EU-UDBUD BEKÆMPELSE AF ROTTER 2010 til 2013 Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Indkøbskonsulent: Bjarne S. Petersen Tlf.: 72 53 11 82/ Mobil: 72 53 11 92 E-mail: bp@faaborgmidtfyn.dk 1
Indholdsfortegnelse Punkt Side 1.0 Indledende bemærkninger 3 1.1 Disposition af tilbud 3 1.2 Udbudsform 3 1.3 Tilbud sendes til 3 1.4 Sidste frist for spørgsmål 3 1.5 Tildelingskriterier 4 2.0 Hovedregler 4 2.1 Lovgrundlag m.v. 4 2.2 Ændret lovgrundlag 4 2.3 Tvivlsspørgsmål 4 2.4 Misligholdelse af kontrakt 4 2.5 Ophør af kontrakt 5 2.6 Force majeure 5 3.0 Ydelser 5 3.1 Bekæmpelsesmidler, fælder, foderkasser m.v. 5 3.2 Bekæmpelse 5 3.3 Personale 7 3.4 Kontrolbøger 8 3.5 Besøgskort 8 3.6 Anmeldelser 8 3.7 Påbud 9 3.8 Arbejdets tilrettelæggelse 9 4.0 Diverse bestemmelser 9 4.1 Information 9 4.2 Indberetning 9 4.3 Ansvarsforsikring 9 5.0 Økonomisk grundlag 10 5.1 Halvårlige rotteeftersyn 10 5.2 Dispensationer for halvårlige rotteeftersyn 10 5.3 Ejendomme hvor der skal foretages halvårlige 10 eftersyn 5.4 Regulering på grundlag af antal ejendomme 11 5.5 Regulering på grundlag af antal anmeldelser 12 5.6 Regulering på grundlag af antal giftblokke i 12 kloakbrønde 5.7 Regulering i øvrigt 12 5.8 Løbetider 12 5.9 Betaling 12 5.10 Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige 12 5.11 Sikkerhedsstillelse 13 5.12 Kontraktoverdragelse 13 6.0 IT 13 Bilag 1: Antal ejendomme, hvor der skal foretages halvårlige eftersyn, fordelt efter postnumre Bilag 2: Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige Bilag 3: Tilbudsliste 2
1.0 Indledende bemærkninger Faaborg-Midtfyn Kommune som ordregivende myndighed og Fælles indkøb Fyn som sekretariat udbyder herved rottebekæmpelse i henhold til nærværende udbudsmateriale med bilag 1 til 3. 1.1 Disposition af tilbud Samtlige punkter i nærværende udbudsmateriale skal besvares og / eller accepteres. Eventuelle forbehold skal tydeligt fremgå. Udbudsmateriale kan eventuelt rekvireres som Word fil på e-mail: bp@faaborgmidtfyn.dk. Besvarelsen kan derefter skrives direkte i udbudsmaterialet med rød skrift. 1.2 Udbudsform EU-udbud i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. sept. 2004 om fremgangsmåden ved offentlige udbud af vare- og tjenesteydelser i EU. 1.3 Tilbud sendes til Tilbud sendes i lukket kuvert, mærket Fortroligt Tilbud rottebekæmpelse må ikke åbnes ved postmodtagelse til: Fællesindkøb Fyn Att.: Bjarne S. Petersen Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Tilbud skal være Fællesindkøb Fyn i hænde senest fredag, den 11. september 2009, kl. 12.00. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud, men kan efterfølgende få oplyst hvilke firmaer, der har afgivet tilbud rettidigt. Resultatet af dette udbud forventes offentliggjort i uge 39-2009 1.4 Sidste frist for spørgsmål Sidste frist for spørgsmål til udbudsmaterialet er onsdag, den 2. september 2009, kl. 12.00. 3
