Briefing Eversheds HR Briefing August 2009 1 Indledning 2 Baggrund 3 Etablering af whistleblower hotline - trin for trin 4 Eversheds HR Group Whistleblower hotlines (2) Indledning Skal medarbejderne informeres inden etablering af en whistleblower ordning? Skal medarbejderne samtykke til etablering af ordningen? Kontaktinformation Eversheds Advokataktieselskab Østergade 27 DK-1100 København K t: 33 75 05 05 f: 33 75 05 00 www.eversheds.dk Disse og flere andre praktiske spørgsmål får du svar på i denne briefing. Baggrund I forrige briefing blev nogle indledende og grundlæggende spørgsmål gennemgået. I denne briefing gennemgås etablering af en whistleblower hotline trin for trin. Næste briefing vil omhandle Datatilsynets skrivelse af 27. juli 2009 vedrørende fremgangsmåden ved anmeldelse af whistleblower systemer. Etablering af en whistleblower hotline - trin for trin Trin 1 - Overvej årsagen til etablering af en hotline Det følger af persondataloven, at etablering af en whistleblower ordning skal bygge på et sagligt grundlag. Dette må ses i sammenhæng med, at virksomheden skal oplyse årsagen til, at ordningen ønskes etableret, når der søges om Datatilsynets godkendelse. Det er derfor vigtigt, at virksomheden gør sig klart hvorfor ordningen ønskes. Det vil sige, at virksomheden skal konkretisere de hensyn/overvejelser, som bærer virksomhedens ønske. Som eksempler på saglige hensyn, der kan berettige til indførelse af en whistleblower hotline, kan nævnes virksomhedens ønske om et system, hvor medarbejdere kan indberette mistanke om uregelmæssigheder vedrørende regnskabsføring, revision mv. Et andet eksempel kunne være ønsket om, at medarbejdere kan indberette vold eller seksuelle overgreb. I øvrigt viser erfaringen, at de virksomheder, som allerede i de første faser har gjort sig årsagen klart, ofte får en hurtigere og mere smidig ansøgningsproces. 1
Trin 2 - Information til medarbejderne Virksomheden skal i overensstemmelse med persondataloven udvise god databehandlingsskik. Datatilsynet fortolker reglerne således, at virksomheden blandt andet skal informere medarbejderne om whistleblower ordningen inden etableringen. Trin 3 - Høring af Samarbejdsudvalget Er der et Samarbejdsudvalg, vil virksomheden typisk være forpligtet til at høre dette inden etablering af ordningen. Høringsforpligtelsen vil enten være hjemlet i den overenskomst, som gælder for virksomheden, eller i Informationsloven (Lov 303/2005 om information og høring af lønmodtagere). Trin 4 - Indhentelse af medarbejdersamtykke før etablering af whistleblower ordningen? Mange virksomheder spørger, om der skal indhentes medarbejdersamtykke inden ordningen indføres. Et samtykke er i persondatalovens 3, nr. 8 defineret som enhver frivillig, specifik og informeret viljestilkendegivelse, hvorved den registrerede indvilger i, at oplysninger, der vedrører den pågældende selv, gøres til genstand for behandling. Der stilles således krav til, at et samtykke skal være specifikt og informeret. I kravet om, at et samtykke skal være specifikt ligger, at et samtykke skal være så konkret, at det klart og utvetydigt fremgår, hvad der meddeles samtykke til. Det vil således være et krav, at det af samtykket fremgår, hvilke typer af oplysninger der gives tilladelse til at behandle, hvem der må foretage behandlingen og til hvilke formål, behandlingen kan ske. I kravet om, at et samtykke skal være informeret ligger, at det skal være gjort den samtykkende klart, hvad det er vedkommende samtykker til. Virksomheden må således sikre sig, at den samtykkende gives tilstrækkelig information til at kunne vurdere, hvorvidt han/hun ønsker at samtykke. Kort sagt betyder dette, at den der samtykker, fuldt ud skal kunne overskue og vurdere det, han samtykker til. Virksomheden er ikke forpligtet til at indhente et medarbejdersamtykke inden etableringen af en hotline i medfør af persondataloven. Når dette er sagt, er det ofte ikke en dårlig idé at indhente medarbejdersamtykker på etableringstidspunktet. Mange virksomheder vurderer, at det kan medvirke