VEJLEDNING OM kapitalnedsættelse i en erhvervsdrivende fond UDGIVET AF Erhvervsstyrelsen December 2014 1
Indhold 1. De forskellige former for kapitalnedsættelse... 1 2. Kapitalnedsættelse til dækning af underskud... 1 3. Særligt om kapitalnedsættelse til uddeling... 2 4. Særligt om kapitalnedsættelse til henlæggelse til særlig reserve... 2 5. Processen ved kapitalnedsættelse til uddeling og kapitalnedsættelse til henlæggelse til særlig reserve... 3 6. Krav til beslutningens indhold ved kapitalnedsættelse... 4 7. Kapitalforbrugende fonde... 5 8. Særligt om kurs... 5 9. Uddeling i andre værdier end kontanter... 5 10. Anmeldelse og beslutning om kapitalnedsættelse... 6 11. Anmeldelse om gennemførelse af kapitalnedsættelse til udbetaling / henlæggelse til særlig reserve... 7 1. De forskellige former for kapitalnedsættelse Bestyrelsen kan med fondsmyndighedens samtykke beslutte at nedsætte grundkapitalen, herunder ændre vedtægten. Beslutningen om kapitalnedsættelse skal angive det beløb, hvormed grundkapitalen nedsættes, samt til hvilket af følgende formål beløbet skal anvendes. Efter 81, i lov om erhvervsdrivende fonde, kan en kapitalnedsættelse ske til følgende formål: 1) dækning af underskud, 2) uddeling, eller 3) henlæggelse til særlig reserve. Grundkapitalen kan ikke nedsættes til et beløb under DKK 300.000. 2. Kapitalnedsættelse til dækning af underskud En kapitalnedsættelse til dækning af underskud gennemføres i modsætning til kapitalnedsættelser til uddeling eller henlæggelse til en reserve med det samme. 1
Anmeldelsen af beslutningen om kapitalnedsættelsen indeholder således en kapitalnedsættelse til dækning af underskud samtidig en anmeldelse om at gennemføre nedsættelse. Dette skyldes først og fremmest, at gennemførelsen af beslutningen i denne situation sker ved en rent bogholderimæssig postering, og at denne type kapitalnedsættelser ikke skal afvente, at der offentliggøres en meddelelse til fondens kreditorer, og at kreditorerne skal have haft mulighed for at anmelde deres krav, jf. nærmere nedenfor. Dette skyldes, at fondens kreditorer ikke bliver ringere stillet ved denne type kapitalnedsættelse. Ved en kapitalnedsættelse til dækning af underskud er det afgørende, at nedsættelsesbeløbet ikke overstiger fondens konstaterede underskud. Det er bestyrelsen, der er ansvarlig for dette, og det er derfor også op til bestyrelsen at vurdere, om de har brug for en revisorerklæring eller andet materiale til at opfylde dette krav. Bestyrelsen er altid ansvarlig for, at en kapitalnedsættelse er forsvarlig, og at kapitalnedsættelsen ikke sker til skade for fonden, dens kreditorer eller aftaleparter. Dette gælder også ved kapitalnedsættelser til dækning af underskud. Bestyrelsesmedlemmerne vil således efter omstændighederne kunne ifalde erstatningsansvar, hvis nedsættelsesbeløbet overstiger underskuddet, da der i så fald vil blive udbetalt yderligere midler fra fonden, som dermed påføres et tab. Dette gælder, uanset om fondsmyndigheden har meddelt samtykke til kapitalnedsættelsen 3. Særligt om kapitalnedsættelse til uddeling Ved kapitalnedsættelse til uddeling forudsættes det, at bestyrelsen redegør for, hvorfor bestyrelsen ønsker at foretage uddelingen og dermed kapitalnedsættelsen. Bestyrelsen skal i forbindelse hermed redegøre for forholdet til fondens fremtidige kapital- og konsolideringsbehov, således at det sikres, at uddelingen ikke medfører risiko for fonden, herunder varetagelsen af fondens formål, og dens kreditorer. Hvis bestyrelsen kan redegøre for nedsættelsens nødvendighed eller hensigtsmæssighed, vil fondsmyndigheden som hidtil kunne meddele samtykke til kapitalnedsættelsen. 4. Særligt om kapitalnedsættelse til henlæggelse til særlig reserve Den nye lov om erhvervsdrivende fonde medfører som noget nyt, at erhvervsdrivende fonde ligesom kapitalselskaber kan foretage kapitalnedsættelse til henlæggelse til særlig reserve, svarende til, hvad der er muligt for kapitalselskaber. Når fondsmyndigheden skal vurdere, om der 2