Eventuelle afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet skal være skriftlige og skal sendes pr. e-mail til bp@faaborgmidtfyn.dk. Såvel spørgsmål som svar vil, i anonym form, blive tilstillet alle firmaer, som har rekvireret udbudsmaterialet. Spørgsmål modtaget efter sidste frist vil ikke blive besvaret. 1.5 Tildelingskriterier Ordren tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til nedennævnte vægtede underkriterier: Økonomi 80 %. IT løsning 20 %. 2.0 Hovedregler 2.1 Opgaven omfatter effektiv bekæmpelse af rotter i Faaborg-Midtfyn Kommune i overensstemmelse med: Reglerne i 17 og 18 i Miljøbeskyttelsesloven. Miljøministeriets Bekendtgørelse om bekæmpelse af rotter m.v., af 13. december 2007. Kemikalielovgivningen. De af Miljø- samt By- og Landskabsstyrelsen udarbejdede retningslinier, herunder Vejledning nr. 1 / 2005 med titlen Rotter. 2.2 Hvis nye regler ændrer ovennævnte lovgrundlag m.v. væsentligt, optages forhandling mellem parterne om ændringer eller eventuelt ophør af indgået kontrakt. 2.3 Tvivlsspørgsmål om en indgået kontrakts overholdelse på det faglige område afgøres af By- og Landskabsstyrelsens konsulent i rottebekæmpelse. 2.4 Indgået kontrakt kan opsiges ved misligholdelse. Vedrørende misligholdelse gælder dansk rets almindelige bestemmelser. Ved væsentlige misligholdelser af aftalen, der ikke rettes efter påkrav, er ordregiver berettiget til at opsige hele aftalen med 1 måneds varsel. Som væsentlig misligholdelse betragtes blandt andet: 4
At de til enhver tid gældende lovbestemmelser og myndighedskrav, herunder EU-direktiver og standarder, ikke overholdes. At indgået kontrakt med Faaborg-Midtfyn Kommune ikke overholdes. Manglende overholdelse af leveringstider / servicetider. Klager fra borgere, der ikke rettes efter skriftlig påtale. Manglende mulighed for elektronisk / telefonisk bestilling. 2.5 Hvis bekæmpelsesfirmaet ophører i den indgåede kontraktperiode, går konkurs, træder i likvidation, eller ikke mere har personer, der er autoriserede til rottebekæmpelse, ophører den indgåede kontrakt automatisk. 2.6 Til force majeure henregnes kun følgende forhold: Strejke, lockout, krig, naturkatastrofer samt brand hos bekæmpelsesfirma. 3.0 Ydelser 3.1 Bekæmpelsesmidler, fælder, foderkasser m.v. Bekæmpelsesfirmaet skal stille de fornødne mængder fælder, foderkasser og godkendte bekæmpelsesmidler (vederlagsfrit) til rådighed i bekæmpelsen. Bekæmpelsesfirmaet skal råde over et så alsidigt sortiment af bekæmpelsesmidler, at enhver form for rottetilhold kan bekæmpes, også i resistensområder. Bekæmpelsesfirmaet skal i resistensområder anvende alternative bekæmpelsesmidler efter aftale med By- og Landskabsstyrelsens konsulent i rottebekæmpelse. 3.2 Bekæmpelse Alle faste ejendomme i landzone samt landbrugsejendomme i byzone skal undersøges for rotter to gange årligt og efter anmeldelse. Der foreligger dog dispensation, meddelt af Miljøstyrelsen, for de halvårlige eftersyn af ejendomme i landzone i nærmere beskrevne områder. Desuden foreligger der dispensation for øerne Avernakø og Bjørnø, hvor der ikke er konstateret rotter i en længere årrække. I byzoner og sommerhusområder foretages bekæmpelsen efter an- 5
