Fredericia Kommune. Administrationsgrundlag for Borgerstyret Personlig Assistance efter Servicelovens 95 og 96. Senest opdateret:

Fredericia Kommune Administrationsgrundlag for Borgerstyret Personlig Assistance efter Servicelovens 95 og 96 Senest opdateret: Juli 2014

Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Lovgrundlag, formål og målgruppe... 3 Lovgrundlag:... 3 Formål:... 5 Målgruppe:... 5 Arbejdsgange for sagsbehandling af BPA-ordningerne:... 7 Sagsåbning:... 7 Sagsoplysning:... 8 Sagsvurdering:... 11 Afgørelse:... 12 Sagsbestilling:... 13 Sagsopfølgning:... 14 Opslagsdel:... 18 Arbejdslederfunktionen, arbejdsopgaver:... 18 Arbejdsgiverfunktionen, arbejdsopgaver:... 18 Bistands- og plejetillæg:... 19 Ferie og weekendophold i Danmark:... 20 Forholdet til andre bestemmelser i serviceloven og anden lovgivning:... 20 Indlæggelse af BPA-bruger:... 23 Mellemkommunale borgere med BPA (til- og fraflytning):... 23 Midlertidige ophold i udlandet:... 23 Ophør af BPA-ordning:... 24 Regnskab:... 25 Respirationsbrugere:... 25 STU:... 26 Tilskuddets størrelse pr. time:... 26 Tilsyn:... 26 Underretninger fra hjælpere i en BPA-ordning:... 27 2/28

Indledning Administrationsgrundlaget er tænkt som et hjælpeværktøj til brug for sagsbehandling af ansøgninger og administration af BPA-ordninger. Dermed skal administrationsgrundlaget ses som et supplement til Fredericia Kommunes brugerhåndbog for BPA-ordninger efter servicelovens 95 og 96. Brugerhåndbogen er designet ud fra et borgerperspektiv og indeholder information om alle facetter af BPAordningerne. Administrationsgrundlaget supplerer håndbogen med yderligere relevant information til de medarbejdere i Fredericia Kommune, der arbejder med BPA. Administrationsgrundlaget er tilpasset i forhold til den gældende lovgivning og Fredericia Kommunes politisk vedtagne serviceniveau for BPA-ordninger efter servicelovens 95 og 96. Opbygning af administrationsgrundlaget: Administrationsgrundlaget er opdelt i tre overordnede dele: 1. Beskrivelse af lovgrundlag, formål og målgruppe for BPA-ordningerne 2. Beskrivelse af Fredericia Kommunes arbejdsgange for sagsbehandling af BPAordningerne 3. Opslagsdel med oversigt over Fredericia Kommunes serviceniveau, gældende takster, snitflader til øvrige paragrafområder mv. Lovgrundlag, formål og målgruppe Lovgrundlag:1 Grundlaget for ordningen er servicelovens 95 og 96. Den overordnede forskel på de to paragraffer er behovet for ledsagelse og overvågning 95. Hvis kommunen ikke kan stille den nødvendige hjælp til rådighed for en person, der har behov for hjælp efter 83 og 84, kan kommunen i stedet udbetale et tilskud til hjælp, som den pågældende selv antager. Stk. 2. En person med betydeligt og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne, der har behov for personlig hjælp eller pleje og for støtte til løsning af nødvendige praktiske opgaver i hjemmet i mere end 20 timer ugentligt, kan vælge at få udbetalt et kontant tilskud til hjælp, som den pågældende selv antager. Stk. 3. Kommunen kan dog i særlige tilfælde beslutte, at hjælpen efter stk. 2 fortsat skal gives som naturalhjælp eller udbetales til en nærtstående person, som helt eller delvis passer den pågældende. 3/28

Stk. 4. Det er en betingelse for tilskud til ansættelse af hjælpere efter stk. 1-3, at modtageren er i stand til at fungere som arbejdsleder for hjælperne. Det er desuden en betingelse, at tilskudsmodtageren kan fungere som arbejdsgiver for hjælperne, medmindre den pågældende indgår aftale med en nærtstående, en forening eller en privat virksomhed om, at tilskuddet overføres til den nærtstående, foreningen eller den private virksomhed, der herefter er arbejdsgiver for hjælperne. Arbejdsgiverbeføjelserne i forhold til hjælperne vedrørende spørgsmål om ansættelse og afskedigelse af hjælpere varetages i så fald af den nærtstående, foreningen eller den private virksomhed. Stk. 5. I de situationer, hvor tilskudsmodtageren er arbejdsgiver, skal kommunalbestyrelsen tilbyde at varetager lønudbetalinger m.v. 96. Kommunalbestyrelsen skal tilbyde borgerstyret personlig assistance. Borgerstyret personlig assistance ydes som tilskud til dækning af udgifter ved ansættelse af hjælpere til pleje, overvågning og ledsagelse til borgere med betydelig og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne, der har et behov, som gør det nødvendigt at yde denne ganske særlige støtte. Stk. 2. Det er en betingelse for tilskud til ansættelse af hjælpere efter stk. 1, at borgeren er i stand til at fungere som arbejdsleder for hjælperne. Det er desuden en betingelse, at borgeren kan fungere som arbejdsgiver for hjælperne, medmindre den pågældende indgår aftale med en nærstående, en forening eller en privat virksomhed om, at tilskuddet overføres til den nærstående, foreningen eller den private virksomhed, der herefter er arbejdsgiver for hjælperne. Arbejdsgiverbeføjelserne i forhold til hjælperne vedrørende spørgsmål om ansættelse og afskedigelse af hjælpere varetages i så fald af den nærstående, foreningen eller den private virksomhed i samråd med den pågældende. Stk. 3. Kommunalbestyrelsen kan tilbyde borgerstyret personlig assistance til borgere, der ikke er omfattet af personkredsen efter stk. 1, hvis kommunalbestyrelsen vurderer, at dette er den bedste mulighed for at sikre en helhedsorienteret og sammenhængende hjælp for borgeren. Stk. 4. I de situationer, hvor borgeren eller en nærstående er arbejdsgiver, skal kommunalbestyrelsen tilbyde at varetage lønudbetaling m.v. 96 a. Indenrigs- og socialministeren kan fastsætte nærmere regler om kommunalbestyrelsens udmåling af tilskud til borgerstyret personlig assistance, herunder om dækning af udgifter til hjælpernes løn, udgifter ved varetagelse af arbejdsgiveropgaver og administrative opgaver m.v. samt andre udgifter for borgeren, der er forbundet med den modtagne hjælp. Stk. 2. Tilskud til borgerstyret personlig assistance efter 95 og 96 udbetales månedsvis forud. Stk. 3. Indenrigs- og socialministeren kan fastsætte nærmere regler om udbetaling og regulering af tilskud, regnskabsaflæggelse og tilbagebetaling af tilskud. 96 b. Flytter en person fra en kommune, der udbetaler tilskud efter 95 eller 96, skal den hidtidige opholdskommune, uanset reglerne i 9 i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, fortsætte udbetalingen af tilskud, indtil den nye opholdskommune har truffet afgørelse om tilskud efter 95 eller 96. Stk. 2. Har en kommune udbetalt tilskud efter stk. 1, har kommunen krav på refusion herfor fra den nye opholdskommune. Refusionskravet omfatter tilskud, som den hidtidige opholdskommune har betalt efter borgerens flytning fra den tidligere opholdskommune og frem til datoen for den nye opholdskommunes afgørelse. 4/28

