Referat af ekstraordinær generalforsamling i Skovlunde og Herlev Golfklubber d. 13. november 2008 kl. 19.00 i Tapeten, Magleparken 5. 2750 Ballerup Allan Møgelhøj (AM), formand, bød velkommen. 1. Valg af dirigent AM foreslog på bestyrelsens vegne Ulrik Larsen (UL 1743) som dirigent. Bo Skadkær (BS 2712) fra Initiativgruppen (IG) ønskede ikke at foreslå generalforsamlingen et alternativt dirigentemne. UL blev herefter eenstemmigt valgt. UL konstaterede, at den ekstraordinære generalforsamling var lovligt indvarslet og hermed beslutningsdygtig. Finn Etmann (FE 11) gjorde opmærksom på at indkaldelsen ikke var dateret. UL meddelte at alle afstemninger ville blive skriftlige og redegjorde for adgangs- og talerettigheder. Følgende blev udpeget som stemmetællere: Finn Etmann, Søren Mortensen, Mette Christophersen, Ann Søndergård, Lene Schytter, Bjarne Larsen og Hans S. Jensen. Hanne Gry (1627) blev udpeget til referent. Dirigenten ønskede som minimum et beslutningsreferat. UL redegjorde for stemmeafgivelse jf. vedtægternes 6 Stemmeafgivning. Hver klub råder over 50 % af stemmerne. Vægtningsfaktoren afgøres af klubbernes forholdsvise fordeling af det stemmeberettigede medlemstal, optalt den første i måneden forud for generalforsamlingen UL gjorde opmærksom på, at han tilstræbte, at den ekstraordinære generalforsamlingen sluttede senest kl. 22.30 og informerede om forløbet. BS, 2712 beklagede, at iflg. AM var det ikke muligt for andre at stille forslag til dagsordenen. Karl-Erik Balslev (KEB 50) forslog at udpege 2 referenter. Forsamlingen udviste ved håndsoprækning tilfredshed med én. Diskuterede herefter mistillidsdagsorden og nævnede, at der ikke er godkendelse af formandens beretning på en ekstraordinær generalforsamling. Michael Holm (MH 2399) mente, man kunne tale om en godkendelse, hvis der ikke var alvorlige indvendinger fra forsamlingen. UL bekendtgjorde herefter, hvordan han ville forsøge at gennemføre generalforsamlingen, idet der ville blive mulighed for at fremsætte forslag til dagsordenen til afstemning under dagsordenens pkt. 3. Afstemningen om sådanne punkter ville så kunne finde sted efter afstemningen om mistillidsdagsordenen, der betragtes som det mest vidtgående. UL konkretiserede mistillidsdagordenen, som under alle omstændigheder ville komme til afstemning under dagsordenens pkt. 3, således Bestyrelsen stilles et mistillidsvotum, der betyder, at den samlede bestyrelse skal straks træde tilbage Hurtigst muligt indkalde til en ekstraordinær generalforsamling. Denne skal afholdes 3-6 uger fra d.d., og dagsordenen skal give klubbens medlemmer mulighed for at vælge en ny bestyrelse Fungere som forretningsbestyrelse indtil en ny bestyrelse er valgt.
