Referat af ordinært afdelingsmøde den 18. maj 2015 i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd

Transkript

1 Referat af ordinært afdelingsmøde den 18. maj 2015 i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Dagsorden 1. Formalia a. Valg af dirigent b. Valg af referent c. Godkendelse af dagsorden d. Godkendelse af forretningsorden e. Valg af stemmetællere 2. Forelæggelse og godkendelse af afdelingsbestyrelsens beretning, herunder aktuel orientering 3. Forelæggelse og godkendelse af afdelingens regnskab for Forelæggelse og godkendelse af Miljørådets beretning 5. Indkomne forslag 6. Valg af medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen 7. Valg af medlemmer og suppleanter til Repræsentantskabet 8. Orientering om byggesager mv. 9. Eventuelt Resume af væsentligste beslutninger på afdelingsmødet: Regnskabet for 2014 blev godkendt Forslaget om spuling/nedvaskning af portgennemgange samt om indsats mod hundeefterladenskaber blev godkendt. Desuden blev afdelingsbestyrelsens ændringsforslag vedr. dørtelefoner godkendt. Forslag om renovering af skaktlåger samt vedr. cykelparkering blev ikke godkendt. Formanden for afdelingsbestyrelsen blev genvalgt. Valget af øvrige medlemmer til afdelingsbestyrelsen er senere blevet omgjort. Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 18. maj 2015 Side 1 af 6

2 Jan Lemser, formanden for afdelingsbestyrelsen bød velkommen til de fremmødte beboere og de ansatte fra Ejendomskontoret Allan Schumann, Jes Rønving og Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen. Han håbede på et godt og konstruktivt afdelingsmøde og foreslog Flemming Bagge- Nielsen som dirigent. Ad. 1a Valg af dirigent Som dirigent valgtes Flemming Bagge-Nielsen. Dirigenten takkede for valget og kunne konstatere, at mødet var lovmæssigt indkaldt, og at der i alt var uddelt 84 stemmesedler, svarende til fremmøde af 42 husstande. Ad. 1b Valg af referent Jes Rønving fra Ejendomskontoret valgtes som referent. Ad. 1c Godkendelse af dagsordenen Forsamlingen godkendte dagsordenen enstemmigt. Ad. 1d Godkendelse af forretningsordenen Forsamlingen godkendte forretningsordenen med en enkelt ændring enstemmigt. Ad. 1e Valg af stemmetællere/-udvalg Som stemmetællere valgtes Vilhelm Nygård, Bymuren 43 og Ronja Stysiek, Bymuren 109. Ad. 2 Forelæggelse og godkendelse af afdelingsbestyrelsens beretning, herunder aktuel orientering Afdelingsbestyrelsens formand Jan Lemser (JL) forelagde afdelingsbestyrelsens skriftlige beretning, som blev udleveret ved indgangen, støttet af klubudvalgets talsmand, Ebbe Merkelsen (EM). Først fremhævede JL 0-tolerancepolitiken, som var blevet uddelt til alle beboere som personligt brev i starten af året. På trods af problemer med at få aktindsigt ser det ud til at denne politik er ved at finde sin plads i administrationens muligheder for at støtte en god og positiv udvikling i Avedøre Stationsby. Bl.a. kunne JL nævne at den første sag om udsættelse efter den nye lovgivning ser ud til at give resultat indenfor dette år. JL afsluttede dette med en appel til beboerne om at henvende sig med observationer og oplysninger vedrørende aktiviteter, som skaber uro og/eller utryghed. Her i foråret har vi fået en lille ekstraordinær stigning i huslejen, som fremgår af huslejeopkrævningen som Hjemfald. Dette sætter afdelingen i stand til at udføre større vedligeholdelsesaktiviteter med en normal finansiering, da vi så stadig kan få 30-årige lån (som har lavere løbende afdrag m.v.) JL nævnte specielt at Ungdomspensionen som kommunal institution var blevet fritaget fra vores betaling samt at vi ikke havde kunnet undgå det samme for kanalen langs jernbanen, skønt den kun kan bruges som en del af det kommunale kloaksystem. Fra årsskiftet har afdelingen indført en ny praksis i konsekvens af vedtagelsen på budgetmødet i efteråret om at afsætte penge til at boligerne kunne være til rådighed 14 dage ved hver flytning. Denne periode benyttes til at gennemføre ekstraordinære vedligeholdelsesarbejder som en del af en målrettet opkvalificering af afdelingens boliger. Afdelingsbestyrelsen vil løbende følge denne proces og vurdere konsekvenserne. Bl.a. kan det ikke undgås at dette tiltag vil have en indvirkning på udgiftsniveauet til disse ekstraordinære istandsættelser. Side 2 af 6 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 18. maj 2015

