Referat Indsamling og Bevaring

Referat Indsamling og Bevaring Møde: Fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere Dato og tidspunkt: 26. februar 2015 kl. 10-15 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra Rigsarkivet: vicedirektør Kirsten Villadsen, områdeleder Mette Hall- Andersen, seniorforsker Christian Larsen, arkivar Birgitte Vedel-Troelsen, områdeleder Jan Dalsten Sørensen (under pkt. 8-17), Rigsarkivaren under pkt. 10 Deltagere fra 7-arkiverne: 44 personer fra 25 arkiver, jf. deltagerliste sidst i referatet Fraværende: seniorkonsulent Flemming Nielsen, KL Dato: 16. marts 2015 Journalnr: 2013-007592 Referent: Christian Larsen 1. Velkomst Kirsten Villadsen Kristmar bød velkommen. 2. Arkivfagligt tema Oplæg om Grunddataprogrammet ved områdechef Mads Bjørn-Møldrup, Geodatastyrelsen, jf. powerpoint, der er vedlagt referatet. På spørgsmålet, om der vil være historiske data i Grunddataprogrammet, svarede Mads Bjørn- Møldrup, at det vil der være, men at det vil være op til den enkelte registermyndighed at definere omfanget. På spørgsmålet, hvordan Rigsarkivet ønsker Grunddataprogrammet arkiveret, svarede Mette Hall- Andersen, at programmet er blevet anmeldt til Rigsarkivet, og at man ser på det. 3. Rigsarkivets tilsyn med kommuner 2005-2006, 2008 og 2011 erfaringer og iagttagelser Christian Larsen fortalte, at Rigsarkivet siden 2005 har ført tilsyn med kommunerne 4 gange og til næste år skal i gang med den 5. tilsynsrunde. Tilsynet i 2005 viste, at der var 300 hyldekilometer papirarkivalier hos de danske kommuner. Mellem 20 og 30 procent af disse 300 km skulle bevares, men otte ud af ti kommuner havde ikke truffet beslutning om, hvad der skulle ske med deres papirarkivalier. På it-området viste tilsynet, at tre ud af 1

fire kommuner ikke havde besluttet sig, til hvilket arkiv de ville aflevere. Derfor tog Rigsarkivet kontakt til kommunerne om de it-systemer, som de havde indberettet. Alle kommuner fik en tilbagemelding, om kommunen havde bevaringsvurderet dens it-systemer korrekt. Endvidere opfordrede Rigsarkivet kommunerne til at etablere en arkiveringsstrategi med konkrete arkiveringstidspunkter. I 2008 gennemførte Rigsarkivet et nyt tilsyn med landets kommuner for bl.a. at afklare strukturreformens konsekvenser for arkiverne. Tilsynet viste, at 23 systemer ud af hen ved 3.500 systemer var gået tabt i forbindelse med kommunalreformen. Disse kommuner blev derfor indberettet til Statsforvaltningen for uhjemlet kassation. Et andet resultat var en oversigt over 7-arkiver. Før kommunalreformen havde 13 procent af kommunerne oprettet deres eget arkiv. Tilsynet i 2008 viste, at der nu var 33 stadsarkiver, som dækkede 34 procent af kommunerne, idet der i årene omkring kommunalreformen blev oprettet 14 nye stadsarkiver. Som ved tilsynet i 2005 satte tilsynet i 2008 gang i kommunale it-afleveringer, og Rigsarkivet modtog især fagsystemer, men få ESDH-systemer. Tilsynet i 2008 havde vist, at der var en række udestående i forhold til aflevering af it-systemer. Det blev derfor besluttet at foretage et mindre, opfølgende tilsyn, der primært fokuserede på, om kommunerne havde valgt modtagende, offentligt arkiv, og at afleveringsmodne data fra enkeltkommunale blev afleveret. Tilsynet viste bl.a., at der var 52 systemer, som skulle have været afleveret, og at der var 241 systemer uden oplyst sletningsfrist, således at der var et vist efterslæb. Endvidere at der i årene 2011-2015 skulle afleveres 178 systemer. Der var derfor fare for, at efterslæbet kunne blive større. Noget af efterslæbet skyldtes leverandørerne, som ikke havde været i stand til at lave en arkiveringsversion, eller som ikke tilbød denne ydelse. Kommunernes opgørelse over afleverede arkiveringsversioner viste, at der ikke var afleveret særligt mange journal- og ESDH-systemer, fordi kommunerne havde konverteret forgængernes systemer over i den nye kommunes ESDH-system, og fordi ESDH-afleveringer var dyrere end aflevering af fagsystemer uden dokumenter. Alle kommuner, der ikke havde en fortegnelse over bevaringsværdige systemer, blev bedt om at færdiggøre og indsende den til Rigsarkivet. Det drejede sig om 62 kommuner, som skulle indsende listen. 2

