 Boligkontoret Århus Kulturprofil

46 9. Fejring En boligorganisation Det lyder måske ikke som den mest spændende arbejdsplads. Men Boligkontoret Århus skiller sig ud. Vi har en uhøjtidelig og direkte omgangsform med plads til humor og fælleskab. 10. Lighed og socialt ansvar Det er som at gå til holdsport at arbejde i Boligkontoret Århus. Alle medarbejdere har en vigtig rolle og uundværlig værdi for helheden. Og derfor tilstræber vi størst mulig ligebehandling på tværs af organisationen. Vi gør meget ud af, at medarbejderne har det godt med hinanden, og at medarbejderne også mødes i uformelle sammenhænge. Her har vi bl.a. torsdagscaféerne hver måneden, hvor alle ansatte er inviteret til kage, kaffe, øl og vand. Her er der hygge på tværs og direktøren er ikke bleg for at komme med et underholdende indslag. Vores medarbejderdag har også et vigtigt socialt element, da alle medarbejdere samles. Derfor lægger vi også rum ind til de tværfaglige møder fx en lang middag og en åbne afslutning over en fyraftensøl. Vores julefrokost er også for samtlige ansatte, der suppleres med en juleafslutning for alle med uddeling af gaver samt en julehygge for administrationen, hvor al kollegial venlighed ophører under den årlige pakkeleg. Vi fejrer også medarbejderes runde fødselsdage, jubilæer, endt uddannelse - ledsaget af individuelle personlige, håndskrevne fødselsdagskort. Og vi siger samlet pænt farvel med gaver mv. ved fratrædelse. Almindelige fødselsdage fejrer vi internt i afdelingerne typisk med flag, morgenbrød og kage. Ejendomsfunktionærerne har en klub, hvor der bl.a. er julebanko og et fælles hyggearrangement. Og på tilsvarende vis har medarbejdere i administrationen et arrangement, hvor vi tager ud og spiser sammen evt. suppleret med en aktivitet som fx bowling. Når vi når eller overgår mål eller får en særlig ros, falder der nemt kage af fra direktøren. Selv vores beboere fejrer vi i ny og næ senest med omdeling af morgenbrød en søndag morgen med morgenbrød. I Boligkontoret Århus skelner vi som nævnt - ikke mellem kvinder og mænd, unge og gamle, ufaglærte og akademikere, seksuel orientering eller etniske baggrunde. Alle skal have lige chance for at opnå ansættelse. Alle medarbejdere har lige stor værdi, og vi lægger stor vægt på, at alle kan komme til orde og bliver hørt. Vi gør også meget ud af ligebehandling i vores personalepolitik. Fx var der i HK-overenskomsten nogle mere vidtgående rettigheder til frihed ved familiemedlemmers hospitalsundersøgelser og behandlinger end for øvrige medarbejdere. Men vi besluttede i fællesskab at vælge højeste fællesnævner og lave ens vilkår for alle medarbejdere. Vi har også indført en frugtordning for ejendomsfunktionærer på linje med den, der gælder i administrationen. Godt nok ville det være helt skævt at køre frugt rundt til 40 adresser men vi fandt en ordning, så alle medarbejdere har mulighed for at få frisk frugt på jobbet betalt af arbejdspladsen. Forfremmelser og omplaceringer Det er rigtig vigtigt, at der er gennemsigtighed og åbenhed omkring ansættelser og forfremmelser. Det er ikke det samme som, at alle medarbejdere har ens chancer for at få et givent job det skal gå til den bedst kvalificerede. Men når vi opslår en stilling internt, skal det være muligt for alle at søge, og det skal være åbent, hvad der bliver lagt vægt på. Ligeledes har medarbejdere, der ikke får en ønsket forfremmelse, omplacering, lønforhøjelse osv. krav på at få en saglig begrundelse som man måske ikke er enig i og bordet fanger for begrundelsen, når man evt. har tilegnet sig de manglende kompetencer og søger et lignende job. Socialt ansvar Det er en del af vores DNA, at vi tager socialt ansvar for både vores medarbejdere og vores omgivelser. Vi prioriterer boligsocialt arbejde i vores boligområder højt, og vi løser en stor og vigtig social opgave med at hjælpe og vejlede de mange af vores beboere, der har en psykisk sygdom, misbrugsproblemer, er flygtet til Danmark eller på andre måder er socialt udsatte. Vi har flere konkrete eksempler på, at ikke blindt og stringent følger stive regler, når vi fx møder beboere med problemer eller særlige behov. Vi er opmærksomme på ensomme eller personer der fx pga. en psykisk sygdom isolerer sig helt og måske har stærkt behov for hjælp. Det kan godt være, at vi i de situationer skal smide beboere ud fordi de ikke betaler husleje. Men vi sikrer, at de kommer godt videre fx via vores netværk til det kommunale eller andre organisationer, der kan hjælpe personen videre. På vores intranet ligger der eksempelvis en guide til, hvordan man håndtere psykisk syge beboere samt kontaktoplysninger til forskellige rådgivningsinstanser fx gældsrådgivning, hjælp til kvinder udsat for vold, skizofrene mv. Men det sociale ansvar gælder også vores egen organisation. Vi har et ansvar for at uddanne unge. Derfor har vi konstant 2-3 elever som ejendomsservicetekniker og 1 kontorelev. Vi forsøger så vidt muligt at rekruttere eleverne fra vores egne udsatte boligområder og har iværksat et særligt mentorprogram for at støtte eleverne bedst muligt. 18 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2015 Boligkontoret Århus Kulturprofil