96 c. Hvis en borger, der modtager tilskud efter 95 og 96, dør, bortfalder tilskuddet ved udgangen af den måned, hvor dødsfaldet er sket, jf. dog stk. 2. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen dækker dog eventuelle udgifter til hjælpere i minimum en måned efter udgangen af den måned, hvor dødsfaldet er sket. Stk. 3. Indenrigs- og socialministeren kan fastsætte nærmere regler om udbetaling. Udover bestemmelserne i serviceloven gælder den seneste bekendtgørelse om udmåling af tilskud til borgerstyret personlig assistance efter servicelovens 95 og 96, og hertil findes den seneste vejledning om borgerstyret personlig assistance (disse kan findes på www.retsinformation.dk). Formål: Det overordnede formål med BPA-lovgivningen er at skabe grundlag for fleksible ordninger. Borgere, der kan og ønsker at modtage tilskud til selv at ansætte hjælpere, får tilbudt en ordning, der tager udgangspunkt i deres selvbestemmelse, og som dermed kan tilpasses deres ønsker og behov, så personer med omfattende funktionsnedsættelser kan fastholde eller opbygge et selvstændigt liv. Målgruppe: Målgruppen er personer over 18 år. Der er ingen øvre aldersgrænse hverken efter SEL 95 eller 96, jf. Ankestyrelsens principafgørelse 0-87-98. Der kan ikke ydes tilskud til borgere, som bor på plejehjem, plejeboliger, botilbud eller lignende, hvor der i forvejen er ansat personale til at hjælpe den enkelte beboer. Personkreds for servicelovens 95, stk. 1: Hvis kommunalbestyrelsen ikke har mulighed for at udføre den hjælp, som borgeren har behov for, kan kommunalbestyrelsen i stedet udbetale et tilskud til hjælp, som den pågældende antager, jf. 95, stk.1 Hjælpen kan være midlertidig eller varig. Det er en undtagelsesbestemmelse, der kun kan anvendes i særlige tilfælde, f.eks. hvor samarbejdet mellem borgeren og leverandøren i væsentlig grad er vanskelig. Borgeren har ikke en ret til at vælge denne ordning. Personkreds for servicelovens 95, stk. 2: En person med betydeligt og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne, der har behov for personlig hjælp og pleje og for støtte til løsning af nødvendige praktiske opgaver i hjemmet i mere end 20 timer ugentligt, har ret til at få udbetalt et kontant tilskud til hjælp, som den pågældende selv antager, jf. 95, stk. 2. Betingelsen er, at borgeren er i stand til at varetage de arbejdsgiver- og arbejdslederopgaver, der er forbundet med at modtage hjælpen i denne form. Arbejdsgiveransvaret kan borgeren vælge at overdrage til en nærtstående, en forening eller en privat virksomhed. 5/28

For denne gruppe borgere er der tale om en ret til at vælge kontant tilskud frem for hjemmehjælp af en kommunal eller privat leverandør. Bestemmelsen er rettet mod borgere, der ikke har et så omfattende og sammensat hjælpebehov, som forudsættes efter servicelovens 96, og hvor der er tale om ydelser, der ligger inden for rammerne af servicelovens 83 og 84. Der kan f.eks. være tale om et omfattende behov for personlig og praktisk hjælp, men hvor behovet for ledsagelse er begrænset og kan dækkes gennem en ledsageordning efter servicelovens 97. Personkreds for servicelovens 95, stk. 3: Kommunalbestyrelsen kan desuden i særlige tilfælde vælge at udbetale tilskuddet til en nærtstående person, som passer den pågældende efter servicelovens 95, stk. 3. Bestemmelsen er rettet mod de situationer, hvor kommunalbestyrelsen skønner, at borgeren ikke selv vil være i stand til at fungere hverken som arbejdsgiver eller arbejdsleder for hjælperne. I denne situation kan kommunalbestyrelsen vælge at yde det kontante tilskud til en nærtstående, som kan og vil påtage sig at varetage denne opgave. Det er en forudsætning, at både borgeren og den nærtstående ønsker, at den nærtstående udfører opgaven. Tilskuddet ydes til den nærtstående. Som nærtstående anses normalt ægtefælle, samlever, forældre, søskende eller andre, som har et nært forhold til den pågældende borger. Det er som udgangspunkt også en forudsætning, at den nærtstående har samme bopæl eller kommer næsten dagligt i hjemmet, jf. principafgørelse 161-12. Den nærtstående har også mulighed for at overdrage arbejdsgiveransvaret til en nærtstående, en forening eller en privat virksomhed. Det er en forudsætning, at kommunen, efter en nøje vurdering af den pågældendes situation, herunder vurdering af borgerens mulighed for selvstændig livsførelse, boligforhold, netværksressourcer mv., finder det hensigtsmæssigt, at det er den nærtstående, der varetager denne opgave. Personkreds for servicelovens 96, stk. 1: Borgere med en betydelig og varigt nedsat fysisk og/eller psykisk funktionsevne med et massivt og sammensat hjælpebehov. Hjælpebehovet ligger ud over, hvad der normalt kan ydes som personlig og praktisk hjælp, eller ud over det behov for ledsagelse, der kan imødekommes efter andre bestemmelser i SEL. Der vil kunne være behov for en individuel oplæring af hjælperne. Opgaverne kan omfatte forflytning, placering i kørestol, betjening af særligt indrettet bil eller lift, kendskab til respirator eller mavesonde og hygiejne i den forbindelse. Personkreds for servicelovens 96, stk. 2: Tilskud til en BPA-ordning er under forudsætning af, at borgeren kan fungere som både arbejdsleder og arbejdsgiver. Arbejdsgiveransvaret kan borgeren vælge at overdrage til en nærtstående, en forening eller en privat virksomhed. 6/28

