Viby Gymnasium og HF. Revisionsprotokollat om forberedende revisionsarbejder 2007

PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionsaktieselskab Nobelparken Jens Chr. Skous Vej 1 8000 Århus C Telefon 89 32 00 00 Telefax 89 32 00 10 Viby Gymnasium og HF Revisionsprotokollat om forberedende revisionsarbejder 2007 - PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionsaktieselskab, CVR-nr. 16 99 42 94, Gentofte

Viby Gymnasium og HF Revisionsprotokollat om forberedende revisionsarbejder 2007 Indledning 1 Vi har påbegyndt revisionen af gymnasiets årsrapport for 2007. Vi skal for god ordens skyld anføre, at vores revision af årsrapporten først er afsluttet, når årsrapporten er forsynet med vores revisionspåtegning og underskrift. 2 Om vores ansvar og revisionens udførelse og omfang henviser vi til redegørelsen i vores protokollat af 19. december 2007, siderne 1-11, afsnit 1-57. Særlige forhold 3 Som nævnt i rektors skrivelse af 23. november 2007 til bestyrelsen, har gymnasiet midlertidigt outsourcet institutionens bogføring m.v. til PricewaterhouseCoopers afdeling for adminisatrative services i forbindelse med, at to af institutionens administrative medarbejdere har sagt deres stilling op. 4 I forlængelse heraf er der konstateret en række konteringsfejl i bogføringen, der har medført, at ledelsesrapporteringen for første og andet kvartal 2007 formentligt er fejlbehæftet. Med hensyn til ledelsesrapporteringen henviser vi i øvrigt til afsnittene 49-53 nedenfor. Redegørelse for den udførte revision 5 Som forberedelse til revisionen af årsrapporten for 2007 har vi indhentet og ajourført vores informationer og beskrivelser af gymnasiets aktiviteter, organisation, regnskabssystemer og de interne kontroller. Vi har taget udgangspunkt i det kendskab, vi har opnået ved interviews i forbindelse med vores afgivelse af erklæring på regnskabsinstruksen samt i forbindelse med afgivelsen af erklæringer på elevaktivitet mv. 6 På denne baggrund har vi ajourført vores revisionsstrategi og detaljerede planlægning af revisionen. Efter vores vurdering gennemføres revisionen af gymnasiets årsrapport for 2007 mest effektivt som en kombination af revision i løbet af regnskabsåret og revision efter regnskabsårets udløb. 7 Vi har ved revisionen i årets løb foretaget en nærmere gennemgang, vurdering og stikprøvevis efterprøvning af de af ledelsen etablerede regnskabssystemer og interne kontroller på følgende områder: Gager og lønninger Køb og kreditorer samt godkendelsesprocedurer generelt 12

Processer og kontroller ved udarbejdelse af indberetninger til Undervisningsministeriet Principper for udarbejdelse af perioderegnskaber. 8 Vores undersøgelser har primært været rettet mod de interne kontroller, som vi tillægger vægt i vores vurdering af risikoen for væsentlige, uopdagede fejl ved aflæggelsen af årsrapporten. 9 På de nævnte regnskabsområder har vi endvidere stikprøvevist testet registreringerne ved analyser, dokumentationskontrol eller afstemninger, og vurderet gymnasiets forvaltning. Revision Gager og lønninger 10 Gager og lønninger er en væsentlig post for Viby Gymnasium og HF og vil derfor være udtaget til revision hvert år. Som følge af gymnasiets overgang til selveje, og idet der er tale om første års revision, har vi indhentet informationer til opnåelse af forståelse for gymnasiet forretningsgange og kontroller inden for løn- og gageområdet. 11 For indeværende år har vi ved den løbende revision foretaget en gennemgang af følgende områder: Vurdering af tilstrækkeligheden af etablerede ledelseskontroller på området Opsætning af adgangsrettigheder til lønsystemet Stikprøvevis kontrol af løn og gager til udvalgte medarbejdere, herunder kontrol af korrekt oprettelse af nyansatte i henhold til gældende løn- og ansættelsesbestemmelser Udbetaling af skattefrie rejse- og befordringsgodtgørelser Korrekt grundlag for udbetaling af merarbejde Udbetaling af honorarer til eksterne foredragsholdere og andre honorarer Vurdering af tilstrækkeligheden af etablerede ledelseskontroller på området 12 Som led i vores løbede revision har vi indhentet en oversigt over gymnasiets forretningsgange indeholdende beskrivelser af etablerede kontroller på løn- og gageområdet. 13 Vi har testet udvalgte kontroller samt vurderet tilstrækkeligheden heraf. 14 Gennemgangen har givet anledning til følgende bemærkninger: 15 Ved gennemgang af løn- og gageområdet har vi registreret, at der ikke forefindes standardiserede ledelseskontroller på løn- og gageområdet. Vi har efterfølgende fået oplyst, at forretningsgange på området er udarbejdet. 13