Endnu engang medførte tilsynet it-afleveringer til Rigsarkivet, denne gang også fagsystemer, men tillige flere ESDH-systemer. Hvis man skal opsummere erfaringer og iagttagelser fra tilsynene, kan man sige: At tilsynene har (forhåbentligt) gjort kommunerne mere opmærksom på arkiver og aflevering At 7-arkiverne er med til at øge denne synlighed og til at give os gode besvarelser At det er svært at få kommunerne til at svare til tiden og fyldestgørende At Rigsarkivet siden 2005 har slået på, at kommunerne burde have en arkiveringsstrategi. Men at ikke alle kommuner har sådanne lister over bevaringsværdige it-systemer og/eller vedligeholder dem At tilsynene medfører en større mængde afleveringer Men at aflevering stadig synes at komme som en overraskelse, især i de kommuner, som ikke har oprettet et 7-arkiv 4. Tilsyn med kommuner og regioner 2015 Mette Hall-Andersen orienterede om det kommende tilsyn, jf. powerpoint, der er vedlagt referatet. 5. Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne afrapportering Mette Hall-Andersen orienterede om afrapporteringen, jf. powerpoint, der er vedlagt referatet. Undersøgelsen findes på Rigsarkivets hjemmeside: http://www.sa.dk/content/dk/for_kommunale_myndigheder/samarbejde_med_statens_arkiver/kudvalget Hun fortalte, at K-udvalget har besluttet en række kompetenceudviklingstiltag. Da opgaven er forankret i K-udvalget, er de enkelte tiltag derfor fordelt på Rigsarkivet og ODA som arrangementsansvarlige. Christian Frederiksen kunne godt tænke sig en dialog med Datatilsynet. Kirsten Villadsen Kristmar svarede, at afdelingen Brugerservice og Formidling vil forsøge at tage dialog med Datatilsynet om den administrative håndtering, hvorimod det politiske er svært for Rigsarkivet og 7-arkiverne at løfte. Måske kan det ske i forbindelse med en arkivlovsrevision. 6. Spørgeskemaundersøgelse om børnesager - status Mette Hall-Andersen orienterede om tilsynet, jf. powerpoint, der er vedlagt referatet. Resultaterne af tilsynet vil senere blive publiceret. Mie Andersen sagde, at man altid skal i arkivet og lede, uanset om sagerne er kasseret eller ej, så udgiften til ekspedition forsvinder ikke, selvom sagerne er kasserede. 3

