Nøgletal og karakterbøger i byggeriet

Nøgletal og karakterbøger i byggeriet Regler for evaluering af entreprenører, håndværkere, rådgivende ingeniører, arkitekter og bygherrer 9

Nøgletal og karakterbog Danske bygherrer bruger i stigende grad nøgletal til at udvælge virksomheder til deres byggeopgaver, og for de statslige og almene bygherrer er det direkte et krav. Nøgletallene er et effektivt værktøj til at vælge de virksomheder, der er mest velegnede til at løse en konkret opgave. Virksomheder med gode nøgletal har de bedste chancer for at blive valgt til en byggeopgave. Nøgletallene viser, hvor godt en virksomhed klarer sig på områder som overholdelse af tidsfrister, mangelfri aflevering, arbejdsmiljø og kundetilfredshed. En virksomhed opnår disse nøgletal ved at lade en eller flere af sine byggesager evaluere. Siden 2004 har reglerne om nøgletal været gældende for entreprenører. I maj 2008 blev dette udvidet til også at inkludere rådgiverne, og d. 1. januar 2010 blev også bygherrerne omfattet af reglerne.»i lighed med andre brancher skal forbrugeren have klare valgmuligheder...«citat: Byggeriets fremtid - fra tradition til innovation. Tre gode grunde for virksomheden til at anskaffe sig nøgetal Den kan ikke blive afvist som»ukonditionsmæssig«dvs. at den ikke bliver udelukket fra at give tilbud, når den har nøgletal Den sikrer sig nyttig viden om egne præstationer og branchen Den bliver»blåstemplet«og forbedrer sine muligheder i markedet, hvis den har klaret sig godt Hvad skal virksomheden gøre for at få nøgletal? Vælge en egnet byggesag, privat eller offentlig, og tilmelde den til evaluering inden arbejdet går i gang. Egnede sager må ikke være påbegyndt og er typisk større end 100.000 kr. Nøgletal fra tre evalueringer giver ret til en karakterbog Medvirke i en evaluering, hvis den har en opgave i et statsligt eller alment byggeprojekt Hvad skal den statslige bygherre og bygherren indenfor det almene byggeri gøre? Tilmelde sine projekter til evaluering Kræve nøgletal og karakterbøger fra sine tilbudsgivere i forbindelse med udvælgelse Stille krav om at få evalueret sine byggeprojekter Hvad kan den private/kommunale/ regionale bygherre gøre? Stille krav i udbudsannoncen om, at tilbudsgiver skal aflevere nøgletal. Det koster ikke noget at få indblik i tilbudsgivers kompetencer Kræve at projektet evalueres, så det automatisk kommer i virksomhedens karakterbog 2

Rådgivere og entreprenører skal vise nøgletal Reglerne om nøgletal i det statslige og almene byggeri findes i to bekendtgørelser, henholdsvis nr. 1469 af 16. dec. 2009 om nøgletal for statsbyggerier m.v. og nr. 1304 af 15. dec. 2009 om nøgletal for alment byggeri m.v. Nøgletallene for en byggesag får virksomheden i et»faktablad«. Når den har opnået tre eller flere faktablade, kan den få en samlet oversigt over sine gennemsnitlige nøgletal. Oversigten kaldes populært en»karakterbog«. En bygherre stiller typisk krav om»nøgletal for tidligere gennemførte byggesager«. Afleverer virksomheden et eller to faktablade, har den opfyldt dette krav. Hvis virksomheden har tre eller flere faktablade, skal den desuden aflevere sin karakterbog. Reglerne om nøgletal har betydning for alle entreprenører og rådgivere store som små som ønsker at udføre opgaver indenfor såvel statsligt som alment byggeri. Reglerne er altså ikke kun forbeholdt store virksomheder. Dog er det ikke alle virksomheder, der får brug for nøgletal. På de følgende sider kan man læse om, hvilke virksomheder, der med fordel vil kunne bruge nøgletal, og hvilke virksomheder, der kan undvære. Bygherren skal stille krav Bygherrer indenfor