Danske Sportsfaciliteters Brancheforening Referat Bestyrelsesmøde 26. januar 2016 Toldboden 3, 2. sal, D18 8800 Viborg Kl. 9.00 13.00 Mødet afholdes i Mødelokalet i stueetagen Karin Rye Riddermann 02-02-2016
Mødedato: 26.01.2016 Sted: Sekretariatet Toldboden 3, 2. sal 8800 Viborg Referent: Karin Rye Riddermann Ref. nr. 11/2016 Emne: Bestyrelsesmøde Dagsorden: 1. Fælles møde med DSFs bestyrelse 2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde 3. Opfølgning på fælles møde med DSF 4. Siden sidst orienteringsskrivelse mv. 5. Status på samarbejdspartnere 6. SportsFair 2016 samt oplæg omkring 2017 7. Årsmøde 2016 8. Temadage og ERFA-møder i 2016 9. Økonomi 10. Medlemsstruktur og kontingent 11. Bestyrelsens organisering og arbejdsform 12. Eventuelt (herunder møder i 2016) Deltagere - bestyrelsen: Niels Bækgård Jakob Sander Otto Skak Holger Kortbek Alf Christensen Lene Karsbæk Gitte Nørgaard Rune Bille Afbud: Axel Lindgren (tilforordnet) Carsten Larsen (tilforordnet) Sekretariatet: Karin Rye Riddermann (KRR) Punkt 1 Fælles møde med DSF Selvstændigt referat vedhæftet som bilag 1. Punkt 2 Referat fra 3. december 2015 Referatet godkendt uden bemærkninger. Punkt 3 Opfølgning på fælles møde med DSF Der er ikke mulighed for at tage beslutning om en fremtidig proces på baggrund af det netop afholdte møde. Niels tager en indledende kontakt til GAD, hvorefter Gitte og Holger sørger for at invitere dem med i det kommende arbejde. Det er vigtigt, at vi ikke i Sportsfaciliteter kommer til at fremstille os selv som bedre eller større end vores kommende samarbejdspartnere.
Punkt 4 Siden sidst jf. Orienteringsskrivelse NB foreslår, at man tilbyder både Dansk Firma Idræt og DGI en puljeindmeldelse. Dette vedtages. Samarbejdsmuligheder med HI omkring messen drøftes under punkt 6. Studietur: Vigtig aktivitet til at profilere sig over for kommunerne, og der er bred enighed om, at det vil være en god idé at udbyde en spændende tur i 2016. En nem løsning ville være at copy-paste en tur til Paris, som SEPEs bestyrelse har været på. Her kan man hente gode tilbagemeldinger fra politikere fra Esbjerg, der har været med på turen til brug for markedsføring af turen. Center for Idræt og Arkitektur kunne være en god medarrangør. Holger og Lene påtager sig opgaven med at kontakte Center for Idræt og Arkitektur samt at tage en hurtig beslutning om destination og tidspunkt, så vi kan melde ud, at der kommer en tur, hvornår og hvor den går hen. Fremtidens Idrætsfaciliteter bliver et rigtigt vigtigt emne i fremtiden. Vi skal knytte projektet tættere til os, hvor vi kan bl.a. ved at invitere dem til vores årsmøde. Vores opgave er at være med til at påvirke eller kvalificere projektet. Team Danmark: her sidder vi med i en lille følgegruppe, der tænker samarbejde med kommunerne. Vi kommer ikke umiddelbart til at lave en temadag sammen med dem i 2016 de har travlt med andre projekter. Breddeidrætskonference ikke nogle banebrydende eller særligt udviklende projekter. Her har vi en opgave med at gøre Kulturministeriet opmærksom på, at der gives midler til projekter, der på ingen måde udvikler faciliteterne. NB foreslår at foreningen skriver til Kulturministeriet at vi har været til konferencen, men at vi gerne vil bidrage til at kvalificere fremtidige projekter bedre. Dette besluttes og Niels påtager sig opgaven. Punkt 5 Status på samarbejdspartnere DSI vil gerne lave den nuværende aftale permanent også efter 2016. Det aftales, at der skal tages en sidste kontakt til deres bestyrelse for at afklare, om vi skal bruge mere tid på dem de må selv komme lidt på banen. Niels tager en indledende kontakt, hvorefter Gitte og Niels kan mødes med Aksel og evt. andre repræsentanter. Holger og Niels tager sig af at arbejde videre med GAD. Holger og Niels har god kontakt til Esben Danielsen fra LOA. Holger plejer fortsat kontakt med Esben og stikker fingeren i jorden omkring fondens arbejde med drift af faciliteter. NB fortsætter kontakt til Henrik Brandt fra IDAN. Måske skal vi sætte os sammen med ham og blive mere konkrete omkring fremtidige samarbejdsmuligheder. NB og AC har opgaven.