7. Bevarings- og kassationsbestemmelser og vejledningsmateriale papir og it Bk-bestemmelser Christian Larsen fortalte, at revision af bk-bestemmelserne vil finde sted i 2016. Opdatering af vejledning Som omtalt på mødet i august, har K-udvalget behandlet en række mindre ændringer til vejledningen. Når den ændrede vejledning er internt godkendt, vil den blive lagt på hjemmesiden og en nyhedsmail sendt ud. De væsentligste ændringer er: Opdateret afsnit om materiale på intranet, internet, fællesdrev Nyt afsnit om varetagelse af arkivmæssige hensyn Opdateret afsnit om selvejende/private institutioner og arkivloven Opdateret tekst som følge af nye regler om anmeldelse af kommunale skannings- og digitaliseringsprojekter Indsat passus om, at integrationssager skal bevares, selvom vedkommende får kontanthjælp Indsat tekst om midlertidig stop for kassation af børnesager på papir Indsat ny tekst med definition af byggesag og af særlige/principielle byggesager og opdateret tekst om indskanning af byggesager og om udlevering af byggesager efter endt skanning Opdatering af dataflowsanalyser På grund af andre og mere presserende opgaver har Rigsarkivet udskudt opdateringen til revision af bk-bestemmelserne i 2016. Skriftlige forespørgsler Rigsarkivet får en del skriftlige spørgsmål fra kommuner og regioner (cirka 170-180 spørgsmål om året), hvoraf hovedparten kommer fra kommuner. 8. Bevaring (fysisk) og aflevering af it-arkivalier Jan Dalsten Sørensen orienterede om, at Rigsarkivet har foretaget et skift i bevaringsstrategien, idet man har valgt LTO-bånd for det ene spor. Det skyldes bl.a., at Rigsarkivet får store afleveringer, 25 tb sidste år, og p.t. er der 40 tb i proces, og derfor er der behov for mere kapacitet. Rigsarkivet vil formentlig gå over til Blu-Ray for det optiske eksemplars vedkommende. Man er meget opmærksom på, at data lagres med forskellige teknologier og flere steder, og derfor bibeholdes det ene eksemplar på optiske medier indtil videre. 4

Spørgeskemaundersøgelsen hos 7-arkiverne viste, at nogle arkiver håndterer meget få eksemplarer, mens andre har mange eksemplarer. Dette kan danne basis for erfaringsudveksling, og Rigsarkivet arbejder på at lave temadag om bevaringsspørgsmål med fokus på bevaringsmedier. De arkiver, der har input eller ønsker til temadagen, kan skrive til Jan Dalsten Sørensen. 9. Afleveringsregler og erfaringsudveksling mht. bekendtgørelse 1007 Jan Dalsten Sørensen fortalte, at Rigsarkivet har arbejdet på nye retningslinjer for aflevering af geodata, og at man, i samarbejde med GST, har valgt en anden standard for aflevering af geodata, nemlig 3.1.1. Der kommer en udmelding herom samt vejledning i første kvartal 2015. En eksemplararkiveringsversion kommer snart på Rigsarkivets hjemmeside. Han orienterede endvidere om det fælleseuropæiske projekt E-ARK, der arbejder på fælles regler for aflevering, tilgængeliggørelse m.v. I projektet er det Slovenien, som arbejder med geodata, og de har valgt at følge Rigsarkivets retningslinjer. Det kan være, at der kommer en mindre ændring i bek. 1007 i år, men der vil ikke være tale om revolutioner, idet Rigsarkivet afventer færdiggørelsen af E-ARK. Her arbejdes der bl.a. med et udtræksværktøj (gratis og open source), hvor der skal køres pilotforsøg i år. Der er gode udsigter til, at man når til en fælles forståelse, måske ikke lige bek. 1007, men noget, der ligner regelsættet i bekendtgørelsen. Se mere på: http://www.eark-project.com/. Sletning i driftsversioner, når data er afleveret som øjebliksbillede Jan Dalsten Sørensen redegjorde for baggrunden, som er aflevering af øjebliksbilleder af ESDHsystemer med passende mellemrum. Spørgsmålet fra Københavns Stadsarkiv gik på, om data må slettes i driftsbilledet, når de indgår i øjebliksbilledet. Vejledningsmaterialet til bek. 1007 kan i visse tilfælde forstås således, at man ved aflevering af øjebliksbilleder kun må slette dokumenter, der indgår i arkiveringsversionen, men ikke de tilhørende metadata, før der er foretaget slutaflevering. Der kan dog være oplysninger, som skal slettes ifølge anmeldelsen til Datatilsynet, og Rigsarkivet har derfor svaret Københavns Stadsarkiv, at man godt må slette metadata om sager og dokumenter, som er afleveret til og godkendt af et offentligt arkiv. Det skal dog sikres, at arkivmæssige hensyn varetages på en måde, så sletningen ikke gør fremtidig tilgængeliggørelse unødig problematisk.hertil kommer, at en evt. sletningsrutine skal dokumenteres i arkiveringsversionen. Håndtering af fejllister i forbindelse med aflevering af it-systemer med dokumenter Christian Larsen opridsede baggrunden, nemlig en henvendelse fra Aalborg Stadsarkiv om, hvilke krav man som 7-arkiv kan stille til en afleverende myndighed om at genoprette dokumenter, der ikke kan konverteres til arkivformat. 5

