Tlf: 46 37 30 33 roskilde@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde FREDERIKSSUND KOMMUNE Beretning nr. 9 (side 206-257) Afsluttende beretning for regnskabsår 2014 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
Indholdsfortegnelse Side 1 KONKLUSION PÅ REVISIONEN AF KOMMUNENS ÅRSREGNSKAB FOR 2014... 206 1.1 Indledning... 206 1.2 Ledelsens regnskabserklæring... 206 1.3 Revisionspåtegning konklusion på den udførte revision... 206 1.4 Revisionens bemærkninger... 208 1.4.1 Generelt... 208 1.4.2 Revisionens bemærkninger til årsregnskabet 2014... 208 1.4.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger... 208 2 VURDERING AF KOMMUNENS ØKONOMI... 209 3 REVISIONSMETODIK OG -STRATEGI... 210 3.1 Drøftelser med ledelsen om besvigelser... 210 3.2 Den løbende revision... 210 3.3 Lovpligtig forvaltningsrevision... 211 3.4 Den afsluttende revision... 211 4 REVISION AF KOMMUNENS INTERNE IT-KONTROLLER... 212 5 FORVALTNINGSREVISION PÅ INDKØBS- UDBUDSOMRÅDET I FREDERIKSSUND KOMMUNE... 213 5.1 Baggrund og formål... 213 5.2 Processen... 213 5.3 Organisering og aftaler... 214 5.4 Målsætninger... 215 5.5 Planlægningsgrundlag... 215 5.6 Ledelsesinformation... 216 5.7 Controlling og økonomistyring... 216 5.8 Compliance og dialog med decentrale enheder... 217 5.9 Fastlæggelse af nøgletal og kvalitetsstyring... 217 5.10 Samlet vurdering... 217 6 REVISION AF ÅRSREGNSKABET... 219 6.1 Årsregnskabets opbygning og indhold... 219 6.2 Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen... 219 6.3 Budget- og bevillingskontrol... 219 6.4 Tilskud, udligning og skatter... 220
6.5 Refusion af købsmoms... 220 6.6 Lønninger og vederlag... 220 6.7 Pension og eftervederlag politikere... 221 6.8 Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver... 221 6.9 Anlægsvirksomhed... 221 6.10 Forsyningsområdet... 222 6.11 Indberetning til Forsyningssekretariatet mv.... 222 6.12 Balancen... 223 6.13 Lånoptagelse... 224 7 REVISION AF DE SOCIALE REGNSKABER - OMRÅDER MED STATSREFUSION... 225 7.1 Revisionserklæring vedrørende de sociale it-systemer... 225 7.2 Løbende revision... 226 7.2.1 Forretningsgange og sagsbehandling... 226 7.3 Afsluttende revision... 226 7.3.1 Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion... 226 7.3.2 Opfølgning på tilrettelagte kontroller... 227 7.3.3 Temarevision omhandlende kommunernes bevilling af virksomhedspraktik og ansættelse med løntilskud 2015... 227 7.3.4 Socialt bedrageri... 228 8 AFGIVNE REVISIONSBERETNINGER OG PÅTEGNEDE OPGØRELSER MV.... 230 8.1 Revisionsberetninger afgivet til Frederiksund byråd... 230 8.2 Påtegnede opgørelser og øvrige opgaver... 230 9 REVISORS ERKLÆRING... 231 BILAG 1... 232 1 REDEGØRELSE TIL BESKÆFTIGELSESMINISTERIET OVER KONSTATEREDE FEJL OG MANGLER VED DEN SOCIALE REVISION 2014... 232 1.1 Indledning... 232 1.2 Opfølgning på decisionsskrivelser for 2013 og evt. tidligere... 232 1.3 Personsagsgennemgang... 234 1.3.1 Kontant- og Uddannelseshjælp... 240 1.3.2 Aktivering... 240 1.3.3 Revalidering/forrevalidering... 240 1.3.4 Midlertidig Arbejdsmarkedsydelse... 241 1.3.5 Ledighedsydelse... 241 1.3.6 Driftsudgifter... 241
1.4 Fravalg af personsagsgennemgang... 242 BILAG 2... 243 1 REDEGØRELSE TIL MINISTERIET FOR BØRN, LIGESTILLING, INTEGRATION OG SOCIALE FORHOLD OVER KONSTATEREDE FEJL OG MANGLER VED DEN SOCIALE REVISION.. 243 1.1 Indledning... 243 1.2 Opfølgning på decisionsskrivelser vedrørende 2013 og tidligere år... 243 1.3 Personsagsgennemgang... 243 1.4 Fravalg af personsagsgennemgang... 247 BILAG 3 OMRÅDER MED SÆRLIGE RAPPORTERINGSKRAV... 248 BILAG 4 TEMAREVISION... 251 1 INDLEDNING... 251 BILAG 5 PÅTEGNEDE OPGØRELSER OG ØVRIGE OPGAVER... 256
Til s Byråd 1 Konklusion på revisionen af kommunens årsregnskab for 2014 1.1 Indledning BDO Kommunernes Revision,, har den 10. juni 2015 afsluttet revisionen af s regnskab for året 2014. I henhold til Lov om kommunernes styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om den udførte revision. Revisionen har omfattet siderne 1 62 i Kommunens. Hovedtallene udviser (mio. kr.): Regnskabsopgørelse (udgiftsbaseret) Resultat af ordinær driftsvirksomhed Resultat af det skattefinansierede område Resultat af forsyningsvirksomhederne Oprindeligt budget 62,8-53,5-1,1 Regnskab 143,1 Balance Ultimo 2013 Ultimo 2014 Aktiver Egenkapital Positive tal = overskud/tilgodehavender. Negative tal = underskud/gæld. 4.450,0-2.920,0 48,5 3,5 4.692,7-3.074,6 1.2 Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med revisionen af årsregnskabet har borgmester og kommunaldirektør over for os afgivet en regnskabserklæring vedrørende årsregnskabet 2014. 1.3 Revisionspåtegning konklusion på den udførte revision Vi har ved revisionen ikke konstateret forhold af en sådan væsentlighed eller karakter, at det kommer til udtryk i påtegningen på årsregnskabet. Vi har forsynet årsregnskabet med følgende påtegning: Side 206
Den uafhængige revisors påtegning Til Byrådet i Vi har revideret årsregnskabet for for regnskabsåret 1. januar til 31. december 2014. Årsregnskabet, jf. siderne 1 62 i, omfatter anvendt regnskabspraksis, regnskabsopgørelse, balance, noter og obligatoriske oversigter. Årsregnskabet er udarbejdet efter kravene i bekendtgørelse om kommuners budget- og regnskabsvæsen, revision mv. med følgende hovedtal: Resultat af ordinær driftsvirksomhed på 143,1 mio. kr. Resultat af det skattefinansierede område på 48,5 mio. kr. Aktiver i alt på 4.692,7 mio. kr. Egenkapital i alt på -3.074,6 mio. kr. Ledelsens ansvar for årsregnskabet Ledelsen har ansvaret for udarbejdelsen af et årsregnskab der er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler, i overensstemmelse med kravene i bekendtgørelse om kommuners budget- og regnskabsvæsen, revision mv. