Spørgsmål og svar EU-udbud 2015/S 165-301367 Automatiseret laboratorieløsning til Regionshospitalet Randers 1 Kontraktbilag 1 kravspecifikationer IT-tekniske krav Første spørgsmål i underpunkt 1.2 "Generelle krav vedr. software, licens, storage m.m." har intet nummer. Hvilket nummer ønsker I at bruge til identifikationen? 2 Kontraktbilag 1 kravspecifikationer Oplysninger Overskrift og tekst passer ikke helt overens. Ønskes beskrivelse af opbygning og kapacitet eller er det en generel beskrivelse af løsningen? 3 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation punkt 5.1.4 Anvend kontraktbilag 5 "kapacitetsdata" og angiv 95 percentilen pr ovennævnte analyse for en uges produktion. Kapacitetsdata er angivet som 7. april 2015, hvilket er 1 dag, skal der anvendes ekstrapolation op til en uge eller kan vi angive 95 % percentilen for denne dag? 4 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation punkt 6.1.6 Der ønskes en beregning af nødvendige antal rør til en dagsproduktion beregnet på basis af data i kontraktbilag 5 "Kapacitetsdata". Skal beregning baseres på 2015 data eller skal de fremskrives med 3 % p.a. indtil 2024? 5 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation punkt 18.1.8 Det ønskes, at der forekommer så få tunge løft som muligt. Tunge løft defineres her som løft > 3 kg. Skal bortskaffelse af rør medtages som tunge løft, hvis affaldsspand indeholder >3 kg, alternativt vil være, at man bortskaffer flere affaldsspande om dagen med <3 kg? Skal frekvensen af løft ligeledes angives? 1.2.0 6 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation Pkt. 2.3 ændres til Oplysning pkt. 1.6: Her ønskes som anført, en overordnet beskrivelse (i prosa tekst) om den tilbudte løsning, herunder kapacitet (igen i overordnet termer). Beskrivelsen skal inkludere den faseudbygning, Ordregiver ønsker jf. Krav 1 pkt 2. Oplysning pkt. 2.1: Her ønskes en præciseret angivelse af den maksimale kapacitet angivet pr modul/element i den tilbudte løsning. Dette krav kan således anses som en specificering af Oplysning pkt. 1.6. Krav 5.1.4, 5.1.5 og 5.1.6 ændres til Desuden ønskes 95 percentilen angivet for ovennævnte analyser regnet fra modtagelse på båndløsningen til svarafgivelse i EPJ. Anvend kontraktbilag 5 "kapacitetsdata" og angiv 95 percentilen pr ovennævnte analyse for en dags produktion. Vær opmærksom på, at den efterspurgte løsning desuden skal kunne håndtere en kapacitet svarende til 2024, som angivet i kontraktbilag 5. Der forventes en årlig stigning på 3%. Dette skal også medtages. Da den tilbudte løsning skal kunne håndtere en kapacitet svarende til 2024 (dvs. med fremskrivning i 8 år og frem til 2023 jf. Kontraktbilag 5) skal beregningen baseres på dette. Ja, affaldsspand skal inkluderes hvis den vejer mere end 3 Kg. Tilbudsgiver må meget gerne supplere med frekvens samt evt. løsningsforslag til håndtering således at belastningen af medarbejderen, der skal håndtere løft minimeres.