3 EM supplerede formanden omkring klubudvalgets arbejde og fremhævede først og fremmest at det mangeårige arbejde med at skabe nye og moderniserede rammer omkring klubbernes aktiviteter og samspillet med Afdelingsbestyrelsen nu er afsluttet. Alle klubber har godkendt og underskrevet samarbejdsaftalen og klubudvalget har været meget glade for den imødekommenhed de har mødt ved besøg i klubberne og den mangfoldighed de repræsenterer. Dirigenten satte derefter beretningen under afstemning og konstaterede at den blev enstemmigt godkendt. Ad. 3 Forelæggelse og godkendelse af afdelingens regnskab for 2014 Henrik Bjørn Hansen forelagde regnskabet og startede med at forklare hvordan det relativt store overskud var blevet til. Først og fremmest stammer en stor mængde af de ekstra midler fra ekstraordinære indtægter, som i høj grad hænger sammen med den store sag omkring renoveringen af badeværelser i Bymuren. Landsbyggefonden har blandt andet besluttet at udvide rammen for betaling i forbindelse med finansiering af den støttede del af sagen samt at der er indtægter fra tidligere år, som er blevet bogført i dette regnskabsår. HBH understregede også at der ekstraordinært var blevet bogført ret store beløb på konto 115, almindelig vedligeholdelse, som under normale omstændigheder ville være blevet taget over afdelingens henlæggelser. I alt betyder dette at afdelingens overskud sidste år blev hvilket vil blive afviklet de kommende 3 år. Dirigenten satte derefter regnskabet under afstemning og konstaterede at det blev enstemmigt vedtaget. Ad. 4 Forelæggelse og godkendelse af Miljørådets beretning Miljørådets beretning blev forelagt af Lene Hogg (LH) da formanden var bortrejst på dagen. LH gennemgik aktiviteterne i det forgangne år og fremhævede især projektet om anlæggelse af en motionsorienteret sti udenfor Bymuren. Til dette var en tredje sending granitsten på vej og hun udtrykte håb om, at vi nu kunne får nogle sten som kunne godkendes, så disse cirkler kunne færdiganlægges. Desuden var flere gårdprojekter i rækkehusene blevet gennemført efter en forudgående dialog mellem beboerne, Miljørådet og landskabsarkitekten, som havde resulteret i mange småjusteringer. Da beretningen blev sat under debat kritiserede en række beboere fra Bødkerporten at der i det projekt, der var blevet lavet i gården imellem Bødkerporten 19 og 57, var blevet sat et borde/bænkesæt som oven i købet var blevet støbt fast. Beboerne havde på et tidligere tidspunkt samlet underskrifter for at få fjernet et løst borde/bænkesæt, da det havde medført betydelige gener. Dette medførte en længere diskussion hvor også beboere fra andre områder udtrykte den usikkerhed de følte over for de yngre beboere uden tilknytning til nærområdet, der benyttede disse borde. Diskussionen blev meget engageret og flere tilfælde af uhensigtsmæssig adfærd blev fremhævet, især da det ofte blev meget sent og de unge ofte var uvillige til at flytte sig uden diskussion. Andre beboere fremhævede at disse adfærdsproblemer måtte kunne løses på en sådan måde, at de små oaser, som disse borde/bænkesæt skulle være, kunne få lov til at eksistere i fred. Efter denne livlige debat satte dirigenten beretningen under afstemning og konstaterede at den var enstemmigt godkendt. Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 18. maj 2015 Side 3 af 6