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde et årsregnskab uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, samt valg og anvendelse af en hensigtsmæssig regnskabspraksis og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Herudover er det ledelsens ansvar, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, byrådets øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Revisors ansvar Vores ansvar er at udtrykke en konklusion om årsregnskabet på grundlag af vores revision. Vi har udført revisionen i overensstemmelse med internationale standarder om revision og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, god offentlig revisionsskik, jf. lov om kommunernes styrelse og kommunens revisionsregulativ. Dette kræver, at vi overholder etiske krav samt planlægger og udfører revisionen for at opnå høj grad af sikkerhed for, om årsregnskabet er uden væsentlig fejlinformation. En revision omfatter udførelse af revisionshandlinger for at opnå revisionsbevis for beløb og oplysninger i årsregnskabet. De valgte revisionshandlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurdering af risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor intern kontrol, der er relevant for s udarbejdelse af et årsregnskab. Formålet hermed er, at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke at udtrykke en konklusion om effektiviteten af s interne kontrol. En revision omfatter endvidere vurdering af, om ledelsens valg af regnskabspraksis er passende, om ledelsens regnskabsmæssige skøn er rimelige samt den samlede præsentation af årsregnskabet. Revisionen omfatter desuden en vurdering af, om der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, byrådets øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Side 207
Konklusion Det er vores opfattelse, at årsregnskabet for regnskabsåret 1. januar til 31. december 2014 i alle væsentlige henseender er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler, i overensstemmelse med kravene i bekendtgørelse om kommuners budget - og regnskabsvæsen, revision m.v. Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, byrådets øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Supplerende oplysning om forståelse af revisionen Kommunen har i overensstemmelse med kravene i bekendtgørelse om kommuners budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. medtaget det af byrådet godkendte resultatbudget for 2014 som sammenligningstal i årsregnskabet for 2014. Disse sammenligningstal har ikke været underlagt revision. 1.4 Revisionens bemærkninger 1.4.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 1.4.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger ikke er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde 1.4.2 Revisionens bemærkninger til årsregnskabet 2014 Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. 1.4.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Der er ikke afgivet revisionsbemærkninger i den seneste revisionsberetning. Side 208
2 Vurdering af kommunens økonomi Kommunen skal overholde lånebekendtgørelsens bestemmelser, således at kommunens likviditet opgjort efter kassekreditreglen altid skal være positiv. Det betyder, at kommunens gennemsnitlige daglige kassebeholdning, beregnet for de sidste 365 dage, ikke må være negativ. har ultimo regnskabsåret 2014 en gennemsnitlig kassebeholdning på 332,5 mio. kr., hvilket er en stigning i forhold til regnskabsåret 2013, hvor den gennemsnitlige kassebeholdning ultimo regnskabsåret udgjorde 298,3 mio. kr. Kassekreditreglen er således overholdt i regnskabsåret 2014. Efter de foreliggende budgetoplysninger forventes denne ligeledes overholdt i 2015. Det er vores samlede vurdering, at har en bæredygtig drift, jf. budgetterne, samt at kommunen har et fornuftigt likvidt beredskab. Side 209
3 Revisionsmetodik og -strategi Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold mv. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Revisionen gennemføres med udgangspunkt i en af os udarbejdet revisionsstrategi. Revisionsstrategien skal sikre, at revisionen fokuseres mod de væsentligste og mest risikofyldte administrative områder af for årsregnskabet. Baseret på vores drøftelser med ledelsen og vores kendskab til kommunens aktiviteter og forhold i øvrigt har vi i forbindelse med planlægningen og udførelsen af revisionen for 2014 identificeret områder med særlige risici for væsentlige fejl i årsregnskabet. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om revisionsaftale (beretning nr. 5). 3.1 Drøftelser med ledelsen om besvigelser Under revisionen har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser. Ledelsen har over for os oplyst, at kommunen efter ledelsens vurdering har et effektivt kontrolmiljø, der afdækker risikoen for, at årsregnskabet kan indeholde væsentlig fejlinformation, herunder fejlinformation som følge af besvigelser. Ledelsen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Vi har i forbindelse med vores revision ikke konstateret fejl som følge af besvigelser. 3.2 Den løbende revision Den løbende revision er i løbet af året gennemført ved besøg i den kommunale forvaltning. Formålet med den løbende revision er dels at udøve en aktuel og vedkommende revision, der giver mulighed for løbende at fremsætte forslag til forbedringer under skyldig hensyntagen til omkostninger og risici, dels at sikre et betryggende og effektivt grundlag for regnskabsaflæggelsen i kommunen. Ved den løbende revision har vi gennemgået udvalgte væsentlige forretningsgange på forvaltningsområderne. Vi har lagt vægt på ledelse og styring som indfaldsvinkel til revisionen, og der er således fokuseret på kommunens målsætninger og strategier for området, samt på hvorvidt de tilrettelagte procedurer og det etablerede ledelsestilsyn understøtter disse strategier og målsætninger. Når der er god sammenhæng imellem målsætninger, procedurer og ledelsestilsyn, er der tale om effektiv og hensigtsmæssig forvaltning af området. Om den løbende revision henvises til delberetning nr. 8. Side 210