Ved afleveringer til Rigsarkivet er proceduren, at myndigheden skal indsende fejllisten, som derefter gennemgås af Rigsarkivet, evt. med tilbagemelding om at gøre noget mere ved de resterende dokumenter. Når fejllisten er helt på plads, får myndigheden et notat, der placeres i kontekstdokumentationen sammen med fejllisten, og som forklarer, hvorfor dokumenterne ikke kan indgå i arkiveringsversionen. På de fejlede dokumenters plads lægges et dummy-dokument. Der udspandt sig derpå en drøftelse af, hvordan man håndterer dokumenter, der ikke kan konverteres til arkivformat, og hvordan man dokumenterer dette i arkiveringsversionen. Flere efterlyste retningslinjer for, hvor langt man som 7-arkiv kan gå, og hvor mange ressourcer der skal anvendes på at rekonstruere dokumenterne hvornår er der gjort nok? Mette Hall-Andersen svarede, at enkelte myndigheder har anvendt en del ressourcer på at rekonstruere dokumenter. Flere påpegede, at det også var vigtigt at skelne mellem bruttolisten, som er resultatet af tiffningen, og som forvaltningen skal arbejde med i rekonstrueringen, og så nettolisten over de dokumenter, hvor man ikke kunne gøre mere. Andre påpegede, at man ved gennemgang af bruttolisten skulle holde den op mod bk-bestemmelserne og frasortere dokumenter, der ikke skulle bevares, så man kun fokuserede på bevaringsværdige dokumenter. Endvidere at man skal bestræbe sig på, at man ikke får vanskelige dokumentformater ind i systemet, dvs. løbende kvalitetssikring. Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at hvis der er store grupper af dokumenter, der ikke kan konverteres til arkivformat, og skaden er så stor og uoprettelig, at der er tale om manglende varetagelse af arkivmæssige hensyn, bliver arkivet nødt til at meddele Rigsarkivet det. Rigsarkivet har hjemmel til at pålægge kommunerne at genoprette arkivalier. Desuden vil Rigsarkivet udarbejde vejledning om, hvordan man håndterer fejldokumenter. 10. DAMD-sagen Rigsarkivaren orienterede om DAMD-sagen. Region Syddanmark har fået lov til at oprette et it-system med fire sygdomme (diabetes, KOL, depression og hjertesvigt), men har taget 700 diagnoser med. Det har udløst en debat i medierne og spørgsmål til ministeren. Rigsarkivet har meldt ud, at basen er bevaringsværdigt, hvorimod kulturministeren har sagt, at basen skal slettes. Det er nu endt med, at ministeren har udsendt forslag om en ændring af arkivlovens 9, 23 og 42. Af forslaget fremgår det, at sundhedsmyndigheders datasamlinger, som indeholder personoplysninger om patienters helbredsforhold, øvrige rent private forhold og andre fortrolige oplysninger i forbindelse med patientbehandling, der er konstateret retsstridigt indsamlet, blokeres for adgang i 120 år, og at tilgængelighedsfristen for offentlig adgang til materialet herefter sættes til yderligere 110 år. I tilgængelighedsperioden på 110 år kan forskere få adgang til materiale i anonymiseret form. 6