skal meddeles samtykke til en sådan kapitalnedsættelse, skal fondsmyndigheden anlægge den samme vurdering som ved kapitalnedsættelser til uddeling, da resultatet for fonden, herunder det formål fonden skal varetage, og dens kreditorer, er det samme ved kapitalnedsættelse til uddeling og til henlæggelse til særlig reserve, idet midlerne umiddelbart efter kapitalnedsættelsen kan uddeles fra fonden. Ved fondsmyndighedens påbud i henhold til den foreslåede 82 vil de frigjorte midler fra grundkapitalen kunne indgå i fondens frie reserver, som der kan uddeles fra. Ved kapitalnedsættelser til en særlig reserve er der dog også krav om, at der skal være en aktuel plan med nedsættelsen, dvs. hvad skal midlerne anvendes til og hvornår. Dette skal også ses i sammenhæng med, at der også ved denne type kapitalnedsættelser er krav om, at fondsmyndigheden skal samtykke til en kapitalnedsættelse, jf. stk. 1, 1. pkt. Det vurderes som følge heraf, at bestemmelsens anvendelsesområde i praksis formentlig vil være begrænset. Bestyrelsen er som nævnt ovenfor altid ansvarlig for, at en kapitalnedsættelse er forsvarlig, og at kapitalnedsættelsen ikke sker til skade for fonden, dens kreditorer eller aftaleparter. 5. Processen ved kapitalnedsættelse til uddeling og kapitalnedsættelse til henlæggelse til særlig reserve Ved en kapitalnedsættelse til udbetaling til uddeling eller til henlæggelse til en særlig reserve er der op til 3 faser, der skal gennemføres, før nedsættelsen af kapitalen kan gennemføres og registreres i Erhvervsstyrelsens it-system. Disse tre faser er: 1. Beslutning om kapitalnedsættelse 2. Eventuel opfodring til kreditorerne om at anmelde deres krav (proklama) 3. Gennemførelse af kapitalnedsættelse (automatisk) Det er bestyrelsens ansvar ved en kapitalnedsættelse til uddeling eller til henlæggelse til en reserve, at der efter nedsættelsen er dækning for fondens resterende grundkapital og de øvrige bundne reserver. Hvis nedsættelsesbeløbet helt eller delvist anvendes til uddeling eller henlæggelse til særlig reserve, skal fondens kreditorer opfordres til at anmelde deres eventuelle krav til fonden ved Erhvervsstyrelsens registrering og offentliggørelse af bestyrelsens beslutning om kapitalnedsættelsen. 3
I erhvervsfondsloven har kreditorerne i modsætning til tidligere 4 uger til at anmelde deres krav, mens de efter de hidtidige regler har haft 3 måneder. Det er en forudsætning for gennemførelsen af kapitalnedsættelsens gennemførelse, at kreditorernes anmeldte forfaldne krav er fyldestgjort, og at der på forlangende er stillet betryggende sikkerhed for uforfaldne eller omtvistede krav. Efter de hidtidige regler skulle der altid indsendes en anmeldelse herom. I erhvervsfondsloven er dette ændret, idet der i erhvervsfondsloven er indbygget mulighed for at få en automatisk gennemførelse af kapitalnedsættelser. I erhvervsfondsloven er en kapitalnedsættelse klar til at blive gennemført automatisk, når der er gået 4 uger fra udløbet af fristen, som kreditorerne har til at anmelde deres krav, medmindre fondens ledelse inden da har meddelt, at den pågældende kapitalnedsættelse ikke skal gennemføres automatisk. Hvis der foretages ændringer i selskabet i perioden fra offentliggørelsen af kapitalnedsættelsen til udløbet af fristen, som kreditorerne har til at