3.3 Lovpligtig forvaltningsrevision Den lovpligtige revision omfatter ifølge Styrelsesloven både finansiel revision og løbende forvaltningsrevision. Forvaltningsrevisionen er udført integreret og sideløbende med den finansielle revision på udvalgte lovmæssige og væsentlige områder. Forvaltningsrevisionen har bl.a. omfattet stikprøvevis gennemgang af systemer, beslutningsgrundlag og rapporter, analyser af udgifts- og indtægtsposter, undersøgelser af nøgletal mv. samt analyser af budgetafvigelser. I det omfang vores vurderinger afdækker usædvanlige forhold eller udviklingstendenser på et område, har vi vurderet, om ressourcer mv. anvendes hensigtsmæssigt og betryggende. 3.4 Den afsluttende revision Den afsluttende revision sikrer, at de aflagte regnskaber ikke indeholder væsentlige fejl. Det vil sige, at regnskabet er korrekt og giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske resultat og stilling. Side 211
4 Revision af kommunens interne itkontroller Omfang Revisionen har omfattet revision af kommunens generelle it-kontroller og udvalgte applikationskontroller for de it-systemer, der har for kommunens regnskabsføring og regnskabsaflæggelse. Vi har tilrettelagt revisionen efter et rotationsprincip, således at ikke alle områder revideres i samme omfang hvert år. I 2014 har revisionen omfattet følgende områder: Adgangssikkerhed til økonomistyringssystem, lønsystem og centralt sikkerhedssystem, herunder brugeradministration, brugerrettigheder, adgangskontrol og systemadministration. Outsourcing af centrale it-systemer, herunder kommunens egne kontroller samt indhentelse og vurdering af revisorerklæringer fra it-serviceleverandører. Udvalgte applikationskontroller i økonomisystemet. Drift af Navision Ressourcestyringssystem Revisionen har desuden omfattet krav i henhold til bekendtgørelse om kommunernes budgetog regnskabsvæsen, revision mv. i forhold til it-anvendelsen samt elementer af forvaltningsrevision inden for it-organisation, it-politikker og it-risikovurderinger. Endvidere har revisionen omfattet en opfølgning på konstaterede svagheder fra sidste år. Det udførte arbejde Vi har foretaget forespørgsler hos it-ledelsen, medarbejdere med ansvar og opgaver inden for it samt systembrugere. Vi har udført revisionshandlinger i form af inspektioner, observationer og udførelse af kontroller, herunder gennemgang af modtagne dokumenter og materialer, efterprøvelse af interne it-kontroller og dokumentation herfor samt test af de interne it-kontrollers funktionalitet, hvor dette er relevant. Vi har baseret revisionen på eksterne revisorerklæringer med høj grad af sikkerhed for de dele af it-systemerne, som Fujitsu A/S, Silkeborg Data A/S, KMD A/S og Atea A/S er ansvarlige for i henhold til aftale med kommunen. Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Endvidere er det vores opfattelse, at kommunens overordnede styring af itsikkerheden inden for de gennemgåede områder er tilfredsstillende. Side 212
5 Forvaltningsrevision på indkøbs- udbudsområdet i 5.1 Baggrund og formål Vi har foretaget en vurdering af, om det tilstræbes at administrere indkøb af varer og tjenesteydelser effektivt og økonomisk, samt at der er taget hensyn til, at kommunen løbende har behov for at konkurrenceudsætte og udbyde opgaver. Vurderingerne er foretaget med baggrund i, at der i disse år er fokus på mulighederne for at effektivisere offentlige indkøb i både stat, regioner og kommuner. Kommunerne har således gennem de seneste 10-15 år arbejdet med at effektivisere det kommunale indkøb, bl.a. igennem forpligtende indkøb. Det er ligeledes vores erfaring, at konkurrenceudsættelse og koordinering af indkøb og forpligtelser til aftaler kan give besparelser. Det kræver samtidig, at der organisatorisk er kompetencer til stede til at sikre værdifuld opfølgning (controlling) og høj udnyttelse (compliance) på de indgåede aftaler med leverandørerne, samt at der er kompetencer til at foretage de mange udbud, der ligger til grund for aftalerne. Vurderingerne i vores konklusioner er foretaget på grundlag af indhentede oplysninger på nedenstående områder om bl.a.: Organisering, aftaler og planlægningsgrundlag Målsætninger, økonomistyring og kvalitetsstyring Ledelsesinformation Dialog med decentrale enheder om brug af aftaler 5.2 Processen Vi har indledende undersøgt, om har vedtaget en indkøbspolitik og udbudsstrategi, og om der derigennem er gjort de fornødne tiltag til at vurdere, om der tages skyldige økonomiske hensyn. Hypotesen er, at hvis der ikke har været en styret proces, hvor der løbende opstilles mål og foretages vurdering i forhold til tidligere resultater, kan der heller ikke argumenteres for, at processerne i indkøbs- og udbudsområdet er tilstrækkelige effektive. Der er foretaget en gennemgang af retningslinjerne for og arbejdsgangene omkring indkøb, udbud, udbudsplanlægning samt håndteringen af aftaler med eksterne leverandører. Forundersøgelsen er støttet op af interview med indkøbschefen i. Med interviewet har vi fået et indblik i, hvordan kommunen håndterer udfordringerne på indkøbs- og udbudsområdet, så vi kan vurdere, om de politiske og administrative ønsker og mål for området gennemføres. Vi har i udgangspunktet anvendt nedenstående processkema som grundlag for vores forvaltningsrevision af indkøbsområdet i : Side 213
Vurderingen af de indhentede oplysninger er foretaget på et overordnet niveau, og konklusionerne viser, om der er områder, som vi finder væsentlige at analysere og arbejde videre med ift. forbedret styring af området. 5.3 Organisering og aftaler Indkøbsafdelingen er organisatorisk placeret under Økonomiafdelingen. Afdelingen består af en Indkøbs- og Udbudschef, og 3 medarbejdere. Afdelingen gennemfører størstedelen af udbuddene på varer og på nogle tjenesteydelser, mens der også gennemføres udbud andre steder i kommunen, herunder bl.a. bygge /anlægsopgaver. Afdelingen understøtter udbud på disse områder i kommunen i det omfang, der er behov for det i relation til indkøb og især udbud. Det oplyst, at aftaledækningen på den del af varekøbs- og tjenesteydelsesområdet, der er identificeret som udbudsegnet, ligger på 2/3 af den samlede volumen. Gennemførelse af egne udbud sker i et vist omfang ved inspiration fra andre kommuner, hvor gode tips til udbudsmaterialer indhentes via erfa-grupper, kontakter i netværk mv. Kommunen er opmærksom på, at udbud er en ressourcekrævende disciplin, og er derfor engageret i samarbejde med 11 andre kommuner i Indkøbsfællesskab Nordsjælland (IN). Via medlemsskabet af IN kan kommunen vælge at tilslutte sig aftaler og på den måde selv undgå at bruge ressourcer på egne udbud. Kommunen forpligter sig på den anden side til at være tovholder på gennemførelsen af udvalgte rammeaftaler på vegne af de andre medlemskommuner. Side 214
