REGNSKABSINSTRUKS Indledning: Regnskabsinstruksen skal bidrage til en effektiv økonomistyring af Fængselsforbundet. Instruksen beskriver den korrekte tilrettelæggelse og ansvarsfordeling af håndtering af forbundets økonomi. Fængselsforbundet er en medlemsorganisation, der er finansieret af kontingentindtægter. Foreningen drives efter de politiske rammer som kongressen sætter. Den daglige drift står forbundsformanden for. Forbundsformanden støttes af et forretningsudvalg og et sekretariat. På Fængselsforbundets ordinære kongres i maj 2015 blev en reorganisering af Fængselsforbundet vedtaget. Forbundet er herefter opdelt i syv områdeafdelinger: fire geografiske områder, et lederområde, område Grønland samt område Fiskeridirektoratets Tjenestemandsforening. Forbundet opkræver et enhedskontingent som bliver trukket i lønnen via Statens Lønsystem. Ansvarsfordeling: Forbundsformanden er overordnet ansvarlig for forbundets regnskab. Tegningsberettigede for forbundet er forbundsformanden og sekretariatschefen i forening. Forbundsformanden og sekretariatschefen har ansvaret for udarbejdelsen af et årsregnskab, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med årsregnskabsloven Kongressen: Kongressen er foreningens øverste myndighed. Kongressen fastlægger de overordnede retningslinjer for foreningens virke. Ved den ordinære kongres i maj 2015 blev hovedbestyrelsen af kongressen bemyndiget til at fastsætte et enhedskontingent. Delegerede ved forbundets kongres, der ikke allerede modtager honorar eller løn fra Fængselsforbundet modtager lommepenge pr. dag efter statens takster. Herudover ydes også dækning af kørselsudgifter, som afregnes af forbundskontoret. 1
Hovedbestyrelse: Hovedbestyrelsen godkender årsregnskab og budget. Forbundskontoret står for udbetaling af honorarer for organisatorisk arbejde til områdeafdelingernes bestyrelsesmedlemmer. Størrelsen af honoraret fastlægges af kongressen. Kørselsgodtgørelse til hovedbestyrelsesmøder afholdes og afregnes af forbundskontoret. Der ydes ikke længere lommepenge eller diæter for møder eller seminar med overnatning, da udgiften dækkes via honoraret til alle områdeafdelingernes bestyrelsesmedlemmer. Forretningsudvalg: Enhedskontingentet fordeles efter en fastsat fordelingsnøgle med en trækningsret for områderne. Fordelingsnøglen fastsættes af forretningsudvalget. Forretningsudvalget udarbejder en bruttoliste for fordeling af udgifter. Kørselsgodtgørelse ved FU-møder afholdes og afregnes af forbundskontoret. Områderne: Organisatorisk arbejde i områderne og via institutions TR finansieres via en tilbageløbsmodel jf. nedenstående: Hovedbestyrelsen har fastsat et beløb på maksimalt 150.000 kr. til hver af de 4 områder samt maksimalt 250 kr. pr medlem pr. år til afholdelse af bestyrelsesmøder (forplejning), medlemsmøder (forplejning), områdeseminar/temadage (forplejning, oplægsholdere), uddannelse af områdebestyrelsen (kursusudgifter, kørselsgodtgørelse) og diverse. Til lederafdelingen er afsat maks. 85.000 kr. og til afdeling Grønland er der afsat maks. 50.000 kr. årligt til ovennævnte udgifter samt maks. 250 kr. pr medlem pr. år til begge afdelinger. Antallet af medlemmer i områderne opgøres hvert kvartal. Områdefællestillidsrepræsentanterne og formand for lederafdelingen er ansvarlige for områdernes økonomi. Forbundssekretær René Larsen er p.t. ansvarlig for område Grønland. Fiskeridirektoratets Tjenestemandsforening er ikke en del af beslutningen om enhedskontingentet, og betaler den kontingentsats, der er aftalt mellem forbundet og tjenestemandsforeningen. Område fællesrepræsentanterne er ansvarlige for, at områdets og institutions tillidsrepræsentanternes forbrug holdes inden for de aftalte rammer, der er aftalt af FU, herunder den såkaldte bruttoliste. De 4 område fællestillidsrepræsentanter og formanden for lederafdelingen får råderet over et kreditkort med trækningsret på op til 5.000 kr. Såfremt området har engangsudgifter på over 5.000 kr., kan der indsendes faktura til betaling direkte fra forbundskontoret. 2