punkt 2.3 Der står anført "Tilkoblingen skal inkluderer koagulationsudstyr, uddannelse (omfang heraf se linje 18) nødvendigt bånd, samt præ og postanalytisk udstyr og spejling". Hvad menes med spejling? Skal det læses som back-up udstyr? 7 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation punkt 2.5 Der står anført "Senere tilkøb af moduler. Der ønskes oplyst pris på alle tilbudte analyseudstyr af en type der findes i den tilbudte grundkonfiguration" Er det moduler eller analyseudstyr, der ønskes pris på? 8 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation punkt 16.1.2 I relation til dette punkt ønskes oplyst, om alle de modtagne rør fra praksissektoren er "ikke-centrifugerede" eller om der modtages både "centrifugerede rør" og "ikke centrifugerede rør"? 9 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation punkt 16.1.2 Energiforhold skal indgå i uddannelsesoptioner jf. kontraktbilag 3.3.4. Udspecificering af dette ønskes. 10 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation punkt 18.1.6 Der er ingen spørgsmål angivet i dette felt, men der er angivet en prioritering, så hvad er spørgsmålet i dette felt? 11 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation punkt 18.2.5 I relation til dette punkt "Spildevand. Spildevand fra udstyr skal kunne bortledes fraktioneret, således at koncentreret affald selektivt kan bortledes til opsamling." er spørgsmålet om dette kan ændres til et B-krav? 12 Udbudsbetingelser side 22 Er det korrekt, at kontraktbilag 8 "Sikkerhedsstillelse" skal medsendes udbudsbesvarelsen 13 Kontraktbilag 5 Kapacitetsdata For 4 analyser (P-Cobalamin (B12), P- Thyroglobulin(TG), P-Thyroxinbindende globulin og P-Zink) gælder, at der er markeret YES i Automatic og markeret YES i Aliquotering. Dette svarer til, Ordregiver ønsker mulighed for tilkobling af et koagulationsudstyr. Tilkoblingen skal inkluderer koagulationsudstyr, uddannelse (omfang heraf se linje 18) nødvendigt bånd, samt præ og postanalytisk udstyr. Spejling er udgået. Som anført i teksten er det kun analyseudstyr. Overvejende ikke-centrifugerede rør men der kan forekomme centrifugerede rør. Energi skal indgå i uddannelse i et sådan omfang, at brugerne opnår kendskab til energiforbruget i løsningen, herunder de enkelte elementer, i drift, i stand-by og i slukket tilstand. Dette i forhold til den tilbudte løsning og prøveflow/driften heraf. Et eksempel herpå kunne være hvis brugerne med fordel kan slukke et eller flere elementer i løsningen uden for normal arbejdstid og hvor kapacitetsbehovet i løsningen ikke er så stort som i perioder med peakbelastning for derved at opnå en besparelse i strømforbruget (med konkretisering af den forventede besparelse). Der er ikke et spørgsmål. Linjen skulle have været slettet. Krav 18.2.5 ændres til B-krav Sikkerhedsstillelsen skal jf. kontraktens pkt. 21 stilles ifm. kontraktunderskrift. Og er således ikke en del af udbudsbesvarelsen. P-Zink og B12 skal være YES i automatic. P-Thyroglobulin(TG), P-Thyroxinbindende globulin skal være YES i alliquotering, og udsorteres til ekstern laboratorium.
at analysen skal udføres på apparatur tilknyttet båndløsningen på KBA, Randers, samt analysen skal aliquoteres på båndløsningen. Er der specielle grunde til, at disse analyser først skal aliquoteres og herefter analyseres? 14 Kontrakbilag 5 Kapacitetsdata Følgende analyser (U-Benzodiazepiner og U-Benzodiazepiner (stix)) er angivet som YES i Automatic, men samtidig er der "X " under udsortering til eksternt laboratorier i Udsortering. Er der ikke uoverensstemmelse i dette? 