meldelse. Rottebekæmpelsen skal foretages effektivt. Dette indebærer, at ét besøg på en ejendom, hvor der er konstateret rotter, ikke er tilstrækkeligt. Bekæmperen skal følge op på det første besøg og vurdere, om der er behov for yderligere bekæmpelse. Bekæmpelsen skal fortsætte, indtil bekæmperen anser ejendommen for at være rottefri. Bekæmperen skal indsamle fælder, døde rotter og eventuelle giftrester, der skal bortskaffes på lovlig og forsvarlig vis. Tilsyn og bekæmpelse på ejendomme skal ske på arbejdsdage i tidsrummet fra kl. 8.00 til kl. 18.00, eller efter aftale med ejer, lejer eller bruger af pågældende ejendom. Rottebekæmpelse ved skoler, daginstitutioner og lignende skal finde sted og planlægges i samarbejde med den pågældende leder på stedet. I tilfælde af berettiget klage i forbindelse med bekæmpelsesarbejdet skal bekæmpelsesfirmaet hurtigst muligt bringe forholdet i orden. Landzone Ved anmeldelse om rotter eller i forbindelse med de halvårlige eftersyn skal bekæmperen gennemgå ejendommen om muligt i følgeskab med grundejeren eller brugeren af ejendommen. Bekæmperen skal skriftligt notere fundne fødemuligheder eller gemmesteder for rotter. Kopi af notatet afleveres til grundejeren eller brugeren. Bekæmperen skal samtidig informere grundejeren eller brugeren om bekæmpelse af og forebyggelse mod rotter. Byzone Ved anmeldelse om rotter skal bekæmperen gennemgå ejendommen om muligt i følgeskab med grundejeren eller brugeren. Hvis ingen personer er til stede, skal det sikres, at bekæmperen har adgang til ejendommen på anden vis. Bekæmperen skal gennemgå ejendommen visuelt og ved mistanke om kloakbrud, skal der foretages røgprøve. Ved konstateret kloakbrud skal bekæmperen informere grundejeren om, at kloakbruddet skal repareres af autoriseret kloakmester / VVS installatør. Bekæmperen skal orientere Faaborg-Midtfyn Kommune, Afdelingen for Miljø, med henblik på, at kommunen kan udstede skriftligt varsel om påbud til grundejeren. Er der rotter på ejendommen i forbindelse med konstatering af klo- 6
akbrud, skal bekæmperen foretage bekæmpelse af rotterne med smækfælder. Bekæmperen skal samtidig orientere grundejeren om bekæmpelse af og forebyggelse mod rotter. I byområder skal foretages bekæmpelse af rotter i en del af de kommunale kloakbrønde. De aktuelle brønde fastlægges hvert år efter aftale mellem bekæmpelsesfirmaet og Faaborg-Midtfyn Spildevand A/S. 3.3 Personale Bekæmpelsesfirmaet skal lade bekæmpelsen udføre af kvalificeret arbejdskraft, der enten selv har erhvervet autorisation eller er undergivet en autoriseret persons instruktion, under hvis ansvar vedkommende arbejder. Bekæmpelsesfirmaet skal med omhu undervise bekæmperne med hensyn til præparaternes virkemåde. Der skal oplæres i korrekt omgang med og udlægning af midlerne. Enhver giftudlægning skal meddeles ejer, lejer eller bruger af aktuelle ejendomme, og bekæmperne skal kunne rådgive samme i forbindelse med fejlagtig indtagen af rottegift, rottebid og lignende. Bekæmpelsesfirmaet skal give bekæmperne fornøden viden om rottearterne og deres biologi, adfærd og vaner m.m. Formålet er, at bekæmperne med rimelig sikkerhed skal kunne vurdere, om en ejendom har rotter eller ej, samt hvilke bekæmpelsesmetoder der skal tages i brug og i hvilket omfang. Bekæmpelsesfirmaet skal på kvalificeret måde (dog ikke med kloakfjernsyn) kunne spore og påvise defekter i kloak- og afløbssystemerne ved hjælp af røgapparat, farvestoffer eller lignende og skal desuden yde vejledning til grundejer og entreprenør i forbindelse med reparationsarbejde. Bekæmperne skal være iført en ensartet og let genkendelig beklædning med firmanavn under arbejdet. Af hensyn til kontakten med borgerne skal bekæmperne kunne tale og skrive dansk. Bekæmperne har tavshedspligt om borgernes forhold, også efter kontraktens ophør. I tilfælde af berettiget klage over en bekæmper skal vedkommende fjernes fra opgaven, hvis kommunen forlanger dette. 7
