Afdelingsbestyrelsen SYD, Avedøre St.by Karetmagerporten 1 B, 2650 Hvidovre. Tlf./Fax: 36 49 42 97 afd. 3501 Referat fra Afdelingsbestyrelsesmødet den 2. december 2004 Mødedeltagere: Jan Lemser Jes Rønving Pia Bakkendorf Stitz Vilhelm Nygaard Kjeld Lohmann Ebbe Merkelsen Henrik Bjørn Hansen Afbud: Eva Bugge Marie-Louise Klein Palle F. Hansen Susanne Petersen Formand Næstformand Ejendomsleder Suppleant Referent: Henrik Bjørn Hansen Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat 3. Beboerhenvendelser, skriftligt og personligt 4. Administrationsaftale, herunder SWOT-analyse 5. Budgetkontrol pr. 31.oktober 2004 6. Revision af budget 2005 7. Meddelelser fra Formanden 8. Meddelelser fra Ejendomskontoret 9. Meddelelser fra medlemmer og udvalg 10. Mødekalender 11. Eventuelt Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd side 1 af 7
Ad. pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Den udsendte dagsorden blev godkendt med tilføjelse af punkt 5 - Budgetkontrol pr. 31.oktober 2004 og 6 - Revision af budget 2005. Ad. pkt. 2 Godkendelse af referat Referatet fra den 17. november 2004 blev godkendt. Ad. pkt. 3 Beboerhenvendelser, skriftligt og personligt Der forelå ingen henvendelser. Ad. pkt. 4 Ny eller revideret administrationsaftale Jan Lemser orienterede om forløbene på de senest afholdte møder med formænd og næstformænd fra de 2 øvrige afdelinger samt formanden for boligselskabet. Jan Lemser orienterede endvidere om de dokumenter der florerede i drøftelserne om det fremtidige administrationsforhold. Heriblandt oplægget fra Sydafsnittet, som var udsendt forinden mødet. Vilhelm Nygaard var glad for det udarbejdede oplæg fra Sydafsnittet, men påpegede dog at han ikke kunne gennemskue det beskrevne forhold med 3 ejendomsledere. Efter en drøftelse foreslog Jan Lemser at han og Jes Rønving sammen med Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen forsøgte at afholde et møde med formand for Avedøre Boligselskab for at drøfte den foreliggende situation, alternativt med hele Afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen tilsluttede sig forslaget uden at hele Afdelingsbestyrelsen skulle deltage. Vilhelm Nygaard anviste 2 boligselskaber som var trådt ud af DAB og som derfor havde erfaring på området. Dette blev taget til efterretning. De udsendte SWOT-skemaer ville blive behandlet på et senere tidspunkt. Ad. pkt. 5 Budgetkontrol pr. 31.oktober 2004 Den forelagte budgetkontrol blev taget til efterretning. Ad. pkt. 6 Revision af budget 2005 Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at der ville blive udsendt reviderede budgetter til Organisationsbestyrelsen for alle boligafdelingerne i Avedøre Stationsby. I afdelingens budget var der sket rettelser for henholdsvis forsikringer og administrationsudgifter. Besparelserne på forsikringsområdet efter indførelsen af selvrisikoen på 25.000 kr. pr. skade er overført til henlæggelser på konto 120 - Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse, dog modregnet en sum til egendækning af skader på grund af selvrisikoen til konto 115, som besluttet på afdelingsmødet i september 2004. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 2. december 2004 side 2 af 7
Besparelserne på administrationsområdet er primært overført til konto 119 og resten til konto 114 som kompensation for den mindre fremtidige refusion af administrative ydelser. Dette er gennemført som en del af de samlede ændringer i de administrative omkostninger. Dispositionen for de administrative besparelser er ikke endelige, såfremt afdelingsbestyrelsen senere ønsker ændringer efter nærmere forhandlinger. Ad. pkt. 7 Meddelelser fra formanden Miljørådet Jan Lemser meddelte, at der var modtaget 2 referater fra Miljørådet. De ville blive lagt til gennemsyn i afdelingsbestyrelsens mødelokale. Kunsten Stiger Jan Lemser havde fået meddelelse om, at "Kunsten Stiger" havde fået tilsagn til de sidste penge til kunstværker på gavlen ved Bymuren 1. Flytning af mødetidspunkt Jan Lemser anmodede om at mødetidspunktet for Afdelingsbestyrelsens møder blev udskudt til kl. 19.30 med virkning fra 2005. Afdelingsbestyrelsen tiltrådte forslaget. Ad. pkt. 8 Meddelelser fra Ejendomskontoret Materielgården - opdeling af personale og maskiner Under henvisning til den tidligere behandling på afdelingsbestyrelsesmødet den 17. november 2004 anmodede Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen bestyrelsen om atter at bekræfte den tidligere aftale om de økonomiske dispositioner vedrørende Materielgårdens regnskab for 2004 og at denne disposition kunne gennemføres uden yderligere forhandlinger med bestyrelsen i Avedøre Stationsby Nord, såfremt de også