det almene og statslige byggeri skal anvende nøgletallene, når de udvælger deres samarbejdspartnere blandt rådgivere og entreprenører. Ligeledes skal de stille krav om, at deres samarbejdspartnere bliver evalueret på byggeprojekterne. Private, kommunale og regionale bygherrer er ikke omfattet af disse regler, men de kan med fordel vælge at følge dem. Dels fordi de får et værktøj til at vælge de mest velegnede virksomheder, og dels fordi evalueringen fremmer byggeprocessen, ved at sætte fokus på vigtige områder som tidfrister, mangler, arbejdsulykker og kundetilfredshed. Det er vigtigt, at bygherren orienterer sine samarbejdspartnere om, at en byggesag skal evalueres. I udbudsmaterialet skal man skrive, at reglerne i bekendtgørelse 1469 af 16. dec. 2009 er i kraft. Almene bygherrer skal dog skrive, at reglerne i bekendtgørelse 1304 af 15. dec. 2009 er i kraft. På centrets hjemmeside kan man finde uddybende forslag til, hvordan kravene kan formuleres. Tekstforslagene kan frit kopieres ind i udbudsmaterialet. En virksomheds karakterbog viser gennemsnittet af alle dens gyldige faktablade. Faktablade Karakterbog 3

Nøgletal for bygherrer Hvorfor skal virksomheden blive evalueret? Der er krav om at statslige og almene bygherrer skal lade sig evaluere, mens kommunale, regionale og private bygherrer frit kan vælge at blive evalueret. Evalueringer giver bygherren mulighed for at sammenligne sig på en række nøgletal overfor andre bygherrer. Grænser for krav om nøgletal i statsligt og alment byggeri Krav om beregning af nøgletal for bygherrer i alment og statsligt byggeri gælder for projekter med en samlet entreprisesum over 5 mio. kr. ekskl. moms. Hvordan får virksomheden sine nøgletal? Man henvender sig til Byggeriets Evaluerings Center og tilmelder byggesagen, eller man tilmelder sig på centrets hjemmeside på www.byggeevaluering.dk. Sagen skal tilmeldes i forbindelsen med at projekteringen starter. Hvilke nøgletal måles bygherren på? Bygherreevalueringen består både af nøgletal fra entreprenørevalueringen, såsom mangler og arbejdsmiljø, samt nøgletal som alene beregnes for bygherren, såsom bestillertilfredshed. Til forskel for evalueringssystemerne for entreprenører og rådgivere, er der i bygherresystemet forskel på nøgletal i statsligt og alment byggeri: ALMENT BYGGERI Mangler Udbedring af mangler målt ved den skønsmæssige, økonomiske værdiansættelse af manglerne fastsat i forbindelse med aflevering sat i forhold til entreprise summen Arbejdsulykker Ulykkesfrekvens udtrykt som antal anmeldte arbejdsulykker sat i forhold til entreprisesummen opgjort pr. milliard kr. Energiforbrug Forventet energiforbrug i kwh pr. m² pr. år. Bestillertilfredshed (skala 1-5) Bygherrens evne til at opstille realistiske budgetter Bygherrens evne til at opstille realistiske tidsplaner Bygherrens evne til at indgå i en samarbejdsproces og dialog med bestilleren Bygherrens evne til at inddrage brugerne/brugerønsker under projekteringen Bygherrens håndtering af processer med beboere/lejere/brugere/naboer under projektering og udførelsen af byggearbejderne Angivelse af bestillerens samlede tilfredshed med bygherreopgaven Vurdering af produktet (skala 1-5) Ejendom og omgivelser Bygning Bolig Rum Samlet vurdering af byggeriet STATSLIGT BYGGERI Mangler Udbedring af mangler målt ved den skønsmæssige, økonomiske værdiansættelse af manglerne fastsat i forbindelse med aflevering sat i forhold til entreprise summen Arbejdsulykker Ulykkesfrekvens udtrykt som antal anmeldte arbejdsulykker sat i forhold til entreprisesummen opgjort pr. milliard kr. Energiforbrug Forventet energiforbrug i kwh