Personkreds for servicelovens 96, stk. 3: Kommunalbestyrelsen kan tilbyde borgerstyret personlig assistance til borgere, der ikke er omfattet af personkredsen efter stk. 1, hvis kommunalbestyrelsen vurderer, at dette er den bedste mulighed for at sikre en helhedsorienteret og sammenhængende hjælp for borgeren. Arbejdsgange for sagsbehandling af BPA-ordningerne: De nedenstående afsnit beskriver sagsgangen i Fredericia Kommune for behandling af sager efter servicelovens 95 og 96. Vedligehold af håndbog og administrationsgrundlag: Ansvar for vedligeholdelse ligger i Visitationsafdelingen. BPA-håndbogen samt administrationsgrundlaget skal gennemgås årligt med henblik på at opdatere beskrivelser af sagsgange, således at gældende praksis altid er afspejlet i materialet. Sagsåbning: En henvendelse om en potentiel BPA-sag kan bl.a. komme fra: Familieafdelingen (hvor forældrene typisk har haft tabt arbejdsfortjeneste) Tilflyttere fra andre kommuner, hvor borgeren kommer med en ordning Hjemmeplejen Sygehus Borgeren selv Pårørende Hjælpemidler og Kommunikation Voksen social service Henvendelsen kommer ind til Visitationsafdelingen, hvor sagen fordeles efter hvilken visitator, der har tid og rum. Der skal oprettes sag (sagsåbning og journalføring). Borgeren kan være oprettet i forvejen i systemet, fx i hjemmeplejen, hjemmehjælp mm. og, hvor der kun skal oprettes sag i relation til den indkomne henvendelse. I henvendelsesfasen skal visitator vurdere, om der allerede her skal gennemføres en samtale med borgeren for at afklare indledende spørgsmål omkring muligheder og pligter i ordningen. Hermed kan visitator og borger i fællesskab afklare, om borgeren reelt ønsker at søge en BPAordning, og borgeren kan allerede her introduceres for BPA-håndbogen. 7/28

Sagsoplysning: Indhente oplysninger: Det første skridt i forhold til at indhente oplysninger afhænger af, hvorfra henvendelsen kommer. Typisk vil det være: Yderligere afklaring af henvendelse fra borgeren Afklaring af, hvem der ved noget hvor kommer sagen fra? o o o o o Hvad er der i eget system? Hvad er der i øvrige systemer? Kontakt til andre dele af forvaltningen (voksen/familie) Evt. kontakt til fraflytningskommune Henvendelse til sygehus/læge (fokus på at sikre, at der er samtykke fra borgeren) Varsling af kommende BPA-borgere går til visitationschef Kontakt til borger: Visitator skal her fastsætte dato for hjemmebesøg, da der skal foretages en vurdering af borgerens situation i hjemmet. Kontakt til borgeren med oplysning om borgerrettigheder og oplysning om kommende hjemmebesøg. Dette sker også med henblik på at få kvalificeret de oplysninger, der er kendte i forvejen. BPA-håndbogen skal sendes til borger, og det forudsættes, at borgeren har orienteret sig grundigt i denne forud for hjemmebesøg. Hjemmebesøg: Ved hjemmebesøg tager to visitatorer med ud til borgeren. Der er aftalt en arbejdsfordeling således, at der er en primær og en sekundær visitator. Der er to overordnede temaer, der skal behandles i det første møde. Dels indhentes oplysninger og dels oplyses borgeren om hjælperordningen. Udredning og behovsvurdering: Der medbringes og udfyldes et døgnskema under hjemmebesøget. Som en del af den samlede vurdering hører bl.a.: Antallet af timer, der skal anvendes Hvornår på døgnet, der er behov for hjælp 8/28