16 Vi vil anbefale, at rektor eller ledende inspektor hver måned sammenholder alle medarbejderes løn med forrige måned i lønsystemet for at sikre, at den udbetalte løn er korrekt. Kontrollen bør dokumenteres skriftligt med en kvittering på udskrift fra lønsystemet. Såfremt kontrollen foretages af ledende inspektor vil vi foreslå, at rektor hvert kvartal sammenholder ledende inspektors løn med forrige måned, og ligeledes dokumenterer denne kontrol med en kvittering på udskrift fra lønsystemet. 17 Yderligere anbefaler vi, at ledelsen kontrollerer lønnen for nyansatte ved første lønudbetaling for at sikre, at oprettelsen i Silkeborg Data er sket korrekt, og at lønnen dermed udbetales korrekt. 18 Vi vil endvidere anbefale, at der hver måned udarbejdes en afstemning mellem lønsystemet og Navision Stat. Afstemningen bør dokumenteres skriftligt med en kvittering på kopi af lønafstemning. 19 Såfremt ovenstående anbefalinger indarbejdes, er det på baggrund af den foretagne gennemgang vores vurdering, at ledelseskontrollerne på løn- og gageområdet er hensigtsmæssige. Opsætning af adgangsrettigheder til lønsystemet 20 Vi har kontrolleret, om der er en tilstrækkelig funktionsadskillelse implementeret på gymnasiet. Funktionsadskillelsen er kontrolleret, da en eventuel manglende funktionsadskillelse vil medføre en forøget risiko for såvel utilsigtede som tilsigtede fejl. 21 Ved revisionen af opsætningen af adgangsrettigheder til lønsystemet har vi konstateret, at denne ikke sikrer en optimal funktionsadskillelse og dermed intern kontrol, da der kan foretages registreringer og dermed lønudbetalinger til en person, uden at dette elektronisk skal godkendes af anden person. 22 Såfremt der ikke kan indføres en elektronisk kontrol, anbefaler vi, at der etableres en manuel kontrol, som sikrer, at alle registreringer, der foretages i lønsystemet, kontrolleres af en anden person, end den der foretager registreringen. Kontrollen dokumenteres skriftligt med en kvittering på grundbilaget. 23 Som følge af den manglende funktionsadskillelse er der forøget risiko for såvel utilsigtede som tilsigtede fejl. Som kompenserende revisionshandling har vi foretaget kontrol af den udbetalte løn til den person, der forestår lønudbetalingen. Gennemgangen af den udbetalte løn har omfattet kontrol af den udbetalte løn til ansættelseskontrakt/overenskomst. Gennemgangen har ikke givet anledning til bemærkninger. 24 Vi har yderligere fået oplyst, at rektor hver måned kontrollerer lønudbetalingerne for medarbejderen. 14