Kommunen anvender derfor følgende aftaleformer for at håndtere udbudsforpligtelsen: 1. Forpligtende, fælleskommunale aftaler i KL-regi 2. Rammeaftaler i regi af SKI, Statens Indkøb mv. 3. Rammeaftaler indgået i IN-regi 4. Gennemførelse af egne udbud Kommunen vælger mellem de forskellige alternativer alt efter, hvad der vurderes mest hensigtsmæssigt i den konkrete situation. Det er vores vurdering, at der løbende er fokus på organiseringen af hele indkøbs- og udbudsområdet, herunder at sørge for at have den rette opgavefordeling, have de rette systemer til rådighed og have ansat de rette kompetencer. Det er hertil vurderingen, at medlemsskabet af IN er et fornuftigt tiltag i forhold til netop at løfte disse opgaver og lette presset på de ressourcer, der er tilgængelige i afdelingen pt. Kommunen gennemfører elektroniske udbud via udbudsværktøjet Mercell. Potentielle og interesserede leverandører skal derfor tilmelde sig kommunens elektroniske løsning, når der skal afgives tilbud. Det er vores umiddelbare vurdering, at dette er med til at effektivisere arbejdsgangene omkring gennemførelsen af udbud. Der har i de seneste 3 år ikke været behandlet klagesager i Klagenævnet for udbud i relation til s udbud. 5.4 Målsætninger har operationaliseret politikkerne for indkøbsområdet i form af en Udbuds- og indkøbsstrategi for perioden 2014 2017, der er vedtaget i august 2014. Der er i politikken taget stilling til både miljø, etik, sociale hensyn og sociale klausuler, udmøntning af gevinster samt anvendelse af aftaler og inddragelse af personale ved udbud. Som bilag til strategien udfærdiges en udbudsplan, som nærmere definerer indsatsområderne for det kommende år. Udbudsplanen revideres løbende og bliver informeret videre til det politiske niveau. Fagchefer får ad hoc en status på afholdte udbud med opgørelse af forventede gevinster. Selve udbudsplanen fremgår af kommunens hjemmeside. Gevinster ses som udgangspunkt at ske ved, at kommunen som minimum bibeholder samme kvalitet og service. Der udarbejdes oversigt over gevinstpotentiale på baggrund af kommunens spend, og der er foretaget en opgørelse af de forventede gevinster på de aftaler, der er indgået. Der laves løbende gevinstopgørelser omkring indkøbsaftalerne, sådan at der ses på de realiserede kontra de forventede gevinster. Det er vores opfattelse, at arbejdet med gevinstopgørelser er prioriteret højt. Det er vurderingen, at der er politisk fokus på og forståelse for den opgave, der skal løftes. 5.5 Planlægningsgrundlag Det er udbudsplanen, der udspecificerer hvilke varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver, man forventer at udbyde i den kommende tid. Det er vores opfattelse, at udbudsplanen er det styrende element for kommunens samlede håndtering af udbud. Side 215
Udbudsplanen udgør således planlægningsgrundlaget for det kommende år ift., hvornår man forventer at sætte de enkelte udbudsprocesser i gang samt hvilke ressourcer, der skal dedikeres til det. Samtidig er processen omkring udbudsplanens tilblivelse samt opfølgning herpå således væsentlig for s samlede håndtering af udbudsforpligtigelsen. Udbudsplanen planlægges i dag ved at Indkøbsafdelingen gennemgår de varekøbs- og tjenesteydelseskontrakter, der står til at have udløb i den nærmeste fremtid. Derudover ses der nærmere på de indmeldinger, der kommer fra kommunens centre, om mulige udbud det kommende år. Som omtalt ovenfor, så benyttes forskellige former for aftaleformer (egne udbud, SKI, IN mv.) i forhold til, hvad der passer til kommunens behov. Dialogen med centrene er efter vores opfattelse god. Dette bestyrkes af, at centrene i god tid tager kontakt til afdelingen for at få hjælp til gennemførelse af udbud. Ifølge det oplyste er det ca. 20 % af udbuddene, som sker ad hoc og med kort varsel. Dette tyder på en god dialog og forståelse for afdelingens arbejde. 5.6 Ledelsesinformation Fagcheferne informeres løbende om udvikling og tiltag på indkøbs- og udbudsområdet, ligesom det politiske niveau holdes orienteret. Der rapporteres bl.a. om nye aftaleområder og gevinstpotentialer, samt om aftaleoverholdelse (compliance) mv. Der anvendes p.t. ikke e-handels-system, men processen omkring anskaffelse er i gang og en løsning forventes implementeret i 3. kvt. 2015. Derudover bruges indkøbsanalyseværktøjer fra BuboBubo, Prisme, samt egenudviklede regnearksapplikationer til at lave opfølgning på udvalgte områder, ad hoc-analyser, forberedelse af udbud mv. Vurderingen er, at disse systemer samlet set giver valid ledelsesinformation, og giver mulighed for at måle og sikre højere compliance bredt i organisationen. Det er således vores vurdering, at har taget de rigtige skridt i relation til at sikre systemmæssig understøttelse til at sikre retvisende ledelsesinformation. 5.7 Controlling og økonomistyring Kommunen har udover økonomisystemet en række systemer til indkøbsanalyse, der kan være med til at hjælpe kommunen med at skabe et vist grundlag for controlling og økonomistyring. Det er vores opfattelse, at der løbende er fokus på at kontrollere, om man har fået de rigtige priser og de rette leveringsvilkår, som foreskrevet i aftalerne. Der er dedikeret ressourcer til dette. Kommunens egne analyser viser, at der ind imellem opstår situationer, hvor der kommer regninger ind med andre priser, eller at der ofte er gebyrer på, fordi der er købt ind på en anden måde, end aftalen foreskriver. Afdelingen har et Contract Management-system i Excel, som på overordnet niveau giver overblik over og styring af de indgåede aftaler. Det er derfor også vores overordnede vurdering, at ressourcerne til controlling er givet godt ud. Derfor er det også vores anbefaling, at kommunen også fremadrettet prioriterer de vigtige controlling-opgaver, både hvad angår priscontrolling, men i lige så høj grad til dialog med de centre og afdelinger, som Indkøbsafdelingen har hjulpet med at gennemføre et udbud, om deres leverandørers adfærd mv. Side 216
