Referat sendt til bestyrelse og alle aktivitetsgruppemedlemmer samt ansatte DGI Østjyllands Bestyrelsesmøde no. 2 2013/14 Tirsdag den 30. april kl. 17.00-21.00 i Aarhus Ordstyrer: Hans Jørgen Afbud: Else Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsordenen 2. Godkendelse af referat nr. 1 og opfølgning af tidligere møder Referat no1 2013 3. Proces frem mod aktivitetsgruppernes budget og handlingsplan 2014 Oplæg og proces fra økonomigruppen/marlene Planlægning af punktet til ledelsesforumsmøde den 30. maj Indkaldelse til ledelsesforumsmøde 30maj 2013 Forhandling Referatet godkendt Der er gennem de sidste uger kørt proces med medarbejderteamsene i gymnastik & fitness, badminton, svømning, motion & friluftsliv, håndbold og fodbold samt der er aftale om at gøre det i tennis og forslag om at gøre det i FUF, kommunikation og samtidig i krolf, petanque og dans og musik Formålet var/er at undersøge, hvor hovedopgaverne i teamsene ligger, om der kan forbedres arbejdsgange og prioriteringer. Nogle af spørgsmålene vil blive rejst overfor ledelsen af aktiviteterne på en proces sammen med dem i løbet af maj/juni en proces som er starten på handlingsplan og budget 2014. Desuden vil den administrative ledelse tage sig af mere generelle problemstillinger, som er hæmmende for effektiviteten af administrationen. På baggrund af observerede antagelser og en god diskussion besluttede bestyrelsen at opdele DGI Østjyllands arbejdsfelter i tre hovedgrupper/niveauer: Drift/rådgivning det vi gør for medlemsforeningerne stævner, skoler, landsstævne, instruktørkurser, instruktioner, vejledninger, events, rådgivning. landsdelshold m.v. Læring, så medlemsforeningerne selv kan gennemføre: skole/lejre, nye aktiviteter, motionsløb, for
eningsadministration: Conventus, bestyrelseskursus, trænerudvikling m.v. Foreningsudvikling vision, strategi, organisering/ledelse, facilitetsudvikling/-udnyttelse, flere medlemmer, udvikling af lokalsamfundet. Indholdet kræver lidt finpudsning. Det er vigtigt, at vi er stærke på alle niveauer. Vi skal være stærke på drift for de store idrætter for foreningerne er mere optaget af drift end af udvikling. Men vi skal også være stærke på udvikling, da det er en vigtig opgave at få medlemsforeningerne mere fokuseret på foreningsudvikling end de er i dag. I løbet af en årerække skal vi stræbe mod en økonomisk prioritering, som ser ud som nedenstående: Niveau 1 betaler deltagerne/foreningerne selv fremadrettet også medarbejdertid Niveau 2 er der mulighed for tilskud = medarbejdertid/aktivitetsgrupperne Niveau 3 er uden betaling i udviklings- og planlægningsfasen, men betaling i udførelsesfasen. (gerne en tredeling mellem forening, kommune og DGI Østjylland) Handlingsplansprocessen Handlingsplanen for 2014 for de enkelte aktivitetsgrupper skal inddeles i forhold til de tre niveauer. Vi skal undersøge hvordan aktiviteterne bruger deres ressourcer i forhold til de tre niveauer i dag. Både økonomisk, medarbejdermæssigt og blandt de frivillige. Processen med budgetlægningen Næste bestyrelsesmøde fortsætter processen på grundlag af et mere konkret oplæg om ressourceforbruget i DGI Østjylland. Økonomigruppen kommer med oplæg til processen. Ledelsesforum Til ledelsesforumsmødet d. 30. maj diskuteres oplægget med ledelserne i aktiviteterne. Der vil være mulighed for at tilmelde sig spisning fra kl. 17.45 mødet starter kl. 18.30.