Kontrol af korrekt oprettelse af nyansatte i henhold til gældende løn- og ansættelsesbestemmelser samt øvrige ansatte 25 Vi har stikprøvevist foretaget kontrol af: at der foreligger en underskrevet ansættelseskontrakt at ansættelseskontrakten indeholder de lovkrævede oplysninger at der foreligger en kontrolleret anciennitetsberegning at der indbetales korrekt pensionsbidrag at der foreligger dokumentation for udbetaling af diverse tillæg at oprettelsen i lønsystemet er i overensstemmelse med grundbilagene, samt at der er modtaget skattekort, og at den angivne trækprocent er enslydende med den indtastede trækprocent. 26 Gennemgangen har givet anledning til følgende bemærkninger: 27 Der mangler generelt dokumentation for tidligere lønancinnitetsgivende beskæftigelse. Yderligere mangler der i enkelte tilfælde kopi af ansættelsesbrev og relevant dokumentation for uddannelse. 28 Vi har i de tilfælde, hvor der mangler lønancinnitetsberegning gennemgået ansøgninger og cv til sandsynliggørelse af, at medarbejderen er placeret på korrekt løntrin. Yderligere skal det anføres, at der ingen risiko er for medarbejdere ansat i mere end 5 år, da de i så fald under alle omstændigheder er på slutløn. 29 Vi anbefaler, at den nødvendige dokumentation udbedres fremadrettet. Udbetaling af skattefrie rejse- og befordringsgodtgørelser 30 Vi har stikprøvevis kontrolleret udbetalinger af skattefrie rejse- og befordringsgodtgørelser, herunder: at der foreligger korrekt udfyldt rejsebilag med den fornødne dokumentation at der foreligger bemyndigelse fra institutionens leder ved udbetaling af høj kørselssats at der foreligger godkendelse fra overordnet person, og at der foretages indberetning af det udbetalte beløb til SKAT. 31 Gennemgangen har givet anledning til følgende bemærkninger: 32 Der anvendes som udgangspunkt den høje kørselssats til pedeller og den lave kørselssats til øvrigt administrativt personale og lærere. 33 Ifølge notat fra Gymnasieskolernes Rektorforening skal gymnasier som udgangspunkt anvende den lave sats. Den høje sats kan anvendes, når en række særlige forhold gør sig gældende, jf. nærmere notatet fra Gymnasieskolernes Rektorforening. Såfremt den høje sats anvendes, skal der endvidere foreligge en personlig skriftlig kørselsbemyndigelse. 15

34 Der foreligger skriftlige kørselsbemyndigelser til de medarbejdere, der får udbetalt høj kørselssats. Korrekt grundlag for udbetaling af merarbejde 35 Til kontrol af, at der foretages korrekt udbetaling af merarbejde til institutionens rektor, har vi stikprøvevis gennemgået dokumentation for udbetalt merarbejde. 36 Det er ved gennemgangen konstateret, at udbetalingen er sket i overensstemmelse med underliggende attesteret grundbilag. Udbetaling af honorarer til eksterne foredragsholdere og andre honorarer 37 Vi har forespurgt gymnasiet vedrørende udbetaling af honorarer til foredragsholdere og andre honorarer. Gymnasiet har i løbet af året udbetalt enkelte honorarer som B- indkomst. 38 Vi har kontrolleret, at der foreligger korrekt attesteret grundbilag, og at udbetalingen ikke er foretaget til allerede ansatte personer på institutionen, idet der i så fald skulle have været indeholdt A-skat. 39 Gennemgangen har ikke givet anledning til bemærkninger. Hovedkonklusion 40 Ud fra den samlede foreløbige gennemgang af gage- og lønområdet er det vores overordnede konklusion, at forretningsgangene kan forbedres. Vi skal derfor anbefale, at de ovenfor beskrevne forbedringsforslag til forretningsgange og interne kontroller implementeres. Køb og kreditorer, godkendelsesprocedurer generelt 41 Som led i vores løbende revision har vi ajourført vores informationer om gældende forretningsgange inden for køb og kreditorer, herunder beskrivelser af etablerede godkendelsesprocedurer. Vi har foretaget stikprøvevis gennemgang af bilag til kontrol af, at de foretagne køb er godkendt i overensstemmelse med gymnasiets retningslinjer. 42 Gennemgangen har givet anledning til følgende bemærkninger: 43 Ved revisionen af adgangsrettigheder til stamdata i kreditormodulet har vi konstateret, at der ikke forefindes en optimal funktionsadskillelse og dermed intern kontrol, da der kan foretages registreringer, uden at dette elektronisk skal godkendes af anden person. 44 Vi skal anbefale, såfremt det er muligt, at der etableres en elektronisk kontrol i forbindelse med ændringer af grunddata og oprettelse af nye kreditorer. Alternativt skal vi anbefale, at der etableres en kompenserende manuel kontrol, hvor f.eks. ledende inspektor løbende foretager en gennemgang af loggen i kreditormodulet, som viser alle foretagne ændringer. Kontrollen bør dokumenteres skriftligt med en kvittering på udskrift af loggen. 16

