Udbudsmateriale Energimærkning (EMO)

Transkript

1 1. december 2014 Udbudsmateriale Energimærkning (EMO) 1. Udbyder/ordregiver 2. Kontaktperson Forretningsfører Jytte Dam 3. Beskrivelse af ydelse ønsker gennemført energimærkning af boligselskabets bygninger, omfattende 884 boliger fordelt på 56 afdelinger samt boligselskabets administrationsejendom. Afdelingerne er spredt over hele Bornholm. Der er udført energimærkning af boligerne i afdeling 7, der således ikke er omfattet af nærværende udbud. Energimærkningen skal gennemføres i overensstemmelse med bekendtgørelse af lov om fremme af energibesparelser i bygninger nr. 636 af 19. juni 2012, bekendtgørelse nr. 673 af 25. juni 2012 om energimærkning af bygninger og de i seneste Håndbog for Energikonsulenter, pt. HBO 2014, anførte retningslinjer, herunder elektronisk indberetning af energimærkningen til Energistyrelsen og udlevering af rapport for energimærkningen til boligselskabet. Energimærkningsrapporter skal fremsendes til boligselskabet i ét eksemplar samt elektronisk som pdf-fil. Energimærkningen skal udføres fagligt korrekt og fyldestgørende, ligesom energimærkning som udgangspunkt skal ske på grundlag af en bygningsgennemgang af boligselskabets bygninger. Hvor betingelserne i 8, stk. 2 i bekendtgørelse nr. 673 af 25. juni 2012 om energimærkning af bygninger, er opfyldte, accepterer boligselskabet dog, at energimærkning foretages uden en bygningsgennemgang. Tidsplan Opgaven med energimærkning af boligselskabets bygninger, herunder indberetning af energimærkningen til Energistyrelsen og udlevering af rapport for energimærkningen til boligselskabet, kan påbegyndes den 1/ og skal senest være gennemført den 30/ Inden for disse rammer kan energimærkningsfirmaet frit tilrettelægge gennemførelsen. 1

2 Af hensyn til energimærkningsfirmaets adgang til de omhandlede bygninger påhviler det energimærkningsfirmaet at udarbejde en overordnet tidsplan for energimærkningens udførelse, herunder således at tidsplanen tilrettelægges på en sådan måde, at energimærkningsfirmaet i det omfang aftale om adgang til de enkelte boliger ikke kan opnås kan varsle lejerne med det i almenlejeloven krævede varsel, jf. nedenfor. Boligselskabets bygninger Boligselskabets bygninger varierer i størrelse og form, og omfatter både etagebyggeri, rækkehuse og enkeltstående parcelhuse. Nærmere oplysninger om boligselskabets bygninger fremgår af boligselskabets hjemmeside (tryk start søgning). Det forudsættes herved, at energimærkningsfirmaet ud fra disse oplysninger i fornødent omfang tillige indhenter BBR-oplysninger vedrørende de enkelte bygninger på Der er for 5 afdelinger indsendt rettelser af arealer til BBR-registeret. Disse rettelser er p.t. ikke opdateret i BBR. Afdelinger med rettelser kan ses i bilag 2. Boligselskabet står under udarbejdelsen af energimærkningen til disposition med det tegningsmateriale, der forefindes i boligselskabets arkiv, mens øvrigt tegningsmateriale i fornødent omfang må indhentes af energimærkningsfirmaet hos kommunen. Omkostninger til indhentning af BBR-oplysninger og tegningsmateriale skal være indeholdt i energimærkningsfirmaets tilbud. Der er mulighed for at besigtige det tegnings-materiale, der forefindes i boligselskabets arkiv den 11.december 2014, kl Det vil ikke være muligt at stille spørgsmål til udbuddet i forbindelse med besigtigelsen. Seneste energimærkningsrapporter m.v. Generelt er der ikke tidligere gennemført energimærkning af de bygningerne, der er omfattet af udbuddet, og der foreligger således ikke energimærkningsrapporter, varmesynsrapporter eller driftsjournaler. Adgang til udlejede boliger Hvor udarbejdelse af energimærkning kræver adgang til udlejede boliger, har lejerne efter almenlejeloven 33 krav på, at adgangen varsles med 6 ugers varsel. Boligselskabet sørger for advisering af lejerne om, at der i tidsrummet 1/ / skal udføres en energimærkning af bygningen, at dette evt. kræver adgang til det lejede og at energimærkningsfirmaet i påkommende fald vil varsle det endelige tidspunkt. I det omfang aftale om adgang til de enkelte boliger ikke kan opnås med de enkelte beboere, påhviler det energimærkningsfirmaet at varsle beboerne skriftligt for besigtigelse senest 6 uger før ønsket adgang til udlejede boliger med oplysning om, hvilke dele af bygningen der ønskes adgang til, samt forventet tidspunkt for og varighed af besigtigelsen. 2