I lovforslaget er også medtaget ændringen af Statens Arkiver til Rigsarkivet. Lovforslaget kan læses i sin fulde længde her: https://hoeringsportalen.dk/hearing/details/45436. Forslaget får også betydning for kommunerne, hvis der skal afleveres sundhedsdata. Her får modtagende arkiv pligt til at spørge afleverende myndighed, om data er indsamlet lovligt, og dette skal dokumenteres i afleveringssagen og i arkivbeskrivelsesfilen. Hvordan det mere konkret skal ske, afventer forslagets vedtagelse. På spørgsmål, om forslaget kun gælder data indsamlet efter sundhedsloven, svarede Rigsarkivaren, at forslaget gælder sundhedsområdet i videste forstand. På spørgsmål om, hvorfor Rigsarkivet ikke var gået med til at slette basen, svarede Rigsarkivaren, at man havde fundet indholdet bevaringsværdigt, og at der i arkivloven ikke står noget om, hvordan data er opsamlet. 11. Tilgængeliggørelse, hvad og hvordan Jan Dalsten Sørensen fortalte, at der før jul 2014 var kommet 300 beskrivelser af arkiveringsversioner på Sofia, Rigsarkivets hjemmeside for tilgængeliggørelse af digitale data. Dermed er der beskrivelser af cirka 500 arkiveringsversioner på siden: http://sofia.sa.dk. 12. Hjælpeværktøjer (inkl. ADA) Jan Dalsten Sørensen orienterede om det videreudviklingsforløb med implementering af automatiske test, der var foregået i slutningen af 2014, og hvor der nu er kommet en version 2.3.0 på nettet. Dog er der ikke implementeret test af gml. Rigsarkivet har defineret ønsker og behov til en kommende videreudvikling af ADA, herunder bl.a. at man kan genstarte en testproces, der er stoppet undervejs, især i systemer med mange dokumenter. Hvordan it-udviklingstimerne skal prioriteres, besluttes dog af Rigsarkivets direktion, og det er derfor usikkert, om og hvornår et sådant projekt igangsættes. Har man udfordringer med ADA, kan man som altid skrive til ADA-meldinger: ada-meldinger@sa.dk. 13. Afleveringer fra standardsystemer/paradigmesager Christian Larsen sagde, at der var blevet skrevet ud til alle 7-arkiver, om man havde udarbejdet en paradigmesag efter bek. 1007, idet oplysningerne skulle samles i en liste, der viste, hvilke paradigmesager 7-arkiverne og Rigsarkivet har udarbejdet. Listen er nu kommet på Rigsarkivets hjemmeside: 7

http://www.sa.dk/content/dk/for_kommunale_myndigheder/aflevering/aflevering_af_data_fra_itsystemer/aflevering_efter_bek_1007 Status på igangværende paradigmesager i Rigsarkivet er: KMD Sag: Status på pilotafleveringerne af KMD Sag Basis og Journal (Viborg) og KMD Sag EDH (Kalundborg) er, at Viborg genafleveres april 2015, mens Kalundborg er blevet returneret januar 2015, da der er en ekstra mappe ved navn 1 inden selve dokumentet, det gælder for alle mapper i dokumentsamlingen. KMD EKJ: Der er sket ikke noget siden efteråret 2014. KMD Elev: Rigsarkivet er i dialog med KMD om udformningen af SQL-sætningerne. KMD Opus Økonomi: Der er kommet nye folk i KMD på opgaven, og Rigsarkivet skal derfor have et nyt møde med KMD. KMD Valgopgørelse: Regionerne har indgået kontrakt med KMD om regionsrådsvalgdata, og der skal afholdes startmøde snart. Status på kommunevalgsdata kendes ikke. KMD ØS: Afleveringsbestemmelse er på trapperne. FilArkiv: Der er intet nyt om pilotprojektet med Allerød Kommune. GeoEnviron: I samarbejde med NEA og KOMDA arbejdes der på en paradigmesag, hvor GeoKon har leveret teknisk materiale, der skal ses nærmere på. Et par kommuner har søgt om at blive fritaget for at aflevere data fra GeoEnviron, da man har flyttet alle sager over i kommunens ESDH-system og ikke mener, at de resterende data er væsentlige nok til bevaring. Rigsarkivet har ikke kunnet give denne fritagelse, da de nuværende bestemmelser ikke giver mulighed herfor. Men man vil se på dette forhold ved revision af bk-bestemmelserne i 2016. Aveleo (nu KMD): Uniq Omsorg fra Skanderborg Kommune er blevet afleveret, men returneret på grund af en række grundlæggende fejl i arkiveringsversionen. 14. Orientering fra K-udvalget Kirsten Villadsen Kristmar sagde, at udvalget ud over de punkter, der allerede var blevet nævnt havde beskæftiget sig med 60-selskabernes arkivforhold. Der er udarbejdet en oversigt over gældende bk-bestemmelser for disse selskaber, som vil komme på nettet sammen med svar på en række spørgsmål, der er stillet af arkiverne i København, Frederiksberg og Tårnby. KMD-gruppen Christian Larsen fortalte: Siden sidst har der været afholdt møde 1. oktober 2014, hvor vi drøftede produktionsplan 2014 og 2015, herunder kvalitetssikring og genafleveringer af de afleveringer, som KMD udarbejder. Endvidere talte vi om, hvordan man forbedrer den løbende kommunikation mellem KMD og arkiverne. Ligeledes fik vi en status på en række systemer. Mødet blev afsluttet med 8