2. Redegørelse og debat af bestyrelsens beslutninger og handlinger siden den ordinære generalforsamling i 2008. AM begrundede bestyrelsens indkaldelse til den ekstraordinære generalforsamling og gennemgik bestyrelsens mandat og bemyndigelse. AM understregede vigtigheden af, at bestyrelsen - og andre frivillige i klubben - kan udføre deres arbejde og være sikre på medlemmernes tillid mellem de ordinære generalforsamlinger. AM fremhævede at klubbens regnskaber bliver revideret af statsautoriserede revisorer i lighed med andre virksomhedsregnskaber. Café-situationen: AM gennemgik derefter hændelsesforløbet, som offentliggjort på hjemmesiden, efter Cafe Golfens opsigelse af kontrakten d. 30.4.08., og begrundede forliset af det sidste forsøg, der var initieret af IG, på fortsatte forhandlinger. AM gennemgik herefter opgørelsen af det økonomiske mellemværende mellem SHGK og cafeen og konkluderede, at han forventer, at der kan opnås enighed mellem parterne om mellemværendets størrelse. Pro-situationen: AM understregede de gode resultater, der er opnået i 2008 af både eliten og juniorerne. Kontrakten med pro en genforhandles hvert år og blev i år ikke fornyet efter gensidig overenskomst. Der blev fundet frem til en fornuftig aftrædelsesordning, der blev accepteret af begge parter. AM omtalte den mail, der tilsyneladende er sendt til alle medlemmer, formodentlig med e-mail adresse fra Golfbox, og som er underskrevet af Tony og Marc. AM understregede, at såfremt mail-adresserne er taget fra Golfbox, er det en meget kedelig situation, idet det da kan tolkes som misbrug iflg. Persondataloven og som sådan føre til politianmeldelse. Ligeledes vil denne situation medføre, at der må indføres strenge forholdsregler for administratorer i Golfbox. Til slut opfordrede en bekymret AM alle til at være opmærksom på og benytte en rimelig omgangstone både overfor hinanden, på medlemsforum og overfor alle de, der yder et frivilligt arbejde i klubben, samt ikke at starte og viderebringe rygter. Vi har en dejlig klub, og det vil vi fortsat gerne have. UL opdelte den efterfølgende debat i 3 punkter:1) Café, 2) Pro og 3) Bekymringer. 1. Café FE,11, foreslår, at en ny forpagtningsaftale ikke skal indeholde forpagtningsafgift og anbefaler politianmeldelse af muligt mailadresse misbrug. MH, 2399 takker AM for beretningen og roser cafeen. MH kommer herefter ind på misligholdelsen af cafeens kontrakt, regnskabernes troværdighed, ændrede regnskabsprincipper samt renoveringen af køkkenet. Henrik Hallinger (581) sætter spørgsmålstegn ved bestyrelsens kommunikation til medlemmerne.. AM erkende, at kommunikationen fra bestyrelsen bør forbedres og oplyser, at køkkenrenoveringen er færdig i næste uge. Lena Damtoft (LD, 1766) fremhæver, at regnskaberne med en omsætning på ca. 9 mio. kroner er revideret af statsautoriserede revisorer, at de 131.000 kr. i cafeens favør skal afregnes, at 60.000 kr. er sendt og kommet retur. Ændringen i regnskabsprincipperne går på anskaffelser, der holder mere end 1 år, aktuelt singleklippere. Niels Fredenslund (1488), tidligere formand i 8 år, forstår bestyrelsens frustration i det sidste halve år, og mener at kritikken har været usaglig og negativ, at cafeens manglende