Behovet for hjælp i og uden for hjemmet Om der er behov for flere hjælpere på samme tidspunkt Om funktionsnedsættelserne har svingende tyngde, der medfører et variabelt behov for at have en hjælper til rådighed Behovet for særlige kvalifikationer hos hjælperne Ægtefællens eller familiens hjælperopgaver, omfang, og en afdækning af, om de fortsat skal udføre disse opgaver Behovet for rådighedstimer Omfanget af selvvalgte aktiviteter Omfanget af ikke-selvvalgte aktiviteter, fx læge og sygehusbesøg mv. Hvorvidt borgeren (eller den nærtstående ved 95, stk. 3) kan bestride rollen som arbejdsleder/arbejdsgiver for sine hjælpere Hvorvidt borgeren modtager et bistands- eller plejetillæg, der kan bruges til at dække nogle af udgifterne til en eventuel BPA-ordning Vurdering efter 83 kan ikke stå alene, og den samlede vurdering skal tage hensyn til borgerens individuelle situation og behov jf. Ankestyrelsens principafgørelse 49-13. Visitator skriver alt ned fra hjemmebesøget omkring behov ud fra udredningsskema og efter metodikken i VUM. Der skal ske en konkret scoring og beskrivelse af borgeren efter de 11 temaer i udredningsmetoden: 1. Fysisk funktionsnedsættelse eksempelvis forhold vedrørende borgerens syns- eller hørenedsættelser, graden af smertepåvirkning i forbindelse med kroniske lidelser eller mobilitetsnedsættelser. 2. Psykisk funktionsnedsættelse eksempelvis dokumentation og vurdering af borgerens kognitive funktioner samt eventuelle diagnosticerede sindslidelser. 3. Socialt problem eksempelvis om borgeren har selvskadende adfærd og selvmordstanker, hvor der kan være behov for samarbejde med socialpsykiatrien, om borgeren udviser indadreagerende adfærd eller i øvrigt befinder sig i en udsat situation. 4. Praktiske opgaver i hjemmet eksempelvis udfordringer i relation til at gøre rent i hjemmet, foretage indkøb mv. Her skal tages højde for både borgerens egne ressourcer samt i hvilket omfang, borgeren kan drage omsorg for praktiske opgaver i forhold til familiemedlemmer og nærtstående i hverdagen (hente og bringe børn, smøre madpakker mv.). 5. Egenomsorg eksempelvis hvorvidt borgeren har behov for støtte til af- og påklædning, vask, kropspleje, toiletbesøg eller til at spise og drikke. 6. Mobilitet eksempelvis evnen til at klare basale hverdagssituationer i eget hjem eller at transportere sig til fritidsaktiviteter. 9/28

7. Kommunikation eksempelvis begrænsninger i verbalt sprog, evner til at læse og skrive meddelelser eller evner til at anvende kommunikationsredskaber i dagligdagen (computer, internet, mail mv.). 8. Samfundsliv eksempelvis forhold vedrørende borgerens uddannelse, beskæftigelse (herunder muligheder for at indtræde på arbejdsmarkedet), boligsituation (herunder afklaring af boligens egnethed i forhold til fysisk funktionsnedsættelse) og økonomi. 9. Socialt liv eksempelvis hvorvidt borgerens funktionsnedsættelser udgør en begrænsning for, at borgeren kan opbygge et socialt liv, samt om der er forhold i borgerens sociale netværk, som har betydning for borgerens situation. 10. Sundhed eksempelvis hvorvidt borgeren er i medicinsk behandling, som påvirker den daglige livsførelse, helbredsmæssige konsekvenser af kostvaner, livsførelse og søvnmønstre. 11. Omgivelser eksempelvis om en bopæl i et udkantsområde påvirker borgerens muligheder for at benytte offentlig transport eller deltage i fritidsaktiviteter, eller om pårørende eller plejepersonale er medvirkende til at fastholde borgeren i en passiv position. Under hjemmebesøget skal visitator yderligere foretage en vurdering af hjemmet. Oplysning om BPA-ordningen: Under hjemmebesøget informeres borger om BPA-ordningernes generelle udformning. Dagsordenen er en gennemgang af de centrale områder i BPA-håndbogen, hvor følgende elementer skal gennemgås med borgeren, hvorefter borgeren efterfølgende kan fordybe sig i og benytte håndbogen som opslagsværk: - Krav til at agere som arbejdsleder: o o Varetagelse af rekruttering og ansættelsessamtaler (BPA-håndbogens afsnit 2.1). Arbejdsplanlægning og daglig ledelse, herunder løbende instruktion i arbejdet, vikardækning, MUS, kurser og oplæring (BPA-håndbogens afsnit 2.2). - Krav til at agere som arbejdsgiver: o o Mulighed for at overdrage arbejdsgiveransvaret, herunder at aftalen med virksomheden/foreningen skal kunne holdes inden for den givne bevilling (BPA-håndbogens afsnit 1.1.4). Ansættelsesvilkår, herunder vilkår og takster for kommunens tilskudsudmåling som ramme for hjælperes lønvilkår (BPA-håndbogens afsnit 3.1). o Arbejdstidsregler (BPA-håndbogens afsnit 3.1.1) o Arbejdsmiljømæssige forpligtelser, herunder arbejdsmiljø, hjælpemidler, APV og forsikringer (BPA-håndbogens afsnit 3.2) - Muligheder for hjælp til at administrere løn: 10/28

o Fredericia Kommunes procedurer for lønadministration (BPA-håndbogens afsnit 4) - Indberetning af timeforbrug og sygdom (løbende attestation af udgifter efter regning) (BPA-håndbogens afsnit 2.3) - Sammenhængen til 100, hvor borgeren kan søge om yderligere hjælp Yderligere oplyser visitatoren borger om, at henvendelser omkring ordningen som udgangspunkt skal komme fra borgeren selv (som arbejdsleder og/eller arbejdsgiver) og ikke fra de ansatte hjælpere. Visitator afklarer med borgeren, hvem der evt. skal varetage arbejdsgiverrollen. Her er de typiske konstellationer, at 1) borgeren vælger ekstern arbejdsgiver eller 2) borgeren er selv arbejdsgiver, hvor Fredericia Kommune administrerer lønnen. Herudover har borgeren bl.a. også mulighed for at påtage sig hele arbejdsgiveransvaret inkl. lønadministration. Borgeren skal selv tage kontakt til og indgå kontrakt med en evt. ekstern arbejdsgiver. Borger informeres om rettigheder og øvrige muligheder inden for serviceloven (herunder om muligheden for at kombinere BPA-støtte med hjælp efter 83, hvis borgeren ønsker dette). Indhente supplerende oplysninger: Efter første hjemmebesøg foretages en screening af oplysninger og evt. indhentning af yderligere oplysninger, som eventuelt munder ud i endnu et hjemmebesøg. Der kan måske være behov for, at en kollega med et andet fagligt grundlag tager med ud på hjemmebesøget, eller at kollegaen tager ud på et separat besøg og foretager en fagspecifik vurdering (eksempelvis omkring hjælpemidler, øvrige servicelovstilbud mv.). Der er i denne henseende lavet en aftale om, at Visitationsafdelingen ved nye borgere kan tage kontakt til Voksenafdelingens faglige leder med henblik på at invitere en sagsbehandler med ud til borgeren. Ved borgere, der har en sag i Voksenafdelingen, kontaktes den sagsbehandler, der har en aktiv sag på borgeren. Ved inddragelse af Familie- og Børnesundhed tages kontakt på 7210 7474 (fællesnummer). Hvis der er behov for sparring omkring hjemmets indretning/apv, er der altid mulighed for at inddrage en terapeut fra Hjælpemiddel og Kommunikation/Genoptræningscentret. Det samme gør sig gældende vedrørende sikkerhedsrepræsentant. Ved behov for yderligere oplysninger vedrørende respiration inddrages Regionen. Evt. yderligere hjemmebesøg: Der kan evt. være behov for et andet hjemmebesøg for afklare borgerens situation yderligere. Dette besøg kan enten foretages af visitatoren alene eller sammen med en kollega med andet fagspeciale. Sagsvurdering: 11/28