5.8 Compliance og dialog med decentrale enheder Langt de fleste kommuner har udfordringer med at sørge for, at alle afdelinger og enheder benytter sig af de aftaler, som er indgået. For at sikre en høj grad af aftaleoverholdelse også kaldet compliance er det nødvendigt med gode aftaler og en god dialog med de decentrale enheder, der skal bruge aftalerne. Det er vores opfattelse, at kommunen har en god dialog med de decentrale enheder, Der kan være mange årsagsforklaringer og fejlkilder, når der ikke købes rigtigt ind. Hvorvidt dette handler om udbudsbetingelserne ikke er rigtigt sat op, om systemerne er for svære at bruge, om leverandørerne forsøger at omgås aftalerne eller noget helt fjerde, er ikke afdækket, men det er væsentligt, at kommunen systematisk forsøger at minimere disse fejl. Det er vores overordnede vurdering, at kommunen her har gjort de fornødne tiltag. Det er vurderingen, at kommunen aktivt gør brug af brugerinddragelse i forbindelse med gennemførelsen af udbud, og særligt omkring kravspecifikationer. Dette bør sikre en højere grad af loyalitet overfor de indgåede aftaler, hvilket statistikmaterialet (compliancerapporter) omkring aftaleanvendelse dokumenterer. Compliancerapporterne anvendes aktivt som dialogværktøj med de decentrale enheder i den løbende rapportering. 5.9 Fastlæggelse af nøgletal og kvalitetsstyring Der er fastlagt nøgletal for afdelingens arbejde. Der er etableret kvalitetsstyring i form af statistikker fra BuboBubo, Prisme og egne applikationer, samt statistikker fra leverandørerne. Dertil laves der ad-hoc analyser ud fra bogføringen til verifikation af leverandørernes statistikker i begrænset omfang. Endvidere anvendes den løbende dialog med leverandørerne som erfaringsgrundlag. Benchmarking med andre kommuner sker lidt på ad hoc-basis via IN, men ikke i formaliseret form. Kommunen har ikke formuleret eventuelle sanktionsmuligheder overfor de kommunale enheder, som ikke anvender de indgåede aftaler. Det er erfaringen, at udbredt dialog er det bedste værktøj, og i den sammenhæng er compliancerapporterne værdifuld dokumentation. 5.10 Samlet vurdering Konkurrenceudsættelse og udbud er i dag både vanskelige discipliner, men også vigtige værktøjer til at sikre innovation, besparelser samt øge effektiviteten. Det er vores vurdering, at kommunen har den organisering og ressourcer, der skal til, for at løfte alle disse krævende arbejdsopgaver, der er i dag, og vil være det fremadrettet på indkøbs- og udbudsområdet i. Kommunen har de it-værktøjer, der skal til for, at sikre et validt planlægningsgrundlag og producere brugbar ledelsesinformation. Det er vores overordnede vurdering, at der udvises vilje til sparsommelighed, at der er fokus på at sikre de rigtige indkøb til de rigtige priser via tæt controlling, og at der er det fornødne fokus på at opnå gevinster på kommunens indkøb. Det er samtidig vurderingen, at der er fokus på at sikre, at der er høj loyalitet over for de aftaler, der er indgået på tværs af kommunen. Side 217
Der er afsluttende vores opfattelse, at Indkøbsafdelingen er klar til den videre udvikling, som i høj grad handler om effektivisering af indkøb ud fra totaløkonomiske betragtninger, hvor et endnu tættere samarbejde med de forskellige funktioner i kommunen vil kunne frembringe effektiviseringsberegninger, iværksætte nye arbejdsrutiner, samt kvalificere den interne (og evt. eksterne) kommunikation i relation til området. Side 218
6 Revision af årsregnskabet 6.1 Årsregnskabets opbygning og indhold Vi har undersøgt, om kommunens regnskabsaflæggelse er foretaget i overensstemmelse med formkravene i Økonomi- og Indenrigsministeriets gældende regler. Vi har fulgt op på, om der i forhold til regnskabet for 2013 er foretaget ændringer i kommunens regnskabspraksis, samt om disse ændringer er godkendt af byrådet. Det er endvidere vurderet, om de foretagne ændringer er i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets regler, og om de er tilstrækkeligt belyst i regnskabsaflæggelsen. Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunens regnskabsaflæggelse i alt væsentlighed er foretaget i overensstemmelse med formkravene udmeldt af Økonomi- og Indenrigsministeriet. 6.2 Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen Kommunens forretningsgange vedrørende regnskabsaflæggelse er gennemgået. Ved denne gennemgang har vi vurderet, om kommunen i tilstrækkelig grad sikrer korrekt regnskabsaflæggelse ved hjælp af procedurer, ansvarsplacering og ledelsestilsyn, herunder anvendelse af materialeplaner og andre styringssystemer. Konklusion Det er vores opfattelse, at forretningsgangene vedrørende regnskabsaflæggelse generelt har fungeret tilfredsstillende. 6.3 Budget- og bevillingskontrol Vi har påset, at kommunens finansielle dispositioner er i overensstemmelse med det vedtagne budget, meddelte tillægsbevillinger og øvrige beslutninger af bevillingsmæssig karakter. Samtidig har vi undersøgt, om kommunens bevillingsniveau er fastlagt i overensstemmelse med gældende regler. Konklusion Vi har i det aflagte regnskab ikke konstateret overskridelse af de meddelte bevillinger, og det vedtagne bevillingsniveau er i overensstemmelse med gældende regler. Side 219