3.4 Kontrolbøger - elektroniske Bekæmpelsesfirmaet skal levere kontrolbøger elektronisk, der skal føres af bekæmpelsesfirmaets medarbejdere. Bøgerne skal vise alle besøgte ejendommes rottemæssige tilstand på besøgstidspunktet og skal om muligt være underskrevet af ejendommens ejer eller bruger. Bøgerne skal udleveres elektronisk til kommunen minimum hvert år og til enhver tid være tilgængelige for kommunen og By- og Landskabsstyrelsen efter anmodning. Bøgerne skal opbevares i mindst 5 år (elektronisk). 3.5 Besøgskort Bekæmpelsesfirmaet skal levere besøgskort, som firmaets medarbejdere skal aflevere, hvis de i forbindelse med deres besøgsrunde ikke træffer nogen hjemme. Besøgskort skal indeholde oplysninger om borgernes pligt til at anmelde rottetilhold, og om hvordan anmeldelse kan foretages jf. punkt 3.6. 3.6 Anmeldelser Bekæmpelsesfirmaet skal tage direkte imod anmeldelser om forekomst af rotter i Faaborg-Midtfyn Kommune. Telefoniske anmeldelser skal kunne modtages på arbejdsdage fra kl. 08.00 til kl. 16.00, på fredage dog fra kl. 08.00 til kl. 13.00. Anmeldelser skal ligeledes kunne modtages elektronisk via e-mail og via link fra Faaborg-Midtfyn Kommunes hjemmeside direkte til bekæmpelsesfirmaets egnede elektroniske web baserede anmelderside. Bekæmpelsesfirmaet skal månedligt, elektronisk, sende rapport om modtagne anmeldelser til Faaborg-Midtfyn Kommune, Afdelingen for Miljø. Rapporten skal for hver enkelt anmeldelse indeholde oplysninger om anmelders navn, adresse, dato for modtagelse, dato for tilsyn og, hvis det er relevant, dato for påbegyndt bekæmpelse og dato for afsluttet bekæmpelse. Ved anmeldelse om konstateret forekomst af rotter i beboelser, børnehaver, fødevarevirksomheder og lignende skal bekæmpelsesfirmaet omgående foretage effektiv rottebekæmpelse. I øvrigt skal bekæmpelsesfirmaet så vidt muligt omgående og senest 8 dage efter modtagen anmeldelse om forekomst af rotter iværksætte undersøgelse og foretage effektiv rottebekæmpelse. 8
3.7 Påbud Hvis en ejendoms manglende renholdelse og rottesikring, efter bekæmpelsesfirmaets opfattelse, nødvendiggør et påbud tilkaldes assistance fra Faaborg-Midtfyn Kommune, Afdelingen for Miljø, til besigtigelse. Anser kommunen det ligeledes for påkrævet, meddeles påbudet af kommunen efter reglerne i 75 i Miljøbeskyttelsesloven. 3.8 Arbejdets tilrettelæggelse Snarest efter indgåelse af kontrakt skal bekæmpelsesfirmaet udarbejde en plan for tilsyns- og bekæmpelsesarbejdet omfattende ruter, fast besøgs- / bekæmpelsesdag i de enkelte områder m.v. Planen skal forelægges kommunen og ajourføres efter behov og efter aftale med kommunen. 4.0 Diverse bestemmelser 4.1 Information Bekæmpelsesfirmaet skal rådgive borgerne om foranstaltninger m.m. mod rottetilhold og informere om rettigheder og forpligtelser i henhold til reglerne om rottebekæmpelse. På forespørgsel skal bekæmpelsesfirmaet rådgive borgerne om skadedyrsbekæmpelse i almindelighed. 