SIDE 163 JANUAR 2016 Kapitel 8 Tidsfrister 8.1 Indledning Hvad er nyt?» Kortere minimumsfrister (se afsnit 8.1).» Mulighed for at forkorte tidsfristen i særlige tilfælde for ikkestatslige ordregivere (se afsnit 8.3).» Pligt til at forlænge fristerne ved væsentlige ændringer i udbudsmaterialet (se afsnit 8.4).» Pligt til at forlænge fristerne, hvis en anmodning om at få adgang til udbudsmaterialet ikke er efterkommet inden fristen på fem dage, når det fulde udbudsmateriale ikke er frit elektronisk tilgængeligt ved offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen (se afsnit 8.4). I dette kapitel er der fokus på udbudslovens tidsfrister. Fastsættelsen af tidsfrister er et vigtigt element ved gennemførelsen af en anskaffelse, da de på den ene side skal gøre det muligt for alle potentielle ansøgere og tilbudsgivere at tilkendegive deres interesse for en kontrakt og på den anden side kan gøre det muligt at gennemføre en hurtig udbudsprocedure. Som hovedregel skal alle tidsfrister være passende, men udbudsloven fastsætter samtidig en række minimumsfrister samt tilfælde, hvor en tidsfrist kan forkortes eller skal forlænges, hvis omstændighederne konkret tilsiger dette. Tidsfristerne i udbudsloven er opdelt i:» Passende tidsfrister» Minimumsfrister» Forkortelse af tidsfrister» Forlængelse af tidsfrister. Derudover bliver beregningen af tidsfrister belyst i slutningen af dette kapitel. Man bør være opmærksom på, at fristerne skal beregnes i kalenderdage, og at de forskellige udbudsprocedurer ikke opererer med de samme tidsfrister i alle tilfælde. Lovens minimumsfrister er angivet i skemaet nedenfor.
SIDE 164 KAPITEL 8 TIDSFRISTER Figur 8.1 Oversigt over tidsfrister
SIDE 165 JANUAR 2016 8.2 Passende tidsfrist 282 Udgangspunktet for fastsættelse af frister i udbudsprocessen er, at de skal være passende. Ordregiver har derfor et skøn til at fastsætte en passende frist for fx modtagelse af ansøgninger eller tilbud. Den fastsatte tidsfrist skal dog overholde udbudslovens minimumsfrister. Fristen skal angives i udbudsbekendtgørelsen. Den passende frist skal tage hensyn til opgavens størrelse og kompleksitet, herunder antallet og omfanget af dokumentationskrav. Fristen skal gøre det muligt for en virksomhed at udarbejde en fyldestgørende ansøgning eller tilbud. Udbudsloven fastsætter forskellige minimumsfrister. Selvom loven opstiller en minimumsfrist, er dette ikke nødvendigvis ensbetydende med, at en minimumsfrist i det konkrete tilfælde er passende. En kontrakts kompleksitet kan altså medføre, at udbudslovens minimumsfrister ikke er tilstrækkelige til, at der kan udarbejdes brugbare tilbud. Det kan fx være tilfældet i forbindelse med innovationspartnerskabsproceduren, hvor de inviterede tilbudsgivere skal udvikle nye varer eller metoder. I disse tilfælde kan der være behov for at give tilbudsgiverne længere tid til at udarbejde de indledende tilbud. Det skal bemærkes, at minimumstidsfristerne sammenlignet med den hidtidige regulering er blevet forkortet. Det hænger sammen med et ønske om, at ordregiverne får mere fleksibilitet. Ved mindre og standardprægede indkøb kan udbudslovens minimumsfrister således efter omstændighederne være passende. Udbudsloven fastsætter desuden tilfælde, hvor der er en lovmæssig pligt til, at ordregiver fastsætter en frist, der er længere end lovens minimumsfrister. Det er fx, hvis afgivelse af tilbud forudsætter besigtigelse af steder eller gennemsyn af bilagsmateriale hos ordregiver. 