6.4 Tilskud, udligning og skatter Tilskuds- og udligningsbeløb er sammenholdt med opgørelser udarbejdet af Økonomi- og Indenrigsministeriet, ligesom indtægtsførte skatter er påset i overensstemmelse med de af SKAT foretagne fordelinger og meddelte oplysninger. Vi har endvidere undersøgt, om kommunens kontering og periodisering er i overensstemmelse med konteringsreglerne i Budget- og regnskabssystemet for kommuner. Konklusion Det er vores opfattelse, at tilskuds- og udligningsbeløb samt skatter er korrekt optaget i regnskabet. 6.5 Refusion af købsmoms Vi har ved den afsluttende revision påset, at opgørelsen af købsmomsrefusion er udarbejdet efter gældende regler. Ved gennemgangen af området har vi blandt andet undersøgt, hvorvidt kommunen har håndteret tilskud til momsregistrerede tilskudsmodtagere i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets orienteringsbreve af 10. februar 2014 og 22. december 2014 vederlag til plejefamilier i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets orienteringsbreve af 27. juni 2014 og 22. december 2014 Konklusion Det er vores opfattelse, at opgørelsen af købsmomsrefusion er korrekt udarbejdet og optaget i regnskabet. I forhold til ministeriets udmeldinger om tilskud til momsregistrerede tilskudsmodtagere har vi konstateret, at der er administreret efter ministeriets udmelding. I forhold til ministeriets udmeldinger om vederlag til plejefamilier har vi konstateret, at der er opmærksomhed på problemstillingen, og der vil efterfølgende ske korrektion, det vurderes at der alene er tale om mindre fejl registreringer, som medfører, at kommunen kan hjemtage yderligere momsrefusion. 6.6 Lønninger og vederlag Vi har i løbet af året gennemgået kommunens forretningsgange og stikprøvevis efterprøvet dokumentation, beregning og udbetaling i lønsagerne. Ved revisionen af årsregnskabet har vi undersøgt kommunens forretningsgange mv. i forhold til interne kontroller ved anvendelse af lønsystemet, bl.a. medarbejdernes muligheder for at indberette til egne CPR-numre mv. Lønudbetalingen til den administrative ledelse og personalet på Løn- og personalekontoret er stikprøvevis gennemgået. Side 220
Det er undersøgt, om lønsystemet er afstemt til bogholderiet/årsregnskabet. Det er endvidere påset, at de til SKAT afgivne oplysninger om løn mv. er afstemt, ligesom det er kontrolleret, at tilbageholdt A-skat mv. er afregnet og afstemt. Konklusion Det er vores vurdering, at de interne kontroller udføres på betryggende vis og i henhold til kommunens gældende retningslinjer. Gennemgangen af lønudbetalingen til den administrative ledelse samt Løn- og personalekontorets personale har vist, at der ikke er foretaget væsentlige fejludbetalinger. De nødvendige afstemninger af lønsystemet i forhold til bogholderiet/årsregnskabet er foretaget. Det er endvidere dokumenteret, at der er overført korrekte oplysninger om lønforhold mv. til SKAT. Samtidig er årets tilbageholdelse og afregning af A-skat mv. dokumenteret. 6.7 Pension og eftervederlag politikere Vi har foretaget en gennemgang af udbetalingerne til borgmesterpension, eftervederlag til borgmester og udvalgsformænd, samt udbetaling af særlig feriegodtgørelse i 2014, for at påse, at udbetalingerne sker i overensstemmelse med gældende regler og aftaler m.v. Konklusion Gennemgangen af udbetalt eftervederlag har vist, at udbetalingerne generelt er foretaget i henhold til gældende regler. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. 6.8 Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver Vi har påset, at den aktivitetsbestemte kommunale medfinansiering, jf. kommunens regnskab, er i overensstemmelse med den endelige opgørelse fra Statens Serum Institut. Konklusion Det er vores opfattelse, at den kommunale medfinansiering er korrekt optaget i regnskabet. 6.9 Anlægsvirksomhed Vi har undersøgt kommunens regler vedrørende aflæggelse af anlægsregnskaber, herunder hvorvidt gældende lovgivning følges i forhold til aflæggelsen. Side 221
Konklusion Det er vores vurdering, at kommunens anlægsregnskaber er aflagt i overensstemmelse med gældende regler og kommunens retningslinjer. 6.10 Forsyningsområdet Forsyningsvirksomhederne skal hvile i sig selv. Det vil sige, at indtægter og udgifter over en årrække skal balancere. Forsyningsvirksomhederne betragtes således som eksterne i forhold til øvrige kommunale aktiviteter. Forsyningsområdet omfatter affaldshåndtering. Vi har ved revisionen påset, at udgifter og indtægter er registreret i henhold til Budget-og Regnskabssystemets autoriserede krav administrationsudgifter er opgjort tilstrækkeligt objektivt renter af mellemværender med forsyningsvirksomheden er beregnet og bogført i overensstemmelse med gældende krav mellemværenderne med forsyningsvirksomheden er korrekt optaget i balancen Konklusion Det er vores vurdering, at den samlede økonomiske styring af forsyningsområdet er indrettet med henblik på at opfylde lovkrav, byrådets beslutninger samt at sikre, at de etablerede forretningsgange på væsentlige områder er betryggende i kontrolmæssig henseende samt hensigtsmæssigt tilrettelagt. Det er vores vurdering, at forsyningsvirksomhederne over tid hviler i sig selv. Driften og mellemværende med forsyningsvirksomhederne er korrekt optaget i regnskabet. 6.11 Indberetning til Forsyningssekretariatet mv. De tidligere kommunale forsyningsvirksomheder på vand- og spildevandsområdet er pr. 10. juni 2009 omdannet til aktieselskaber med 100 % kommunalt ejerskab. Indtil 1. januar 2013 har det været muligt at udføre serviceopgaver i henhold til bekendtgørelse nr. 1468 af 16. december 2009 om kommunens varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber, som ændret ved bekendtgørelse nr. 1102 af 17. september 2010. Disse bekendtgørelser er automatisk ophævet den 1. januar 2013. I forbindelse med kommunens indberetning og erklæring for perioden 2013, i henhold til bekendtgørelse nr. 1212 af 14/10/2010 om kommuners indberetninger efter lov om kommuners afståelse af vandforsyninger eller spildevandsforsyninger, skal vi i henhold til 3 i bekendtgørelsen afgive erklæring om rigtigheden og fuldstændigheden af kommunens indberetning og erklæring i henhold til 2 i bekendtgørelsen. I bekendtgørelserne er der fastsat krav om afgivelse af særlige revisionserklæringer. Forsyningssekretariatet har på baggrund heraf udstedt en særlig revisionsinstruks, som gælder for alle indberetninger, der foretages efter den 31. december 2011. Side 222