4.2 Indberetning Senest den 1. februar hvert år skal bekæmpelsesfirmaet elektronisk tilsende Faaborg-Midtfyn Kommune, Afdelingen for Miljø, de oplysninger, som er relevante for kommunens indberetning til By- og Landskabsstyrelsen vedrørende det foregående år. 4.3 Ansvarsforsikring Bekæmpelsesfirmaet skal holde sine medarbejdere forsikret mod u- held, som forårsages af disse eller firmaets ledelse ved uforsigtig udførelse af arbejdet og / eller uforsigtig omgang med bekæmpelsesmidler. Ligeledes er bekæmpelsesfirmaet pligtig til at holde sig forsikret mod enhver ansvarsskade, som bekæmpelsesfirmaet vil være pligtig til at erstatte i henhold til Dansk Ret, ved udførelse af bekæmpelse for Faaborg-Midtfyn Kommune. 9
5.0 Økonomisk grundlag 5.1 Halvårlige rotteeftersyn Optalt på grundlag af rottelister fra Kommunedata er følgende antal ejendomme omfattet af de lovpligtige halvårseftersyn: Ejendomme med parcelhuse i landzone Ejendomme med landbrug i land- og byzone1) Ejendomme med virksomheder i landzone Øvrige ejendomme i landzone2) 5.302 1.791 461 282 1) I antallet er ikke medtaget selvstændigt matrikuleret landbrugsjord (marker uden fysisk tilknytning til bygninger). Antallet af denne type ejendomme er 173. 2) Typisk ejendomme med fritidshuse i landzone, kommunale ejendomme i landzone, selvstændigt matrikulerede bygninger i landzone, og ejendomme i landzone hvor anvendelsen ikke er nærmere angivet. Jf. punkt 5.2 foreligger der dispensation for de halvårlige rotteeftersyn på en del af ovennævnte ejendomme. 5.2 Dispensationer for halvårlige rotteeftersyn Miljøstyrelsens konsulent i rottebekæmpelse har meddelt dispensationer for de halvårlige rotteeftersyn for visse ejendomme i landzone, som er placeret i parcelhusområder eller i områder med bymæssig karakter. Dispensationerne omfatter dog ikke landbrugsejendomme. Dispensationerne omfatter følgende områder i landzone: Tidligere Faaborg Kommune: Bjerne, Bøjden, Dyreborg, Faldsled, Faaborg, Horne, Haastrup, Katterød, Korinth, Millinge / Svanninge, Pejrup, Vester Aaby, Øster Hæsinge og Aastrup. Tidligere Ringe Kommune: Heden, Herringe, Hillerslev, Højrup, Krarup, Pederstrup, Sdr. Højrup, Rudme og Vantinge. Tidligere Årslev Kommune: Ferritslev, Nr. Lyndelse, Nr. Søby, Rolfsted og Tarup. 10
Tidligere Broby og Ryslinge Kommune: Ingen dispensationer. Desuden er der meddelt dispensation for hele Avernakø og Bjørnø, da der p.t. ikke regnes med, at der er rotter på disse øer. Denne dispensation omfatter også landbrugsejendomme. Optalt på grundlag af kort over lokalområderne omfatter dispensationerne følgende antal ejendomme: Ejendomme med parcelhuse i landzone Ejendomme med landbrug (Avernakø og Bjørnø) Ejendomme med virksomheder i landzone Øvrige ejendomme i landzone 1.150 37 40 108 5.3 Ejendomme hvor der skal foretages halvårlige eftersyn Jf. punkt 5.1 og 5.2 skal der således foretages halvårlige rotteeftersyn på følgende antal ejendomme: Ejendomme med parcelhuse i landzone Ejendomme med landbrug i land- og byzone Ejendomme med virksomheder i landzone Øvrige ejendomme i landzone 4.152 1.754 421 174 Liste over de ejendomme, hvorpå der skal foretages halvårlige rotteeftersyn, vil foreligge som bilag til indgået kontrakt. Se også Bilag 1: Antal ejendomme, hvor der skal foretages halvårlige eftersyn, fordelt efter postnumre. 5.4 Regulering på grundlag af antal ejendomme Kontrakt vil blive indgået på grundlag af antal ejendomme anført under punkt 5.3. Ved stigning eller fald i antallet afregnes for det større eller mindre antal jf. indgået kontraktpris. Listen over de ejendomme, hvorpå der skal foretages halvårlige rotteeftersyn, revideres løbende i et samarbejde mellem bekæmpelses- 11