præsentation af pilotaflevering af KMD Sag EDH ved Kalundborg Kommune. Der er ikke aftalt nyt møde endnu. Møde om en arkiveringsservice Christian Larsen fortalte om det møde, som havde fundet sted i KL-huset 30. januar 2015 med forslag til en arkiveringsservice, der kunne automatisere aflevering af data fra it-systemer. Baggrunden for en arkiveringsservice er ifølge KL s chefarkitekt Erik Helweg og programleder Flemming Hartwich, Ringsted og Sorø kommuner, først og fremmest en ambition om at kunne reducere omkostninger til digital arkivering. Der er også en ambition om at kunne adskille leverancen af arkiveringsversioner fra systemleverandøren; det samme gjorde sig gældende med selve dataudtrækket. Der er nu blevet nedsat en arbejdsgruppe, bl.a. med repræsentanter fra 7-arkiverne, som skal se nærmere på en business case for arkiveringsservicen. 15. Næste møde forslag til dagsordenspunkter Der var følgende ønsker til næste møde: Kvalitetssikring i it-systemer med dokumenter Håndtering af fejllister Pilotaflevering på KMD Sag Arkiveringsservice Tilsyn med kommunerne 2015 Opfølgning på tilsynet med børnesager Revision af bk-bestemmelser 2016 16. Eventuelt Pernille Grouleff Poulsen sagde, at KL var savnet på dagens møde. 17. Tak for i dag Kirsten Villadsen Kristmar takkede for et godt møde. 9

Deltagerliste torsdag 26. februar 2015 Andreas Bille Brahe Maria Løvenstrøm Anette Eriksen Michael Boel Winther Person tilmeldt af Michael B. W. Lise Schifter Finn Guldbæk Casper Thomsen Juhl Karen M. Olesen Ann-Sofie Wiil Jesper Hanberg Vanessa Venn Camilla Müller Berg Christensen Christian Frederiksen Anders Orris Trine Skovlund Jørgensen Jesper Helbo Michael Johansen Lone Venderby Rikke Byrdal Nielsen Peter Blumensaadt Anders Hell Hansen Lise Qwist Nielsen Daniel Bøgsted-Møller Pernille Grouleff Poulsen Lise Skjøt-Pedersen Lasse Krogh Mie Andersen Emilie Eskelund Larsen Timm Frank Claus Thøgersen Tina Knudsen Jensen Martha Haarløv Morten Richardt Lars Bo Hansen Claus Gammelgaard Anne Lei Mikkel Hansen Stage Bornholm Bornholm Bornholm Egedal Egedal Fredensborg Fredensborg Frederikshavn Frederikshavn Frederikssund Frederikssund Gentofte Greve Guldborgsund Haderslev Haderslev Hjørring Hjørring Hjørring Hjørring Holbæk Kolding Københavns Københavns Københavns Lyngby-Taarbæk Mariagerfjord Næstved Næstved Odense Odense Randers Roskilde Rudersdal Rudersdal Silkeborg Thisted Vejle 10

Frank Bache Andersen Simon Stidsing Hansen Rasmus Grunwald Falk Mie Rise Jönsson Søren Bitsch Christensen Claus Juhl Knudsen Vejle Aalborg Aalborg Aalborg Aarhus Aarhus 11