Konklusion Prisfastsættelsen af de administrative ydelser har ikke leveret administrative ydelser, der er omfattet af bekendtgørelsen, hvorfor der ikke er afgivet erklæring herom. Vi har afgivet erklæring på kommunens indberetning til Forsyningssekretariatet for 2014. Erklæringen er afgivet med forbehold for, at der på tidspunktet for afgivelsen af erklæringen ikke er aflagt årsrapport for 2013 for Frederikssund Forsyning A/S, Frederikssund Spildevand A/S, Frederikssund Vand A/S og Frederikssund Holding A/S og årsregnskab for Frederikssund Kommune. Vi har derfor ikke et fuldstændigt grundlag for at udtale os om registreringspligtige uddelinger og vederlag. Der er taget forbehold for den mulige indvirkning heraf. 6.12 Balancen Vi har ved den afsluttende revision foretaget en række handlinger med henblik på at vurdere, om balancen giver et revisende billede af kommunens aktiver og passiver i overensstemmelse med retningslinjerne i Budget- og Regnskabssystem for kommuner. Formålet med handlingerne er at sikre, at: der er tilrettelagt rutiner til sikring af, at balancens konti alle er undergivet afstemning der udføres et hensigtsmæssigt ledelsestilsyn med afstemningsprocesserne saldiene på kontiene er specificeret og dokumenteret aktiver og passiver er valide og korrekt dokumenteret i forhold til tilstedeværelse og værdiansættelse, herunder i overensstemmelse med eksternt dokumentationsmateriale der ikke henstår væsentlige poster af ældre dato, hvor der burde have været taget stilling til afskrivning Vores gennemgang har omfattet udvalgte poster fra balancen, og vi har blandt andet påset, at: posterne er indregnet og målt i overensstemmelse med Budget- og Regnskabssystem for kommuner og kommunens regnskabspraksis materielle og immaterielle anlægsaktiver er optaget i overensstemmelse med anlægskartotekets oplysninger, og at til- og afgange er korrekt registeret i anlægskartoteket finansielle anlægsaktiver er korrekt indregnet, herunder at aktier, andelsbeviser og ejerandele i 60 virksomheder er korrekte i forhold til kommunens ejerandele omsætningsaktiver er korrekt indregnet og periodiseret likvide beholdninger er korrekt indregnet og periodiseret egenkapitalen er fordelt, registreret og klassificeret korrekt indregning og måling af hensatte forpligtigelser er sket i overensstemmelse med gældende regler gældsforpligtigelser er korrekt indregnet og periodiseret Side 223
Konklusion Det er vores opfattelse, at balancens poster er dokumenteret tilfredsstillende. Kommunens forretningsgange, ledelsestilsyn og egne kvalitetskontroller har sikret en god kvalitet i afstemningerne. Vores gennemgang af udvalgte poster bekræfter, at balancen giver et revisende billede af kommunens aktiver og passiver i overensstemmelse med retningslinjerne i Budget- og Regnskabssystem for kommuner og kommunens regnskabspraksis. 6.13 Lånoptagelse Vi har gennemgået kommunens procedure for lånoptagelse og lånerammeopgørelse for bl.a. at påse, at denne følger Økonomi- og Indenrigsministeriets regler på området. Endvidere har vi påset, at den udarbejdede opgørelse over lånerammen kun indeholder kategorier af udgifter og beløbsstørrelser, som kan medtages, jf. lånebekendtgørelsen med tilhørende fortolkninger. Konklusion Kommunens lånerammeberegning og lånoptagelse er i overensstemmelse med gældende regler. Side 224
7 Revision af de sociale regnskaber - områder med statsrefusion Efterfølgende redegøres for revisionsforløbet og vurderingerne af kommunens administration på det sociale område. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Vi har i forbindelse med revisionsbesøgene orienteret den administrative ledelse om revisionens omfang og resultater såvel generelt som mere detaljeret. 7.1 Revisionserklæring vedrørende de sociale itsystemer I bekendtgørelse nr. 789 af 25. juni 2014 samt bekendtgørelse nr. 1345 af 12. december 2014 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Ministeriet for Børn og Undervisnings ressortområder (revisionsbekendtgørelsen) er der fastsat en række krav til de dokumentations- og registreringssystemer, kommunen anvender i forbindelse med administrationen af en række opgaver på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold og øvrige ministeriers ressortområder. Kommunen skal sikre, at der foreligger en uafhængig revisorerklæring om, at det pågældende system fungerer i et it-miljø med en tilfredsstillende system- og datasikkerhed, og at de interne kontroller i systemerne sikrer en fuldstændig og nøjagtig behandling af godkendte transaktioner. Ovennævnte er gældende, såfremt kommunen ved registrering af sagen og beregning af ydelsen eller tilskuddet anvender et it-system, eller hvis databehandlingen helt eller delvist foretages af andre end den dataansvarlige kommune. Konklusion Kommunen anvender registreringssystemer, hvor databehandlingen varetages af KMD, Medialogiks, Fujitsu Service A/S og Silkeborg Data A/S. For de anvendte IT-systemer i kommunen er der ikke i de udarbejdede erklæringer for 2014 forhold, som giver os anledning til yderligere revision. Side 225
7.2 Løbende revision 7.2.1 Forretningsgange og sagsbehandling I løbet af året reviderer vi udvalgte forretningsgange og personsager på det sociale område. Der henvises i øvrigt til beretning nr. 8 af 14. januar 2015 om revisionsbesøg indtil december 2014. Beretning nr. 8 samt denne beretning skal efter byrådets behandling sendes til ressortministerierne sammen med byrådets besvarelse af eventuelle bemærkninger. Dette skal ske som følge af ministeriernes krav om lovpligtige redegørelser om den udførte revision af områder med statsrefusion og tilskud, jf. bekendtgørelse 789 af 25. juni 2014 samt bekendtgørelse nr. 1345 af 12. december 2014 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Ministeriet for Børn og Undervisnings ressortområder (revisionsbekendtgørelsen). Der henvises til bilag 1 og 2, hvor der fremgår en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang, herunder fravalg samt den tværministerielle oversigt og opfølgning på decisionsskrivelse vedrørende 2013 og tidligere år. Vi har ved den afsluttende revision 2014 foretaget opfølgning på de iværksatte tiltag på sagsområdet Ledighedsydelse, jf. beretning nr. 8, punkt 5.3, side 204. Der er udført en kvalitetskontrol i 7 sager med ledighedsydelse i 1. kvartal 2015. Det fremgår af kommunens tilbagemelding, at der er konstateret forbedringer i forhold til kvalitetskontrollen i 2014, og at det forventes, at retningslinjerne for sagsbehandlingen vil være fuldt ud implementeret i 2. kvartal 2015, samt at det vil kunne konstateres i den fremtidige kvalitetskontrol. Vi forventer, at der fortsat vil være fokus på området, og vi vil følge op på revurdering i sager med ledighedsydelse ved vores løbende revision 2015. 