pr. m² pr. år. Bestillertilfredshed (skala 1-5) Bygherrens evne til at opstille realistiske budgetter Bygherrens evne til at opstille realistiske tidsplaner Bygherrens evne til at indgå i en samarbejdsproces og dialog med bestilleren Bygherrens evne til at inddrage brugerne/brugerønsker under projekteringen Bygherrens håndtering af processer med beboere/lejere/brugere/naboer under projektering og udførelsen af byggearbejderne Bygherrens bidrag til at gennemføre en tilfredsstillen de overgang fra udførelsen af byggearbejderne til drift. Angivelse af bestillerens samlede tilfredshed med bygherreopgaven Vurdering af produktet (skala 1-5) Samlet vurdering af byggeriet Pris Relativ afvigelse mellem forventet og realiseret projektpris Ændringer i bygherrens omkostninger til projektet fordelt efter årsag (7 årsager) Tid Relativ afvigelse mellem planlagt og faktisk projektperiode Ændringer i bygherrens tidsplan for projektet fordelt efter årsag (7 årsager) 4

Nøgletal for rådgivende ingeniører og arkitekter Hvilke nøgletal måles virksomheden på? En rådgiveropgave evalueres ved at måle kundetilfredsheden. Målingen foretages, når projekteringen er afsluttet, dog senest ved byggeriets start, og evt. igen når rådgiveropgaven er afsluttet. Virksomheden modtager nøgletallene efter hver måling. Kundetilfredsheden måles ved at stille 15 spørgsmål, som skal vurderes på en skala fra 1 til 5. Kunden skal kun give karakter for de spørgsmål, der er relevante i den konkrete sag. Grænser for krav om nøgletal i statsligt og alment byggeri En virksomhed skal vise nøgletal, hvis den byder på en rådgiveropgave, der er større end 150.000 kr. ekskl. moms OG de samlede rådgiveromkostninger for projektet er over 500.000 kr. ekskl. moms. Hvis virksomheden får tildelt rådgiveropgaven, skal den sørge for, at opgaven bliver tilmeldt evaluering. Reglerne gælder kun, hvis virksomheden har kontrakt med bygherren. Hvordan får virksomheden sine nøgletal? Man henvender sig til Byggeriets Evaluerings Center og tilmelder rådgiveropgaven,eller man tilmelder sig på centrets hjemmeside www.byggeevaluering.dk. Man kan tilmelde alle typer af rådgiverydelser store som små. Tilmeldingen af en rådgiveropgave skal være på plads, inden arbejdet begynder. Byggesagerne kan være statslige, regionale, kommunale eller private. Ønsker virksomheden at blive evalueret uden at bygherren har stillet krav om dette, skal virksomheden sikre sig, at bygherren vil medvirke. De 15 nøgletal er: Rådgiverens evne til at opstille realistiske budgetter Rådgiverens evne til at opstille realistiske tidsplaner Rådgiverens evne til at anskueliggøre sine forslag Rådgiverens evne til at føre en konstruktiv dialog Rådgiverens bidrag til konstruktivt samarbejde mellem projektets aktører Rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende æstetisk løsning Rådgiverens bidrag til at opnå en tilfredsstillende funktionel løsning Rådgiverens bidrag til at opnå et godt indeklima Rådgiverens bidrag til at opnå en løsning med en fornuftig driftsøkonomi Rådgiverens bidrag til at opnå en miljømæssig fornuftig løsning Rådgiverens evne til at levere den aftalte kvalitet i projektmaterialet Rådgiverens håndtering af processer med beboere/lejere/brugere/ naboer under byggeriet Rådgiverens bidrag til at gennemføre en tilfredsstillende aflevering Angivelse af bygherrens samlede tilfredshed med rådgivningsopgaven Angivelse af, om bygherren vil benytte rådgiveren igen ved et lignende projekt 5