3 Destruktive indgreb Energimærkningsfirmaet må foretage lettere destruktive undersøgelser ved at der bores huller med diameter på ca. 10 mm i vægge, etageadskillelser eller lofter for at bestemme isoleringsstandarden. Hullerne placeres således, at de er så lidt synlige som muligt og kan udbedres på en enkelt måde. Boligselskabet foretager for egen regning udbedring efter foretagne destruktive undersøgelser. Energimærkningsfirmaet meddeler boligselskabet hvor og hvilke indgreb, der er foretaget. 4. Krav til tilbudsgiver Der stilles krav om, at tilbudsgiver opfylder betingelserne for at kunne udføre af energimærkning, jf. bekendtgørelse nr. 673 af 25. juni 2012 om energimærkning af bygninger, herunder at tilbudsgiver har tegnet professionel ansvarsforsikring. 5. Tildelingskriterium Tildeling af kontrakt vil ske ud fra kriteriet laveste pris. I prisen skal være indeholdt omkostninger til indhentning af BBR-oplysninger, indhentning af supplerende tegningsmateriale, kørsel m.v. 6. Afgivelse af tilbud Sprog Tilbuddet med alt dertil hørende samt al kommunikation i aftaleperioden skal være på dansk. Tilbuddets form og eksemplarer Tilbuddet skal indeholde en samlet pris for udarbejdelse af energimærkning af boligselskabets bygninger, herunder indberetning af energimærkningen til Energistyrelsen og udlevering af rapport for energimærkningen til boligselskabet. Herudover skal tilbuddet indeholde oplysning om prisen for udarbejdelse af energimærkning for administrationsejendommen og de enkelte afdelinger, således at disse oplysninger efterfølgende kan anvendes til fordeling udgiften til energimærkning på de enkelte lejemål. Omkostninger til tilvejebringelse af supplerende oplysninger skal være indeholdt i prisen. Tilbuddet skal afleveres i 1 eksemplar i papirform, samt 1 eksemplar på CD-rom eller USB-stick, som skal indeholde tilbuddet med bilag i uændret format. Data/filformat skal kunne læses ved hjælp af MS Office eller Adobe Acrobat (pdf-format). Elektroniske bud modtages ikke. 3

4 Krævede bilag Tilbuddet vedlægges følgende bilag: Udfyldt tilbudsliste (Bilag 1) Erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ikke har ubetalt forfalden gæld over kr. til det offentlige. Dokumentation for at tilbudsgiver er certificeret til at udføre energimærkning og er omfattet af professionel ansvarsforsikring, der tilgodeser de krav der er stillet i bekendtgørelse nr. 673 af 25. juni 2012 om energimærkning af bygninger. Dokumentation for ansvarsforsikring skal være i form af enten kopi af forsikringspolice, forsikringsbevis indeholdende dækningsområde samt dækningssummer eller erklæring om forsikringstegning udstedt af forsikringsselskab. Overordnet tidsplan for energimærkningens udførelse, herunder således at tidsplanen tilrettelægges på en sådan måde, at energimærkningsfirmaet i det omfang aftale om adgang til de enkelte boliger ikke kan opnås kan varsle lejerne med det i almenlejeloven krævede varsel. Alternative tilbud Der er ikke mulighed for at afgive alternative bud. Eventuelle forbehold forbeholder sig ret til at forkaste tilbud der indeholder forbehold. Aflevering af tilbud Tilbud på energimærkning fremsendes skriftligt til På kuverten anføres tydeligt: Fortroligt, må ikke åbnes Tilbud på energimærkning,. Tilbudsfrist Tilbuddet skal sammen med erklæring på tro og love om, at den bydende ikke har ubetalt forfalden gæld over kr. til det offentlige være boligselskabet i hænde senest den 15/1 2015, kl Tilbud der modtages efter dette tidspunkt vil ikke komme i betragtning. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende i 2 måneder fra tilbudsfristens udløb. 4

5 Forhandling Boligselskabet forbeholder sig at indlede forhandling med 1 eller flere tilbudsgivere, idet nærmere procedure for forhandlingernes gennemførelse i givet fald vil blive oplyst ved forhandlingernes påbegyndelse. Godtgørelse for afgivelse af tilbud Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale m.v. 7. Aftalegrundlag Aftale om energimærkning indgås med den tilbudsgiver, der har afgivet tilbuddet med den laveste pris, jf. punkt 5. Aftalen baseres på vilkårene i ABR89, "Almindelige bestemmelser for rådgivning og bistand". 8. Spørgsmål og yderligere oplysninger Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal rettes skriftligt til forretningsfører Jytte Dam, jd@bak-bornholm.dk. Spørgsmål bedes fremsendt i så god tid at boligselskabet kan besvare spørgsmålene senest den 9. januar Spørgsmål modtaget herefter kan ikke forventes besvaret. Afhængig af spørgsmålenes art og omfang ser boligselskabet derfor gerne, at spørgsmål er stillet senest ultimo december måned Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form løbende og senest den 9. januar 2015 blive uploadet på boligselskabets hjemmeside 9. Bilag Bilag 1: Bilag 2: Tilbudsliste Rettelser til BBR-registeret 5