47 Hvis en medarbejders nærmeste familiemedlemmer bliver ramt af sygdom, udviser vi stor fleksibilitet ift. at kunne holde fri for at bistå dem og i mange tilfælde er det endda muligt at tage fri med løn til hospitalsbesøg osv. Vi udviser engagement og rummelighed over for medarbejdere, der selv rammes af sygdom. Den enkelte leder følger systematisk op på sygefravær med fokus på medarbejderens trivsel, og har mange tilbud som en del af vores sundhedsordning, som vi opfordrer og hjælper medarbejderne til at bruge aktivt. Vi er tålmodige ved lange og alvorlige sygdomsforløb, og selv om det i sidste ende kan føre til, at medarbejderen opsiges, lykkes det i langt de fleste tilfælde at få hjulpet medarbejderen tilbage på jobbet og tilpasser gerne den pågældendes job, så det passer til hans eller hendes situation. Udadtil sørger vi for at indgå sociale partnerskabsaftaler og klausuler i forbindelse med store renoveringer og nybyggeri. Her stiller vi krav til vores entreprenører, om at de skal medvirke til at indgå partnerskabsaftaler som fx oprettelse af lærerpladser, ligesom beboere i den berørt afdeling kan få gå til hånde jobs som fx rengøring, tilsyn mv. Et sundt arbejdsmiljø En vigtig del af det sociale ansvar for vores arbejdsplads er et godt og sikkert fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Vi har en stærk arbejdsmiljøorganisation og en målsætning om et sundt og godt arbejdsmiljø. Og arbejdsmiljøorganisationen trækker rigtig meget på samme hammel får runderet i alle afkroge af organisationen, sikrer datablade og brugsanvisninger, følger op på arbejdsulykker og de gange, det næsten går galt. Vi er dog ikke for gode til at få fortalt om nær-ved-ulykkerne. Der står rødvin på højkant, for dem, der fortæller om det, men der er indtil videre kun uddelt to flasker! Vi har fokus på, at vi skal undgå skader ved for meget kontorarbejde og har hæve-sænkeborde i administrationen. Vi har købt ribber og forskellige træningsredskaber med instruktioner for medarbejderne i de forskellige øvelser og vi opfordrer gerne til at bruge dem så tit som muligt. Har man brug for at ligge ned af hensyn til ryggener mv., har vi en briks til mødelokalet for også at give den mulighed. Vi tager også fat om det psykiske arbejdsmiljø og følger op på APV og medarbejdertilfredshedsmå- linger og stiller krav til, at alle bidrager til, at vi har en arbejdsplads, hvor det er rart at være. Energi og miljø Overordnet ønsker boligorganisationen at nedbringe energiforbruget i sin drift af boligerne, men også i det daglige på administrationen bidrager medarbejderne med ideer til at spare på energien. Det har fx ført til indførelsen af personlige drikkeflasker til postevand for at spare på kildevandet og udbredt brug af energisparepærer og energispareskinner. Ledelsesgrundlag Boligkontoret Århus har et højt ambitionsniveau for ledelse og har gennem de senere år fast haft fokus på ledelsesudvikling af ledere bl.a. gennem lederevaluering, årlige lederseminarer og erfaringsudveksling mellem organisationens ledere på tværs af ledelsesniveauer. Det er ikke mindst vigtigt i en organisation præget af megen distanceledelse, hvor ledelsesrollen gennem mange år har været uklar og hvor der har været og skal være kort organisatorisk afstand, høj gensidig tillid og lav autoritetstro. Vi har udviklet et ledelsesgrundlag, som alle ledere i organisationen forholder sig til, og som har været målestokken for medarbejdernes årlige lederevalueringer. Ledelsesgrundlaget beskriver ledernes væsentligste opgaver og vores gensidige forventninger til hinanden. Bag ledelsesgrundlaget ligger en opfattelse af, at god ledelse er afgørende for en god arbejdsplads både for trivsel og performance, og at proaktiv handling er alfa og omega. Forventninger skal være klare og feedback og ros skal være hyppig og tydelig. Og der skal følges op på tegn på mistrivsel. Klar ledelse betyder også, at vi skal være parate til at handle på medarbejdere, der ikke lever op til arbejdspladsens forventninger. Vi er tydelige i forventningerne og giver en medarbejder mange chancer for at leve op til dem. Men i sidste ende ved vi også, at vi af hensyn til både arbejdspladsen og kollegerne kan bliver nødt til at opsige en medarbejder, hvis ikke man kan blive i stand til at løfte opgaven eller udviser ukollegial adfærd. 20 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2015 Boligkontoret Århus Kulturprofil

