Jysk Fællesindkøb - Udbud af beskæftigelsesmaterialer - Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet

Transkript

1 Revideret version 6. august 2014 Jysk Fællesindkøb - Udbud af beskæftigelsesmaterialer - Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet Spørgsmål Svar Ændringer til udbudsmaterialet 1. De anførte mål/størrelser må afvige med +/- 10%. Der er tale om en meget lille afvigelse, som gør det meget vanskeligt for andre tilbudsgivere end jeres nuværende leverandør at afgive tilbud. De mål/størrelser, som jeres nuværende leverandør har i sortimentet er deres mål/størrelser og er ikke dækkende for de mål/størrelser, som andre tilbudsgivere har i sortimentet. Andre udbud på området tillader eksempelvis afvigelser på op til 25 30%. Vigtigst er det, at det er muligt for jer at evaluere på mindste enhed, som I også lægger op til. a. Vil I ændre på dette krav vedr. afvigelse? 2. Det er meget vanskeligt for andre tilbudsgivere end jeres nuværende leverandør, at leve op til kravet om, at afgive priser på minimum 95% af de kravspecificerede produkter, hvis produkterne samtidig skal være en del af den offentlige tilgængelige prisliste pr Vores nuværende katalog er fra august 2013 og gælder frem til december Andre leverandører har dynamisk sortiment samt priser, som de opdaterer en gang om måneden. a. Vil I ændre på kravet om, at der skal afgives priser på minimum 95%? b. Hvordan sikrer I, at priserne i en dynamisk prisliste overholdes i hele perioden, når der opdateres 1 gang om måneden? Det kan ikke udelukkes, at kravet kan virke begrænsende på konkurrencen, hvorfor det ændres, således, at der accepteres afvigelser på +/- 20%. Dette gælder dog ikke, hvor der i tilbudslisten skal afgives en pris pr. pakke. For disse varelinjer accepteres kun en afvigelse på +/- 10%. Ad a) Det kan ikke udelukkes, at kravet om, at tilbudsgiverne skal give tilbud på 95% af varelinjerne virker begrænsende på konkurrencen. Kravet ændres derfor til 90% af varelinjerne. Ad b) Udkastet til kontrakt 14, 3. afsnit ændres således, at den offentligt tilgængelige prisliste skal være trykt i et katalog, før der kan kræves regulering af priserne på baggrund af denne. Den hidtidige tilbudsliste, fanebladet vejledning, afsnittet Kolonne D ændres således at teksten lyder: De anførte mål/ størrelser må afvige med +/- 20 %. Dog ikke hvor der i tilbudslisten skal oplyses en pris pr. pakke. For disse varelinjer accepteres kun en afvigelse på +/- 10 %. Punktet er tilrettet i den nye tilbudsliste. Samtidig er kolonnen ændret til E. Ad a) Udbudsbetingelserne pkt. 2.20, afsnittet Underkriteriet Pris, 2. og 3. afsnit fra bunden, ændres således, at afsnittene lyder: Det er et krav, at tilbudsgiver afgiver priser på minimum 90 % af de kravspecificerede produkter på tilbudslisten, samt at der afviges tilbud på mindst et produkt pr. produktgruppe. Hvis der fremkommer tilbud, hvor alle de kravspecificerede produkter ikke er tilbudt (kun fra de minimum krævede 90 % udfyldte varelinjer til de 100 %), vil dette blive betragtet som et forbehold. Ordregiver vil prissætte forbeholdet således, at den dyreste af de tilbudte priser + 10 % på varelinjen fra de øvrige tilbudsgivere overføres til den tilbudsgiver, der ikke har budt ind på varelinjen. Tilsvarende gælder, hvis tilbudsgiver har udfyldt varelinjen