betjening af bestyrelsen er uantagelig, at kritik bør komme frem på den ordinære generalforsamling og omtaler til sidst begrebet at sprede misnøje, der strafbart i militæret. Flemming Petersen (1899) mener, at der ikke skal foretages politianmeldelse, men at der skal udformes retningslinier for og underskrives tro-og-love erklæringer af Golfbox administratorer, at alle parter skal betale hinanden, at køkkenet skal være i orden og spørger til kloak/iss-sagen. AM: Vi har lært af mail-sagen og vil tage forholdsregler i fremtiden. Cafeens forsikring skulle dække udgifterne i forbindelse med skaden. BS, 2712, ønsker præcise tilkendegivelser fra bestyrelsen og ikke indpakkede kendsgerninger. BS undrer sig over, at de af ham udbedte oplysninger om udgifter flere år tilbage ikke var tilgængelige indenfor 24 timer. Oplyser endvidere, at have tilsendt AM oplysninger om en navngiven, uvildig dirigent fra DIF. AM: Mailen, underskrevet af Tony og Marc, er også sendt til personer på SHGKs venteliste, disse adresser findes kun i Golfbox. SHGK har uden held forsøgt at få en uvildig dirigent fra såvel DGU som DIF. Jens Bogø (1370), mener at samarbejdet med cafeen burde have været afbrudt tidligere, når kontrakten ikke var overholdt, og der var udtaget stævning. AM; der er ikke udtaget stævning mod SHGK, men der er modtaget oplysning om inkasso per mail. Carl Henrik Nielsen (2110), vil gerne vide, hvad beløbet 417.000 kr. er gået til i SHGK. Henrik Bak (921) mener, at der ikke er tilstrækkeligt styr på dialogen, at bestyrelsen kan være med til at skabe god tone, at der skulle være handlet, da cafeen ikke afleverede regnskaber, at kloaksagen skulle betales af kloakrensningsfirmaet, at der skulle have været valgt en uvildig dirigent og forventer en ansvars- og samvittighedsfuld bestyrelse. Steen Læssøe (SL,1767) henviser til en episode i forbindelse med cafeens opsigelse af kontrakten for at illustrere, hvordan bevidst forkerte oplysninger fører til rygter. Steen Kärki (1587), oplyser med henvisning til ISS-sagen, at kasko-forsikringer altid går forud for ansvarsforsikringer. Niels-Henrik Holstein-Rathlou (924, NHHR) mangler klar kommunikation, eksempelvis siger AM på medlemsmødet i maj, at opsigelsen fra cafeen er højst overraskende vel vidende, at cafeen har misligholdt kontrakten. AM: Vi kunne have sagt cafeen op, men forventede at forholdene kunne bringes i orden. 417.000 kr. er udgifter til alle arrangementer i SHGK-regi f.eks. udvalgsmøder og sponsorrelaterede aktiviteter. Henrik Bak (921) Hvor mange gange har vi accepteret et forkert regnskab? LD, 1766, alle regnskaber er reviderede og afstemt. MH, 2399, mener, at bestyrelsen ikke kan løse problemerne. NHHR, 924, undrer sig over revisionen af regnskaberne.
Jørgen Sundkvist (2653) erkender, at kommunikation er en kunst og især vanskelig i komplicerede sager. Mener, at driften af cafeen udviklede sig, så der ikke altid var plads til medlemmerne f.eks. klubmesterskaberne. SL,1767: Bestyrelsen lastes nu for forsøget bl.a. på opfordring af IG - på at redde cafeen. Henviser m.h.t. brug af klubbens lokaler til mailen fra cafeen d. 13.11.08., mener at klubhuset primært er til medlemmerne. UL oplyser at 544 medlemmer er registreret som stemmeberettigede til denne ekstraordinære generalforsamling, heraf 116 ved fuldmagt. 302 medlemmer er fra Skovlunde Golfklub og 242 fra Herlev Golfklub. Korrektionsfaktoren beregnet per 1.11.08 er 1.02527 i Herlev Golfklubs favør. 