Forbundskontoret står for regnskabsassistance og bogføring af udgifter i områderne, herunder tilbageførsel af midler til områdets konto og bogføring af indkomne bilag. Det er forbundskontoret, der afgør hvor udgiften skal konteres. Forbundskontoret sørger for udligning af konto, bogføring og fremsendelse af periodevise regnskaber, der skal give Områdefællestillidsrepræsentanten overblik over forbruget dels i området og på institutioner. Områdefællestillidsrepræsentanten fremsender mindst 1 gang månedligt, eller ved behov, originale udgiftsbilag/kvitteringer for træk på kreditkortet, og disse skal påføres bilagsnr. samt noteres på betalingsliste og indsendes til forbundskontoret. Bilag 1 bedes benyttet, gerne elektronisk. Udgiftsbilag der vedrører køb af gaver eller blomster mm. til enkeltmedlemmer skal være påført medlemmets navn, tjenestested og anledning på bilaget. Bilaget skal være underskrevet ved fremsendelse til forbundskontoret (f.eks. Blomster på baggrund af langvarig sygdom til kollega Niels Nielsen, Møgelkær) Alle øvrige udgiftsbilag skal ved indsendelse til forbundskontoret ligeledes påføres formål og underskrift fra O-FTR (f.eks. Forplejning til medlemsmøde i Møgelkær den 5. februar 2016). Vedr. køb af blomster oprettes der Business to business aftale med Interflora. Områdefællestillidsrepræsentanten vil skulle godkende alle køb på konto. Udspecificeret faktura vil blive udstedt til områdefællestillidsrepræsentanten månedligt. Det vil være muligt at den lokale TR har adgang til områdets Interflorakonto, og dermed kan den enkelte TR selv bestille blomster (se under Institutions TR). Udbetaling for kørsel til kurser, møder mv. sker efter udfyldelse og indsendelse af befordringsbilag (vedhæftet som bilag). Befordringsbilaget skal være udfyldt med dato for kørsel, ærinde og med kilometer. Bilaget skal være dateret med datoen for udfyldelse og underskrift. Bilag indsendes minimum en gang månedligt til forbundskontoret. Evt. brobilletter og parkeringsbilletter skal medfølge. Udgifter til områdefællestillidsrepræsentanters kørsel deles mellem forbundet og arbejdsgiver, og for så vidt angår udgiften for forbundet, dækkes denne af forbundets budget og ikke områdets. Alle andre kørselsudgifter i områderne dækkes af områdets budget. Institutions tillidsrepræsentant: Alle udgifter fra institutions tillidsrepræsentanter, herunder blomster, møder, kørsel mm. dækkes af tilbageløbsmidlerne til de enkelte institutioner. Alle udgifter i forbindelse med medlemsnær organisatorisk arbejde skal godkendes og attesteres af O-FTR før de indsendes til betaling på forbundskontoret. Dette kan ske ved fremsendelse pr. mail af indscannet bilag eller foto af bon. Mail med bilag sendes til O-FTR, der videresender mailen til forbundskontoret, og herefter udbetales fra forbundet til I-TR, i så videst muligt omfang, indenfor 4 dage. Såfremt institutions-tr ikke har mulighed for at lægge ud for udgifter, eller der er tale om en større regning, vil der kunne laves aftale om, at faktura sendes direkte til forbundskontoret (efter konkret aftale med Område fællestillidsrepræsentanten). 3