anmelde deres krav, vil den pågældende kapitalnedsættelse heller ikke blive gennemført automatisk. Efter lov om erhvervsdrivende fonde er det også muligt manuelt at effektuere en kapitalnedsættelse manuelt og ikke afvente den automatiske gennemførelse, når 4 ugers perioden for kreditorernes anmeldelse af krav er udløbet. Hvis der er truffet beslutning om en kapitalnedsættelse med et beløb, og det efterfølgende viser sig, at kapitalnedsættelsen skal gennemføres med et andet beløb, må generalforsamlingen træffe en ny beslutning, også selvom det nye beløb er lavere. Den nye beslutning skal anmeldes og registreres i Erhvervsstyrelsen, hvor styrelsen opfordrer selskabets kreditorer til at anmelde deres krav. Når kreditorerne har haft mulighed for på ny at anmelde deres krav, kan kapitalnedsættelsen gennemføres. 6. Krav til beslutningens indhold ved kapitalnedsættelse Beslutningen om kapitalnedsættelse skal indeholde følgende: 1. Det nominelle beløb, som kapitalen skal nedsættes med. 2. Oplysning om, hvilket af nedenstående formål beløbet skal anvendes til: Til dækning af underskud Til uddeling Til henlæggelse til særlig reserve 4
7. Kapitalforbrugende fonde Det er muligt i vedtægten at bestemme, at grundkapitalen gennem et nærmere fastsat tidsrum skal nedsættes med bestemte beløb eller bestemte andele med henblik på uddeling til formålet. 8. Særligt om kurs Ligesom i stiftelsessituationen og ved kapitalforhøjelser tales der ikke om kurs, når der er tale om en erhvervsdrivende fond. Det er som følge heraf ikke muligt i en erhvervsdrivende fond at lave en kapitalnedsættelse til uddeling til underkurs, hvorved en del af kapitalnedsættelsen sker til uddeling, mens den resterende del henlægges til fondens frie reserver. Fonde kan som følge heraf ikke anvende kapitalnedsættelser til at overføre midler fra fondens grundkapital til fondens frie midler. 9. Uddeling i andre værdier end kontanter Hvis der skal ske uddeling i andre værdier end kontanter, skal der udarbejdes en vurderingsberetning af en godkendt revisor. En vurderingsberetning ved en kapitalnedsættelse ved uddeling af andre værdier end kontanter er en revisorerklæring med høj grad af sikkerhed. Den vurderingsberetning der skal udarbejdes er en såkaldt omvendt vurderingsberetning. Erklæringen heri fra vurderingsmanden eller revisor skal afgives med høj grad af sikkerhed, idet vurderingsmanden positivt skal erklære, at aktivets værdi højst svarer til det uddelte beløb. Vurderingsberetninger i forbindelse med kapitalnedsættelser i værdier skal foreligge på beslutningstidspunktet. Krav til vurderingsberetningen: Max 4 uger gammel fra beslutningen om kapitalnedsættelse. Vurderingsberetningen skal indeholde følgende erklæring: Den ansatte økonomiske markedsværdi (af det aktiv, der udloddes) svarer højst til det uddelte beløb 5
I visse tilfælde kan det centrale ledelsesorgan vælge at udarbejde og indsende en ledelseserklæring, som erstatning for vurderingsberetning: Følgende betingelser skal være opfyldt, for at ledelsen kan vælge at udarbejde en ledelseserklæring: Der skal være tale om indskud af følgende: Aktiver, som er individuelt målt og præsenteret til dagsværdi i et års- eller koncernregnskab for det forudgående regnskabsår, og hvor års- eller koncernregnskabet er forsynet med en revisionspåtegning. Værdipapirer eller pengemarkedsinstrumenter, der er optaget til handel på et eller flere regulerede markeder. Det vil eksempelvis sige børsnoterede aktier, som indskydes til gennemsnitskursen, det vil sige, det vægtede gennemsnit, hvortil de er blevet handlet på et eller flere regulerede markeder i de fire uger der går forud for