7.3 Afsluttende revision 7.3.1 Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion Vi har kontrolleret, at kommunen har afstemt restafregningsskemaerne til bogføringen. Vi har endvidere stikprøvevis undersøgt, om kommunens kontering af udgifter og indtægter vedrørende refusionsanmeldelserne er korrekt og kommer korrekt til udtryk i regnskabet. Vi har ligeledes kontrolleret, om eventuelle refusionsmæssige berigtigelser vedrørende tidligere år er korrekt opgjort og medtaget i refusionsopgørelserne. Vi har påset, at der ved skattepligtige ydelser er foretaget korrekt beregning og afregning af A-skat mv. Relevante mellemregningskonti er påset afstemt. Det er vor opfattelse, at restafregningsskemaerne generelt er aflagt i overensstemmelse med fagministeriernes regler for området, samt at kommunens restafregning af refusion på sociale udgifter svarer til bogføringen. På de områder, hvor vi har konstateret fejl, har vi påset, at alle fejl er blevet rettet, og at statsrefusionen er hjemtaget korrekt. Side 226
På området Tilskud til mindreårige uledsagede Flygtningebørn havde kommunen hjemtaget tilskud i 12 måneder, selvom der ikke umiddelbart var grundlag for at hjemtage tilskuddet. Fejlen er rettet i den endelige rest afregning for 2014. På området Særligt Dyre Enkeltsager havde kommunen ikke hjemtaget refusion i 1 sag, som var omfattet af reglerne om refusion i særligt dyre enkeltsager. Fejlen er rettet i den endelige rest afregning for 2014. Forskellen mellem den foreløbige restafregning og den endelige restafregning udgør i alt 1.550.937 kr. på hhv. Sociale Ydelser (1.315.405 kr.) og Særligt dyre enkeltsager (235.532 kr.). Indtægten mangler i kommunens driftsregnskab for 2014 og er tilsvarende ikke optaget som tilgodehavende i balancen på funktion 9.12. Det er vores vurdering, at der ikke er tale om væsentlige beløb i forhold til kommunens driftsregnskab for 2014. 7.3.2 Opfølgning på tilrettelagte kontroller Vi har ved den afsluttende revision 2014 foretaget opfølgning på de tilrettelagte kontroller. Systemansvarliges kontrol Vi har påset, om der er udført systemansvarliges kontrol, og om kontrollen er udført korrekt med udgangspunkt i udtræk fra kommunens sikkerhedssystem. Konklusion Der er tilrettelagt en kontrol af medarbejdere med indberetningsadgang til KMD Aktiv og Sygedagpengesystemet. Kontrollen er forankret i Borgerservice. Vi har ved revisionens afslutning i maj 2015, ikke modtaget dokumentation for den udførte kontrol for 2014. 7.3.3 Temarevision omhandlende kommunernes bevilling af virksomhedspraktik og ansættelse med løntilskud 2015 Indledning I henhold til Beskæftigelsesministeriets udmelding af 14. maj 2014 samt Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings skrivelse af 8. august 2014 er vi blevet bedt om at udføre temarevision i 2015 omhandlende virksomhedspraktik og ansættelse med løntilskud. Reglerne for udbetaling af refusion og tilskud til kommuner og regioner, regnskabsaflæggelse i kommuner og regioner er fastsat i bekendtgørelse om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder. De kommunale revisorer skal ved temarevisionen konkret undersøge og besvare følgende fokuspunkter: Om kommunen har etableret hensigtsmæssige forretningsgange herunder kvalitets- og dokumentationskontrol (legalitet) Side 227
Om kommunens afgørelse om bevilling af tilbud om virksomhedspraktik og ansættelse med løntilskud hos offentlig eller privat arbejdsgiver er behandlet i overensstemmelse med regler og praksis Om kommunen har hjemtaget refusion korrekt for bevilling af tilbud Temarevisionen omfatter: En gennemgang af kommunens forretningsgange for hjemtagelse af statsrefusion, herunder kvalitets- og dokumentationskontrol (legalitet) på de områder, der er omfattet af temarevisionen. En gennemgang af sagsdokumenterne i 10 konkrete sager (4 sager vedr. virksomhedspraktik og 6 sager vedr. løntilskud, fordelt med 3 sager ved offentlige arbejdsgivere og 3 sager ved privat arbejdsgivere), hvor kommunen har truffet afgørelse senest før 1. september 2014 Afgrænsning af lovområder Følgende lovområder er omfattet af temarevisionen: Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats 2, stk. 1, nr. 1, omfattende ledige der modtager dagpenge, lov om arbejdsløshedsforsikring m.v. Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats 2, stk. 1, nr. 2 og 3, omfattende kontanthjælpsmodtagere efter lov om aktiv socialpolitik, som er job- og aktivitetsparate, bortset fra kontanthjælpsmodtagere, som er omfattet af integrationsprogrammet efter integrationsloven Vi har udført temarevisionen i perioden januar februar 2015. Vi vil i øvrigt henlede opmærksomheden på bilag 4, som er vedlagt denne beretning, hvor der er redegjort for den udførte temarevision. Konklusion Det er vores vurdering, at kommunen generelt har etableret hensigtsmæssige forretningsgange på området vedrørende virksomhedspraktik og løntilskud, at kommunernes afgørelse om bevilling af tilbud om virksomhedspraktik og ansættelse med løntilskud hos offentlig eller privat arbejdsgiver generelt er behandlet i overensstemmelse med regler og praksis samt, at kommunen har hjemtaget refusion korrekt for bevilling af tilbud. 7.3.4 Socialt bedrageri I bekendtgørelse nr. 789 af 25. juni 2014 samt bekendtgørelse nr. 1345 af 12. december 2014 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Ministeriet for Børn og Undervisnings ressortområder (revisionsbekendtgørelsen) er der fastsat et krav om, at vi skal påse, at kommunen har etableret procedurer til at forebygge og afdække tilfælde af uberettiget modtagelse af ydelser mod bedre vidende på områder omfattet af denne bekendtgørelse samt for sagsoplysning på Udbetaling Danmarks sagsområde, jf. 11 i lov om Udbetaling Danmark, og om procedurerne fungerer på betryggende vis. Side 228