Udgiftsbilag der vedrører køb af gaver eller blomster mm. til enkeltmedlemmer skal være påført medlemmets navn, tjenestested og anledning på bilaget. Bilaget skal være underskrevet ved fremsendelse til forbundskontoret (f.eks. Blomster på baggrund af langvarig sygdom til kollega Niels Nielsen, Møgelkær) Alle øvrige udgiftsbilag skal ved indsendelse til forbundskontoret ligeledes påføres formål og underskrift fra O-FTR (f.eks. Forplejning til medlemsmøde i Møgelkær den 5. februar 2016). Vedr. køb af blomster, vil områdetillidsrepræsentanten kunne oprette konto med brugernavn og kode for I- TR s bestilling af blomster. Områderepræsentanten vil skulle godkende alle køb via mail. Faktura vil blive sendt direkte til O-FTR. Udbetaling for kørsel til kurser, møder mv. sker efter udfyldelse og indsendelse af befordringsbilag (vedhæftet som bilag). Befordringsbilaget skal være udfyldt med dato for kørsel, ærinde og med kilometer. Bilaget skal være dateret med datoen for udfyldelse og underskrift. Evt. brobilletter og parkeringsbilletter skal medfølge. Hvis en afdeling har behov for ekstraordinær økonomiske støtte skal en skriftlig anmodning fremsendes til relevant O-FTR, hvorefter FU behandler ansøgningen. Hvis ansøgningen er ekstraordinær stor, vil forbundsformanden afgøre, hvorvidt den skal forelægges hovedbestyrelsen. Tilbageløbsmidler kan ikke bruges til honorar/godtgørelse for organisatorisk arbejde. Afholdes der i områderne udgifter (med eller uden områdefællestillidsrepræsentantens vidende), der ikke er hjemmel til i bruttoliste, betales disse ikke af områdets midler men alene af de personer som har afholdt udgiften. Bruttoliste Forretningsudvalget har vedtaget en såkaldt bruttoliste. Bruttolisten er vedhæftet regnskabsinstruksen som bilag, og revideres i fald forretningsudvalget finder det begrundet. Af bruttolisten fremgår: Hvilke aktiviteter i områderne der kan afholdes og finansieres af tilbageløbsmidler. Beløbsgrænser for tilskud, gaver, forplejning og overnatning i området. Er der tvivl om hvorvidt en udgift kan holdes inden for rammen, skal der fra området forhåndsansøges om midler ved forbundsformanden. En forhåndsansøgning skal være skriftlig. Den skal indeholde en begrundelse for ansøgning og et estimat over anslået udgift. Andre udgifter Ønskes advokatbistand til medlemmer ved disciplinærsager, arbejdsskadesager eller i øvrigt, skal dette rejses via Forbundskontoret efter de hidtil gældende regler. 4
Eksterne revisorer: Det valgte eksterne revisionsfirma foretager revision der er tilrettelagt og gennemført i overensstemmelse med god revisionsskik. Revisionsfirmaet gennemfører stikprøvevis kontrol af bogføringen og bilagsmateriale samt forretningsgange indenfor de regnskabsmæssige områder, de anser nødvendig for deres revision af årsregnskabet. Revisionen af årsregnskabet omfatter endvidere en analyse af resultatopgørelsen samt en sammenligning af resultatopgørelsen med budgettet. Revisionsfirmaet påser, at de forpligtigelser Fængselsforbundet, der er dem bekendt, er rigtig opgjort i årsregnskabet. Revisionsfirmaet kontrollerer ligeledes dokumentationen for, at Fængselsforbundet har indberettet og afregnet korrekt. Revisionsfirmaet kontrollere også, at de udbetalte vederlag, pensionsindbetalinger, løngoder m.v. er i overensstemmelse med indgåede kontrakter eller bestyrelsesbeslutninger. Vedtaget på FU den 3.februar 2016 5