firma og kommune. 5.5 Regulering på grundlag af antal anmeldelser Kontrakt vil blive indgået på grundlag af 4.000 anmeldelser pr. år (ca. gennemsnit for de sidste 6 års anmeldelser). Ved overskridelse af 4.000 anmeldelser med mere end 10 % pr. år afregnes de yderligere anmeldelser jf. indgået kontraktpris. 5.6 Regulering på grundlag af antal giftblokke i kloakbrønde Kontrakt vil blive indgået på grundlag af udlægning af 1.000 giftblokke i kommunale kloakbrønde pr. år. Ved stigning eller fald i ovennævnte antal giftblokke afregnes for det større eller mindre antal jf. indgået kontraktpris. 5.7 Regulering i øvrigt Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer 1 gang årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 1. januar 2011, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks, fra 1. januar 2010 til 31. december 2010. Tilsvarende gælder for eventuelle følgende prisreguleringer. 5.8 Løbetider Tilbudet er bindende for tilbudsgiver i 90 dage fra dato for sidste frist for modtagelse af tilbud. Indgået kontrakt vil løbe fra den 1. januar 2010 til den 31. december 2013 (4 år). 5.9 Betaling Betaling vil blive erlagt månedsvis bagud efter modtagelse af elektronisk faktura. Ean-nr. oplyses ved tildeling af kontrakt. 5.10 Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige Udfyldt tilbudsliste skal være vedlagt underskrevet erklæring om, at tilbudsgiver har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter, betaling til sociale sikringsordninger og / eller afgifter til det offentlige. Erklæringsformular er vedlagt som Bilag 2. 12
5.11 Sikkerhedsstillelse Ved kontraktindgåelse skal foreligge en sikkerhedsgaranti på 100.000 kr. i form af anfordringsgaranti i en bank eller lignende. Garantien skal være i kraft i hele kontraktperioden og forfalder på anfordring til dækning af erstatningskrav, der tilkommer Faaborg- Midtfyn Kommune som følge af mislighold af kontrakten. Garantien frigives i forbindelse med kontraktudløb, når der er udfærdiget og godkendt endelig opgørelse af alle økonomiske forpligtelser. 5.12 Kontraktoverdragelse 6.0 IT Indgået kontrakt kan ikke helt eller delvis overdrages til andre uden Faaborg-Midtfyn Kommunes skriftlige samtykke. Faaborg-Midtfyn Kommune ønsker IT-teknologi anvendt. Derfor er det som minimum nødvendigt, at tilbudsgiver råder over software / hardware der muliggør opsamling, modtagelse og afsendelse af data, så borgerne kan anmelde rotteforekomster elektronisk, så relevante data kan tilsendes Faaborg-Midtfyn Kommune, og så borgerne kan vejledes om rottebekæmpelse m.v. IT-løsningen er en del af tildelingskriteriet for kontrakt og skal beskrives i tilbudet. Ligeledes skal løsningen præsenteres for kommunen på anmodning forinden valg af leverandør. B.S.P. Juli 2009 13