48 22 Boligkontoret Århus Kulturprofil 2015 Boligkontoret Århus Brendstrupgårdsvej Århus N [email protected]

49 NOTAT TIL PKT 7.b Mødeplan for Boligkontoret Århus DATO 26. juni 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MKL PROBLEMSTILLING Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen m.m. i Dato Arrangement Indhold 17. august Dialogmøde Afdelingsmøder 24. august Dirigentkursus Dirigenter til afdelingsmøderne 24. september Bestyrelsesmøde Godkendelse af afdelingsbudgetter Evaluering af afdelingsmøderne oktober Dialogmøde 7. oktober Introduktionskursus Nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer 5. november Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 3. kvartal Bestyrelsesvederlag Analyse af flytteprocessen og fremlæggelse af initiativkatalog for organisationsbestyrelsen 7. november Organisationskonference X. november Bestyrelsesseminar Samarbejde, bestyrelsens medlemmer?? 3. december Bestyrelsesmøde Realisering af årlige strategiske mål januar Bestyrelsesmøde Status på realiseringen af mål 2015 Evt. justering af mål 4. februar Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 4. kvartal 3. marts Bestyrelsesmøde Repræsentantskabsmøde 2016

50 Dato Arrangement Indhold 7. april Bestyrelsesmøde Regnskab 2015 Budget 2017 Afdelingsmøder maj Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 1. kvartal Evaluering af bestyrelsesarbejde ift. mål for værdiskabelse 19. maj Repræsentantskabsmøde 2. juni Bestyrelsesmøde Konstituering INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens orientering. 2/2