Referat - Minutes of Meeting Dansk Canadisk Amerikansk Venskabsforening Møde Generalforsamling Dato 10. marts 2012 Sted Deltagere Referent Antal sider Hornstrup Centeret, Kirkebyvej 33, Vejle 26 medlemmer foruden fem bestyrelsesmedlemmer og suppleanten. Jens Rasmussen 6 inkl. forside 13. marts 2011 / JR
Generalforsamlingen blev afholdt i Hornstrup Centeret, Kirkebyvej 33, Vejle, lørdag den 10. marts 2012 kl. 13.30. 31 medlemmer deltog i generalforsamlingen. Venskabsforeningens formand Jørgen Dieckmann Rasmussen bød velkommen med at sige, at alle medlemmer havde modtaget en opkrævning på kontingent samt et brev, der bl.a. rummede en indkaldelse til generalforsamlingen i dag. Dette varsel overholdt ikke vedtægternes krav, så generalforsamlingen var formelt ikke lovlig. Desuden kunne han berette, at regnskabet nok var afleveret til revisor, men ikke forelå i revideret stand. Han appellerede derfor til forsamlingen, at generalforsamlingen blev gennemført, så vidt det nu var muligt, og at alle beslutninger m.m. blev fremlagt på en ekstraordinær generalforsamling den 28. april i Cafeteriet i Danmarks Trafikcenter Vejle (afkørsel 59). Forsamlingen godkendte forslaget, og forhandlingerne begyndte derpå efter følgende Dagsorden 1. Valg af dirigent og referent 2. Bestyrelsens beretning 3. Fremlæggelse af årsregnskab 2011 4. Budget 2011 og fastlæggelse af kontingent 2011 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleant 6. Valg af revisor 7. Indkomne forslag 8. Eventuelt Punkt 1: Valg af dirigent og referent Bestyrelsen foreslog Venskabsforeningens næstformand Svend Faarvang til dirigent og Venskabsforeningens sekretær Jens Rasmussen til dirigent. Begge accepterede, og Svend Faarvang takkede for valget og indledte med at konstatere, at generalforsamlingen som allerede nævnt i formandens velkomst ikke var lovligt indvarslet i henhold til vedtægterne, men at bestyrelsen meget gerne ville have foretaget valg m.m. Forsamlingen tilsluttede sig dette. Punkt 2: Bestyrelsens beretning Formanden for CAFS, Jørgen Dieckmann Rasmussen, aflagde bestyrelsens beretning for 2011:»Jeg tror, I kender det alle sammen: Der findes gode år, og der findes dårlige. Aldrig havde jeg forestillet mig, at dårlige år også skulle ramme arbejdet i Venskabsforeningen, men sådan gik det desværre sidste år. 2011 blev ikke et godt år. Stort set alt foregik efter Murphys lov: Hvad der kunne gå galt, gik galt! Med al den modgang blev det også et år, som tappede bestyrelsen totalt for kræfter, så på et tidspunkt i efteråret var 2
stort set alle bestyrelsesposter billigt til salg undtagen næstformanden Svend Faarvangs, for han nød Nordamerika på fire eller måske seks hjul under en tre måneder lang orlov i USA. Men der var ingen købere til de andre poster. Når jeg nævner Murphys lov, kan I regne ud, at der har været mange sten på vejen i 2011. I bestyrelsens beretning kunne jeg bruge mange timer på at fortælle om hvert enkelt problem, men det vil efter min mening være for omstændeligt at gå i detaljer. Sammenfattende kan man sige, at vi har brugt megen tid på at etablere bankforbindelse, løb ind i massive tekniske problemer m.h.t. omlægning af medlemskartotek, har haft for travlt i vore faste jobs til at finde ekstra tid til Venskabsforeningsarbejdet hvor ondt det end har gjort og så er vi sikkert også blevet for gamle i gårde. Yderligere er det uden tvivl også rigtigt, at jeg som formand ikke har uddelegeret nok. Man kan sammenfatte det på anden måde: Vi havde en ressourcemangel, som var vanskelig at løse i den givne situation heldigvis mener vi i de nye kandidater til bestyrelsen at have fundet såvel kompetente som energiske personer, som kan påtage sig store arbejdsopgaver og give»os gamle«nogle tiltrængte, men uden tvivl også velfortjente spark bagi. Venskabsforeningen skal nemlig videre, da den efter vores opfattelse stadig har en mission. Vi har faktisk 50 års jubilæum i år det er en høj alder for en forening af den type, men desværre har vi ikke fundet kræfter til at fejre det i første halvår. De nævnte ressourceproblemer fik som konsekvens, at vore mange planer for 2011 ikke blev realiseret der blev kun udsendt ét nummer af medlemsbladet mod planlagt fire, og det er ikke tilfredsstillende. Der blev kun holdt ét medlemsarrangement i maj på efterskolen i Tommerup, hvor Larry Kjearsgaard fra Museet i Dickson fortalte om projektet og de mange aktiviteter omkring det. Men to svaler gør ingen somme bestyrelsen følte ikke, vi leverede varen, så derfor blev der ikke opkrævet kontingent for 2011. om, vi ikke leverede varer til. Kontingent har vi til gengæld opkrævet nu, som I har mærket. Der er udsendt næsten 1.400 kuverter, og det har ikke overraskende ført til udmeldelser. Omkring 75 medlemmer har meldt sig ud ved direkte henvendelse til Anni Filt. Nogle medlemmer var afgået ved døden, har vi fået at vide, og de er selvfølgelig blevet slettet. Endelig er en del kuverter kommet retur med ugyldig adresse. Gyldige adresser er blevet fundet, og nye breve