Nøgletal for entreprenører og håndværksmestre Grænser for krav om nøgletal i statsligt og alment byggeri En virksomhed skal vise nøgletal, hvis den byder på en entreprise, der er større end 1,5 mio. kr. ekskl. moms OG den samlede entreprisesum på projektet er over 5 mio. kr. ekskl. moms. En virksomhed, som får tildelt en entreprise, skal sørge for, at entreprisen bliver evalueret, hvis entreprisen er større end 300.000 kr. ekskl. moms OG den samlede forventede entreprisesum på projektet er over 5 mio. kr. ekskl. moms. Hvis virksomheden ikke har direkte kontrakt med bygherren, men arbejder som underentreprenør for en anden entreprenør/håndværksmester, skal den ikke vise nøgletal, eller tilmeldes evaluering. Hvordan får virksomheden sine nøgletal? Den henvender sig til Byggeriets Evaluerings Center og tilmelder entreprisen, eller den tilmelder sig på centrets hjemmeside www.byggeevaluering.dk. Virksomheden kan tilmelde alle typer af byggeopgaver store som små. Tilmeldingen skal være på plads, inden byggearbejdet begynder. Man kan som udgangspunktet ikke tilmelde en entreprise, når arbejdet på byggepladsen er gået i gang. Byggesagerne kan være statslige, kommunale, regionale eller private. Ønsker virksomheden at blive evalueret uden at bygherren har stillet krav om dette, skal virksomheden sikre sig, at bygherren vil medvirke. Hvilke nøgletal måles virksomheden på? Når en virksomhed evalueres, opnår den følgende nøgletal: Overholdelse af tidsfrister 1) Faktisk udførelsestid i forhold til planlagt udførelsestid, korrigeret for tidsfristforlængelser Mangler 2) Antal mangler indført i afleverings protokollen klassificeret efter alvor Økonomisk værdiansættelse af mangler Manglers betydning for ibrugtagning Arbejdsulykker 2) Ulykkesfrekvens udtrykt som antal anmeldte arbejdsulykker sat i forhold til entreprisesummen opgjort pr. milliard kr. Kundetilfredshed Bygherrens tilfredshed med byggeprocessen (skala 1 til 5) 3) Kundeloyalitet (skala 1 til 5) 1) Måles i % 2) Måles i forhold til entreprisesum 3) måles med 8 spørgsmål (ikke vist her). 6

Spørgsmål og svar Hvad koster det at få nøgletal? Medarbejderne i Byggeriets Evaluerings Center kan informere om centrets honorar. Man kan også se en prisliste på www.byggeevaluering.dk under»praktisk«. Hvem skal indberette? Indberetningerne af de oplysninger, der skal bruges til beregning af nøgletal, for entreprenører og rådgivere foretages af virksomhedens kunde, dvs. typisk bygherren eller bygherrens rådgiver. Hvor lang tid tager det? Entreprenører og håndværksmestre skal i gennemsnit regne med, at de skal bruge ca. 20 min. på evalueringen. Rådgivende ingeniører og arkitekter skal alene sørge for at tilmelde sagen. Bygherren skal forvente at bruge mellem 10 og 60 minutter på indberetningen afhængigt af den konkrete sag. Hvordan fordeles talindsamlingen? For at kunne beregne nøgletallene i karakterbogen, skal der indsamles oplysninger fra de byggesager, som bliver evalueret. I almene byggesager er ansvaret for indberetningen fordelt mellem bygherren og en ekstern evalueringsudbyder som fx. Byggeriets Evaluerings Center. Almene bygherrer og kommuner rapporterer i forvejen til BOSSINFsystemet, som er et særligt administrationssystem under Socialministeriet. Derfor bruger den almene bygherre dette system, når han skal indberette nøgletalsoplysninger. På ikke-almene byggeprojekter er det Byggeriets Evaluerings Center, der indsamler alle oplysningerne. Hvordan indberetter man? Indberetningen foregår digitalt. Indberetteren modtager en e-mail med login, der fører direkte til det skema, der skal udfyldes. Man kan selvfølgelig også vælge at modtage skemaerne med posten. Hvis der er fejl i de indberettede oplysninger? Inden entreprenørnøgletallene beregnes, skal