Punkt 6 SportsFair VI har passeret 60 stande på SportsFair 2016. MESSE C er meget professionelle. Der er stadig ledige stande (Karin sender udstillerliste ud) og har man en kontakt, kan man sende til hi@messec.dk det er Hanne, der er projektleder på messen. MESSE C har gjort et stort arbejde for at skabe liv i hallen og sikre aktiviteter, så hallen ikke føles stille og død det bliver spændende at se, om det giver en bedre oplevelse for udstillerne. Otto foreslår at bestyrelsen selv står på foreningens stand der kan laves vagtskema, så foreningen repræsenteres af bestyrelsesmedlemmer (jeg er usikker på, om dette blev vedtaget?). Det er afgørende at vi får mange besøgende på messen, så alle skal hjælpe med at prikke til kollegaer og mulige besøgende. Programmet er næsten på plads med de udfordringer, der nu er. Lene har idéer til flere oplæg vedr. skolereformen. 2017: Skal vi tænke stort og lave en fælles messe for alle organisationer mv. inden for idrætten. Der er gode tanker i at Danske Sportsfaciliteter tegner sin egen messe og giver den sit eget udtryk. God idé at lave messe hvert andet år (lige år for at undgå Köln-messerne) og så lægge den i efteråret. Vi skal have afklaret, hvordan vi kommer derhen, og så melde ud at vi gør det så hurtigt som muligt. Der meldes dog ikke noget ud før der er lavet aftale med DSF. Otto arbejder videre med det og tager kontakt til DSF sammen med Niels, Rune og Jakob. Det bliver også nævnt for Groundsman foreningen. Beslutning: vi arbejder for en messe hvert andet år, der placeres i efteråret, og afholdes sammen med DSF og andre organisationer, der kan se relevansen i en sådan messe. Punkt 7 Årsmøde 2016 Vi vil gerne ramme kommunerne med vores konference og bl.a. invitere Marianne Jelved til at tale om Folkeoplysningsloven. Hun havde rigtigt gode pointer på IDANs konference i Vejen. Der er enighed om at planlægge videre ud fra det foreslåede program i bilag 6 til dagsordenen. Hvordan man drifter samt lovgivning vil de trække kommunerne? En fra Brand og Redning (evt. Vejle (Otto)). Lene og Niels arbejder videre med årsmødet. Lene finder et sted (sammen med Karin) Årsmøde/Generalforsamling: Dirigent beslutter vi senere. Christian Abildgaard fra Slagelse Kommune har sagt ja til at gå ind i bestyrelsen.
Mulige suppleanter: Jan Dissing fra Helsinge Hallerne (Otto spørger) og Peter Christensen fra Høje Taastrup Idrætsteam. Punkt 8 Temadag og ERFA-møder 2016 Vi lægger op til leverandørdage. God idé med sikkerhed er brand og godkendelser mv. tænkt ind. Kan faciliteterne overdrage ansvaret til foreninger mv. Indholdet koordineres med Forebyg-Brand der kan evt. udbydes en dag som opfølgning omkring de kommunale regler (vigtigt at vide, hvem der skal indgåes aftaler med). Flimrelys: superligastadions og divisionsforeningen. DSI vil gerne lave dag sammen med os i Stouby. Jakob koordinerer og laver input til deres dagsorden med fx Thy (Niels). Husk at tænke både software og hardware (Holger). Jakob melder tilbage til Axel, at vi gerne vil være med til at lave dagen, men de skal finde en anden dato, så den ikke ligger ugen før SportsFair. NB vil gerne indkalde alle ligahåndboldhaller til møde omkring problematikken med placering af kampe. Der er altid udfordringer omkring kampene, da de placeres i sidste øjeblik. Udnyttelse af faciliteter hvordan vægter man sportsaktiviteterne over for eksempelvis mere indtægtsgivende aktiviteter som loppemarkeder mv. Det besluttes, at vi arbejder videre ud fra bilag 7 til dagsordenen. Punkt 9 Økonomi Regnskab 2015 Vi har i 2016 lavet et overskud på knap 100.000 kroner på trods af manglende indtægter. Det er en fornuftig justering af udgifterne samt stor fleksibilitet fra sekretariatet, som så også har betydet, at vi ikke har kunnet lave de ting, som vi gerne ville i forhold til etablering og markedsføring af foreningen. Vi påtænker at ompostere sekretariatstimerne, så de kommer ned under aktiviteterne i stedet for at de alle er posteret under administration. Dette er en god måde. Budget 2017: Skal vi fastholde kontingentindtægten fra 2015 som indtægt i 2017? Vi skal være meget mere ambitiøse på kontingentsiden fordi vi skal have ambitioner på vores aktivitetsniveau. Gitte og Karin retter budgettet til efter snakken om kontingentstruktur. Mailes frem og tilbage, så bestyrelsen er enige inden det sendes til medlemmerne til beslutning. NB og GN har lavet sekretariatsaftale med Karin, der sikrer foreningen 1000 timer i 2016 det svarer nogenlunde 400.000,- Punkt 10 Medlemsstruktur og kontingent 40.000 afskrækker ikke KBH kommune, men det er klart at det vil være lettere at få igennem hvis kontingentet til DSF, GAD mv. var inkluderet.