15 Kontraktbilag 4 Analysespecifikationer og Kontrakbilag 3.5 Forbrugsvarer I kontraktbilag 4 står Vitamin D analysen angivet på følgende måde" NPU10267" og "P-25-Hydroxy-Vitamin D2+D3" I kontraktbilag 3.5 står Vitamin D analysen som "NPU26810-P-25- Hydroxy-Vitamin D2" og "NPU01435-P- 25-Hydroxy-Vitamin D3" Hvad ønskes? 16 Kontraktbilag 4 Analysespecifikationer Kan analysen NPU08968 P- Thyroxinbindende globulin ændres fra en A-kravs analyse til en B-kravs analyse? 17 Generelt spørgsmål Skal alle tilbudte moduler, instrumenter og instrumentinterfaces være frigivet til salg i Danmark på tilbudsafleveringsdato (8. oktober 2015)? 18 Generelt spørgsmål vedr. centrifugering Ønskes koagulationsrør og rør til klinisk kemi/immunkemi centrifugeret ved samme G og tid eller ønskes der dedikeret centrifuge til koagulationsanalyserne? 19 Kontraktbilag 5, Kapacitetsdata Spørgsmål vedr. Kontraktbilag 5, Kapacitetsdata: Det fremgår, at fordelingen af rør (fremskrevet) over dagen, vil være som angivet i nedenstående billede. Af dette ses, at der ikke som angivet, er en peak på forventede 1500 i en time. Ligeledes se det, at HbA1C rør batches og analyseres samlet sidst på dagen. Denne fordeling af rør afspejler, at det er modtagelsestidspunktet, som er angivet i kapacitetsdata, og således er afhængig af nuværende arbejdsprocesser/udstyr. Hvis man laver pivottabel over filtrerede data fra Disse skal udsorteres til eksternt laboratorium Vi ønsker NPU10267 Krav ændres til B-krav Ja. Vi vil centrifugere koagulation og kemi mm. ved samme G. Altså ingen dedikeret centrifuge til koagulation. I Udkast til kontrakt skulle have stået en peak på forventede 500 i en time. Dette er et estimat. Det endelige antal, som løsningen skal dimensioneres på baggrund findes ved anvendelse af data i kontraktbilag 5. Alt fra praksis modtaget mellem kl. 13 og 16 ændres til kl. 13. Alt fra praksis modtaget efter kl. 16 ændres til kl. 16. HbA1c: Anvend til simulering og TAT-måling, at HbA1c fordeles procentvis mellem de 2 modtagelses tidspunkter. 60% af praksisprøver (HbA1c) modtages kl. 13. 40% modtages kl. 16.
kapacitetsdata gældende prøver fra praksis, ses det af nedenstående graf, at der er en udjævning af rør over et stort tidsinterval og ikke som forventet 2 store peaks på eftermiddagen. Det samme er gældende for analysen HbA1C fra praksis (se nedenstående graf nr. 2). For at få et korrekt billede af TAT i den kommende bestykning, samt korrekt antal af moduler for håndtering af indkommende rør, vil vi gerne om modtagelsestidspunktet for prøver fra praksis, kan ændres til det forventede modtagelsestidspunkt, og ikke som angivet i de medfølgende data. F.eks. en ændring af modtagelsestidspunktet for rør angivet i data ankommet fra praksis før 16.00 ændres til 13.00, og rør ankommet fra praksis efter 16.00 ændres til 16.00 (såfremt dette er de to modtagelsestidspunkter for praksisprøver). Hvorledes fordelingen af rør fra praksis med HbA1C fordeles, er svært at estimere, når de er processeret i batch.
20 Kontraktbilag 3.5 forbrugsvarer. Hvad er formålet med kolonne N-O? Er det nødvendigt at disse skal udfyldes også? Derudover, kolonne G i fanen Øvr. Forbrugsvarer, skal denne ikke også være markeret blå (dvs. skal alene udfyldes af den vindende tilbudsgiver inden der skrives kontrakt)? Både kolonne N og O skal udfyldes. Er det ikke muligt for tilbudsgiver, at udfylde kolonne O angives N/A i stedet. (F.eks. hvis der anvendes tørkemi) Nedenstående er et eksempel på udfyldelse af de to kolonner: Antal test pr. salgsenhed Indhold i salgsenhed (volumen) 4 x 140 4 x 25 ml 21 Kontraktbilag 6.1 og 6.2. Iht. Krav 2.4 tilkobling til rørpost, er der markeret et areal på 1,5 x 1,5 m til autounloader/tilkobling af båndløsning til rørpost. Betyder det, at de 1,5x1,5m er den plads, tilbudsgiver har til rådighed til sammenkoblingen? 