virksomheden og dennes kunde godkende de indberettede oplysninger. Hvis parterne ikke kan blive enige om en eller flere oplysninger eller nægter at indberette, registreres et blankt felt Sagen vil herefter blive registreret som delvist afbrudt. En sådan»anmærkning«pynter ikke i karakterbogen. Rådgiver- og bygherrenøgletallene kan beregnes straks efter at indberetningen er afsluttet. Hvordan ser karakterbogen og faktabladet ud? Man kan finde eksempler på karakterbøger og faktablade på centrets hjemmeside www.byggeevaluering.dk. Hvor mange virksomheder har nøgletal? Ligeledes på centrets hjemmeside findes en liste over virksomheder med nøgletal og virksomheder, der er i gang med at få nøgletal. Er karakterbøger og nøgletal offentlige? Nøgletal fra sager der skal evalueres efter bekendtgørelserne, skal offentliggøres. Offentliggørelsen finder sted i 4 faser. En fase opfyldes hver gang der er registreret enten 100 rådgiversager eller 100 entreprenørsager, evalueret efter en af de to bekendtgørelser. Bygherrenøgletallene offentliggøres samtidigt med entreprenørnøgletallene. Kan nøgletallene ses på internettet? Virksomheder med nøgletal får adgang til databasen www.byggetal.dk. Her har Byggeriets Evaluerings Center samlet alle de byggesager, centret har evalueret, og her kan virksomheden finde nøgletallene fra sine tidligere byggesager. Særlig interessant kan det være at sammenligne sig med andre entreprenører, rådgivere og bygherrer. Læs mere på centrets hjemmeside www.byggeevaluering.dk i bekendtgørelsen vedrørende nøgletal i alment byggeri (nr. 1304 af 15. dec. 2009) i bekendtgørelsen vedrørende nøgletal i det statslige byggeri (nr. 1469 af 16. dec. 2009) på Socialministeriets hjemmeside www.sm.dk på Erhvervs- og Byggestyrelsens hjemmeside www.ebst.dk se nøgletal på www.byggetal.dk 7

Tidslinje for udbredelsen af nøgletalssystemet 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 1. januar: 1. juli: 1. marts: 1. maj 1. oktober 1. januar Krav om evaluering af statslige byggeprojekter. Krav om, at entreprenører viser deres nøgletal ved udvælgelse, herunder prækvalifikation i statslige byggeprojekter. Krav om evaluering af entreprenører i alment byggeri. Krav om evaluering af rådgivende ingeniører og arkitekter på alment og statsligt byggeri. Krav om, at rådgivende ingeniører og arkitekter viser deres nøgletal ved udvælgelse, herunder prækvalifikation i alment og statsligt byggeri. Krav om, at entreprenører viser deres nøgletal ved udvælgelse, herunder prækvalifikation i almene byggeprojekter. Krav om evaluering af bygherrer på alment og statsligt byggeri. Ca. medio 2010 Krav om offentliggørelse af nøgletal på alment og statsligt byggeri. Byggeriets Evaluerings Center er en erhvervsdrivende fond, der blev stiftet i 2002 af byggeriets organisationer. Dansk Byggeri, Tekniq, Erhvervs- og Byggestyrelsen, Realdania, Foreningen af Rådgivende Ingeniører (F.R.I), Danske Arkitektvirksomheder, Bygge-, Anlægs- og Trækartellet (BAT), DI Byggematerialer, Socialministeriet og Bygherreforeningen sidder i bestyrelsen. Byggeriets Evaluerings Center er ikke kun et praktisk samarbejde om nogle statistik-mål. Det er også udtryk for en kritisk bevidsthed om byggeriet. Centrets formål er ikke alene at producere tal, men at skabe en proces, der ændrer byggeriet og dermed også de tal, der måles. Byggeriets Evaluerings Center Strandgade 27B, plan 5 1401 København K, Tlf. 32 64 14 40 e-mail: info@byggeevaluering.dk Tekst: Peter Hesdorf, Byggeriets Evaluerings Center Redigering: PeRscript Billeder: Jørgen Witved & Colourbox Design og produktion: Vester Kopi 2. udgave, marts 2010