til en forståelse og accept af ordningen, at medarbejderen samtykker til denne. Datatilsynet har udtalt, at det lægger vægt på, at virksomheder forud for implementeringen af en whistleblower hotline informerer medarbejderne om systemets funktion og indretning, samt de nærmere omstændigheder ved en eventuel indsamling af oplysninger, da dette er udtryk for, at virksomheden udviser god databehandlingsskik. Men det er vigtigt at gøre sig klart, at hvis der indhentes samtykke fra medarbejderne, allerede når ordningen etableres, vil dette ikke kunne strækkes til også at omfatte en eventuel senere behandling af personoplysninger om den samtykkende. Der kan ganske enkelt - på etableringstidspunktet - ikke gives tilstrækkelig specifik information, da en behandling på dette tidspunkt ikke er aktualiseret. Der vil således efterfølgende skulle etableres en behandlingshjemmel. Dette vil blive et tema i en følgende briefing om Datatilsynets skrivelse af 27. juli 2009. 2
Trin 5 - Anmeldelse og implementering Anmeldelse Når virksomheden har opfyldt sine persondataretlige og arbejdsretlige informations- og høringsforpligtelser, kan der ansøges om Datatilsynets tilladelse til at etablere ordningen. Anmeldelsen kan foretages elektronisk eller manuelt ved at benytte en anmeldelsesblanket på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk Datatilsynet har udarbejdet en hjemmesidetekst om fremgangsmåden ved anmeldelser af whistleblower systemer, som til dels kan fungere som en vejledning til anmeldelsesblanketten. Datatilsynets tilladelse kan søges mod betaling af kr. 1.000,00. Virksomheden skal være opmærksom på, at ordningen ikke må iværksættes før Datatilsynets tilladelse foreligger Trin 6 - Personalepolitik Når tilladelsen til etableringen forligger, vil det være hensigtsmæssigt for virksomheden at udarbejde en specifik personalepolitik, som omhandler whistleblower systemet, herunder formålet med systemet og den korrekte brug heraf. Ved udarbejdelse af en specifik personalepolitik opnår virksomheden, at whistleblower systemet bliver synbart, forståeligt og anvendeligt for medarbejderne i virksomheden, og den er dermed med til at styrke chancen for systemets succes i virksomheden. Eversheds HR Group Hans Juhler, partner Hans har igennem en lang årrække specialiseret sig indenfor arbejds- og ansættelsesret, og er anerkendt som en af de førende eksperter indenfor området. Hans leder Eversheds HRafdeling i København. Hans viden og erfaring dækker stort set alle ansættelsesretlige aspekter. Han rådgiver blandt andet i forbindelse med etablering af ansættelsesforhold (herunder direktøransættelser), overenskomstforhandlinger, anvendelse af udenlandsk arbejdskraft individuelle afskedigelser, masseafskedigelser, outsourcing, ophør af direktøransættelser samt pensionsforhold. Hans har betydelig erfaring med førelse af retssager, både ved de almindelige domstole, faglig voldgift, afskedigelsesnævn og arbejdsretten, ligesom han deltager i retsmægling. Desuden er Hans regelmæssigt udpeget som voldgiftsdommer. Hans har møderet for Højesteret. Hans er uddannet på Københavns universitet. Efterfølgende var han blandt andet i en lang periode leder af ansættelsesretsafdelingen i advokatfirmaet Poul Schmith/Kammeradvokaten, som er statens faste advokatforbindelse. Hans har stor undervisningskompetence. Han har tidligere undervist i blandt andet procesret på Københavns Universitet og i ansættelsesret på Advokatrådets fuldmægtiguddannelse. Hans er regelmæssig underviser på ansættelsesretlige kurser. Hans er omtalt i The Legal 500 og i the Guide to the World's Leading Labour & Employment Lawyers 2009. Hans er også anerkendt i Chambers Europe 2009 blandt de førende inden for sit område. t: 33 75 05 88 e: hansjuhler@eversheds.com 3