er blevet udsendt forhåbentlig med en fastholdelse af medlemskabet til følge. Lad os håbe, vi har omkring 1000 medlemmer tilbage, når vi i slutningen af marts trækker lod om tre rejsegavekort på 1.500 kr. fra Jysk Rejsebureau blandt de medlemmer, der har betalt kontingent i inden 1. april. Til de lysere indslag i beretningen for 2012 hører samarbejdet med Jysk Rejsebureau. Vi har indgået en ny samarbejdsaftale med firmaet, som sikrer vore medlemmer med mere end seks måneders anciennitet 10 % på køb af rejser til Nordamerika. Desuden er det aftalt, at to navngivne rejsekonsulenter har Venskabsforeningens medlemmer som deres specielle kundegruppe. Det har vi allerede fået det de første positive tilbagemeldinger på. Det er lidt som i gamle dage, hvor man kendte de personer, man talte i telefon med. I næste nummer af Curious vil de i øvrigt blive præsenteret yderligere. Apropos Curious det første nummer er i produktion og udsendes hurtigst muligt, når alt m.h.t. den ekstraordinære generalforsamling er faldet på plads, så den kan annonce- 3
res ad den vej. Yderligere tre numre følger i 2012 i henholdsvis juni, september og december. Og så skal vi i gang med hjemmesiden igen. Helle Rettig har været frygtelig ked af, at hende barn ikke er blevet tilbørligt passet og plejet det var yderligere en ting, vi ikke havde ressourcer til. Det var faktisk på grund af barnets tilstand, hun meldte sig som bestyrelseskandidat, så vi glæder os til at se hendes engagement og kreativitet udfolde sig på det felt også. Endelig skal der slås kraftigt på tromme for et forestående medlemsarrangement. Mandag, den 7. maj kl. 19.30 afholder Venskabsforeningen et medlemsarrangement i Middelfart, hvor Jesper Steinmetz TV2s USA-korrespondent kommer på besøg og fortæller om USA forud for præsidentvalget i november. Ved samme lejlighed vil han desuden signere sin bog Come on America, som deltagerne kan købe med rabat den aften. Kort og godt: Ligesom med døgnet udenfor føler vi i bestyrelsen, at det nu bliver lysere dag for dag for Venskabsforeningen. Efter at have været i en bølgedal er vi nu på vej op igen. Det kan vel ikke udtrykkes bedre end vores sekretær Jens Rasmussen gjorde det i en mail til mig fredag morgen, hvor han på baggrund i de lysere udsigter skrev: Så har man igen lyst til at spænde Sibirian Huskys foran sin slæde og begive sig ud i Jack London-land. Det er bestyrelsens håb, I fremmødte medlemmer har det på samme måde.«beretningen blev godkendt. Et medlem foreslog, at medlemsbladet blev lagt ud digitalt for de medlemmer, der ønskede det. Et andet medlem sagde, at»det er nr. 1 at læse bladet i papir«. Punkt 3: Fremlæggelse af årsregnskab 2011 Svend Faarvang: Punktet udsættes til den ekstraordinære generalforsamling som nævnt indledningsvis. Jørgen Dieckmann oplyste, at kasserer Svend Aage Jensen grundet sygdom har trukket sig fra bestyrelsen. Punkt 4: Budget 2012 og fastlæggelse af kontingent 2013 Forslaget til budget 2012 blev fremlagt. Det byggede på et uforandret kontingent på 200 kr. pr husstand, og man regnede med at lande på minimum 1.000 medlemmer, når indbetalingsfristen var udløbet og en rykkerkampagne gennemført. På grund af planlagte aktiviteter ville man efter budgettet få et underskud på 16.500 kr. i 2012. Generalforsamlingen godkendte budgettet. 4
Punkt 5: Valg Jørgen Dieckmann Rasmussen og Anni Filt blev begge genvalgt. Helle Rettig blev nyvalgt til bestyrelsen, hvor hun afløser Svend Aage Jensen. Hanne Rosenberg Christiansen blev nyvalgt som suppleant. Hun afløser foreningens stifter og bestyrelsesmedlem gennem et halvt sekel, Gunnar Kristensen. Formanden takkede GK for hans enorme arbejdsindsats for foreningen.»vi vil stadig bruge dig som konsulent. Du kan åbne døre til alle i Canada. Vi vil gerne trække på din ekspertise i fremtiden«. - Jeg står gerne til rådighed, kom det prompte fra Gunnar Kristensen. Punkt 6: Valg af revisor KPMG blev genvalgt. Punkt 7: Indkomne forslag Ingen. Punkt 8: Eventuelt Niels Thomsen efterlyste muligheden for at få regnskabet med ud med indkaldelsen.»så kan man bedre stille kvalificerede spørgsmål«, sagde han. Jørgen Dieckmann Rasmussen svarede, at foreningen ikke havde tradition for at præsentere regnskabet før end på selve generalforsamlingen. I øvrigt håbede han ikke, man fremover skal varsle generalforsamlingen pr. brev, men at det kan ske via bladet eller på hjemmesiden. Det er meget dyrt og arbejdskrævende at varsle pr. brev. Måske kan regnskabet publiceres på hjemmesiden. Der fulgte derpå en diskussion om foreningspraksis m.h.t. fremlæggelse af regnskaber. Svend Faarven afsluttede generalforsamlingen ved at takke forsamlingen for god ro og orden, og Jørgen Dieckmann Rasmussen takkede Svend Faardvang for veludført arbejde. Dato: 14. marts 2013. Svend Faarvang dirigent 5
Efter generalforsamlingen underholdt Foreningens næstformand Svend Faarvang med flotte lysbilleder fra sin tur Nordamerika rundt på 80 dage. Det gjorde han på 80 minutter. Generalforsamlingen sluttede kl. 16.30. 6