22 Er der mulighed for, at Ordregiver udarbejder et Kontraktbilag 5 og som inkluderer fremskrivning frem til 2024 (dvs. med en årlig stigning på 3% pr år)? Kolonne G i fanebladene Øvrige forbrugsvarer gøres blå og det er kun den vindende tilbudsgiver, som vil skulle udfylde denne. Nej. Firkanten skal udelukkende markere hvor tilkoblingen ml. rørpostsystemet og båndløsningen ønskes. Nej. Ordregiver fastholder, at Tilbudsgiver selv laver fremskrivningen. Tilbudsgivere skal anvende formlen for rentes rente til beregningen. Dvs. K n =K 0 x (1+p/100) n og hvor N= antal år (9)* K n = 2024-sum K 0 = 2015-sum (anført i kontraktbilag 5) P= Den procentvise stigning pr år (dvs. 3%) *I Kontraktbilag 5 er anført, at fremskrivningen skal foretages over 8 år og frem til 2024. Hvis der skal fremskrives frem til 2024 og med det vedhæftede kapacitetsdata kontraktbilag 5 - som grundlag, er det
9 fremskrivninger. Spørgsmål og svar 2 af xx.09.2015 23 Ni sier i Kontraktbilag 1 Der henvises til spørgsmål/svar pkt. 19 Kravspecifikasjon punkt 1.1: «Under spidsbelastninger forventes der er at ankomme 1500 prøver pr. time.» Ved analyse av Kontraktbilag 5 Kapacitetsdata finner jeg at de ved spissbelastning mottar ca. 500 prøverør. Det hadde da vært bra å vite hvor de ekstra 1000 kommer fra og hva som skal skje med disse. Skal man f.eks. beregne kapasitet i sentrifugen for disse rørene, eller skal de bare sorteres ut direkte? 24 svar fra Region Midt modtaget 08.09.2015 og kontraktbilag 3.5 Ønsker I prisen for NPU10267 angivet under NPU26810 25 Kontraktbilag 1 Kravspecifikationer Såfremt de tilsluttede centrifuger på automatiseringsløsningen kan betjenes manuelt, fastholdes så kravet om 3 manuelle centrifuger eller kan dette krav fraviges? 26 Ved besigtigelse af installationssted på KBA, Regionshospitalet Randers d. 10/9-2015 blev vi gjort opmærksom på, at der forefindes en søjle/stykke mur, som ikke kan fjernes. I CAD tegning er dette fjernet. Se vedhæftede billede, hvor det er indikeret med en rød firkant. Vi vil gerne bede om en opdateret dwgfil, hvor dette er indtegnet med målangivelse. Jf. spørgsmål/svar pkt. 15 ønskes angivelse på pris af NPU10267. Ja, NPU26810 i kontraktbilag 3.5 ændres således til NPU10267. Jf. pkt. 13.1.2 i Kontraktbilag 1 Kravspecifikation. Såfremt der er mulighed for manuel betjening af de centrifuger, som indgår i den tilbudte løsning, skal der være en manuel centrifuge på arealet (Hettich Rotina 380R). Der uploades opdaterede tegninger: Kontraktbilag 6.1 Tegning_Automatiseret laboratorium_15.09.2015.pdf Kontraktbilag 6.1 Tegning_Automatiseret laboratorium_15.09.2015.dwg
27 Spørgsmål til kontraktbilag 4 analysespecifikationer : Analysen Drænv-Kreatinin er indsat med 2 forskellige NPU koder (NPU17048 og NPU18645), og de har samme enhed. Er det korrekt? 28 Spørgsmål til kontraktbilag 4 analysespecifikationer : Ønskes U- Kreatinin og Drænv-Kreatinin analyseret på samme enzymatiske analyse som P-kreatinin (enzymatisk) eller på Jaffe-metoden? 29 Spørgsmål til udbudsbetingelser punkt 1.6 Tidsplan : Vores båndløsning er kundetilpasset med en leveringstid på 4 måneder fra godkendt designmøde. Kan dette accepteres i forhold til tidsplanen i udbudsbetingelserne? 