Efter hjemmebesøg og evt. indhentning af yderligere oplysninger laver den primære visitator en foreløbig samlet individuel vurdering af sagen og drøfter denne med faglig koordinator. Visitator tager stilling til, hvorvidt borgeren findes egnet til BPA-ordningen og er berettiget til denne. Der udarbejdes en grundig helhedsbeskrivelse og vurdering. Vurderingen skal være selvbærende og udelukkende være baseret på oplysninger, som kan genfindes i udredningen. Der foretages en vurdering af behov for sparring med øvrige parter (Voksen, Familie mv.). De løbende drøftelser kan resultere i ændringer af VUM-beskrivelsen samt drøftelser af timetallet i relation til døgnskemaet. Behovet for koordinering med relevante parter om sagsvurderingen kan fx indebære: - terapeut eksempelvis ved behov for sparring omkring vurdering af borgerens hjem og dets egnethed som arbejdsplads - sygeplejerske eksempelvis ved behov for sparring omkring helbredsmæssige forhold hos borgeren og fastlæggelse af det præcise behov for hjælp som følge heraf - jobcenter eksempelvis ved behov for fastlæggelse af fordelingsnøgle, når borger har hjælpebehov i forbindelse med erhvervsarbejde - respirationscenter eksempelvis ved behov for fastlæggelse af fordelingsnøgle, når borger er respirationsinsufficient I relation til timeudmålingen kan borgeren ønske færre timer end udmålt for at kunne være alene nogle timer på døgnet (jf. Ankestyrelsens principafgørelse 87-09). Der er ikke lovhjemmel til at pålægge en ægtefælle eller andre udvidede pleje-, overvågnings- og ledsagerfunktioner (jf. Ankestyrelsens principafgørelse 39-09). En ægtefælle eller andre familiemedlemmer kan, hvis den/de og borgeren ønsker det, ansættes som hjælpere. Afgørelse: Bemyndigelse til at træffe beslutninger ligger hos den enkelte visitator. Visitator afklarer ordningens opbygning ( 95/96, arbejdsgiver-/lederansvar, timeomfang). Visitator udfylder borgerens bevillingsark. Bevillingsarket udgør budgettet over borgerens tilskud på baggrund af det bevilligede timetal samt evt. tilskud til administration af arbejdsgiverrollen, hvis borgeren ønsker at overdrage dette til en privat virksomhed/forening. Ved udmåling af tilskuddet til hjælperrelaterede udgifter skal sagsbehandler vurdere, om et eventuelt tilkendt bistands- eller plejetillæg dækker de forekommende merudgifter, jf. afsnittet Bistands- og plejetillæg i administrationsgrundlagets opslagsafsnit. Visitator opdaterer borgerens journal og skriver selve afgørelsen. Afgørelsen skal som minimum indeholde en oversigt over det bevilligede antal timer, det tilhørende bevillingsark, begrundelsen for denne bevilling samt klagevejledning. Heri oplyses borgeren om, at ordningen vil blive revurderet efter senest tre måneder (med særligt fokus på arbejdslederog arbejdsgiverrollen). Afgørelsen sendes som en foreløbig afgørelse sammen med bevillingsarket til borgeren - husk partshøring, hvis borgerens ønsker ikke imødekommes (ugunst for borgeren). Afslutningsvist sendes endelig afgørelse. Kroneberegningsskemaet arkiveres på sagen. 12/28

I forbindelse med afgørelsen anmodes om oplysninger om arbejdsgiver. Herefter orienteres faglig koordinator og visitationsleder om afgørelsen. Sagsbestilling: Visitator giver borgerens kroneberegningsskema til økonomisk konsulent. Eventuelle hjælperrelaterede udgifter lægges ind til udbetaling i B&V af økonomisk konsulent. 1) Særlige forhold, hvis borgeren/nærtstående/virksomhed/forening administrerer løn/er arbejdsgiver: Visitator modtager kopi af indgået kontrakt med ekstern leverandør. Kontrakten videregives til økonomisk konsulent. Økonomisk konsulent igangsætter udbetalingsprocessen af det faste månedlige tilskud det faste månedlige tilskud til den eksterne arbejdsgiver må ikke være større end den givne bevilling. Der udbetales ikke økonomisk kompensation i form af tilskud til varetagelse af arbejdsgiveropgaver og/eller arbejdsopgaver i forbindelse med lønadministration til en nærtstående for at varetage opgaverne. Hvis ekstern virksomhed/forening varetager arbejdsgiveransvaret, udbetales tilskud til dækning af dette som del af bevillingen. Hvis der er særlige forhold, der taler for en øget administrativ byrde i borgerens ordning, kan det efter en individuel vurdering besluttes at hæve det administrative tilskuds størrelse. Alle øvrige bevillinger (til kurser, ferie mv.) skal søges separat ved konkret ansøgning til visitator. Kontorassistent i Visitationen modtager løbende regninger for forsikring, sygdom mv. Der skal være underskrift på regningen fra både arbejdsgiver og arbejdsleder, inden den sendes til betaling. Udgifterne registrantbogføres. 2) Særlige forhold, hvis Fredericia Kommune administrerer lønnen: Hvis borgeren vælger at lade Fredericia Kommune administrere lønnen, sørger faglig koordinator/visitator for at udlevere startpakke med kontraktudkast, timesedler mv. Økonomisk konsulent videresender kronebevilling til Løn ( 95.3 ved én ansat). I startpakken indgår et eksempel på et ansættelsesbevis, men borgeren kan evt. vælge at benytte egne ansættelseskontrakter. Det er dog vigtigt, at kontrakterne medtager de oplysninger, der er nødvendige af hensyn til den kommunale lønadministration. Visitatoren bør opfordre borgeren til at benytte kommunens standardkontrakter, men hvis borgeren vælger at benytte egne kontrakter, så skal de punkter, der skal udfyldes i kommunes eksempel, som minimum indgå. 13/28