Jakob Karlsen, associate Jakob rådgiver private arbejdsgivere inden for alle dele af arbejds- og ansættelsesretten, og Jakob har betydelig erfaring inden for retssagsbehandling samt rådgivning i forbindelse med virksomhedsoverdragelser. Derudover beskæftiger Jakob sig med direktørforhold, masseafskedigelser, ansættelsesretlige problemstillinger i forbindelse med indgåelse og fortolkning af overenskomster, ligebehandlingssager, aktiebaserede incitamentsordninger, udarbejdelse af compliance programmer samt almen ansættelsesretlig rådgivning. Endvidere har Jakob rådgivet en række større virksomheder i persondataretlige spørgsmål. Jakob er uddannet fra Københavns Universitet, har møderet for landsret og var i perioden januar - marts 2007 konstitueret landsdommer ved Østre Landsret. t: 33 75 05 56 e: jakobkarlsen@eversheds.com Sanne Bech, advokat Sanne er advokat i Eversheds HR-team. Hun beskæftiger sig med de fleste aspekter af arbejds- og ansættelsesretten med hovedvægten på rådgivning af danske og udenlandske virksomheder. Sanne rådgiver således om traditionelle funktionærretlige spørgsmål, såsom fortolkning af ansættelseskontrakter, afskedigelser og forhandling af fratrædelsesaftaler, ligesom hun rådgiver om direktørers ansættelsesforhold, herunder kunde- og konkurrenceklausuler. Sanne har særlig erfaring indenfor kollektiv arbejdsret og rådgiver således både om overenskomstkonflikter, overenskomstindgåelse og overenskomst-implementeret lovgivning (for eksempel masseafskedigelse). Sanne har desuden særlig erfaring med rådgivning vedrørende arbejdsretlige informations- og forhandlingsforpligtelser, herunder i virksomhedsoverdragelsessituationer. Derudover har hun særlig erfaring med udstationeringsforhold samt arbejdsog opholdstilladelser og rådgiver således for eksempel udenlandske virksomheder om udstationering af medarbejdere til Danmark. Sanne er desuden forfatter og medforfatter af en række juridiske artikler og udgivelser. t: 33 75 05 64 e: sannebech@eversheds.com 4
Susanne Stougaard, advokatfuldmægtig Susanne beskæftiger sig med kollektiv og individuel arbejds- og ansættelsesret med hovedvægten på rådgivning af virksomheder, såvel danske som udenlandske. Susanne har særligt erfaring med rådgivning om indgåelse af ansættelseskontrakter, ophør af ansættelsesforhold herunder masseafskedigelser, databeskyttelse samt arbejds- og opholdstilladelser. Derudover har Susanne erfaring med forhandling og indgåelse af direktørkontrakter, herunder kundeog konkurrenceklausuler og fratrædelsesaftaler. Susanne er medforfatter på "EU & International Employment Law" (Jordan Publishing 2008) og "Employment Law In Europe" (Tottle Publishing 2009), hvor hun har bidraget kapitlerne om dansk ansættelsesret samt på artiklen "Finanskrisen - reduktion i medarbejderstab et nødvendigt onde", udgivet i fagbladet Biotek, Diagnostik. Susanne har under sin studietid været ansat som medlemsrådgiver i arbejdsgiverforeningerne Dansk Erhverv og HTS-A (Handel, Transport og Service). Susanne blev cand.jur. i januar 2008 fra Københavns Universitet. Hun har tillige studeret ved Katholieke Universiteit Leuven, Belgien. t: 33 75 05 89 e: susannestougaard@eversheds.com Your information will be held by Eversheds Advokataktieselskab ( Eversheds ), in accordance with the Lov om behandling af personoplysninger and added to our marketing databases. It may be used for internal statistic analysis, to fulfil any requests from you for further information and services and, unless you have asked us not to, to contact you about other services or events offered by Eversheds or our associated offices (some of which are outside the EEA), but we will only allow their use for the purposes mentioned above. We may also transfer your details to any successor to our business (or a relevant part of it). An up to date list of our associated offices and their locations can be found on our website at www.eversheds.com. This privacy statement applies to all information that we hold about you. If you do not want your information to be used in this way or your information is incorrect, please contact Malene Vig Hjarnaa by writing to Eversheds, Østergade 27, DK-1100 København K or send an e-mail to malenevighjarnaa@eversheds.com. Alternatively call +45 33 75 05 05 and we will assist you with your queries. 5