indskuddet. Ledelseserklæringen skal indeholde følgende: en beskrivelse af aktivet og dets værdi, oplysning om den anvendte fremgangsmåde ved vurderingen, en udtalelse om, at de angivne værdier mindst svarer til værdien af uddelingen eller hensættelsen, og en udtalelse om, at der ikke er opstået nye omstændigheder, der har betydning for den oprindelige vurdering. Det er bestyrelsen, der er ansvarlig for, at indskuddet er forsvarligt, det vil sige, at bestyrelsen er ansvarlig for at værdiansættelsen er forsvarlig. Hvis indskuddet viser sig at være til skade for fonden eller kreditorerne, er det den almindelige ansvarsregel for ledelsen, der finder anvendelse. 10. Anmeldelse og beslutning om kapitalnedsættelse Anmeldelse af bestyrelsens beslutning om kapitalnedsættelse skal indsendes til Erhvervsstyrelsen senest 2 uger fra beslutningens vedtagelse. 6
I praksis anmeldes nedsættelsen oftest samtidig med, at fondsmyndigheden anmodes om at give samtykke til bestyrelsens beslutning. Der er naturligvis ikke noget til hinder for, at fonden inden anmeldelsen har anmodet fondsmyndigheden om samtykke. Anmeldelse foretages på selskabsblanketten, som kan hentes på www.virk.dk. Med anmeldelsen skal der medsendes et beslutningsreferat, der dokumenterer, at beslutningen er truffet i overensstemmelse med reglerne. Ved anmeldelse af kapitalnedsættelse til dækning af underskud skal der endvidere medsendes daterede og ajourførte vedtægter, da en sådan anmeldelse som nævnt tidligere gennemføres med det samme. 11. Anmeldelse om gennemførelse af kapitalnedsættelse til udbetaling/henlæggelse til særlig reserve Som nævnt tidligere er der i den nye lov om erhvervsdrivende fonde indført mulighed for automatisk gennemførelse af kapitalnedsættelser. Gennemførelsen af en kapitalnedsættelse til uddeling eller henlæggelse til en særlig reserve skal derfor som udgangspunkt ikke anmeldes. Det er imidlertid muligt for bestyrelsen at henvende sig til Erhvervsstyrelsen efter udløbet af kreditorernes 4 ugers anmeldelsesperiode, men inden udløbet af ledelsens reaktionsperiode på 4 uger, med henblik på, at kapitalnedsættelsen effektueres hurtigere end ved den automatiske gennemførelse heraf. En kapitalnedsættelse må dog kun gennemføres, hvis bestyrelsen skønner, at det vil være forsvarligt. Dette kan eksempelvis være relevant, hvis det viser sig, at der ikke er nogen kreditorer, der har anmeldt deres krav, og fonden har brug for at få effektueret kapitalnedsættelsen så hurtigt som muligt. Hvis bestyrelsen inden den automatiske gennemførelse har fundet sted, har meddelt Erhvervsstyrelsen, at den pågældende kapitalnedsættelse ikke skal gennemføres automatisk, og at de vil effektuere den manuelt, hvis den skal gennemføres, er det vigtigt at være opmærksomme på visse frister, der skal iagttages. En sådan gennemført kapitalnedsættelse skal registreres eller anmeldes til registrering i Erhvervsstyrelsen senest 2 uger efter beslutningen om at gennemføre kapitalnedsættelsen. Anmeldelsen om den endelige nedsættelse af grundkapitalen skal være modtaget i Erhvervsstyrelsen senest ved udløbet af indsendelsesfristen for årsrapporten for den periode, hvori tidspunktet for kapitalnedsættelsens virkning indgår, dog senest 12 måneder efter registrering af beslutningen. Hvis en af førnævnte frister overskrides, mister beslutningen sin gyldighed, da 7
kapitalnedsættelsen har mistet den fornødne aktualitet, og da en gennemførelse af kapitalnedsættelsen herefter vil medføre, at den årsrapport, der indeholder tidspunktet for beslutningen om kapitalnedsættelsen, og hvor kapitalnedsættelsen derfor skulle have været indarbejdet, ikke vil være retvisende. 8