Borger sender kopier af ansættelseskontrakter til faglig koordinator, som videreformidler disse til Løn. Borger sender løbende timeindberetninger til faglig koordinator (senest den 18. i måneden). Disse timeindberetninger videregives til Løn, der udbetaler lønnen. Faglig koordinator modtager ligeledes indberetninger om sygdom, barsel mv. og videreformidler disse til Løn. Alle henvendelser fra borgeren, som ikke drejer sig om specifikke lønspørgsmål (fx ansøgning om feriehjælp, kursusbevilling og lignende), skal rettes til visitator. Løn besvarer konkrete henvendelser om løn fra borgeren. Der skal være opmærksomhed på at informere borgeren korrekt om tidsfrister for indsendelse af blanketter til den løbende lønadministration. Sagsopfølgning: Sagsopfølgningen er her opdelt i tre elementer: 1) løbende rådgivning af borgeren og eventuelle kontrolbesøg, 2) månedlige opfølgninger og 3) den årlige opfølgning og tilsynsprocessen. Hvis der er tale om en nyopstartet BPA-ordning, foretager visitator hjemmebesøg efter 3 måneder. Ellers foretages årlige opfølgninger eller opfølgning efter behov. 1) Løbende rådgivning af borgeren og eventuelle kontrolbesøg: Visitatoren skal løbende give råd og vejledning til borgeren, hvis der bliver rettet henvendelse omkring administrationen af borgerens ordning (jf. Forvaltningslovens 7, stk. 1). Henvendelser bør ikke komme fra de ansatte hjælpere men fra arbejdsgiveren i den enkelte BPA-ordning, da det er en del af arbejdsgiveransvaret. Hvis spørgsmålene fra borgeren vedrører Fredericia Kommunes konkrete lønadministration (hvis der fx er skrevet forkert på en arbejdsseddel), kan borgerens henvendelse viderestilles til råd og vejledning fra Løn. Hvis henvendelserne vedrører den socialfaglige udmåling af borgerens ordning, ansøgninger om merbevillinger el.lign. er den primære kontaktflade visitatoren. Det er ikke en kommunal opgave at rådgive om detaljerede og konkrete arbejdsgiverforhold, herunder konkrete ansættelsesforhold, overenskomstmæssige regler mv. dette er en del af det arbejdsgiveransvar, som borgeren har påtaget sig. Løbende observationer fra både visitator, terapeuter, lønmedarbejdere mv. kan give anledning til, at visitator foretager kontrolbesøg/-opringninger hos borgeren. Dette kan omhandle observationer vedrørende uhensigtsmæssig indretning af borgerens hjem, forkert forflytningsteknik, store overskridelser af bevillingen el. lign. Når der kommer en ekstra stor regning eller andet uregelmæssigt, skal den, der modtager oplysningen, være opmærksom på at reagere eller på, om andre reagerer. 14/28

I det løbende tilsynsarbejde kan oplysninger om betalte regninger skaffes via kontorassistent/økonomisk konsulent. Disse oplysninger skal løbende opsamles og dokumenteres af visitator for at kunne give den nødvendige vejledning til borgeren omkring forhold i BPA-ordningen, som vedkommende måske har svært ved at forstå eller håndtere (herunder henvise til kursusmuligheder og sparring ved www.bpa-arbejdsgiver.dk). Herigennem skal det også sikres, at problemer tages i opløbet og ikke først konstateres ved den årlige opfølgning. 2) Månedlig opfølgning: Budgetopfølgning: Når udgiften er lagt ind ved årsskiftet, kendes udgiften for året, og økonomisk konsulent kan løbende tjekke forbruget (eksklusiv ekstra vikarudgifter mv.). Økonomisk konsulent foretager et overordnet tjek en gang månedligt (evt. på borgerniveau), og der sker kvartalsvise opfølgninger. Hvis Fredericia Kommune administrerer lønnen: Løn kan i samarbejde med økonomisk konsulent lave en månedlig vurdering af, om borgerne har brugt for meget i henhold til løn- og/eller timebudgettet. Der er kun krav om, at timetallet skal gå op på årsbasis, så der skal være tale om et større overforbrug, før der skal reageres. En løbende økonomisk oversigt skal skelne mellem udviklingen i forhold til grundbevillingen og yderligere udgifter, der er betalt efter regning (og som dermed ligger ud over grundbevillingen). Hvis borgeren indsender store regninger for eksempelvis vikarbistand, kontaktes visitator. Hvis der gentagne gange anvendes eksterne vikarer, skal dette drøftes med borgeren for at finde en løsning på det eksisterende vikarproblem, da vikarer i udgangspunktet altid vil skulle findes i borgerens eget hjælperkorps. Hvis borger/nærtstående/virksomhed/forening administrerer lønnen: Borgeren skal som arbejdsleder attestere de løbende udgifter, der dækkes efter regning. Hvis borgeren eller nærtstående er arbejdsgiver og administrerer løn, skal de løbende indsende dokumentation for udgifter, der dækkes efter regning (sygdom, kursusaktivitet, ferieafholdelse mv.). Hvis en virksomhed eller forening administrerer lønnen, skal borger attestere virksomhedens/foreningens løbende regninger på sygdom, vikardækning ved kursusdeltagelse mv. inden de indsendes til Fredericia Kommune. Disse fakturaer skal være opgjort, så det fremgår, hvor mange timers sygdom, der har fundet sted i perioden, hvilke hjælpere, der har været sygemeldt, og hvem, der har vikarieret for disse. Hvis der gentagne gange anvendes eksterne vikarer, skal visitator drøfte dette med borgeren for at finde en løsning på det eksisterende vikarproblem, da vikarer i udgangspunktet altid vil skulle findes i borgerens eget hjælperkorps. 3) Årlig opfølgning og tilsyn: 15/28