4 Ad. 5 Indkomne forslag Forslag 1 Renovering af skaktlåger Stillet af Lene Humle, Bymuren 89, 1. th. Jeg foreslår hermed at de gamle skaktlåger ved indgangspartierne i Bymuren snarligt bliver renoveret. Da forslagsstilleren var bortrejst på dagen blev forslaget behandlet uden forelæggelse. Formanden for afdelingsbestyrelsen, Jan Lemser, henviste til projektet med renovering af indgangspartier og stiarealer ved Bymuren og anbefalede på den baggrund at forsamlingen afviste forslaget Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen henviste til præsentationen under pkt. 8 og mente at der var en god chance for at de samlede projekter kunne løse en række problematikker. Forslaget blev derefter sat under afstemning og dirigenten konstaterede at forslaget blev afvist, idet ingen stemte for, 6 stemte hverken for eller imod og resten stemte imod. Forslag 2 Årlig spuling/nedvaskning af portgennemgange Stillet af Lene Humle, Bymuren 89, 1. th. At der mindst en gang om året foretages en spuling/nedvaskning af alle portgennemgange. Baggrund: Dette fordi mange hunde letter ben der. Og i varmt vejr ser og lugter det ikke så hyggeligt. Da forslagsstilleren var bortrejst på dagen blev forslaget behandlet uden forelæggelse. Forslaget blev sat under afstemning og dirigenten konstaterede at forslaget blev enstemmigt vedtaget. Forslag 3 At opgangene i Bymuren får installeret dørtelefoner Stillet af Maibritt Enemark, Bymuren 101, 2. th. Baggrund: Dette vil gøre det noget mere trygt for os beboere, specielt set i lyset af den fortsatte uro i Stationsbyen. Har selv oplevet, at uvedkommende/uvelkomne har været oppe flere gange og ringe på min dør. Det meste af Hvidovre, herunder også afd. Nord her i Stationsbyen, har eller skal have installeret dørtelefoner, og jeg vil mene at det i høj grad også må være relevant for os også i Syd. Da forslagsstilleren var nødt til at gå før mødets afslutning blev dette forslag taget før de andre forslag. Formanden for afdelingsbestyrelsen, Jan Lemser, henviste til afdelingsbestyrelsens skriftlige indstilling og mente at det var den bedste måde at gøre det på. Derfor blev afdelingsbestyrelsens indstilling om at lade Ejendomskontoret undersøge hvilke løsninger der er mest hensigtsmæssige og på et senere møde forelægge anlægsudgifter og driftsomkostninger sat under afstemning. Dirigenten kunne konstatere at forslaget blev vedtaget med 1 stemme imod. Forslag 4 Det foreslås at der i afdelingen gennemføres en indsats for at forhindre hundeefterladenskaber, via skiltning, breve eller lignende. Stillet af Tina Uldall, Bymuren 169, 3.tv. Begrundelse: Vi kan ikke sende vores børn ud at lege uden at bede dem holde øje med hundelorte, og det er utroligt irriterende. Det sker ofte, jeg bare ser hundeejere, der lader deres hunde skide på vores græsplæner uden at rydde op efter dem. Side 4 af 6 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 18. maj 2015