45 Ved revisionen af godkendelsesprocedurer har vi konstateret, at mange bilag ikke er godkendt jf. retningslinjerne i regnskabsinstruksen. Vi skal anbefale, at gymnasiet er mere opmærksom på at sikre, at godkendelsesprocedurerne overholdes. 46 Endelig skal vi anbefale, at der foretages dokumentation for den kontrol, som udføres ved varemodtagelse. Gymnasiet bør således opbevare de følgesedler, der modtages ved varemodtagelse for herigennem at bekræfte, at modtaget leverance er afstemt til følgeseddel, og at følgeseddel er afstemt til faktura. Kontrollen bør dokumenteres skriftligt med en kvittering på følgesedlen, og kan eventuelt begrænses til indkøb over en vis størrelse efter rektors nærmere vurdering. Processer og kontroller ved udarbejdelse af indberetninger til undervisningsministeriet 47 Vi har overordnet gennemgået forretningsprocesserne og kontrollerne ved udarbejdelse af indberetninger til undervisningsministeriet. 48 Vi har i den anledning særlig drøftet procedurer til sikring af, at ind- og udmeldinger registreres tidstro og korrekt i det studieadministrative system. Vi har ligeledes drøftet procedurer, der sikrer, at der foretages en opfølgning og reaktion på elever med højt fravær. 49 Gennemgangen af processerne og kontrollerne har givet os en begrundet opfattelse af, at gymnasiets systemer er indrettet hensigtsmæssigt, således at indberetningerne til Undervisningsministeriet bliver foretaget på et pålideligt grundlag. Principper for udarbejdelse af perioderegnskaber 50 Vi har drøftet udformningen af den løbende perioderapportering, der tilgår ledelsen. Vi har herunder forespurgt til principper og grundlaget herfor. 51 Vi har ved denne drøftelse fået oplyst, at der ikke udarbejdes periodiseringer og afstemninger af alle væsentlige balance-, tilskuds- og lønkonti. Vi har endvidere konstateret, at der i årets løb ikke er bogført afskrivninger på materielle anlægsaktiver. 52 Vi gør opmærksom på vigtigheden af, at der er overensstemmelse mellem bogføring og rapportering, ligesom der bør udarbejdes periodiseringer og afstemninger af alle væsentlige balance-, tilskuds- og lønkonti. Rapporteringen bør udover resultatopgørelsen som minimum suppleres med en oversigt over væsentlige balanceposter med henblik på at vurdere blandt andet likviditeten. Vi skal endvidere anbefale, at alle rapporteringer dokumenteres skriftligt med kopi af rapporteringen og underliggende dokumentation herfor. 53 Vi skal for god ordens skyld bemærke, at vi som led i de forberedende revisionsarbejder for 2007 ikke i øvrigt har efterprøvet bogføringen eller grundlaget herfor nærmere. 17

Øvrige forhold 54 Vi har i forbindelse med vores revision konstateret, at der er uoverensstemmelser mellem de forretningsgange, der er gengivet i regnskabsinstruksen, og de faktiske forretningsgange. Arbejdet med uddybende forretningsgangsbeskrivelser på de enkelte områder er startet, og vi har i forbindelse med de forberedende revisionsarbejder fået forelagt udkast til forretningsgange på mange områder. Vi skal anbefale, at arbejdet med en løbende ajourføring af regnskabsinstruksen videreføres, og at uddybende forretningsgangsbeskrivelser på de resterende områder færdiggøres. Konklusion på den udførte revision 55 Den del af revisionen, vi har udført, har givet os en begrundet opfattelse af, at gymnasiets regnskabssystemer som helhed giver et pålideligt grundlag for udarbejdelsen af årsrapporten, og vi er ikke under denne del af revisionen blevet opmærksomme på forhold, som kan medføre forbehold eller supplerende oplysninger i vores revisionspåtegning på årsrapporten. De konstaterede forhold vedrørende den løbende bogføring vurderer vi kan tilrettes og tilpasses inden og i forbindelse med regnskabsudarbejdelsen. Opstår der senere under revisionen forhold, som bedømmes at kunne give anledning til forbehold eller supplerende oplysninger i vores revisionspåtegning, vil dette straks blive meddelt bestyrelsen ved indførsel i denne protokol. Århus, den 19. december 2007 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionsaktieselskab Claus Lindholm Jacobsen statsautoriseret revisor Lars Østergaard statsautoriseret revisor 18

Siderne 12-19 er behandlet på bestyrelsesmødet den 19. december 2007. Bestyrelsen Niels Chr. Sidenius Anders Kühnau Poul Holst Jensen Stefan Møller Christiansen Sarah Høj Hanne Seyer-Hansen Lis Vivi Fonnesbæk Hansen Peder Filskov Scmidt Katrine Line Kristoffersen (ingen stemmeret) Steffen Bøttern Nielsen (ingen stemmeret) 19