2. Pro-situationen/bekymringer Søs Bohart (1691) takker på vegne af dameeliten klubben. Efter 3 års træning af Tony og Mark er der ytret ønske om trænerskift, da den tekniske træning mangler fornyelse, hvilket har nødvendiggjort træning hos andre pro er. Er kede af mudderkastning og bakker bestyrelsen op. Bo Dueholm (370): Undrer sig over Marcs navn på mailen fra pro erne. Marc (2731): Har bakket Tony op, men er uenig i noget af det, der står i mailen. Uffe Brage (1117): har været 50 år i elitesport og med til at ansætte Tony. Udtrykker tilfredshed med Marc og mener, at de først 2 år med en træner/pro altid er de bedste. Flemming Petersen (1899): påpeger forskellen i oplysninger fra bestyrelsen og indholdet i Tonys mail. NHHR, 924, Hvem udgør IG? Lad os få kontante oplysninger ikke omskrivninger. AM undrer sig også over forskellen, da forholdene for ophøret af ansættelsen er aftalt med Tony. BS, 2712, henviser til Søs og Uffes indlæg, og ønsker en attraktiv arbejdsplads for alle, erkender, der kan være divergerende opfattelser. FE (11) mener, at det vi har hørt er omtrentlig. Anbefaler bestyrelsen. K-EB, 50, undrer sig over, at IG ikke har stillet spørgsmål om de økonomiske forhold, der er omtalt i det af IG ved indgangen udleverede skriv. Ole Rosenlund (1357) omtaler den kompostbunkeagtige tone i nogle af indlæggene i Medlemsdebat. Oplyser, at 120 indlæg er skrevet af 50 medlemmer og 20 af de 50 medlemmer står for 90 indlæg. Kritikken af bestyrelsen er på et løst grundlag. Understreger, at alle frivillige er glade for positive tilbagemeldinger, og at kommunikationen ikke er god nok men tal pænt. Ønsker demokratiske retningslinier for valg af bestyrelsesmedlemmer og til sidst Glem mistillid og spil golf. Finn Pedersen, 2253, mener at troværdighed og ærlig og redelig handlemåde bør forvaltes bedre. Opfordrer bestyrelsen til at melde klart ud. Mener, at Golfbox data er offentlige tilgængelige, hvorfor politianmeldelse ikke kan komme på tale. NHHR, 924, er positiv overfor medlemsforum og opfordrer bestyrelsen til at deltage aktivt.
SL,1767 er uenig med NHHR p.gr.a. debatniveauet, men der er brug for debat. MH, 2399, mener, at 544 deltagere i den ekstraordinære generalforsamling viser stor interesse, er derfor ikke bekymret for klubbens fremtid. René Almind (2496) fremhæver den frivillige indsats og ønsker debat om kandidaturer på den ordinære generalforsamling. BS, 2712, informerer, at der i IG er medlemmer, der gerne stiller op til en ny bestyrelse. 3. Mistillidsdagsorden til bestyrelsen UL gennemgår igen retningslinierne for stemmeafgivelse til bestyrelsens mistillidsvotum. Der er ikke under debatten til dagsordenens pkt. 2 fremsat yderligere forslag til afstemning. I aftenens løb er 2 uregistrerede fuldmagter dukket op, hvorfor de korrekte tal er: 546 medlemmer repræsenteret, hvoraf 118 ved fuldmagt. Resultatet af afstemningen: Der blev afgivet i alt 540 stemmer, heraf var 7 blanke eller ugyldige. Antal ja-stemmer for mistillidsvotum: 139 Antal nej-stemmmer for mistillidsvotum: 394
4. Eventuelt Niels Bogø, 1370, medlem af IG, opfordrer bestyrelsen til handlekraftighed, at betale enhver sit og til større meddelsomhed. KEB, 50, glæder sig over et klart resultat og et godt udført og fejlfrit dirigenthverv. UL afsluttede herefter den ekstraordinære generalforsamling og takkede for fin saglighed samt god ro og orden.. Hanne Gry Hon. Sekretær. Ulrik Larsen Dirigent Ekstraordinær generalforsamling i Skovlunde Golfklub Som dirigent valgtes Ulrik Larsen Afstemningen i Skovlunde Golfklub foregik ved håndsoprækning. Afstemningen i Skovlunde Golfklub viste et stort flertal af nej-stemmer for mistillidsvotum til bestyrelsen. Optælling eller skriftlig afstemning ikke nødvendig... Hanne Gry Hon. Sekretær Ulrik Larsen Dirigent Ekstraordinær generalforsamling i Herlev Golfklub Som dirigent valgtes Ulrik Larsen Afstemningen i Herlev Golfklub foregik ved håndsoprækning Afstemningen i Herlev Golfklub viste et stort flertal af nej-stemmer for mistillidsvotum til bestyrelsen. Optælling eller skriftlig afstemning ikke nødvendig... Hanne Gry Hon. Sekretær Ulrik Larsen Dirigent