5 Forslagsstilleren understregede at hun var ganske tilfreds med at der ikke i afdelingen var opsat en hel masse skilte. En beboer foreslog opsætning af stativer med hundeposer, en anden at man skulle lave en generel Ren by -kampagne. Dirigenten satte forslaget under afstemning og kunne konstatere at forslaget var vedtaget med 2 stemmer imod. Forslag 5 Etablering af cykelparkering med halvtag over eller ophævelse af forbud mod cykler i indgangspartier og portgennemgange. Stillet af Tina Uldall, Bymuren 169, 3.tv. Baggrund: Vi har skure til opbevaring, men det er de færreste familier, der også har plads til cykler derinde. Beboerne i hyblerne har slet ikke skur. Vi må ikke sætte vores cykler under halvtagene eller i indgangene og portene, og vi mangler således steder at sætte vores cykler i læ for regn og sne. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen henviste til projektet med indgangspartier og stiarealer, som ville blive præsenteret under pkt. 8. Efter en kort debat satte dirigenten forslaget under afstemning og kunne konstatere at forslaget blev afvist, da kun 2 stemmer var for. Ad. 6a Valg af formand til afdelingsbestyrelsen Formanden Jan Lemser bekræftede at han genopstillede og forsamlingen godkendte derefter valget med akklamation. Ad. 6b Valg af medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen Rauf Hazanezadeh og Ulla Loren Hansen genopstillede og Maibritt Enemark, Helle Eckholdt og Lene Seitzberg opstillede som nye kandidater. Afstemningen er efterfølgende fundet ugyldig, da en beboer havde fået fuldmagt fra 4 andre beboere og derfor havde 10 stemmesedler. Både forretningsordenen og Avedøre Boligselskabs vedtægter fastsætter at der ikke kan stemmes ved fuldmagt. Ligeledes har normalvedtægterne en ordlyd, der siger at der kun kan stemmes ved fremmøde. Der er derfor indkaldt til nyt ekstraordinært afdelingsmøde den 22. juni 2015 med dette punkt på dagsordenen. Ad. 7 Valg af medlemmer og suppleanter til Repræsentantskabet Palle Frydendahl Hansen genopstillede og Lene Seitzberg, Heidi Olesen og Anita Stysiek opstillede til det ny repræsentantskab. Da der skulle vælges 4 medlemmer til repræsentantskabet udover afdelingsbestyrelsen blev disse valgt uden afstemning for 1 år. Ad. 8 Orientering om byggesager mv. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen gennemgik en række projekter, som har krævet opmærksomhed siden sidste års ordinære møde. Først viste han på nogle slides i hvilke kategorier disse sager kunne falde. Vand- og varmemåling. Dette projekt er ikke endeligt afklaret men beregninger af boligareal og evt. kompensation vedr. varme er fuldført. Teknisk netværk. Pt. foregår en opgradering af netværkets hovedveje så det er klar til fremtidige behov. Desuden er der ved alle andre projekter nedgravet trækrør o.l. hvor det er muligt. Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 18. maj 2015 Side 5 af 6

6 Video overvågning Endelig tilladelse til opsætning af kameraer i terræn er på plads. Enkelte kameraer er opsat, de fleste forventes opsat i Køkkenrenovering (og baderum i visse rækkehuse). Der er nu udført et antal prøveboliger og erfaringerne fra disse vil blive overført til kommende projekter. I forbindelse med projektering udføres 3D tegninger for at sikre overblik. Udskiftning i Bymuren ventes at kunne udføres på kort tid, når alle elementer er kommet på lager. I visse rækkehuse skal der i forbindelse med renovering af baderum ændres på rørføringer i køkkenet og i disse boliger foretages der derfor renovering af køkken og badeværelse samtidig. Denne proces kræver en høj grad af koordinering, men der er ved at være opsamlet erfaringer, således projekterne kan komme til at køre mest effektivt. I de øvrige rækkehuse kan køkken og bad renoveres hver for sig og også her er der gennemført prøveboliger. I Hovedstihusene skal badeværelser renoveres og i den sammenhæng er det hensigtsmæssigt at ændre rørføringerne, hvorfor vi mange steder vil udføre renoveringerne samtidigt og koordineret med begge bolig-etager. Betonundersøgelser og reparationer. Indenfor dette år forventes det at igangsætte en dyberegående undersøgelse af betonelementer m.v. Eventuelle arbejder der skal udføres som konsekvens af disse undersøgelser vil, afhængigt af omfang og karakter, blive planlagt til udførelse snarest. Indgangspartier og stiarealer. En prøve på en renovering foran Bymurens opgange vil blive udført ved Bymuren 69 med forventet afslutning i år. Ombygning af indgang til foyeropgange. Et prøveprojekt til denne ombygning forventes udført snarest, måske påbegyndes det i år. Ad. 9 Eventuelt Der forelå ikke yderligere til behandling. Herefter afsluttede dirigenten mødet med tak for god ro og orden. Stationsbyen den 11. november 2015 Jes Rønving (sign) Referent Flemming Bagge-Nielsen (sign) Dirigent Side 6 af 6 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 18. maj 2015