30 Spørgsmål til Kontraktbilag 3 5 Forbrugsvarer Forbrugsvarer Koagulation: Der oplyses antal patientsvar pr. år på henholdsvis 9667 PP og 35002 INR. Hvis udstyret fremstiller disse to analysesvar i én arbejdsgang (samme afpipettering). Hvor stort et analysetal skal der regnes med for den fælles analyse for disse to analysesvar for at give et sammenlignligt svar? 31 Analysen P-Thyroxinbindende globulin (TBG) med 43 årlige analyser, fastholdes denne analyse som værende et A-krav eller kan denne ændres til B- NPU 17048 har enheden mmol/l NPU186545 har enheden µmol/l. U-Kreatinin og Drænv-Kreatinin skal analyseres med samme enzymatiske metode som P-Kreatinin. Leveringstider accepteres i det omfang de kontraktslige milepæle overholdes jf. Ukast til kontrakt pkt. 9. Ordregiver har planlagt designmøder jf. Ukast til kontrakt pkt. 9.2. Det er desuden anført i pkt. 9.2, at udover de planlagte møder, kan der aftales supplerende mødeaktivitet i denne periode i et omfang, der sikrer en hurtig afklaring af det endelige design. Tilbudsgiver skal benytte kontraktbilag 5 Kapacitetsdata til at estimere den procentvise fordeling ml. glas, der indeholder rekvisition på INR, PP og PP/INR henholdsvis og anvende dette. Se Spørgsmål/svar pkt. 16
Krav. En fastholdelse af a-krav vil værste fald begrænse deltagelsen af leverandører på udbud. 32 Analysen P-Thyroxinbindende globulin (TBG) med 43 årlige analyser, fastholdes denne analyse som værende et A-krav eller kan denne ændres til B- Krav. En fastholdelse af a-krav vil værste fald begrænse deltagelsen af leverandører på udbud. 33 I forbindelse med Tilkobling til rørpost fase 3 ønskes bekræftelse på, at I ønsker, vi giver tilbud på autounloaderen fra Swisslog. 34 I forbindelse med Tilkobling til rørpost fase 3 ønskes oplyst, hvor mange prøver som forventes behandlet af autounloaderen, herunder hvor mange rørpost patroner, der maksimalt skal kunne håndteres per time Se Spørgsmål/svar pkt. 16 Ja Basis for nedenstående opgørelse er Kontraktbilag 5 Kapacitetsdata. Nedenstående data er ikke fremskrevet.
Rørpost Samme dato som kapacitetsdata (2015) Modtagetid (time) Antal rekvisitioner Antal glas i alt Antal glas pr. rekvisition 0 3 11 4 1 1 9 9 2 1 6 6 3 3 7 2 4 4 20 5 5 2 2 1 6 1 2 2 7 8 16 2 8 16 46 3 9 7 12 2 10 9 32 4 11 10 26 3 12 3 12 4 13 11 40 4 14 10 37 4 15 8 31 4 16 11 29 3 17 11 44 4 18 19 10 37 4 20 6 18 3 21 8 12 2 22 12 34 3 23 3 3 1 Hovedtotal 158 486 3 Modtagetid: Den time hvor prøven er modtaget i Labka Antal Rekvisitioner: Antallet af rekvisitioner modtaget i den time de er noteret under Antal glas: Antallet af glas på de rekvisitioner, der er modtaget i den time de er noteret under Antal glas pr, rekvisition: Gennemsnit af glas pr. rekvisition Som udgangspunkt skal alle rekvisitioner sendes enkeltvis, dvs, på dette døgn er der 158 gange der skal sendes en patron 35 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation Udbudsbetingelserne pkt. 1.18.3. Kravet ændres således, at der kun skal angives varenummer såfremt der
Der er konflikt mellem kravspecifikationen og udbudsbetingelserne på krav om angivelse af varenummer. er tale om en mer-opfyldelse af B-krav, således at der ikke angives varenummer hvor B-kravet opfyldes af tilbudskonfigurationen. Det skal klart fremgå, såfremt B- kravet opfyldes af tilbudskonfigurationen. I Kontraktbilag 1 står følgende i kolonne H. "Varenr. el. angiv hvis opfyldt af grundkonfiguration" I udbudsbetingelserne står følgende på side 14. "Besvarelsen skal indeholde angivelse af varenummer for den komponent eller funktionalitet, der kræves for at opfylde B-kravet, både når den angivne opfyldelse af det pågældende B-krav er indeholdt i den tilbudskonfiguration, der er nødvendig for opfyldelsen af A-krav, og når den angivne opfyldelse forudsætter supplerende udstyrsoptioner. I tilfælde af at der med en udstyrsoption er tale om en mer-opfyldelse af et B-krav, der tillige delvis opfyldes af tilbudskonfigurationen, forventes at dette entydigt fremgår". Kan kravet om angivelse af varenummer frafaldes? - det synes ikke at give mening at udfylde varenummeret ved alle B-krav. Hvis kravet ikke kan frafaldes, kan vi så nøjes med at anføre varenummer, hvis det ikke er opfyldt af grundkonfigurationen.?