kunne bekræfte aftalen. Baggrunden for anmodningen var den forestående situation med afbrudte forhandlinger omkring de fremtidige administrative forhold, som formentlig betød at det kunne være vanskeligt at etablerer et møde med formænd og næstformænd for Nordafsnittet og Sydafsnittet, som oprindeligt forudsat. Afdelingsbestyrelsen tilsluttede sig anmodningen. Landsbyggefonden - møde den 18. januar 2004 Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at Landsbyggefonden havde anmodet om at kunne besøge afdelingen den 18. januar 2005. Med henvisning til erfaringer fra andre boligafdelinger kunne besøget give anledning til optimisme med hensyn til fremdriften i behandlingen af afdelingens ansøgning fra oktober 2000. Mussamtaler Henrik Bjørn Hansen meddelte, at der i de kommende uger ville blive gennemført de såkaldte MUS-samtaler (Medarbejder Udviklings Samtaler) med medarbejdere i afdelingen samt de medarbejdere på Materielgården, som i fremtiden ville blive knyttet til afdelingen. Afdelingsbestyrelsen til meddelelsen til efterretning. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 2. december 2004 side 3 af 7
Ad. pkt. 9 Meddelelser fra medlemmer og udvalg Indkøb til Afdelingsbestyrelsens møder Under henvisning til diverse drøftelser vedrørende indkøb til afdelingsbestyrelsens møder anmodede Jes Rønving om en debat af indkøb hos Sparkøbmanden. Debatten udmundede i at Afdelingsbestyrelsen fortsat fandt det rimeligt at handle hos købmanden selv om visse varer kunne være dyrere end andre alternative indkøbssteder. 30 års jubilæum i Vinklubben Jes Rønving foreslog at Afdelingsbestyrelsen gav en mindre gave til klubben på beboernes vegne. Tilslutning fra AB. Jes Rønving sørger for gaven. 50 års fødselsdag - Servicemedarbejder Flemming Stanius Nielsen, Materielgården Der var enighed om at give en gave på beboernes vegne. Vaskeri 2 Ebbe Merkelsen bemærkede, at der var væsentlige mangler ved vaskeriets panel - lamper og skilte på display. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen lovede, at Ejendomskontoret ville se på sagen. Ad. pkt. 10 Mødekalender Aftalte møder fremgår af oversigten på side 5 i referatet. Ad. pkt. 11 Eventuelt Intet. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 2. december 2004 side 4 af 7
Mødekalender for Afdelingsbestyrelsen i Syd Dato Tidspunkt Mødetype Mødested Deltagere 09-12-2004 17.00 Avedøre Udvalgsmøde Rådhuset 09-12-2004 19.00 FFU Store Hus 16-12-2004 17.00 FAS-møde Ejendomskontoret 16-12-2004 19.00 Afdelingsbestyrelsesmøde - Juleafslutning Afdelingsbestyrelsen i Syd 03-01-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen i Syd 17-01-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen i Syd 21-01-2005 Bestyrelseskursus Organisationsbestyrelse 07-02-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen i Syd 21-02-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen i Syd 07-03-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen i Syd 15-03-2005 17.00 FAS Varmecentralen 04-04-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen i Syd 08-04-2005 10-04-2005 AB - Weekend Afdelingsbestyrelsen i Syd 18-04-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen i Syd 25-04-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde - Indkomne forslag Afdelingsbestyrelsen i Syd 02-05-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde Afdelingsbestyrelsen i Syd 09-05-2005 19.00 Afdelingsmøde for afd. 3501 - Avedøre Stationsby Syd Avedøre bibliotek Alle 23-05-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde - konstituering Afdelingsbestyrelsen i Syd 26-05-2005 17.00 Avedøre Boligselskab Organisationsbestyrelsesmøde Selskabslokalet Syd Organisationsbestyrelsen 26-05-2005 19.30 Avedøre Boligselskab - Repræsentantskabsmøde Selskabslokalet Syd Repræsentantskab for Avedøre Boligselskab 06-06-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen i Syd 08-08-2005 19.30 Afdelingsbestyrelsesmøde Karetmagerporten 1B Afdelingsbestyrelsen i Syd 19-09-2005 19.00 Afdelingsmøde for afd. 3501 - Avedøre Stationsby Syd Avedøre bibliotek Alle 25-11-2005 27-11-2005 AB - Weekend Afdelingsbestyrelsen i Syd Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 2. december 2004 side 5 af 7
Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 2. december 2004 side 6 af 7
Erindringsliste Referat dato Punkt Emne Beskrivelse Ansvarlig Dato 02-09-2004 5 Cykelstativer Cykelstativer ved Avedøre Station Servicepakker Godkendelse af servicepakker xx-xx-2004 Klubkontakter Realisering af nye kontrakter til klubber og foreninger xx-xx-2004 Handicapboliger Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 2. december 2004 side 7 af 7