283 En anden omstændighed, der kan medføre, at der skal fastsættes en længere tidsfrist, er i forbindelse med ordregivers gennemførelse af en indledende markedsundersøgelse eller ved forberedelsen af udbudsproceduren. Ved forberedelsen af eksempelvis udbudsproceduren kan der være et behov for at benytte sig af rådgivning fra en virksomhed, som også kan tænkes at være interesseret i at afgive tilbud på den endelige kontrakt. I disse tilfælde må den rådgivende virksomhed antages at have et vist kendskab til ordregivers behov og ønsker. Virksomheden har derved fået en konkurrencefordel, som ordregiver er forpligtiget til at forsøge at udligne. Konkret er ordregiver forpligtet til at fastsætte de konkrete tidsfrister for modtagelse af ansøgninger og tilbud, så den tidsmæssige fordel, som virksomheden må antages at have, bliver udlignet i forhold til de øvrige potentielle ansøgere/tilbudsgivere. 284 Hvorvidt dette medfører, at der skal fastsættes længere tidsfrister end udbudslovens minimumsfrister, må bero på en konkret vurdering. Selvom et angivet antal dage kan være passende i forhold til opgavens karakter, kan ordregiver også overveje at inddrage andre hensyn for at opnå flere tilbud. Det kan fx være hensyn til generel ferieafholdelse, så udbuddet ikke rammer industriferien, hvor potentielle tilbudsgivere derfor kan være fraværende. 282 Jf. udbudslovens 93, stk. 1. 283 Jf. udbudslovens 93, stk. 2. 284 Jf. udbudslovens 39, stk. 2. nr. 2.
SIDE 166 KAPITEL 8 TIDSFRISTER 8.3 Forkortelse af tidsfrist Selvom der er tale om en minimumsfrist, åbner udbudsloven mulighed for at forkorte fristen. Muligheden for at forkorte minimumsfristerne er ikke helt ensartet for alle udbudslovens procedurer. De forskellige muligheder for forkortelse bliver beskrevet nedenfor, og fodnoterne vil redegøre for, hvilken procedure den pågældende forkortelse finder anvendelse på. Fuld elektronisk indgivelse af tilbud 285 Hvis ordregiver accepterer, at tilbud kan indgives via elektroniske midler, kan minimumsfristen forkortes med fem dage. Hermed menes, at tilbudsgiver ikke også er forpligtet til at indlevere tilbuddet i trykt form. Det er et krav til de elektroniske anordninger og værktøjer, der skal bruges til elektronisk kommunikation, at de er almindeligt tilgængelige, ikkediskriminerende og funktionelt kompatible med almindeligt anvendte produkter inden for informations- og kommunikationsteknologi (IKT). 286 Forhåndsmeddelelse 287 Hvis ordregiver benytter sig af en forhåndsmeddelelse, kan tilbudsfristen reduceres til 15 dage ved offentlige udbud og 10 dage ved begrænsede udbud samt udbud med forhandling. Det kræver dog, at en gyldig forhåndsmeddelelse bliver sendt til offentliggørelse mindst 35 dage og højst 12 måneder før afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen. Desuden skal forhåndsmeddelelsen indeholde alle oplysninger i bilag V, del B, afsnit I, i udbudslovens bilag 2, hvis de foreligger på offentliggørelsestidspunktet. Hasteprocedure 288 Hvis ordregiver har et akut behov, kan fristerne forkortes. Afhængig af udbudsproceduren kan et akut behov medføre, at fristen kan forkortes ned til 15 dage for modtagelse af ansøgninger og 10 dage for modtagelse af tilbud. I forbindelse med offentlige udbud, hvor der ikke er en ansøgningsfase, kan fristen kortes ned til 15 dage for modtagelse af tilbud. Et akut behov skal konstateres på baggrund af en konkret vurdering. Der må som hovedregel være tale om en situation, der ikke kan tilskrives ordregiver. Dog behøver situationen ikke være afledt af tvingende grunde som følge af begivenheder, som ordregiveren ikke kunne forudse. Det akutte behov skal medføre, at det ikke er muligt for ordregiver at gennemføre udbuddet ved brug af lovens minimumsfrister. Et akut behov kan eksempelvis være etableringen af midlertidige skolebygninger som følge af, at der er konstateret skimmelsvamp i skolens klasselokaler. Ordregiver har bevisbyrden, for at betingelserne for anvendelsen af denne undtagelse er opfyldt. Ordregiver skal behørigt begrunde anvendelse af hasteproceduren. Blot fordi der foreligger et akut behov, kan ordregiver ikke nødvendigvis forkorte fristen helt ned til den kortest 285 Finder anvendelse ved indgivelse af tilbud i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud, jf. udbudslovens 57, stk. 4, hhv. 60, stk. 4, samt ved indgivelse af indledende tilbud ved udbud med forhandling, jf. udbudslovens 65, stk. 2, jf. 60, stk. 4. 