4. DGI Østjylland internt 4.1 Afholdte møder med/nyt fra aktivitetsgrupperne og andre arbejdsgrupper - møde om bowls - møde i kontaktpersonsgruppen - møde i økonomigruppen - møde i kommunegruppen 4.2 Domicil og DGI Østjyllands strategi for DGI-huset - møde med DGI Nordjylland v/ Lars, Hans Jørgen og Esben - møde med DGI-huset om mulighed for domicil inhouse v/ Flemming 4.3 Status på administrativ proces frem mod handlingsplan og budget 2014 v/marlene Bilag - proces med fodbold, håndbold, gymnastik og svømning Alle grupper har fået deres egen mappe i grupperummet Bowls Bestyrelsen besluttede at afsætte 30.000,- kr. i 2013-2014 til indkøb af baner, udvalgsarbejde og uddannelse af instruktører. Der henstilles til at udvalget undersøger hvad man har gjort i DGI Vestjylland og andre steder. Økonomien er udviklingsmidler Der skal være deltagerbetaling fra starten. Forslag til kommissorium blev gennemgået og vedtaget indholdet vil blive præsenteret på ledelsesforum d. 30. maj. Bestyrelsen betragter økonomigruppens notat, som deres kommissorium og tog dette til efterretning. Der var kort dialog om notatet. Gruppen arbejder videre med prioriteringer og kampagne 2 om kommunalvalg. Der var en fin dialog og sparring mellem DGI Østjylland og DGI Nordjylland. Vi vil indbyde Søren Møller til en snak om vores vision for DGI-husene i Aarhus og Ålborg Der er proces i gang med at undersøge mulighederne for at bygge til administrationsbygningen i DG-huset, så den også kan huse hele DGI Østjyllands administration. Behandlet under punkt 3. 5. Økonomi 5.1 Resultatopgørelse pr. 31.03-2013 5.2 Ansøgning fra Tango Århus om tilskud til sommerkurser på kr. 3000 fra jubilæumsfonden Indstilling: Vi yder dem tilskud til sommerdansen i 2013, og så forventer vi at Resultatopgørelsen blev debatteret og taget til efterretning. Der er ikke anledning til særlige bemærkninger. Indstillingen imødekommes, men det pointeres at dette er et engangs- udviklingsbeløb.
de selv står for aktiviteterne næste år 5.3 Ansøgning fra Uggelhuse krolf om etableringstilskud på kr. 2000,- Indstilling: Foreningen er selvstændig og nydannet, så de skal have et etableringstilskud. 5.4 ansøgning fra Petanque udvalget om 3800,- kr. 6. Medlemsforeninger 6.1 Medlemsregistreringen 2012 6.2 Forslag til at optage kulturforeninger m.v. samt bortfald af indmeldelsesgebyr 7. Landsstævnet 2013 status på antal deltagere fra DGI Østjylland: 1540 8. Fusion med DDS Østjylland 9. Meddelelser Ansøgningen imødekommes DGI Østjylland kan ikke imødekomme ansøgningen, men det er muligt at få hjælp til trykning af materialer på DGI Østjyllands kontor. Bestyrelsen anså tiltaget som godt, men er et almindeligt foreningsarbejde. Der er 195.000 medlemmer + instruktører og ledere er det i alt 208.000 så det vil sige en stigning igen i år - ca. 4 % - i forhold til sidste år. Bestyrelsen ønsker en oversigt over medlemsudviklingen i de enkelte kommuner. Bestyrelsen skal på næste møde have en diskussion om etableringstilskud til nye foreninger. Bestyrelsen besluttede, at DGI Østjylland i fremtiden kan optage kulturforeninger og boligforeninger, hvorefter de udelukkende indrapporterer de medlemmer, der dyrker idræt i deres forening. Vi fastholder indmeldelsesgebyr. Dog er enkelte foreninger her i foråret blevet optaget uden at de har skullet betale indmeldelsesgebyr. Der er et ønske fra primært medarbejderne om at vi evaluerer arbejdet med landstævnet i forhold til visionen. Bestyrelsen anerkender den store indsats der har været i DGI Østjylland og er bevidste om det store ressourceforbrug vi har haft. Lars og Hans Jørgen er opmærksom på dette i forhold til landsledelsen. Intet nyt Verdensholdsopvisningen den 13. maj. Der er tilmeldt 53 fra kommuner, idrætssamvirker, bestyrelsen og DGI-huset. Hans Jørgen holder afslutningstale. Hans Jørgen har været til repræsentantskabsmøde på Rønde Høj- og efterskole. Hans Jørgen og Esben deltog i årsmøde i idrætssamvirket i Skanderborg kommune. Hans Jørgen deltager i afskedsreception for Benny Andreassen. 10. Evaluering og Dagsordenspunkter til næste møde samt kom- Mødet d. 4. juni ønskes flyttet til d. 13. juni hvis man ikke kan bedes man melde tilbage til Flemming hurtigst muligt.
munikationsemner til pressen 11. Evt.