2 3. I ønsker ens rabatsats for hver produktgruppe. Vi har et meget stort sortiment, hvor der naturligvis er stor forskel på den avance, som vi har selv indenfor samme produktgruppe. Det betyder, at vi ikke kan tilbyde den bedste pris til jer. På den måde straffes vi for at være den eneste leverandør, som kun har beskæftigelsesmaterialer i sortimentet. Andre leverandører har skolematerialer, legetøj mm. Med denne model får Jysk Fællesindkøb ikke de bedste priser og dermed ikke den bedste aftale for de involverede kommuner. a. Vil I overveje at ændre på denne model, som ikke er den mest fordelagtige for jer som ordregiver? Bilag 4, tilbudslisten og bilag 5 produktsortiment er ændret således, at der er flere produktgrupper. Der er de samme varelinjer på den nye tilbudsliste undtagen slettede linjer, se spørgsmål 4 og 6. Nogle varelinjer er grupperet anderledes, men positionsnummeret er ikke ændret og det er markeret tydeligt med farver, hvor der er foretaget ændringer i varebeskrivelse, pakkestørrelse o. lign. jf. Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet. Pos. 613 selvhærdende ler er ændret til farven teracotta mangelfuldt. Det er et krav, at tilbudsgiver kan levere minimum 90 % af de kravspecificerede produkter på tilbudslisten i hele rammeaftaleperioden. Tilbudslisten, fanebladet: Vejledning 6. afsnit fra oven ændres således at afsnittet lyder: Samtidig gælder, at hvis mere end 10% af varelinjerne i tilbudslisten ikke er udfyldt, samt at der ikke mindst er tilbudt et produkt pr. produktgruppe, betragtes tilbuddet som værende ukonditionsmæssigt. Ad b) Udkastet til kontrakt 14, 3. afsnit ændres således at det lyder: Ved den offentlige tilgængelige prisliste forstås tilbudsgivers prisliste som er tilgængelig for ordregiver i et trykt katalog. Prislisten skal være baseret på markedsudviklingen og gælde for offentlige og private virksomheder. Hvis tilbudsgiver ikke har et trykt katalog, kan der kun kræves prisregulering 1. gang årligt, hver den 1. november på baggrund af tilbudsgivers offentlige prisliste. Ændret tilbudsliste og listen vedrørende produktsortiment lagt på 4. I tilbudslisten er der medtaget varer med meget lille estimeret forbrug. Er det relevant at medtage varer med så lille et forbrug? Pos. 694 Smelte-dyppekar med 5-6 indekar slettes på

3 tilbudsliste 5. I tilbudslisten er der medtaget rørperler med stk. Producenterne har ændret enhedsstørrelser, så der produceres ikke længere i stks. Pakninger, men nu i stk. Enhedsstørrelsen ændres til pakke á Estimeret forbrug rettes til på ny tilbudsliste. 487 Perler og smykkedele Midi rørperler 5 mm x 5 mm, stk. Ass. farver (basisfarver) 299 Pakke á stk. 488 Perler og smykkedele Midi rørperler 5 mm x 5 mm, stk. Ass. neonfarver 198 Pakke á stk. 489 Perler og smykkedele Midi rørperler 5 mm x 5 mm, stk. Ass. pastelfarver 173 Pakke á stk. 490 Perler og smykkedele Midi rørperler 5 mm x 5 mm, stk. Ass. transparente farver 188 Pakke á stk. 495 Perler og smykkedele Midi rørperler 5 mm x 5 mm, stk. Ass. floucerende farver 119 Pakke á stk. 6. Badgemaskine har vi ikke i sortimentet 660 Startsæt m. badgesmaskine Badgefremstilling og 250 stk. badges 1 sæt - 1 sæt Position 42 Udendørsmaling og 660 Bagdemaskine slettes fra tilbudslisten. Udendørsmaling er ikke en del af vores sortiment og er heller ikke planlagt at medtage i sortimentet, da det ikke er en del af et normalt sortiment indenfor beskæftigelsesmaterialer. Udendørsmaling, hærder så 250 ml, 10 Ass. 42 Specialmaling det kan holde udendørs stk. farver 118 Liter 7. Det ser ud til, at linie 595 og 596 er ens? Pos.nr. Produktgruppe Produktbeskrivelse Mål/ størrelse +/-10 % Farver Estimeret forbrug pr. år Prisen skal angives pr. Position 596 ændres farven til Natur snøre Lædersnøre 1 mm x m Brun og sort meter snøre Lædersnøre 1 mm x m Brun og sort meter 8. Mål størrelse er i linie 585 er 3 4 mm. menes der ikke 0,3 0,4 mm.? Position 585 Nylonsnøre ændres 3 4 mm til 0,3 0,4 mm