286 Jf. bekendtgørelse om annoncering af offentlige indkøb under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse og om anvendelsen af elektroniske kommunikationsmidler i udbud efter udbudslovens afsnit II og III. 287 Finder anvendelse ved indgivelse af tilbud i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud, jf. udbudslovens 57, stk. 3, hhv. 60, stk. 3, samt ved indgivelse af indledende tilbud ved udbud med forhandling, jf. udbudslovens 65, stk. 2, jf. 60, stk. 3. 288 Finder anvendelse ved indgivelse af tilbud i forbindelse med et offentligt udbud, jf. udbudslovens 57, stk. 5. Ved indgivelse af ansøgning og tilbud i forbindelse med et begrænset udbud, jf. udbudslovens 59, stk. 3, og 60, stk. 6. Ved indgivelse af ansøgning og afgivelse af indledende tilbud ved et udbud med forhandling, jf. udbudslovens 63, stk. 2, jf. 59, stk. 3, og 65, stk. 2, jf. 60, stk. 6.
SIDE 167 JANUAR 2016 mulige frist. Hvis et udbud kan gennemføres med en længere tidsfrist i det konkrete tilfælde, kan ordregiver altså ikke forkorte fristen helt ned til 10/15 dage. Særlige tilfælde for ikkestatslige ordregivere 289 Ikkestatslige ordregivere må sætte tilbudsfristen helt ned til 10 dage i særlige tilfælde. Særlige tilfælde kan fx være, hvis der er tale om et ukompliceret udbud, der ikke vil kræve, at tilbudsgiverne skal afsætte længere tid end 10 dage til at udarbejde tilbuddet, eller hvis det i forbindelse med annullationen af et udbud må forventes, at det er de samme ansøgere, der bliver udvalgt. 8.4 Forlængelse af tidsfrist 290 Ordregiver kan forlænge fristen for afgivelse af ansøgninger eller tilbud. Forlængelsen må ikke være usaglig. Fx vil en forlængelse af tidsfristen, som er udtryk for en favorisering af en bestemt tilbudsgiver, være usaglig. Det kan fx være for at sikre, at en bestemt tilbudsgiver ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund. 291 Ordregiver er imidlertid i en række tilfælde forpligtet til at forlænge tidsfristen. Tilbageholdelse af visse oplysninger Selvom der er krav om, at ordregiver offentliggør alt udbudsmaterialet elektronisk og samtidig med udbudsbekendtgørelsen, er der omstændigheder, hvor ordregiver kan undlade, at give fuld elektronisk adgang til visse dele af udbudsmaterialet. Ordregiver kan på grund af udbudsmaterialets særlige karakter eller på grund af fortrolighed undlade at give fri, direkte og elektronisk adgang til dele af udbudsmaterialet. I disse tilfælde skal ordregiver forlænge fristen med fem dage, som følge af den ekstra tid det tager, at indhente de tilbageholdte oplysninger. Ordregiver skal være opmærksom på, at der er tale om en undtagelsesbestemmelse. Det er således kun, hvor materialet er af særlig karakter eller fortroligt, at dele af udbudsmaterialet kan undtages offentliggørelse. Læs nærmere om undtagelsen til offentliggørelse i afsnit 7.8.1. Hvis det fulde udbudsmateriale ikke er frit elektronisk tilgængeligt ved offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen, og ordregiver modtager en anmodning om at fremsende de tilbageholdte dokumenter, skal dette efterkommes inden fem dage efter anmodningen. Hvis ordregiver ikke efterkommer anmodningen rettidigt, skal fristen forlænges. Fristen skal som minimum forlænges i en periode, der svarer til ordregiverens overskridelse af fristen på fem dage. Sender ordregiver først materiale efter syv dage, må fristen derfor minimum skulle forlænges med to dage. 292 289 Finder anvendelse ved afgivelse af tilbud ved begrænset udbud, jf. udbudslovens 60, stk. 5. Ved afgivelse af indledende tilbud ved udbud med forhandling og innovationspartnerskaber, jf. udbudslovens 65, stk. 2, jf. 60, stk. 5, og 76, stk. 2, jf. 60, stk. 5. 290 Jf. udbudslovens 93, stk. 4. 291 Læs om udelukkelsesgrunde i kapitel 9.2. 292 Jf. udbudslovens 93, stk. 4, nr. 3.