Hvis der er tale om en nyopstartet BPA-ordning, foretages hjemmebesøg efter 3 måneder. Ellers foretages årlige opfølgninger eller opfølgning efter behov. Kommunalbestyrelsen skal føre tilsyn med, hvordan opgaverne løses, både i forhold til indhold og metode (jf. Retssikkerhedslovens 16). Tilsynet skal udføres minimum én gang om året - i nystartede ordninger bør første tilsyn finde stede efter 3-6 mdr. Se i øvrigt BPA-vejledningens pkt. 57 og Ankestyrelsens Principafgørelse C-48-05. Der sendes brev om kommende hjemmebesøg til borgeren. Visitator skal benytte den tjekliste til tilsynsarbejdet, der er vedlagt som bilag til administrationsgrundlaget. Se også punktet Tilsyn i oplagsdelen af administrationsgrundlaget. Forberedelse til opfølgning: Økonomisk konsulent sammenholder regnskab med budget. Arbejdsgiveren skal have lavet et regnskab, som indsendes senest 1. marts hvert år (hvis Fredericia Kommune er lønadministrator skal kommunen stå for regnskabsudarbejdelsen). Der gives besked til visitator, som journalfører. Visitator indhenter øvrige oplysninger, der kan skaffes i kommunen (fx oplysninger om flow i hjælperkorpset, mange nye hjælpere/stor udskiftning, sygdom, feriebevillinger). Oplysninger om dette kan skaffes fra Løn, hvis Fredericia Kommune er lønadministrator. Oplysninger om øvrige regninger fra eksterne arbejdsgivere vil kunne fås gennem kontorassistent. Hjemmebesøg: Visitator foretager faglig vurdering hos borger på et hjemmebesøg. Evt. deltager også samarbejdsparter. Under hjemmebesøget tages udgangspunkt i en række centrale observationsområder: - Hvorvidt borgeren får den hjælp og støtte, der er påkrævet (ændringer i borgerens helbredssituation, ændringer i aktivitetsniveau, ændringer i hjælp fra husstanden mv.) - Borgerens (eller den nærtståendes) evne til at varetage arbejdslederansvaret (herunder afholdelse af MUS og personalemøder, fastlæggelse af vagtplaner, daglig instruktion i arbejdet, evt. konflikter med hjælperne, flow i hjælperansættelser, vikarforbrug, ferieplanlægning mv.) - Borgerens evne til evt. at varetage arbejdsgiveransvaret (herunder korrekte ansættelseskontrakter, forsikringer, timeopgørelser, indberetning af sygdom, udarbejdelse af årligt regnskab mv.) Ved den årlige opfølgning skal VUM-skemaet benyttes, og de 11 temaer skal revurderes for borgeren. Visitator skal på hjemmebesøget have udleveret et eksempel på en vagtplan, der i den efterfølgende vurdering gennemgås med henblik på, om arbejdstidsreglerne overholdes (arbejder hjælperne eks. i 24-timers vagter). 16/28

Borgerens ramme tilpasses på baggrund af eventuelle nye forhold. Der skal om nødvendigt ske en ændring i den samlede beskrivelse af helhedsvurderingen og tildelingen. Der skrives på baggrund heraf ny bevilling og afgørelse (samme procedure som øvrige afgørelser). Visitator dokumenterer det afholdte tilsyn i journalen med opdaterede skemaer, bevillingsskrivelser mv. 17/28

Opslagsdel: Arbejdslederfunktionen, arbejdsopgaver: Borgeren skal være i stand til at tilrettelægge hjælpen og fungere som daglig leder for hjælperne, dvs. at vedkommende skal: Varetage arbejdsplanlægning sammen med og for hjælperne. Udarbejde jobbeskrivelser og jobopslag/-annoncer. Varetage ansættelsessamtaler, og udvælge hjælpere. Varetage oplæring og daglig instruktion af hjælperne. Afholde personalemøder Afholde medarbejderudviklingssamtaler (MUS). Medvirke til oplæring af hjælpere Arbejdsgiverfunktionen, arbejdsopgaver: Borgeren/den nærtstående har som arbejdsgiver ansvaret for administrationen af tilskuddet og de praktiske og juridiske opgaver, der er forbundet med at være arbejdsgiver. Der kan henvises til rådgivningstjenesten www.bpa-arbejdsgiver.dk, hvor borgeren kan søge støtte og rådgivning til varetagelsen af arbejdsgiverrollen. Arbejdsgiverrollen medfører, at borgeren/den nærtstående skal: Ansætte og afskedige hjælpere, herunder sikre korrekt opsigelsesvarsel. Sikre at hjælperne har de nødvendige faglige forudsætninger for at kunne udføre arbejdsopgaverne. Være vidende om reglerne om forskelsbehandling på arbejdsmarkedet og om muligheder for at søge dispensation til, at borgeren, der modtager hjælp efter servicelovens 95 og 96, har ret til at lægge vægt på ansøgerens alder således, at personen kan søge efter hjælpere, der aldersmæssigt svarer til vedkommende selv. Udarbejde ansættelsesbeviser til hjælperne. Udbetale løn - denne opgave kan varetages selvstændigt af Fredericia Kommune eller af en privat virksomhed/forening. Indberette skat, indbetale til ferie- og barselsfonde og ATP - denne opgave kan varetages selvstændigt af Fredericia Kommune, hvis lønadministrationen overlades til kommunen, eller af en privat virksomhed/forening Tegning af lovpligtige forsikringer Gennemføre nødvendige arbejdsmiljøforanstaltninger Oplære hjælperne (evt. i samarbejde med arbejdslederen) Tilbyde kurser i fx forflytningsteknik, kommunikation, eller terminalpleje. 18/28