4 Pos.nr. Produktgruppe Produktbeskrivelse Mål/ størrelse +/-10 % Farver Prisen skal angive s pr. snøre 585 snøre Nylonsnøre (fiskesnøre) 3-4 mm, m Klar meter 9. I vores sortiment er elastisk smykketråd 50 m. er det tilladt at byde ind med dette varenummer x 2? Ja, men i hele pakninger, men ikke i anbrud. Pos.nr. Produktgruppe Produktbeskrivelse Mål/ størrelse +/-10 % Farver Prisen skal angive s pr. 586 snøre Elastisk smykketråd, rund, stærk 1 mm x 100 m Klar meter 10. Det estimerede forbrug pr. år i linie 459 er meget højt. Er der ikke tale om en fejl? Samtidig er linierne 459 og 462 helt ens. Pos.n r. Produktgruppe Produktbeskrivelse Mål/ størrelse +/-10 % Farver Estimer et forbrug pr. år Prisen skal angives pr. Position 549 Grønlænder/rocaiperler gennemfarvede basisfarver ændres kg til 18 kg. Position 462 Grønlænder/rocaiperler gennemfarvede basisfarver ændres beskrivelse til Grønlænder/rocaiperler gennemfarvede m. perlemorsoverflade. 459 Perler og smykkedele Grønlænder/rocaiperler gennemfarvede basisfarver 4 mm (hulstr. 0,8-1,2 mm), g Ass. farver Kg 462 Perler og smykkedele Grønlænder/rocaiperler gennemfarvede basisfarver 4 mm (hulstr. 0,8-1,2 mm), g Ass. farver 3 Kg 11. Som følge af ovenstående ændringer af udbudsbetingelserne, udkastet til kontrakt og tilbudslisten, Udbudsbetingelsernes pkt. 2.5 ændres således, at spørgsmål til

5 udsættes tilbudsfristen til den kl Fristen for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet ændres til den Tilbudsgiverne kan først forvente, at der gives svar om, hvorvidt deres tilbud er ukonditionsmæssigt i uge 33. De øvrige tidspunkter i tidsplanen ændres ikke. udbudsmaterialet skal stilles senest den Udbudsbetingelsernes pkt. 2.6 ændres således, at tilbudsfristen fastsættes til den kl Udbudsbetingelsernes pkt. 2.7 ændres således, at tilbudsgiverne først kan forvente at modtage besked om, hvorvidt deres tilbud er ukonditionsmæssigt i uge 33. Bilag 1 ændres i overensstemmelse med ovenstående. 12. Besvarelse af spørgsmål 25. juli 2014 Mål/størrelse ændres til stk. Antal ændres fra kg til stk. I linie 451 er der estimeret forbrug på kg. Det er et meget højt forbrug. Desuden ønskes der 6 10 stk. det er en meget lille antal til institutionsbrug. Vil I undersøge om forbrug stemmer samt om antal ønsket stk. stemmer? 13. Antal ændres til interval stk. og antal omregnes til stk. Det vil være ønskeligt med et interval i forbindelse med rulleøjne. Vi har ikke 100 stks. Pakninger i vores sortiment. Når prisen er pr. pk. må der kun afviges 10%. Vil I overveje at lægge et interval ind eller ændre prisen på rulleøjne til stk.? 14. Limlak samles under Special Lim. Antal på pos. 185 lægges til pos. 175 og pos. 185 udgår Limlak er både med i produktgruppe Special Lim og Lak er der tale om en fejl? Besvarelse af spørgsmål den 6. august 2014

6 15. I skriver på hjemmesiden at det er den seneste tilbudsliste der skal bruges. På jeres hjemmeside er der et bilag der hedder : Bilag 4 - tilbudsliste (version 25/7-14) i PDF format. Jeg går ud fra at Bilag 4 tilbudsliste ny version af i excel er denne vi skal indsende. Kan du bekræfte dette? 16. Vi er i gang med at færdiggøre materialet til Jysk Fællesindkøb på udbud på beskæftigelsesmaterialer. Bilag 5 tilbudsliste (version 25/7 2014) ligger som en pdf. Den vil vi meget gerne have i excel-format. Kan du ikke lægge en ny fil op uden at der af den grund skal ændres på afleveringsfristen, tror du? Nej, det er den ændrede tilbudsliste af 25/7 der skal anvendes ved afgivelse af tilbud. Tilbudslisten af 25/7 er d.d. lagt på hjemmesiden i excel-format. Tilbudslisten (version 25/7) er d.d. lagt på hjemmesiden i excel-format. 17. Ordregiver har modtaget ovenstående spørgsmål 12 til 14 inden spørgefristens udløb. Svarene på spørgsmål 12 til 14 er imidlertid ikke lagt på ordregivers hjemmesiden den 25/7, som var intentionen. Udbudsbetingelsernes pkt. 2.6 ændres således, at tilbudsfristen fastsættes til den kl Som følge heraf, og som følge af at tilbudslisten ikke er lagt på hjemmesiden i excel-format udsættes tilbudsfristen til den 12. august kl