SIDE 168 KAPITEL 8 TIDSFRISTER Boks 8.1 Eksempel på fristforlængelse, hvis udbudsmaterialet ikke fremsendes ved anmodning Ordregiver har tilbageholdt fortrolige oplysninger i et offentligt udbud. Den 4. september sender tilbudsgiver en anmodning om at se de tilbageholdte dokumenter. Sent om aftenen den 10. sender ordregiver oplysningerne. De fem dage skal regnes fra dagen efter anmodningen og til udløbet af den sidste time på den sidste dag. Dokumenterne skal være sendt ud senest inden udløbet af dagens sidste time den 9. Ordregiver er nu forpligtet til at forlænge tilbudsfristen med minimum en dag, som var den tid, ordregiver overskred svarfristen. Supplerende oplysninger og dokumenter 293 Tilbudsgiverne har mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Disse spørgsmål, eller hvis ordregiver selv er blevet opmærksom på et behov for uddybning af materialet, kan føre til et behov for at ændre eller supplere de nuværende oplysninger. Ordregiver skal meddele de supplerende oplysninger eller dokumenter senest seks dage før udløbet af den pågældende frist. Hvis ordregivers supplering af udbudsmaterialet sker senere end seks dage før fristens udløb, skal fristen forlænges. 294 Forlængelsen skal stå i et rimeligt forhold til oplysningernes eller ændringens betydning for udarbejdelse af ansøgning eller tilbud. Fristen skal altså give de berørte virksomheder passende tid til at indgive ansøgning eller tilbud. Jo større en ændring eller detaljeret en oplysning, jo mere tid bør det påregnes, at der skal bruges. Fristen skal forlænges med mindst seks dage. Det vil med andre ord sige, at jo større omfanget er af fx de supplerende dokumenter, jo længere tid skal fristen forlænges ud over de seks dage. På den anden side er der ikke en pligt til at forlænge fristen, hvis de nye oplysninger ikke har direkte betydning for udarbejdelsen af ansøgninger eller tilbud. Boks 8.2 Eksempel manglende direkte betydning Hvis ordregiver to dage inden ansøgningsfristen kommer med en oplysning, som kun har relevans for tilbudsafgivelsen, vil der ikke være en pligt til at forlænge hverken ansøgningseller tilbudsfristen. Dette skyldes, at oplysningen ikke relaterer sig til ansøgningerne og derfor ikke har direkte betydning for indgivelsen af disse, og da den supplerende oplysning er givet tidligere seks dage før tilbudsfristen. Ordregiver er endvidere kun forpligtet til at meddele en supplerende oplysning, hvis anmodningen er kommet frem i tide, sådan at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger inden seksdagesfristen. Hvis ordregiver vurderer, at en anmodning ikke er fremsat i tide, kan anmodningen afvises med henvisning til den sene fremsættelse. Hvis ordregiver overholder fristen på seks dage, skal der ikke ske en fristforlængelse. Ligeledes skal der heller ikke ske forlængelse, selvom fristen ikke overholdes, hvis der er tale om oplysninger eller dokumenter, som er uvæsentlige. Uvæsentlige oplysninger kan være præci- 293 Jf. udbudslovens 134. 294 Jf. udbudslovens 93, stk. 4, nr. 1.