Hvis arbejdsgiverfunktionen er overtaget af anden part, skal parten kunne støtte op omkring nye og usikre borgere med en BPA-ordning og bl.a. undtagelsesvis deltage i ansættelsessamtaler. Bistands- og plejetillæg: Borgere, der modtager førtidspension med et bistands- eller plejetillæg, efter de pensionsregler, der var gældende før 1. januar 2003, er ikke udelukket fra at få bevilliget en BPA-ordning efter SEL 95 og 96. Bistands- eller plejetillæg bevares ved overgang til folkepension, jf. 36 i Lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension m.v. Bistandstillæg: Tilkendes når funktionsnedsættelsen bevirker, at ansøgeren stadig må have personlig bistand af andre, eller når funktionsnedsættelsen består af blindhed eller stærkt svagsynethed. Det behov, som bistandstillægget er beregnet til at dække, er bistand til personlige fornødenheder fx personlig hygiejne, bistand i forbindelse med måltider, af- og påklædning og toiletbesøg. Plejetillæg: Tilkendes, når funktionsnedsættelsen bevirker, at borgeren må have vedvarende pleje eller tilsyn, som nødvendiggør andres nærværelse. Bistands- og plejebehovet skal som udgangspunkt dækkes efter pensionslovgivningens bestemmelser. Kontantydelser efter serviceloven er subsidiære i forhold til ydelser efter pensionsloven. Udgangspunktet er, at bevillingen efter 95 og 96 nedsættes med den del af et bistandseller plejetillæg, der anvendes til dækning af borgerens hjælpebehov eller til merudgifter, der alternativt skulle være bevilliget efter servicelovens 100. Vanskeligt definerbare småudgifter ved siden af BPA-ordningen, vil skulle afholdes af et eventuelt bistands- eller plejetillæg. Borgere, som er tilkendt førtidspension efter 01.01.2003, skal have et tilskud til dækning af disse udgifter. Hvis BPA-ordningen dækker alle borgerens ledsage-, pleje- og overvågningsbehov, skal hele tillægget anvendes til dækning af lønudgifterne til hjælperne. Det skal understreges, at borgeren ikke har pligt til at dokumentere anvendelsen af bistandseller plejetillægget. Det er tilstrækkeligt, at borgeren kan sandsynliggøre udgifternes omfang. Der kan ikke foretages reduktion i bistands- eller plejetillægget. Der henvises til Ankestyrelsens Principafgørelse P-15-05. For uddybende oplysninger om bistands- og plejetillæg henvises der til BPA-vejledningens kapitel 18 om bistands- og plejetillæg, og til Ankestyrelsens Principafgørelser P-28-03, P-21-05, P-27-03 og 69-09 og 74-09. Det skal fremgå af bevillingen af BPA-ordningen, hvordan et evt. bistands- eller plejetillæg bliver indregnet i BPA-tilskuddet. Invaliditetsydelse kan modtages sammen med BPA-ordningen og skal ikke indgå ved udmålingen af nogen del af tilskuddet til BPA-ordningen. 19/28

Ferie og weekendophold i Danmark: Udgangspunktet er, at den sædvanlige BPA-ordning bevares uændret under ophold andre steder i Danmark. Det vil være en god idé, at hjælperne allerede ved ansættelsen, bliver gjort opmærksom på, at arbejdsdagen kan begynde og slutte på andre adresser end i borgerens hjem, og at der ikke ydes løn når hjælperen har fri under ferie eller weekendophold. Er der i forbindelse med ferie eller weekendophold brug for en ekstra bevilling på flere hjælpertimer samt rejse- og opholdsudgifter for hjælperne, skal dette søges i god tid inden ferie eller weekendophold. Fredericia Kommunes vejledende serviceniveau er, at der som udgangspunkt kan bevilliges ekstra støtte til to gange én uges ferie årligt samt tre weekendophold. En bevilling på ekstra timer kan ikke opspares eller overføres fra et kalenderår til et andet. Forholdet til andre bestemmelser i serviceloven og anden lovgivning: SEL 83 - Personlig og praktisk hjælp: Når kommunalbestyrelsen udmåler hjælp i form af et kontant tilskud til en BPA-ordning, dækker tilskuddet behovet for personlig og praktisk hjælp i hjemmet. En del af hjælpen kan dog ydes som naturalhjælp fra kommunen eller fra godkendt privat leverandør, i det omfang borgeren ønsker denne løsning (jf. Ankestyrelsens Principafgørelse C-13-07). Hvis en del af hjælpebehovet dækkes i form af naturalhjælp, skal der tages højde herfor i udmålingen af hjælpen til BPA-ordningen. SEL 84 Afløsning og aflastning i hjemmet: Kommunalbestyrelsen skal tilbyde afløsning og aflastning til ægtefælle, forældre eller andre nære pårørende, der passer en person med nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne. Endvidere kan der tilbydes midlertidigt ophold til personer, som i en periode har et særligt behov for omsorg og pleje. SEL 85 - Hjælp, omsorg eller støtte: Borgere, som modtager BPA, kan samtidig modtage hjælp iht. SEL 85 til fx støtte og vejledning til varetagelse af arbejdsgiverrollen. SEL 94 Selv at udpege en person til at udføre hjælpen efter SEL 83: Bestemmelsen kan anvendes til borgere, som ikke har et helt så omfattende behov for hjælp, som det er forudsat for personkredsen efter SEL 95, stk. 2-3 eller 96. Bestemmelsen kan være et alternativ til 95 og 96, hvis borgeren ikke er i stand til at være arbejdsleder og arbejdsgiver. SEL 97 Ledsagelse til selvvalgte aktiviteter: 20/28