Det foreslås at ændre skæringer for at skille kommuner over 100.000 ud samt at nedjustere beløbene i de tre øverste kategorier. Vi skal have trykprøvet den ved at kontakte de 10 største kommuner og få klart svar på om de vil være med til denne her omlægning. Den, der ringer op, skal have sat sig ind i den pågældende kommunes organisering på idrætsområdet hvor er de medlem? Der skal laves fakta-ark som kan forklare kommunen, hvad det indebærer. Vi skal op og have 40-50 % af kommunerne som medlemmer med den nye struktur. Rune, Niels og Gitte redigerer skrivet og sender ud kommunerne fordeles mellem bestyrelsesmedlemmerne, så man i løbet af februar kan kontakte de store kommuner, og høre om vi overhovedet skal arbejde videre med det her. Punkt 11 Bestyrelsens organisering og arbejdsform Kommentarerne fra sidste møde er skrevet ind, uden at selve skrivet er ændret. Det er afgørende, at arbejdsmængden fordeles mere klart så formanden i højere grad frigøres. Fx at næstformanden vil få en mere formel rolle omkring bestyrelsesmøderne mv. Det er dejligt at møderne køres så professionelt som muligt. Det er vigtigt, at bestyrelsesmedlemmerne holder fast i at de ting, vi er udpeget til bliver gjort og også tager ansvaret for de opgaver, man påtager sig. Bestyrelsesmedlemmerne kan tage større ansvar for eksempelvis arrangementer, så vi sparer sekretariatets tilstedeværelse. Det ville være rart at få forventet tidsforbrug på de enkelte opgaver. Konklusion: Oplægget skal redigeres og passes til og der skal sættes forventet tidsforbrug på de enkelte poster, så man bedre kan vurdere, hvad man siger ja eller nej til. Punkt 12 Eventuelt Møder 2016: 27. april: Bestyrelsesmøde formøde til Generalforsamling og årsmøde 28. april: Kort konstitueringsmøde efter Generalforsamlingen 31. august: Ordinært bestyrelsesmøde 8./9. december: Bestyrelsesmøde med efterfølgende julekomsammen og overnatning.
To Do Liste. Opgave Ansvarlig Deadline Kontakt til GAD Først Niels derefter Gitte og Holger ifm. Samarbejde med DSF Hurtigst muligt det vil være en fordel for DSF at man er lidt længere med idéerne inden deres GF den 15. marts Arbejde videre med fremtidig Gitte og Holger Ditto struktur Tilbyde puljeindmeldelse til Niels Hurtigst muligt Dansk Firma Idræt og DGI Studietur Holger og Lene Ville være skønt med dato og lokation inden 12. februar, så det kan komme med i bladet ellers den 10. marts, så vi kan promovere turen på SportsFair Fremtidens Idrætsfaciliteter Niels Løbende Kontakte Kulturministeriet Niels Hurtigst muligt Kontakt til DSI Niels og Gitte Inden næste møde Kontakt til LOA Niels og Holger Inden næste møde Kontakt til DSF vedr. messe Otto, Niels, Rune og Jakob Inden SportsFair Finde sted til årsmøde Lene og Karin 12 februar (deadline på bladet) Planlægge årsmøde Niels og Lene 10. marts (skal programmet være på plads, så det kan promoveres over for deltagerne på SportsFair Spørge Jan Dissing om suppleant Otto 10. marts (er gjort) Spørge Peter Christensen om su. Niels 10. marts Tilbagemelding til DSI om fælles temadag: Jakob Hurtigst muligt (er gjort respons fra DSI?) Planlægge tema- og ERFAdage Niels og Lene 12 februar ville det være super med datoer og steder til kalenderen i bladet Budgetforslag for 2017 Gitte og Karin 10. marts Talepapir ny kontingent Niels, Rune og Gitte 1 februar Kontakte 10 kommuner omkring Niels, Rune og Gitte 1 marts kontingent Revidere oplæg til bestyrelsens roller Niels og Karin Næste møde