SIDE 169 JANUAR 2016 seringer, henvisninger og andre oplysninger, der kan karakteriseres som uvæsentlige i forhold til muligheden for at afgive ansøgning eller tilbud. Oplysninger, der tydeligt fremgår af udbudsmaterialet, fx hvor ansøgningen skal leveres, giver ikke anledning til en fristforlængelse. Boks 8.3 Eksempel ny oplysning eller præcisering Hvis ordregiver i udbudsmaterialet har angivet, at de tilbudte priser også skal gøres tilgængelige for ordregiver i elektronisk format, vil det være en præcisering af udbudsmaterialet, hvis ordregiver oplyser, at dette krav er imødekommet ved at sætte priserne ind i et Excel-ark. Hvis ordregiver derimod har angivet, at de pågældende priser skal være gjort tilgængelige elektronisk i et Excel-ark, vil det være en ny oplysning, hvis det efterfølgende oplyses, at en Word-tabel også kan anvendes. Både ved supplerende oplysninger og præciseringer, der tilfører en ny formulering til udbudsmaterialet, skal ordregiver være opmærksom på tilbudsfristen. Tilføjelsen skal således offentliggøres senest seks dage før fristen, og ellers skal tilbudsfristen forlænges. Er præciseringen derimod en henvisning til noget, der allerede står i materialet, påvirker det ikke tidsfristerne. Særligt for supplerende oplysninger under hasteproceduren Ligesom ovenstående kan ordregiver komme med supplerende oplysninger, selvom der er tale om en hasteprocedure. Den eneste forskel fra, hvad der er anført i forgående afsnit, er, at ordregiver skal give meddelelse inden fire dage før fristen frem for seks dage, hvis en pligt til forlængelse skal undgås. Væsentlige ændringer i udbudsmaterialet 295 Hvis ordregiver foretager en væsentlig ændring i udbudsmaterialet, medfører det en generel pligt til at forlænge udløbet af en frist. Det er underordnet for pligten til at forlænge enten ansøgnings- eller tilbudsfristen, hvornår i proceduren ændringen foretages. Væsentlige ændringer i udbudsmaterialet skal forstås som ændringer, der medfører, at de økonomiske aktører skal bruge yderligere tid til at forstå og svare tilstrækkeligt på udbudsmaterialet, hvorfor det vil tage længere tid at afgive en ansøgning eller et tilbud. Hvis ordregiver ændrer på grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, er det ikke nok at forlænge fristerne. Hvis der foretages en grundlæggende ændring, er ordregiver nødsaget til at gennemføre et nyt udbud. Boks 8.4 Ændring af grundlæggende element Det skal betragtes som en ændring af et grundlæggende element, hvis ændringen kan have påvirket potentielle ansøgeres eller tilbudsgiveres deltagelse i den omhandlede udbudsprocedure eller fordrejet konkurrencen mellem tilbudsgiverne, hvis ændringen fremgik af den oprindelige procedure. Fx vil en ændring i udbudsbekendtgørelsen om, at tilbuddene ikke må overskride en bestemt økonomisk ramme, som udgangspunkt være en ændring af et grundlæggende element. 295 Jf. udbudslovens 93, stk. 4, nr. 2.
SIDE 170 KAPITEL 8 TIDSFRISTER 8.5 Beregning af tidsfrist Frister skal beregnes i overensstemmelse med den såkaldte fristberegningsforordning. 296 Det følger af fristberegningsforordningen, at dagen for afsendelsen af udbudsmaterialet eller opfordring til at afgive tilbud ikke medregnes ved beregningen af tidsfristen. Man regner fra dagen efter den dag, hvor fx udbudsbekendtgørelsen er afsendt, og til udløbet af den sidste time på den sidste dag. Boks 8.5 Eksempel på beregning af skæringsdato i en frist I et offentligt udbud er fristen fastsat til 35 dage. Hvis en ordregiver vælger at sende udbudsbekendtgørelsen til EU s publikationskontor den 1. januar, vil dag nr. 1 i tilbudsfristen være den 2. januar. Tilbudsgiver skal herefter have 35 fulde kalenderdage til at udarbejde sit tilbud. Dvs. at tilbudsfristen udløber den 5. februar kl. 23.59. Tilbud modtaget efter datoskiftet fra den 5. til den 6. februar vil herefter være modtaget for sent. Hvis den sidste dag af en frist falder på en helligdag eller i weekenden, vil fristen først udløbe med udgangen af den efterfølgende arbejdsdag. Dvs. hvis fristens sidste dag eksempelvis er en lørdag uanset tidspunkt på dagen, så vil fristen udløbe med udgangen af den sidste time om mandagen. 296 Jf. forordning 1182/71.